集团接待管理制度24071.docx

XX集团接待管理制制度第一章 总总则 第一条 目的和依据据本管理制度度规定了了公司部部门及员员工对上上级或同同级领导导来我公公司访问问调研、参参观指导导以及客客户来我我公司洽洽谈业务务、学习习观摩等等事宜的的接待人人员标准准、礼仪仪、要求求和标准准。本管理制度度的实施施，是为为了保证证能够给给到访我我公司的的领导与与客户提提供一个个满意的的接待服服务，使使公司能能够给领领导与客客户留下下一个的的管理规规范、员员工优良良的整体体印象，为为公司进进一步的的发展创创造宽松松舒适的的多边环环境。第二条 适用范围本制度适用用于公司司各部门门和全体体员工。第二章 职职责分工工 第三条 凡属来公司司参观、访访问、学学习及入入驻研讨讨工作的的宾客，一一律采用用总裁办办登记、对对口部门门接待的的办法，谁谁接待、谁谁负责，贯贯彻始终终。第四条 对口部门要要在外来来宾客到到来前，需需提前通通知总裁裁办，联联络好有有关事宜宜，提出出书面的的外来宾宾客参观观申请，经经部门负负责人批批准签字字后，报报总裁办办，总裁裁办主任任审批。总总裁办是是公司接接待工作作的管理理者，公公司级重重大接待待活动由由总裁办办负责。如如重要来来宾前来来参观、访访问，需需及时上上报行政政总监/总裁，并并由对口口部门和和总裁办办共同承承办接待待事宜。第三章 具具体规定定 第五条 接待原则1、坚持热热情、诚诚恳、周周到、节节约的原原则；2、坚持安安全第一一原则，包包括客人人食宿安安全、财财物安全全、交通通安全等等；3、坚持请请示汇报报制度，凡凡遇到超超出职权权范围，难难以解决决的问题题，应主主动请示示。第六条 接待类型的的划分按接待层次次分，接接待可分分为公司司级、部部门级接接待两大大类型。第七条 接待费用的的审批对于公司级级的接待待，由总总裁直接接审批接接待费用用的预算算。对于部门级级的接待待，各部部门需在在年初时时提出对对于来宾宾进行招招待费用用的预算算。在实际操作作中，接接待费用用按照总总体的预预算进行行控制，对对于超出出预算的的费用和和因特殊殊情况而而发生的的重大单单项费用用，则必必须经过过总裁审审批。第八条 对于来宾的的接待标标准，根根据实际际情况进进行安排排，总的的费用控控制原则则是“节俭、务务实”。第九条 接待办法实行凭单接接待，登登记备案案的办法法。 1. 凭单单接待。接接待对口口部门在在来宾到到达前，必必须提前前三日（特特别是重重大接待待），最最迟不得得晚于一一日（仅仅限一般般接待）填填写接待待工作单单（见附附件1）报送送总裁办办。 2. 登记记备案。总总裁办接接到接待待工作单单并进行行审核，做做好接待待准备工工作，必必要时应应向行政政总监、总总裁汇报报接待工工作。 在接待过程程中，因因临时需需要购买买的物品品（如烟烟、茶及及有关物物品），必必须经公公司领导导或总裁裁办同意意后方可可购买。 第十条 公司重大接接待活动动的程序序（一）制订订接待方方案1. 接待待对口部部门应向向总裁办办提供有有关活动动的性质质、目的的、特点点、程序序，以及及宾客的的基本情情况，如如性别、年年龄、职职务、生生活有无无特殊要要求等信信息，总总裁办围围绕活动动总体目目标，制制定出可可行性的的接待方方案。 2. 制订订接待方方案应注注意以下下事项： 接待计划内内容应尽尽量详细细周密。日日程安排排要体现现出高效效率、快快节奏。 主要内容应应包括：食宿地地点和标标准、活活动日程程、礼仪仪安排、陪陪同人员员、交通通用车、宣宣传报导导等。 （二）接待待方案实实施前期期准备工工作 1. 总裁裁办制订订接待方方案，报报总裁批批准后，组组织实施施。 2. 明确确参加人人员。总总裁办视视接待需需要确定定参加人人员，如如需其他他部门相相关人员员参加，则则通知部部门负责责人，由由其落实实本部门门参加人人员。 3. 分配配接待任任务。召召集参与与接待工工作的全全体人员员，将任任务逐项项分配，把把责任落落实到人人，同时时把接待待日程印印发给有有关人员员，便于于提前准准备，相相互协同同配合。 4. 总裁裁办要在在宾客到到达前，检检查落实实接待各各环节安安排情况况，发现现问题，及及时纠正正。 （三）接待待方案的的实施 1 安排食食宿。接接待人员员应严格格按照总总体的预预算控制制进行接接待安排排。 2 商定活活动日程程。住宿宿用餐安安排妥后后，接待待人员应应与来客客中的负负责人商商定活动动日程，如如需变动动，在充充分尊重重来客意意愿基础础上，对对原定日日程作适适当修改改，并向向公司领领导汇报报，及时时通知有有关部门门。3 组织活活动。