纸质档案归档文件整理工作步骤13561.docx

纸质档案案归档文文件整理理工作步步骤根据国家家档案局局发布的的中华人人民共和和国档案案行业标标准归归档文件件整理规规则和和湖南省省档案局局关于归档文文件整理理规则实施细细则的的规定，从从20001年11月1日日起，立立档单位位对应归归档的纸纸质文件件以“件”为单位位进行整整理。为为了确保保归档档档案的质质量，规规范我校校归档文文件的整整理方法法，现确确定我校校十大类类档案均均为以“件”为单位位进行整整理归档档。所谓谓“件”的概念念，即：一个事事由（问问题）或或一个项项目的材材料可视视为一件件。一、归档档文件在在进行整整理时，首首先必须须明确几几种情况况1、 下列文件件或文本本在实体体装订时时，可作作为一件件：正本与与定稿作作为一件件；法律法法规等重重要文件件的历次次修改稿稿（包括括定稿）可可合为一一件；正文与与补充说说明正文文的文字字、图表表、数据据等附件件，原则则上为一一件（附附件页数数多，也也可各为为一件）；具有保保存价值值的文件件处理单单应与正正文作为为一件；原件与与复印件件或手抄抄件，应应作为一一件；转发文文件与被被转发文文件，应应作为一一件；报表、名名册、图图表类文文字材料料按其原原装订方方式，一一册（本本）作为为一件；请示与与批复、报报告与批批示、问问函与复复函等来来往文书书，原则则上作为为一件。如如果报请请性文件件归档整整理后才才收到回回复性文文件，也也可各为为一件，并并在“归档文文件目录录”的备注注栏中加加以说明明。2、 以“件”为保管管单位的的各文种种和稿本本的排列列顺序为为：正本在在前，定定稿在后后；正文在在前，附附件在后后；原件在在前，复复制件在在后；转发文文在前，被被转发文文在后；回复性性文件在在前，报报请性文文件在后后；结论性性材料在在前，依依据性材材料在后后；汉文本本在前，少少数民族族文本在在后；不同文文字的文文本，无无特殊规规定的，中中文本在在前，外外文本在在后；文件处处理单放放在文件件前面。3、文件件有多个个时间特特征一份文件件往往有有多个时时间特征征，包括括成文日日期、签签发日期期、批准准日期、会会议通过过日期、公公布日期期、发文文和收文文日期等等等。分分年度时时，一般般来说就就以文件件签发日日期（或或落款日日期）为为准，据据以判定定文件所所属年度度。取消消原有的的按针对对年度归归类的做做法，对对于计划划、规划划、总结结、预决决算、统统计报表表以及法法规性文文件等内内容涉及及不同年年度的文文件，统统一规定定按文件件签发日日期（或或落款日日期）判判定文件件所属年年度。4、跨年年度形成成的文件件机关单位位的某些些具体职职能活动动，如召召开会议议、处理理案件等等，跨年年度形成成的文件件，统一一在办结结年度归归档，分分类时也也都归入入办结年年度。如如：跨年度度的会议议文件材材料，统统一归在在闭幕年年；跨年度度的案件件形成的的文件材材料，统统一归在在结案年年；跨年度度的请示示与批复复，统一一归在批批复年，原原已分开开归档的的，应在在各自归归档文件件目录备备注栏内内加以说说明；回顾纪纪念性文文件，归归入定稿稿或发表表年；法规性性文件，归归入公布布的年度度；跨年度度的计划划归开始始年；跨年度度的总结结归最后后一年，等等等。5、几份份文件作作为一件件时，“件”的日期期按照规定定，正本本与定稿稿、原件件与复制制件、来来文与复复文等也也可作为为一件，这这时判定定“件”的日期期，应以以装订时时排在前前面的文文件的日日期为准准。具体体地说，正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准；多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍材料等）作为一件的，可标起止时间。