某公司会计电算化组织管理制度15553.docx

广西创新港港湾财务电电算化管理理制度 二零零三年年九月北大纵横管管理咨询公公司目录第一章 总则3第二章 财务电电算化组织织管理制度度3第三章 财务电电算化操作作使用管理理制度5第四章 财务电电算化操作作记录制度度6第五章 帐务系系统管理制制度7第六章 系统维护护制度10附录 帐务系统统工作流程程图11附录 年初帐务务工作流程程图12附录 业务标准准13附录4 上机操作作注意事项项16第一章 总则 根据公司司财务工作作的特点，结结合公司实实际情况,为了确保保财务管理理信息系统统的正常运运行，保证证财务数据据的正确性性、及时性性、安全性性，特制订订本制度。本管理制度度包括五个个方面的内内容:组织管理理制度、操操作使用管管理制度、操操作记录制制度、帐务务系统管理理制度、系系统维护制制度。第二章 财务电电算化组织织管理制度度为建立与日日常运行相相适应的组组织结构，明明确有关人人员的职责责、设备的的配置及分分工，明确确人机关系系、保证人人机协作，制制定本制度度。一、财务电电算化管理理职责根据目前前实际情况况和实现电电算化的需需要，财务务部需具备备如下职责责：系统管管理、系统统维护、数数据录入、数数据复核、数数据管理。二、岗位职职责财务部岗位位和财务电电算化职责责对应关系系如下:1、系统统管理（财财务部经理理） （11）参与制制定本公司司财务电算算化发展规规划； （22）根据财财务软件的的特点和本本单位业务务发展实际际情况来建建立本单位位的财务电电算化体系系和核算方方式。会计计科目的设设置必须符符合会计制制度与本单单位核算管管理的要求求，报表数数据格式必必须符合财财政部门和和其他有关关部门的要要求； （33）负责会会计电算化化系统的日日常管理工工作，并保保证和监督督系统的有有效、安全全和正常运运转，发生生故障时应应及时查明明原因，尽尽快纠正； （44）协调系系统内各类类人员之间间的关系； （55）负责系系统运行环环境的建立立、完善以以及系统建建立中的各各项初始化化工作； （66）负责系系统信息资资源（包括括设备、软软件及文档档资料等）的的调用，提提出更新软软件的需求求报告； （77）负责管管理上机人人员的使用用权限。2、系统统维护（公公司信息管管理员） （11）定期或或不定期地地检查硬件件和软件的的运行情况况； （22）负责监监督系统的的安装和调调试工作； （33）按规定定的程序对对实施软件件的质量性性、适应性性和正确性性进行维护护； （44）除实施施数据维护护外，不允允许随意打打开系统数数据库进行行操作，实实施数据维维护时不准准修改数据据库结构。 3、数数据录入 （11）执行财财务部经理理和信息管管理员对数数据录入的的具体指挥挥和要求； （22）按规定定标准输入入手工记帐帐凭证，以以生成机制制凭证及帐帐本； （33）及时、准准确地为领领导提供所所需数据； （44）严格执执行财务电电算化管理理中有关操操作、使用用的各项规规定； （55）发现问问题，及时时反映给财财务部经理理和信息管管理员。 （66）根据有有关财务规规定，及时时进行对帐帐、结帐、结结转下年等等工作 （77）对硬盘盘上的会计计数据和作作为正式备备份软盘上上的会计数数据和作为为正式备份份软盘上的的会计数据据负责，不不允许任何何人进行非非会计系统统许可的任任何操作；（8） 注注意保管、查查阅计算机机操作记录录，发现问问题及时向向信息管理理员报告并并负责操作作记录的整整理、装订订及归档。 