行政SOP经典版37410.doc

Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.行政管理制制度北京奥力泰泰格科技有有限公司北京奥力泰泰格科技有有限公司第一章共二二十章编号：LAAXZ-SSK-20008-007-011第1页共11页版本号 A目 录第0次修改改第一章 目 录011第二章 组织机构构构图02第三章 职位说明明书033第四章 行政管理理制度总则则09第五章 办公环境境管理与礼礼仪规范111第六章印印章管理一五第七章办办公自动化化管理117第八章行行文管理200第九章档档案管理27第十章 列册与书书籍管理331第十一章办公资产产管理334第十二章固定资产产管理37 第十三章 会议管管理41第十四章 公司大纪纪事管理45第十五章 提案管管理47第十六章 保密制度49第十七章 考勤管理52第十八章 节假日值班班管理544第十九章 车辆管理55第二十章 宿舍管理58第 71 页 共 71 页北京奥力泰泰格科技有有限公司第二章共二二十章编号：LAAXZ-SSK-20008-007-011第2页共11页版本号 A组织机构图图第0次修改改董事长：杨光总经理：陈文霆总经理助理韩占武首席科学家杨光（兼任）张开泰主管段利婕助理工艺部经理：高海军索田栋采购主管宗照旭储运助理采购与储运郭雪助理财务分析周玉助研刘洪梅药物与合成化学部（二）副总监：邓 并四组许浪涛主管药物与合成化学部（一）一组周 旭主管王洪久三组行政人事李爱宁主管库房管理李敏二组胡凤霞高助潘立华北京奥力泰泰格科技有有限公司第三章共二二十章编号：LAAXZ-SSK-20008-007-011第4页共660页版本号 A职位说明书书行政部主主管第0次修改改职位名称行政部主管管所属部门行政部直接上级职职位总经理助理理编写日期2008年年7月编写部门行政部直接下属职位名称人员编制1、行政助助理12、前台接接待员13、驾驶员员暂无4、保洁员员1工作目的依据公司发发展战略目目标，负责责公司后勤勤服务、车车辆管理、固固定资产管管理、对外外接待等行行政管理工工作，确保保公司行政政业务的有有序开展。主要职责1、 负责公司后后勤管理工工作，制定定相关规定定、并付诸诸实施；2、 负责公司固固定资产及及办公用品品的购置、管管理；3、 负责公司车车辆的年检检、审验、日日常保养、办办理各项手手续及车辆辆日常调度度；4、 负责公司对对外接待及及内、外部部客户订票票、订房工工作；5、 负责公司公公共环境卫卫生清洁、安安全；6、 为各部门提提供车辆服服务，保证证及时、安安全、快捷捷；兼管职责无任职者素质质要求1 知识技能1.1 较强的社会会交际能力力、书写能能力；1.2 丰富的组织织管理能力力。2 教育背景2.1 大学本科及及以上学历历；2.2 中文、行政政管理等专专业毕业。3 专业证书无4 工作经验及及相关培训训三年或以上上相关工作作经验。北京奥力泰泰格科技有有限公司第三章共二二十章编号：LAAXZ-SSK-20008-007-011第5页共660页版本号 A职位说明书书行政部助助理第0次修改改职位名称行政部助理理所属部门行政部直接主管行政部主管管直接下属无编写日期2008年年7月编写部门行政部工作目的为保障公司司正常业务务的有序开开展，提供供后勤保障障工作。工作职责绩效衡量职责一：办办公用品的的管理。Ø 任务1：根根据各部门门办公需求求，拟购办办公用品名名目，报部部门主管审审批后购置置；Ø 任务2：建建立台帐，做做好新购物物品和上期期结存物品品的登记。Ø 任务3：根根据办公用用品领用制制度，及时时下发办公公用品，并并做好记录录，确保帐帐目清楚、无无误绩优关键事事件ð不良关键事事件ð 办公用品发发放不够及及时、准确确，有具体体事实的投投诉承担责任：全部工作时间百百分比：25%职责二：客客户接待管管理。