接接待人员员要按日日程精心心安排组组织各项项活动，预预订返程程车（机机、船）票票。 4 收尾工工作。有有关部门门要协助助总裁办办做好接接待后的的收尾工工作。包包括向客客人征询询意见，把把订好的的返程车车（机）票票交给客客人，请请客人办办理有关关离开手手续，确确定离开开住地时时间，安安排交通通工具、送送站，结结算各种种帐目等等。 （四）接待待过程中中应注意意的事项项： 在接待过程程中，有有关各方方既要必必须严格格按照接接待方案案行事，又又要及时时妥善地地弥补接接待方案案中难免免出现的的疏漏，机机动灵活活地处理理接待工工作中可可能出现现的各种种变化，保保证接待待工作的的顺利进进行。 第十一条 接待人员要要保守公公司秘密密，不经经部门负负责人同同意，不不得让客客人随意意查阅资资料和超超规定范范围参观观，如客客人提出出超范围围要求，接接待人员员应婉言言谢绝，在在特殊情情况下，须须请示部部门负责责人。第十二条 公司门卫要要注重保保安人员员形象，对对客人出出入要致致礼，如如发现客客人中有有违反公公司规定定行为，要要礼貌检检查和制制止，并并确保不不出现骚骚乱现象象，同时时向总裁裁办报告告。第十三条 保安人员要要配合接接待人员员做好外外来宾客客的人身身安全和和物品安安全工作作。第十四条 各对口接待待部门要要在客人人离开前前，请客客人提出出反馈意意见，以以便总结结工作经经验，克克服不足足之处。第四章 附附则第十五条 本制度由总总裁办负负责解释释。第十六条 本制度的实实施与修修订等相相关事宜宜，经公公司总裁裁办公会会讨论通通过后，由由总裁办办负责执执行。鑫科（集团团）公司司接待工作单单来宾单位来宾人员姓姓名及职职务来访内容和和目的参加接待的的部门及及人员接待地点经费开支预预算清单单日程安排： 接待责责任人：总裁办处理理意见： 签字：接待部门部门负责人人公司领导： 申请人人： 年 月月 日附件：鑫科公司员员工礼仪仪规范第一条 公司内内部礼仪仪1 员工工必须仪仪表端庄庄、整洁洁。2 在工工作场所所应严格格遵守公公司的着着装规定定。3 在公公司内员员工应保保持优雅雅的姿势势和动作作。4 接人人待物要要大方热热情，不不卑不亢亢。5 出入入公司房房间：进进入房间间，要先先轻敲门门，听到到应答再再进，回回手关门门，不能能大力粗粗暴。进进入房间间后，如如对方正正在讲话话，要稍稍等静候候，不要要中途插插话，如如有急事事打断说说话，也也要注意意时机。6 在在通道、走走廊内行行走，要要放轻脚脚步，不不得大声声喧哗，更更不得唱唱歌吹口口哨等。7 谈话话和声音音要适度度，对方方能听见见即可，不不能在公公司工作作时间内内大声说说笑。第二条 日常业业务中的的行为规规范1 正正确使用用公司的的物品和和设备，提提高工作作效率。1.1 爱护公公司的物物品和设设备，不不得挪为为私用。1.2 借用他他人或公公司的物物品,使使用后及及时送还还或归放放原处。1.3 未经同同意不得得随意翻翻看同事事的文件件、资料料等。2 正正确打、接接电话2.1 电话接接听时，先先问候，并并自报公公司、部部门。对对方讲述述时要用用心听，并并要记下下要点。未未听清时时,及时时告诉对对方,结结束时礼礼貌道别别,待对对方放下下电话后后,自己己再放话话筒。2.2 通话要要简明扼扼要，不不得在电电话中聊聊天。2.3 工作时时,禁止止打私人人电话。第三条 与客户户接触的的礼仪1 接接待工作作注意事事项：1.1 在规定定的接待待时间内内，不迟迟到，不不缺席。1.2 事先已已通知来来的客户户，要表表示欢迎迎。1.3 接待客客户要主主动、热热情、大大方，面面带微笑笑。2 访访客时注注意事项项2.1 要事先先与对方方约好拜拜访时间间、地点点，告知知去访人人员、目目的等取取得对方方同意，并并尽可能能听从对对方安排排。2.2 做好访访前准备备，准时时如约前前往，事事后及时时道别。2.3 因故不不能如约约去访时时，要尽尽早向对对方说明明变化原原因并致致歉意，取取得谅解解。2.4 如对方方接待冷冷淡，未未能给予予适当礼礼遇时，要要大方大大度，掌掌握分寸寸，不能能当面计计较或表表示不满满。3 名名片的接接收和保保管3.1 名片应应先递给给长者或或上级。3.2 把自己己的名片片递出时时，应把把文字方方向冲着着对方，双双手递出出，一边边递交一一边告诉诉对方自自己的姓姓名、职职务。3.3 接对方方的名片片时，应应双手去去接，拿拿到手后后，要马马上看，正正确记住住对方的的姓名、职职务，如如遇对方方姓名有有难认的的文字，应应马上询询问，以以免叫错错。3.4 对收到到的名片片妥善保保管，以以便检索索。