国内外档案管理信息化发展状况与趋势分析报告25499.docx

目录第一章、档案信息化概论51.1、档案51.2、档案信信息化51.2.1、档档案信息化的的定义51.2.2、档档案信息化的的意义61.3、数字档档案馆61.3.1、档档案馆的职能能61.3.2、数数字档案馆的的定义71.3.3、数数字档案馆的的特征81.3.4、数数字档案馆的的功能101.3.3、数数字档案馆与与传统档案馆馆的区别12第二章、电子文文件、元数据据与文件中心心152.1、电子文文件的概念152.1.1、电电子文件的定定义152.1.2、电电子文件的基基本特征162.2、元数据据应用功能及及设计原则172.2.1、元元数据功能描描述182.2.2、元元数据模型设设计原则192.3、文件中中心212.3.1、文文件生命周期期理论与文件件中心建设222.3.2、电电子政务发展展推动文件中中心建设232.3.3、文文件中心系统统的基本功能能要求23第三章、档案信信息化发展概概况263.1、国际档档案信息化发发展概况263.1.1、美美国档案信息息化概述263.1.2、英英国档案信息息化概述283.2、国内档档案信息化发发展概况303.3、北京市市档案信息化化概况323.4、开发区区档案信息化化建设概况333.4.1、经经济技术开发发区档案馆的的设立情况333.4.2、经经济技术开发发区档案信息息化建设情况况343.4.3、先先进经验剖析析34第四章、档案信信息化的发展展趋势45第五章：参考资资料OAISS参考模型分分析465.1、OAIIS概述465.1.1、OOAIS的形形成背景465.1.2、OOAIS的目目标475.1.3、OOAIS的适适用范围475.1.4、OOAIS的六六大必备职责责475.2、OAIIS的外部环环境485.3、OAIIS参考模型型具体介绍495.3.1、OOAIS的信信息模型495.3.2、OOAIS对信信息对象的分分类与信息包包505.3.3、OOAIS的功功能模型525.4、OAIIS在数字档档案馆中的可可行性545.4.1、OOAIS模型型设计目的：契合数字档档案馆的战略略目标544.4.2、数数字档案馆的的特点适合于于OAIS模型型555.4.3、OOAIS模型型适用于我国国数字档案馆馆的管理模式式555.4.4、OOAIS模型型为数字档案案馆系统架构构提供了参考考59第一章、档案信信息化概论1.1、档案档案是指过去和和现在的国家家机构、社会会组织以及个个人从事政治治、军事、经经济、科学、技技术、文化、宗宗教等活动直直接形成的对对国家和社会会有保存价值值的各种文字字、图标、声声像等不同形形式的历史记记录。档案的的本质属性是是原始记录性性，主要是提提供凭证，为为研究历史、文文化等提供原原始佐证。档档案和文件提提供了人类活活动的证据，提提供了对真实实可靠信息的的保存。因此此档案与文件件和其他信息息体一样，是是组成一个包包容、公正和和开放的信息息社会的关键键元素。社会功能和社会会使命是档案案存在与发展展的依据，档档案是机关工工作者查考的的依据，是生生产建设的丰丰富资料，是是科学研究的的基础和条件件，是宣传教教育的生动素素材，对社会会的发展起着着多种积极的的甚至不可缺缺少的作用。1.2、档案信信息化1.2.1、档档案信息化的的定义档案信息化是以以网络、计算算机、信息技技术为手段，以以档案资源为为对象，以档档案工作为依依托，以档案案管理学最新新理论为指导导，按照信息息社会和国家家档案行政管管理部门的要要求、开展档档案的收集、整整理、保管、开开发和利用的的现代化管理理过程。2002年国家家档案局发布布的全国档档案信息化建建设纲要明明确提出了档档案信息化建建设的六项核核心内容是：1. 档案信息化基础础设施建设2. 档案信息资源建建设3. 档案管理应用系系统建设4. 档案信息化标准准规范建设5. 档案信息化人才才队伍建设6. 档案信息安全保保障体系建设设。 其中，基础设施施是条件，标标准、系统是是手段，信息息资源是核心心，信息利用用是目的，安安全管理是保保障，人才资资源是关键，各各项建设内容容相辅相成、不不可或缺。目前，业界普遍遍将档案信息息化视同为数数字档案馆的的建设。1.2.2、档档案信息化的的意义l 档案信息化，可可改善档案管管理工作。