EBS采购功能点操作手册4042.docx

浙大软件学院学生操作手册PO模块功功能点操作手册作者：韩韩业邦李亚军创建日期：20122年3月6日更新日期：20122年3月7日版本：11.0文档控制更新记录版本日期姓名说明1.02012年年3月6日韩业邦根据po的的知识点目目录做的审阅序号姓名角色说明123分发序号姓名角色说明123目 录录文档控制i更新记录i审阅i分发iii一、采购设设置51.1财务务选项51.2采购购选项：81.3订单单类型111.4行类类型12二、供应商商管理142.1供应应商信息录录入及维护护142.2供应应商合并192.3合并并供应商列列表20三、请购203.1采购购请购203.2内部部请购22四、询价224.1询价价单224.2自动动创建24五、报价265.1报价价单265.2报价价分析28六、采购296.1标准准采购订单单296.2计划划采购订单单336.3合同同采购订单单346.4一揽揽子采购协协议376.5自动动创建396.6采购购发放41七、审批与与安全控制制437.1职务务、职位弹弹性域设置置437.2职务务、职位设设置467.3人员员设置、人人员分配职职务和职位位527.4审批批职位层次次587.5安全全性结构607.6安全全性控制627.7审批批组627.8审批批分配657.9审批批通知687.10授授权规则71八、采购接接收738.1三种种接收途径径738.2接收收更正788.3采购购退货798.4内部部请购内部部销售时请请购单的接接收81九、采购期期间819.1采购购期间控制制81十、采购事事务查询8310.1采采购订单查查询8310.2请请购单查询询8410.3审审批历史记记录查询8510.4接接收事务处处理查询87十一、采购购与应付8811.1二二、三、四四维匹配8811.2应应付发票匹匹配接收或或者采购88e5be8df59ccf7be32c48f0ddb27b03c4.docxv一、采购设设置1.1财务务选项概念系统的财务务选项设置置主要为EEBS系统统的应付模模块、采购购模块、资资产模块提提供控制和和协调机制制及相关默默认值。由由于采购模模块所必需需的供应商商定义是在在应付模块块中完成的的原因，为为了保证采采购系统具具有可用的的定义的供供应商，并并能够顺利利向应付模模块传送会会计信息，必必须在启用用采购模块块系统前对对财务选项项做正确的的设置。设置：路径径：采购>>设置>组组织>财务务选项负债：对于于输入的所所有新供应应商，系统统会将此帐帐户作为默默认负债帐帐户分配给给他们。预付款：供供应商地点点发票的对对应预付款款帐户和说说明。应得折扣：如果选择择将折扣分分配到系统统的应得折折扣帐户，系统会使用此帐户来记录付款的应得折扣。费用结算：系统将此此帐户用作作临时帐户户，记录有有关使用发发票导入程程序从自助助费用管理理系统导入入的信用卡卡事务处理理信息。设置“会计计”页签主要要是为供应应商、应付付发票提供供相关默认认总账账户户及应付系系统需使用用的某些特特定账户。将将来期间：仅表示应应付系统可可自动打开开的将来期期间，一经经设定便不不可更改。收货/收单单地点：对对应于系统统默认值的的收货/收单地点点的名称。库存组织：输入库存存组织，该该组织中定定义的物料料可用于采采购管理系系统。发运方式：与供应商商一起使用用的承运人人。运费条款：供应商的的运费条款款可以标识识是我们支支付收到货货物的运费费，还是供供应商支付付。财务选项的的设置是按按业务实体体OU隔离离的，采购购系统也是是按业务实实体OU进进行隔离的的。“供应商采购”页签中，库库存组织为为必填字段段，它为“采购系统统”的可用物物料限定了了物料“主组织”。采购系系统只能为为这里输入入的库存组组织的“主组织”定义的物物料执行采采购，即“采购系统统会以这里里输入的库库存组织的的主组织验验证物料的的可用性”。发运方式：发运方式式字段可用用的值取决决于已选定定“库存组织织”的已分配配“发运方式式”；由于OOraclle的“发运方式式”定义是捆捆绑“承运人”定义进行行的，故指指定了“发运方式式”实际就是是指定了承承运人。