某公司文书管理规则16116.docx

某公司文书书管理规则则 总则第一条 目的为使使文书管理理制度化，以以增进文书书处理之品品质及效率率，特订定定本规则。第贰条 范围本规规则所称文文书管理，指指总管理处处各部、室室、中心或或各公司(含事业部部、业务执执行部门)与外界界来往的文文书(包括括电报)及及关系企业业(含公司司内容)各各部门间来来往文书(包含签呈呈)，自收收(发)文文至归档全全部过程之之办理与控控制。 承办部门门第三条条 总收发部部门总公公司各部门门与外界来来往文书的的收发由总总管理处总总务部门统统一办理，各各公司(工工厂)所在在地的总收收发由其所所属总务部部门办理。总总收发部门门负责文书书之收受及及发送。第四条 管理部门门(一)总管理处处各部、室室、中心及及各公司以以公司名义义与外界来来、往的文文书，以各各公司总经经理室或管管理处为管管理部门；营业、采采购、工务务、资料、法法律、服务务、训练等等业务部门门的文书，得得以各该业业务部门的的最高主管管部门为管管理部门。(二)各公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。(三)关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。 (四)管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者，管理部门不得受理。第五条 主办及会办部门(一)文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门则为该项文书的会办部门。(二)本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门如表3.2.2： 行文第六条 行文类别(一)函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。(二)公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。(三)便函：关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。(四)签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。(五)电报：业务处理须以电报行文时使用。(六)表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。(七)其他：1.司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议 委员会规定程序实施。2.会议纪录及例行表报等的发送不必行文。第七条 行文名义、署名及印信借用(一)对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下：1.以公司名义由董事长署名盖董事长职章：属政策性或影响公司重大权益的行文。2.以公司名义由总经理署名盖总经理职章：对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。3.以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。对省政府、市政府所属二级机构等的行文。对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。对税务、金融机关的行文。总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文(但本款第六项另有规定者从其规定)。 4.以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文。5.以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。6.以部门名义盖部门章：采购部门对厂商的行文。人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人的行文。7.应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者，得盖用公司公章行文。8.因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。(二)关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印：1.正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。2.总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。(三)公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章。(四)特定签署人及印信的文件从其规定。(五)需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。