只只有实现档案案信息化，才才能冲破档案案利用的种种种局限，使档档案管理部门门从封闭走向向开放，从档档案的保管和和利用职能向向信息采集、管管理和服务职职能转变，实实现档案信息息资源的合理理配置、科学学管理，为社社会提供高效效、优质的服服务。l 档案信息化，可可用翔实的档档案信息支持持决策和管理理。决策的及及时正确、管管理措施的得得当，要靠完完整、可靠的的信息和快速速的综合分析析能力来保证证。对此，档档案信息化有有着独特的优优势，可以发发挥重要的作作用。l 档案信息化，可可为科学研究究和知识普及及等提供智能能化服务。档档案信息化，可可一次投入，多多次产出，远远程服务资源源共享；可缩缩短二次文献献信息的编著著时间，提高高档案信息利利用的时效性性；可提供丰丰富的具有地地方特色的知知识，进行爱爱国主义教育育等。l 档案信息化，可可避免出现“时空黑洞”。随着计算算机和网络技技术的发展和和普及，电子子政务、电子子商务等将日日趋普及。档档案人员要管管好档案，就就要提前介入入到电子文件件和管理工作作中，提前以以管理档案的的形式管理电电子文件等有有用信息，使使信息发挥最最大的效益。1.3、数字档档案馆1.3.1、档档案馆的职能能档案馆是收集、保保管档案的专专门机构。其基本本职责是：负负责接收、征征集、管理党党和国家需要要长远保管的的档案和史料料，维护历史的的真实面貌，为为现实的经济济建设和历史史的长远需要要服务。根据档案法和和有关文件的的规定，档案案馆属于党和和国家的科学学文化事业机构构，是永久保保管档案的基基地，是科学学研究和各方方面工作利用用档案史料的的中心。我国国多数档案馆馆是统一保管管党和政府机机关档案的管管理部门，所所以它既是党党的机构，又又是国家机构构。 档案馆所保存的的档案中，有些是有有机密性的，因因此档案馆又又具有机要性性。档案馆的具体任任务，主要有有三个方面： l 接收和征集本级级各机关、团团体及其所属属单位具有长长期和永久保保存价值的档档案以及有关关资料，科学学地管理； l 通过多种方式，积积极开展档案案资料的利用用工作； l 参与编修史志工工作。档案馆的功能包包括：l 历史记忆功能：档案馆保存存的档案及史史料客观地记记录了人们在在政治、经济济、科学、技技术、文化等等各个方面的的历史发展过过程。l 资政决策功能：档案馆沉积积的信息资源源能为决策者者提供解决各各种问题的思思路与方法，从从而为科学决决策提供依据据。l 社会服务功能：档案馆能够够发挥社会教教育、学术研研究、信息传传递、智力开开发等多个方方面的社会服服务作用。1.3.2、数数字档案馆的的定义数字档案馆是利利用计算机技技术、网络技技术，将分布布于不同档案案机构的信息息资源进行集集中、处理、加加工，确保数数字档案信息息的长久保存存和获取，并并向社会广大大用户提供便便捷、高效的的在线服务，最最终实现信息息资源共享的的一种有序的的动态信息空空间。“数字字档案馆”的的含义有广义义和狭义之分分。广义的数字档案案馆是指存储储和利用档案案信息资源的的信息空间，是是一个由众多多档案资源库库群、档案信信息资源处理理中心、档案案用户群构成成的数字档案案馆群体。其其是以现代网网络及通讯技技术为保障，以以数字化档案案信息资源的的搜集、长期期存储、管理理、检索、传传递和提供利利用为职责，以以最大程度的的档案信息资资源共享与价价值开发为目目的，而建立立的数字档案案信息资源系系统。它不是是封闭的档案案信息网络，而而是包含在公公共信息数据据管理系统等等大系统中的的组成部分。狭义的数字档案案馆其含义除除了馆藏档案案数字化的工工作外，还涉涉及档案信息息的采集、整整理、存储、检检索、传递、保保管、保护、利利用、鉴定、统统计等全过程程，代表的是是一种信息环环境和基础设设施的构建（包包括软、硬件件系统的设计计和组织实体体的建立）。它它包括： l 接收应归档的电电子文件及其其元数据，并并对立档单位位的电子文件件工作流程实实施在线监督督和控制，以以及时获取电电子文件，防防止重要文件件的流失； l 将现有馆藏档案案数字化，实实现数字化档档案资源在网网上的发布和和传递； l 支持对馆藏各种种档案实体的的自动化管理理； l 支持以网络连接接行业、政府府信息资源库库及不同档案案馆的数字化化馆藏，能够够提供分散于于不同地区的的档案信息资资源，实现档档案信息资源源共享； l 组织对数据的有有效访问和查查询，使用户户可以通过网网络对数字化化档案信息（包包括目录、索索引和全文）进进行查阅。