发发运方式、FFOB、运运费条款将将为相关采采购单据提提供默认值值。费用报销地地址：为员员工费用报报表选择用用于付款的的默认地址址：住宅或或办公室。系系统会为输输入的每个新新员工使用用此默认值值。使用审批层层次结构：要使用职职位和职位位层次结构构来确定采采购管理系系统中的单单据审批路路径，请启用此选选项。如果果要根据主主管结构来来确定审批批路径，请请禁用此选选项。方法：我们们可以人工工输入员工工编号，或或让系统生生成连续员员工编号。自动：在输输入新员工工时系，统统会自动为为每个员工工分配唯一一连续编号号；人工：在输输入员工时时亲自输入入员工编号号；使用国国家标识号号：系统会会自动输入入员工的国国家标识号号作为员工工编号。下一自动编编号：如果果选择“自动员工工编号”方法，请请输入起始始值（需要要系统将其其用于生成唯一连连续员工编编号）。在在输入编号号并保存所所做的更改改之后，系系统会显示示下一个编编号使用请购单单保留款：要为申请请保留资金金，启需用用此选项。如如果启用了了此选项，采采购管理 系统会创建建日记帐分分录并将其其传送至总总帐管理系系统，以便便为采购申申请保留资资金。完成时保留留：如果启启用了“使用申请请保留款”，请指明明是否需要要申请编制制人可以选选择保留资金。如如果未启用用此选项，则则只有申请请审批人才才可以选择择保留资金金。使用PO保保留款：要要为采购订订单、与发发票匹配的的采购订单单和接收，以以及基本发发票（不与与采购订单匹匹配）保留留资金，请请启用此选选项。如果果启用了此此选项，则则在审批与与发票匹配配的采购订单和和接收期间间，采购管管理系统会会为采购订订单保留资资金，而应应付款管理理系统会为为差异保留资金金。如果启启用了此选选项，但输输入的某个个采购订单单不与发票票匹配，则则应付款管管理系统仍将在在审批期间间为该采购购订单保留留资金。在在创建会计计分录时，系系统将冲销销应付款管理系统的的所有保留留款。如果果启用了“使用申请请保留款”，则还必必须启用此此选项。单击“税”标签，输输入成员国国、增值税税登记编号号等参数值值，其中成成员国是指指公司或组织所所在地，增增值税登记记号是指组组织的增值值税登记号号。“人力资源源”页签可以以设置是否否“使用审批批层次结构构”来决定采采购单据的的审批路径径。如不选选定，则表表示采购单单据将使用用员工的“主管”结构来进进行审批。“员工编号”方法默认自业务组定义时的“员工编号生成”方法设置。1.2采购购选项：概念“采购选项项”是采购系系统的一项项重要的基基础设置工工作，其中中大部分选选项在系统统安装时均均有默认置置。它包括括以下几个个方面的内内容：单据据控制、单单据默认值值、接收会会计、单据据编号等内内容。设置：路径径：采购>>设置>组组织>采购购选项由于“采购购选项”是按业务务实体来隔隔离的，它它允许选择择不同的OOU，切换换上下文环环境以完成成不同OUU的相关采采购设置。“价格允差差百分比”或“价格允差差金额”，检查采采购订单行行价格或金金额不应高高于采购申申请PR行行价格的比比率或金额额差值，否否则系统将将发出警告告。如果同同时选定“强制价格格允差”或“强制价允允差金额”，则将只只能创建而而不能审批批超出此允允差的采购购订单，“价格允差差”与“金额允差差”两者之中中，只要有有一个允差差控制被违违反，则控控制条件即即满足。“强制全部部批量”用于控制制“内部申购购”行的物料料，由于采采购系统的的内部申购购行默认使使用物料的的“发放单位位”，当以非非“发放单位位”输入需求求数量。选选项有三：“无”表示不转转换单位及及舍入取整整；“自动”表示强制制转换单位位及舍入取取整；“建议”表示系统统将发出是是否转换单单位及“舍入”的询问信信息，由用用户决定。“接收关闭闭点”表示采购购的发运行行接收功能能被关闭的的流程环节节点，可选选“已接受、已已入库、已已接收”。在“接收关闭闭点”达到“接收关闭闭允差”的数量要要求，POO行采购任任务已经完完成。“取消申请请”的选项有有三：“始终”表示在取取消采购订订单的同时时一并取消消采购申请请；“决不”表示在取取消采购订订单时，不不取消采购购申请，并并可用之重重新Auttocreeate采采购订单；“可选”表示在取取消采购订订单时，系系统将发出出信息，由由用户自行行决定。