第八条 行文的判行权限(一)以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长判行。(二)以总经理署名行文者，除总管理处各部室、中心代表各公司对外行文得由经理(主任)判行者外，应送各公司总经理室转呈总经理判行。(三)以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。(四)以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行。(五)以部门名义行文者，应由部门主管判行。(六)以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员判行。(七)因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经各该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为之。 (八)固定格式文书，应由署名的主管于原稿判行后，授权业务主办部门主管依式行文。 文书处理程式. 通则第九条 文书分类(一)机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定第八章规定办理。(二)A类：凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。 (三)B类：一般文书及经常性业务往来文书。(四)C类：一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。 (五)其他类：与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。第十条收发文登记单(一)第一联为收(发)文登记单，收发人员按流水号码顺序装订存查。(二)第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办。(三)第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用。 (四)第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。(五)第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。第十一条 收(发)文字号的制定管理(一)对外行文的字号1.公司：X1X2(X3)总字第号。X1X2为公司简称；X3为地区别，不需分地区者省略；为公司收(发)文流水号。2.事业部(含直属部门)：X1X2(X3)X4字第号(X4为事业部或直属部门代字，由各公司总经理室制定管理)。3.营业部门：由各公司总经理室制定。(二)对关系企业行文的字号1.由各公司总经理室统一制定管理。2.总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理。(三)收发文编号1.由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。"业务接洽便函"另行编定，亦采流水号码一文一号编列。2.复文以收文号码为发文号码，如有二号以上来文并案处理，以最后的收文号码为发文号码。3.主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。 .与外界来往文件第十二条 收文(一)登记、分文来文由收发人员拆封后，于"收(发)文登记单"登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。(二)文件的分送收发人员分发文件，应留存"收(发)文登记单"第一联，依收文编号之流水号码装订之。其余第二、三、四、五联连同来文以"分文专用卷宗"送交经办部门主管核定"要""否"答复及处理期限，记入"收(发)文登记单"第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于"分文专用卷宗"退还收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用。(三)文件交办经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记入"收(发)文登记单"第三、四、五联，留存第三联按处理日期之先后整理稽催督导，第四、五联连同文件交经办人办理。(四)文件处理1.经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。2.经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于"收(发)文登记单"第四、五联记要联记要栏(如不敷使用时，得以"文书签办单"补充，签办单随同"收(发)文登记单"第五联流程处理)，并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文(复文时需附复文稿)经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件判行后，将"收(发)文登记单"第三联抽出销案。