6、无落落日期的的文件要要标注日日期此类情况况见于内内部文件件（也叫叫白头文文件），需需要分析析文件内内容、制制成材料料、格式式、字体体以及各各种标识识，通过过对照等等手段来来考证和和推断文文件的准准确日期期或近似似日期，并并据此按按年度合合理归类类。7、专门门年度的的分类方方法如果立档档单位相相当一部部分工作作是按照照专门年年度进行行的，如如教学等等，采用用年度分分类法时时，对这这部分工工作中形形成的文文件，就就按照专专门年度度进行分分类。如如：20002-20003学年年的计划划归入起起始年；20002-220033学年的的教学工工作总结结归入办办结年。8、临时时机构（如如“三讲办办”、“普查办办”等），存存在时间间不长（即即两年以以内），文文件材料料又比较较少，工工作虽然然跨年度度，形成成的文件件可以不不分年度度，放在在工作结结束年度度归档，如如果每年年文件数数量较多多，亦可可分散在在各个年年度内归归档。9、保管管期限的的划分原则上参参照国家家教委119944年施行行的高高等学校校档案实实体分类类法和和高等等学校档档案工作作规范，制制定出本本单位档档案保管管期限表表。永久，凡凡是反映映本机关关主要职职能活动动和基本本历史面面貌的，对对本机关关国家建建设和历历史研究究有长远远（即550年以以上）利利用价值值的档案案，定为为永久保保管。它它主要包包括：(1) 本机关关制定的的属于政政策规定定性的文文件；处处理重要要问题形形成的文文件材料料；召开开重要会会议的文文件材料料；重要要的请示示、报告告、总结结、综合合统计报报表；机机构演变变、机关关领导人人任免等等文件材材料。(2) 同本机机关产生生的重要要文件有有密切联联系的上上级和下下级机关关的重要要文件，上上级针对对本机关关所作的的决定、批批复、报报告和调调查研究究材料。(3) 本机关关批转下下级报送送的重要要的具有有特殊意意义的文文件材料料。长期，凡凡是反映映本机关关的一般般工作活活动，在在较长时时间内（即即1550年年左右）对对本机关关工作有有查考利利用价值值的文件件，定为为长期保保管，它它主要包包括：(1) 本机关关一般工工作问题题文件材材料；一一般会议议的主要要材料；人事管管理工作作形成的的一般文文件材料料（如行行政介绍绍信、工工资关系系等）。(2) 直属上上级机关关下发的的属于机机关主管管业务或或非直属属上级机机关颁发发的针对对本机关关主管业业务，并并需要贯贯彻实行行的一般般性文件件材料。(3) 下级机机关报送送的年度度工作总总结、报报告和统统计报表表等文件件材料。短期，凡凡是在较较短时间间内（如如15年年以内）对对本机关关有参考考利用价价值的文文件材料料列为短短期保管管。它主主要包括括：(1) 本机关关一般事事务性的的文件材材料。(2) 上级机机关和同同级机关关颁发的的非主管管机关业业务但需需要参照照执行的的文件材材料。(3) 下级机机关报送送的一般般性的文文件材料料。10、根根据本单单位的保保管期限限表，对对当年文文件材料料进行分分类时应应注意以以下几点点：(1) 原则上上不要将将不同保保管期限限的文件件混在一一起。(2) 应从一一个问题题或一组组文件材材料的重重要程度度划定保保管期限限，不要要孤立地地按单份份文件的的重要程程度来划划定保管管期限。(3) 一个问问题的文文件，有有保管期期限不完完全相同同的情况况，为了了保持问问题的完完整性，可可本着就就高不就就低的原原则。(4) 本机关关转发上上级的业业务文件件，没有有提出具具体意见见的打印印件作短短期。二、归档档文件整整理工作作步骤第一步 分类类我校十大大类档案案中，党党群、行行政类档档案按机机构分类类法，教教学、科科研、基基建、设设备、产产品、出出版、外外事、财财会类等等按类目目分类法法。我校原则则上采用用：年度度机构构或项目目保管管期限分分类法机构分类类法，是是根据文文书处理理阶段形形成和处处理文件件的承办办单位对对归档文文件的分分类，它它主要针针对党群群、行政政类档案案。