档案管理操作指导手册38431.docx

目 录档案管理217.1档案管理理初始化317.1.1档案馆信信息维护317.1.2定义ABSS码417.1.3列表框参参数定义717.1.4报表设置置817.2档案库及及文件整理理917.2.1新增档案案库917.2.2档案库管管理1117.2.3文件分类类1417.2.4文件信息息管理1617.2.5文件的查查询2017.3辅助立卷卷和档案管管理2217.3.1辅助立卷卷232317.3.2档案管理理2517.4资料移交交3317.5案卷借阅阅3817.5.1创建案卷卷借阅3817.5.2案卷借阅阅详情39档案管理PowerrOn图纸纸文档管理理系统提供供了从文件件的产生，修修改，批准准到修订的的系统管理理，而本章章节的档案案管理则是是文件的最最终归档管管理。为项项目管理团团队和项目目各主要执执行中心进进行所有项项目文件归归档的系统统管理，收收集归档文文档的相关关信息，可可以支持将将来企业的的运作及组组织维护部部门的需要要。同时，档档案管理中中的文件及及其原始数数据有利于于建立未来来的项目生生命周期和和知识管理理系统。在实际项目目中，许多多信息是由由档案管理理系统给出出。档案管管理指的是是对作为信信息载体的的资料进行行有序的收收集，加工工，分解，编编目，存档档，并作为为项目各参参与方提供供专用和常常用的信息息过程。前前章图纸文文档管理是是本章档案案管理的基基础，是项项目图纸文文档被有效效率使用的的前提条件件。在【工程中中心】中单单击【档案案管理】，或或者在【工工程中心】选选择菜单【模模块】=>>【档案管管理】，即即可进入档档案管理模模块。首先跳出的的是档案库库的选择窗窗口。图17-11 档案库库选择窗口口17.1档案管理理初始化17.1.1档案馆信信息维护用户选择【定定义】=>>【档案馆馆】菜单，系系统弹出档档案馆定义义和维护窗窗口。用户户可在当前前窗口增加加、删除和和修改档案案馆信息，默默认档案馆馆不可删除除。用户可可指定一个个档案馆，点点击设置默默认档案馆馆。系统将将当前档案案馆设置为为默认档案案馆。图17-11-1档案馆信信息17.1.2定义ABBS码标准档案分分类码在系系统中简称称ABS码码。不同行行业均有自自己的行业业标准档案案分类码。所所以，系统统支持不同同的档案库库选择不同同的标准档档案分类码码。选择【定义义】=>【标标准档案类类目（ABBS）】菜菜单，进入入ABS编编辑的窗口口。图17-11-2ABS编编辑窗口系统预建了了一个默认认的ABSS库。用户户可自建本本行业的标标准档案分分类码库。点点击库维护护，系统弹弹出标准档档案分类码码库维护窗窗口。用户户可在此窗窗口维护标标准档案分分类码库。默默认的档案案分类码库库不可删除除。用户可可选择一个个ABS库库，点击设设置默认库库将当前库库设为默认认档案库。图17-11-3ABS库库列表维护ABSS库完毕后后可继续回回到ABSS编辑窗口口进行相关关的编辑。新总目：新新增基础结结构目录，即即顶层节点点。新子目：新新增用户选选中节点的的子节点。删除：删除除用户选中中的节点及及其子节点点，当前节节点或其子子节点已被被分配到相相关文档后后，系统拒拒绝用户的的删除操作作。修改：用户户选择一个个ABS代代码，点击击修改，系统统修改当前前被选择的的节点信息息。保存：保存存用户对节节点信息的的录入和修修改结果。导出：将当当前ABSS库整体导导出为一个个dbf文文件，以供供用户保存存和分发。导入：将一一个ABSS导出文件件，导入到到当前的AABS库中中，当前AABS库中中现有的AABS码将将被清空。在这里，我我们把和质质量相关联联的一些文文档以QBBS的结构构单独导入入档案管理理，这样便便于用户对对与质量相相关联的文文档进行立立卷归档。在ABS树树上选中一一个结点，作作为导入QQBS结构构的根结点点，然后点点击导入QQBS。图17-11-4导入入QBS后后的ABSS树注意，QBBS只能导导入一次，若若重复导入入，前一次次导入的QQBS将被被删除，由由新导入的的QBS取取而代之。