3.收发人员收到办妥的来文及"收(发)文登记单"第四、五联时：如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人。如需复文者，将复文及复文搞送请监印人员用印后，复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销案(如需待复者，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催)，再将第四联退还经办人。经办部门如业务需要，可以复文底本留存。4.来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传递。第十三条 主动发文(一)拟稿、登记经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附"收(发)文登记单"一式五联，填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保存年限及销案或待复期限等栏，呈部门主管会核稿人员经判行，送收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。(二)发文处理收发人员收到发文文件、原稿"收(发)文登记单"(一式五联)，即将发文文件及原稿送请监印人员用印。文件封发投邮后，登记单第一联依收发文编号的流水号装订；无须待复文件，第二、三联即予销案，如须待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依待复日期的先后整理以备稽催；第四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档号，将档号及销案日期填记于第一联后，第四联交还经办人存查，第五联连同发文原稿、底本归档。第十四条 外界复文的处理收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，收发人员应抽出原发文的第二联销案，将销案日期转记原发文的第一联，并将收文日期及字号转记于原发文后归档的第五联，经办部门接到复文时，主管应抽出原发文的第三联销案，经办人应于原发文的第四联填记收文日期及字号。.关系企业来往文件第十五条 行文方式(一)正式以公文用纸或油印函件行文者，依本章的规定处理。一般性的规定、通知、公告等函件无需复文时，发文部门仍办理发文手续，受文部门则依下列方式处理：1.主管部门对其直辖部门行文时，受文部门免办收文手续。 2.总管理处各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司总经理室或部、室、中心文书管理部门办理收文，其转交所属部门时，所属部门免办收文手续。3.受文部门依前二项的规定免办收文者仍应处理呈核后依收文日期先后顺序归档。(二)以"业务接洽便函"行文者，依第十六条规定办理。(三)各类文书的行文，应就组织层级需要数量一次印发，避免逐级转文重印延误时效。第十六条 业务接洽便函之处理(一)发文经办人发文时，应将接洽内容列记于"业务接洽便函"第一联，并填记文书类别、受文者、待复期限、附件等各栏，呈请主管判行后另依式填写三联连同第一联呈主管主管签署，一并送收发人员编号并记载?quot;收(发)文编号登记表"再送监印人员用印后，由收发人员将"业务接洽便函"第二、三、四联送交受文部门，第一联则依待复日期之先后整理以备稽催。(二)收文受文部门的收发人员收到"业务接洽便函"第二、三、四联，于便函上填记收文时间、编定收文号码并记载"收(发)文编号登记表"将便函第二、三、四联送呈部门主管批定经办人后，由收发人员将二、三联交由经办人承办，第四联经经办人签收后由收发人员按发文部门要求的待复日期先后整理，以备稽催。 (三)复文经办人收到来文应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期，及预定保存期限(如需签办，则以"文书签办单"办理，签办单连同"业务接洽便函"第三联处理)，经主管判行后，依式填写于第二联，一并呈主管签署再送由收发人员转请用印并抽出原暂存之第四联转记销案或待复日期，将第二联送交受文部门(原发文部门)，第三、四联编定档号填记于档号栏后；第三联依其类别归档；第四联依收文流水编号的顺序存查。如未结案，则第四联按待复日期先后整理以备稽催。(四)回文处理发文部门的收发人员收到复文部门送达的便函第二联时，于原暂存的第一联注记复文的收文时间；第二联转送经办人呈阅办妥并注明预定保存期限送收发人员抽出第一联销案，再一并编定档号填记于档号栏，第一联依发文流水编号的顺序装订存查，第二联依其类别存档，如未结案，第一联需加注复文部门要求的待复日期，并按此日期的先后整理以备稽催，再行复文时，则依发文程序办理。 文书处理方式第十七条 文书结构(一)公告：以"主旨""依据""公告事项"三段式斟酌运用。(二)函、签呈：以"主旨"、"说明"、"办法"、"请求、拟办或建议"三段式斟酌运用。 (三)业务接洽便函：以公文三段式或以条例方式逐点叙述。