设计团设计项目管理系统快速入门手册14316026637.docx

49 / 57 hooMa设计团-设计行业项目工单管理系统hooMa设计团设计项目管理系统快速入门手册-管理员篇 提升团队效率什么是hoooMa设设计团？hooMaa设计团是是设计团队队的项目管管理工具。你你可以随时时在线开通通一个专门门用于管理理自己的设设计项目的的网络平台台，也可以以在公司内内部的局域域网里自己己安装搭建建属于自己己的项目管管理平台。hooMaa设计团能能做什么？被用户誉为为设计团队队的作战指指挥系统。管管理者可以以用它给员员工安排工工作，随时时了解业务务进度，掌掌控项目结结果，考核核团队绩效效。为什么选择择hooMMa设计团团？随着业务扩扩大，人员员增多，项项目繁杂，团团队中开始始出现配合合不给力，项项目进度难难掌控，导导致每月花花大量时间间在琐碎的的管理事务务上，无法法集中精力力潜心创作作和拓展业业务。 hhooMaa设计团就就是为了解解决这些问问题而研发发的。它针针对性强，便便于实施，简简单易用。只只需很少的的投入就能能在自己的的局域网上上实现网络络化管理，让让日常工作作条理更清清晰。有效效帮助管理理者从繁琐琐的日程中解脱脱出来，集集中更多精精力进行业业务拓展和和经营决策策。谁在用hoooMa设设计团？建筑设计公公司、装饰饰设计公司司、展示设设计公司、平平面设计公公司、广告告制作公司司、陈列道道具制作公公司、影视视制作公司司、工业产产品设计公公司、动漫漫创作团队队、摄影工工作室、企企业的设计计研发部门门、画廊等等。官方网站：免费下载：在线试用：在线演示：目录一、安装和和访问5二、功能概概览8三、为用户户开通帐号号91.为员工工开通账号号92.为客户户开通账号号11四、项目管管理131.创建项项目132.项目送送审. 143.审批项项目154.暂停/重启项目目. 185.项目结结算196.利用项项目动态来来跟进项目目执行情况况227.利用子子项目管理理复杂的项项目248.管理客客户信息269.查看项项目汇总信信息2710.项目目列表的排排列形式. 2912.项目目列表的分分类方式3113.根据据客户名和和关键词筛筛选项目. 34五、日程管管理351.利用日日程管理来来制定工作作计划352.同事之之间利用日日程管理来来安排工作作373.利用日日程管理来来记账39六、公共文文档. 400七、小技巧巧411.如何发发通知/给给指定的人人发通知. 412授权给员员工发通知知. 4333.如何创创建奖罚单单. 444.如何关关注项目. 45八、数据备备份和服务务器控制. 461.数据备备份.462.服务器器控制48九、常见问问题49【附表】用用户权限表表552一、安装和和访问1、安装请到hoooMa官方方网站下载载最新版的的hooMMa设计团团软件。下载地址：如果你用一一台普通PPC安装，可可以下载自自动搭建版版，如下图图。下载好好以后只要要双击解压压后的文件件就可以自自动安装。安安装过程中中要选择一一下安装在在C盘还是是D盘。2、访问hooMaa设计团软软件只需要要安装在一一台电脑上上作为服务务器。局域网上其其他电脑登登录时，只只要在浏览览器地址栏栏中输入安安装了软件件的电脑的的IP地址址就可以访访问！不需需要每台电电脑都安装装软件。服服务器的IIP地址要要设置成固固定的，以以便于大家家记住和使使用。如果觉得IIP地址不不便于记忆忆，可以设设置电脑的的机器名，用用机器名访访问也可以以。二、功能概概览我们认为设设计公司的的每人每天天的工作无无外乎可分分为两大类类：一种是客户户委托的订订单（项目目），还有有一种是日日常琐事（日程）。hooMaa设计团可可以迅速搭搭建一个公公司集体使使用的网站站，用来管管理项目和和日常日程程，提高团团队的整体体工作效率率。只需要一台台普通的PPC机就可可以作为服服务器安装装hooMMa设计团团，搭建属属于自己的的项目管理理平台。员工的电脑脑不需要安安装任何软软件，只要要用网络浏浏览器访问问平台即可可。地址就就是安装了了hooMMa设计团团软件的那那台电脑的的IP地址址。如果对自己己搭建和维维护一台服服务器感到到麻烦的话话，可以使使用我们提提供的在线线版hoooMa设计计团。只要要用邮箱注注册开通一一下就可以以使用。详详见：三.为用户户开通账号号1.为员工工开通账号号进入管理中中心，单击击【新增用用户】按钮钮，为员工工开通账号号。在弹出的对对话框里输输入员工的用户户名和密码码等信息，保存并激活后，员工就可以登陆了。