13.售楼软件系统管理制度2860.docx

13.售楼软件系统管理制度1 目的和范围围：为了科科学、准确确及时记录录、反馈销销售信息，减减少因人为为过失及监监管漏洞而而给公司带带来的损失失，提高公公司的工作作效率，规规范使用售售楼远程管管理系统及及明确使用用软件的工工作职责和和操作程序序，特制定定本制度。2 职责：2.1 系统管理员员（财务部部）2.1.1 负责建立新新项目、用用户帐户及及权限设置置，屏蔽项项目初始资资料2.1.2 负责变更操操作：按批批件变更项项目资料2.1.3 负责系统监监控操作2.1.4 负责系统的的维护、更更新和完善善2.2 经营销售部部2.2.1 负责按批件件进行特殊殊预留操作作2.2.2 负责初始资资料及核定定产权面积积的录入2.2.3 负责楼盘和和预留楼盘盘的定购工工作、定购购的变更操操作2.2.4 负责催收定定金，并向向财务部报报送解除定定购协议客客户清单2.2.5 负责办理理签约手续续并提供相相关优惠批批件，负责责未签约客客户的跟踪踪及反馈，办办理延迟签签约批准单单2.2.6 负责合同审审核操作，已已审核合同同的更改操操作及审核核，退房操操作及退房房款的报批批。2.2.7 负责合同监监证、按揭揭收件送审审并进行电电脑登记。2.2.8 负责发送交交房通知书书并进行电电脑登记，负负责接楼申申请及审核核操作，通通知财务接接楼应收相相关费用，特特殊接楼通通知书的送送审和尾款款的催收。2.2.9 负责发送办办理产权通通知书并进进行电脑登登记，通知知财务办理理产权应收收相关费用用，并签定定补充合同同。2.2.10 负责会员积积分申请的的录入。2.3 财务计统部部2.3.1 负责项目初初始资料的的审核2.3.2 负责恶意预预留的通报报，反馈未未及时签约约情况2.3.3 收取楼款、相相关费用及及相关变更更款并开具具相应票据据2.3.4 负责合同及及变更合同同的复核，票票据的换发发工作，退退款的审核核及支付2.3.5 负责确定按按揭送审银银行及协调调、跟踪工工作2.3.6 负责复核办办理接楼、产产权相关费费用，收取取接楼尾款款2.3.7 负责接楼确确认单复核核，负责发发出特殊接接楼催款通通知书给经经营部2.3.8 负责核定面面积增减款款的复核、补补充合同的的审核，开开具购房发发票并进行行电脑登记记2.3.9 负责会员积积分兑换审审核2.3.10 负责违约客客户楼款的的催收，将将恶意违约约客户清单单送总经室室律师处理理。2.4 总经室2.4.1 负责合同、变变更合同、补补充合同的的审核操作作，盖章2.4.2 负责恶意违违约客户的的法律处理理2.5 各部门及人人员负责正正确使用软软件及保密密工作。3 程序3.1 初始设置管管理3.1.1 新项目开盘盘前3天内，经经营部应通通知系统管管理员新建建一个楼盘盘项目，同同时提供一一份经营部部操作人员员名单，由由系统管理理员建立用用户账号。3.1.2 经营部根据据楼号、层层次、单元元、建筑面面积等建立立新项目楼楼盘详细资资料：将公公司已批准准的项目销销售价目表表、正常折折扣标准等等有关要素素录入售楼楼软件；3.1.3 经营部录入入公司评审审通过的商商品房买卖卖合同套打打样本。3.1.4 财务部根据据批准后的的销售价目目表原件进进行核对，核核实无误后后，即由系系统管理员员进行屏蔽蔽初始资料料，只允许许查看。3.1.5 因设计施工工变更或公公司销售策策略变更需需要调整楼楼盘销售资资料和销售售价格时，由由经营销售售部填写申申请单报经经批准后，系系统管理员员根据批准准单日期调调整原价目目表，批准准之后成交交的楼盘以以调整后新新价目表为为准。3.1.6 权限管理各操作员按按总经理批批准后的权权限、工作作职责范围围进行操作作，各操作作员权限一一览表如下下：部 门操作人员预留定购定购更改签约签约更改签约审核盖章按揭收件按揭复核监证接楼接楼复核产权产权复核收款对账复核票据总经室总经理副总经理盖章经办经营销售部部销售经理销售副经理理销售主任销售业务员员按揭经办监证经办产权经办接楼经办财务计统部部财务总监销售会计主主任销售会计收款员所有操作权权限人均有有查询权限限，通过查查询环节进进行操作。