通知一揽子子PO是否存存在：如果果希望系统统在我们创创建申请、采采购订单或或一揽子采采购协议行时通知现现有的一揽揽子采购协协议，请选选定“存在一揽揽子 POO 时通知知”。允许更新产产品说明：对于每个个物料，可可以定义是是否允许在在创建申请请、RFQQ、报价单单或采购订订单行期间间更新其说说明。此更更新仅影响响正在创建建的行。要求询价：指定在采采购订单上上为物料自自动创建相相应的申请请行之前，是是否必须要要求询价。我我们可以为为每个物料料或申请行行改写此值值。“申请导入入分组依据据”表示每次次在运行采采购系统的的“PR导入入流程”，从“PR开放放接口表”向正式导导入数据时时，按何种种依据对PPR数据进进行分组，每每组PR数数据将分配配一个PRR编号，可可用选项为为“全部、采采购员、类类别、物料料、地点或或供应商”。系统的的默认值是是物料。“匹配审批批层”可选值有有三：“双向”表示在对对相应发票票付款前，采采购订单和和发票数量量必须在允允差范围内内相互匹配配；“三维”在对相应应发票付款款前，采购购订单、接接收和发票票数量必须须在允差范范围内进行行匹配；“四维”在对相应应发票付款款前，采购购订单、接接收、检验验和发票数数量必须在在允差范围围内进行匹匹配。“分段价格格类型”表示将默默认到一揽揽子采购协协议的分段段价格类型型，可选值值有：“累计”表示价格格分段适用用于物料的的所有发放放的发运累累计数量；“非累计”价格分段段适用于物物料的单一一发放的发发运数量。“开票结算算允差”表示供应应商开来的的发票物料料行数理与与采购订单单发运行数数量比较的的允差比例例，即如果果采购订单单发运行的的已开单数数量已在“开票结算算允差”之内，系系统将自动动关闭发运运行。报价警告延延迟：输入入报价警告告延迟，即即在报价单单到期之前前提前接收收到期警告告的天数。在在报价单距距离到期日日尚余此处处提供的天天数时，我我们将在“通知”窗口中收收到以下消消息：报价价单有效期期或距离到到期日尚余余：数字。接收关闭允允差：输入入发运的接接收关闭允允差百分比比。如果在在接收关闭闭点时发运运处于接收收关闭允差差范围内，采采购管理系系统将自动动关闭发运运以便接收收货物。行类型：选选择申请、询询价、报价价单和采购购订单行的的默认行类类型。“应计费用用物料”字段可选选值：“接收时”表示立即即产生会计计分配（在在“查看接收收事务处理理”界面可通通过工具栏栏“查看会计计科目”查看到会会计分配），“期末”则表示系统不会在接收时产生会计分配（无法通过“查看会计科目”进行查看），只能在期末运行“接收应计期末”流程时才产生会计分配。“应计库存物料”字段可选值只有“接收时”一个，表示立即为接收产生会计分配。“自动抵销方法”是指系统的接收会计功能自动创建并使用“接收检验账户”的具体方式。可选值有：“无”表示直接使用“接收选项”中定义的“接收库存账户”作为接收检验账户，系统无需另行创建；“平衡”表示系统需自动创建一个“接收检验账户”，该账户以“接收库存账户”为基础，使用“PO费用账户”的平衡段来取代原“接收库存账户”的平衡段；“账户”表示系统以“PO费用账户”为基础，使用“接收库存账户”的账户科目段取代原“费用账户”中的账户科目段。“单据编号号”页签可以以为询价单单RFO、报报价单、采采购订单、采采购申请单单设置单据据的编号方方式。录入：为询询价单、报报价单、采采购订单和和申请编号号选择单据据编号录入入方法，自自动：每次次创建单据据时，将由由采购管理理系统自动动为每个单单据分配唯唯一的序号号；人工：在输入单单据时，人人工录入单单据编号；（注意：单据编号号录入方法法可以随时时更改。但但如果原先先启用的是是人工录入入，则在切切换至自动动录入时请请确保所输输入的“下一个编编号”大于人工工分配的最最大编号。）类型：选择择用于询价价单、报价价单、采购购订单和申申请编号的的单据编号号类型：数数字或字母母数字。