第三章哈佛经理会议准备4201.docx

哈佛管理技技能培训教教程：第十十一单元 哈佛经理理手册 第第三章 哈哈佛经理会会议准备第三三章 哈佛佛经理会议议准备 会务准备 主席应应如何控制制会议以增增进其实效效?谈到控控制，管理理学界有这这么一句脍脍灸人口的的名言，可可供作参考考：最好的的控制便是是避免丧失失控制!为为了避免对对召开的会会议丧失控控制，主席席应在开会会之前做妥妥准备工作作。就一般般性的会议议而言，开开会之前的的准备工作作至少包括括下列八项项： (1)会议目标标的设定； (2)与会者的的选择； (3)会议时间间的选择； (4)会议地点点的选择； (5)会议场地地的布置； (6)议程的指指定； (7)会议通知知的派发； (8)开会前的的最后审查查。 会议目标的的设定 决定召召开会议之之后的第一一项最重要要的准备工工作，便是是设定会议议目标。良良好的会议议目标应符符合四项要要求： 1.会会议目标必必须用书面面列明 许多会会议主持人人在规划会会议的时候候，都以为为没有必要要将目标写写出来。他他们常说他他们已将目目标记在脑脑中，而且且只要他们们时常想起起它们，则则是否诉诸诸文字，将将不会产生生任何实质质上的差别别。其实，这这是一种似似是而非的的论断。用用书面方式式写下会议议目标，可可以产生三三种好处：第一、有有助于目标标内涵澄清清；第二、书书面目标较较不容易被被遗忘；第第三、当目目标种类繁繁多时，以以书面写下下比较容易易调和它们们之间的潜潜在矛盾。 2.会会议目标必必须切合实实际 所谓切切合实际，即即指具有实实现的可能能。但是“会议目标标必须切合合实际”这句话，并并不意味会会议目标应应该是容易易实现的。事事实上，一一种不是轻轻易能够实实现的目标标，对目标标的追求者者才具有真真正的挑战战性。这即即是说，会会议目标不不但应具有有相当的挑挑战性，而而且也应该该有被实现现的可能。 3.会会议目标必必须具体而而且可以衡衡量 含糊笼笼统的目标标极难充作作行动的指指南。例如如某单位主主管因为感感到该单位位产品不良良率过高，而而决定开会会研讨降低低产品不良良率方案。倘倘若他将会会议目标认认为“探讨如何何降低产品品的不良率率”，则该目目标肯定难难以充作与与会者提供供意见的指指南，因为为他没有具具体地指出出产品的不不良率应降降低多少，以以及应在多多长的时间间内达到这这个结果。但但若他将会会议目标改改订为“探讨如何何在十月底底之前令产产品不良率率由目前的的5%降低低至3%”，则上述述缺点将不不复存在。 4.会会议目标所所表明的必必须是“应实现什什么”，而非“应做什么么”“应做什么么”是以主席席为本位，而而“应实现什什么”则是以成成果为本位位。以主席席为本位的的目标，远远不如以成成果为本位位的目标那那样具有实实效。例如如当会议目目标被订为为“向员工宣宣传新的告告假程序”时，主席席可能只会会照本宣科科一番而草草草了事，但但若会议目目标被订为为“令员工了了解新的告告假程序”，则主席席将不能不不关心员工工对新的告告假程序，是是否已真正正了解。 与会人员的的选择 会议目标设设定之后，紧紧接着便决决定与会的的人选。主主席原则上上只应考虑虑邀请下列列两类人士士与会： 1.对对实现会议议目标有潜潜在贡献的的人 会议既既然是以目目标的实现现为导向，因因此主席在在决定与会会者人选之之际所应优优先考虑的的，便是邀邀请对实现现会议目标标有潜在贡贡献的人参参与。但这这并不意味味这些人非非出席会议议不可，因因为主席有有时可以在在会议之前前约见他们们，并征求求他们的意意见。这样样做，将可可免除他们们出席会议议。 2.能能够因参与与会议而获获得好处的的人 让这些些人参与会会议，固然然有助于会会议功能的的发挥，但但主席也可可故意不邀邀请他们参参与，而只只在会议之之后，将开开会的结果果通知他们们。 主席对对于难以分分辩是否应应该邀请的的人士，最最好能采取取“宁可邀请请，而不排排斥”的原则，邀邀请他们参参加，以免免遗漏。 需要特特别留意的的是，与会会者人数不不宜太多。理理由有三： (1)会议的成成本非常昂昂贵，因此此没有必要要出席或列列席的人士士，尽量不不要让他们们参加。 (2)在定好的的会议时间间内，与会会者人数一一多，则每每一位与会会者的平均均参与机会会将随之减减少。 (3)与会者人人数一多，沟沟通将趋于于困难。例例如当与会会者只有33个人的时时候，沟通通渠道只有有6个；与与会者增至至4个人，沟沟通渠道增增至12个个；与会者者增至8个个人，沟通通渠道增至至56个；其余依此此类推。沟沟通渠道越越多，与会会者对信息息的掌握能能力将越低低。 一般管理者者所公认的的较理想的的与会人数数，是57人。因因为在这样样的人数下下，不但沟沟通不致发发生困难，而而且与会者者普遍拥有有较多的参参与机会。倘倘若与会人人数甚多，譬譬如多至220人以上上，主席可可以视实际际需要而采采取分组讨讨论方式，处处理各种议议案。 一名员工每每次参加企企业会议，都都会使公司司受到某些些方面的损损失。因此此，实用经经济学要求求每份邀请请都必须有有建设性作作用。假如如一个人并并非必须参参加会议，他他的时间就就能在其它它方面为公公司多作贡贡献。而且且，没有兴兴趣的出席席者会造成成妨碍。 要把每一位位参加会议议的人都看看作资源。资资源的利用用应按照需需要，而不不是多多益益善。一间间拥挤不堪堪的房间可可能使参加加会议者泄泄气、不能能实现自己己的目的。 为了从每个个资源得到到最大好处处，管理部部门既不能能把与会者者的责任和和技能认为为是当然的的，也不能能假定其个个人目的和和公司的目目的一致。人人们希望从从会议得到到的东西往往往不是会会议主持人人所确定的的会议目标标。 要把企业会会议看成是是一个若干干个人的群群体，他们们必须互相相影响以完完成某项工工作；不要要单纯问谁谁应当参加加，而要问问为什么参参加。下面面是请你考考虑的一些些因素： (1)参加加会议的人人将在多大大程度上涉涉及会议的的行动后果果? (2)这个个人在中心心议题的专专门知识方方面，是否否确有需要要或能有所所贡献? (3)这个个人以前对对这种情况况，有没有有经验，或或者与所涉涉及的议题题或人物是是否有特殊殊关系(例例如代表某某一特殊利利益的小组组)? (4)级别别或地位是是否适合于于这个小组组?(下级级职员和他他们的上司司在一起参参加的时候候，心理上上常会不自自然，以至至于影响他他们反应的的质量和真真实性。) (5)假如如要做决议议，这个人人是否能做做(他不应应是一个从从属的人，这这种人可能能缺乏完整整的全面知知识和适当当的权威)?(6)他他是否具有有行政或法法律责任来来进行审查查或决定? (7)为帮帮助会议开开得成功，这这个人能不不能通过抵抵制已知的的意见以形形成均势，提提出一个不不偏不倚的的客观见解解，或发挥挥评论者或或媒介者的的作用? (8)他的的才能或职职责是否与与其他与会会者重复? (9)由于于某种理由由，他或她她的出席是是否会妨碍碍会议的总总体成效? (10)是是否时间、工工作量及其其他因素都都能使与会会者安心参参加全部会会议，而不不是人在心心不在? 出席人应当当提前了解解的事项 1交通 (1)谁预预定飞机票票?是个人人，还是公公司? (2)如果果人们自己己预定，他他们找谁?是否用一一个负责人人的姓名，以以便电话接接线员一听听就知道? (3)他们们应计划在在什么时候候到达? (4)预定定飞机票何何时截止? (5)从飞飞机场到会会议场所是是否提供交交通工具?谁提供? (6)如果果不提供交交通工具，个个人如何自自行安排交交通? 2会议场场所要几人同同住一室吗吗? (1)如果果是这样，能能否挑选室室友?还是是和生人同同住，以便便人人都能能多结识一一些朋友? (2)人们们能否指定定禁止吸烟烟的房间(许多场所所现有此种种房间)或或不吸烟的的室友? (3)有无无健身俱乐乐部?游泳泳池?高尔尔夫球场或或网球场?其它娱乐乐设施? (4)人们们是否须自自备体育用用具? 3衣服 (1)会议议场所设施施在门厅和和餐室是否否有衣着规规定? (2)公司司管理部门门要求会议议期间何种种程度地遵遵守礼节或或不拘礼节节? (3)娱乐乐活动，有有精致装饰饰的宴会或或宴会是否否需要特别别衣着? 4会议 (1)人们们是否应当当携带卷宗宗或顾客记记录? (2)会前前是否有须须完成的任任务? 