某公司采购部组织结构及职能15097.docx

第一章 采购部组织结构及职能第一节 采购部组织结构构图采购主管验收及库房管理员采购员党群主管1人秘书1人第二节 采购部职能能描述采购公司各各部门所申申请物品，掌握市场场信息，开开拓新货源源，优化进进货渠道，降降低采购费费用，汇总总各部门的的采购申请请单，编制制采购作业业计划，选选择、评审审、管理供供应商，建建立供应商商档案。以低廉的价价格采购最最好的产品品，具有高高度的责任任心和团队队精神。第二章 采购部岗位位工作说明明书第一节 采购主管管岗位工作作说明书PUR-JJD-00001-22010【工作关系系】直接上级：财务总监监直接下级：采购员、验验收及库房管理理员联系部门：俱乐部各各部门对外联络：供应商【岗位职责责】1、 参加晨会。2、 安排部门员员工每日工工作。3、 检查每项订订单的进展展情况。4、 审批采购订订单。5、 解决采购部部员工工作作中遇到的的问题。6、 总结每周订订单及市场场调查的进进展情况，计计划下周的的工作安排排。7、 向财务总监监提交每周周工作报告告，检查每每个员工手手上还没有有完成的订订单，审核核每日订价价表。8、 采购部办公公室的纪律律管理。9、 监督员工工工作进度。10、 审核采购价价格。【任职要求求】文化程度：高中以上上学历外语水平：良好岗位证书：无工作经验：具备三年年以上相关关酒店采购购经验身体要求：符合俱乐部部录用标准准素质要求：具有较强强的事业心心、高度的的责任感和和组织协调调能力。第二节 采采购员岗位位工作说明明书 PUR-JD-00002-20100【工作关系系】直接上级：采购主管管直接下级：联系部门：俱乐部各各部门对外联络：供应商【岗位职责责】1、对部门门经理负责责，完成酒酒店日常食食品、酒水水及物品的的采买，并并确保采购购计划的完完成。2、配合各各部门正确确填写采购购申请单。3、负责各各部门需采购品项项，询访三三家供应商商的报价、比比价、议价价，经常听听取各部门门意见，改改进工作。4、建立供供应商有效效证件（如如：营业执执照、卫生生许可证等等），并对对这些证件件进行严格格审查，复复印存档。5、开展市市场调查，定定期同财务务成本人员员、厨师长长了解市场信息，降低低采购成本本。6、每日追追踪未到货货品项。7、完成采采购主管交交办的其它它工作。【任职要求求】文化程度：高中以上上学历外语水平：良好岗位证书：无工作经验：具备两年以以上相关酒酒店采购经经验身体要求：符合俱乐乐部录用标标准素质要求：具有较强强的事业心心、高度的的责任感和和组织协调调能力。 第三节 验收收及库房管管理员岗位位工作说明明书 PURR-JD-00033-20110【工作关系系】直接上级：采购主管管直接下级：联系部门：俱乐部各各部门对外联络： 【岗位职责责】确保所有的的货品有良良好的收货货秩序，保保证各类物物品有充足足的供应，避避免积压，降降低成本，节节约资金。【任职要求求】文化程度：中专以上上学历外语水平：良好岗位证书：无 工作经验：具备两年年以上酒店店库房管理理经验身体要求：符合俱乐乐部录用标标准素质要求：有较强的的事业心、高高度的责任任感和组织织协调能力力。第三章 采购部工作作流程第一节 采采购工作流程财务管理制制度和程序序PoliccyNummber 序号: Purrchassing-001/10Effecctivee Datte 生效日期 : Jul/22010Superrcedees Noo.废止号 :Prepaared By 制定人 : Superrvisoor off purrchassing采购岗位职职责与流程程Approoved By 批准人: GMDistrributte too 发放:All DDept. Heaads && GM of cclub概要MISSSIONN采购部是翰翰谊馆俱乐乐部唯一负负责监督购购买所有物物品、设备备和服务的的部门。