（注注意：如果果选择“自动”录入单据据编号，则则只能生成成数字单据据编号，但但仍可以从从另一采购购系统中导导入数字或或字母数字字值。）下一个编号号：如果选选择“自动”录入单据据编号，则则采购管理理系统将在在生成唯一一的连续单单据编号时时，使用此此值作为起起始值。1.3订单单类型概念ORACLLE EBBS采购系系统的采购购订单有四四种类型：标准采购购订单（SSPO）、计计划采购订订单（PPPO）、一一揽子采购购协议（BBPA）、合合同采购协协议（CPPA）。尽尽管它们被被设计成共共享同一个个表单窗口口，但从系系统流程处处理及其功功能应用角角度来看，它它们具有不不同的本质质。以下以标准准订单类型型的设置为为例来说明明如果设置置一订单类类型。设置：路径径：采购>>设置>采采购>单据据类型点击“采购购订单 标标准”后面的更更新按钮。如如下图：“责任人可可以审批”表示单据据编制人可可以审批其其自己创建建的单据。“审批人可可以修改”表示当前前审批人可可以修改单单据。“可以更改改审批层次次结构”表示当前前单据提交交人或审批批人可以更更改“审批单据据”窗口中定定义的审批批“职位层次次结构”。“安全级别别”可选项包包括：“公用”表示所有有系统用户户均可以访访问该类型型单据；“私有”表示只有有订单责任任人及后续续审批人可可以访问该该类型单据据；“采购”表示只有有单据责任任人，后续续审批人和和定义为采采购员的员员工可以访访问该类型型单据；“层次结构构”表示只有有单据责任任人，后续续审批人和和安全性层层次结构中中的员工可可以访问该该类型单据据。“访问级别别”包括：“全部”表示访问问员工可以以查看、修修改、冻结结、关闭、取取消和最终终关闭该类类型中的单单据；“修改”表示访问问员工可以以查看、修修改和冻结结该类型单单据；“仅查看”表示访问问员工只能能查看该类类型单据。存档：请选选择以下选选项之一，审审批：单据据在审批后后存档，此此选项为默默认值，只只在选定了了此选项后，“更改单”工作流才会开始；打印：单据在打印之后存档。可以更改转转发接收人人：指明用用户可以更更改接收单单据转发的的人员。可以更改审审批层次结结构：指明明审批人可可以更改“审批单据据”窗口中的的审批层次次结构。转发方法：请选择以以下选项之之一，直接接：默认审审批人是编编制人审批批路径中第第一个有足足够审批权限的的审批人；层次结构：默认审批批人是编制制人审批路路径中的下下一个审批批人，而不不管其有无无权限。采购订单的的类型比较较如下：标准采购订订单计划采购订订单一揽子采购购协议合同采购协协议已知条款和和条件是是是是已知货物或或服务是是是否已知定价是是不确定否已知数量是是否否已知账户分分配是是否否已知交货计计划是不确定否否可保留是是否否可保留发放放不适用是是不适用1.4行类类型概念在采购申请请及采购订订单行上，系系统通过“行类型”所具有的的某些功能能内在属性性来控制采采购流程及及其相关功功能。对于于每一个“行类型”来说，其其最关键的的内在属性性是“值基准、采采购基准、可可否是外协协加工”属性之间间的组合。设置：路径径：采购>>设置>采采购>行类类型步骤1：在在打开的如如下图所示示的界面中中单击“创建”按钮，创创建新的行行类型。 截图图：步骤2：在在如下图所所示的对话话框中输入入行名称、说说明、类别别、值基准准、采购基基准、单位位、价格等等参数值，重重要参数作作如下说明明：截图：“值基准”可可选值值为“数量”时表示数数量接收物物料，此时时“采购基准准”只能是“货物”，并且只只有“数量货物”组合，才才可以同时时也是“可外协加加工”。当“值基准准”是“金额”时，表示示只能按金金额接收物物料，并且且采购订单单上的单位位与单价不不能更改，此此是“采购基准准”只能是“服务”。当“值基准准”是“l固定价价格”时，适用用于与“EBS服服务采购系系统”连用的场场合，表示示只能按金金额接收，并并且采购订订单行上的的单位与单单价不能更更改，此时时“采购基准准”只能是“服务”或“临时人工工”。当“基准值值”是“费率”时，适用用于与“EBS服服务采购”连用的场场合，表示示只能按金金额接收，此此时“采购基准准”只能是“临时人工工”。