模式：年年度机构保管期期限分类类法示例：220033年，校校长办公公室，永永久、长长期、短短期即先将归归档文件件按年度度分类，每每个年度度下按机机构分类类，再在在组织机机构下面面按保管管期限分分类，这这种分类类方法运运用于内内部机构构不复杂杂的立档档单位。采采用此种种分类方方法，在在库房排排架时，每每年形成成的档案案按机构构序列依依次上架架，不必必预先留留空，也也避免了了倒架，库库房管理理非常方方便。同同时，可可将一个个年度同同一机构构形成的的文件，按按保管期期限的不不同，依依次排列列在一起起，更便便于实体体查阅。此此方法特特别适用用于推行行部门整整理归档档的单位位。采用机构构分类法法能最好好地保持持全宗内内文件在在来源方方面固有有的联系系，客观观地反映映立档单单位的历历史面貌貌。同时时，由于于每个机机构都承承担某些些方面的的职能和和任务，按按机构分分类在一一定程度度上集中中反映了了某一方方面工作作内容的的文件，便便于按照照一定的的专题查查找和利利用档案案。特别别是对于于现行机机关，在在文件由由各机构构分工整整理（即即原来推推行的文文书处理理部门立立卷）的的情况下下，每个个机构向向档案馆馆移交的的归档文文件，就就自然构构成一类类，使全全宗内分分类体系系的设计计大大简简化。1、采用用机构分分类，一一般来说说，有一一个机构构就设置置一个，机机构名称称就是类类名。采采用机构构分类法法，原则则上以哪哪个机构构名义发发文的文文件就归归入哪个个机构的的类中。有有些文件件是由几几个机构构共同处处理的，如如何归类类须视其其具体情情况而定定，如：有主办办者的一一般归入入主办机机构；以机关关名义发发出的文文件，则则归入有有关机构构类中；业务部部门起草草，以机机关办公公室名义义发出的的，如果果内容属属该部门门职责或或业务，则则应归入入负责起起草发文文的机构构内。2、机关关单位内内设置的的临时机机构，应应和其他他机构一一样设类类，形成成的归档档文件归归入该类类保存。有有时临时时机构与与该立档档单位某某一内部部机构合合并办公公，并以以该机构构为常设设机构，那那么形成成的文件件应归入入内部机机构类中中；如果果临时机机构涉及及两个以以上的内内部机构构，则应应根据其其主要职职能以及及形成的的文件内内容、数数量多少少等，由由这些机机构协商商后确定定分类方方法。3、各职职能机构构下又设设机构的的，一般般应选择择职能机机构进行行分类；业务独独立性强强、职能能重要的的，也可可选择职职能机构构的下设设机构进进行分类类。类目分类类法，是是根据各各业务主主管机构构产生的的不同类类别、不不同项目目的归档档文件的的分类，它它主要针针对教学学、科研研、基建建、设备备、产品品、出版版、外事事、财会会类档案案。模式：年年度类目保管期期限示例：aa、20003年年，教学学类研究究生教育育中的学学位，永永、长、短短b、20003年年，基建建类第118项工工程，永永、长、短短 即先将将归档文文件按年年度分类类，每个个年度下下按类目目（即类类别或项项目）分分类，再再在类别别或项目目下面按按保管期期限分类类。第二步 装订订归档文件件材料修修整完毕毕，需要要用符合合档案保保护要求求的装订订材料重重新加以以装订，以以防文件件丢失，便便于归档档后保管管和利用用。1、装订订前，对对破损的的文件进进行修复复以延长长其寿命命。修复复主要针针对一些些有孔洞洞、残缺缺或折叠叠处已被被磨损的的文件，进进行修补补和托裱裱。2、复制制字迹模模糊或易易退变的的文件。目目前，一一般采用用复印的的方式进进行复制制。比如如传真件件字迹耐耐久性差差，须复复制后才才能归档档。复印印时，墨墨粉浓度度不宜太太大，颜颜色不宜宜太深，并并且最好好采用单单面复印印。3、对某某些特殊殊超大的的纸张（报报表、基基建图纸纸等）需需要加以以折叠，折折叠的操操作要求求比较简简单，但但要注意意尽量减减少折叠叠次数，同同时折痕痕处应尽尽量位于于文件、图图表字迹迹之外。取取齐右边边和下沿沿。此外外，文件件页数较较多时，宜宜单张折折叠，以以方便归归档后的的查阅利利用。