QBS导入入完毕，点点击导入QQI，将QQI相关联联的文档导导入已经建建好的QBBS树中。图17-11-5导入入的与QII相关联的的文档此时，我们们回到辅助助立卷页面面，在这里里，我们就就可以直接接对这些文文档进行立立卷归档了了。17.1.3列表框参参数定义用户在维护护文件和案案卷信息时时有些下拉拉列表框中中的字段在在此窗口中中进行维护护。用户用用鼠标点击击要维护参参数的列表表选项，系系统弹出下下拉列表维维护窗口供供用户维护护相关信息息。选择【定义义】=>【列列表框参数数】菜单，进进入列表框框参数的编编辑窗口。图17-11-6参数列表表框窗口17.1.4报表设置置在主窗口选选择档案管管理子模块块，系统在在主菜单显显示案卷管管理菜单项项。选择【案案卷管理】=>【报表表设置】菜菜单下的各各个菜单项项，编辑各各个报表打打印模板。图17-11-7报表设置置窗口保存：将当当前修改的的报表格式式进行保存存。另存为：将将当前的报报表格式另另存为一个个文件。调用：打开开一个现存存的报表文文件。预览：预览览报表打印印的效果。页面设置：设置页面面高宽等信信息。17.2档案库及及文件整理理17.2.1新增档案案库用户选择【文文件】=>>【新增档档案库】菜菜单，系统统将弹出新新增档案库库向导。首先，填写写档案库代代码和名称称以及相关关信息。填填写完毕后后，点击向向导的下一一步。图17-22-1档案库生生成向导（基基本信息）随后，用户户在向导的的第二步选选择档案库库相关的工工程。点击击增加、删除来设置置档案库相相关的工程程。注意，在在同一个档档案馆下，包包含的工程程是不能重重复的，系系统会自动动将重复的的工程过滤滤掉。选择择完毕，点点击下一步步。图17-22-2档案库生生成向导（选选择对应工工程）最后，填写写创建档案案库的管理理员和时间间等信息。点点击完成，系统统完成一个个新档案库库的创建工工作。图17-22-3档案库生生成向导（创创建时间及及人员）完成了档案案库和工程程对应后，系系统在主窗窗口的文件件树中显示示档案库相相关工程下下的相关文文档分解结结构，每个个节点挂接接了相应的的文件。用用户可在主主窗口维护护文件的归归档信息，下下载文件的的附件，并并将文件归归档。17.2.2档案库管管理档案库管理理支持对档档案库的录录入、修改改和删除操操作。删除除档案库时时，系统将将删除与其其相关的信信息。维护护档案库信信息时，档档案代码和和名称是必必须录入的的信息。点击档案库库，进入档档案库编辑辑窗口。图17-22-4档案库编编辑窗口的的进入17.2.2.1基本信息息页图17-22-5基本信息息页用户可在此此窗口增加加删除修改改档案库的的信息。可在基本信信息修改档档案库的基基本信息。档案库按类类型分类可可分为：正正式档案库库和临时档档案库。用户可选择择档案库所所在的档案案馆和标准准档案分类类库。档案库按类类分类可分分为：文档档、科档、专专题档案、声声像档案和和照片档案案。注意：档案案库的代码码是唯一的的，系统拒拒绝用户录录入重复的的档案库代代码。管理员的选选择必须是是系统用户户，否则，系系统将给出出提示：图17-22-6当选择的的管理员不不是系统用用户时给出出的提示17.2.2.2相关项目目页用户亦可在在相关工程程增加删除除档案库的的相关工程程。当被删删除工程下下的文档已已经被归档档时，系统统将拒绝用用户对此工工程的删除除请求。图17-22-7相关项目目页点击增加，系系统弹出工工程选择窗窗口。用户户可选择多多个相关工工程。分配档案库库相关工程程的原则：一个工程程只能被分分配到同一一档案馆下下的一个档档案库下，不不可被分配配到同一档档案馆下的的不同档案案库中。图17-22-8工程选择择窗口在这里，为为了方便用用户，我们们将项目记记录导成项项目记录树树的结构，这这样能让用用户清晰的的看到各种种项目记录录，便于用用户对其立立卷归档。首先，我们们点击导入入工程记录录树，稍等等片刻，系系统显示导导入成功。图17-22-9工程记录录树导入成成功然后，我们们点击选择择导入工程程记录类型型，跳出选选择窗口，将将需要导入入的项目记记录类型选选择至右边边窗口。