物业公司综合管理工作手册161998.docx

物业综合管管理工作手手册一、接管验验收规定1.职责 1.1公司司总经理任任命市场处处牵头组建建物业验收收小组和物物业管理处处。1.2物业业验收小组组：负责物物业接管验验收中的资资料验收和和设备系统统及配套设设施的验收收，并指导导及配合物物业管理处处完成岗位位和责任交交接工作。1.3物业业管理处：在物业验验收小组完完成资料交交接后，在在其指导下下按照物业业管理方案案，组织各各岗位人员员熟悉环境境及设备，按按规定步骤骤与移交方方逐项接受受其管理岗岗位及责任任。2.工作程程序2.1物业业验收小组组成立2.1.11当公司承承接新的物物业管理项项目时，由由公司总经经理确定成成立物业验验收小组。根根据物业情情况选择下下述专业人人员：电梯梯专业、空空调专业、消消防专业、强强弱电专业业、发配电电专业、给给排水专业业、其他相相关专业。2.1.22物业验收收计划的制制定物业验收小小组会同物物业管理处处，根据物物业管理合合同的要求求制定相应应物业验验收计划，在在验收计划划中明确验验收的步骤骤、验收的的项目、验验收项目所所依据的标标准、验收收的责任人人员。验收收计划应由由验收小组组组长审核核，并报总总经理批准准。2.2资料料的接管验验收物业验收小小组会同物物业管理处处按验收计计划进行资资料的接管管验收，认认真审查验验收移交方方提供的产产权资料和和技术资料料，并记录录在验收收交接记录录中，对对于个别一一时难以备备齐的资料料，在不影影响整个接接管验收的的进度下，可可由交接双双方议定，限限期提交并并做好记录录备查。2.3物业业的预验收收2.3.11物业验收收小组分专专业系统，按按验收计划划要求依据据涉及图纸纸进行预验验收。2.3.22验收小组组依据房房屋接管验验收标准对对物业的实实物进行验验收，主要要验收设备备和主材的的规格型号号、容量、制制造厂，并并清点数量量。2.3.33在预验收收中检查出出不合格源源，提出书书面的房房屋、设备备、设施整整改报告，返返回给移交交单位，由由移交单位位或工程施施工单位进进行整改。2.3.44对预验收收的单独设设备进行试试运转验收收，主要验验收设备的的安装质量量和运转中中设备的主主要技术指指标。对不不符合的指指标，及时时提出书面面意见，要要求移交单单位组织设设备制造厂厂家或施工工单位进行行重新调试试。2.4物业业的验收2.4.11在预验收收的房屋屋、设备、设设施整改报报告落实实实施后，物物业验收小小组进行验验证，并在在房屋、设设备、设施施整改报告告中记录录结果。整整改合格后后，按验收收计划进行行正式的物物业验收。2.4.22在楼宇的的实物验收收，按验收收计划要求求进行，做做到三符合合。一是图图纸与设备备规格型号号、数量符符合；二是是工程的主主要设备的的安装位置置与安装质质量符合；三是设备备包括设备备联接的整整个系统的的技术性能能，应与设设计的功能能符合，验验收结果记记录在房房屋、设备备、设施整整改报告中中。2.5岗位位移交在完成资料料交接和现现场验收后后，物业管管理处各岗岗位人员进进驻岗位，配配合移交方方岗位人员员一起履行行运行职责责，此期间间不承担管管理责任，仅仅作为责任任移交过程程。各岗位移交交最高时限限：电梯11周、中央央空调2周周、消防11周、监控控1周、配配电2周、给给排水1周周、供气00.5周、其其余岗位00.5周。2.6责任任移交在岗位移交交完成后，移移交方人员员撤离现场场，全部管管理责任由由物业管理理处负责。至至此，物业业接收过程程完成，物物业管理处处出具验收收总结，物物业管理进进入日常阶阶段。2.7验收收后的工作作2.7.11各专业工工种根据验验收后的情情况，填写写验收交交接记录。2.7.22物业验收收小组根据据单项验验收交接记记录，作作出综合性性验收评定定，并将验验收报告呈呈交公司总总经理。2.7.33公司总经经理代表物物业验收的的接收单位位，同物业业的移交单单位办理相相关的手续续等存档。2.7.44物业验收收小组收集集验收的各各种资料及及报告，并并将经开发发商、施工工单位、施施工监理单单位、管理理公司等单单位签字生生效的全部部资料报告告存档。3.