凡凡8K纸纸张的统统计报表表、新生生录取审审批表等等，可以以不折叠叠，装订订后直接接装盒。4、去除除易锈蚀蚀的金属属物。如如订书钉钉、曲别别针等。但但对于115年以以内的短短期文件件可以不不拆钉。5、装订订时，正正本在前前，定稿稿在后，来来文与复复文作为为一件时时，复文文在前，来来文在后后，再将将“件”内各页页按一定定的方式式对齐，便便于日后后翻阅利利用。一一般来说说，采用用左上角角装订的的，应将将左、上上侧对齐齐；采用用左侧装装订的，应应将左、下下侧对齐齐；采用用线装的的，对齐齐右边和和下沿。为了尽量量降低成成本，简简便装订订方式，全全省推荐荐使用精精制塑料料螺钉装装订。红红色装订订永久保保存的档档案，黄黄色装订订长期保保存的档档案，绿绿色装订订短期保保存的档档案。从从材质的的安全和和经济角角度考虑虑，对较较厚的文文档可采采用线装装法（三三孔一线线）。另另外，55页以内内的文件件可采用用胶水粘粘贴。第三步 排列列归档文件件的排列列是指在在分类方方案的最最低一级级类目内内，根据据一定的的方法确确定归档档文件先先后次序序的过程程。规规则中中规定：“在分类类方案的的最低一一级类目目内，按按事由结结合时间间、重要要程度等等排列。会会议文件件、统计计报表等等成套性性文件可可集中排排列”。这里里的“最低一一级类目目”，是指指分类时时所确定定的类目目体系中中设在最最低的一一级类目目，例如如按照“年度机构保管期期限”分类，“机构”即为最最低一级级类目。而而按“年度类目保管期期限”分类，“类目”则为最最低一级级类目。事由（即即问题）可可根据范范围的大大小来确确定。具具体方法法有：(一) 同一事事由内的的归档文文件排列列。即一一个作者者，一个个问题（即即同一事事由）的的文件，就就按时间间先后顺顺序排。例例如财务务管理工工作文件件、工会会工作文文件等。(二) 不同事事由的归归档文件件排列。1、按不不同事由由形成时时间的先先后顺序序排列，所所谓事由由的形成成时间即即事由的的办结时时间。这这种方法法只要求求将不同同事由的的文件，按按其办结结时间的的先后顺顺序排列列，而不不考虑其其他因素素。这种种方法比比较简单单，更适适用于实实行“随办随随归”的机关关。一个个作者，几几个问题题的文件件，就先先按问题题后按时时间排列列。2、按事事由的重重要程度度排列，将将主要职职能或重重要活动动形成的的文件排排在前面面，其他他工作形形成的文文件材料料排在后后面，或或将综合合性工作作排在前前面，具具体业务务工作排排在后面面。例如如会议文文件可将将会议通通知、开开幕词、闭闭幕词、工工作报告告、代表表提案、大大会决定定等重要要文件排排在前面面，其它它文件排排在后面面。又如如综合性性文件可可将计划划、总结结、规章章、领导导讲话等等排在前前面，其其他材料料排在后后面。3、按事事由具有有的共同同属性分分别集中中排列(1) 一个事事由，几几个作者者，先按按作者，再再按时间间排列。例例如人事事工作文文件，可可以将机机构设置置、人员员编制、干干部任免免、调配配、职称称评定、劳资、出国审查等问题所属的不同小事由形成的文件分别集中到一起。(2) 一个事事由，几几个单位位，可先先按单位位，再按按时间排排列。例例如基层层上报的的工作总总结、统统计、年年报和名名册等。(3) 非诉讼讼案件材材料，按按决定（或或批复）报告调查旁证个人交待材料等顺序排。对具有保保存价值值，且又又没有及及时归档档的零散散文件，应应排列在在相应类类别归档档文件的的最后或或与相关关的某份份归档文文件装成成一件，并并在归档档文件目目录备注注栏中加加以说明明。第四步 编号号归档文件件编号，是是指将归归档文件件在全宗宗中的位位置标识识为符号号，并以以归档章章的形式式在归档档文件上上注明。编编号是编编目工作作的起点点和基础础，其目目的是反反映分类类、排列列这些系系统化工工作的成成果。