会议时间的的选择 主席在选择择会议时间间时，首先先应该考虑虑的便是自自己的时间间，此即能能令自己获获取充分准准备以及方方便自己作作息的时间间。这种作作法并不表表示主席是是一位自我我中心的人人，因为主主席既然是是会议成败败所系的关关键性人物物，在选择择会议时间间时，自然然应以适合合自己的时时间为优先先考虑。这这是一种实实事求是的的作法。其其次，主席席也应该考考虑方便与与会者出席席的时间，以以及为与会会者所喜爱爱的时间。倘倘若与会者者对会议时时间有所不不满，则会会议目标的的实现，势势必遭受不不利的影响响。 会议时间必必须包括起起止时间。经经验显示，绝绝大多数的的会议都只只列明开始始的时间，而而无结束的的时间。这这样的作法法有两种严严重的缺陷陷： (1)与会会者无法对对会后的工工作预作规规划。 2)会议的的效率势必必降低，因因为既然没没有终止的的时间，本本来一个小小时可以结结束的会议议，则可能能被拖到三三个小时才才结束，这这不幸应验验了帕金森森定律工作将被被延伸，以以便填满可可供完成工工作的时间间。为了避避免上述两两种缺陷，每每一场会议议都必须列列明结束时时间，而且且都必须按按照这个时时间准备结结束。就算算有些会议议譬如说说解决问题题的会议难以确确切地把握握结束时间间 但主席至少少应指明会会议大约会会在哪一个个时间结束束。 为了避免会会议过分冗冗长，有些些管理者故故意将会议议安排在距距午餐、某某种活动或或是下班之之前不久举举行。这是是一种可以以考虑采取取的方法。 至于一场会会议到底应应为时多久久，这虽无无一致的看看法，但多多数的管理理者均同意意，以不超超过一个半半小时为限限，因为一一般人能保保持注意力力集中的时时间，最长长大概不超超过一个半半小时。(这大概也也可以说明明何以大多多数电影的的放映时间间，都在一一个半小时时左右。)但若会议议中所探讨讨的是极其其严肃的或或是极其困困难的主题题，则一场场会议的时时间以不超超过一小时时为宜。但但这并不是是说一场会会议不能长长到两小时时以上，因因为一旦议议案多，则则会议时间间将不能不不相应延长长。但须注注意的是：一场会议议的时间超超过一个半半小时，则则中途应腾腾出若干时时间作休息息之用。 最后，我们们还想提醒醒你：例如如主席不坚坚守原定时时间主持会会议，则宁宁可另择时时间开会，而而不应轻易易找人代为为主持。重重要的会议议，更特别别要遵守这这个原则。 会议地点的的选择 许多人在从从事会议规规划时，都都以“方便”主席的方方便以及与与会者的方方便，作为为选择开会会地点的依依据。这样样做并不妥妥当，因为为“方便”只是选择择开会地点点的诸种考考虑之一。会会议地点选选择，至少少应顾及下下列七个条条件： (1)场地地必须有空空档且可供供使用。 (2)场地地必须够大大以便容纳纳与会者及及视听器材材。有人认认为平均每每一位与会会者若能拥拥有1.55米2的空空间，才算算理想。 (3)必须须拥有包括括桌椅在内内的适当家家具。会议议时间愈长长，所使用用的桌椅愈愈应令与会会者感到舒舒服。不过过，却不应应该令与会会者舒服到到无心开会会的地步。 (4)必须须拥有充足足的照明及及通风设备备。 (5)必须须能免于声声音、电话话、访客等等干扰，以以防与会者者分心。 (6)必须须令主席及及与会者大大致方便。 (7)成本本必须低廉廉。 以上七个条条件之中，前前四个可视视为任何会会议地点的的必备条件件，缺一不不可，但后后三个条件件则往往因因相互冲突突而无法同同时具备。例例如为节省省开支及令令与会者大大致方便，主主席将会议议地点定在在与会者办办公室的附附近。但是是，由于会会议地点太太接近办公公室，就会会在会议进进行中常有有电话或访访客的干扰扰。此外，与与会者也常常在会议进进行中伺机机进出会场场。反过来来说，倘若若为了令与与会者专心心开会，主主席遂将会会议地点改改在远离与与会者办公公的地方。但但是会议地地点遥远，不不但令与会会者感到不不便，而且且也令会议议成本因而而提高。许许多管理者者对会议地地点的选择择都有这样样的共同认认为：一般般性的会议议或是为时时较短的会会议，原则则上应在与与会者办公公室附近召召开，但是是特别重要要的会议或或是为时较较长的会议议，则应选选择远离与与会者办公公室的地方方召开。 