数字档案馆是现现代信息技术术有机结合的的产物，是新新型文件和档档案管理信息息化的必然结结果。与传统统档案馆相比比，数字档案案馆具有信息息多媒体化、管管理计算机化化、信息传输输网络化和存存贮多载体化化等一系列特特点。数字技技术的应用完完善并发展了了档案馆的职职能，妥善解解决了各种档档案原件保护护与利用的矛矛盾，使珍贵贵的档案原件件能够保存得得更加长久；数字档案检检索系统方便便、快捷，不不仅极大地满满足了利用要要求，而且利利用者可以不不受时间、地地点的局限，随随时、随地实实现档案的异异地查找。利利用网络的交交互方式，数数字档案馆能能够向利用者者提供更加专专业、更具特色色的档案咨询询服务，改变变了档案馆信信息“孤岛”的的形象，改善善了档案服务务的落后面貌貌。数字档案案馆为档案工工作创造了前前所未有的有有利条件，将将从根本上提提高档案服务务质量，必将将大大强化档档案的信息需需求。1.3.3、数数字档案馆的的特征数字档案馆的特特征主要体现现在以下几个个方面（如图图2-1所示示）：管理手段技术性信息服务便捷性运行空间开放性馆藏资源的集成性管理对象虚拟性数字档案馆特征图 11数字字档案馆的特特征（1） 管理对象的虚拟拟性这是数字档案馆馆区别于传统统档案馆的最最基本特征。在在网络环境中中，档案实体体不再出现，其其管理对象主主要为数字化化的档案信息息资源，它不不再是看得见见、摸得着的的东西，而是是呈现出一定定的虚拟性。具具体而言，数数字档案馆管管理的数字化化信息主要来来源两方面，一一是数字化对对象（diggitaliizedobbject），即即是将纸质文文件、声像文文件等传统介介质的档案文文件通过数据据压缩技术、高高速扫描技术术等来转化为为数字档案信信息资源，二二是是原生电电子文件（bborndiigitallrecorrd），即在在正常的业务务流程中，通通过计算机通通信技术所接接收、采集、捕捕获的电子文文件材料，即即在网络环境境中自然而然然生成的数字字化信息。需要指出的是，管管理对象的虚虚拟性是相对对的，尤其是是在我们目前前实施“双套制”的背景下，许许多原生电子子文件也具有有物理硬拷贝贝形式，因此此在数字档案案馆管理中，需需要考量物理理形式与虚拟拟记录的对应应关系。（2）管理手段段的技术性传统档案馆的管管理手段主要要以人工操作作为主，而信信息时代的到到来使数字档档案馆中档案案工作的各个个业务流程自自动化，技术术性因素开始始大量渗入档档案的管理中中，从而使其其工作效率大大大提高。具具体而言，“数字档案馆馆是以信息技技术为基础，依依靠于计算机机、网络和通通信技术，并并充分利用了了多媒体信息息处理技术、数数据库技术、基基于内容的检检索技术等来来运行具体的的工作环节。”同时，技术性也在一定程度上决定了数字档案馆其他方面的特征。没有技术基础，其他特性就无展现之地。（3）馆藏资源源的集成性传统实体档案馆馆往往受保管管场地的限制制而无法丰富富其馆藏资源源，只能用有有限的空间来来保管有限的的档案。一般般来说，每个个档案馆是“各自为政”，分散存在在，管理着各各自的馆藏档档案。而数字字档案馆跨越越了空间的限限制，可以无无限延伸馆藏藏资源的容量量，并以海量量存储著称。它它利用网络技技术对分布在在不同节点上上的档案信息息资源进行统统一管理，将将分散的资源源集成起来整整合，从而满满足更大范围围的信息利用用和多种类型型的用户需求求。（4）信息服务务的便捷性网络技术带来的的在线服务，极极大方便了广广大用户对档档案信息的利利用，同时也也提高了数字字档案馆提供供利用的效率率，实现了更更满意的效果果。数字档案案馆的存在，使使用户能在任任何时间任何何地点通过互互联网的终端端检索到自己己所需要的信信息，这样，信信息服务就达达到了双赢的的效果。总之之，数字档案案馆是以方便便用户为核心心的，一切以以实现用户的的需求为出发发点。（5）运行空间间的开放性作为一个信息管管理系统，数数字档案馆的的运行呈现出出极大的开放放性和极好的的交互性。它它打破了传统统档案馆的物物理封闭和地地域隔绝，向向外部环境开开放，同时能能及时、方便便、高效地和和社会用户进进行互动，包包括信息交流流与信息反馈馈。