Ø 任务1：根根据各部门门接待计划划，及时办办理外来客客户的订房房、订餐、订订票等相关关事宜，并并做好记录录。Ø 任务2：定定期与酒店店、票务点点对帐，正正确结算各各项费用。绩优关键事事件ð不良关键事事件ð 客户接待不不周到，有有具体事实实的投诉ð 排除突发因因素，实际际支出大于于预算费用用承担责任：全部职责三：车车辆管理。Ø 任务1：协协助主管制制订车辆管管理制度，Ø 任务2：协协助主管办办理公车外外派事宜，并并做好记录录。绩优关键事事件ð不良关键事事件ð 车辆安排不不合理，有有具体事实实的投诉承担责任： 全部职责四：日日常事务性性工作。Ø 任务1：相相关信息的的上传下达达Ø 任务2：起起草相关制制度、通知知Ø 任务3：查查询、汇总总公司电话话费，及时时反馈给部部门主管及及财务部，负负责交纳公公司各项话话费绩优关键事事件ð不良关键事事件ð 信息传达不不够及时，影影响相关部部门的相应应工作，有有具体事实实的投诉承担责任： 全部绩优关键事事件ð 在按照要求求完成本职职工作的前前提下，按按时无差错错完成由于于增加临时时任务造成成的超额工工作量不良关键事事件未能按时完完成公司或或部门委派派的工作职责五：其其他任务1：在双方方认可前提提下，完成成公司或部部门委派的的临时性工工作。 承担责任： 未知工作权限1. 人事权限：无2. 财务权限：无3. 业务权限3.1对公公司办公用用品的采购购具有建议议权任职者素质质要求1. 知识技能1.1 较强的社会会交际能力力、书写能能力；1.2 一定的组织织管理能力力。2. 教育背景1.1 大学专科及及以上学历历；1.2 中文、行政政管理等专专业毕业。3. 专业证书无4. 工作经验及及相关培训训1.1 两年或以上上相关工作作经验。北京奥力泰泰格科技有有限公司第三章共二二十章编号： LLAXZ-SK-22008-007-011第7页共660页版本号 A职位说明书书前台秘书书第0次修改改职位名称前台秘书所属部门行政部直接主管行政主管直接下属无编写日期2008年年8月编写部门行政部工作目的保证公司电电话的正常常转接及往往来信件的的收发，树树立公司良良好形象，保保证公司前前台工作的的有序开展展。工作职责绩效衡量职责一：Ø 任务1：负负责安排和和召集的各各类会议，编编写并下发发会议纪要要，并及时时了解和反反馈信息。Ø 任务2：负负责公司文文件收发、分分类、整理理、保密工工作。Ø 任务3：负负责相关信信息的收集集，信函、电电话、传真真的记录、上上传下达。Ø 任务4：访访客预报、来来访接待工工作。Ø 任务5：翻翻译和打印印公司有关关文件及信信件。Ø 任务6：公公司饮用水水、餐费等等费用的统统计、结算算。Ø 任务7：行行政主管安安排的其他他临时性工工作。绩优关键事事件ð 文件上传、下下达准确及及时，得到到客户表扬扬ð不良关键事事件ð 受到投诉，所所负责事项项工作内容容和帐目不不清晰承担责任：全部工作权限1. 人事权限：无 2. 财务权限限：无任职者素质质要求1. 知识技能1.3 公关文秘、心心理学相关关知识；1.4 具有较强的的协调沟通通能力以及及语言表达达能力。2. 教育背景大专以上学学历公关文秘、企企业管理、中中文、外语语等专业3. 专业证书无4. 工作经验及及相关培训训4.1 相关工作作经验一年年以上4.2 写作、外外语、办公公自动化的的应用 北京奥力泰泰格科技有有限公司第三章共二二十章编号：LAAXZ-SSK-20008-007-011第8页共660页版本号 A职位说明书书行政部司司机第0次修改改职位名称司机所属部门行政部直接主管行政部主管管直接下属无编写日期2008年年8月编写部门行政部工作目的为保证各部部门业务工工作开展的的用车需求求，负责车车辆的车辆辆日常维护护、保养、清清洁，安全全驾驶，及及时为用车车部门提供供良好的服服务。