档案管理基础知识38453.docx

1引言11.1编写写目的11.2适用用对象及范范围11.3设计计依据12.1档案案管理分系系统22.1.11功能描述述22.1.22系统功能能22.1.33模块功能能定义22.1.33.1档案案录入22.1.33.2归档档统计42.1.33.3档案案查询52.1.33.4打印印报表62.1.33.5档案案借阅管理理82.1.33.6档案案销毁91引言1.1编写写目的本需求规格格说明书定定义应用系系统软件完完成的功能能、业务流流程、计算算的数学模模型、输入入信息（数数据来源）、输输出信息（报报表）。本需求规格格说明书作作为项目合合同的附件件之一，是是双方组成成项目组进进行工作的的基础性文文件。本需求规格格说明书作作为验收的的依据。本需求规格格说明书由由甲乙双方方签字并加加盖公章后后方可生效效,协议内容容如需修改改，应由合合作双方协协商一致，并并签字盖章章。任何一一方不可单单独修改。1.2适用用对象及范范围本需求规格格说明书适适用于参加加本项目的的所有管理理人员、开开发人员和和维护人员员。1.3设计计依据西安供电电局综合信信息管理系系统招标文文件西安供电电局综合信信息管理系系统技术协协议需求调研研报告GB/T1190011ISOO90011 质量体体系设计、开开发、生产产、安装和和服务质量量保证模式式GB/T1190000.3IISO90000-33 软件开开发、供应应和维护中中的使用指指南GB85666888计算机机软件开发发规范西安协同软软件股份有有限公司计计算机软件件开发规范范2.1档案案管理分系系统2.1.11功能描述述档案管理分分系统实现现对供电局局所有档案案、文件以以及收发文文的管理，并并对档案的的借阅进行行管理。档案管理分分系统主要要包括档案案录入、档档案统计、档档案查询、打打印报表、档档案销毁以以及系统维维护几个模模块。文档录入、删除、修改科档录入、删除、修改2.1.22系统功能能会档录入、删除、修改档案录入声档录入、删除、修改文档查询档案管理分系统打印报表档案查询归档统计科档查询会档查询声档查询借阅管理档案销毁系统维护2.1.33模块功能能定义2.1.33.1档案案录入数据流程：功能描述：对文书档档案、科技技档案、会会计档案、声声像档案进进行录入、删删除、修改改。每一个个题名都对对应一个文文件，通过过题名找着着文件内容容，实现全全文录入。输入数据（报报盘数据格格式要求、输输入数据样样式）1、 文书档案的的录入： 对文书档档案按一级级类目下保保管期限的的大流水进进行录入，主主要是对00到6大类类即党群工工作、行政政管理、经经营管理、生生产技术管管理、财务务审计、人人事劳资、其其他文档，保保管期限主主要分永久久、长期、短短期。 流流水号、类类目名称、分分类号、部部门、文件件类型、字字号、文号号、日期、盒盒号、归档档号、件号号、文件题题名、主题题词、附件件、责任者者、缩微号号、页数、保保管期限、密密级、归档档标志、备备注。2、 科技档案的的录入： 按年年度及工程程代号进行行大流水录录入。 文件卡片片：流水号号、案卷号号、卷内序序、档号、工工程代号、字字号、文件件题名、责责任 者、日期期、保管期期限、密级级、主题词词、缩微号号、本数、页页数、图纸纸张数、备备注。 案卷卡片片：流水号号、全宗号号、目录号号、案卷号号、档号、工工程代号、工工程名称、案案 卷题名、编编制单位、编编制日期、保保管期限、密密级、缩微微号、本数数、页数、图图纸张 数、库位位号、备注注、备考表表。3、 会计档案录录入：4、 声像档案录录入： 按载体分分类并细分分录入，载载体分照片片、软盘、音音像及缩微微。 按照片录录入：流水水号、卷内内序、分类类号、题号号、事项说说明、拍摄摄人、拍摄摄日期、 拍摄地点点、保管期期限、密级级、底片号号、参见号号、备注（卡卡片录入）。流流水号、目目 录号、分分类号、题题名、起始始日期、截截止日期、保保管期限、密密级、库位位号、张数数、 备注（案案卷录入）。数学计算模模型输出数据（报报盘数据格格式要求、报报表样式）2.1.33.2归档档统计数据流程：功能描述：对文书档档案、科技技档案、会会计档案、声声像档案进进行归档统统计，按类类目名称和和年度进行行统计。保保管期限为为永久的文文件数目、长长期的、短短期的、未未归档的以以及文件总总数，另外外对科技档档案、声像像档案中不不立卷和已已立卷的进进行统计。