1.3.4、数数字档案馆的的功能数字档案馆“不不仅仅是馆藏藏档案的数字字化，也不只只是停留在整整个档案也流流程的计算机机化，而是代代表了网络环环境下档案信信息资源的整整体处理模式式。”其主要功能能如下：（1）数字档案案信息的收集集数字档案馆信息息资源的来源源主要有三种种：传统档案案的数字化、从从业务系统直直接接收的电电子文件以及及网络上具有有档案价值的的信息资源等等。信息数据据构成形式包包括：文本文文件、图形文文件、图像文文件、影像文文件、声音文文件及其他文文件如命令文文件，亦称计计算机程序等等。对馆藏进进行数字化的的时候，要根根据数字化的的不同原因（利利用、复制或或保存等）选选择不同的技技术要求。至至于电子文件件，数字档案案馆要和信息息形成者之间间签订协议，对对移交信息的的格式、范围围等做出规定定。（2）数字档案案信息的处理理数字档案馆必须须面对大量的的、多样的、异异构的甚至是是复合的文件件，对这些信信息进行鉴定定、保管是其其重要功能。不不但要保障信信息的真实性性、完整性，还还要对信息进进行长期的保保存，保证信信息可访问、可可理解。（3）数字档案案信息的查询询数字档案馆具有有多种查询途途径、强大的的检索能力、友友好的用户界界面以及完善善的借阅管理理和调用控制制功能。能根根据检索项提提供多条件组组合查询，并并能对常用检检索途径进行行优化，满足足用户对查全全率、查准率率的要求；能能根据用户需需要设置目录录检索、全文文检索、图文文声像一体化化检索；能对对查询结果进进行显示、排排序、转存、打打印输出等技技术处理；档档案馆数据库库的各地孤本本、珍品档案案资料经过数数字化处理后后，也能在网网上查阅。（4）数字档案案信息的发布布与传递数字档案信息的的发布是基于于面向对象机机制的。数字字档案馆可以以选择多种方方式进行信息息发布。具体体包括：对各各立档单位提提供文件在线线的检索和利利用等；对其其它用户提供供网络传输等等等。（5）数字档案案信息的安全全和权限管理理：在网络上存取和和访问数字化化档案，必须须在有效的权权限管理下进进行，并以适适当的技术保保护档案资源源不被滥用。数数字档案馆的的信息安全和和权益管理，能能够做到既能能保护系统的的安全，又能能使系统有最最大的使用率率，具体包括括硬、软件系系统的安全，网网络安全，数数字化档案信信息安全和用用户利用的安安全等。（6）数字档案案的长久保存存传统档案馆的基基本功能是负负责接收具有有长久保存价价值的档案，存存储并提供利利用。传统环环境下，纸质质档案（档案案馆馆藏的主主体）保存上上百年并不是是非常困难的的事情，因此此档案的长久久保存并不是是传统档案馆馆面临的最突突出的问题。而而数字环境下下，数字信息息对于软硬件件具有极大的的依赖性，但但是软硬件更更新换代的速速度又非常地地快，常常是是当前的软硬硬件已经无法法重现几年前前的数字信息息；另外，软软硬件之间又又存在着一定定程度上的不不兼容问题，一一个系统产生生的数字信息息却无法在别别的系统中显显示。因此，数数字档案信息息的长久保存存成了数字档档案馆面临的的一个突出而而重大的问题题，也成了数数字档案馆的的一个重要功功能。1.3.3、数数字档案馆与与传统档案馆馆的区别数字档案馆作为为一种新生事事物与传统档档案馆之间存存在着诸多区区别：1.3.3.11、馆藏之区区别l 馆藏内涵的拓展展对于传统档案馆馆来说，馆藏藏指其收藏保保管的各类档档案的总和，是是一个物理概概念，也是其其存在的物质质基础。馆藏藏量决定着档档案馆的规模模和实力，传传统档案馆的的工作也都围围绕着对馆藏藏的收集、整整理、保存和和利用而进行行。然而物理理馆藏对于数数字档案馆而而言已不再是是其存在的前前提。利用网网络及通讯技技术，数字档档案馆除提供供本地的馆藏藏利用外，还还可以检索获获取存储在它它处的档案信信息资源并将将其提供给本本馆用户使用用，从而构成成自己的虚拟拟馆藏，使馆馆藏的内涵演演化为“物理馆藏+虚拟馆藏”。l 馆藏载体形式的的改变纸张自发明以来来就承担起了了保存信息的的功能，传统统档案馆的馆馆藏也以纸质质载体为主。进进入20世纪纪后，为解决决存储空间不不足的问题，随随着技术的进进步，又发展展出了缩微、磁磁性等载体形形式的档案。其其后，随着电电子文件的大大量产生，档档案载体也开开始向计算机机可识别的电电磁介质方向向转化。数字字档案馆的馆馆藏主要是以以磁介质、光光介质为载体体形式的档案案，具有存储储密度高、存存储成本低的的优点。