综合档案归档管理规定(416)46056.docx

武汉凯迪控股投资有限公司Wuhann Kaiidi HHoldiing IInvesstmennt Coo.,Lttd综合档案归归档管理规规定编号：KDDKG/PPK-1002版本：A/02009年年12 月月31日发发布 22009年年12 月月31日实实施武汉凯迪控控股投资有有限公司 发布目 录1 目的112 范围113 定义114 职责115程序15.1 综综合档案类类目设置115.2 综综合档案形形成与收集集25.3 综综合档案整整理25.4 综综合档案归归档36 相关文文件47 记录44综合档案归归档资料分分类标准55 综合档案归档管理规定 版次：A/0 页次： 18/101目的为加强公司司档案标准准化管理，保保证档案归归档的及时时性、完整整性，以更更好地服务务于公司生生产和经营营管理需要要，特制定定本规定。2范围本规定适用用于武汉凯凯迪控股投投资有限公公司（以下下简称控股股公司）及及各系列公公司（以下下简称系列列公司）综综合档案的的归档、立立卷、整理理工作。3定义综合档案：是指本公公司在各项项活动中形形成的全部部档案的总总和。其构构成是以科科学技术档档案为主体体，包括计计划统计、经经营销售、物物资供应、财财务管理、劳劳动工资和和党、政、工工、团工作作等方面档档案。4职责4.1 综综合档案管管理员a) 负责责依据国家及行业业综合档案相关法法规、标准准，结合公公司实际情情况制定、完完善综合档案分类标准；b) 负责责对归档工工作进行指指导和监督督，督促各各部门按规规定及时办办理归档移移交手续。c)负责控控股及各系系列公司科科技档案的的验收、立立卷、排架架、编目等等全过程工工作。d) 负责责对异地公公司/各电电厂档案管管理的培训训、指导及及监督检查查工作。4.2 控控股公司各中心/部门门、各系列列公司相关关部门a) 负责责按本规定定要求完成成本部门（项项目）业务务所涉及档档案资料的的收集和归归档工作。b) 部门门（项目）负负责人是本本部门（项项目）档案案资料归档档完整性、及及时性的第第一责任人人。c)各部门门（项目）应应指定一名名专、兼职职档案管理理员负责文文件资料的的搜集和归归档，并对对其归档文文件材料的的完整性、准准确性、系系统性负责责。5.程序5.1综合合档案类目设置5.1.11 公司档档案一级类类目参照电电力工业企企业档案分分类规则设设置，共分分10大类，其其中：0至5大类为综合合档案，66至9大类类为科技档档案。综合合档案一级级类目包括括：0党群工作作档案1 行政管管理档案2经营管理理档案3生产技术术管理档案案4 会计档档案5 人事档档案5.1.22 结合控股股及各系列列公司的经经营模式及及业务范围围，对0至5大类类在各专业业进行进一一步细划，形形成各专业业归档资料料分类标准准，包括：实体分类类原则、分分类方法、类类目标识和和类目设置置、归档份份数、保管管期限、责责任部门等等。5.2 综综合档案形形成与收集集5.2.11综合档案案是公司档档案的重要要组成部分分，各职能能部门应严严格按照综综合档案归归档范围进进行过程资资料的收集集和保管。5.2.22 综合档档案管理员员应积极跟跟踪档案形形成过程，主主动指导、督督促各部门门做好文件件材料的整整理，并按按时归档。 5.3 综综合档案整整理5.3.11归档要求求a）各部门门资料管理理人员应按按附表综综合档案归归档资料分分类标准对文件资资料进行分分类、组卷卷，保证文文件资料的的完整性和和系统性。b）归档文文件材料原原则上应为为原件，作作为凭证作作用的必须须为原件，对对外来文件件无原件的的，以最初初接收的文文件视为原原件。c）归档文文件材料应应字迹清楚楚，签字盖盖章手续完完备，文件件载体和书书写材料应应达到永久久性保存的的要求，书书写不得使使用圆珠笔笔、铅笔及及纯蓝墨水水。d）文件整整理应遵循文件件形成规律律，保持文文件之间的的有机联系系，区分不不同价值，便便于保管和和利用。e）归档文文件材料主要以以件为单位位进行整理理，一般以以每份文件件为一件，文文件正本与与定稿为一一件，正文文与附件为为一件，原原件与复制制件为一件件，来文与与复文可为为一件。f）密不可可分的文件件材料可装装订在一起起，排列一一般正文在在前，附件件在后；复复文在前，来来文在后。