44、数据复复核 （11）对输入入计算机的的凭证负责责质量把关关，保证录录入凭证与与手工凭证证的一致性性； （22）对已录录入的凭证证及时复核核，最迟应应在次日复复核完毕； （33）发现凭凭证错误，分分析责任原原因，通知知有关人员员进行修改改，总帐会会计不得擅擅自修改； （44）复核后后的凭证要要加盖本人人印章，并并对复核结结果负责。 5、数数据录入和和数据复核核的职责由由成本会计计和总帐会会计分担，在在成本会计计分管的帐帐户录入输输入，成本本会计承担担数据录入入职责，总总帐会计承承担数据复复核的职能能，反之依依然。第三章 财务电电算化操作作使用管理理制度操作使用管管理为了避免免因误操作作而导致数数据失真和和丢失，保保证发生故故障时能及及时发现、纠纠正，同时时保证财务务电算化信信息资源正正确性、完完整性和连连续性，现现就操作使使用制定以以下规定：、财务务部经理、信信息管理员员、会计以以及其他财财务部有关关人员有权权上机操作作本系统。2、上机机操作人员员必须使用用其真实姓姓名，操作作密码注意意保密，操操作人员要要定期修改改自己的口口令，否则则，出现问问题，操作作人员和信信息管理员员有不可推推卸的责任任；3、上机机人员必须须按照各自自的权限进进行操作，不不得越权，为为防止此类类情况的发发生，上机机人员操作作完毕后，必必须退出系系统；4、应及及时作好各各自的备份份工作，以以防止意外外事故的发发生；5、不能能使用来历历不明的软软盘和进行行各种非法法拷贝工作作，以防病病毒传入；6、未经经财务部经经理和信息息管理员批批准，不能能执行格式式化和删除除等命令；7、严禁禁在微机内内安装或运运行游戏软软件；8、上机机操作注意意事项参见见附录。第四章 财务电电算化操作作记录制度度为更好地地完成系统统维护任务务，及时、全全面、准确确地了解故故障发生原原因、地点点、时间以以及处理方方法和处理理结果等情情况，为此此规定如下下：一、操作作过程中若若有问题则则应及时登登记记录，并并向信息管管理员报告告。二、信息息管理员在在维护过程程中发现的的异常现象象和处理方方法，处理理结果都应应有明确记记录。对于于严重或重重大运行故故障，除按按规定登记记外还须填填写运行故故障报告单单，并向总总经理汇报报。第五章 帐务系系统管理制制度本制度包包括操作管管理、帐务务处理程序序、业务标标准等内容容。一、操作管管理制度、日常常业务管理理必须以以自己的真真实姓名进进入帐务系系统，工作作完毕后要要及时退出出系统，以以免他人利利用系统进进行其他操操作；不得将将口令泄露露给他人，并并定期修改改自己的口口令；原始凭凭证的审核核：数据录录入人员在在收到原始始凭证后，应应首先根据据公司有关关财务制度度的规定审审查其真实实性和合法法性，确认认无误后，录录入系统记帐凭凭证的审核核：财务部部经理应及及时、认真真地审核凭凭证的规范范性、清晰晰性，会计计分录和数数据的准确确性、合法法性。如无无误后再检检查凭证科科目的平衡衡关系，审审核制单人人是否盖章章。要将审审核后的凭凭证及时交交会计复核核；凭证录录入的管理理：会计录录入凭证时时应简洁、完完整地录入入摘要，摘摘要要反映映实际业务务情况；及时进进行目录（包包括单位、部部门、个人人及支票）维维护；复核后后的记帐凭凭证必须打打印输出，和和原始凭证证一起装订订存档。、年度度结转会计应依依照年初初帐务工作作流程图在在新会计年年度开始后后的天天内完成年年初结转，根根据公司现现行财务制制度，运用用当前在用用系统的规规则，正确确地设置、调调整全部级级次的会计计科目，年年初余额在在当年记帐帐以前可以以修改，当当年记帐以以后如有调调整，只能能通过记帐帐凭证进行行，会计年年度中间可可以增删会会计科目，但但对于已制制单或记帐帐的会计科科目不得修修改或删除除，以上操操作必须进进行书面登登记。