l 馆藏获取方式的的丰富传统档案馆获获取馆藏的方方式以对各级级各类国家机机关生成并移移交的档案文文件的接收为为主，辅以对对社会上“三重三名”档案材料的的征集或购买买。而数字档档案馆馆藏来来源则更加丰丰富：一是对对馆藏档案的的数字化，二二是对立档单单位电子档案案或电子文件件的接收，三三是对民间散散存档案信息息的收集，四四是对互联网网上其他具有有档案价值信信息的收集。与与传统档案馆馆相比，其馆馆藏获取方式式更加丰富，更更具广泛性和和多样性。1.3.3.22、业务工作作之区别l 档案鉴定之区别别传统档案馆鉴定定工作包括进进馆鉴定和馆馆内鉴定，其其中进馆鉴定定负责那些档档案室或其他他地方移交来来的档案鉴定定工作，决定定档案是否进进馆；馆内鉴鉴定是对保管管期限已满的的档案进行二二次鉴定，决决定其存毁。鉴鉴定方法从内内容分析逐步步发展为职能能鉴定。进入入电子时代后后，鉴定可能能已不再是决决定档案生死死的工作环节节。对于数字字档案馆的电电子文件来说说，鉴定工作作应提前到其其生命周期前前端，并在分分析内容和职职能的基础上上增加对技术术与背景信息息的鉴定，对对电子文件的的各方面技术术状况进行全全面检查，包包括对信息真真实性、可靠靠性、完整性性及可读性的的认定和对文文件背景的考考证和载体性性能的检测等等。l 档案整理之区别别传统档案馆的整整理工作，主主要指通过一一系列手段，将将收集来的档档案科学地组组织起来，使使之条理化、系系统化。用划划分全宗和全全宗内档案的的方法组织档档案实体，实实现实体控制制，再通过检检索工具的编编制，实现智智能控制。数数字档案馆则则采用非线性性的方式整理理档案，其整整理工作包括括两部分，一一是对未经整整理的数字档档案信息进行行整理；二是是对已经整理理但不符合数数字档案馆信信息组织要求求的档案信息息重新进行整整理，包括分分类、排序、著著录标引、编编目、格式转转换等一系列列内容。重点点关注智能控控制，在逻辑辑上按主题组组织馆藏档案案并辅以其它它不同的整序序方法，以满满足不同类型型用户的需要要。l 档案检索之区别别传统档案馆的档档案检索工作作主要通过手手工检索工具具来完成。这这些检索工具具的编制需要要花费大量的的时间和精力力，也不利于于远程检索服服务的提供，具具有很大的局局限性。数字字档案馆则依依托网络化的的大环境，充充分发挥计算算机及网络所所带来的巨大大优势，提供供多种检索途途径，支持基基于元数据、文文件内容和文文件主题类别别的组合检索索、模糊检索索、截词检索索、邻近检索索、相似度排排序检索等检检索方式，实实现对档案内内容的全文智智能检索，高高效、灵活、快快速、准确地地向用户提供供档案信息。l 档案保护之区别别传统档案馆的各各种档案保护护措施、方法法与技术无不不将重点放在在对档案载体体的保护上。电电子档案信息息与载体的相相对独立性使使得二者可以以相互分离。所所以，数字档档案馆档案保保护工作也包包括载体保护护和内容保护护两方面内容容。其中载体体保护不仅关关注于存储介介质的安全，更更要维护其软软硬件环境；内容保护主主要防止对档档案信息内容容的篡改、删删除、损毁等等。如此才能能保证电子文文件的长期可可存取性。l 工作方式变革传统档案馆多采采用半自动化化计算机工作作方式，其流流程为：档案案数据的收集集、档案前处处理、数据的的录入、加工工处理、机读读档案检索和和档案信息输输出。其中，部部分工作由计计算机完成，部部分仍由人工工完成。数字字档案馆则将将逐步实行全全自动网络化化管理，档案案信息从流入入、处理到流流出将完全实实现数字化和和自动化。这这种工作方式式的转变能够够大大提高工工作效率。1.3.3.33、档案馆服服务之区别l 服务范围扩大传统档案馆主要要面向到馆用用户提供各种种基本的档案案信息服务。数数字档案馆依依托实体档案案馆中和整个个互联网上的的信息资源，通通过网络化、远远程化的服务务手段大大拓拓展了服务对对象的范围。分分散在各地的的用户不必亲亲自到馆，只只需要通过终终端机接入互互联网即可享享受数字档案案馆的档案信信息服务。