通过情况下下，“数量货物（外外协加工）”组合，以及“金额服务”组合已经能够满足大部分业务场合的应用需求。外协加工：选择“外协加工工”，以将此此行类型限限制为采购购外协加工工。此外，如如果对采购购单据使用用外协加工工行类型，则则只能选择择外协加工工物料。只只有在使用用在制品管管理系统，并并且使用的的值基准为为“数量”时，才可可以选择此此复选框。要求接收：如果要将将此采购类类别作为此此行类型的的采购单据据发运的默默认值，请请选择“要求接收收”。二、供应商商管理2.1供应应商信息录录入及维护护概念在企业的管管理实践过过程中，涉涉及“供应商”的管理信信息系统的的设计主要要有两方面面内容，一一是与供应应商在日常常业务过程程的商务协协同，包括括供应商门门户、订单单协同、计计划协同、询询报价、招招投标等内内容；另一一方面是供供应商的生生命周期与与关系管理理，包括供供应商准入入管理、资资格认证、协协议与合同同管理、绩绩效考评等等内容。这这两部分内内容的主要要连接点是是“供应商主主数据”，前者涉涉及供应商商主数据的的使用，后后者则涉及及供应商主主数据的创创建与维护护。设置：路径径：采购>>供应来源源>供应商商系统要求“供应商名名称”具有唯一一性，但已已经存在的的供应商名名称可以更更改，且并并不影响系系统已经的的相关业务务数据，供供应商一旦旦定义就无无法删除，但但可以通过过“无效日期期”设置使其其不能输入入发票或采采购订单。供供应商编号号具有唯一一性，且不不可更新，可可以手工输输入，也可可以由系统统自动生成成。供应商商的编号设设置与OUU无关，是是跨OU定定义的。供应商的接接收属性（仅仅在供应商商层可以设设置，为地地点层所共共用）允许替代接接收：接收收者可以接接收替代物物料（以替替代已订购购物料）。但但我们必须须先前已在在“外购物料料关系”窗口中为为已订货项项定义了可可接受替代代物料。允许未订购购接收：接接收者可以以接收未订订购项。我我们可以为为特定项改改写此选项项。如果启启用了此选选项，则稍稍后可以将将未订购接接收与采购购订单匹配配。允许提前/延迟接收收的天数：提前/延迟接收收的最大可可接受天数数。强制收货地地点：在此此字段中输输入的值可可确定接收收地点是否否必须与收收货地点相相同，无：接收地点点可以不同同于收货地地点；拒收收：如果接接收地点不不同于收货货地点，采采购管理系系统将不允允许接收；警告：如果果接收地点点不同于收收货地点，则则采购管理理系统将显显示一则警警告消息，但但仍允许接接收。接收数量允允差：可接接受的最大大超量接收收允差百分分比。接收方式：分配货物物的默认接接收程序：直接交货货、要求检检验或标准准接收。供应商的联联系人属性性（仅在地地点层可以以设置，为为某些单据据的联系人人字段提供供值）供应商及地地点层的采采购属性（可可以在供应应商层及地地点层进行行维护）“采购”页页签收货地点：供应商发发送货物/服务发运运的目的地地地点。此此字段的默默认值是为为收货地点点定义的财财务系统选选项。收单地点：供应商为为货物或服服务发送发发票的目的的地地点。此此字段的默默认值是为为收单地点点定义的财财务系统选选项。发票汇总层层：选择一一下选项，支支付地点：为此供应应商支付地地点创建一一张发票；装箱单：为此供应应商支付地地点的每张张装箱单创创建一张发发票；接收收：为此供供应商支付付地点的每每个接收创创建一张发发票。“自动开票票”页签“付款方式式”如果设为为空值，表表示供应商商不允许使使用自动开开票功能；如果选择择其它值，表表示该供应应商允许启启用“自动开票票”功能。“替代支付付地点”表示“自动开票票”不使用当当前供应商商地点，而而是使用另另一个可开开票的供应应商地点作作为发票字字段值。如如果当前地地点是非开开票地点，则则必须为之之设定“替代支付付地点”，如果要要使用当前前地点作为为自动开票票，且当前前地点是可可开票地点点，则将此此字段留空空。“发票汇总总层”的选项包包括“付款地点点、接收、装装箱单”，如果为为“付款地点点”，表示为为具有相同同日期的事事务处理的的此供应商商支付地点点创建一张张发票；如如果为“装箱单”表示为具具有相同日日期的事务务处理的供供应商支付付地点的每每张装箱单单创建一张张发票；“接收”表示为此此供应商支支付地点的的每个接收收创建一张张发票。