相关文文件3.1房屋屋接管验收收标准4.质量记记录4.1验收收交接记录录 C77.5.11-5.11-A4.2房屋屋、设备、设设施整改报报告 CC7.5.1-5.2-A房屋、设备备、设施整整改报告C7.5.1-5.2-A栋号： 验收收时间： 编号号 项目目名称存在问题简简述 备 注验收人： 移交交人：验收交接记记录C7.5.1-5.1-A 编号号交接记录 备 注验收人： 移交人人：二、收费管管理规定1.职责范范围1.1收费费员负责各各项费用的的收取，并并在费用收收齐后的三三日内上交交公司财务务部门。1.2综合合组主管负负责对有偿偿会务服务务进行计费费；维修人人员负责对对有偿维修修服务进行行计费；保保洁组主管管负责对有有偿保洁服服务进行计计费。1.3管理理处主任负负责对有偿偿服务收费费进行审核核。2.工作程程序2.1办公公楼的物业业管理费、车车辆管理费费、有偿服服务费、水水电供暖费费等按月收收取。每月月10至15日为收收费日，收收费员须在在每月100日前后上上门向每位位业主发放放收费通知知书，并提提醒业主在在15日前交交费。为方方便业主，所所有收费应应集中一次次进行。2.2住宅宅小区的物物业管理费费、水电费费、车辆管管理费、有有偿维修费费等按季度度收取。每每季度的第第一个月收收取上季度度的所有费费用，收取取日为该月月的10至30日，收收费员负责责于10日前后后在小区公公告栏发布布收费通知知，并上门门收费。2.3收费费员应在发发布收费通通知前按照照物业管理理费、车辆辆管理费收收费标准，工工程维修组组提供的水水电、供暖暖费抄记数数据，综合合组、工程程维修组、保保洁组提供供的有偿服服务费清单单等准确计计算每户业业主的应收收费用。2.4对逾逾期不交纳纳各项费用用的业主（使使用人），收收费员负责责先发放催催缴通知单单，再根据据有关规定定处理。3.质量记记录：3.1物物业管理费费一览表 C7.5.1-5.3-A 3.2自自来水费分分摊明细表表 C7.55.1-55.4-AA 3.3电电费分摊明明细表 C77.5.11-5.55-A3.4供供暖燃油费费分摊明细细表 CC7.5.1-5.6-A3.5自自来水缴费费通知单 C7.5.1-5.22-A3.6公公用电摊费费缴费单 C7.5.1-5.23-A自来水缴费费通知单C7.5.1-5.22-AA 年 月 日房 号户主姓名水费单价 元/度度收费金额上月抄表数数本月抄表数数实 用 数数 经办人：公用电摊费费缴费单C7.5.1-5.23-AA年 月 日房 号业主姓名面 积单 价 元/平方米收 费金 额备 注 收款人：三、入住管管理规定1、写字楼楼入住管理理规定1.职责范范围入住管理工工作由管理理处的综合合组主管实实施。2.工作程程序2.1凭开开发单位签签发的“业主入住住通知”向开发单单位领取入入住单元的的钥匙；2.2向业业主介绍大大厦情况并并发放写写字楼物业业管理规定定、入入住登记表表和业业主装修守守则；2.3与业业主签订物物业管理合合同并向向业主移交交钥匙；2.4在业业主完成装装修，正式式入住办公公的当天，向向业主赠送送庆贺花篮篮，并在一一楼大堂显显著位置设设立欢迎水水牌。3.质量记记录：3.1入入住登记表表 C7.55.1-55.7-AA入 住 登登 记 表C7.5.1-5.7-A楼 座单位名称负责人姓名名/身份证证号码联系人姓名名/联系电电话常驻办公人人数办公时间正式入住时时间备 注注注：若业主主在双休日日或下午118：000-次日88：00之之间仍需办办公，请在在办公时间间中予以说说明。若业业主有其它它的特殊要要求，请在在备注栏中中说明。2、住宅小小区入住管管理规定1.职责范范围：管理处综合合组主管负负责办理入入住手续时时的资料发发放与保管管、交费、钥钥匙发放工工作；工程程组主管负负责房屋验验证工作；在装潢结结束后工程程组主管会会同维修中中心人员进进行验房工工作。2.入住流流程：房屋验证 资料发放放与保管 交费 锁匙匙发放 验验房2.1房屋屋验证2.1.11房地产公公司销售部部门商品房房入住通知知单原件和和住宅移移交手续一一份；2.1.22工程组主主管负责陪陪同业主检检查房屋，并并填写室室内设施验验收表。