图17-22-10导入项目目记录类型型选择窗口口点击确定，完完成相关文文档的导入入。17.2.3文件分类类用户选择【文文件】=>>【打开档档案库】，系系统弹出档档案库选择择窗口。用用户可选择择多个需要要查看的档档案库，点点击确定，打开开相应的档档案库。图17-22-11档案库选选择窗口图17-22-12被选档案案库中包含含的文档用户打开档档案库后，可可在主窗口口的左侧看看到相关档档案库的文文件分类树树。文件分类树树分为两种种：一个是档案案库的分类类树，它的的结构层次次如下：档档案库=>>档案库相相关的工程程=>工程程下的图纸纸文档分类类；另外一个是是TBS，它它的结构层层次就是工工程记录的的分类树。用户选择工工程节点，系系统显示此此工程下的的所有文档档。选择某某图纸文档档分类，系系统显示此此图纸文档档分类下的的所有文档档。用户选择【文文件】=>>【关闭档档案库】，系系统关闭所所有的档案案库。注意，PoowerOOn中的文文档要能显显示在档案案管理的文文件管理里里，必须满满足两个条条件：1、文档的的状态必须须是“批准”或者“归档”；2、文档的的“移交归档档”属性必须须是“是”。17.2.4文件信息息管理用户打开档档案库后，可可在主窗口口中维护相相关文件的的相关信息息。17.2.4.1基本信息息页选择基本信信息页，查查看文档的的基本信息息。文档基基本信息的的维护全在在PoweerOn中中完成。图17-22-13基本信息息页17.2.4.2归档信息息页选择归档信信息页，维维护文件的的归档信息息。图17-22-14归档信息息页注意，在维维护文档的的归档信息息时，必须须先点编辑辑，使属性性框都处于于编辑状态态，编辑完完成以后，根根据需要，点点击确认保存修修改的信息息，或者点点击放弃取消本本次修改操操作。17.2.4.3案卷信息息页选择案卷信信息维护文文件的案卷卷信息。图17-22-15案卷信息息页点击增加，系系统弹出档档案库选择择窗口，用用户选择此此文件需要要归档的档档案库。图17-22-16档案库选选择窗口选择完毕后后，可点击击ABS栏栏，系统弹弹出ABSS代码选择择窗口，用用户指定AABS代码码。图17-22-17点击ABBS栏选择择ABS图17-22-18ABS选选择窗口在辅助立卷卷模块中，此此文件只可可在当前所所选的档案案库的相关关ABS下下找到。注意，如果果文件需要要归档，这这里的档案案库和ABBS是必选选的。若文文件未分配配相关的档档案库和AABS码，系系统将无法法将其组到到相关档案案库的对应应案卷中去去。17.2.4.4附件信息息页选择附件信信息，可查查看并下载载文件的附附件。图17-22-19附件信息息页17.2.4.5文件ABBS码批量量更新为了能批量量填写ABBS码值，系系统在快捷捷栏提供批批量赋ABBS码值的的功能按钮钮。图17-22-20批量更新新ABS按按钮用户亦可选选择【文档档管理】=>【批量量更新文件件abs码码】，实现现上述功能能。用户首先选选择多个文文件，然后后选择批量量更新ABBS码。系系统弹出当当前档案库库的ABSS码值选择择窗口，选选择完毕后后，系统将将ABS码码更新到所所选文件中中。17.2.5文件的查查询一个项目会会包含成百百上千的文文档，为了了用户能方方便的查找找到自己需需要的文档档，系统提提供了文档档的查询功功能。图17-22-21文件查询询按钮在左边的树树上选择包包含要查询询的文档的的结点。点点击文件查查询按钮，进进入查询条条件设置的的窗口。图17-22-22查询条件件设置窗口口在字段后面面的复选框框中打勾，表表示该查询询条件被选选中。下拉菜单中中选择逻辑辑关系。最后的框中中填写查询询的值。图17-22-23设置查询询条件用户可以设设置多个查查询条件，此此时文档只只有满足所所有的条件件才会被查查询到。查询条件设设置完毕，点点击确认，主窗窗口中将显显示符合条条件的文档档。图17-22-24主窗口中中显示符合合条件的文文档17.3辅助立卷卷和档案管管理在辅助立卷卷模块，用用户按标准准档案分类类方式查阅阅文件，并并把文件分分类进行立立卷。在案卷管理理模块，用用户进行相相关案卷的的维护。