员工用户权权限参考：系统管理员员权限 (5级权限限)最高高权限；经理权限 (4级权权限)审批批自己管理理的项目、发发布项目、生生成合同、管管理自己负负责的合同同；资深员工权权限 (33级权限)可查查看所有项项目、可就就所有项目目发表回复复、组建项项目小组、分分配任务、评评价任务；员工权限 (2级权权限)可独独立承接项项目、可查查看自己负负责的项目目、仅对自自己负责的的项目可回回复、可组组建项目组组、可就自自己负责的的项目分配配任务；实习生权限限 (1级级权限)不能能独立承接接项目、可可加入项目目小组、可可查看和回回复自己担担任组员的的项目、可可以提交任任务、可通通过完成任任务获得积积分。2、为客户户开通帐号号 除了为员员工开通帐帐号，还可可以为客户户开通帐号号。客户登登陆系统只只能看到与与自己有关关的项目信信息。便于于客户在线线委托下单单，还可以以让客户通通过平台跟跟踪项目进进度，提出修改改建议。进入【客户户信息】，在客户名名单中找到到需要增加加联系人的的客户，再再点击【新增用户户】按钮。 在弹出的对对话框里输输入客户的的用户名和和密码等信信息，点击击开通。激激活后客户户就可以登登陆了。 客户用户权权限参考：客户负责人人 (5级级权限)可以以开通客户户代表权限限的用户、可可查看和管管理本公司司全部项目目、可管理理本公司合合同、可发发布新项目目；客户代表 (4级权权限)可发发布新项目目、可查看看和管理自自己负责的的项目、可可修改自己己的身份信信息。四.项目管管理）创建项项目点击首页【创建项目目】。进入创建项项目页面，输入项目信息。注：在项目目分类里填填入新的客客户名，即即可创建并并保存该客客户。如果果需要自定定义项目编编号，可在在系统设置置/项目设设置中修改改。2）项目送送审项目完成之之后，点击击【项目送送审】。项项目经理就就能在审批批中心看到到并审批。3）审批项项目进入【审批批中心】，在待审批项目中，打开需要审批的项目。打开需要审审批的项目目，点击【审审批】按钮钮，对项目目进行评价并并确认积分分。审批后的项项目会从“未未完成项目目”列表进进入“已完完成项目”列列表。小技巧：点点击项目上上方的：创创建/送审审/审批 按钮，可可以查看该该项目的创创建人和创创建时间/送审人和和送审时间间/审批人人和审批时时间。也可可以在这一一区域内：撤销送审审/撤销审审批。4）暂停/重启项目目如果想要停停止项目，只只需打开项项目，点击击右上角的的暂停图标标。暂停的的项目会自自动进入：已暂停项项目列表。在已暂停项项目列表中中，可以对对项目进行行重启或者者彻底删除除。或者打开已已暂停项目目，点击右右上角的重重启按钮，也也可以恢复项项目。重启后的项项目自动进进入：未完完成项目列列表。如果该项目目是在审批批之后被暂暂停，重启启之后会进进入：已完完成的项目目列表。5）项目结结算结算单个项项目时，直直接打开项项目，点击击【创建合合同结算单单】按钮。如果在创建建合同结算算单之前，填填写过项目目收入，该该收入会自自动进入合合同结算单单。填写金额，保保存合同结结算单。同时为一个个客户的多多个项目进进行结算时时，先在已已完成项目目中按客户户进行排列列，选定需要要结算的项项目，再点点击【核定定价格】按按钮，生成成合同结算算单。小技巧：在在项目中，不不但可以创创建合同结结算单，还还可以上传传合同附件件。6）利用项项目动态来来跟进项目目执行情况况点击项目列列表中时钟钟图标，进进入“项目动态态表”。或者直接打打开项目，点点击：时间间计划，进进入“项目动态态表”。在项目动态态表中查看看任务分配配情况。还可以切换换到项目动动态表大图图，查看员员工们填写的任任务进展。7）利用子子项目管理理复杂的项项目点击项目编编号前的子子项目按钮钮，即可创创建子项目目。子项目会以以树形结构构排列在父父项目之下下。打开父项目目，左侧将将显示其子子项目。同同样，打开开子项目，也也会在清单单左侧其显显示所属的的父项目。8）管理客客户信息点击进入【客户信息】。在客户列表表中，可以以为客户增增加联系人人、创建分分类、邀请请其他项目目经理关注注该项目、查查看客户项项目数量和和项目合同同总金额。9）查看项项目汇总信信息进入管理理中心/合同结算算单，可以以看到所有有客户的项项目结算单单。进入管理中中心/财务管理理，可看到到工资信息息、发票信信息、支收收管理、费费用管理和和应收账款款。10）项目目列表排列列形式在项目列表表中，项目目可以以两两种形式进行排列：列表表形式和读读图形式。