2.2资料料发放与保保管2.2.11发放给业业主保存的的资料：A、业主公公约；B、致业主主一封信；C、煤气使使用常识；2.2.22发给业主主填写并返返回管理处处的资料：A、物业业管理合同同；B、房屋屋装修联系系表；C、入住住登记表；D、住户户装潢协议议书；E、装潢潢施工安全全保证责任任书；2.3交费费2.3.11装潢保证证金：A、时间：办理入住住手续时交交纳；B、标准：按南京京市物业管管理收费办办法执行行；C、退款：住户装修修完毕，经经公司维修修人员检验验合格签字字后可办理理退款手续续；2.3.22物业管理理费：A、时间：办理入住住手续时间间若在当月月15日前（含含15日），收收取全月物物业管理费费；当月115号后计计收半月物物业管理费费；B、标准：住户购房房面积×政府批准准的单位价价格；2.3.33共用部分分水电分摊摊费：A、时间：办理入住住手续时交交纳；B、标准：以实际发发生额分摊摊；2.3.44垃圾清运运费：A、时间：办理入住住手续时交交纳；B、标准：按南京京市物业管管理收费办办法执行行；2.3.55水费押金金：A、时间：办理入住住手续时交交纳；B、标准：按三口之之家，年平平均三个月月测算，每每户 1000 元；C、退款：自装修结结束后，经经管理人员员审核后，住住户凭押金金收据到管管理处办理理退款手续续（前提：无拖欠水水费）；2.3.66装潢工人人办理临时时出入证：A、时间：装潢工人人进场时；B、标准：工本费 元，押押金 元；C、退款：自完工结结束正式离离开时，办办理退款手手续；2.3.77其他：开开发商未配配套，根据据住户需要要，由住户户付款，管管理处统一一组织施工工的项目如如下：A、阳台统统一封闭铝铝合金窗；B、阳台统统一安装防防盗网和防防盗窗；C、信箱；B、室外空空调架；2.4钥匙匙发放 22.4.11在办理完完上述手续续后向业主主发放房间间钥匙、电电子对讲门门钥匙、电电表箱钥匙匙等；2.5验房房 工程组组主管会同同维修中心心人员检查查后填写房房屋验收表表；3.质量记记录3.1住住宅小区入入住登记表表 C77.5.11-5.88-A住宅小区入入住登记表表C7.5.1-5.8-A幢号： 房号号： 业主主 姓名名 性别别 出生生 日期期 籍贯贯 身份份证 号码码联系电话 照 片入住人员简况 姓姓 名 性性 别出生日期籍 贯与业主关系系身份证号码码 常常 住 暂暂 住备 注 照 片四、装修管管理规定1、写字楼楼装修管理理规定1.职责范范围：1.1物业业管理处综综合组主管管负责办理理装修申请请手续，核核收应缴费费用，并对对装修过程程进行监督督，在装修修完成后会会同工程组组主管进行行装修验收收。1.2工程程组负责对对水电线路路、设施、消消防设备进进行监督、检检查。1.3安保保组负责装装修施工中中的治安巡巡逻、监督督和报告。2.工作程程序：2.1在业业主办理入入住手续的的同时，综综合组主管管向业主发发放业主主装修守则则和房房屋装修申申请表，并并提醒业主主在装修开开工前一周周向物业管管理处提交交；A详细填写写房屋装装修申请表表； B完整的装装修设计方方案；C装修施工工单位的施施工资质；2.2管理理处须在接接到上述材材料后一周周内，对业业主的装修修方案审核核完毕。若若装修方案案必须修改改，则业主主重新递交交的方案仍仍按原规定定程序进行行；2.3在管管理处对装装修方案审审核批准后后，应通知知业主和装装修施工负负责人在装装修开工前前一起到物物业管理处处办理装装修许可证证和装装修人员出出入证，并并按有关规规定缴纳装装修押金、管管理费及电电梯使用费费；2.4在装装修开始前前，工程组组应上门向向施工单位位说明水电电线路、消消防设备、电电器设施等等详细位置置、防护措措施、注意意事项，并并向施工单单位提供有有关图纸；2.5装修修期间，安安保组巡逻逻人员应每每天去施工工现场对装装修工作进进行检查监监督，并将将处理结果果填写在安安保交接班班记录中中，对不符符和规定的的行为及时时予以制止止、纠正；2.6装修修完成后，综综合组会同同工程组上上门检查验验收，并填填写装修修验收表，若若没有违反反业主装装修守则或或擅自更改改装修方案案及破坏有有关线路、设设施、设备备，则退还还全部装修修押金。