该该模块主要要包括：案案卷维护，合合卷，拆卷卷，案卷整整理等功能能。17.3.1辅助立卷卷图17-33-1辅助立卷卷窗口点击辅助立立卷，用户户进入辅助助立卷窗口口，系统以以国家档案案分类（AABS）为为标准，对对文件进行行分类。用用户可用鼠鼠标点选需需要组卷的的文件，可可点击多个个文件（按按住shiift 或或 ctrrl 键并并用鼠标左左键点击）。系系统以绿色色显示被选选中的文件件。随后，用用户可选择择工具条上上的立卷。将选选中的文件件进行立卷卷。系统以向导导的方式进进行辅助立立卷。用户户按顺序进进行：选择择文件=>>选择案卷卷=>案卷卷整理，即即可完成整整个辅助立立卷工作。图17-33-2辅助立卷卷向导一（选选择文件）首先，系统统显示刚才才用户选择择的文件。用用户可再次次去除不需需要组卷的的文件，把把不需要组组卷的文件件的钩去掉掉即可。完完成后，点点击下一步步。图17-33-3辅助立卷卷向导二（选选择案卷）在案卷选择择窗口中选选择需要组组卷的案卷卷。用户可可选择插入入已有案卷卷，或者选选择建立新新案卷。完完成后，点点击下一步步。图17-33-4辅助立卷卷向导三（案案卷整理之之插入已有有案卷）用户选择插插入已有案案卷，系统统显示 被被选案卷的的详情信息息。图17-33-5辅助立卷卷向导三（案案卷整理之之建立新案案卷）用户选择建建立新案卷卷，系统供供用户填写写新案卷的的详细信息息。点击完成，完完成向导。如如果用户选选择了立卷卷完成后进进行案卷整整理，系统统将在向导导完成后，弹弹出当前案案卷的案卷卷整理窗口口。17.3.2档案管理理点击档案管管理，进入入档案管理理模块，用用户可维护护案卷信息息，并进行行和卷、拆拆卷和案卷卷整理等操操作。图17-33-6档案管理理窗口17.3.2.1案卷维护护案卷管理是是以档案管管理为基础础，用户可可在不同的的档案库下下建立相关关的案卷。图17-33-7案卷维护护的一些功功能按钮新建案卷：用户需选选择一个档档案库，系系统在所选选的档案库库下新建案案卷。 修改案卷：修改用户户选择的案案卷。 删除案卷：删除用户户选中的案案卷。 案卷明细：在当前窗窗口显示案案卷的明细细信息。 合卷：把不不同的案卷卷及其相关关文档合并并到同一案案卷。 拆卷：把所所选案卷的的文件抽出出。 案卷整理：将案卷内内的文件重重新排序编编号和整理理。 或者在案卷卷管理的框框内点击鼠鼠标右键同同样可以看看到这些功功能按钮。图17-33-8案卷管理理中点击鼠鼠标右键显显示功能按按钮图17-33-9案卷信息息窗口录入和修改改案卷信息息时，文档档分类号和和卷册号是是必须录入入的信息。17.3.2.2合卷合卷是把已已有案卷及及其相关文文件合并成成新案卷。系系统以向导导方式，将将案卷合并并过程便捷捷的完成。用用户按向导导，选择源源案卷=>>选择目标标案卷=>>新设置案案卷，即可可完成整个个过程。图17-33-10合卷向导导一（选择择源案卷）首先，选择择需要合卷卷的源案卷卷。完成后后，点击下下一步。图17-33-11合卷向导导二（选择择目标案卷卷）接着，选择择目标案卷卷。完成后后，点击下下一步。图17-33-12合卷向导导三（新案案卷设置）最后，系统统显示原案案卷和目标标案卷的信信息。用户户可选择合合卷后删除除原案卷。系系统默认在在向导结束束后对目标标案卷进行行案卷整理理。点击完完成结束向向导。17.3.2.3拆卷拆卷是把已已有案卷的的相关文件件抽出。系系统以向导导方式完成成。用户按按向导，选选择案卷=>选择拆拆出文件=>新设置置案卷，即即可完成整整个过程。图17-33-13拆卷向导导一（选择择案卷）首先，选择择需要拆卷卷的案卷。完完成后点击击下一步。图17-33-14拆卷向导导二（选择择拆出文件件）接着，选择择需要被抽抽出的文件件。如果未未选择文件件，系统将将拒绝进行行拆卷操作作。完成后后，点击下下一步。图17-33-15拆卷向导导三（新案案卷设置）最后，填写写拆分案卷卷的详情信信息。点击击完成，结束束向导。系系统默认在在向导结束束后维护目目标案卷的的详情信息息。