采采购部的主主要职责是是根据各部部门的需求求，办理货货品和维修修服务的预预定、接收收和准确记记录。这项项政策和流流程主要用用于帮助各各部门了解解与订货和和维修服务务相关的所所有流程。目的OBJJECTIIVE采购政策的的主要目的的是为合理理控制采购购成本和问问责货品和和维修服务务的采购提提供一种方方法，同时时帮助内部部其他部门门了解采购购流程。采购政策所有采购可可移动的，损损耗性的物物品和固定定的资产以以及采购和和维修工作作均需通过过如下流程程：执行程序PPROCEEDUREES:一、采购流流程：各部门填写写采购申请请单采购部询询价、议价价、定价财务部审审核、总经经理审批采购订货货。（一）接单单1、a、采采购申请单单（一式四四联1.采购部部2.财务部部3.申请部部门4.供应商商）：采购购申请赋予予采购部门门开始购买买一般性的的耗费品、维维修服务或或者其他工工作用品的的权利。申申请采购的的部门负责责人必须签签字确认所所有的采购购申请。对对于一次性性的或者新新的采购物物品，采购购申请必须须附带推荐荐厂商的样样品及报价价，以及相相关采购物物品的详细细信息，包包括品名、规规格、数量量、价格、整体数量量以及需要要使用的日期期。如果申申请部门正正在预定零零件，那么么需要包含含零件或者者模型的数数量。申请请单上如有有任何不完完整的信息息，都将被被退回申请请部门。b、厨房采采购单：餐餐饮厨房部部门将使用用以下各种种采购订单单进行日常常餐饮采购购1）日常食食品市场订订单：厨房所使使用的易腐腐烂的日常常食品供应应。2）食品采采购申请单单：仓储部部使用。3） 饮品采购申申请单：仓仓储部使用用。2、 各部门必须须依据上述述格式提交交标准的订订单，清晰晰注明需要的的物品种类类、规格、数量量以及必要要的供应商商。另外，任任何由于订订单填写错错误的原因因而导致出出现的问题题，都将视视为申请部部门的责任任。日常食食品市场订订单必须在在每天下午午三点之前前送达采购购部，以便便第二天的的订单安排排，迟于此此时间的订订单，采购购部将不安安排投递。对对于那些非非常见的物物品或者一一次性的物物品，请提提前与采购购部核对库库存情况以以及采购交货时时间。由于于采购物品品的稀缺性性，采购部部并不保障障这些物品品的供应。对对于那些小小量采购或或者预定，以以及采购部部无法执行行的采购，申申请部门需需要在采购购部确认后后方可自行行采购。3、 凡属俱乐部部库房储备备的项目，均均由俱乐部部库房提出出采购申请请。申请之之前，须认认真核查库库存量及消消耗量，合合理提出采采购计划。4、 俱乐部库房房储备以外外的项目，由由各使用部部门提出采采购申请。申申请之前，须须查询俱乐乐部库房中中是否有该该项储备，或或在库房多多余物资中中是否有代代用品。5、 经确认，实实属第一次次购买项目目，由俱乐乐部或使用用部门按要要求提前填填写采购购申请单，部部门主管和和总经理审审批签字后后报送采购购部。6、 所有提交采采购申请的的物品在总总经理、财财务总监审审批合格后后均需依据据市场环境境、库存情情况以及供供应商的邮邮寄时间确确定以下交交货时间：商品种类 交货时间 经常性采购物品 新需求2-4个工作日 10-14个工作日 外省市需求 海外需求根据合同要求 根据合同要求 7、紧急采采购必须发发生在非正正常的情况况下，需要要经过副总总经理的授授权审批。各部部门递交的的紧急采购购单上必须须注明“紧紧急订单”字样。同时需要书面写明紧急申请的原因以及必要性。经批准的紧急采购在采购部收到申请单的同一天提供供应商。要求紧急采购的各部门有责任同时满足以上要求。（二）询价价、定价1、采购购申请单送送到采购部部后，由采采购部统一一登记后，由由采购人员员对申请单单上的采购购项目进行行询价。2、厨房房每日市场场订单直直接报送采采购部，由由其负责人人进行落实实报价。