文件和资料管理办法30507.docx

（本部使用，不得外传）中国水电建建设集团十十五工程局局有限公司司亭口水库工工程项目部部 文 件件 文件和资料料管理办法法2010年年6月5日日发布 20005年6月月10日实实施陕西省水电电工程局（集集团）有限限责任公司司引 红 济济 石 项项 目 经经 理 部部 文件名称质量（20005）0033文件和资资料管理办办法编 写徐 萍审 核李 渊批 准强东会版 次1修改次0发布日期2005年年6月5日实施日期2005年年6月10日目 录录1、目的-332、范围-33、依据-34、职责-35、术语/定义-36、工作程程序-37、文件和和资料的更更改、换版版和作废-78、记录-8 1、目的为了对与质质量体系及及工程质量量有关的文文件和资料料进行控制制，确保质质量管理体体系运行，在在引红济石石调水工程程的施工过过程中使用用文件和资资料的有效效版本，特特定本办法法。2、范围本办法适用用于引红济济石调水工工程项目经经理部质量量体系及工工程施工过过程中所有有文件和资资料的管理理与控制。3、依据本办法依据据Q/SPPBCX0120011文件控控制程序、QQ/SPBBSC20011质量手手册和本本部质量量计划。4.术语/定义 本办法法采用GBB/T199000-20000标准中相相关的术语语/定义5、职责5.1、总总工负责本本办法的保保持与改进进；5.2、质质安部负责责本工程质质量体系文文件的控制制和管理，工工程技术部部负责技术术文件和资资料的控制制和管理； 5.3、综综合办公室室负责本办办法的协作作实施。6、工作程程序文件和资料料控制过程程如图所示示文件策划编 写审 核N批 准Y分类编目印 制外来文件标 识识 别分发记录分类编目标 识必要的评审审分发记录文件变更旧文件处置记录标识借阅过期销毁记 录归档保存6.1、文文件和资料料的分类6.1.11、质量体体系文件质量计划及及支持性文文件、质量量记录、质质量管理细细则、有关关规定/制制度/办法法6.1.22、技术文文件和资料料a)内部文文件：施工工组织设计计、技术方方案、作业业指导书等等；b)外来文文件：设计计单位/顾顾客提供的的设计图纸纸及设计变变更文件，业业主/监理理的文件，质质检文件，技技术标准，技技术会议纪纪要及竣工工验收文件件、合同技技术条款及及其变更的的文件。6.2文件件编制、审审核及批准准发放6.2.11质量体系系文件和资资料的编制制、审核及及批准a)质量计计划及支持持性文件由由质安部负负责组织编编制，总工工审核，并并确定发放放范围，填填写文件件发放范围围审批表，并并由经理批批准。b)有关规规定、制度度、办法由由经理部相相关部门负负责编写、审审核并确定定发放范围围，填写文文件发放范范围审批表表，并由由经理批准准。c）质量记记录、管理理细则由质质安部编制制，质安部部部长审核核，并确定定发放范围围，填写文文件发放范范围审批表表，由总总工批准。d)国家或或行业技术术标准/规规范/规程程，由质安安部登记，部部门领导审审核适用性性和确定发发放范围，填填写文件件发放范围围审批表，总总工批准。6.2.22技术性文文件和资料料的编制、审审核、批准准a)施工组组织设计、技技术方案、作作业指导书书由工程技技术部组织织编制，部部门领导审审核，填写写文件发发放范围审审批表，由由总工批准准。b)业主、监监理提供的的图纸、文文件由工程程技术部收收文、登记记、部门领领导批阅后后，确定发发放范围，填填写文件件发放范围围审批表，经经总工批准准。6.3文件件和资料的的编号3.1文件件资料共分分三类：质质量、技术术、规范及及标准；3.2质量量、规范及及标准文件件由质安部部编号并发发放，技术术文件由工工程技术部部编号并发发放。6.4文件件的标识6.4.11文件由发发放人标识识6.4.22在文件的的封皮上打打印或加盖盖标识图章章6.4.33文件标识识如下：受控状态发 放 号号XXX持 件 人人XXX说 明：受控状态态一栏中注注明受控或或非受控6.5文件件和资料的的发放、保保存、归档档6.5.11质安部对对本部的质质量体系文文件和资料料、对该项项目所适用用的国家和和行业技术术标准、规规范、规程程进行统一一编号、标标识、编制制文件发发放记录，按按照批准的的发放范围围进行发放放，并将一一份原件保保存、归档档。