工作职责绩效衡量职责一：车车辆维护、保保养。Ø 任务1：负负责车辆日日常维护、保保养、清洁洁，确保车车辆的正常常使用。Ø 任务2：参参与车辆年年检及各项项手续的办办理绩优关键事事件ð不良关键事事件ð 在正常使用用情况下，车车辆维护及及保养不理理想，有具具体事实的的投诉承担责任：全部职责二：安安全驾驶，控控制油耗。Ø 任务1：熟熟悉行车路路况，控制制油耗，不不违章驾驶驶，确保安安全行车。绩优关键事事件ð不良关键事事件ð 出现责任交交通事故ð 百公里油耗耗量超出规规定承担责任：全部职责三：服服务工作。Ø 任务1：及及时、优质质为领导与与各部门做做好用车服服务。绩优关键事事件ð不良关键事事件ð 服务不佳，有有具体事实实的投诉承担责任： 全部工作权限人事权限：无 2. 财务权限限：无 33. 业务权限限；对公司司车辆管理理具有建议议权任职者素质质要求1、技能1.2 汽车驾驶1.3 汽车保养、维维修、维护护专业知识识4、经验及及相关培训训1.1 三年以上汽汽车驾驶经经验。北京奥力泰泰格科技有有限公司第四章共二二十章编号：LAAXZ-SSK-20008-007-011第9页共660页版本号 A行政管理制制度总则第0次修改改一、目的1.1 行行政管理是是为实现管管理目标而而进行的动动作、控制制、授权、反反馈等企业业内部管理理行为的总总和，是区区别于业务务管理的企企业基础管管理。1.2 行行政管理有有责任对公公司上下、各各部门之间间管理活动动进行协调调。1.3 本本制度旨在在规范公司司各级管理理机构的行行政管理，建建立统一、科科学、严格格的行政管管理体制，为为进一步提提升整体管管理水平奠奠定基础。二、适用范范围2.1本制制度规范公公司的行政政管理工作作，是公司司整体管理理制度的重重要组分，公公司所属职职能部门和和所有员工工， 在行政作作业事项中中除国家有有关规定外外，皆按本本制度办理理。三、内容3.1 本本制度涵盖盖行政管理理、文书管管理、办公公管理、会会议管理等等内容。3.2 行行政管理原原则：3.2.11服从指挥挥：对上级级合乎法律律和制度的的指令都要要服从,不得无故故拖延上级级布置的任任务。3.2.22逐级管理理：上级对对下级指挥挥和下级对对上级的请请示都要逐逐级进行，不不得越级。上上级可越级级检查不可可以越级指指挥，下级级可以越级级申诉不可可以越级请请示。申诉诉用书面形形式表达。3.2.33一人负责责：不论什什么工作，上上级应使最最终负责任任的人只有有一个。3.2.44连续工作作：任何人人任何形式式的离岗，都都要做好工工作交接，不不得使工作作间断。3.2.55及时复命命：任何指指令不管能能否完成， 必须在限限定的短时时间内向下下达指令者者回复。3.2.66一致性：任何人无无权改变公公司制度规规则，制度度的改变必必须按程序序进行。北京奥力泰泰格科技有有限公司第四章共二二十章编号：LAAXZ-SSK-20008-007-011第10页共共60页版本号 A行政管理制制度总则第0次修改改3.2.77指挥：在在管理结构构图或岗位位设置图上上有指挥线线直接连接接的上下级级岗位之间间有指挥与与被指挥的的关系。3.2.88授权：包包括常规性性授权和临临时性授权权。授权时时要把要求求下级做什什么，达到到什么效果果，赋予下下级什么权权力，必须须清楚，同同时应当把把这种授权权通知相关关人员。授授权应避免免权力的交交叉和重叠叠。临时性性授权是指指，任何管管理者由于于个人原因因使自己的的工作职责责不能够亲亲自完成时时，可通过过授权的方方式让下属属完成。3.2.99检查监督督：任何管管理者都有有检查监督督的职责，主主要是本部部门负责范范围内的检检查监督。3.3 行行政效能管管理的五项项行为规定定“五定模式”：3.3.11定位“人”的功能及及角色的扮扮演，必须须设定，才才能实施权权责与职责责的机能。