、其他他任何登登记入帐的的经济业务务都必须填填制记帐凭凭证，摘要要应简明规规范。在计计算机填制制的记帐凭凭证编号应应当连续，编编号出现间间断时，应应中断号后后的第一张张凭证上注注明间断的的编号，并并在打印输输出的该张张凭证上注注明间断的的原因并签签字盖章。数据复复核必须在在屏幕上直直接对计算算机存储的的记帐凭证证进行复核核签字，同同时要对打打印输出的的记帐凭证证或代用凭凭证签字盖盖章。同一一张记帐凭凭证，制单单和复核不不能是同一一人，记帐帐凭证在记记帐前，必必须打印输输出科目目汇总表，没没被汇总的的记帐凭证证不得登记记入帐。出纳人人员可根据据需要设辅辅助帐。信息管管理员根据据计算机使使用和人员员分工情况况以及工作作需要确定定每月的记记帐期限，每每月至少记记帐一次，每每月月末以以前应将当当月所有收收支及转帐帐业务全部部登记入帐帐。每月电电算化财务务信息都都都必须进行行数据备份份，备份是是通过对硬硬盘上的会会计数据建建立软盘副副本来实现现信息存储储的。备份份前应填写写备份数数据登记簿簿，每月月备份不得得少于一次次，此项工工作由会计计执行。数数据备份实实行双备份份，备份软软盘应分别别存入在两两个地点，一一份交会计计，一份密密封后交秘秘书存档。 每年定期期对备份数数据整理，刻刻录到光盘盘上存档保保存。二、严格遵遵循帐务处处理程序、日常常帐务处理理程序见附附录帐帐务系统工工作流程图图、年初初帐务处理理程序见附附录年年初帐务工工作流程图图三、关于帐帐簿打印、总帐帐及现金和和银行存款款帐均可采采用计算机机打印输出出的活页帐帐装订。出出纳人员每每天必须将将当日发生生的现金收收支数据以以库存日日报表的的形式打印印输出，并并在表上签签字或盖章章后交财务务部经理，作作为归档正正式资料。、必须须将储存在在计算机内内的帐簿打打印输出为为书面帐簿簿，打印明明细帐进，根根据各明细细帐的业务务量满页打打印，但每每年年末必必须将全部部明细帐簿簿打印输出出，总帐数数据必须每每月打印。、各业业务经办人人员负责其其分管明细细帐及总帐帐的打印。会会计年度终终了时，按按档案交接接制度及时时交会计保保存。、作为为正式的帐帐簿不能有有“查询“字样，否否则为非正正式帐簿。、各种种辅助帐的的打印可视视管理上的的需要随时时打印。第六章 系统维维护制度为保证系统统硬件设备备在发生故故障时能够够及时修复复,为增强系系统软件功功能,提高软件件对新环境境的适应性性而进行修修改和扩充充,制定本制制度。1、系统维维护由公司司统一进行行,会计不允允许修改程程序,不允许对对数据库进进行直接操操作;信息管理理员不允许许进行与系系统维护、测测试无关的的数据操作作。2、软件维维护工作应应在财务经经理的参与与和控制下下进行,需经执行行董事的审审批方可进进行。3、维护工工作应在不不能影响系系统正常运运行前提下下进行,为了确保保维护修改改的正确性性,消除因修修改给工作作带来的不不连续性,应对修改改工作持谨谨慎态度,修改后应应进行严格格的测试方方可正常运运行。4、做好日日常维护记记录,包括维护护目的,内容及出出错原因等等,为今后的的操作提供供宝贵的经经验。附录 帐务系统统工作流程程图附录 年初帐务务工作流程程图附录 业务标准准一、备用用金、按规规定的要求求填制凭证证；、及时时进行目录录维护，严严格控制分分户；、定期期按部门、经经办人、金金额等打印印欠款金额额表；、按借借款不超过过一个月为为限及时催催交报销；、当日日业务不拖拖至次日；、属普普通帐，统统一打印。