排列形式为为：列表。点击【列表表】：项目将以以列表形式式排列。如如下图：排列形式为为：读图。点击【读图图】：项目会以图片形形式排列。显示的图片片一般为项项目缩略图图，未上传传缩略图的的项目，则则显示留言言中最近上上传的一张张图片。点击图片，就就可打开对对应的项目目。11）项目目列表的分分类方式首页显示的的项目，是是根据创建建时间排序序，分为：本月、上上月、更早早 三个时时间段，显显示未完成成的项目。进入到项目目中心，根根据项目进进度，又可可分为：未未完成项目目/已完成成项目/已已暂停项目目。在项目进度度下，又可可以按月份份/客户/合同/开开票进行项项目分类。例如：把全全部项目按按照月份分分类，如下下图。点击月份，可可展开该月月全部项目目。例如：按客客户名排列列。点击：全部部项目/按按客户，进进入客户目目录，查看看某一客户户的全部订订单（包括括未完成和和已完成），。点击该客户户名，即可可查看全部部订单。如果客户比比较多，在在客户目录录中查找比比较麻烦，可可以通过：切换客户户，或直接输输入客户名名，迅速找找到需要的的客户。12）根据据客户名和和关键词筛筛选项目随着时间的的推移，客客户和项目目会不断增加加，想要搜搜索以前的的客户或者者项目时，就就可以用到到：关键词词筛选 这这一功能。输入关键词词进行搜索索，可以输输入建立时时间/项目目名/项目目负责人名名，来进行行项目的搜搜索。例如，输入入“2014401”，即可筛筛选出所有有20144年1月创创建的项目目。例如，输入入“海报”，即可筛筛选出项目目名中包含含“海报”二字的项项目。例如，输入入“小李”，即可筛筛选出小李李作为项目目经理的所所有项目。“关键词筛筛选”这一功能能可以搜索索到所有项项目，特别别是能快速速搜索以前前的项目。当您需要查查看一些资资料时，可可以随时调调出，就像一个个灵活的“知识库”。新员工进入入公司，也也可以通过调看过过去的项目目，从中了了解到客户户们喜好、要要求；公司司的设计理理念、设计计方向。而且随着时时间的流逝逝，有些客客户和项目目已经模糊糊，也可以以通过这样样一个“知识库”，随时查查看以前的的项目。五、日程管管理）利用日日程管理来来制定工作作计划制定今明后后三天的计计划，直接接在首页填填写。还可以通过过更改日程程的时间，改改变日程排列顺顺序。例如，将某某一日程时时间调整为为：08-00，该该日程自动动排列到88点之前的的日程的前前面。制定周计划划或者月计计划、年计计划时，打打开主菜单单中：日程程，进入日日历页面，双双击日期格格填写工作作计划。管理员也可可以通过：团队日程程，查看所所有员工的的日程。）同事之之间利用日日程管理来来安排工作作点击日程中中的分享图图标，进入入分享页面面，再选择择需要分享享的同事即即可。分享后的日日程会写入入到同事的的日程表里里。同事们们还可以就就这条日程程发表回复复。日程收到回回复后，会会在首页出出现提示。3）利用日日程管理来来记账在记录日程程时可以加加一些特殊殊的关键词词，以便于于日后搜索索查询。例如：在利利用日程记日常常现金账时时，可以在在金额前一一打一个“￥”符号。今后只要在在搜索栏里里输入“￥”搜索，就就能把所有有的流水账账列出了。小技巧：利利用日程中中的关键词词进行搜索，可以以查找到以以前记录的的日程。六、公共文文档公共文档是是系统上的的文档分享享平台,在在这里,您您可以上传传并和其他用户户分享自己己手中的文文档，也可以查查看和下载载其他用户户上传的文档档。还可以关关注某一文文档。进入【公共共文档】页页面，点击击【新增文文档】，填填写所属分分类和文档档名称之后后，就创建建了新的文文档。注：在文档档所属分类类里填入新新的分类名名，即可创创建并保存存该分类。打开文档，可以发表留言以及上传文件。也可以对已有的文档进行下载。七、小技巧巧1）如何发发通知/给给指定的人人发通知进入个人中中心/通知知/发通知。在通知页面面选择发公公告，或者者仅仅通知知部门或者者某个人。员工收到通通知就会在在首页出现现提示，点点击【签收收】之后才才能在首页页消失。2）授权给给员工发通通知一般情况下下，只有44级和5级级权限才能能发通知/公告，但也也可以通过过授权让权权限较低的的员工也可可以发通知知/公告。进入：管理理中心/用用户管理，进进入用户信信息编辑页页面，授权权给员工发发通知。被授权的员员工也可以以发通知/公告。3）如何创创建奖罚单单4）如何关关注/取消消关注项目目点击项目前前端：星形形图标，即即可关注/取消关注注该项目。