通通过编号号，使归归档文件件在全宗宗中的位位置得以以确定，并并为后续续的编目目工作以以及将来来查找利利用时实实体存取取提供了了条件。(一) 归档章章的项目目归档章式式样（应应为六个个空格，下下图为示示例）： 全宗号年度室编件号号归档机构构保管期限限馆编件号号1、 全宗号：是档案案馆为立立档单位位编制的的代码。目目前我校校档案共划分为为五个全全宗，代代码分别别为：长长沙交通通学院11号、长长沙电力力学院22号、湖湖南轻工工业高等等专科学学校3号号、湖南南省水利利水电学学校4号号、长沙沙理工大大学5号号。1、 年度：是是指归档档文件的的形成年年度，即即形成和和处理归归档文件件的年度。以以四位阿阿拉伯数数字标注注公元纪纪年，如如20003年，不不能简化化写成“03”，而应应写成“20003”。3、保管管期限：是指机机关文书书、业务务部门或或档案部部门在整整理归档档文件时时，按照照档案案保管期期限表给给归档文文件划定定保管期期限。归归档文件件保管期期限为永永久、长长期、短短期。可可简称为为“永”、“长”、“短”，也可可用“Y”、“C”、“D”填写。4、件号号：即归归档文件件的排列列顺序号号。它是是归档文文件在分分类方案案中最低低一级类类目的排排列顺序序号。它它是反映映归档文文件在全全宗中的的位置和和固定归归档文件件的排列列先后顺顺序的重重要标识识。件号号分为室室编件号号和馆编编件号两两种。我校室编编件号有有两种方方式：一是按机机构分类类法进行行分类的的（党群群、行政政等类），即即采用“年度机构保管期期限”进行分分类的，室室编件号号应在同同一年度度、同一一机构、同同一保管管期限内内从“1”开始编编一个流流水号。例例如：校校长办公公室20003年年形成的的永久、长长期、短短期3个个保管期期限的归归档文件件，编号号后形成成3个流流水号，即即永久的的从“1”开始编编一个流流水件号号，长期期的从“1”开始编编一个流流水件号号，短期期的也从从“1”开始编编一个流流水件号号。二是按分分类方案案的某一一级类目目进行分分类归档档的（教教学、科科研、基基建、设设备、产产品、出出版、外外事、财财会等类类），即即采用“年度类目保管期期限”分类的的，室编编件号应应在最低低一级类类目内，按按同一年年度、同同一机构构、同一一保管期期限内从从“1”开始编编一个流流水号。例例如：教学和和科研类类（其中中综合类类除外）在在三级类类目内编编制件号号；财会类类先按归归档机构构排列，再再在二级级类目内内编制件件号；其余各各类（包包括所有有综合类类）均在在二级类类目内编编制件号号。例：教务处处20003年教教学计划划、学籍籍变更材材料等，分分别划在在2个三三级类目目中，应应在这22个类目目中按其其保管期期限的划划分，编编制永久久或长期期件号，均均从“1”开始编编流水件件号。5、归档档机构：即档案案形成部部门。6、馆编编件号：由档案案馆根据据进馆档档案的类类别和保保管期限限编制。 (二) 盖归归档章的的要求1、盖归归档章的的位置。一一律加盖盖在归档档文件首首页上端端居中的的空白位位置，如如果领导导批示或或收文公公章等占占用上述述位置，可可将归档档章盖在在其他空空白位置置，但以以上端为为宜。以以篮黑色色印泥为为宜。2、填写写归档章章项目应应使用符符合档案案保护要要求的字字迹材料料，如碳碳素墨水水等。档档案材料料一律杜杜绝使用用圆珠笔笔、铅笔笔、红色色或纯兰兰色笔。3、改进进盖归档档章的方方法。搞搞好两个个结合：一是与与机关内内外收发发文程序序结合，在在收文尚尚未流转转、办理理前，就就由收发发部门在在文件的的首页上上加盖空空白归档档章，可可以有效效地避免免领导批批示等占占用盖章章位置。二二是与推推行文书书处理部部门归档档制度结结合，给给每一个个部门分分别配置置一套归归档章，每每形成一一份文件件，就由由这些部部门的兼兼职档案案人员加加盖空白白归档章章，这样样，可以以大大减减轻年终终集中整整理归档档时盖归归档章的的劳动强强度。附注：档档号模式式和标识识与各类类档案归归档章示示例参考考A、档号号模式和和标识：1. 