档案管理工作规定imp.docx

北海鑫诚建设监理有限责任公司·作业文件档案管理工工作规定定BXJZ001.00320100版本号：AA修改号：11受控状态：发放编号：2010年年03月115日发发布20010年年04月01日实施北海鑫诚建建设监理理有限责责任公司司标 题版本号：AA作业文件档案管理工工作规定定修改号：11序号：BXXJZ001.003-220100第1页 共110 页页1、目的为了加强和和规范公公司的档档案工作作，有效效地保护护和利用用档案，为为公司的的经营管管理和持持续发展展服务，特特制定本本规定。2、适用范范围公司档案，是是指公司司各部门门各岗位位在经营营、管理理各项公公务活动动中直接接形成和和承办的的对国家家、社会会和公司司有保存存查考价价值的各各种文字字、图表表、声像像等不同同形式的的信息记记录。3、职责3.1公司司档案工工作是维维护公司司经济利利益、合合法权益益和历史史真面貌貌的基础础管理工工作，也也是公司司重要的的信息资资源和宝宝贵财富富。公司司各级管管理人员员都要遵遵守档档案法，都都要提高高档案意意识，都都有支持持档案工工作和保保护档案案的责任任和义务务。3.2公司司档案工工作实行行集中统统一、综综合管理理的原则则。各部部门都应应加强对对档案工工作的重重视和领领导，把把公司档档案工作作列入领领导议事事日程，把把文件材材料的形形成、积积累、整整理和归归档工作作列入各各项管理理程序和和工作计计划；列列入各级级管理人人员的岗岗位职责责及工作作考核；保证公公司档案案的完整整、准确确与安全全，便于于公司档档案的开开发利用用。3.3公司司档案工工作由一一位副总总工分管管领导，管管理部门门是公司司综合办办公室，综综合办公公室设档档案管理理岗位及及人员；各地区区部（含含工业项项目监理理部）由由主任工工程师分分管，现现场项目目监理机机构由总总监主管管并设专专人负责责文件材材料的管管理工作作。3.4综合合办公室室及其档档案管理理人员依依法履行行下列职职责：3.4.11贯彻执执行档档案法等等有关法法律、法法规和方方针政策策，制定定本公司司文件材材料归档档和档案案保管、利利用、鉴鉴定、销销毁、移移交等有有关规章章制度；3.4.22统筹规规划并负负责本公公司档案案的收集集、整理理、保管管、鉴定定、统计计和提供供利用工工作；3.4.33监督、指指导本公公司各部部门文件件材料的的形成、积积累、整整理和归归档工作作。3.4.44 公司司档案管管理人员员应当忠忠于职守守，遵纪纪守法，积积极学习习档案及及其它相相关的专专业知识识，努力力提高业业务工作作能力，作作好档案案工作。4、基本内内容：4.1行政政管理4.1.11公司设设立与运运作 公司设设立/晋晋级的文文件材料料；董事事会股股东会监监事会、的的文件材材料；经经理办公公会议、公公司工作作会议、业业务会议议文件材材料；文文秘、机机要保密密工作；机构设设置；公公司规章章制度、标标准化管管理的文文件材料料；周边边关系与与协调；外事工工作；各各类工作作总结。4.1.22法律事事务 各种法法律事务务活动中中形成的的文件材材料。4.1.33审计 各项项审计工工作中形形成的文文件材料料4.1.44人力资资源 上级通通知、岗岗位定员员、招聘聘/聘任任、调配配；工资资、职称称评定、员员工培训训（含教教材）等等工作中中形成的的文件材材料。4.1.55医疗、卫卫生、后后勤、福福利 卫生监监督与管管理、员员工防病病治病、计计划生育育等工作作，生活活福利、员员工住房房管理等等工作中中形成的的文件材材料。北海鑫诚建建设监理理有限责责任公司司标 题版本号：AA作业文件档案管理工工作规定定修改号：11序号：BXXJZ001.003-220100第2页 共110页4.2经营营管理4.2.11计划、统统计 公司重重大经营营战略决决策、企企业发展展规划、年年/季/月（度度）计划划、各项项专业发发展计划划、各种种统计报报表、企企业综合合性统计计分析等等工作形形成的文文件材料料。