3.质量记记录：3.1房房屋装修申申请表 CC7.5.1-5.9-A3.2装装修验收表表 C7.5.1-5.100-A房屋装修申申请表C7.5.1-5.9-A单位：楼座：电话：联系人：建筑面积：装修押金： 元装管装 修 验验 收 表表C7.5.1-5.10-AA业主姓名楼层楼座施工队负责责人姓名 验收时时间初验情况：业主签名： 日期期：施工队负责责人： 日期：验收人： 日日期：正式验收情情况：业主签名： 日期期：施工队负责责人： 日期：验收人： 日日期： 备注2、住宅小小区装修管管理规定1.职责范范围：1.1管理理处综合组组主管负责责办理装修修申请手续续，核收应应缴费用;1.2工程程组负责对对水电线路路、设施、消消防设备进进行检查,并对装修修过程进行行监督；在在装修完成成后会同工工程组主管管进行装修修验收；1.3安保保组负责装装修施工中中的治安巡巡逻、监督督和报告.2.工作程程序：2.1在业业主办理入入住手续时时，管理处处综合组主主管按照收收费管理办办法收缴缴相关费用用及押金，并并办理装修修人员出入入证，做好好装修人人员办、退退证记录。2.2装修修期间，管管理处工程程组人员应应每天去施施工现场对对装修工作作进行检查查监督，对对不符合规规定的行为为及时予以以制止、纠纠正，并负负责对纠正正效果的验验证、记录录，发现问问题及时做做好装修修检查记录录。2.3安保保组人员每每日对装修修现场进行行巡查，发发现问题及及时记录在在安保交交接班记录录中。2.4装修修完成后，管管理处工程程组主管会会同维修中中心人员上上门检查验验收，若没没有违反双双方所签协协议及合同同，管理处处综合组人人员退还全全部装修押押金，并做做好装修修保证金收收、退记录录。3.室内装装修管理规规定：3.1业主主及装修施施工队必须须按物业业管理合约约、住住户装潢协协议书、装装潢施工安安全保证责责任书操操作。3.2施工工时间上午午7:00011:330,下午午2:0009:000。3.3装修修人员进入入小区必须须出示“装修出入入证”。3.4装修修人员必须须文明施工工,安全用用电。不得得将水泥沙沙浆、油漆漆、橡胶水水倒入地漏漏、马桶、水水池内。 3.5建筑筑垃圾必须须袋装化及及时清出楼楼内，堆放放在指定地地点，做到到定时清运运，不准放放在走廊及及公共部位位.4.质量记记录：4.1房房屋装修申申请表 C7.55.1-55.11-A4.2装装修验收表表 C77.5.11-5.112-A4.3装装修检查记记录 C7.5.1-5.133-A4.4装装修保证金金收、退记记录 C7.5.1-5.144-A4.5装装修人员办办、退证记记录 C7.5.1-5.155-A房屋装修申申请表C7.5.1-5.11-AA住户姓名 住 址 幢 层（单单元） 号装修时间 装修范范围 装修面积装修项目及及标准：请仔细阅读读江苏长长江物业管管理有限公公司住宅小小区装修管管理规定，并并签字认可可。住户签字： 年年 月月 日日施工队伍名称 施工工 人数数施工负责 人签签字管处理意见见：主 管： 年 月 日装 修 验验 收 表表C7.5.1-5.12-AA业主姓名幢 层（单单元） 号施工队负责责人姓名 验收收时间初验情况：业主签名： 日日期：施工队负责责人： 日期：验收人： 日期：正式验收情情况：业主签名： 日日期：施工队负责责人： 日期：验收人： 日期：备注装修检查记记录C7.5.1-5.13-AA 日日 期装 修修 情情 况况 记录人人12345678910111213141516171819202122232425262728293031装修保证金金收、退记记录C7.5.1-5.14-AA日 期房 号 姓 名 实收收金额 退发情情况 备 注注装修人员办办、退证记记录C7.5.1-5.15-AA业主房号办证人姓 名身份证号码码办证日期实收押金退证日期实退押金办证人签 字五、邮件收收发制度1、     写字楼楼邮件收发发制度1.职责范范围1.1管理理处在楼内内适当位置置为所有业业主统一设设置邮件箱箱。