“运费”页页签供应商的会会计属性（可可以在供应应商层和地地点层进行行维护）“负债”页页签负债账户：供应商地地点发票的的负债帐户户，供应商商的负债帐帐户默认自自财务系统统选项。如如果我们创创建默认负负债帐户，系系统会为输输入的每个个供应商默默认此负债债帐户。预付款账户户：供应商商的预付款款帐户，供供应商的预预付款帐户户默认自财财务系统选选项，如果果使用多组组织支持功功能，则只只能在供应应商地点层层将值输入入此字段。分配集：为为供应商地地点输入的的所有发票票的默认分分配集。“预付款”页签“应付票据据”页签供应商及地地点的发票票管理属性性（可以在在供应商层层和地点层层进行维护护）“发票匹配配选项”有两个值值“采购订单单”和“收据”。前者即即为“二重匹配配”，后者即即为“三重匹配配”或“四种匹配配”。“允许利息息发票”字段只在在供应层才才有，如果果启用此选选项，则AAP系统将将为供应商商的逾期发发票计算利利息，并在在支付逾期期发票时创创建相应的的利息发票票，系统将将对供应商商的所有地地点自动执执行此选项项。供应商的银银行帐户属属性创建供应商商账户设置2.2供应应商合并操作路径：采购购>供应来来源>供应应商合并选择要转账账到新供应应商和地点点的发票，有有以下三种种选项：全全部、未付付、无。如如果要为相相同供应商商合并供应应商地点，则则要在“原供应商商名称”和“目标供应应商”中输入相相同的供应应商。如果果需要合并并两个供应应商至目标标供应商地地点，则不不勾选“复制地点点”；如果以以原供应商商地点作为为合并后的的地点，则则勾选“复制地点点”，此时目目标供应商商的地点则则不可填。如果选择 PO，那那么所有采采购订单信信息将传送至新新供应商。单击“合并”按钮，采购系统会提交请求以便运行供应商合并程序2.3合并并供应商列列表概念通过合并供供应商列表表，可以指指导企业采采购物料或或商品时有有针对性地地进行采购购，以达到到降低采购购成本的作作用三、请购3.1采购购请购操作路径：采购购>申请>>申请步骤1：在在如下图所所示的对话话框中输入入编号（若若为自动生生成则不用用输入）、类类型（为采采购申请）、申申请行的类类型、物料料、单位、数数量、价格格、需要日日期等相关关信息。步骤2：输输入目的地地类型，费费用：货物物被送达费费用地点的的申请人，目目标子库存存不适用此此选项；库库存：货到到入库；车车间：货物物被送达由由在制品管管理系统定定义的外协协加工工序序。对于外外协加工物物料，采购购管理系统统将使用此此选项。步骤3：分分配账户，单单击“分配”按钮，出出现如下图图所示的对对话框。输输入分配数数量，多项项分配数量量之和必须须等于申请请行数量。“目录”按钮的作用截图：采购申请按按采购物料料供应来源源的不同可可以分两大大类：“采购申请请”（外购），指指从外部供供应商处获获取物料；“内部申请请”指内部存存在组织处处获取物料料。每一种种采购大类类的采购申申请行按“接收目的的地类型”可分为“库存、费费用、车间间”三小类，具具体取决于于“行类型”定义的内内在属性。来来源的可选选项有库存存或供应商商，库存对对应于“内部申请请”，外购对对应于“采购申请请”。完成后点击击“审批”按钮。查看申请路路径：进入申请汇汇总，查找找申请编号号为hybb005的申请单单。查看得得申请单状状态。3.2内部部请购操作四、询价4.1询价价单概念：询价单（RRFQ，rrequeest ffor qquotaationn）是买方方用来向卖卖方要求提提供报价的的单据，实实际工作中中，通常先先由买方制制作询价单单并通过书书面或电子子方式传输输给相关供供应商，然然后由供应应商直接在在已收到的的询价单上上填写价格格信息后反反馈回买方方。操作：路径径：采购>>询价和报报价单>询询价询价单类型型可以分为为以下三种种：投标、目目录、标准准。标准询询价单是最最常用的询询价单类型型。状态可可选值为处处理中、有有效、已关关闭。