17.3.2.4卷内文件件整理图17-33-16案卷信息息窗口卷内文件整整理功能：抽出：可将将卷内选中中的文件从从当前案卷卷中抽出。保存：保存存当前对卷卷内文件的的修改。放弃：放弃弃对卷内文文件的修改改。排序号：对对卷内文件件进行序号号的编排。编页码：系系统计算卷卷内各份文文件的页数数，然后排排页码。若若文件页数数为空或为为零，系统统将以不同同的颜色进进行标识。打印：打印印当前案卷卷的卷内目目录。导出：可把把当前案卷卷的卷内文文件列表导导出到本地地。移交归档：选择案卷卷中文件的的附件，点点击移交归归档，系统统在导出文文件时将此此附件导出出到光盘中中。取消归档：选择案卷卷中文件的的附件，点点击取消归归档，系统统在导出文文件时此附附件不会被被导出到光光盘中。17.3.2.5案卷打印印系统对案卷卷提供了丰丰富的打印印功能，主主要分为案案卷软封皮皮打印、案案卷扉页打打印、案卷卷目录打印印、卷内文文件打印、备备考表打印印、案卷封封皮和卷盒盒侧封皮打打印。用户户可选择【案案卷管理】=>【报表表打印】子子菜单选择择相关的打打印选项。进进行卷内文文件打印需需打开案卷卷整理的窗窗口。图17-33-17案卷打印印系统首先显显示打印预预览窗口，用用户可在预预览窗口中中点击打印印，系统便便打印当前前报表。图17-33-18报表预览览窗口17.3.2.6已组卷文文件已组卷文件件将已组卷卷的文件按按标准档案案分类的方方式进行组组织，并可可按具体的的案卷进行行分组。用用户可方便便的查阅相相关文件。用用户只能在在当前界面面浏览文件件的详情信信息，不能能修改文件件的信息。图17-33-19已组卷文文件窗口17.4资料移交交文件组卷完完毕后，用用户可将导导出的文件件刻成光盘盘，移交给给其他单位位或部门（即即资料移交交）。导出文件：是按照案案卷列表结结构将文件件批量导出出到硬盘或或可写的网网络路径。系系统通过向向导，指导导用户逐步步将文件批批量导出。选择菜单【文文件】=>>【导出文文件】菜单单，系统弹弹出导出文文件向导。图17-44-1导出文件件向导一（选选择档案库库）首先，用户户选择一个个需要导出出的档案库库。选择完完毕后点击击下一步。图17-44-2导出文件件向导二（选选择媒体类类型）接着，选择择刻录媒体体。然后点点击下一步步。图17-44-3导出文件件向导三（选选择案卷）然后，选择择需要导出出的案卷。如如果案卷容容量超出了了媒体的容容量，系统统将自动将将案卷导出出到多个光光盘中。选选择完毕点点击下一步步。图17-44-4导出文件件向导四（导导出路径）最后，选择择需要导出出的路径，点点击完成。系统统将案卷导导出到指定定的目录中中。导出完毕后后，用户可可选择被导导出文件的的目录进行行查阅。用用户可查看看indeex.httml文件件，它提供供了当前文文件夹下文文件的列表表，用户可可选择其中中文件查看看详细信息息。图17-44-5导出文件件的目录双击inddex.hhtml，查查看此目录录文件。图17-44-6导出案卷卷目录点击案卷号号栏，查看看该案卷卷卷内信息。图17-44-7查看导出出案卷的卷卷内信息点击文件题题名栏，查查看该文件件的详细信信息，同时时也可查看看相关附件件的具体信信息。图17-44-8查看具体体文件的信信息17.5案卷借阅阅从【工程中中心】=>>【工程记记录】或者者通过在【工工程中心】，点点击【模块块】=>【工工程记录】，进入工程记记录窗口。在在左边记录录类型树的的最下面的的结点，我我们可以看看到“案卷借阅阅”。图17-55-1案卷借阅阅17.5.1创建案卷卷借阅选中“案卷卷借阅”结点，点点击增加，跳跳出案卷借借阅的向导导。图17-55-2案卷借阅阅向导选择档案馆馆代码，点点击完成。17.5.2案卷借阅阅详情图17-55-3案卷借阅阅详情在此窗口，填填写有关案案卷借阅的的详细信息息。选择内容页页，增加或或者删除要要借阅的案案卷，同时时填写借阅阅信息。图17-55-4内容页注意，只有有在案卷借借阅的状态态为批准时时，借阅的的案卷的状状态才能被被修改；另另外，案卷卷借阅详情情页中的带带*的内容容都为必填填项，否则则窗口将不不允许关闭闭。