l 服务方式不同首先，传统档案案馆的服务时时间非常有限限，在开放时时间之外无法法提供任何服服务，而数字字档案馆则允允许用户随时时访问，并随随时提供非人人工的基本服服务；其次，传传统档案馆依依靠档案馆实实体为服务空空间，数字档档案馆用户则则可通过网络络终端在任何何地点登录从从而接受服务务，可以说，数数字档案馆真真正打破了档档案服务的时时空障碍；再再次，传统档档案馆以本地地资源为服务务导向，属于于坐等利用者者上门的阵地地型服务，数数字档案馆提提供的是用户户导向型服务务，以用户需需求为中心，可可将用户感兴兴趣的信息资资源通过网络络推送到用户户手中。l 服务内容深化传统档案馆受信信息资源的限限制主要提供供的是以借阅阅为主的文献献服务，只能能向用户提供供“问题的答案案在何处”。数字档案案馆则能够对对各种文字、图图像、音频、视视频等档案信信息进行检索索和输出，深深入到信息层层面，实现由由档案文献到到档案信息的的服务内容转转化，告知用用户“问题的答案案是什么”。通过上述对比分分析我们可以以发现，数字字档案馆对传传统档案馆完完成了以档案案文献实体为为中心到以数数字化档案信信息为中心、以以资源建设为为中心到以服服务提供为中中心和从以档档案馆为中心心到以用户为为中心的超越越。但值得注注意的是，虽虽然数字档案案馆比传统档档案馆拥有巨巨大的优势，但但它仍然不能能完全代替传传统档案馆，而而必将与传统统档案馆长期期共存，形成成一种相互补补充、互为依依存的关系。首首先，数字档档案馆需以传传统档案馆为为基础，传统统档案馆馆藏藏数字化是数数字档案馆信信息来源的重重要组成部分分，数字档案案馆的信息空空间也需要传传统档案馆的的信息资源相相互连接才能能构成；其次次，传统档案案馆以数字档档案馆为发展展方向，档案案载体的更新新换代及其存存储效率和服服务提供上的的进步要求传传统档案馆的的数字化；最最后，传统档档案馆和数字字档案馆必将将相互促进、共共同发展，传传统档案馆在在档案信息长长期保存、安安全防护、法法律效力和人人文、历史精精神的体现上上有着不可替替代的优势，具具备适应特定定社会需求的的功能，决定定了数字档案案馆和传统档档案馆长期共共存、相互促促进、共同发发展的远景。第二章、电子文文件、元数据据与文件中心心由于办公自动化化、电子政务务等技术的不不断发展和普普遍应用，电电子文件已经经和正在大量量产生，并将将进一步成为为新产生文件件的主体，做做好电子文件件归档与管理理工作，已经经成为新时期期档案工作面面临的最大挑挑战和难题。电电子文件归档档与管理已经经成为档案工工作的重要组组成部分。2.1、电子文文件的概念2.1.1、电电子文件的定定义国际档案理事会会在档案术语语中将电子文文件定义为：“通过代码形形式记录于载载体，如磁盘盘、磁带或穿穿孔卡带，它它的内容只能能通过机器来来利用，并根根据来源原则则来进行整理理。”国际档案理理事会电子文文件委员会将将电子文件定定义为“：电子文件件是通过数字字电脑进行操操作、传输和和处理的文件件，并具有文文件的一般定定义。”美国联邦法法规将电子文文件定义为“：电子文件件包括数字的的、图形的以以及文本的信信息，它可以以记录在计算算机能够阅读读的任何一种种介质上，并并符合文件的的定义。”新近颁布的国家家标准电子子文件归档与与管理规范中中，电子文件件的定义为“：电子文件件指在数字设设备及环境中中生成，以数数码形式存储储于磁带、磁磁盘、光盘等等载体，依赖赖计算机等数数字设备阅读读、处理，并并可在通信网网络上传送的的文件。”对电子文件的定定义可以从两两个方面理解解。首先，电电子文件是文文件，电子是是文件的表现现形式，这一一点非常重要要，关系到对对电子文件本本质的认识，关关系到电子文文件及其归档档管理技术方方法的研究和和确定。电子子文件如不具具有文件的一一般属性，就就不能纳入文文件管理的范范畴。其作用用及归档后档档案的作用都都不具有以往往文件及其档档案的特性。因因此，严格意意义上的电子子文件应该是是在完全办公公自动化、电电子政务等环环境下生成的的文件。当前前许多单位应应用字处理、表表格等软件起起草文件、辅辅助办公，而而本单位并没没有实现办公公自动化，没没有经过在网网上文件运转转、签发等过过程，这些文文件并不是真真正的电子文文件，不具有有文件的基本本特性。其次次，从技术层层面上理解电电子文件的定定义，电子文文件是信息时时代的产物，是是计算机、网网络等技术设设备普遍应用用的产物，与与纸质文件的的区别主要是是其产生的环环境、外在表表现形式等有有本质不同，这这就决定了电电子文件的许许多特征，也也决定了电子子文件及其归归档管理需要要采取不同的的技术方法。