二、现金金、认真真核对手工工凭证与输输入计算机机凭证的一一致性；、每天天必须结帐帐，与库存存现金核对对；、严格格执行现金金管理制度度，按库存存限额存储储；、当日日业务不拖拖至次日；、每日日打印库库存日报表表，一份份交财务部部经理，一一份自己保保存，对现现金日记帐帐要求满页页打印。三、支票票管理、新购购入支票首首先按整本本、分帐户户一次录入入，待支票票使用时修修改日期、限限额及用途途、使用部部门及个人人；、报帐帐时及时核核销支票；、月末末按部门、经经办人提供供未核销支支票的明细细，催交报报销；、作废废支票应随随正式支票票一起作为为凭证附件件。四、银行行存款、随时时录入银行行对帐单；、根据据银行结算算单及银行行存款的标标准摘要，审审核未记帐帐银行明细细帐；、根据据计算机产产生的待核核银行帐进进行对帐，对对帐后打印印出余额调调节表；、对于于单位未达达帐项要求求按部门、经经办人等明明细打印，送送交各部门门催办；银银行未达帐帐，及时送送开户银行行查实；、当日日业务当日日录入。五、预付付帐款、应应付帐款、按制制定的标准准正确录入入；、根据据往来单位位的变化及及时进行目目录维护，每每月整理一一次，于每每月日日前交会计计录入；、根据据管理的需需要，每月月进行一次次帐龄分析析；、随时时与经营部部核对应收收及预收货货款，及时时、准确地地提供欠款款单位及金金额，通知知有关部门门清理债权权、债务；、定期期（每月一一次）对单单位往来帐帐进行核对对；、经常常与对方单单位进行帐帐目核对；、必须须进行参照照录入，严严格控制往往来帐户分分户；、要对对每月发生生的汇款、汇汇票等支出出进行统计计，于次月月日前交交财务部经经理；、属普普通帐，统统一打印。六、费用用、按有有关规定正正确地录入入凭证；、及时时进行部门门目录维护护，每月整整理一次，并并于每月日前交交数据录入入员；、根据据管理需要要，及时进进行费用预预算分析，按按部门、分分项目列出出节约与超超支数额；、结合合所用电子子报表，填填好费用分分配表，反反馈到有关关部门；、属普普通帐，统统一打印。七、固定定资产、及时时与固定资资产明细帐帐进行核对对；、定期期与设备处处有关人员员核对固定定资产增减减情况；、帐簿簿打印按普普通帐统一一打印。八、在建建工程、按资资金来源及及用途及时时进行核对对；、通过过所用电子子报表，建建立专项资资金管理报报表，反映映专项资金金使用情况况；、及时时进行工程程结转；、属普普通帐，帐帐簿统一打打印。九、其它它总帐科目目、严格格执行新会会计制度、新新税制，正正确设置会会计科目；、按标标准摘要正正确录入，能能准确反映映各科目的的业务内容容；、及时时核对总帐帐与明细帐帐，做到帐帐帐相符；、准确确反映企业业应交及已已交款数额额；、随时时提供长期期、短期借借款科目的的来源、金金额、期限限、偿还时时间、支付付利息情况况；、按公公司投资的的构成，掌掌握“长期投资资”科目内容容及投资收收回情况；、对于于普通帐，可可统一打印印。附录4 上机操作作注意事项项一、开机机步骤、打开开电源开头头；、打开开电电源开关；、打开开打印机开开关；、打开开显示器开开关；、打开开主机开关关。二、关机机步骤、关上上主机开关关；2、关上上显示器开开关；、关上上打印机开开关；、关上上电电源开关；、关上上电源开关关。三、每次次关机后再再一次开机机要间隔一一至二分钟钟。四、停电电后不间断电电源会发出出警告声，要要及时将数数据存盘，通通过键退出。五、使用用键盘时要要轻击，切切记不可重重打。