3、采购收收到申请单单后要认真真归纳、整整理、对其其中有疑问问的内容要要与申请部部门及时沟沟通。在质质量、服务务和价格都都同等的情情况下，采采购部需要要为相关部部门建议合合适的供应应商，并对对供应商资资质进行审审核、存档档以备查阅阅。在对所有需要要选择供应应商的过程程中，采购购部需要与与需求部门门共同工作作以便正确确的决策和和供应商选选择，进行业务务洽谈，认认真筛选、择择优报价，并并把金额和和供应商名名称填入申申请单，报报价附后，以以选出最合合适的价格格。4、对于有有特殊要求求的或需加加工订做的的采购项目目，使用部部门要做详详细说明或或提供样品品，供应商商按要求或或样品寻样样，经相关关领导确认认签字后方方可进一步步洽谈。5、每月115日与月月末为厨房房日常食品品价格更新新日期。更更新价格前前，采购部部、厨师长长和财务成成本人员共共同去食品品市场调查查，采集最最新价格。最最终由采购购部制定新新一期的食食品价格，并并由财务总总监审核签签字后方可可实施。6、对所选选供应商索索取各类有有效证件（如如：营业执执照、卫生生许可证等等）。并对对这些证件件进行严格格审查，采采购部复印印存档。要要经常对存存档的证件件进行查阅阅，对于过过期或超范范围经营的的供应商同同，要求对对方要及时时更换或取取消合作关关系。7、确属疑疑难采购项项目，采购购部和使用用部门双方方必须扔及及时联系沟沟通、研究究对策，无无力解决的的必须及时时上报俱乐乐部主管领领导。（三）审批批采购申请单单在完成询询价、报价价、比价、议议价后，采采购主管审审批签字，上上报财务部部、总经理理审批。（四）采购购1、经审批批签字的采采购申请单单返回采采购部后，采采购部方可可进行订购购。2、所有购购买品项必必须依据订订单规定的的数量、品品牌、规格格、价格、需需求日期、供供应商及相相关要求进进行。3、在购买买过程中要要认真检查查所购货物物的品质、商商标、期限限和卫生标标准等内容容。4、货品和和维修的合合同与采购购 所有有货物和维维修的采购购合同均需需通过如下下流程：价 值方 式授权审批100,001元以上公开招标 董事长10,001-100,000元封闭招标总经理&财务总监501-10,000元三家比价总经理或副总经理&财务总监500元以下一家报价财务总监或部门经理必须清晰完完整的保存存所有供货货和收获记记录，以便便审计检查查。不允许许为了降低低报价或者者减少招标标程序而拆拆分标地。5、无需三三家比价的的授权说明明根据以上规规定，价格格超过3000元，竞竞标方需要要提供所需需物品、服服务的样品品或者相关关工作的案案例。但是是，如果供供应商是某某种物品或或者服务的的唯一制造造商、代理理机构或者者经销商、专专门承包商商、长期承承包商、或或者事件出出于紧急命命令，可以以不执行比比价或招标标。资金限额无需比价授权人50,000元以上50,000元以下5,000元以下董事长总经理或副总经理&财务总监财务总监&Department Manager为了方便审审计，所有有被授权无无需比价或或招标的事事件均需详详细记录和和存档备查查。二、小额现现金采购采购部将会会留有小额额现金（￥100000元）作作备用资金金，用于一一些小额紧紧急采购或或特批的现现金采购。需需要小额现现金作为采采购备用金金的部门必必须提交带带有直接领领导签字授授权的小额额现金申请请表。任何何小额现金金支出均必必须提供发发票。三、发票、验验收单、维维修报告各部门需将将收到的发发票、验收收单和维修修报告递交交到采购部部以便更新新记录然后后采购部要要将单据送送交财务部部复核。四、付款流流程采购付款由由采购部根根据购销合合同及到货货情况提出出申请，填填制付款申申请单，附附齐相关原原始单据，经经采购部申申请签字，财财务部成本本主管审核核、财务总总监、总经经理审批签签字后，由由财会部门门根据资金金安排、使使用计划、预预付情况及及合同约定定办理款项项支付手续续。