220033DQ113Y100 20003年党群类类组织永久第第10件件 2. 220033XZ122C177 20003年行政类类人事、师师资长期第第17件件 3. 220033JX1132C8 220033年教学类类全日制制本、专专科招生长期第第8件4. 220033KY1123Y6 220033年科研类类社会科科学省级项项目永久第第6件55. 20003SB118C200 220033年设备类类第188号仪器器设备长期第第20件件 6. 220033JJ117Y166 20003年基建类类第177项工程程永久第第16件件 7. 220033CP114D3 20003年年产品类类第144号产品品项目短期第第3件 8. 220033CB115D2 20003年年出版类类第155号出版版物短期第第2件 9. 220033WS112C9 20003年外事类类出国长期第第9件 10. 20003CK114D899 20003年财会类类凭证短期第第89件件 B、各类类档案归归档章示示例 ：1、520033DQ13-110组织部永久2、 520033XZ12-117 人事处处长期3、 520033JX13-22-8招生办长期4、 5 20033KY12-33-6科研处永久 5、 5 20033SB18-220设备处长期 6、 5 20033JJ17-116基建处永久 7、 5 20033CP14-33校产处短期8、 5 20033CB15-22期刊中心心短期9、 5 20033WS12-99国交处长期10、 5 20033CK14-889计财处短期另外，所所有类别别中的综综合类举举例：20033年，教教学综合合类，第第18件件，教务务处产生生的长期期保管档档案。 55 20033JX11-118教务处长期第五步 编目目在搞好前前四步工工作的基基础上，不不要急于于编目，还还应注意意搞好复复查定盒盒，它是是保证文文件归档档质量的的必要措措施。复复查的内内容如下下：第一，文文件收集集是否齐齐全完整整（注意意发现漏漏收、重重份等问问题）；第二，年年度是否否分清（注注意跨年年度文件件的补收收）；第三，盒盒内文件件排列是是否合理理（注意意密不可可分的文文件有无无人为分分开）；第四，归归档文件件保管期期限划分分是否准准确（注注意几种种保管期期限保存存的文件件有无交交叉现象象）；第五，一一个事由由（或问问题）的的文件是是否集中中（注意意有无夹夹杂其它它内容）。编目是指指编制归归档文件件目录。它它是归档档文件整整理工作作的重要要内容之之一，也也是其他他各种编编目工作作的起点点和基础础。编制制归档文文件目录录，实现现了归档档文件从从一次文文献向二二次文献献的初步步转化，为为档案的的保管、鉴鉴定、检检索、统统计和编编研等工工作的开开展提供供基本条条件。编目必须须按照分分类、排排列的结结果，逐逐类、逐逐件编制制目录，以以系统、全全面的揭揭示归档档文件的的全貌。(一) 归档文文件目录录的项目目1、件号号：填写写室编件件号。每每一件文文件的“件号”，指每每一个归归档机构构的归档档文件在在划分保保管期限限（永久久、长期期、短期期）后，分分别在各各种保管管期限中中的顺序序号。2、责任任者：是是指制发发文件的的组织或或个人，即即文件的的发文机机关或署署名者。联联合发文文填几个个主要的的就可以以了。不不必一一一填写。责责任者可可填正规规的简称称，但不不能填成成“本校”，如：可填“长理工工大”。3、文号号：即文文件的发发文字号号，是由由发文机机关按发发文次序序编制的的顺序号号，一般般由机关关的代字字、年度度、顺序序号组成成。可按按竖3排排照实填填写，如如： 。文文号栏内内不得填填写期刊刊、会期期或文件件件次，但但可填写写在题名名栏内。长理工大20034号4、题名名：即文文件标题题。它是是直接表表达文件件的内容容和中心心主题的的文件特特征，是是归档文文件内容容的起点点。