内部控制-信息设备和软件管理制度15919.docx

Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET. 第一章 IT资产管理制度第一节 总则第一条 为进一步加加强公司司IT设设备资产产和软件件资产的的管理，保保证其正常使使用，特特制定本本规定。第二条 IT设备在在本办法法中指PPC机、笔记本电脑、PC服务器、工作站、小型机、存储设备、防火墙、终端、打印机、扫描仪、UPS不间断电源、网络产品等用电子化资金购置的计算机设备（以下简称“设备”）。软件资产包括作为公司无形资产公司购买的成熟外购软件和由公司自行或联合软件公司开发的软件。第三条 本制度适用用于总部部及各分分公司信信息技术术单位对对IT设设备资产产和软件件资产的的管理。本本制度中中如有与与公司资资产管理理制度冲冲突的内内容，以以公司资资产管理理制度为为准。第二节 到货验收第一条 设备和软件件到货后后，设备备管理员员和供货货方根据据合同规规定当场场拆箱验验货；有有条件的的，应加加电检查查设备是是否有损损坏，备备品、部部件、资资料、软软件等是是否齐全全。到货货验收合合格，由由设备管管理员签签收到货货单，并并复印存存档。若若到货验验收不合合格，设设备管理理员拒绝绝签收。设设备签收收后，设设备管理理员应及及时进行行验收登登记，认认真填写写验收记记录。第二条 设备的系统统软件的的安装应应由设备备供应商商操作、系系统管理理员验收收：1 、 安装系统软软件的过过程中，根根据已制制定的系系统安全全管理要要求设置置新安装装的系统统软件，确确保与整整体安全全要求的的一致性性；2 、 确定系统软软件的安安装步骤骤，并根根据各安安装步骤骤的预期期结果制制定安装装手册；在系统统软件安安装过程程中作详详细记录录，并根根据安装装手册保保存操作作结果；3 、 比较安装过过程中的的操作结结果和安安装手册册的要求求，确保保系统安安装是按按照安装装要求进进行；第三节 入库第一条 设备和软件件正式入入库时，设设备管理理员应填填写入入库单并并在设备备管理系系统中登登记。入入库设备备和软件件由设备备管理员员负责保保管，设设备管理理员同时时应将该该设备的的名称、型型号、序序列号、基基本配置置、购机机日期等等相关信信息在设设备档案案卡片片及设备备管理系系统上进进行登记记。对于于软件，需需填写软软件的版版本情况况。第四节 出库（设备备和软件件的领用用）第一条 有关人员领领用设备备和软件件时，必必须办理理设备和和软件的的领用手手续。设设备管理理员根据据相关领领导签批批的申请请来通知知有关人人员领取取设备和和软件，设设备管理理员在填填写出出库单和和领用用单后后进行设设备和软软件介质质的发放放，并在在设备管管理系统统中进行行登记。第二条 领用设备的的部门和和个人应应由其部部门领导导和个人人在接收收设备时时在领领用单上上签字。第三条 员工在离司司或退休休时，需需将其所所领用的的设备退退还信息息技术部部，同时时由设备备管理员员更新设设备档案案卡片片并在设设备管理理系统中中进行登登记。第四条 总部范围内内调动的的员工，其其领用的的设备可可随人搬搬移，同同时更改改设备管管理卡片片。第五节 出库（设备备借用）第一条 有关人员借借用设备备时，必必须办理理设备借借用手续续。设备备管理员员根据相相关领导导签批的的申请来来通知有有关人员员领取借借用设备备，填写写出库库单和和借用用单，并并在设备备管理系系统中进进行登记记。第二条 借用设备的的部门或或个人应应由其部部门领导导或个人人在接收收设备时时在借借用单上上签字。第六节 设备和软件件的初验验第一条 设备投入使使用后，由由设备管管理员负负责组织织设备领领用部门门对设备备进行初初验，初初验的项项目和过过程按照照设备购购买合同同的约定定进行。对于进口设备，必须在索赔有效期内验收，以防止索赔逾期给公司造成损失。初验通过后，设备管理员应详细记录初验过程，并由其与使用部门双方共同在初验报告上签字。软件投入使用后，由设备管理员负责组织软件使用部门进行初验，初验过程包括软件的安装调试等，由供应商组织完成。初验过程必须按照购买合同的约定进行。初验通过后，设备管理员应详细记录初验过程，并由其与使用部门双方共同在初验报告上签字。初验报告一式三份，供应商、设备管理员、设备领用部门各留存一份。（总公司组织集中采购的设备和软件要求提交初验报告到总公司设备管理员，非总公司集中采购的分公司设备管理员留存即可）。第七节 设备和软件件的终验验第一条 设备和软件件初验通通过并投投入正常常运行到到合同约约定期限限后，由由设备管管理员负负责组织织设备和和软件领领用部门门对设备备进行终终验，终终验的项项目和过过程按照照购买合合同的约约定进行行。