输入数据（报报盘数据格格式要求、输输入数据样样式）数学计算模模型1、 按类目名称称及年度统统计永久=该年年度该类目目保管期限限为永久的的记录总数数长期=该年年度该类目目保管期限限为长期的的记录总数数短期=该年年度该类目目保管期限限为短期的的记录总数数文件总数=永久+长长期+短期期未归=该年年度该类目目未归档的的文件总数数对于科技档档案和声像像档案中未未立卷和已已立卷的进进行统计输出数据（报报盘数据格格式要求、报报表样式）1、 文书档案的的归档统计计报表：类类目名称、年年度、永久久、长期、文文件总数、未未归。2、 科技档案、声声像档案的的归档统计计报表：类类目名称、年年度、永久久、长期、文文件总数、未未归、不立立卷、已立立卷。2.1.33.3档案查查询数据流程：功能描述：对文书档档案、科技技档案、会会计档案、声声像档案按按各种统计计进行查询询（通用查查询），按按年度和档档案类型查查询。输入数据（报报盘数据格格式要求、输输入数据样样式）数学计算模模型输出数据（报报盘数据格格式要求、报报表样式）2.1.33.4打印报报表数据流程：功能描述：对文书档档案、科技技档案、会会计档案、声声像档案中中报表进行行打印.输入数据（报报盘数据格格式要求、输输入数据样样式）数学计算模模型各档案全宗宗号不输出出数据（为为空）。1、 文书档案归档文件件封面：起起止件号55=该盒号号中起始件件号和终止止件号，其其它均是从从文档录入入表中取得得。文档脊背背：同归档档文件封面面。2、 科技档案所有字段段均是从科科技档案录录入表中取取得。科技档案案案卷目录录、科技档档案卷内目目录、科技技档案文件件目录中序序号就是科科技档案中中的流水号号。3、 声像档案所有字段段从声像档档案录入表表中取得。其中序号号均是声像像档案录入入表中的流流水号。输出数据（报报盘数据格格式要求、报报表样式）1、 文书档案：归档文件件封面：全全宗名称、年年度、保管管期限、机机构、起止止件号、盒盒号文档脊背背：全宗号号、年度、保保管期限、机机构、起止止件号、盒盒号（格式式见下）号宗全度年限期管保构机号件止起号盒归档文件件目录：件件号、分类类号、责任任者、文号号、题名、日日期、页数数、备注件号分类号责任者文号题名日期页数备注2、 科技档案：科技档案案封面：档档号、档案案馆号、缩缩微号、工工程名称、案案卷题名、编编制单位、编编制日期、保保管期限、密密级、档号号科技档案案脊背：号档名题卷案科技档案案案卷目录录：工程代代号、序号号、档号、题题名、份数数、页数、图图纸张数、密密级、保管管期限、编编制单位、编编制日期、备备注工程代号：序号档号题名份数页数图纸张数密级保管期限编制单位编制日期备注科技档案案卷内目录录：档号、顺顺序号、字字号、责任任者、题名名、日期、页页数、备注注档号：顺序号字号责任者题名日期页数备注科技档案案全引目录录：工程名名称、档号号、题名、编编制日期、总总页数、库库位号、卷卷内序、字字号、题名名、责任者者、页数、备备注工程名称：档号题名编制日期总页数库位号卷内序字号题名责任者页数备注科技档案案文件目录录：工程代代号、序号号、日期、档档号、文件件题名、字字号、责任任者工程代号：序号日期档号文件题名字号责任者3、 声像档案：声像档案案卷内目录录：（按分分类号和保保管期限来来打印）分分类号、案案卷号、序序号、题名名、拍摄日日期、拍摄摄人、拍摄摄地点、底底片号、备备注分类号： 案卷卷号：序号题名拍摄日期拍摄人拍摄地点底片号备注事项卡：题名，事事项说明照片卡：拍摄时间间、拍摄地地点、拍摄摄人、参卷卷号声像档案案脊背：号宗全号类分称名目类限期管保号盒声像档案案案卷目录录：（按分分类号和保保管期限来来打印）序序号、目录录号、分类类号、案卷卷号、题名名，起始日日期、截止止日期、张张数、密级级2.1.33.5档案借借阅管理数据流程：功能描述：对文书档档案、科技技档案、会会计档案、声声像档案按按各类档案案的借阅、归归还、催还还进行管理理，并对借借阅人次和和卷次进行行统计1、 借阅浏览及及登记：序序号、本人人代码、借借阅人、年年龄、性别别、职称、职职务、日期期、单位、部部门、文件件题名、字字号、分类类号、案卷卷年代、保保管期限、归归档号、案案卷号、卷卷内序、库库位号、归归还日期、是是否归还、签签收人2、 归还登记：将借阅登登记中“是否归还还”的状态由由借出改为为已归还。3、 对借阅人次次的统计数学计算模模型1、 借阅人次统统计：合计=本年年度借阅次次数+本年年度还书次次数。输出数据（报报盘数据格格式要求、报报表样式）1、 输出借阅人人次统计表表2.1.33.6档案案销毁数据流程：功能描述：对文书档档案、科技技档案、会会计档案、声声像档案中中需销毁的的进行记录录，一般将将所选档案案销毁直接接进入档案案销毁记录录表。另外外还可恢复复档案。输入数据（报报盘数据格格式要求、输输入数据样样式）数学计算模模型输出数据（报报盘数据格格式要求、报报表样式）