文件件题名较较长的可可填二、三三行不等等。没有有标题或或标题不不规范的的，可自自拟标题题，外加加“ ”号。(1) 会议记记录可作作为一件件，但应应将每次次会议的的期次、时时间和主主要内容容填写在在目录上上。(2) 文件标标题按原原标题写写，一般般应照实实抄录，不不要随意意改动和和简化，标标题文字字太长可可以简化化（但不不能更改改原意），标标题第一一行应空空两格。(3) 有主标标题和副副标题的的，主标标题可以以代替副副标题的的后者可可以不写写。(4) 无标题题的有四四种情形形的变通通处理方方法：文件标标题是“通知”或“便函”一类的的，可根根据文件件内容重重新拟写写标题；批转性性文件只只反映字字号的，应应根据文文件内容容重新拟拟写标题题；针对性性文件标标题，如如干部任任免，只只填写针针对本机机关的人人名；标题相相同的，如如工作计计划、总总结和报报表不能能打省略略号，应应标出单单位名称称。5、日期期：即文文件的形形成时间间。它是是文件的的重要特特征之一一，反映映文件产产生的时时代背景景，是查查找档案案的常用用途径。文件年月月日，只只要在同同一年代代的文件件，每张张文件目目录第一一格写全全称，填填写时可可省略年年、月、日日三个汉汉字，只只填写阿阿拉伯数数字，即即填为两行如 2000309099 。没有日期期的也有有四种情情形的变变通处理理方法：会议文文件材料料按会期期；年报表表按当年年12月月或第二二年元月月（如有有专业年年度的填填写专业业年度时时间）；培训班班形成的的文件材材料按办办班时间间；使用衬衬垫纸贴贴的行政政介绍信信和组织织关系等等，只填填写第一一张的日日期或第第一张和和最后一一张的起起止日期期。6、页数数页数，即即填写一一件的总总页数。计计算页数数时以文文件中有有图文（指指与文件件内容相相关的文文字、图图画等）的的页画为为一页，空空白页不不计。大大张文件件或图表表的折叠叠页，一一张只能能计一页页。来文文与复文文、正本本与定稿稿、收文文处理单单与文件件等作为为一件时时，统计计页数应应将构成成该件的的各文件件页数相相加作为为该件的的页数。编页号可可以固定定文件的的位置，便便于统计计、核对对和查找找。具体体方法：(1) 以文件件“自然件件”为单位位，按页页次顺序序编流水水号，一一般为每每页编一一个号。(2) 两面有有字的两两面编号号，正面面编在右右上角，背背面编在在左上角角。(3) 印刷件件，能利利用原页页号的可可不再编编号。只只有底稿稿接着编编号。(4) 基建图图纸采用用手风琴琴式折叠叠法，每每张编一一个号。(5) 一张衬衬垫纸上上贴有多多张322开纸的的文件（如如行政介介绍信、组组织与工工资关系系、照片片等），以以原件为为对象，每每张编一一个号，不不要错编编在衬垫垫纸上。7、备注注备注项用用于填写写归档文文件需要要补充和和说明的的情况，包包括缺损损、修改改、补充充、移出出、销毁毁等。(1) 只有请请示没有有批复的的，应注注明缺批批复。(2) 只有复复印件缺缺原件的的，应注注明缺原原件。(3) 以上级级机关名名义起草草的行文文，底稿稿交上级级机关归归档，本本级只留留打印件件，也可可注明交交XX机机关存档档的字样样；不须须说明的的空着不不填。(二) 编目的的几点要要求1、归档档文件目目录用纸纸幅面尺尺寸采用用国际标标准A44型（长长×宽为2297mmm×2100mm，见见附表）。2、每张张目录横横栏仍为为10格格。每格格一般只只要求填填写一份份文件；特殊文文件（如如附件或或有副题题名等）可可填用22栏。3、永久久和长期期保存的的文件，文文件目录录要打印印三套，一一套随文文件入盒盒，交档档案馆两两套；作作短期保保存的文文件，目目录要求求打印二二套，一一套入盒盒，一套套交档案案馆。4、归档档文件目目录封面面可以视视其需要要设置全全宗名称称、年度度、保管管期限、机机构（问问题）等等项目，其其中全宗宗名称填填写时，应应使用全全称或规规范的简简称。