g）归档文文件采用“保管期限限年度问题”分类法进行分类类，即先将将文件按保保管期限分分类，再在在保管期限限下面按年年度分类。5.3.22案卷编目目a）立卷后后，每个案案卷内应附附有卷内目目录（见KDKGG/PG1101-003）、卷内备备考表（见KDKGG/PG1101-004）和案卷脊背背，案卷封封面不做填填写。b）卷内目目录、卷内内备考表应应采用A44幅面（长长×宽为2977mm×210mmm）70g以上上白色书写写纸制作。案案卷脊背用用A4纸打打印后粘贴贴。c) 档案案编号执行行档案编编号管理规规定（KKDKG/PK-1104）。5.3.33页号的编编写卷（件）内内文件必须须使用HBB铅笔或打打码机在有有书写内容容的页面编编号，页号号从“1”开始。单单面书写的的文件页号号在右上角角；双面书书写文件的的页号，正正面在右下下角，背面面在左下角。卷内目目录、备考考表不编写写页号。5.3.44案卷装订订装订应统一一在左侧，用用棉线或不不锈钢钉，同同时保证整整齐、牢固固，装订时时要剔除金金属物，然然后装入档档案盒。5.3.55案卷装具具采用国家档档案管理部部门规定的的卷盒、卷卷夹等形式式。卷盒的的外表尺寸寸为3100mm×220mmm，厚度度为20、330、400、50mmm。卷夹夹的外表尺尺寸为3110mm××220mmm，厚度度一般为220-300mm。文文件资料一一般使用硬硬式档案盒盒，蓝图一一般使用档档案袋，卷卷盒、卷夹夹应采用无无酸产品。5.4 综综合档案归归档流程5.4.11 各部门门专、兼职职资料员负负责过程档档案的日常常收集、整整理，参照照附表“综合档案案归档分类类标准”所列归档档内容要求求建立部门门级资料清清单，以保保证归档资资料及时、完整。5.4.22各部门专、兼兼职资料员员按照附表表“综合档案案分类标准准”要求及时时归档，填填写“归档文件件材料移交清清单”（见KDKGG/PG1101-001），经部门门负责人审审核后，将将归档资料料、“归档文件件移交清单单”（电子版版、纸质版版各1份），移移交信息中中心档案管管理部。5.4.33信息中心心档案管理理员与移交交人员共同同清点移交交资料，完完成归档验验收工作。5.4.44信息中心心档案管理理员进行案案卷整理、排排架，编制制“档案检索索目录”，“档案检索索目录”表式附后后。5.4.55综合档案案一般于次次年一季度度归档，公公司资质、荣荣誉证书等等实物档案案及重要申申报材料即即时归档，归档时间间、责任人人执行“附表综综合档案分分类标准”。5.4.66归档部门门按照保保密法及及有关规章章制度的要要求，对需需划密的文文件材料，填填写“归档文件件密级登记记表”（KDKGG/PG1102-001），注明密密级、保密密期限，连连同归档文文件一同交交档案管理理部。6相关文件件6.1档档案管理程程序7记录7.1综合合档案归档档资料分类类标准归档文件密密级登记表表归档资料描述表格编号KDKG/PG1002-01-归档数目共件，其中中文字材料料件，图纸纸件记录编号立卷人立卷部门清单页数共页，第页页审核人审核人意见见接收人接收部门接收日期序号档号密级文件材材料名称及及描述密级保密期限份数页数 本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有 未经许可不得影印综合档案归归档资料分分类标准分类号科目名称卷内文件内内容归档份数保管期限归档时间归档部门/责任人电子正本副本图纸重要一般0党群工作01党群工作综综合02党务工作综综合020党务工作党委综合性性工作1长期短期次年3月末末之前归口管理部部门负责人人党委会1长期短期其他事务性性工作1长期短期03组织工作030组织工作组织建设1长期短期次年3月末末之前归口管理部部门负责人人党员干部管管理1长期短期党费管理1长期短期其他事务性性工作1长期短期04纪检工作040纪检工作纪委工作安安排、计划划、总结1长期短期次年3月末末之前归口管理部部门负责人人05工会工作050工会工作职代会、工工作记录、劳劳保福利、文文体活动等等1长期短期次年3月末末之前部门负责人人06共青团工作作060协会工作各专业学会会、协会工工作1长期短期次年3月末末之前归口管理部部门负责人人1行政工作10行政管理综综合11董事会、股股东会、监监事会工作作110董事会工作作董事会决议议、会议纪纪要1永久、长/短期次年3月末末之前董事会秘