3.3.22定点内部实施施与运用的的各式表格格、资料、文文件等，必必须设定固固定的“责任区”和“置放区”，以确保保操作的流流程化，做做有条不紊紊。各种文文件资料必必须分类列列册管理。3.2.33定向依工作流流程方法运运转，在每每一个环节节，皆保持持一定的操操作方向，才才不致混乱乱。3.2.44定人将工作责责任到人，实实施“个人责任任制度”，在每一一个环节流流程中， 无论是表表格、资料料、文件等等，都必须须落实到个个人负责范范围，以便便执行查核核、推动及及督导。3.2.55定时将上述所所列的各式式内容，在在日作业、周周作业、月月作业或季季度作业中中， 无论是由由上往下或或由下往上上，都必须须设定“时间管制”以便加强强效率运转转。3.2.66员工须以以书面方式式取代口头头方式、以以记录方式式取代记忆忆方式进行行工作流程程，任何口口头请示、承承诺或批准准均为无效效；能够以以表格反馈馈的事项尽尽量不以文文字描述，能能够以图表表描述的事事项尽量不不用表格。北京奥力泰泰格科技有有限公司第五章共二二十章编号： LLAXZ-SK-22008-007-011第11页共共60页版本号 A办公环境管管理与礼仪仪规范第0次修改改一、目的1.1为加加强办公室室管理，规规范本公司司全体同仁仁的仪态、举举止；以及及工作纪律律，营造一一个舒适、良良好的工作作环境，特特制定本规规定。二、适用范范围1.2本制制度适用于于本公司所所有部门和和全体员工工。三、内容1.3办公公环境管理理1.3.11公司所有有员工必须须注重创造造办公室里里良好的有有形和无形形的工作环环境。具体体如下：1.3.11.1爱护护办公室环环境，不随随意变更办办公室的布布置和色调调，不乱摆摆放挂件和和饰物。1.3.11.2自觉觉维护办公公室卫生，不不乱丢垃圾圾纸屑；不不随地吐痰痰，个人自自备水杯，茶茶水不乱到到；如不慎慎将地面、台台面弄脏，应应随手擦干干净，便于于他人使用用。1.3.11.3爱护护公物，各各类办公用用品、设备备须按操作作方法使用用；公用办办公设备， 如传真机机、复印机机、打印机机等由办公公室安排专专人管理、使使用。1.3.11.4办公公桌台面保保持整洁、卫卫生，不摆摆放与工作作无关的物物品。1.3.11.5每日日工作完毕毕后， 个人文件件、资料、账账簿要及时时清理、整整理，并收收入档案柜柜和抽屉内内。1.3.11.6禁止止在办公室室里吸烟。1.3.11.7早餐餐不得带入入办公室，不不得在办公公室吃零食食、瓜果等等。1.3.11.8不得得在工作时时间闲聊、唱唱歌和大声声喧闹，说说话语调要要放轻，以以免影响他他人工作。 1.3.1.9工工作时间不不在办公室室随意走动动；不在办办公室玩电电脑游戏；不阅读与与北京奥力泰泰格科技有有限公司第五章共二二十章编号： LLAXZ-SK-22008-007-011第12页共共60页版本号 A办公环境管管理与礼仪仪规范第0次修改改工作无关的的书籍（如如小说、杂杂志等）。1.3.11.10不不得携带危危险、违禁禁物品进入入办公室。1.3.22 营造和睦睦、团结、互互助的工作作氛围，提提倡精神文文明的建设设。具体要要求如下：1.3.22.1对待待同事的态态度应是真真诚有礼，工工作中如果果出错，不不要推诿卸卸责。“己所不欲欲，勿施于于人。”是同事间间相处的一一条重要原原则。1.3.22.2伤人人的话不要要说，伤人人的事不要要做，更不不要热衷于于探听和传传播别人的的隐私，不不要讲不利利于团结的的话；做低低级趣味的的事。1.3.22.3言必必行，行必必果，对领领导不要信信口保证，对对同事不要要随便轻易易许诺。1.3.22.4当工工作中产生生分歧时，应应注意将分分歧控制在在一定的范范围内，要要就事论事事，对事不不对人。