从技术角度来区区分，电子文文件主要有：文本文件（字字处理软件形形成的文件）、图图像文件（扫扫描等形成的的文件）、图图形文件（CCAD 、绘绘图软件等形形成的文件）、音音频文件（音音频设备或软软件形成的文文件）、多媒媒体文件（视视频或多媒体体设备、软件件等形成的文文件）、超媒媒体文件（由由超媒体链接接技术形成的的文件）、程程序文件（程程序设计、编编码文件）、数数据库文件。随随着信息技术术的不断发展展，新的电子子文件种类还还会不断产生生，档案部门门应该密切关关注和了解不不同种类电子子文件的特性性和运行方式式，为其归档档管理做必要要的准备工作作。政府电子文件是是电子文件的的子类，其是是政府机关在在履行职能、处处理事务和日日常管理活动动中形成、处处理和保存的的电子文件。政政府电子文件件除了包括以以电子方式存存在的经过正正式处理程序序的公文外，还还包括所有记记录机关业务务活动的数字字图形、声音音、影像、多多媒体文件、程程序软件、数数据库文件、网网站文件等。政政府电子文件件管理即是包包括对机构各各类业务活动动形成的具有有保存价值的的电子文件的的综合管理。2.1.2、电电子文件的基基本特征电子文件除具有有一般文件的的基本特性外外，与纸质文文件相比，还还有一些自身身的特性。主主要有：² 对硬件和软件的的相对依赖性性。电子文件件一般是由数数字设备生成成的，产生于于一定的硬件件和软件环境境。以前由于于信息技术发发展水平的制制约，数字产产品的硬件、软软件更新换代代后，相互之之间兼容性较较差，造成电电子文件存储储、读取等对对原生成环境境存在依赖性性。随着技术术的不断发展展，这一问题题在一定程度度上有望得到到解决。但在在原始性、真真实性保持方方面的问题还还需要从文件件的生成运行行过程中采取取管理和技术术措施进一步步研究解决。² 非直读性。电子子文件不能为为人直接阅读读，需要借助助特定的数字字设备和相关关软件才能阅阅读，这就需需要采取迁移移等措施和手手段保持电子子文件的长期期可读性。² 信息与载体的相相对分离性。与与纸质文件相相比，电子文文件的载体与与其信息的结结合是松散的的，电子文件件虽然也需要要依附于一定定形式的载体体上，但载体体相对于信息息内容来说不不再具有原始始性、一致性性和唯一性。² 结构复杂性、对对背景信息和和元数据的依依赖性。电子子文件的种类类、表现形式式繁多，其结结构复杂，增增加了电子文文件归档管理理的难度。电电子文件背景景信息和元数数据对保证电电子文件的真真实性、完整整性、长期可可读性更加重重要，而且与与电子文件本本身的结合也也是松散的，需需要采取人为为干预措施和和技术手段才才能使背景信信息和元数据据同时归档。² 信息共享的便利利性和安全维维护的复杂性性。电子文件件的信息共享享相对比较便便利，在标准准化的前提下下，信息共享享可以无障碍碍实现。在信信息共享便利利的同时，保保证电子文件件的信息安全全相对比较复复杂，除了采采取必要的管管理措施外，还还要有相应的的技术手段来来保证信息利利用、传输的的安全保密。2.2、元数据据应用功能及及设计原则电子文件元数据据是描述电子子文件背景、内内容、结构及及其整个管理理过程并可为为计算机及其其网络系统自自动辨析、分分解、提取和和分析归纳的的数据。它既既可用于保障障相关电子文文件的真实性性、完整性、一一致性、关联联性和长期有有效性，又可可帮助对分布布式网络环境境下的电子文文件进行有效效的集成管理理和协助提供供集成服务，更更是构建数字字档案馆信息息组织体系必必不可少的工工具。因此电电子文件管理理元数据规范范是数字档案案馆建设的基基础性标准。由于技术的快速速发展，使电电子文件长期期保存面临着着巨大的挑战战。这种挑战战主要来自于于以下方面：（1）在政策层层面上，尚未未针对完整的的电子文件生生命周期来建建立相关的政政策及协调机机制。（2）在技术层层面上，信息息技术经常的的范式转换，造造成无法有效效保障电子文文件的真实性性、完整性和和持久有效性性。具体体现现在以下方面面：n 数字信息所领带带的软硬件易易于过时作废废，造成数字字媒体寿命的的短暂性与限限制性；n 数字信息必须依依赖特定的软软件，否则无无法独立存在在；n 数字信息的呈现现方式和查询询接口各不相相同；n 数字信息储存压压缩与传递过过程中，资料料容易流失。 （3）数字信息息利用过程中中，自然衍生生而出的著作作权、确实性性与可信赖性性等问题。（4）信息技术术的多样性和和多种软硬件件技术平台的的存在，导致致形成了多种种互不兼容的的计算机信息息系统和异种种结构的电子子文件，使信信息孤岛现象象普遍存在。以上几方面的挑挑战归结起来来就是既要确确保电子文件件的真实性、完完整性和持久久有效性，同同时又要能够够集成管理分分布式贮存状状态下的异构构电子文件，打打破信息孤岛岛现象和实现现政府信息的的共享。为此此，必须设计计有效保障电电子文件的真真实性、完整整性、长期保保存需求和有有效实现电子子文件集成管管理与集成服服务的元数据据方案。使电电子文件能够够具有证据价价值、持久有有效性，并能能通过集成管管理提供集成成服务。2.2.1、元元数据功能描描述在电子文件管理理中，元数据据不仅是描述述电子文件和和保障电子文文件真实性的的工具，同时时，它也是对对电子文件信信息的基本组组织方法。因因此，元数据据可以为电子子文件管理系系统各层次内内容提供规范范的定义、描描述、交换与与解析机制；为分布式异异构系统提供供互操作和无无缝集成的纽纽带；为计算算机及其网络络系统自动辨辨析、分解、提提取和分析归归纳电子文件件提供有力的的工具。具体而言，元数数据在电子文文件管理中的的应用功能主主要体现在以以下几个方面面：（1）确保并且且证明电子文文件的真实性性和凭证价值值。保证电子文件的的真实性和完完整性从而使使之具有凭证证价值，是电电子文件管理理中面临的最最大问题。它它既是各个环环节正常运转转的基本前提提，又是每一一项工作的首首要目标。因因为如果这一一点得不到保保证，电子文文件管理的其其他工作将变变得毫无意义义。然而由于具有易易逝性、易变变性、载体不不确定性和对对管理系统强强烈的依赖性性等特征，当当需要电子文文件用作证据据时人们却很很难信赖其真真实性和完整整性。但是，在在元数据中将将电子文件的的内容特征和和文件形成、处处理和利用的的过程忠实地地记录下来，就就能够帮助知知晓电子文件件的内容是否否与形成生效效时完全一样样，从而证明明其真实性和和完整性。把把电子文件形形成时的环境境和背景信息息记录在元数数据中，更有有助于烘托和和证明电子文文件的价值，尤尤其是证据价价值，也使以以后的文件利利用者便于了了解文件形成成时的历史环环境，从而正正确理解其真真实的意涵。因此忠实描述电电子文件的形形成背景、内内容、结构和和整个管理过过程，可以保保护文件的真真实性和完整整性，确保文文件的凭证价价值，促使电电子文件具有有永久的法律律效力。可以以说，元数据据是电子文件件须臾不可或或离的“生命线"。（2）有助于对对电子文件的的保护与长期期保存，使其其具有长久有有效性文件可以用作证证据的特性，使使我们必须特特别注意对电电子文件进行行档案化处理理，使之有可可能作为档案案长期保存。因因而除了采取取以上措施确确保电子文件件的真实性和和完整性以外外，还应该在在元数据模型型中详尽描述述电子文件的的格式信息、制制作信息、转转换方式、技技术环境等。以以便于电子文文件的转换与与迁移，达到到长期保护、保保存的作用，使使之长期可读读、可理解，具具有长久有效效性。（3）有效地管管理电子文件件元数据模型必须须包含整个文文件管理和利利用过程中所所需的全部重重要元素，它它既包括对文文件本身的描描述元素，又又包括对文件件的管理信息息，它不但是是文件著录标标引的工具，也也是文件鉴别别认证、鉴定定、保护等其其它环节的工工具。另外，元元数据自身还还必须标准化化、组织规范范化；用于表表述元数据的的语言，也必必须具有很强强的互操作功功能，便于为为计算机及其其网络系统自自动辨析、分分解、提取和和分析归纳。这这样，它将成成为有效管理理在异构平台台上形成的所所有电子文件件的工具和重重要前提，也也是完善和发发展电子件管管理的首要条条件。（4）方便查询询和利用元数据模型是文文件著录的工工具，而著录录的主要任务务之一就是对对电子文件所所有的具有检检索意义的特特征进行描述述和记录。元元数据模型必必须从文件形形成之初就能能为利用者提提供查询途径径，使用户清清楚了解文件件及其形成背背景之间的关关系，方便利利用者发现和和检索文件，满满足利用者的的需求。正因为元数据具具有上述重要要的功能，它它就成了电子子文件集成管管理和集成服服务不可替代代的基础和工工具。那么，应应