1）日常采采购付款：根据采购购购销合同同或协议规规定的付款款期限及方方式，财务务部成本主主管对验收收入库单及及供应商开开具发票进进行核对审审查，无误误后编制采采购供应商商付款情况况明细表，经经采购部复复核签字后后，报财务务部经理，总总经理审批批签字后由由出纳办理理付款。2）紧急采采购付款：采购部根根据部门申申购紧急采采购物资的的采购申请请单、验收收直拨单、发发票等原始始单据提出出申请，由由财务部经经理审核、总总经理审批批后办理付付款。3）预付款款项规定：采购部按按照购销合合同或协议议规定的预预付款项的的付款方式式及金额填填写预付款款申请单，将将合同或协协议复印件件附在预付付款项申请请单后。预付款申请请单由采购购部主管签签字，财务务部经理审审核，总经经理审批后后由财务部部支付。采购部按照照购销合同同或协议规规定的交货货时间及货货物质量要要求对货物物进行验收收合格后，验验收保管员员填写验收收入库单，供应商开开具发票并并由采购部部申请，财财务部复核核、总经理理审批后办办理支付余余款。五、招标流流程1）当指定定采购物品品或者所需需服务花费费超过500,0000元人民币币时需要招招标进行。申申请部门需需要准备相相关产品或或者服务以以及指定工工作的细节节，采购部部会在招标标报价，出出价发面予予以协助。申申请部门可可以建议他他们已知的的供应商参参与招标。所所有递交上上来的报价价必须密封封，并在信信封上注明明“仅限翰翰谊馆俱乐乐部”字样样，放置在在招标箱中中。这些出出价，报价价文件只能能在招标委委员会现场场打开。招招标委员会会需要监视视整个出，报报价过程以以及招标过过程，以确确保招标过过程的透明明和竞争力力。2）招标委委员会需要要包括：总总经理、副副总经理、财财务总监、申申请部门负负责人、采采购部负责责人。3）招标委委员会必须须参加公开开招标的全全过程，以以确保收到到所有的出出，报价。在在此之后，采采购部要总总结出招标标结果，并并向申请部部门提供相相关评估和和建议。申申请部门得得到的招标标需要获得得相关批准准。4）确定供供应商并得得到批准后后，采购部部会将中标标函送达供供应商。也也同时将中中标函递交交到总经理理办公室、财财务部和申申请部门。注：本制度度由采购部部制定并解解释，未尽尽事宜以采采购部发文文为准，增增加新的政政策制度经经总经理批批示后方可可执行。第二节 验收及库库房管理员员工作流程程财务制度和和程序Policcy Nuumberr 序号: Purcchasiing-0002/110Effecctivee Datte 生效日期 : Jul/22010Superrcedees Noo.废止号 :Prepaared By 制定人 : Superrvisoor off purrchassing收货及库房房职责与流流程Approoved By 批准人: GMDistrributte too 发放:All DDept. Heaads && GM of CClub 概要MISSSIONN 在在财务部主主管的直接接指导监督督下负责仓仓库的成本本状况，收收货员的职职责是确保保所有翰谊谊馆俱乐部部所订购的的商品进入入俱乐部后后可被妥善善管理，并并在使用部部门认同到到货商品的的质量和其其他要求的的情况下，才才可转送到到库房或由由使用部门门领走。库库管负责对对所有物品品成本的控控制和核算算事务的处处理。目的OBJJECTIIVE 制制定此政策策的目的确确保所有的的商品有良良好的收货货秩序，保保证各类物物品有充足足的供应，避避免积压，降降低成本，节节约资金。执行程序PPROCEEDUREES: 收收货流程：1、 坚持按照收收货程序开开展工作，以以做好俱乐乐部货物的的验收工作作，确保所所有到货的的商 品都有相应应的订单才才可收货。