同同事相处应应和睦相处处，不卑不不亢，注意意尊重他人人的人格。1.3.22.5下级级应尊重上上级，如果果上级布置置的任务和和自己的想想法相左，如如没有严重重的失误，应应按布置的的去做，意意见可事后后交流。如如果上级确确有失误，应应注意提意意见的方式式方法，应应避免越级级。1.3.22.6下级级对上级的的态度不要要唯唯诺诺诺，过分谦谦恭、阿谀谀奉承。也也不要目无无领导，越越级上报；1.3.22.7上级级也应尊重重下属，要要有宽容之之心，应善善于与不同同性格的下下属相处。1.3.22.8作为为上级应知知人善任，任任人唯贤， 不能任人人唯亲。1.3.22.9公司司配置的电电脑属指定定的使用部部门和使用用人管理，未未经同意，不不得擅自使使用他人的的电脑，严严禁私自调调阅、删改改、删除他他人的电脑脑文件。 1.3.2.100未经允许许，不得随随意翻看同同事的文件件、资料等等。北京奥力泰泰格科技有有限公司第五章共二二十章编号： LLAXZ-SK-22008-007-011第一三页共共60页版本号 A办公环境管管理与礼仪仪规范第0次修改改1.3.22.11借借用公司或或他人的东东西，使用用后及时归归还。1.3.22.12非非因公务，不不得私自动动用公款、公公物。1.4礼仪仪规范1.4.11办公室员员工必须注注意仪表仪仪容，讲究究礼仪风范范。具体要要求如下：1.4.11.1 穿穿着整洁、高高雅，讲究究品位和内内涵。1.4.11.2 111月份5月份之间间，每周一一至周五的的工作时间间内，男性性员工上班班必须着西西装打领带带。女性员员工上班着着装须淡雅雅得体，不不透、露，不不过分华丽丽，上班不不得穿超短短裙。1.4.11.3夏季季、周末（星星期五），员员工可着便便装上班，但但必须大方方、得体，具具有积极向向上的精神神面貌。1.4.11.4皮鞋鞋应每日清清洁，不得得穿带钉子子的鞋上班班；女性员员工不得穿穿鞋跟过高高的皮鞋。1.4.11.5女性性员工上班班应化淡妆妆，保持清清秀、健康康、靓丽的的形象，不不宜用香味味浓烈的香香水。1.4.22办公室员员工必须注注意日常办办公礼仪，养养成文明办办公的职业业习惯。具具体要求如如下：1.4.22.1公司司内以职务务称呼上司司；同事间间以职务、名字等相称称。1.4.22.2办公公室员工在在工作时应应保持优雅雅的坐姿和和站姿，不不得乱坐乱乱靠，注意意个人风度度。1.4.22.3进入入领导房间间请示汇报报工作，须须先敲门， 听到应答答后再进入入并随手关关门。1.4.22.4接听听电话要迅迅速、正确确，要求在在第三声铃铃响前取下下话筒， 回话时要要首先问候候，通报公公司名称，并并认真做重重要事项记记录；结束束时礼貌道道别，待对对方切断电电话后再放放电话。1.4.22.5工作作时间内，不不得打私人人电话，不不得在电话话里聊天。上上班时，在在通道、走走廊、电梯梯走动，要要放轻脚步步，不要行行色匆忙；不北京奥力泰泰格科技有有限公司第五章共二二十章编号： LLAXZ-SK-22008-007-011第14页共共60页版本号 A办公环境管管理与礼仪仪规范第0次修改改能一边走一一边大声说说话，更不不得唱歌或或吹口哨。1.4.22.6在通通道、走廊廊、电梯里里遇到上司司或客户要要礼让，不不能抢行。1.4.22.7在外外与公司同同仁相遇应应点头行礼礼表示致意意。1.4.33办公室员员工在办公公室接待来来访客户（客客人），应应按下述要要求做好接接待工作：1.4.33.1对约约定的接待待，事先做做好各项准准备。1.4.33.2有客客户（客人人）来访，马马上站起来来接待，引引坐、让坐坐，倒水或或砌茶。1.4.33.3接待待客户（客客人）时应应主动、热热情、大方方、微笑服服务，要首首先表示欢欢迎。1.4.33.4对需需要向领导导和同事介介绍、引荐荐的客户（客客人），在在接待后要要及时介绍绍、引荐。