5、归档档文件目目录软盘盘应交档档案馆保保存（注注明单位位名称和和年度），归归档机构构每年可可到档案案馆领用用新软盘盘。为了便于于查找，应应在归档档文件目目录右上上角增加加2个选选项，即即保管期期限和归归档机构构。第六步 装盒盒装盒包括括将归档档文件按按件号顺顺序装入入档案盒盒、填写写备考表表、编制制档案盒盒封面及及盒脊项项目等工工作内容容。作为为基本编编目的一一部分，装装盒这一一环节除除其中一一些技术术操作外外，同样样应该体体现出归归档文件件系统化化的结果果。因此此，在装装盒方式式、档案案盒脊项项目设置置等方面面与分类类、排列列等的原原则和方方法是一一致的。(一) 装盒要要求归档文件件应严格格按照件件号的先先后顺序序装入档档案盒，与与归档文文件目录录中相应应条目的的排列顺顺序相一一致，保保证检索索到文件件条目后后能对应应地找到到文件实实体。档档案利用用完毕后后归档时时，同样样要注意意将其按按件号顺顺序装入入相应档档案盒中中。装盒盒的具体体要求有有三条：不同形形成年度度的归档档文件不不应放入入同一档档案盒（22年以内内临时机机构按结结束年归归档的除除外）；不同保保管期限限的归档档文件不不应放入入同一档档案盒；分机构构的情况况下，不不同机构构形成的的归档文文件不应应放入同同一档案案盒。即即使某些些机构形形成的文文件数量量少，装装不满一一盒时，也也不宜将将其混入入其他档档案盒，而而应通过过使用不不同厚度度的档案案盒来解解决。装盒时还还应该注注意二点点：一是是视其文文件的多多少选择择档案盒盒的厚度度。二是是档案盒盒只是归归档文件件的装具具，不具具备保管管单位的的作用。因因此，并并不要求求同一事事由的归归档文件件必须装装在同一一档案盒盒内，只只须按照照排列的的先后顺顺序依次次装盒，一一盒装满满后，依依次装入入下一盒盒即可。（二）盒盒号盒号，即即档案盒盒的排列列顺序号号。盒号号包括室室编盒号号(用铅铅笔编写写)和馆馆编盒号号，分别别在归档档文件整整理和档档案移交交进馆时时编制。馆编盒号号应由学学校档案案馆统一一负责编编制。其其编制方方法为：在分类类方案的的某一级级类目内内，按档档案盒上上架排列列后的顺顺序流水水编制。即即除财会会类按归归档机构构排列外外，其他他九大类类档案均均按二级级或三级级类目排排列。具具体来说说，就是是在同一一年度的的二级或或三级类类目内按按3种保保管期限限排列编编号。即即“永久”一个流流水号，“长期”一个流水号，“短期”一个流水号。3个流水号都从“1”开始标注。采用这种编号方法，可以保持与原来传统的排列编号方法的一致性。(三) 档案盒盒格式与与填写1、档案案盒的规规格档案盒外外形尺寸寸为长3310mmm，宽宽2200mm的的长方体体，厚度度一般为为10-50mmm，也也可以根根据需要要设置其其他尺寸寸的厚度度。2、档案案盒封面面档案盒的的封面应应使用全全称或规规范化简简称标明明全宗名名称，下下加双横横线。一一般全宗宗名称要要求使用用橡皮条条章盖印印（或使使用电脑脑打印）。3、档案案盒盒脊脊的项目目档案盒盒盒脊应根根据摆放放方式的的不同（即即竖放与与横放），在在盒脊或或底边设设置检索索项，包包括以下下六项：(1) 全宗号号：即立立档单位位全部档档案的总总称，我我校全宗宗号为“5”。(2) 年度：应填写写档案形形成的年年度，并并填写全全称，如如20003。(3) 保管期期限：视视其档案案保存价价值由立立档单位位确定的的，并填填写 “永久”等。(4) 机构（问问题）：填写机机构是指指本单位位内部机机构，如如人事处处、计财财处等。问问题则指指几个小小问题组组合在一一起的，可可笼统的的标注。4、起止止件号：即填写写盒内第第一份和和最后一一份文件件的件号号，中间间用“”号号。5、盒号号：即档档案盒的的排列顺顺序号。就就一个单单位（全全宗）而而言，就就是在分分类方案案的最低低一级类类目内，将将各个内内部归档档机构（或或按问题题分类的的）同一一年度的的文件按按永久、长长期、短短期的顺