书书董事会相关关工作形成成的资料1永久、长/短期111股东会股东会决议议、会议纪纪要1永久、长/短期股东会相关关工作形成成的资料1永久、长/短期112监事会监事会决议议、会议纪纪要1永久、长/短期监事会相关关工作形成成的资料1永久、长/短期12行政事务120各公司、部部门工作计计划、总结结行政工作计计划、总结结、通知、规规定、办法法等1永久、长/短期次年3月末末之前总经部负责责人公司内部整整顿形成的的相关资料料1永久、长/短期121会议纪要、决决定总经理办公公会纪要1永久、长/短期各专题会议议纪要、协协调会1永久长/短期次年3月末末之前122技术资质申报资料1永久长/短期申报工作结结束后1周周内经办部门负负责人年检资料1永久长/短期资质证书1永久长/短期办结后2个个工作日内内123工商管理注册资料1永久办理完毕11个周内经办部门负负责人公司章程、验验资报告1永久办结后2个个工作日内内营业执照1永久组织机构代代码证1永久国、地税证证1永久124法律事务诉讼案件资资料1永久长/短期办理完毕11个周内经办部门负负责人法律事务相相关的资料料1永久长、短期125文秘机要工工作政府、外单单位来文、重重要函件1永久长/短期次年3月之之前总经部负责责人公司的对外外发文、重重要函件1永久长/短期机要保密工工作1永久长/短期用印记录1永久长/短期126公司大事记记1永久长/短期每季度最末末月前13外事工作13外事工作外事活动的的计划1长期短期次年3月末末之前经办部门负负责人外事工作管管理工作1长期短期14资产140土地管理土地买卖及及相关资料料1永久办结后2个个工作日内内经办部门负负责人141房产管理房产买卖及及相关资料料1永久142设备管理设备台帐、明明细1永久长期次年3月之之前15公共关系150重要领导视视察资料1长期短期次年3月末末之前经办部门负负责人151重要客户、相相关方考察察资料1长期短期152重大庆典资资料1长期短期153媒体报道、宣宣传1长期短期154公司宣传画画册、录像像1长期短期159其他1长期短期16审计、监察察工作160监察工作监察工作计计划、总结结1长期短期次年3月末末之前审计中心监察会议纪纪要、记录录1长期短期次年3月末末之前案件处理材材料1长期短期161审计工作各专项审计计工作（包包括审核过过程记录、审审计报告）1长期短期17后勤福利170后勤福利工工作后勤福利相相关规定、决决定1长期短期次年3月末末之前部门负责人人2经营管理20经营管理综综合21经营决策210重大经营战战略决策规划战略、重重要战略决决策1长期次年3月末末之前部门负责人人公司中、长长期规划、计计划1长期短期年度计划1长期短期各项专业发发展计划1长期短期211公司改革公司改革相相关资料1长期短期次年3月末末之前部门负责人人212经营目标管管理1长期短期次年3月末末之前经营部门负负责人213年度预算、资资金计划1长期短期214各类经营统统计报表1长期短期22物资管理（项项目除外）220物资管理工工作年度采购、分分配计划1长期短期次年3月末末之前招标采购部部门负责人人221物资供应招标、投标标1长期短期招标或合同同签订后11周内合同、协议议1长期短期来往函件1长期短期222供应商/分分包商供应商/分分包商名单单及考察评评价记录1短期次年3月末末之前23营销管理230销售管理工工作营销计划、总总结1长期短期次年3月末末之前市场部门负负责人营销管理的的规定、通通知1长期短期231市场信息及及推广市场分析、用用户调查1长期短期232营销工作销售合同、协协议、函件件1长期短期投标或合同同签订完22周内投标、招标标、议标的的商务文件件1长期短期233销售相关工工作售后服务1长期短期次年3月末末之前统计、报表表1长期短期24投资项目开开发（未核核准项目）240投资项目开开发管理投资项目开开发管理计计划、总结结1长期短期次年3月末末之前投资开发部部门负责人人投资项目开开发管理的的规定、通通知1长期短期241投资基础信信息项目立项申申请资料、请请示、报告告1长期短期投资项目终终止后1周周内投资环境及及技术基础础信息1长期短期242委托咨询招招标及合同同招标、议标标记录、合合同1长期短期243咨询报告及及批复1长期短期249其他1长期短期次年6月之之前25与其他企业业相关投资资方面资料料3生产技术管管理30生产技术管管理综合31生产管理310