（采采购订单/杂货清单单/市场调调查表/收收货纪录）2、收货员员在收到经经批准、审审核有效的的采购订单单后，要认认真查看分分部门，分分类装订好好， 以被到货时时核对检验验。对于每每天上午厨厨房所定的的鲜活食品品，要提前前做好验收收准备工作作，如有问问题，提前前与使用部部门联系。鲜鲜活食品到到货验收合合格后，迅迅速安排入入库或通知知使用部门门，以保证证食品的新新鲜程度。确保到货的商品与所订商品的基本信息相符。（供应商名称、地址、订单类型、商品类别和数量等。）确保是与批准前的订货商品相匹配。3、无论是是采购人员员自购货物物，部门自自行购买物物品，还是是由供货商商供货项目目，都必须须首先与收收货员联系系，说明俱俱乐部采购购单号码及及需货部门门，收货员员根据采购购单上的内内容检查来来货的数量量、规格、质质量、保质质期及价格格等是否符符合收货标标准，要严严把质量关关，杜绝一一切不符合合使用标准准及卫生标标准的货物物进入俱乐乐部。以避避免影响了了正常的运运行、接收收和库房的的运作。4、已收到到的货物均均要在采购购订单上注注明到货数数量、单价价、收料单单号码及到到货日期等等。 所有申请的的货物/商商品必须称称重或计算算其数量。对对于像肉类类、家禽和和其他特殊殊产品的发发送，必须须得到相关关部门负责责人的批准准。5、对于已已全部销号号的采购单单要定期另另行装订，以以备查阅，未未全部完成成的到货、销销号的采购单要要经常与采采购人员联联系，说明明情况。或或催其到货货、或是否否取消该项项目，并妥妥善保管，以以保证采购购单的继续续使用。6、在收货货时，对购购入的项目目、规格、质质量、款式式等内容难难以确认的的情况下，主主动请求使使用部门协协助确认，共共同完成验验收工作。7、在验收收中发现有有不符合要要求的项目目，均有权权提出退货货要求，做做到当时处处理，及时时更换。并及及时通知采采购人员和和使用部门门。遇有下下列情况的的，可拒绝绝验收呈报报请示上级级领导处理理： A.未按按采购订单单购进的或或与合同标标的不符的的不验收； B.货品品质量不合合格的不验验收； C.鲜活活食品已发发生变质，或或以次充好好的或无检检疫合格证证明不验收收； D.购入入的食品没没有保质期期的，已超超保质期或或保质期将将至的不验验收。8、 对于贵重物物品和需要要技术鉴定定的货物与与使用部门门共同验收收。9、货物到到达验收完完毕后应及及时办理收收货手续，开开具收货单单，并将货货品入库或或督促使用部门领取取。并在收收货单上双双方做签收收。及时录录入俱乐部部财务办公公软件系统统，以便财财务部其他他人员开展展进行下面面的工作。10、凡俱俱乐部购入入的货物一一律开具收收货单。一一张有效的的收货单必必须同时具具备下列内内容：收货日日期、使用用部门、入入库或直拨拨、采购单单号码或合合同、供应应商名称、数数量、单价价、金额、总总金额、收收货员签字字、使用部部门或仓库库保管员签签字。11、做好好相应的收收货记录给给相应的部部门和供应应商。12、保持持和维护收收货区域和和办公室在在任何时候候都要干净净和整洁，并并且协调管管事部妥善善 保养收货区区域和装载载区域的卫卫生情况。仓库管理员员流程：1、负责处处理关于各各种物品的的品项、种种类和数量量的表格，确确保进入库库房的品项项有相关 适宜宜的单据（收收货记录、采采购单等）2、确保每每项出库的的品项有指指定的适宜宜的人授权权并审批。3、定期检检查库房品品项，确保保各品项在在相应适宜宜的库存量量之下，所所有食品不不得过期。保持库房整整洁、有序序，确保门门锁好并被被监控。无无相关人士士不得进入入库房，确确保库房的的安全。4、协助月月末库存盘盘点。a. 仓库保管员员应该经常常抽查各类类物资，了了解实物与与卡片或账账目是否相相符，如有有不符，应应彻底查对对。b. 财务部成本本人员应定定期对仓库库物资进行行抽查，以以利于账实实相符，帐帐帐相符。