6.5.22工程技术术部对技术术文件和资资料统一编编号、标识识、编制文文件发放记记录，按按照批准的的发放范围围进行发放放，并将一一份原件保保存、归档档。6.6文件件和资料的的使用控制制6.6.11质安部编编制质量量体系受控控文件清单单，工程程技术部编编制技术术性受控文文件清单6.6.22受控文件件和资料的的所有持件件人都必须须妥善保管管所使用的的文件和资资料，任何何人都不得得以任何理理由私自复复制和对外外提供。如如持件人调调离或文件件需要修改改时须交还还质安部/工程技术术部，由文文件管理人人员作收回回记录。6.6.33在本部质质量体系运运行范围内内，不得使使用文件的的复印件的的文件，一一经发现立立即由文件件管理人员员收回并销销毁。6.6.44当文件使使用人的文文件资料破破损或丢失失时，经部部门领导确确认后，到到相关部室室办理更换换手续，并并交回破损损文件，换换发新的文文件。6.6.55当文件使使用人将文文件丢失后后，应到相相关部门办办理重新补补发手续，原原发放编号号作废，并并进行记录录。6.6.77质安部要要及时更改改该项目适适用的国家家和行业标标准、规程程、规范保保证使用最最新的有效效版本（发发有效版本本、收失效效版本）。6.6.88当业主提提供的图纸纸、资料份份数不够使使用时，由由工程技术术部复制，复复制需经总总工批准，并并做好记录录。7、文件和和资料的更更改，换版版与作废7.1、当当文件需要要更改时，由由文件的编编制部门填填写文件件更改申请请单，说说明原因，经经审批人审审批，形成成文件更更改记录，发发给所有持持件人，并并在受控控文件清单单上标明明更改记录录序号。7.2、更更改方式文件的持件件人按文文件更改通通知单的的要求，对对文件进行行修改，并并将文件件更改通知知单附在在文件后面面。7.3、文文件的换版版与作废文件经多次次更改或需需要进行大大幅度修改改时应进行行换版，新新的版本的的编写、审审批、发放放按本办法法6.2条款执执行；对作作废的文件件和资料由由质安部/工程技术术部按文件件的发放记记录收回，同同时加盖作作废印章，经经总工批准准后集中销销毁，需保保留的作废废文件应加加盖“作废”和“保留”资料印章章。 8、记录本办法形成成下列记录录，样表附附后。附表一 收文文记录附表二 受控控文件发放放范围审批批表附表三 受控控文件发放放记录附表四 受控控文件清单单附表五 文件件借阅登记记表附表六 文件件发放登记记表附表七 文件件更改申请请审批表附表八 文件件更改通知知单附表九 文件件更改记录录附表十 文件件归档登记记 附表一收 文 记 录序 号日 期收文编号文件名称份 数发文单位收文人备 注附表二受 控 文文 件 发发 放 范范 围 审审 批 表表 编号号：文件名称文件编号版次修改次序号拟发放单位位或个人份数备 注批准人： 年 月月 日 编制人： 年 月 日附表三受 控 文文 件 发发 放 记记 录 表表 编号：文件名称编码/编号号发放依据发放编号领用人份数签名领用日期备注审查人： 发放人： 附表四 受 控 文 件 清清 单 文件编号文 件 名 称印刷份数发放份数发放时间版次修订状态备注审核人： 制表人： 年 月 日附表五文 件 借借 阅 登登 记 表表 文件编号文件名称借阅份数限归还日期期借阅人批准人借阅时间归还日期备注 管理理人： 第 页页附表六文 件 发 放 登登 记 表序 号时 间收 文 单 位文 号文 件 内 容签 字附表七文 件 更 改 申申 请 审 批 表表文件编号文 件 名 称更改理由更改内容备注批准人： 审审核人： 申申请人： 年年 月 日 附表八文 件 更 改 通通 知 单通知单位/人员更改文件名称编号更改的内容容更改的方法法备 注审核： 制制表： 年年 月 日 附表九文 件 更 改 记记 录 表文件编号文 件 名 称更改内容份数领用人领用时间备注批准人： 审审核人： 申申请人： 年年 月 日 附表十文 件 归 档 登登 记 表序号文 件 内 容文 号页 数日 期备 注审 核： 制制 表： 第 页