1选择地地点 在其它条件件相同的情情况下，如如果会期短短，最佳会会址是大多多数参加者者旅途最短短的地方。如如果会期较较长，那么么，旅途远远近就不如如主要商业业中心或人人们常去的的地方重要要。 越来越多的的机构发觉觉机构外的的会址能增增加会议成成功的机会会。有些企企业报告说说，多样化化的会议地地点能激发发兴趣，并并为常规功功能增加新新的方面。而而且，它为为会议的便便利、服务务工作和可可能安排的的项目提供供更为广泛泛的范围。 2考虑利利用会议中中心 一下子解决决许多后勤勤问题的好好办法是在在一个会议议中心开会会(不要混混淆会议中中心与大会会中心，后后者一般要要大得多)。会议中中心这个概概念在过去去十年中已已臻完美，现现在是开两两百人以下下会议的主主要地方。 美国典型的的会议中心心是康涅狄狄格州南贝贝里的哈里里森会议中中心。各种种专家讨论论会和专题题讨论会在在这里各开开二天，平平均参加人人数为2001000人。会议议在长达一一年之前就就需预定。设设施有先进进水平的会会议中心和和度周末的的地方，备备有二十间间会议室，每每间大小从从二十到三三千平方英英尺不等。座座位从十二二个到二百百二十五个个不等，并并可安排成成剧场式、教教室式、宴宴会厅式或或讨论会式式。 典型的中心心座落在没没有大城市市的汽车、飞飞机和行人人交通干扰扰的地方。这这种中心一一般包括供供会议用的的一所有充充足房间的的旅馆，一一个咖啡馆馆和一个餐餐馆。可以以安排全套套会议服务务项目，包包括就餐、客客房、会议议室、便笺笺本、铅笔笔、标准的的视听器材材、咖啡供供应、以及及供娱乐使使用的设施施等。 注意：不管管会议主持持人是新手手还是行家家，他都会会发觉和良良好的会议议中心共事事可以减少少许多计划划难题。由由于这种中中心适合小小型会议，它它能估计到到主持人的的需要，从从而减轻他他所肩负的的许多细节节。而当把把所有收据据加到一起起时，费用用不一定更更高。会议议中心在各各国已如雨雨后春笋般般兴起，新新的中心还还在继续开开办。最好好的一些中中心位于大大城市附近近的老房子子里，但是是要仔细选选择。 3及早提提前预定 在计划开始始时就预定定地点如有必要要，可以是是暂时性的的，这样做做有百利而而无一弊。最最好的开会会地点要及及早预定。最最受欢迎的的开会地点点时常要提提前五年预预定。围绕绕可供使用用的场地和和设施设计计方案，比比物色完全全适合于既既定方案的的设施要容容易。 初步的寻找找场地可以以通过邮件件进行，条条件是你能能提供你的的要求细节节的概要和和拟议的各各个日期。招招标应包括括下列各项项： (1)活动动的一般安安排(附上上以前类似似活动的方方案有助于于场地管理理部门参考考)。 (2)开会会场地的要要求分别对对圆桌讨论论小组、群群众大会、陈陈列区、宴宴会等提出出要求；说说明每项占占用的具体体时间，以以及参加的的人数等。 (3)简述述拟议的社社交活动。 (4)说明明是否需要要特殊场地地、设备、伙伙食或人员员条件。 (5)套房房、单人房房间、双人人房间各需需若干，并并说明与会会者住宿的的天数。 你在和场地地管理部门门初步函商商时，最好好限于要求求下列各项项：可供多多大场地、价价格表及平平面图。在在预定大会会地点时，大大多数财务务细节是可可以磋商的的。最终预预定场地应应以亲自视视察建筑物物为准，平平面图可能能靠不住，亲亲自视察实实际结构装装置。 4彻底视视察开会场场地 大会管理人人和会议物物质安排的的负责人应应视察拟议议中的会议议场地。适适当的核对对细目应包包括下列各各项： (1)检查查考虑中的的全部会议议室或场地地。不要认认为任何两两个房间都都一样；要要检查每个个房间的物物质条件，以以发现不合合适的照明明或通风、不不方便的休休息室、妨妨碍安静的的通道或出出口、不恰恰当的场地地分配及其其他问题。如如果怀疑一一个房间是是否能容纳纳会议要求求的座位数数字，就坚坚持试摆以以核对容量量。 (2)随意意抽查一个个单人房间间、一个双双人房间和和一个套房房的设备。特特别要警惕惕所谓“二等”设备，因因为有些旅旅馆把客人人分为社会会的和参加加会议的。检检查家具、床床铺的质量量以及全面面清洁情况况。 (3)检查查登记，会会议管理以以及其它后后勤所在地地。要便于于进来的客客人寻找，便便于到达所所有的会议议地点，并并有加锁的的储藏处。 (4)检查查膳食供应应。要求提提供过去的的各种菜单单。在没有有旅馆人员员陪同下，检检查每一个个餐厅的一一般伙食。注注意服务质质量和员工工态度。 (5)假如如被指定的的房间不在在同一层楼楼，则须检检查电梯的的服务情况况。参加者者来往于各各会议室是是否会发生生困难、造造成延迟以以及使会议议停顿。 (6)检查查可得到的的服务项目目、营业时时间和社交交与娱乐活活动的费用用。 (7)确定定来往于会会场及社区区之间有无无交通及停停车便利。 5签订书书面合同 会议和大会会已经成为为许多旅馆馆和会议中中心的重要要收入来源源。他们渴渴望获得你你的业务，渴渴望使你满满意。大型型会议几乎乎每一个方方面都可以以谈判：房房租、宴会会费用、会会议场地、宣宣传邮件以以及其它大大量细节，都都可以讨价价还价。 一旦谈妥一一切细节，极极为重要的的是把口头头协议变成成书面形式式，分别详详列每项具具体安排。你你的最终合合同或协议议应包括如如下的细节节： (1)确定定全部会议议场地，包包括每个房房间的名称称及可供使使用的时间间。餐桌座座位安排、视视听器材以以及其它设设备的图表表都应草签签并附于协协议书。 (2)确定定保证的客客房间数、房房费表以及及如果是是美国式包括的的伙食及服服务。如有有可能，应应列入开会会团体大多多数人的到到达和离去去日期、房房租起算和和退租日期期以及不受受约束的客客房退房日日期。 (3)确定定由旅馆提提供的免费费商品和服服务(例如如会议室及及其布置，特特别装饰，欢欢迎会的音音乐和酒，飞飞机场接机机，特别的的娱乐活动动，工作人人员伙食，电电影放映员员及其他额额外人员)。 (4)确定定小费安排排，包括用用餐、整理理房间的女女工、共同同使用的侍侍者及其他他人员的拟拟议小费费费率或者在在房间全部部帐单上增增加一定的的百分比作作为服务小小费。 (5)确定定任何特殊殊安装或改改装，增加加特别人员员、服务或或设施，并并明确开支支怎样负担担。 (6)确定定预定和开开票手续，包包括你的单单位为宾客客承担财务务责任的限限度。 (7)建立立个人信贷贷，并列明明应向参加加者个人直直接收取的的费用。 (8)指定定可以取消消预定而不不向你单位位收费的一一段时间或或最后期限限。 将协议细节节不管多多么细微写成书书面合同的的重要性，无无论怎样强强调也不为为过分。随随着会期临临近，应经经常与场地地管理部门门保持联系系。人员、旅旅馆装修或或其它变更更都可能对对会议计划划产生重大大影响。密密切联络会会有好处。 6选定地地点和时间间的重要性性 没有一个时时间或一个个地点对所所有的会议议都是最佳佳的，但是是对每一个个集会来说说，都有它它的最佳时时间和最佳佳地点。要要确定一个个大家都方方便的时间间，应在安安排之前和和主要的参参加者联系系。任意安安排的会议议对一些参参加者可能能不便；在在这种情况况下，或者者是他们的的正常工作作，或者是是会议本身身会遭到损损失。每日日的不同时时间对机警警程度和精精神集中程程度会有影影响：下班班以后开会会容易身心心疲倦、与与个人计划划冲突，而而饭后立即即开会则正正赶上感受受能力低的的时候。 还要记住，拖拖长开会时时间导致效效果递减，那那些以鼓励励创造性思思维为目的的的会议尤尤为如此。 一般说来，少少开会比多多开会好，但但是“开足够的的会”的含义，取取决于实用用目的。当当会议目的的是协调或或检查时，定定期安排比比随时召开开好：在重重要项目的的最后阶段段，则每天天开会可能能是恰当的的。 7会议室室 会议效果常常常受到会会议地点和和物质享受受的影响。你你自己的办办公地点可可能是最自自然也是最最易于利用用的地点，但但它不一定定最有助于于达到会议议的目的。选选择会议地地点应当包包括对如下下因素的评评估： (1)理想想的会址对对绝大多数数与会者来来说，应该该是旅程最最短的(不不要受级别别影响而忽忽视大众的的便利)。 (2)首先先要考虑没没有打扰、噪噪音和其他他使人分心心的因素。许许多业务会会议安排在在远离办公公室的地方方，以摆脱脱日常事务务，达到集集中注意力力于会议的的目的。