c. 每月25日日对库存物物资进行清清查盘点，盘盘点人员由由仓库保管管员会同财财务成本人人员组成。对对盘点结果果，要填列列盘点表及及文字说明明，对库存存长期不用用停滞的物物品提出意意见和建议议报财务部部审查。d. 库存物资由由于自然灾灾害、自然然耗损、霉霉变等情况况，致使物物资损失，应应填列详细细报损说明明书，并提提出处理意意见后送交交财务部审审批，按规规定程序批批准后，进进行账务调调整。5、及时录录入俱乐部部财务办公公软件系统统，以便财财务部其他他人员开展展进行下面面的工作。确保所有交交易事项的的种类、数数量、部门门、会计数数据、入账账日期正确确并予以核核算。 6、确保保有合适的的卫生标准准的政策、库库存流程，要要适应政府府的卫生标标准和条款款。及时处理其其他的主管管所委任的的有关工作作。注：本制度度由采购部部制定并解解释，未尽尽事宜以采采购部发文文为准，增增加新的政政策制度经经总经理批批示后方可可执行。第四章 采购部管理理制度采购部管理理制度Policcy Nuumberr 序号: PPurchhasinng-0003/100Effecctivee Datte 生效日期 : Jul/22010Superrcedees Noo.废止号 :Prepaared By 制定人 : Superrvisoor off purrchassing purcchasiing ppurchhasinng采购部管理理制度Approoved By 批准人: GMDistrributte too 发放:All DDept. Heaads && ExeecutiivePage 12 of 13 第一一节 采采购部管理理制度一、 总则则 为加强采购购工作的管管理，提高高采购工作作的效率，制制定本制度度。所有的的采购人员员及相关人人员均应以以本制度为为依据开展展工作。 二、 目的的作用1、可作为为供应部开开展工作的的规范依据据。2、可作为为公司领导导考核供应应部工作业业绩的衡量量依据。3、可作为为供应部人人员工作中中相互监督督与协作配配合的依据据。三、采购部部人员职责责及管理制制度 1、热爱本本职工作，勤勤于学习新新技术，了了解新产品品，注意市市场信息的的积累。 2、廉洁奉奉公，不徇徇私舞弊，不不违法乱纪纪，勤俭节节约，讲究究职业道德德。 3、编制采采购计划。负责根据据生产、总总务、设备备及检验等等各部室物物品需求计计划，编制制与之相配配套的采购购计划，并并组织具体体的实施，保保证经营过过程中的物物资供应。5、负责公公司生产所所需材料的的采购工作作。负责原原辅材料、包包装材料、备备品、备件件、办公用用品、检验验用品及燃燃料等的采采购供应工工作。6、负责供供应商的开开发、管理理及维护工工作。 7、坚决执执行各项采采购工作制制度及公司司各项规章章制度。 8、大项材材料必须做做招标工作作，其他材材料询价必必须三家供供应商以上上参与。 9、积极了了解材料的的短缺、发发货、验收收等实际情情况，早知知道，早处处理。 10、及时时协助财务务部对照欠欠款数额或或者合同要要求安排对对供应商进进行付款。 11、加强强物资供应应档案的管管理，做好好物资信息息情报的工工作，建立立起牢固可可靠的物资资供应网络络，并不断断开辟和优优化物资供供应渠道。12、做到到每周一小小结，每月月一总结，每每年一审核核。 13、完成成领导交办办的其他工工作。 第五章 采购部表格格管理一、采购申申请单 PUR-TF-00001-20100(见附件件)二、验收入入库单 PUR- TF -00022-20110（见附附件）三、领料单单PUR- TF -00033-20110（见附附件）四、直拔单单PUR- TF -00044-20110（见附附件）五、厨房每每日订单PUR- TF -00005-20010（见见附件）581