1.4.33.5客户户（客人）离离去，要热热情相送，表表示感谢，欢欢迎再次惠惠顾。北京奥力泰泰格科技有有限公司第六章共二二十章编号：LAAXZ-SSK-20008-007-011第一五页共共60页版本号 A印章管理制制度第0次修改改一、目的1.1本制制度规定了了印章和介介绍信保管管及管理内内容要求。二、适用范范围2.1本制制度适用于于本公司所所有部门和和全体员工工。三、内容3.1印章章的种类：3.1.11印鉴：指指公司向政政府主管机机关登记的的公司印章章或指定业业务专用的的公司印章章。3.1.22 职衔章：刻有公司司负责人职职衔的印章章。3.1.33 部门章：刻有公司司部门名称称的印章。3.1.44职衔签字字章：指刻刻有公司负负责人职衔衔及签名的的印章。3.2印章章和介绍信信的保管3.2.11 公司印章章和介绍信信由行政部部保管，通通常情况下下，总经理理不可直接接保管公章章。3.2.22合同专用用章由总经经理保管；合同专用用章仅用于于产品销售售的业务合合同，公司司的其他重重要合同必必须使用公公章。3.2.33 财务专用用章及公司司负责人名名章等预留留银行印鉴鉴由公司财财务负责人人和总经理理分别保管管，与银行行支票分开开管理，支支票及其他他有价证券券由出纳保保管。3.2.44 各职能部部门的部门门章由部门门负责人指指定专人保保管。3.2.55 印鉴为公公司的贵重重物品，各各印章保管管人须妥善善保管好公公司印章，不不得私自用用章，并把把好用印关关。有遗失失印鉴或用用印违规失失职者，公公司将视情情节严重程程度予以处处分。3.3用印印、用信规规定及手续续：3.3.11 任何部门门或任何人人要盖公章章，必须填填写公章章用印登记记表，并并经北京奥力泰泰格科技有有限公司第六章共二二十章编号：LAAXZ-SSK-20008-007-011第16页共共60页版本号 A印章管理制制度第0次修改改公司负责人人同意后方方可用印，并并由总经办办盖章。在在公文上盖盖印是公文文合法的标标志。因此此，必须正正确无误， 认真对待待。凡经领领导签发的的公文， 不得漏盖盖印章或模模糊不清。盖盖章的位置置放在公文文年月日的的中间。3.3.22 任何部门门或任何人人要盖合同同专用章，必必须填写合合同专用章章用印登记记表并经经公司负责责人审核同同意后方可可用印，并并由总经理理盖章。3.3.33 财务专用用章及法人人章必须根根据已经由由公司各级级领导审核核批准的财财务凭证用用印。3.3.44 用部门章章也须填写写××章用印登登记表，并并经部门负负责人或其其指定职务务代理人签签字同意后后方可用印印。3.3.55 凡因公事事须介绍信信，均由公公司负责人人签字同意意，由行政部登记记后，出具具介绍信， 并加盖公公章。介绍绍信必须写写明具体事事由。3.3.66 公司员工工因个人私私事要该公公章，必须须经公司负负责人审核核同意后，总总经办予以以登记，再再行盖章。3.4拒绝绝用印：3.4.11 禁止在空空白纸上盖盖印。3.4.22 非公事不不能开具介介绍信3.4.33 禁止开具具空白介绍绍信。3.4.44 对事由含含糊不清或或模棱两可可的不予办办理。3.5工作作程序3.5.11印鉴管管理流程图图3.6相关关记录表格格3.6.11用印审审批表3.6.22公章用用印登记表表3.6.33××章用印登登记表3.6.44合同专专用章用印印登记表北京奥力泰泰格科技有有限公司第七章共二二十章编号：LAAXZ-SSK-20008-007-011第17页共共60页版本号 A办公自动化化管理制度度第0次修改改一、目的1.1电话话和传真已已经成为现现代信息沟沟通的主要要工具，本本制度所指指电话传真真管理是从从接收到最最后处理的的全部环节节的完整程程序化管理理。