(四)采用语体文以达到"简、浅、明、确"的要求，可用表格处理的尽量利用表格。第十八条 信函处理(一)指名营业、工务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；未能办认为公务文书的信函，经其本人拆封后如系公务文书，应交收发人员依本规则处理。(二)指名经副理以上人员的信函，迳送其本人，如系公务文书，再交收发人员依本规则办理。第十九条 签呈处理(一)经办人因特殊案件的处理，需签请主管核示时，以签呈用纸缮写一份行之，签呈经核决并依示办妥后应依类别归档。 (二)经办人签拟后层呈主管核示，如需呈转经(副)理级以上主管核示者(各公司经理室、总经理室以及总管理处各部、室、中心为呈总经理或董事长核示者)则于厂(处)长(部、室主管)签示后，由厂(处)、部(室)收发人员登记于"签呈事务备查表"转呈经(副)理以上主管(各公司经理室、总经理室及总管理处为总经理或董事长)核示，于核示后由厂(处)部(室)收发人员转记"批示"情形，呈送厂(处)长(部室主管)核阅后，交由经办人依示办理，但与会办部门有关者应复印分送会办部门协同处理或备查。经办人办妥后，将签呈交由厂(处)、部(室)收发人员编定档号填记于签呈及"签呈事务备查表"后，签呈依其类别归档。签呈内容不宜为公众周知者，应指定专人专案签办。第二十条 合约处理(一)订立或修改合约时，经办部门拟稿后判行前，应将文稿转送总管理处法律事务室核稿。判行后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。(二)固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿判行后使用，经办部门使用时依式填写所需份数呈准后，直接送请用印。（三）合约书签约代表原稿、正本的保管部门规定如下表3.2.3:保管部门收收到合约书书正本应即即贴足印花花并予销印印后与原稿稿一并归档档。其他业业务有关部部门均以副副本留存备备用。第第二十一条条 副本及及图书处理理副本视视同正式文文书，应依依规定处理理、归档；各类图书书应指定部部门集中管管理。第第二十二条条 电报处处理电报报视同文书书，依本规规则办理。第二十三三条 文书书处理要点点(一)经办文书书遇有关系系重大足以以影响公司司权益之重重要文件，应应将正本妥妥为保藏，每每有应用均均以副本或或影本层呈呈处理。(二)为为利文书处处理并达分分层负责目目的，经办办人应就内内容要点签签拟意见或或选稿随来来文呈部门门主管核阅阅批办，各各主管人员员应对文案案注意见，避避免只签名名而无意见见。(三三)经办、会会稿、核稿稿等人员之之答名，应应清晰可辨辨，不得潦潦草难认。(四)经经办文书应应视其轻重重而定缓急急，如案情情涉及其他他部门应照照会办理，会会稿案件会会办部门应应按速件处处理之。第二十四四条 文件件处理期限限(一)收发人员员收文时，原原则上应随随到随送，不不得积压，最最迟应于文文到一小时时送交有关关人员。 (二)分文人员员的分文时时期，由各各公司视其其收文数量量自行订定定。(三三)经办人人员的处理理期限。1.速件件、电报、机机密文件等等应随到随随办，于文文到一日内内处理完毕毕为原则。 2.一一般案件由由部门主管管斟酌经办办人的工作作量，指定定处理期限限，一般以以文到三日日内处理完完毕为原则则。3.来文定有有答复期限限者，应尽尽力于来文文所定期限限内处理完完毕。44.计划、试试验、研究究、开发、规规章修订、测测定、搜集集资料等特特殊案件部部门主管应应斟酌实际际需要分别别规定其处处理期限。5.监印印人员原则则上于当天天完成用印印。6.文件归档档，应日案案日清，最最迟不得逾逾二日。7.签呈呈案件，按按分层负责责的决行层层次，由各各公司自行行订定时限限。第二二十五条 文件稽催催(一)经办人如如未能如期期办妥文件件，应于处处理期限届届满前，经经请示部门门主管同意意后，以口口头通知文文书收发人人员更改处处理期限。 (二)收发人员员应按日检检查催办联联，到期未未见办妥销销案者，应应先以口头头通知经办办部门主管管，如再俟俟一天仍不不见办妥销销案者，应应即以"文文书催办单单"一式二二联，送经经办部门主主管交由经经办人填注注"拟完成成日期"及及"迟延原原因"经主主管批核后后，经办部部门自存一一份，一份份送还收发发人员继续续依期稽催催，收发人人员应随时时将稽催情情形记录于于稽催联。第二十六六条 发送送方式文文书发送方方式分为专专送、邮寄寄(平信、限限时、挂号号、航空)电报(寻常、加加急、书信信、打字)及集运等等，经办人人应于文书书底稿上注注明。 第二十七七条 文件件递送(一)呈阅阅文件的递递送方式文件呈阅阅、呈判、会会办时，如如为普通案案件以浅灰灰色卷宗递递送，如系系机密，紧紧急或A类类案件，则则以桔红色色卷宗递送送。(二二)部门间间文件的递递送1.发文及受受文部门在在同一厂区区内，可以以文件直接接递送，如如需签收者者，可以自自存联送请请请受文部部门签收后后取回稽催催。2.发文及受受文部门在在不同厂区区者，发文文部门收发发人员需将将文件依受受文部门地地区别以(处)、部部(室)为为单位装入入"内部信信封"予以以递送，""内部信封封"仅书写写受文部门门的厂、处处、部、室室名称不另另注明经办办人姓名，由由受文部门门收发人员员统一拆封封分发。 