3.2 预留管理预留是指由由有权限的的相关人员员按口令录录入，电脑脑根据设定定的预留天天数进行保保留，暂不不对外销售售，超过预预留天数后后，电脑将将自动取消消预留登记记，转作未未售楼盘，供供自由销售售。3.2.1 因特殊需要要或公司销销售政策安安排需预留留较长时间间的，应形形成书面文文件报经总总经理同意意，批准后后由经营部部进行特别别预留操作作。3.2.2 因公司关系系需要或销销售现场需需要，应进进行临时预预留的，由由相关权限限人员直接接按照各自自口令录入入预留客户户姓名、联联系电话。预预留时限如如下图： 权限人总经理副总经理财务总监 销售经经理销售副经理理销售主任预留天数302077513.2.3 相关权限人人员及销售售主任应催催促客户及及时办理正正式认购手手续，预留留楼盘的认认购工作由由销售主任任操作，当当实际成交交对象与预预留登记不不符时，销销售主任应应先告知相相关预留权权限人员，征征得同意后后才能变更更。3.2.4 项目开盘第第一周，预预留统一由由销售经理理操作。3.3 定购管理3.3.1 录入定购协协议：与客客户签订定定购协议时时，置业顾顾问应将相相关信息及及时录入到到售楼软件件中。3.3.2 交纳定金：置业顾问问持定购协协议文本，带带客户到收收款员处交交纳定金，经经收款员确确认后，才才完成定购购操作。3.3.3 对于已定购购但未按协协议规定交交纳定金的的客户，电电脑在122小时内自自动取消定定购，转作作未售楼盘盘。3.3.4 根据已定购购未交足定定金的客户户清单，置置业顾问应应及时调查查，认为需需保留协议议的应有书书面说明原原因并催促促客户及时时补足定金金，需解除除协议或退退房的，及及时报送清清单给财务务部，进行行取消定购购没收定金金操作。3.3.5 更名：在规规定签约时时限之前，客客户提出更更名或换房房申请要求求的，由销销售主任进进行更名或或换房操作作，同时置置业顾问持持客户申请请书、新旧旧定购协议议书、原楼楼款收据带带客户到收收款员处换换发收据，收收款员根据据电脑通知知更名清单单，办理客客户换发收收据的手续续，才完成成更名操作作。3.3.6 定购退房申申请：在规规定签约时时限之前，客客户提出退退房申请要要求，由销销售主任按按照协议规规定允许退退房的条款款进行退房房操作，并并填写退房房款申请单单上报财务务总监批准准，销售会会计根据批批准单和电电脑通知退退房清单办办理客户退退款手续，才才完成退房房操作。3.4 签约管理项目具备签签约条件时时，置业顾顾问应及时时催促已交交定金未签签约的客户户办理签约约手续。3.4.1 正常签约的的普通客户户：置业顾顾问详细录录入合同条条款要素及及客户信息息。3.4.2 优惠客户签签约：属于于公司关系系户的，申申请人应及及时填写“购房优惠惠批示单”，详细填填写优惠折折扣、优惠惠原因等，并并按规定程程序送公司司审批。置置业顾问根根据已批准准的“购房优惠惠批示单”详细录入入优惠单内内容、合同同条款要素素及客户信信息。购房房优惠批示示单原件应应送交财务务部存档。3.4.3 未及时签约约的客户：销售主任任根据电脑脑未签约清清单进行调调查，属于于特殊关系系需延长签签约时间的的客户，销销售部应将将延迟签约约（超过11个月）客客户清单报报经公司总总经理批准准，批准单单送财务部部存档。3.5 合同审核管管理合同的审核核由经营部部销售主任任及经理对对签约合同同及时进行行审核，再再由财务销销售主任及及总监进行行复核，并并完成电脑脑签字确认认工作。 完成成审核 完成成复核销售主任及及经理 会计计主任及总总监 完完成电脑签签字 2个个工作日内内 22个工作日日内 （属属于优惠折折扣合同，收收到优惠批批示单原件件1天内，财财务完成复复核）3.5.1 所有审核通通过的合同同电脑将自自动列入已已审核清单单，经营销销售部在11个工作日日内将合同同送往总经经室秘书盖盖章，以便便及时办理理合同监证证。