生产管理工工作生产协调会会、计划、总总结1短期次年3月末末之前项目或生产产管理部门门项目检查1短期311其他短期32技术管理320技术管理工工作技术管理工工作的规划划、计划1长期短期次年3月末末之前部门负责人人重要的通知知、文件1长期短期321合同、协议议（具体项目目入科研档档案）1长期合同签订完完1周内322技术创新申报材料及及认定证书书1长期办理完毕11周内部门负责人人323技术引进1长期324专利申报专利申报材材料1长期经办人专利证书1长期325学术论文1长期33安全环保330安全环境管管理安全环境管管理的计划划、总结、通通知1短期次年3月末末之前业务主管部部门负责人人安全教育培培训、取证证1短期331劳动保护1长期332安全环境事事故调查、处处理1长期处理完毕后后1周内333环保及污染染治理1长期次年3月末末之前334统计报表1长期339其他1长期34质量管理340质量管理工工作质量管理的的计划、总总结、通知知1短期次年3月末末之前业务主管部部门负责人人质量管理培培训、取证证1短期341计量及设备备检定1短期342产品及工程程创优1永久活动结束后后2343质量回访及及反馈1长期次年3月末末之前344QC小组活活动1长期业务主管部部门负责人人345质量事故调调查、处理理1长期处理完毕后后1周内346统计、报表表1长期次年3月末末之前349其他1长期35标准化管理理350标准化管理理工作标准化管理理工作的计计划、总结结、通知1长期次年3月末末之前业务主管部部门负责人人351管理标准各公司、部部门管理标标准1长期352技术标准各公司、部部门技术标标准1长期353体系内审及及监督1长期354外审及认证证1长期359其他1长期36信息工作360信息管理工工作信息管理工工作的计划划、总结、通通知1长期短期次年3月末末之前部门负责人人361信息化3510信息系统项项目实施立项请示、批批复1长期项目结束后后1个月内内部门负责人人招、投标、合合同1长期招标或合同同签订后11周内招标采购部部门负责人人需求分析报报告1长期项目结束后后1个月内内部门负责人人验收报告1长期操作手册及及使用说明明1长期3511信息系统运运行维护设备清单1短期次年3月末末之前部门负责人人故障处理记记录1短期数据备份1短期系统信息安安全问题记记录1短期3512软件资料1长期次年3月末末之前部门负责人人3513档案工作档案管理标标准1长期次年3月末末之前部门负责人人档案工作的的计划、总总结1长期鉴定申请、报报告；鉴定定清册1长期销毁审批表表及销毁记记录1长期档案基本情情况、统计计表1长期归档移交清清单1长期3514图书资料工工作1短期3515情报工作1短期3519统计1长期4财务管理及及财务审计计41财务审计综综合42财务管理420财务管理工工作财务管理制制度、规定定、办法、通通知1长期次年6月末末之前部门负责人人421财务工作流动资金核核定、结算算1长期固定资产的的新增、报报废、调拨拨1长期财务收支计计划、利润润、年度决决算1长期税收1长期43会计账务430会计账务报表1长期次年6月末末之前部门负责人人账册1长期凭证1长期会计档案移移交清册1长期44财务审计工工作440审计工作审计工作的的通知、规规定、计划划、总结1长期次年6月末末之前部门负责人人专项审计的的通知、报报告、总结结、证明材材料1长期45融资管理450融资管理工工作融资计划1长期次年6月末末之前部门负责人人融资方案1长期授信、融资资申请材料料及批复1长期5人力资源管管理50人力资源管管理综合51人力资源管管理基础510规划、计划划1长期次年3月末末之前部门负责人人511管理规定、办办法、通知知1长期52组织管理520公司二级组组织机构设设置组织机构设设置成立、撤撤销、合并并、更名、变变更隶属关关系1长期次年3月末末之前部门负责人人521三定方案1长期53人事管理530招聘人才库1短期次年3月末末之前部门负责人人招聘计划、招招聘及录用用记录1短期531劳动关系管管理员工劳动合合同1长期保密协议及及相关材料料1长期532员工奖惩1长期533员工异动1长期534员工档案1长期535工资管理工资计划、总总结、会议议纪要1长期工资的定级级、工资计计算等1长期奖金、津贴贴1长期536考评管理考评记录1长期537职称及个人人资质管理理1长期538教育培训教育培训计计划、总结结等1短期