“处理中”为询价单单创建时的的初始状态态；“有效”表示询价价单已完成成且准备向向供应商发发送，系统统仅能打印印“有效”状态的询询价单；“已关闭”表示所有有供应商已已作来回应应或该询价价单已不再再需要回应应。“到期日”与“关闭日期期”分别表示示要求供应应商反馈的的询价单的的截止日期期，以及该该询价单的的拟关闭日日期。“要求审批批报价”如果选定定，则所有有由此询价价单生成（或或引用）的的报价题头头的“要求审批批”会自动选选定。点击保存后后，“供应商”按钮可以以启用。实际工作中中，通常针针对某些物物料做询价价单时，需需要使用的的询价供应应商范围基基本是固定定的。为了了提高工作作效率，可可以将常用用的供应商商范围分别别做成一个个个“供应商列列表”，然后点点选“添加到列列表”。4.2自动动创建操作路径：采购购>采购订订单>自动动创建查找以前批批准的请购购单活动选择“创建”，单据类类型选择“询价单”。点击“自动”按钮。点击创建。即即创建一张张标准询价价单，单据据号为000002.上面的字段段中只保留留一些通用用的内容，个个性化的内内容自己可可以选填。然然后把状态态由“处理中”改为“有效”。处理中：采采购申请创创建时的初初始状态；有效：表表示申请已已完成且准准备向供应应商发送，系系统仅能打打印“有效”状态的采采购申请；已关闭：表示所有有供应商已已作出回应应或该采购购申请不再再需要回应应，一旦选选择关闭采采购申请，系系统将删除除与其相关关的所有跟跟催信息。可以在询价价和报价>>询价界面面中，输入入编号“HYB0007”，可查到到所做询价价单。五、报价5.1报价价单概念买方制作询询价单并通通过书面或或电子方式式传输给相相关供应商商，然后由由供应商直直接在已收收到的询价价单上填写写价格信息息后反馈回回买方。但但有时候，供供应商在收收到买方的的询价单据据后，可以以也会使用用己方的销销售报价单单单据格式式反馈价格格信息。甚甚至供应商商即使在没没有收到买买方的正式式的询价单单时，也可可能直接使使用己方的的销售报价价单向乙方方提供价格格信息。实实际工作中中，询价单单和报价单单只是一个个事物的两两种表现形形式，取决决于从买方方还是卖方方的角度来来看。操作：路径径：采购>>询价和报报价单>报报价“询价”：如果该报报价单是间间接从某些些询价单通通过系统转转换生成而而来的，则则相应询价价单的编号号会显示在在这里，如如果是直接接手工录入入生成报价价单，也可可以手工关关联当前供供应商的系系统已存在在询价单。“状态”字段的可选值处理中、有效、已关闭。只有报价单“有效”时才被相关的采购单据所引用。“要求审批”选项如果选定，如果没有使用“审批”功能按钮改变报价单上的“批准”标记为“选定”，则该报价单行仍不能被有关采购单据所引用，实际等于“尚未有效”，尽管“状态”可能为“有效”。点击“审批”按钮报价单一般般要通过“审批”以控制其其“可用性”，但工作作流审批方方式存在只只能针对题题头全单审审批。只有有在报价单单的状态为为有效的情情况下，才才可以使用用报价单的的审批功能能，否则，报报价单的“审批”按钮呈 灰色显示示。若报价价单题头的的“要求审批批”被选定，则则必需经过过“审批”，该报价价单才能被被采购订单单所引用。操作5.2报价价分析操作路径：采购购>询价和和报价单>>报价分析析报价单的审审批方式有有两种，一一是在报价价单题头或或报价行，使使用审批按按钮功能；二是在“报价分析析”窗口，使使用相关审审批功能。如如上图所示示，右下角角“审批全部部报价单”。如下图所示示：六、采购6.1标准准采购订单单概念通常可以创创建标准采采购订单以以便于采购购各种一次次性物料。在在明确所要要求物料或或服务的详详细资料（如如估计成本本、数量、交交货计划和和会计分配配）之后，可可以为物料料或服务创创建标准采采购订单。如如果使用保保留会计，则则在必需信信息已知的的情况下，可可以为采购购订单保留留资金。操作：路径径：采购>>采购订单单>采购订订单标准采购订订单可以直直接手工录录入。如下下图所示，大大数数据都都需要手工工录入。下下面将介绍绍从请购单单自动创建建标准采购购订单。首先查看已已经创建的的“请购单”。点击“自动创建建”按钮，由由请购单自自动生成标标准采购订订单。