4.2.22财务管管理 上级下下达的有有关文件件、资金金/会计计/成本本管理、固固定资产产/清产产核资管管理、监监理收费费、劳动动保护、社社会/医医疗/意意外保险险文件材材料；财财务计划划/总结结/等文文件材料料。4.2.33合同管管理 除本公公司工程程监理业业务以外外的各种种合同类类文件材材料。4.3工程程监理 二级级类目代代码按地地区设，即即以监理理部地区区名称的的汉语拼拼音大写写字头表表示，监监理合同同及规划划、进度度/造价价/质量量控制、监监理通知知/月报报/纪要要/总结结/日志志等。详详见附表表2（“质量监监督项目目”参照此此执行）。4.4设备备设施及及其他物物资用品品4.4.11交通工工具 从申请请（计划划）、购购置、使使用、报报废整个个生命周周期中形形成的应应归档文文件材料料。4.4.22办公设设备 同4.4.11内容4.4.33通讯设设备 同同4.44.1内内容4.4.44电器设设备 同4.4.11内容4.4.55家器具具 同44.4.1内容容4.4.66工器具具 同4.4.11内容4.4.77房地产产 同44.4.1内容容4.4.88其它物物资用品品 同同4.44.1内内容4.5技术术管理4.5.11技术管管理 计算机机、网络络技术应应用、开开发、引引进与革革新；其其他新技技术、新新知识的的推广应应用及合合理化建建议等工工作形成成的文件件材料。4.5.22档案、图图书 档案工工作、图图书资料料工作形形成的文文件材料料。4.6会计计 公公司会计计工作中中形成的的会计凭凭证、帐帐簿、报报表等文文件材料料。4.7员工工档案 分为为在职员员工、离离退员工工、死亡亡员工，公公司员工工的履历历材料、自自传材料料、鉴定定、考核核材料、奖奖励与处处分、参参加中国国共产党党、共青青团及民民主党派派的材料料、招聘聘材料、工工资、保保险、福福利待遇遇、出国国、退休休、离职职、调动动等材料料、其他他可供组组织参考考的材料料。4.8党群群工作4.8.11党务工工作 综合性性工作、党党代会、其其它有关关会议等等。4.8.22组织工工作 组织建建设、党党员管理理、党费费管理等等。4.8.33共青团团工作 组织织建设、团团员会议议、团费费管理等等。4.8.44工会工工作 取代会会、劳保保福利、女女工工作作、文体体活动等等。4.9企业业文化与与CI4.9.11企业文文化 企业文文化建设设工作形形成的文文件材料料。4.9.22 CII工作 CII工作形形成的（MMI）、（BBI）、（VVI）文文件材料料。北海鑫诚建建设监理理有限责责任公司司标 题版本号：AA作业文件档案管理工工作规定定修改号：11序号：BXXJZ001.003-220100第3页 共110页5、工作程程序5.1文件件材料的的立卷、归归档5.1.11 应归归档的文文件材料料，任何何部门和和个人都都不得占占为己有有和拒绝绝归档。必必须按档档案法和和本规定定有关条条款规定定向公司司综合办办公室移移交,集集中统一一保管。5.1.22归档范范围：一一般包括括各部门门各岗位位在业务务工作中中产生、形形成或承承办的有有保存查查考价值值的各类类载体的的文字、图图表、图图形、声声像等信信息记录录。具体体范围见见附表11、附表表2。5.1.33归档时时间：一一般,各各部门应应将其承承办完毕毕并整理理、立卷卷的应归归档文件件材料，于于次年四四月一日日前(会会计档案案可隔年年；员工工档案按按企业业员工档档案管理理工作规规定；工程监监理的应应归档文文件材料料应在工工程竣工工验收后后三月内内。)移移交公司司综合办办公室档档案管理理人员集集中保管管，并办办理交接接手续。特特殊情况况，征得得公司总总经理（或或总经理理委托人人）同意意可推迟迟移交时时间。