1.2所有有外订邮件件、报刊杂杂志均由物物业管理处处统一对外外接收，并并负责分发发到相应的的邮箱。需需要由业主主签收的邮邮件，也由由管理处专专设的收发发员接受后后，再送业业主签收。1.3在正正常工作日日，每天上上午送达的的邮件、报报刊杂志应应在10：30分前分分发完毕。1.4在双双休日及法法定假日，一一概不收发发邮件及报报刊杂志，双双休日的邮邮件及报刊刊、杂志周周一收发。法法定节假日日的邮件、报报刊杂志上上班后第一一天收发。1.5管理理处综合组组收发员负负责邮件及及报刊杂志志的收发工工作。邮件件的接收、分分发都必须须分类仔细细登记，特特快专递、包包裹、挂号号信等由业业主亲自签签收。收发发员要保证证送到写字字楼的所有有邮件及报报刊杂志不不破、不损损、不少，及及时送达业业主。2.质量记记录：2.1收收发记录本本 C7.55.1-55.17-A2、 住宅宅小区邮件件收发制度度1.职责范范围1.1管理理处综合组组人员负责责年末或年年初为业主主提供杂志志信息，按按时收缴年年度杂志费费。1.2管理理处综合组组人员在为为业主办理理订购手续续时，须认认真填写报报刊订购记记录，以以备查阅。1.3管理理处综合组组人员应主主动和邮局局保持联系系，如遇缺缺少或漏发发等情况及及时协调解解决。1.4安保保组当班安安保人员在在收到邮件件时，须及及时清点并并认真准确确地将信件件、报刊分分拣后投入入信箱。1.5安保保组当班安安保人员对对重要信件件、刊物或或贵重物品品，须在224小时内内送交业主主，填写贵贵重物品收收发登记，并并请业主签签字。1.6安保保组安保人人员在班期期间应保证证业主的邮邮件无遗失失、无破损损、无污迹迹。2.质量记记录：2.1报报刊订购记记录 C77.5.11-5.118-A2.2贵贵重物品收收发登记 C7.5.1-5.19-A收 发 记 录C7.5.1-5.17-AA NOO.日 期始 发 地地单 位收件人收件人签名名报刊订购记记录 C7.55.1-55.18-A 年 月 日期 房号 姓 名刊物名称订购时间备注贵重物品收收发登记C7.5.1-5.19-AA 日期 住户房号号物品名称 业主签签字备 注六、业主档档案资料管管理规定1.职责范范围1.1管理理处综合组组人员负责责档案资料料的收集、整整理、归档档和保管。1.2档案案的文件材材料，必须须字迹清楚楚、真实、齐齐全。1.3业主主资料要及及时归档，归归档时要注注意整齐，层层次分明，便便于快速查查找，不得得零散堆放放，也不得得随意丢失失。1.4业主主档案的内内容包括：业主入住住登记表、房房屋装修联联系表、装装潢施工安安全保证责责任书、室室内设施验验收表、住住户装潢协协议书、物物业管理合合同、住宅宅移交手续续。1.5档案案资料属于于保密文件件，应妥善善保管，不不准散播其其内容，不不准给未经经领导批准准的人员翻翻阅，不准准复印。1.6未经经领导同意意不得擅自自将业主档档案调出，如如遇特殊情情况调出，须须填写档档案资料调调出登记，并并督促借调调人及时归归还。1.7档案案的管理环环境必须做做到“三防”即：防火火、防潮、防防变质。1.8日常常档案资料料检查中发发现破损现现象应立即即修复。2.质量记记录：2.1档档案资料调调出登记 C7.5.1-5.20-A档案资料借借用登记C7.5.1-5.20-AA 借调调日期 档 案案 名 称称 借用用人 经手手人 归还还日期 备 注七、社区文文化管理规规定1.目的 通通过开展丰丰富多彩的的社区文化化活动，提提升业主的的生活质量量和居住区区域的文化化层次，以以加强业主主对物业管管理服务的的满意度和和认同感。2.职责范范围 社区区文化活动动由管理处处综合组负负责开展并并记录。3.工作程程序3.1管理理处综合组组在平时要要每天向业业主开放现现有的文体体设施，如如乒乓球台台、健身房房、棋牌室室等；3.2每年年为业主组组织一次专专项文化活活动，如旅旅游、体育育棋牌赛、儿儿童绘画、音音乐比赛、家家庭趣味竞竞赛等，并并将活动情情况向全体体业主公告告。3.3以上上活动由管管理处综合合组负责策策划，并由由其负责事事后总结和和记录。4.质量记记录：4.1社社区文化活活动记录本本 C7.55.1-55.21-A