还可以查到到所有：我我关注的项项目八、数据备备份和恢复复1）数据备备份对于服务器器的日常维维护与管理理，定期备备份是一项项必不可少少十分重要要的基本工工作。备份其实很很简单，需需要备份的的也只有如如下两个地方：备份数据据库    位置：C:/ hooomasstudiio / MySQQL-5.0.833 / ddata / hooomasstudiio如图所所示，MyySQL里里面的数据据库是需要要经常备份份的，最好好每天工作作结束的时时候都能备备份一下。一一旦遇到数数据损毁，损损失也是只只是几个小小时的数据据。根据上上面列出的的数据库地地址找到数数据库，压压缩一下保保存出来就就可以了。默默认的数据据库名字是是hoommastuudio。最最后，最好好给备份的的文件包的的名字前面面加一个日日期，以便便于管理。备份上传传文件 位置：C:/ hooomasstudiio /hhtdoccs / uplooad 除除了数据库库需要备份份，另一个个就是上传传的文件了了。所有上上传文件都都在系统目目录的upploadd子目录内内。所以只只要定期备备份一下这这个目录就就可以了。另另外，这个个目录的文文件比较大大，也不会会像数据库库那样频繁繁的变化，所所以不需要要每天备份，可以每每周备份一一次。备份份的时候也也只是压缩缩一个文件件包，然后后复制保存存即可。同同样注意标标明日期，便便于管理。2）服务器器控制服务器控制制面板在hhoomaastuddio文件件夹中，如如下图：双击进入控控制面板，只要在控制面板的输入光标处输入编号然后回车就会执行相应的服务器操作。例如：要重重启服务器器，只需要要输入“223”，然然后回车即即可重启服服务；要卸载软件件，只需要要输入“333 ” ，然后回回车即可执执行卸载操操作。功能编号如如下：57 / 5720 - 启动服务务器21 - 启动Appachee服务22 - 启动MyySQL数数据库23 - Apacche重启启30 - 关闭服务务器31 - 关闭Appachee服务32 - 关闭MyySQL数数据库33 - 强行终止止进程并卸卸载九、常见问问题Q: 在wwin7系系统下安装装时提示880端口已已被使用，导导致安装无无法进行，该该如何解决决？A: 可以以关闭一些些可能导致致占用800服务端口口的软件，例例如：IIIS, SSkypee等。在wwin7中中还有一种种可能是操操作权限不不够导致的的，如下图图所示，在在控制面板板中设置一一下即可。 Q: 我把把hooMMa设计团团安装在了了公司内部部的局域网网上，是否否可以在公公司外面通通过外网使使用？A: 可以以。首先你要申申请一个域域名，其次次你要在你你的局域网网路由器上上设置一下下“花生壳壳”动态解解析。在配配置过程中中你需要用用到花生壳壳的官方网网站申请的的花生壳用用户账号。关关于通过花花生壳实现现外网访问问参见花生生壳网站。 Q: 在不不登陆自己己公司的hhooMaa设计团的的情况下如如何让电脑脑在右下角角弹出提醒醒信息？A: 可以以实现。点点击系统顶顶部菜单的的RSS订订阅图标，参参见里面的的指导教程程操作即可可。 Q: 公司司里员工都都是苹果机机，苹果系系统里可以以使用hoooMa设设计团吗？A: 可以以。hooMaa设计团本本身是跨平平台的，不不管用户使使用的是PPC机还是是苹果机，甚甚至是手机机或PADD平板电脑脑，都可以以直接访问问装有hoooMa设设计团的服服务器。只只要能上网网的设备都都可以用。 对于服务务器电脑的的来说也一一样是跨平平台的。你你既可以使使用一台苹苹果机当服服务器，也也可以用PPC机当服服务器。但但苹果机需需要自己分分别下载和和搭建phhp,MyySQL,Apacche服务务器环境。PPC机就比比较简单了了可以直接接使用我们们提供的自自动搭建版版进行安装装。  附表用户权限限表权限1级实习生2级员工3级资深员工4级经理5级管理员加入项目小小组查看和回复复自己担任任组员的项项目提交任务通过完成任任务获得积积分独立承接项项目查看自己负负责的项目目对自己负责责的项目发发表回复就自己负责责的项目创创建项目小小组就自己负责责的项目分分配任务查看所有项项目对所有的项项目发表回回复创建项目小小组、分配配和评价任任务创建项目审批自己管管理的项目目管理自己负负责的合同同结算单审批所有项项目管理用户信信息管理客户信信息管理所有的的合同结算算清单