5.1.44应归档档文件材材料的整整理、立立卷（组组卷）及及移交：本着“谁形成成”、“谁承办办” 谁负负责立卷卷的原则则，各部部门应将将其工作作中形成成，承办办完毕的的各类应应归档文文件材料料，按本本规定55.3“案卷的的质量要要求”和5.7“档案分分类及档档号编制制方案”中的分分类要求求，分类类整理、立立卷（监监理案卷卷封面和和案卷脊脊背中的的档号项项可暂不不填写，移移交后由由综合办办统一填填写），依依次经项项目总监监或本部部门领导导审核签签字后（在在“案卷备备考表”和“档案移移交凭证证”中签字字），交交综合办办公室档档案管理理人员审审验，审审验合格格后办理理交接手手续（档档案管理理人员和和综合办办公室负负责人在在“档案移移交凭证证”上签字字），详详见附表表4。其其中，监监理档案案除向本本公司综综合办公公室移交交外，还还要向建建设单位位和城建建档案馆馆移交。此此部分监监理档案案的组卷卷，要事事先征求求建设单单位和城城建档案案馆的意意见，按按其要求求进行组组卷、移移交，办办理交接接手续。5.2案卷卷的质量量要求（纸纸质）5.2.11案卷应应由“案卷装装具”及在“案卷装装具”内依次次排列的的“卷内目目录”、“卷内文文件”、“卷内备备考表”四部分分组成。5.2.22总体质质量要求求：内容容齐全完完整、真真实准确确、手续续完备；制作材材料耐久久、幅面面尺寸规规范、书书写绘制制整洁清清晰；组组卷系统统合理。5.2.33具体质质量要求求：5.2.33.1归归档文件件应为原原件，已已破损的的文件应应予修整整。5.2.33.2文文件应字字迹清楚楚，图样样清晰，图图表整洁洁，签字字盖章手手续完备备。且应应采用耐耐久性强强的书写写材料书书写（如如：碳素素墨水、蓝蓝黑墨水水）。不不得使用用易褪色色的书写写材料（如如：红色色墨水、纯纯蓝墨水水、圆珠珠笔、复复写纸、铅铅笔等）。字字迹模糊糊或易退退变的文文件应予予复制。传传真件应应用热熔熔式定影影的复印印机复印印件归档档。5.2.33.3文件件印章宜宜用印泥泥，而不不宜用印印油。5.2.33.4文件件中文字字材料幅幅面尺寸寸规格宜宜为A44幅面（图图纸宜采采用国家家标准图图幅），纸纸张应采采用能够够长期保保存的韧韧力大、耐耐久性强强的纸张张。5.2.33.5卷内内有书写写、绘制制内容的的页面都都要编写写页号，页页号从“1”开始；单面书书写的文文件页号号在右下下角；双双面书写写的文件件，正面面在右下下角，背背面在左左下角；折叠后后的图纸纸一律在在右下角角；成套套图纸或或印刷成成册的文文件材料料，自成成一卷的的，原目目录可代代替卷内内目录，不不必重新新编写页页号。“案卷封封面”、“卷内目目录”、“卷内备备考表”不编写写页号。北海鑫诚建建设监理理有限责责任公司司标 题版本号：AA作业文件档案管理工工作规定定修改号：11序号：BXXJZ001.003-220100第4页 共110 页页5.2.33.6文件件的整理理立卷应应遵循文文件的形形成规律律，保持持卷内文文件的有有机联系系，区分分不同价价值，便便于保管管和利用用的原则则。5.2.33.7案卷卷内不应应有重份份文件；不同载载体的文文件一般般应分别别组卷。5.2.33.8案卷卷装订不不宜过厚厚，一般般不超过过40mmm。且且必须剔剔除金属属物。5.2.33.9案卷卷装具一一般采用用卷盒、卷卷夹两种种形式。 卷盒的外表尺寸为310mm*220mm，厚度分别为20、30、40、50毫米。 卷夹的外表尺寸为310mm*220mm，厚度一般为2030毫米。卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。5.2.33.100“案卷封封面”、“卷内目目录”、“卷内备备考表”的规格格统一为为：2997mmm×2100mm。并并用700g以上上白色书书写纸制制作。