二、适用范范围1.2本制制度适用于于本公司所所有部门和和全体员工工。三、内容1.3电话话、传真操操作管理：1.3.11 接听电话话时，标准准用语为：“您好，奥力力泰格”。1.3.22 接听电话话要迅速、准准确，用语语简练、清清晰、耐心心。应在铃铃响23声之间就就拿起话筒筒。1.3.33 接听电话话时要做好好记录准备备， 主要是六六大要素：何人、何何地、何因因、何事、何何时、何果果。1.3.44 各部门必必须有电话话记录本， 并定期归归档，作为为信息传递递的重要基基础资料。1.4传真真的接收：1.4.11 接收传真真时注意几几个要素：来电人姓姓名、单位位、传真页页数，重要要程度，送送交时间， 送交部门门， 送交何人人。1.4.22 传真不清清晰时，必必须及时要要求重传，直直至清晰为为止，对于于重要数字字要进行核核定。1.4.33 收到传真真后要立即即登记在传传真记录簿簿，将相相关要素记记录清楚，作作好签收工工作。1.5电话话与传真的的传递与处处理：1.5.11接听电话话、传真后后应立即填填写传真真、电话处处理单，将将有关信息息及时反馈馈到相关部部门或相关关领导，具具体要求是是：1.5.11.1 公司、部部门负责人人的重要电电话、传真真，必须在在电话结束束后分北京奥力泰泰格科技有有限公司第七章共二二十章编号：LAAXZ-SSK-20008-007-011第一八页共共60页版本号 A办公自动化化管理制度度第0次修改改钟内与有关关人员取得得联系并及及时准确地地传达电话话内容。1.5.11.2 当无法与与相关人员员取得联系系时， 必须根据据事件急缓缓，在尽可可能短的时时间内给来来电者回复复，并继续续与相关人人员联系。1.5.11.3 重要传真真件必须复复印后立册册归档。1.5.11.4 任何有实实质内容的的传真与电电话都必须须记录在登登记簿上。1.5.11.5 重要传真真、与电话话必须按照照传递、送送审、处理理、反馈的的程序进行行。1.6电脑脑及网络管管理：1.6.11电脑设备备作为我们们工作必不不可少的重重要工具，计计算机网是是指利用网网络设备、通通信介质和和适宜的组组网技术与与协议， 以及各类类系统管理理软件和应应用软件，将将公司计算算机和各种种终端设备备有机地集集成在一起起，用于培培训、公司司管理、信信息资源共共享等方面面工作的计计算机局域域网络系统统。各部门门、各地区区分部必须须按本规定定落实电脑脑及网络管管理实施细细则，并严严格执行。1.6.22 公司所有有计算机由由办公室负负责。未经经办公室许许可，任何何人不得更更换、损毁毁；不得改改变其物理理的位置、性性能；不得得改变其连连接关系、运运行状态、系系统配置。1.6.33 办公室室负责电脑脑及外设、备备件的计划划、采购，同同一单位使使用的电脑脑尽量购买买同一个品品牌，以便便于维护和和硬件资源源共享。各各部门如确确需配置电电脑，需向向公司负责责人提出申申请。1.6.44 各部门应应该及时在在局域网提提供本部门门制定的规规章制度、公公司使用各各类表格等等（已经各各部门确认认的）必须须设定共享享。1.6.55 办公室要要切实加强强对员工上上网的管理理和引导。为为避免网上上不良信息息对计算机机侵袭和影影响，使用用者必须一一星期至少少进行3次电脑杀杀毒措施；为优化电电脑内存，每每月进行一一次内存空空间整理。北京奥力泰泰格科技有有限公司第七章共二二十章编号：LAAXZ-SSK-20008-007-011第19页共共60页版本号 A办公自动化化管理制度度第0次修改改1.6.66 电脑如在在操作过程程中发现异异常情况， 须立即报报本部门负负责人，仍仍不能解决决，由办公公室作相应应处理。1.6.77 公司网所所有使用者者应在其上上网过程中中应该遵守守网络礼仪仪和道德规规范，不得得从事危害害公司利益益、影响公公司形象、窃窃取或泄露露他人秘密密以及其他他不良行为为。