不不用说，适适当的通风风装置，空空气流通，照照明度，音音响效果和和温度调节节，这些都都是促成有有效的会议议气氛必不不可少的主主要条件。 (3)与会会者座椅的的舒适程度度和他的注注意力持续续时间之间间有明显的的相互关系系。假如会会议地点是是租来的，应应检查那里里的设施和和器材。便便于圆桌会会议参加者者的器材，对对大多数会会议有好处处。同样重重要的是也也应该有能能使人精神神振奋的设设施。 会议议程的的拟定 顾名思义，议议程即是会会议的程序序表。议程程所涵盖的的除了足以以实现会议议目的各种种议案之外外，尚包括括与会者姓姓名、会议议时间以及及会议地点点等项目。 主席在编排排议程的时时候，最好好能遵守以以下两个原原则： (1)按照照议案的轻轻重缓急编编排处理的的先后次序序，这即是是说越紧要要的事项越越应排在议议程的前端端处理，越越不紧要的的事项则越越应排在议议程的后端端处理。这这样做的一一个好处便便是：就算算在预定的的会议时间间内无法将将全部议案案处理完毕毕，但起码码较紧要的的议案已被被处理过。那那些较不紧紧要的议案案，则可另另择时间处处理，或是是并入下次次会议中再再予处理。 (2)每一一个议案应应预估所需需的处理时时间并明白白地标示出出来。假如如能这样做做，则主席席可让某些些人只参与与与他们有有关的某些些特定议案案的讨论。这这即是说，假假如议程中中明示几点点几分到几几点几分被被分配于探探讨某一议议案，则主主席可以故故意让某些些人迟到(即令某些些人在涉及及他们的议议案被讨论论之前几分分钟才进入入会场)，也也可以故意意让某些人人早退(即即令某些人人在涉及他他们的议案案被讨论过过之后离开开会场)。这这样做，显显然可以节节省与会者者的时间。不不过，会场场的秩序将将不免受到到干扰。因因此，主席席只能有限限度地容许许迟到或早早退。 有些主管在在主持会议议时并不准准备议程，这这是一种很很坏的习惯惯。议程不不仅能够规规范会议的的内容，而而且也足以以约束沟通通的次序与与沟通的节节奏。一旦旦会议欠缺缺议程，则则会议的内内容势必不不确定，沟沟通的次序序势必杂乱乱，沟通的的节奏势必必太快或太太慢。换句句话说，欠欠缺议程的的会议是注注定不具实实效的。为为了改变这这种不良的的习惯，每每一个机构构都应考虑虑采取政策策性声明，严严格要求拟拟妥议程之之后才准许许开会。 为让与会者者对会议及及早作准备备包括心心理准备及及实质准备备议程应应随会议通通知事先发发给与会者者。 虽然并非所所有会议都都需要正式式的议程，但但是与会者者至少应当当事前有所所了解，以以便做好准准备。议事事日程是受受到尊重还还是被忽视视，这与管管理部门对对它的利用用程度是成成正比的。 但书面的议议程有另一一个重要好好处：会议议领导者将将集会的目目标写成书书面的议程程，有助于于会议目的的的具体化化。这样，议议程就能使使会议按照照既定轨道道进行，让让主持人能能集中他的的精力去处处理参加会会议人员彼彼此之间的的相互影响响。 拟定议程的的责任通常常落在会议议领导人的的肩上。但但是，人们们一般对他他们参加创创造的事情情才愿意予予以支持。提提前参与能能使那些参参加会议的的人依照拟拟定的议程程把问题看看得更清楚楚。下面是是可能有助助于鼓励与与会者参加加的一些建建议： (1)对将将要讨论的的问题要求求及早思考考。 对问题的的解决或处处理，有哪哪些看起来来是行得通通的? 哪些是显显而易见的的危险? 所要讨论论的问题其其最后结果果可能意味味着什么? (2)如果果时间允许许，把参加加会议者的的建议合并并到暂定议议程里，提提前分发，以以征求补充充意见。 (3)提前前向与会者者简明介绍绍会议的目目的，并要要求他们做做一些具体体工作，例例如抽样调调查员工意意见，汇集集统计数字字，或搜集集背景资料料。 会议常因野野心过大的的计划而在在一开始就就注定失败败。下面是是制定实际际可行的目目标的一些些建议： (4)可能能的话，把把议程的话话题限制在在同一个主主题范围内内。这有助助于从容进进行，同时时使必须参参加企业会会议的人数数减到最少少。假如议议程中有不不同主题，可可以分别安安排为两个个小会进行行。 (5)假如如这些主题题之间没有有关系，要要力求少安安排一些话话题。因为为要使与会会者从他很很感兴趣的的问题转到到兴趣不高高的问题上上，而又始始终全神贯贯注，是很很困难的。 (6)设法法将议程话话题限制为为一个主要要的讨论项项目，辅之之以不需大大量准备的的次要项目目。 (7)不把把某些特殊殊的(有势势力的)管管理人员的的“心爱项目目”列入议程程。 (8)提前前分发每一一项议程话话题的附件件，以节省省开会时间间。这样就就可以确定定：每一项项拿到会上上讨论的话话题在会前前都已向与与会者简明明介绍。这这是一种利利用以前会会议记录实实际可行的的方法。 (9)在议议程上要表表明会议开开多长时间间。与会者者知道会议议不允许超超过时间，就就会更加积积极。 (10)对对那些非常常有争议的的、极为复复杂的或小小组完全不不熟悉的话话题，要安安排充分的的时间。 (11)要要记住注意意力的持续续时间是有有限度的。对对一位实业业家来说，有有效的会议议一般持续续一个小时时，当会议议进行了一一个半小时时，就接近近效果递减减的临界线线了。 (12)假假如会议必必需开到两两小时以上上，应安排排中间休息息时间。 (13)假假如可能，要要留出会后后交谈和娱娱乐的时间间。 会议通知的的派发 很多会议召召集人，常常常为送发发适当的会会议通知而而头痛。这这可能是因因为他们的的疏忽所造造成，也可可能是因为为他们太过过匆促地决决定召开会会议，以致致欠缺足够够时间作妥妥善的斟酌酌所造成。 一份良好的的会议通知知，在内容容上至少应应包括下列列五项： (1)开会会的时间(包括日期期及起止时时间)。 (2)开会会地点。倘倘若开会地地点并非与与会者所熟熟悉，则应应附上确切切的位置图图及交通路路线图。 (3)会议议的目标。 (4)与会会者须事先先准备的事事项。 (5)其他他与会者的的姓名。 一般的会议议通知最好好是在开会会前一个星星期寄到与与会者手中中，因为现现代人在安安排各种活活动时，多多半提早一一个星期作作规划，而而且一个星星期的时间间大概足以以做好开会会前的各种种准备工作作。超过一一个星期的的会议通知知比较容易易被遗忘，因因此当你有有必要发出出超过一星星期的会议议通知时，你你最好能在在开会前两两、三天设设法再向与与会者提醒醒开会时间间。除非是是紧急会议议，否则不不要发出短短过一星期期的会议通通知，因为为太匆促的的通知，不不但令与会会者来不及及作好会前前的准备工工作，而且且也很容易易令他们觉觉得会议召召集人把他他们当作“呼之即来来”的人物看看待! 会场的布置置 布置会议场场地，应考考虑会议的的性质及与与会人数的的多少。例例如在提供供信息的会会议里，倘倘若人数众众多，则以以不设桌子子的戏院式式安排或是是设桌子的的教室式安安排较为理理想。在解解决问题的的会议里，假假如人数不不多，则最最理想的安安排是让每每一位与会会者均环绕绕桌子而坐坐，这样可可方便每一一个人跟其其他的人进进行多项沟沟通。再如如在培训会会议里，如如人数不多多，则可令令与会者坐坐在马蹄型型的桌子的的外圈，这这样不但便便于与会者者与主席之之间的沟通通，而且也也便于与会会者跟与会会者之间的的交流。但但若人数众众多，则最最好是将与与会者分成成若干小组组，每一小小组各聚在在同一桌子子周围。这这种安排的的好处在于于方便分组组讨论及综综合讨论。 座位编排与与会议成效效的高低具具有密切的的关系。除除了座位的的安排之外外，在布置置场地时，你你仍须注意意以下几项项： (1)应先先决定准不不准在会场场吸烟。倘倘若准于吸吸烟，则应应准备烟灰灰缸。倘若若不准吸烟烟，则不能能让烟灰缸缸在会场中中出现。此此外，你最最好能在会会场中张贴贴不准吸烟烟的标志或或文字。当当与会人数数众多时，你你也可以按按实际需要要，将座位位区分为吸吸烟区及非非吸烟区。 (2)如与与会者之间间彼此并不不熟悉，则则应考虑是是否事先准准备姓名卡卡片。 (3)准备备视听器材材。黑板(白板)、白白报纸、甚甚至幻灯机机、投影机机与放映机机等应该被被视为一般般会议可借借用的基本本工具。但但要特别注注意的是：幻灯机、投投射机与放放映机所投投谢出来的的文字或图图形，应让让全部与会会者都能看看清楚，而而且它们应应准备就绪绪以便随时时启用。 (4)除非非是较长的的会议(超超过一个半半小时的会会议)，否否则尽量不不要提供茶茶点，以防防与会者分分心。 (5)当议议程甚短且且无需作记记录时，可可考虑采取取站立的方方式开会。 不论你对会会议的规划划有多详尽尽，不论你你对会议的的准备工作作有多周全全，倘若在在开会前你你对会场不不作最后的的审视，你你都可能会会功亏一篑篑。墨飞法法则之中有有一则很具具警惕性：假如有任任何事情可可能出纰漏漏，则一定定会出纰漏漏，而且就就在最不应应该出纰漏漏的时候出出纰漏。基基于此，在在开会前的的半个小时时至一个小小时，你最最好是亲自自或是派人人到会场审审视以下四四件事是否否作好： (1)座位位是否按原原定计划编编排? (2)视听听器材是否否准备妥当当?如果用用幻灯机或或投影机，则则其焦距是是否已事先先调整妥当当?如用放放映机，则则其焦距、音音量等是否否已调妥?如用麦克克风，其声声音效果是是否事先已已调好?幻幻灯机、投投影机及放放映机是否否已备妥额额外的灯泡泡?你自己己或是在场场的助手是是否懂得对对视听器材材作简单的的维修工作作?(3)会会议有关的的资料是否否齐全?这这包括准备备会中派发发的资料、姓姓名卡片、张张纸、 铅等等。 (4)必要要的时候，再再致电与会会者提醒他他们开会时时间及地点点。特别是是在会议通通知已发出出去很久的的情况下，开开会前的提提醒功夫，颇颇能产生实实效。 许多业务会会议中途搁搁浅，因为为物质上的的不舒适影影响思考和和倾听。如如果会议室室没有外部部干扰和噪噪音，空气气流通，温温度控制适适当，思维维就能最好好地发挥作作用。理想想的会议室室应该是座座位不拥挤挤，视线好好，听得清清楚，照明明要明亮而而不耀眼。这这种综合的的环境条件件比你想象象的难以找找到。 桌椅和发言言人讲台的的实际布置置不仅取决决于开会的的人数，而而且取决于于会议的目目的： 拍卖会：其其座位安排排要求全部部听众能看看清楚喊话话人及他手手中所拿的的东西。由由于这种会会议往往处处于独断独独行，不需需等待反应应或小组讨讨论，因此此座位布置置可采用下下述两种形形式： (1)剧场场式。选用用现成的礼礼堂，或将将椅子排成成一行一行行。开会的的时间长短短是至关重重要的。要要知道即使使是最好的的剧院，备备有最舒适适的座位，也也很难期望望观众集中中注意力超超过两个半半小时， 包括中间休休息半小时时。 (2)教室室式。如果果需要作记记录，或者者是超过两两小时的会会，就用带带写字板的的椅子或布布置成排桌桌子。两个个人一张22米的桌子子才适于工工作以及安安放玻璃杯杯、饮水瓶瓶和烟灰缸缸如果需需要的话。(记住要使使吸烟者与与不吸烟者者分开来坐坐。)桌与与桌之间要要保持适当当距离，以以便开会时时座椅的搬搬动和参加加者的走动动。 解决问题的的会或培训训会：这类类会要求参参加者彼此此看得见以以及看得见见主持人或或任何展示示。这种会会往往要求求“共同负担担”领导，座座位的安排排要便于鼓鼓励个人参参与和小组组讨论。具具有高度领领导能力的的人能成功功地领导一一个二十五五人的讨论论小组，但但多数权威威人士同意意七至十二二人的小组组效果最佳佳。参加者者团坐桌旁旁最为舒适适。座位布布置建议如如下三种方方式： (1)圆桌桌式如每个个小组限于于八人以下下，而且无无需使用黑黑板或其它它展示品，就就可用此种种形式。主主要的好处处是参加者者能彼此看看得清楚。桌桌子不一定定是圆桌。一一张长方形形桌，主持持人坐在桌桌子的一头头，便于使使用黑板或或其它展示示品。但坐坐在桌子另另一头的人人稍有不利利。 (2)马蹄蹄形式U字形可可能是最普普遍的形式式。这种形形式需要三三张或三张张以上的桌桌子排成UU字形，主主持人坐在在离U字型型一端稍远远的第四张张桌子。 对于一个十十二人的会会来说，这这种形式的的座位布置置需要一间间最小为66米×9米的房房间。 (3)V字字形式这比U字字形差些，但但往往是唯唯一实际可可行的解决决方法。这这种斜向排排列可以更更清楚地看看清主持人人及展示品品，但坐成成直行的参参加者就不不能彼此看看得很清楚楚。 讨论会：参参加者如彼彼此认识，讨讨论会的效效果就会更更好些。如如果参加者者彼此陌生