ISO9002-全套制度及业务流程之会议制度13657.docx

26会议制度1 目的和范围围: 会议是是公司内部部沟通的最最有效方式式之一，建建立会议制制度目的在在于规范各各种会议的的组织筹备备、信息收收集、信息息沟通、会会议记录、会会议纪要发发放、会后后跟踪落实实等工作，以以提高会议议效率、形形成顺畅的的沟通渠道道，从而有有利于持续续有效的制制度化改进进。其范围围涵盖公司司内的各种种会议以及及公司员工工外出参加加的会议。2 职责2.1 总经经理/副总经理理2.1.11主持经理理例会、公公司专题会会议、管理理评审会议议、全体员员工大会；2.1.22指定专人人追踪经理理例会事项项的落实情情况；2.1.3 经理例会后后,指定专人人整理会议议记录,形成并发发放会议纪纪要；2.1.44参加相关关会议。2.2 总经理理室2.2.11总经理秘秘书负责经经理例会的的通知、召召集；总经经理室有关关人员参加加经理例会会。2.2.22总经理室室通知召开开公司员工工大会；2.2.33组织召开开公司专题题会议；2.2.44负责组织织与质量管管理体系有有关的会议议；2.2.55总经理室室副主任负负责经理例例会和公司司专题会议议的会议记记录、会议议纪要发放放、会议布布置工作执执行情况的的追踪、落落实和反馈馈等工作。 2.33 各部门2.3.11经理例会会前向总经经理室递交交本部门工工作周记，部部门正职经经理和项目目部正职经经理参加经经理例会，布布置执行会会议安排工工作；2.3.2 部门经理主主持召开本本部门周会会，负责周周会精神在在本部门内内部的沟通通；2.3.3 业务主管部部门负责业业务专题会会议的召开开，并组织织相关部门门参加；指指定专人做做会议记录录，发放会会议纪要、追追踪落实会会议布置工工作；2.3.4 部门经理、人人力资源部部经理审定定并批准员员工外出参参加外部会会议（高级级员工由总总经理批准准）；2.3.5 人力资源部部负责公司司员工大会会等会议的的具体会务务安排。3 工作流程 3.1 会议类类别3.1.1 例会，包括括经理例会会、各部室室周会、项项目部例会会、施工监监理例会等等；3.1.2 专题会议，包包括公司专专题会议和和部门业务务专题会议议（针对业业务专题由由业务主管管部门牵头头组织有关关人员召开开，如图纸纸会审会议议、开标评评标会议、合合同评审会会议等）；3.1.3 与质量管理理体系有关关的会议，包包括内外审审首末次会会议，内、外外部审核会会议，管理理评审会议议等；3.1.4 全体员工大大会，包括括各种动员员大会、年年初计划动动员会、年年终总结表表彰会等；3.1.5 其他内部会会议；3.1.6 外部会议：指公司员员工外出参参加的由政政府、行业业协会和其其他组织机机构主办的的各种会议议。3.2 会议组织流流程3.2.11例会3.2.11.1经理例例会A经理例例会由总经经理/副总经理理主持，总总经理秘书书负责召集集，原则上上每两周一一次。与会会人员为各各部室正职职经理、总总经理室有有关人员以以及总经理理指定的其其他员工。原原则上每三三个月召开开一次经理理例会扩大大会议，与与会人员范范围扩大至至公司本部部以及各分分支机构的的所有中、高高级职员。B在例会会前，各部部室应向总总经理室递递交部门工工作周记一一式四份（分分发至总经经理、两位位副总、记记录存档各各一份）。周周记包括“本周工作作主要情况况”、“存在的问问题及改进进意见”、“下周主要要工作计划划”三个栏目目。总经理理室指定专专人追踪上上次经理例例会事项的的落实情况况，并整理理成“经理例会会落实情况况”一式四份份（分发范范围同部门门工作周记记）。C在经理理例会上，由由副总经理理通报上次次例会已落落实事项和和未落实或或正在办理理中的事项项；总经理理主持讨论论各部室周周记“存在的问问题及改进进意见”栏目中提提出的问题题，并确定定改进意见见；总经理理主持讨论论会上提出出的其他问问题。