终验验通过后后，领用用部门应应详细记记录终验验过程，并并在终终验报告告上签签字，终终验报告告一式式三份，供供应商、设设备管理理员、设设备领用用部门各各留存一一份。（总总公司组组织集中中采购的的设备和和软件要要求提交交初验报报告到总总公司设设备管理理员，非非总公司司集中采采购的分分公司设设备管理理员留存存即可）。第八节 设备使用第一条 未经信息技技术部许许可，设设备不得得随意调调换、拆拆动、借借出。第二条 设备的正常常运行应应采取“预防为为主，维维修为辅辅”的方针针，设备备维护部部门应建建立切实实可行的的设备使使用、维维护保养养及检查查制度，充充分发挥挥设备的的整体功功能。第三条 设备发生故故障后由由维护部部门负责责报修，应该有设备使用方领导的审批，同时应在故障排除后将故障现象、原因、维修结果记录告知设备管理员，再由设备管理员在设备档案卡片及设备管理系统中进行登记。第九节 设备调配第一条 由于计算机机设备更更新换代代较快，为为充分发发挥计算算机的功功能，保保护计算算机投资资，信息息技术部部有权统统一调配配总部范范围内的的所有计计算机及及其辅助助设备。第二条 总部与分公公司之间间的设备备调配，须须由财务务部填写写固定定资产调调拨单，在在履行完完相关财财务手续续后方能能调配。第三条 设备调配时时设备管管理员应应及时做做好登记记工作，修修改相应应的设设备档案案卡片片及设备备管理系系统记录录。第十节 系统和文档档管理第一条 设备档案案卡片片是设备备管理工工作的重重要组成成部分，应应当由专专人负责责。第二条 设备信息发发生的任任何变化化，都要要在设设备档案案卡片片及设备备管理系系统中及及时进行行登记。第十一节 设备丢失、损损坏的处处理第一条 因工作失职职造成计计算机设设备损坏坏者，视视其情节节和使用用年限确确定赔偿偿比例；造成计计算机设设备丢失失的，由由财务部部门估计计设备现现值，视视情节予予以赔偿偿。责任任人应填填写设设备丢失失、损坏坏处理登登记表。第十二节 赠与设备与与软件的的处理第一条 对于外公司司合同中中赠与的的计算机机设备和和软件，按按照正常常设备和和软件进进行入库库和出库库操作，并并按照合合同明细细进行设设备验收收工作。这这部分设设备和软软件也一一并按照照相关财财务制度度处置第十三节 设备的报废废处理审审批第一条 设备超过规规定使用用年限（按按公司固固定资产产折旧的的有关规规定执行行），失失去使用用价值，设设备管理理员可申申请对设设备进行行报废处处理。第二条 申请报废的的设备必必须是由由总公司司电子化化资金统统一购置置的、购购买价格格在20000元元以上（含含20000元）的的固定资资产。第三条 设备报废要要由维护护部门递递交设设备报废废申请表表，注注明设备备名称、设设备型号号、购入入时间、设设备原值值、报废废原因等等信息，并并由部门门负责人人签字后后提交信信息技术术部。第四条 报经信息技技术部鉴鉴定并填填写报废废处理意意见后，提提交公司司主管领领导签署署意见。第五条 财务部按固固定资产产管理权权限上报报上级公公司审批批后方可可报废。第六条 报废的设备备实物由由各分公公司作统统一处理理。报废废设备应应在设备备帐务上上核销，设设备残值值或变价价收入按按固定资资产管理理有关规规定手续续办理。第十四节 附则第一条 本制度由公公司总部部信息技技术部负负责解释释和修订订。第二条 本制度自发发布之日日起开始始执行。总14页 第8页 附件一 设备管理流流程图 中国人寿信息技术管理制度附件二 入库单发货单位： 年年 月 日名称单位数量金额备注应收实收单价总价 经经办人： 验验收人： 附件三 设备档案填表日期： 档档案号：设备名称型号系列号基本配置购机日期随机配件使用情况使用部门使用者配机日期变更情况变更日期设备状况备注维修记录维修日期故障现象及及原因维修结果维修公司验收情况维修费用附件四 出库单部 门： 年 月 日名称数量单价金额名称数量单价金额 经办人人：附件五 领物单部门：用户：设备名称：设备序列号号： 数量：用途：领用日期：用户签字：信息部设备备管理员员签字：使用部门负负责人签签字：信息部负责责人签字字：附件六 借用单部门：用户：设备名称：设备序列号号：数量：用途：借用日期：用户签字：信息部设备备管理员员签字：使用部门负负责人签签字：信息部负责责人签字字：附件七 设备丢失、损损坏处理理登记表表公司名称部 门设备名称设备型号序 列 号号价 格购买日期领用日期设备丢失、损损坏过程程描述描描述使用人签字字：使用部门签签字：财务部评估估设备现现值和赔赔偿意见见财务部门签签字：主管领导意意见附件八 设备报废申申请表公司名称部 门设备名称设备型号序 列 号号价 格购买日期领用日期申请报废原原因使用部门签签字：报废处理意意见信息技术部部门签字字：主管领导意意见年 月 日日总14页 第14页