3.各各公司于各各办公地区区应设一文文件"寄送送中心"，总总公司为各各公司总经经理室，各各公司(工工厂)所在在地为总务务部门，各各"寄送中中心"得规规定每日截截止收件时时间，以便便整理集中中装运。4.收发发人员将文文件递交""寄送中心心"后，""寄送中心心"人员应应将同一受受文部门之之厂(处)部(室)的文件集集中整理，开开具"文件件递送清单单"一式三三联，第一一联自存，第第二、三联联连同文件件汇总装入入地区别专专用"文件件袋"寄送送。收文地地区之"寄寄送中心""人员收到到"文件袋袋"拆开后后，即以""文件递送送清单"第第二、三联联连同文件件送交各厂厂(处)收收发人员签签收后留存存第二联，第第三联以当当天"文件件袋"送还还原发文的的"寄送中中心"存查查。5.总管理处处各部、室室、中心寄寄送各厂区区的文件，一一律递交各各公司的""寄送中心心登记转送送。 66.总公司司各"寄送送中心"的的"文件袋袋"，需于于下午五时时前送交总总管理处总总务部门统统一运寄。7.原则则上文件应应随到随送送，不得积积压，"寄寄送中心""人员须于于每日上午午上班后330分钟内内将"文件件袋"内文文件分送各各厂(处)、部(室室)收发人人员签收。 印信信.印信信种类第第二十八条条 种类(一)公公章：各公公司向主管管机构登记记之公司印印鉴及特定定业务专用用之公司印印信。(二)职章章：ZKK(1.董事长、各各公司总经经理刻有公公司名衔及及职别的印印信。22.刻有职职别及特定定业务专用用的主管印印信。ZZK)(三)职职衔签字章章：各公司司厂、处长长以上主管管刻有职衔衔及签名的的印信。(四)部部门章：刻刻有公司及及部门名衔衔之印信。如如为不得对对企业外行行文之部门门，应于部部门章上加加注"对内内专用"之之字样。(五)校校对章、骑骑缝章、附附件章：刻刻有公司名名衔及"校校对章"或或"骑缝章章""附件件章"等字字样之印信信。第二二十九条 印信的资资料及形式式所有印印信均为圆圆形橡皮质质。.印信使用用第三十十条 监印印人员(一)各公公司公章及及董事长职职章之监印印人员应签签请本企业业董事长核核定后任用用。(二二)特定业业务专用的的图记及董董事长职章章、公章、总总经理职章章之监印人人员应签请请各公司总总经理核定定后任用。(三)各各部门主管管的职衔签签字章及部部门章由各各部门主管管指定监印印人员。(四)监监印人员不不在时，应应由代理人人代为监印印，代理人人的任用应应依前三款款的规定签签准或指派派。 第第三十一条条 印信盖盖用(一一)行文时时应依第八八条的规定定判行送请请监印人员员依第七条条的规定于于函件、文文稿及底本本上用印。(二)其其他文件需需盖用印信信者，经办办人应填具具"盖用印印信申请单单"一式二二联，经呈呈准后凭以以申请用印印，监印人人员除于文文件上用印印外，还应应于"盖用用印信申请请单"正面面加盖使用用的印信，并并收存第一一联，第二二联退回经经办部门存存查。第第三十二条条 印色使使用公章章、职章以以红色印泥泥或红色打打印水用印印的。.印信管管理第三三十三条 印信的核核定及制发发部门(一)公章章、董事长长及各公司司总经理之之职章及职职衔签字章章均经总管管理处董事事长核定，由由总管理处处总经理室室为管理部部门统一制制发。(二)总管管理处各部部、室、中中心的部门门章或特定定业务之主主管职章经经各部(室室)经理(主任)核核定，由总总管理处总总经理室为为管理部门门统一制发发。(三三)各事业业部经理、厂厂(处)长长的职衔签签字章、特特定业务之之主管职章章及各部门门的部门章章经各公司司总经理核核定由各公公司总经理理室为管理理部门统一一制发。 第三十十四条 印印信登记业务主办办部门需用用特定印信信或业务专专用印信向向有关主管管机构报备备时，该印印信的登记记、更换、撤撤销等的手手续，均由由该主办部部门办理。第三十五五条 印信信申请(一)印信信制发的申申请因业业务需要或或组织变更更，由主办办部门填具具"请(制制)发印信信申请表""一份，送送会印信管管理部门依依本规则第第三十三条条的规定呈呈请核定后后由管理部部门制发。（二)印印信换发的的申请11.印信的的印文磨损损申请换发发时，由监监印人员填填具"请(换)发印印信申请表表"一份，于于备注栏拓拓具印模，叙叙明制发日日期，送会会印信管理理部门依本本规定第三三十三条规规定呈请核核定后由管管理部门换换发。22.原有废废旧印信应应于换发的的印信收到到后一周内内，由监印印人员依本本规则第三三十六条的的规定办理理。(三三)印信补补发的申请请1.印印信毁损或或遗失时，监监印人员除除向该印信信登记机构构报备并依依法公告作作废外，应应填具"请请(补)发发印信申请请表"一份份，于备注注栏叙明原原印的种类类、字体、制制发日期、毁毁损或遗失失经过及失失职人员的的议处，并并会印信管管理部门依依本规则第第三十三条条规定呈经经核定后，由由管理部门门补发。2.补发发印信的文文字体应有有异于原印印信，以资资区别。 3.遗遗失的印信信寻获时，应应即交由监监印人员于于二日内依依本规定第第三十六条条规定办理理。(四四)印信增增刊的申请请1.一一种印信以以制发一枚枚为原则，但但如因业务务需要或受受地区限制制需增刊者者，由业务务主办部门门依本条第第一款规则则申请。