单据类型有有标准采购购订单、计计划采购订订单、一揽揽子发放、询询价、招标标、来源补补充询价。这这里选择标标准采购订订单。点击“创建建”按钮，系系统开始创创建标准采采购订单。点击“发运运”按钮。“发运”页页签：对于于每个订单单行，可以以为之输入入多个发运运行，但所所有发运行行数量之和和必须等于于采购订单单行数量。“其它”页页签：“接收关闭闭允差、发发票结算允允差、匹配配审批层、发发票匹配选选项”均默认自自系统相关关设置，可可以手工修修改。“接收时应应计”标记默认认自“采购选项项”相关设置置，对于库库存采购，总总是被选定定且不能修修改；对于于“费用采购购”，如果采采购选项设设置是“接收时应应计”，则可以以修改标记记为“期末应计计”，如果采采购选项是是“期末应计计”，则不能能修改至“接收时应应计”。这一页基本本上是默认认前面的设设置。用于于控制物料料的接收日日期允差，接接收量允差差以及是否否允许替代代接收，是是否强制收收货点等。完成后点击击“审批”，审批后后可以看到到采购订单单的状态变变为“批准”。然后从从“采购订单单汇总”进入查看看。6.2计划划采购订单单概念在实际采购购业务中，企企业可能需需要存在一一种虽然已已经给出发发运行的“需求日期期”，但该需需要日期仅仅作供应商商参考，供供应商需按按买方的具具体通知才才能发货，且且其它内部部与标准采采购订单完完全相同的的采购订单单。它与标准采采购订单相相比区别仅仅在于订单单行或发运运行“需要日期期”等定，它它实际可以以看着是由由标准采购购订单转化化而来。实实际工作中中即使使用用SPO，要要求供应商商推迟或提提前发货也也是可以经经常存在的的情况，但但此时给供供应商的发发货“推迟或提提前”通知，只只能在系统统之外进行行，并且可可能由于标标准采购订订单接收日日期允差设设置的限制制，买方需需要频繁修修改标准采采购订单的的需要日期期。这种方方式不仅操操作过程不不规范，容容易产生管管理疏漏，耏耏至于买卖卖双方都会会带来诸多多管理不便便。在将标标准采购订订单变换成成计划采购购订单后，实实际发货通通知则可以以通过系统统的计划采采购订单发发放来进行行。操作：路径径：采购>>自动创建建首先查看已已经创建的的“请购单”。请购单单号为00013。订单活动选选择“创建”，单据类类型选择“计划采购购订单”。点击“自动”按钮，生生成计划采采购订单，订订单号为0000133。剩余操作同同标准采购购订单.6.3合同同采购订单单概念实际采购工工作中，可可能存在一一种在一个个确定的时时间范围内内，无法与与供应商确确定具体的的拟采购物物料，但需需要与供应应商协商一一个拟采购购总金额，以以便供应商商根据采购购总金额，给给出相关价价格政策的的采购管理理方式。例例如低值易易耗品、办办公文具的的采购，由由于品类繁繁多且经常常变化，价价格随行就就市，精确确管理的成成本很高，帮帮有时也采采取买方向向卖方承诺诺一个总采采购金额，专专访根据给给买方一个个价目表折折扣，具体体的价目表表可由卖方方管理的采采购管理方方式。操作：路径径：采购>>采购订单单>采购订订单合同采购协协议的题头头有“议定金额额”，如果留留空，则表表示无限制制。“已发放”金额最初初为0。它它表示所有有与该合同同采购协议议的标准采采购订单或或发放行的的累计已采采购金额之之和。做完以上几几步后，点点击审批按按钮，完成成对合同采采购协议的的审核。在条款中，可可以为该合合同采购协协议规定适适用的“有效期”范围，“限制”字段表示示关联此合合同采购订订单的已累累计采购金金额的最高高值。它只只能大于议议定金额（体体现买方的的内部管理理控制），不不能小于议议定金额（否否则就违反反了与供应应商的协议议）。当标标准采购订订单或发放放行关联的的合同采购购协议执行行采购导致致出现超出出最高限额额时，可保保存但不能能提交审批批，此时必必须切断与与该合同采采购协议的的关联。新建一标准准采购订单单000115.在参考文档档中选择刚刚才建立的的合同采购购协议单据据000114。点击击“审批”后，返回回合同采购购协议，可可以看到标标准采购订订单上的合合计价格33000元元转入到合合同采购协协议的单据据上，“已