1.6.88 违反本办办法及人为为造成网络络故障、系系统异常使使公司遭受受经济损失失的，其责责任由本人人自负外，公公司给予相相应处罚。1.7信息息管理1.7.11本着一人人负责的原原则，每台台电脑必须须确定一人人负责。用用户对系统统和办公室室所分配的的电脑在在在职期内享享有专用权权，为了防防止数据被被盗、丢失失、系统错错乱等现象象，须进行行必要的密密码设置。任任何人未经经许可，不不得使用。1.7.22者必须经经过专业培培训，未经经培训者不不得单独上上机。1.7.33时不准吸吸烟或进行行其他与操操作电脑无无关的事情情。1.7.44软件必须须经过电脑脑管理部门门的同意方方可进行。1.7.55信息资料的的复制必须须经过本部部主管领导导的同意方方可进行。1.8工作作程序1.8.11通讯管管理程序1.9相关关记录表格格1.9.11电话记记录簿1.9.22传真记记录簿1.9.33传真、电电话处理单单1.9.44传真样样本北京奥力泰泰格科技有有限公司第八章共二二十章编号：LAAXZ-SSK-20008-007-011第20页共共60页版本号 A行文管理制制度第0次修改改一、目的1.1为了了规范本公公司公文处处理的标准准和要求及及文收、分分、传、办办以及行文文的基本内内容、要求求、程序特特制定本规规定。二、适用范范围1.2本制制度适用于于本公司所所有部门和和全体员工工。三、内容1.3文件件种类：1.3.11 请示：请请上级指示示和批准，用“请示”。1.3.22 报告：向向上级汇报报工作，反反映情况，用“报告”。1.3.33 批复：答答复请示事事项，用“批复”。1.3.44 通知：传传达上级指指示，要求求下级办理理或者需要要知道的事事项，批转转下级的公公文或转发发上级、同同级和不相相隶属单位位的公文，用“通知”。1.3.55 通报：表表扬好人好好事，批评评错误，传传达重要情情况以及需需要所属单单位知道的的事项， 用“通报”。1.3.66 决定：对对某些问题题或者重大大行动做出出安排，用用“决定”。1.3.77 函：平行行或不相隶隶属单位之之间互相商商洽工作，向向有关主管管部门询问问和答复问问题，用“函”。1.3.88 会议纪要要：传达会会议议定事事项和主要要精神，要要求有关单单位共同遵遵守执行的的，用“会议纪要”。1.3.99 简报：上上下左右之之间反映工工作情况，交交流工作经经验，主要要限于内部部使用的，用“简报”。1.3.110 调查报告告：为了解解决实际问问题，掌握握客观规律律，进行调调查，获得得对事物本本质和规律律性认识，用“调查报告”。1.4公司司行政文件件分为三类类：1.4.11 A类文件：制度、规规定、规范范、补充规规定、规章章制度的解解释说明等等；北京奥力泰泰格科技有有限公司第八章共二二十章编号：LAAXZ-SSK-20008-007-011第21页共共60页版本号 A行文管理制制度第0次修改改1.4.22 B类文件：公告、决决定、通告告、通函、通通知、复函函等；1.4.33 C类文件：公司签呈呈、文件会会签单、收收发文确认认单等表格格单据类。1.5公司司行政文件件编号规则则：1.5.11 A类文件编编号规则：AABCCCCDDD1.5.11.1 AAA：编文单单位及部门门。1.5.11.2 BB：文件类类别码， A类文件的的类别码即即为“A”。1.5.11.3 CCCCC：文件编编制的年份份。例如，20081.5.11.4 DDDD：顺序号号，是在前前三项基础础上的大流流水号。例如：行行政管理规规定编号号为“LAXZZ-SK-2008-007-011”1.5.22 B、C类文件编编号规则：AABCCCCDDEEFF1.5.11.1 A：编文单单位及部门门。1.5.11.2 B：文件类类别码。1.5.11.3 CCCCC：文件编编