2.增刊刊的印信应应由管理部部门斟酌实实情设法加加以区别。第三十六六章 印信信缴销(一)废旧旧、撤销或或遗失寻获获的印信，应应由监印人人员填具""缴销印信信申请表""一份，送送会印信管管理部门依依本规则第第三十三条条之规定呈呈经核定后后，检具缴缴销之印信信，送缴管管理部门撤撤销。(二)印信信管理部门门收到缴销销的印信，即即斟酌实情情予以保存存或截角注注销。 第三十七七条 印信信管理(一)各种种印信由各各监印人员员负责保管管，如有遗遗失或误用用情事由监监印人员负负完全责任任。(二二)印信管管理部门应应指定专人人负责印信信之制发、换换发、补发发、稽查等等管理工作作，并设立立"印信登登记表"拓拓具印模、样样本，依序序装订成册册，以利管管理。(三)印信信不固定换换发年限，印印信管理人人员每年至至少应稽查查一次。(四)主主管、监印印人员或印印信管理人人员交接时时，应拓具具印模样本本列册专案案移交，并并报送印信信管理部门门。 档案管管理.管理部门门第三十十八条 管管理部门(一)文文书结案后后，原稿由由各文书管管理部门归归档，经办办部门视实实际需要留留存影本。如如为特殊案案件因业务务处理需要要，原搞须须由经办部部门保管者者，应经文文书管理部部门主管同同意后妥为为保存，文文书管理部部门以影本本归档，原原稿用毕后后仍应送文文书管理部部门归档并并换回影本本。(二二)各公司司档卷分类类目录及编编号原则，由由各公司总总经理室或或事业部经经理室统一一制定管理理；总管理理处各部、室室、中心则则由各部门门自行编定定报送总管管理处总经经理室。.整理理与分类第三十九九条 文件件点收文文件结案移移送归档时时，依如下下原则点收收：(一一)检查文文件的本文文及附件是是否完整，如如有短少，应应即追查归归入。 (二)文文件如经抽抽存者，应应有管理部部门主管的的签认。(三)文文件的处理理手续是否否完备，如如有遗漏，应应即退回经经办部门补补办。(四)与本本案无关的的文件或不不应随案归归档的文件件，应即退退回经办部部门。(五)有价价证券或其其他贵重物物品，应退退回经办部部门，经办办部门应送送指定保管管部门签收收后，文件件送归档。第四十条条 文件整整理点收收文件后，应应依下列方方式整理：(一)中文直写写文件以右右方装订为为原则，中中文横写或或外文文件件则以左方方装订为原原则。(二)右方方装订文件件及其附件件均应对准准右上角，左左方装订则则对准左上上角理齐钉钉牢。 (三)文文件如有皱皱折、破损损、参差不不齐等情形形，应先整整补，裁切切折叠，使使其整齐划划一。第第四十一条条 档案分分类() pnnb0档案案分类应视视案件内容容、部门组组织、业务务项目等因因素，按部部门、大类类、小类三三级分类。先先以部门别别区分，部部门别之后后依案件性性质分为若若干大类，再再在同类中中依序分为为若干小类类。() (二)档档案分类应应力求切合合实用。倘倘因案件较较多，前款款三级不敷敷应用时得得于第三级级之后另增增第四级""细类"。如如案件不多多，亦可仅仅使用"部部门"及""大类"或或"小类""二级。(三)同同一"小类类"(或细细类)之案案件以装订订于一档夹夹为原则，如如案件较多多，一个档档夹不敷使使用时，得得分为两个个以上的档档夹装订，并并于小类(或细类)之后增设设"卷次""编号，以以便查考。 (四)每一档夹封面内页应设"目次表"，案件归档时依序编号、登录；并以每一案一个"目次"编号为原则。(五)档号之表示方式如下A1A2-B1B2C1C2D1-E1E2A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。第四十二条 档案名称及编号(一)档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。(二)各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。(三)档案分类各级名称经确定后，应编制"档案分类编号表"，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。(四)档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。(五)档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第四十三条 档号编定(一)案件如系新案，应就"档案分类编号表"，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。(二)案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。(三)档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。(四)档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。.归档与档案清理第四十四条 保存期限(一)归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用"见出纸"注明目次号码，以便翻阅。 (二)档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第四十五条 保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：(一)永久保存：1.公司章程；2.股东名簿；3.组织规程及办事细则；4.董事会及股东会纪录；5.财务报表；6.政府机关核准文件；7.不动产所有权状及其他债权凭证；8.工程设计图；9.其他经核定须永久保存的文书。(二)10年保存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存10年的文书。(三)5年保存：1.期满或解除之合约；2.其他经核定保存5年的文书。(四)1年保存：结案后无长期保存必要者。(五)规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。第四十六条 档卷清理(一)管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依第四十五条的规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目次表之附注栏内注明销毁日期。(二)保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将"收(发)文登记单"第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。.调卷第四十七条 调卷程序(一)各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具"调卷单"经其部门主管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。(二)管档人员接到"调卷单"经核查后，取出该项档案，并于"调卷单"上填注借出日期，将档案交与调卷人员。"调卷单"则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。(三)于档案室当场借阅者，得免填"调卷单"。(四)档案归还时，经管档人员核查无讹并于"调卷单"填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。"调卷单"由管档人员留存备查。 第四十八条 调卷管理(一)"调卷单"以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。(二)调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负二责处理。(三)调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。(四)调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。 机密文文件第四四十九条 范围(一)生产产设备设计计图：具有有专利性与与独特性之之机械设计计图，以及及生产设备备布置图。() pnb00技术性的的资料：独独特技术性性的操作标标准，与外外人技术合合作或外人人技术指导导资料，产产品配方，产产品开发，改改良或试验验资料，国国外现场实实习报告及及其他技术术上属于机机密性之资资料。() pnnb0(三三)业务性性之资料：销售成本本资料，市市场情报，国国外业务考考察报告及及其他业务务上属于机机密性之资资料。(四)其他他经厂处长长以上主管管认为有必必要列入机机密文件管管理之一切切资料。第五十条条 保管部部门(一一)外来机机密文件应应以各公司司总经理室室为保管部部门；经各各公司总经经理核准得得于事业部部、研究所所或工厂所所在地保存存者，应以以事业部经经理室、研研究所所长长室、驻厂厂经(副)理室或总总经理指定定之部门为为保管部门门。(二二)属技术术、开发、工工务、营业业等部门自自行建立之之专业性机机密文件，应应以各事业业部经理室室或厂区文文书管理部部门为保管管部门。(三)总总管理处各各部、室、中中心之机密密文件，属属各该部门门承办之专专责性质者者，应以各各该部、室室、中心为为保管部门门。(四四)各保管管部门应指指定专人经经各公司总总经理核定定(总管理理处由总经经理核定)，负责机机密文件收收发、登记记及归档等等事务。第五十一一条 外来来机密文件件处理(一)外来来机密文件件由代表公公司取得该该文件的人人员径送该该公司总经经理室机密密文件保管管人员，?quott;收(发发)文登记记单"一式式五联登记记，呈请总总经理核派派经办人(主办人)及指定处处理期限后后，其分文文、经办、复复文或主动动发文均依依第四章之之规定流程程处理。唯唯其递送均均应亲自为为之，不得得假手他人人。(二二)若文件件内容影响响公司权益益重大时，保保管人员于于文件分类类办理时，应应以影本为为之，原文文件由保管管人员妥藏藏。(三三)主办人人于文件处处理期间，需需负保密全全责；如需需分派其所所属人员办办理时，则则于每日上上班以"文文件传递记记录卡"注注明时间、用用途由经办办人签章后后，"文件件传递记录录卡"由主主办人留存存，密件交交经办人办办理。于当当日下班(或完工)时主办人人应负责将将密