3.5.2 合同更改：对于已审审核的合同同客户又提提出申请更更名、换房房等其他合合同条款，由由置业顾问问提出合同同更改并详详细填写更更改内容，电电脑将其自自动转入再再更改未审审核清单，经经合同审核核、复核人人员同意更更改后，完完成电脑签签字确认，电电脑自动列列入已审核核清单代替替原合同。如如合同审核核、复核人人员不同意意更改，不不做电脑签签字确认，电电脑仍以已已审核原合合同为准。3.5.3 申请退房：对于已审审核的合同同客户又提提出退房申申请，置业业顾问填写写退房申请请单报经公公司批准，批批准后由销销售主任进进行退房操操作，财务务部根据退退房批准单单和电脑通通知退房清清单办理客客户退房手手续。3.6 盖章监证管管理3.6.1 公司公章管管理人员根根据销售合合同与电脑脑上列入已已审核清单单合同内容容进行核对对，确认无无误后方能能盖章，同同时对已盖盖章合同电电脑签字确确认。3.6.2 经营部监证证经办人员员应在合同同盖章及收收到现金交交款单后22天内将合合同送到交交易中心办办理合同监监证，并将将送交时间间进行电脑脑登记；对对于已监证证好的合同同，应将合合同监证时时间、登记记编号进行行电脑登记记。3.7 按揭管理3.7.1 对于选择按按揭付款方方式的客户户，电脑将将自动列入入申请按揭揭客户清单单，置业顾顾问按合同同规定时间间及时收取取按揭材料料、出具材材料收取证证明单，并并进行电脑脑登记。3.7.2 销售按揭经经办对置业业顾问送交交的客户按按揭材料进进行复核，并并在电脑上上进行登记记。如果送送交的材料料不齐全或或不符合规规定，按揭揭经办将不不做审核。直直到资料齐齐全为止。3.7.3 由按揭经办办根据已审审核材料及及已监证合合同的清单单作出送审审银行决定定，按揭经经办根据财财务部安排排，及时将将贷款申请请材料送交交银行审核核并进行电电脑登记，并并及时跟踪踪了解。3.7.4 对于银行已已通过审核核的客户，按按揭经办及及时通知客客户前往签签字，并将将合同送交交易所办理理抵押监证证，办妥抵抵押监证后后，在电脑脑上进行登登记。3.7.5 对于已完成成抵押登记记的贷款合合同，财务务部应负责责催促银行行放款，财财务部对银银行放款的的楼房单元元应及时进进行电脑登登记。3.8 接楼管理3.8.1 项目具备接接楼条件时时，财务经经办根据所所有已签约约清单结清清尾款、违违约金利息息等各类款款项后，进进行电脑确确认后，电电脑自动列列入可正常常接楼清单单；未交清清楼款提前前接楼的楼楼盘，财务务部根据批批准单确认认，电脑自自动列入可可可提前接接楼清单。3.8.2 经营部接楼楼经办根据据可正常接接楼清单、可可提前接楼楼清单与客客户办理接接楼手续，并并录入通知知接楼日期期、实际接接楼日期，经经营部主任任复核并进进行电脑确确认，电脑脑自动列入入已接楼清清单和已提提前接楼清清单。3.9 产权管理3.9.1 公司通过产产权总登记记后，经营营部经办根根据产权处处核定的建建筑面积录录入到产权权面积表中中，由经营营部主任复复核，电脑脑自动计算算客户应增增（减）面面积楼款。3.9.2 经营销售部部根据核定定面积及其其他各项扣扣减金额调调整原合同同价，并提提供产权处处核定面积积表单给财财务部，财财务部复核核无误后生生成新合同同价，经营营部与客户户签订补充充合同。3.9.3 财务部根据据新合同价价与客户进进行结算，所所有款项收收清后，销销售会计开开出购房发发票，财务务主任审核核确认后，会会计与客户户办理换取取购房发票票手续，会会计录入发发票号码，客客人领走时时间，并进进行电脑登登记。3.10 会员管理3.10.1 会员持会员员卡在被推推荐到售楼楼点签定商商品房买卖卖合同的的同时，在在置业 顾问引导导下填写会会员积分申申请书，并并将会员积积分申请录录入电脑。3.10.2 财务收款员员收到经营营部经理已已批准的会会员积分申申请书原原件后，进进行电脑确确认登记。3.10.3 被推荐人付付清80%以上房款款后，由销销售会计进进行复核，开开出会员积积分兑换单单，并进行行电脑确认认。4. 相关文件4.1 销售过程程管理程序序5. 相关关表单、记记录