D在经理理例会后，由由总经理室室副主任整整理会议记记录，形成成会议纪要要。会议纪纪要送呈副副总经理审审阅后，及及时发放至至各与会者者手中。与与会者应向向本部门员员工传达会会议精神，安安排落实会会议布置工工作。会议议纪要必须须编号，标标明“机密”字样，注注明会议时时间、地点点、参加人人员、缺席席人员。经经理例会纪纪要共分“上次例会会未完事项项”和“本周例会会事项”两个栏目目。总经理理室保存经经理例会纪纪要、各部部室周记、“经理例会落实情况”，并按年度整理成册，按规定，每两年向公司图书档案室移交一次。3.2.11.2 各部部室周会由各部室经经理负责主主持召开，会会议内容包包括传达经经理例会精精神、安排排执行经理理例会上布布置的工作作、通报本本周工作主主要情况、讨讨论存在的的问题及改改进意见、安安排下周主主要工作计计划等等。原原则上每隔隔一至二周周一次，与与会人员为为各部室全全体员工。各各部室周会会应形成书书面纪要或或以周记的的形式体现现，以适当当的形式（如如在部门办办公室的看看板上张贴贴）在部门门内部传递递，并在当当周经理例例会前送呈呈总经理室室。3.2.11.3项目部部例会和项项目部参与与的施工监监理例会项目部例会会和项目部部参与的施施工监理例例会的有关关制度参见见施工管管理程序。3.2.22专题会议议3.2.22.1 公司司专题会议议总经理/副副总经理根根据公司业业务运作的的需要确定定公司专题题会议议题题、议程时时间、地点点、与会人人员等，由由总经理室室根据总经经理的意见见负责召集集有关人员员召开专题题会议，并并负责会议议记录、会会议纪要发发放（发放放范围：每每一位与会会者）和会会议布置工工作的追踪踪落实等。公公司专题会会议根据具具体情况不不定期举行行。总经理理室保存专专题会议纪纪要，并按按年度整理理成册，定定期送公司司图书档案案室存档。3.2.22.2业务专专题会议由业务主管管部室负责责召集，与与会者为各各有关部室室人员。会会议应形成成书面纪要要分发至所所有与会部部门的主管管手中，并并由专人对对会议布置置的工作进进行追踪。业业务专题会会议根据业业务开展情情况不定期期举行，必必要时可针针对同一专专题举行多多次会议，形形成系列纪纪要。会议议纪要的发发放和存档档同3.22.2.11的有关规规定。3.2.33与质量管管理体系有有关的会议议与质量管理理体系有关关的会议，包包括内外审审首末次会会议、内外外部审核会会议、管理理评审会议议等，其有有关规定参参见工作作改进管理理程序。3.2.44全体员工工大会员工大会由由总经理/副总经理理主持，总总经理室通通知召开，并并布置有关关部室准备备会议资料料，人力资资源部负责责具体会务务安排。员员工大会不不形成会议议纪要，但但总经理室室应保存会会议有关材材料，并定定期整理归归档。3.2.55其他内部部会议其他内部会会议的有关关制度参照照上述适用用的条款执执行。3.2.66外部会议议公司员工外外出参加由由政府、行行业协会和和其他组织织机构主办办的各种会会议，必须须征得部门门主管同意意，如需出出差，必须须按照人人力资源管管理办理理出差申请请手续。员员工外出开开会期间，必必须做好会会议记录，返返回公司后后，必须在在一周内整整理有关资资料，向部部门主管或或总经理室室提交报告告，必要时时召集有关关会议进行行传达。 33.3 会议纪纪要及其他他会议文件件的归档会议纪要及及其他会议议文件归档档参照档档案管理的的有关规定定执行。4 相关文件4.1施施工管理程程序4.2内内审程序 4.3管管理评审程程序4.4工工作改进管管理程序 4.5人力力资源管理理制度5.相关表表单、记录录 工作周周记 各种会会议纪要6. 附表表工作周记（见见文件管管理程序）编制：日期：审核： 日期： 批准： 日期：