脊脊背制作作用1550g白白色书写写纸。其其格式见见有关关表格样样式。5.2.33.111文书类类归档文文件（党党群、行行政、经经营、技技术、企企业文化化CI）：a. 整理理单位，一一般以每每份文件件为一件件。文件件正本与与定稿为为一件；正文与与附件为为一件；原件与与复制件件为一件件；转发发文与被被转发文文为一件件；报表表、名册册、图册册等一册册（本）为为一件；来文与与复文可可为一件件。b. 装订订时应按按件装订订。正本本在前，定定稿在后后；正文文在前，附附件在后后；原件件在前，复复制件在在后；转转发文在在前，被被转发文文在后；来文与与复文作作为一件件时，复复文在前前，来文文在后。c. 卷内内文件应应依分类类方案和和排列顺顺序逐件件在文件件首页的的右上角角加盖档档号章，档档号章内内容包括括类别号号、案卷卷号、件件号。d. 该类类归档文文件目录录应装订订成册并并编制封封面，为为方便利利用，卷卷内宜同同时存放放该卷相相应的卷卷内目录录。其格格式见“有关表表格样式式”。5.2.33.122监理文文件（及及其它工工程建设设类）：a.该类文文件可按按项目、单单位工程程、分部部工程、专专业、阶阶段、文文种等组组卷。见见“施工阶阶段监理理文件归归档范围围和保管管期限表表（立卷卷类目）”。b.卷内文文件材料料同一问问题，可可按时间间、责任任者或重重要程度度排列。有有图样的的文件应应文字在在前,图图样在后后；有译译文的外外文资料料译文在在前，原原文在后后。c.内容必必须真实实、准确确，与工工程实际际相符合合。文件件的内容容及其深深度必须须符合相相应规范范、标准准的要求求。d.案卷可可采用装装订与不不装订两两种形式式。文字字材料必必须装订订。既有有文字材材料，又又有图纸纸的案卷卷应装订订。装订订应采用用线绳三三孔左侧侧装订法法，要整整齐、牢牢固。e .“卷卷内目录录”和“备考表表”不装订订。5.2.33.133设备、会会计、员员工档案案：可按按国家现现行的专专门管理理规定执执行。5.2.44封面、目目录、备备考表的的填写55.2.4.11案卷封封面/脊背a.案卷题题名：应简明明、准确确地揭示示卷内文文件材料料的内容容，主要要包括项项目名称称或代字字、代号号及其结结构、阶阶段的名名称等，案案卷题名名一般由由立卷人人拟写。b.立卷单单位（编编制单位位）：应应填写负负责文件件材料组组卷的部部门或项项目负责责部门。c.起止日日期：应填写写案卷内内文件材材料形成成的起止止日期。北海鑫诚建建设监理理有限责责任公司司标 题版本号：AA作业文件档案管理工工作规定定修改号：11序号：BXXJZ001.003-220100第5页 共110页d.保管期期限：应填写“文件材材料归档档范围及及保管期期限表”划定的的保管期期限，也可在脊背上用色标标区分；红色代代表永久久,黄色色代表长长期，绿色代代表短期期。e.密级：应依据据保密规规定填写写卷内文文件材料料的最高高密级。f.档号：应按本规规定第八八章第四四十六条条的规定定填写。g.档案馆馆号：应填写写国家档档案行政政部门赋赋予的档档案馆代代码，没没有时不不填。5.2.44.1封面面（）5.2.44.2卷内内目录a.序号：应用阿阿拉伯数数字从11起依次次标注卷卷内文件件材料件件数的顺顺序。b.文件编编号：应填写写文件材材料的文文号或图图样的图图号、设设备代号号、项目目代号等等。c.责任者者应填写写文件材材料的形形成部门门或主要要责任者者，多个个责任者者时可填写写两个。d.文件材材料题名名：应填写写文件材材料的全全称，其其原题名名不确切切或无题题名时应应自拟题题名但应应用“ ”号括起起。e.日期：应填写写文件材材料的形形成日期期。f.页号：应填写写每件文文件材料料的首尾尾页上标标注的页页号。g.页次：应填写写每件文文件材料料的首页页上标注注的页号号。5.2.44.3卷内内备考表表a.说明：包括案案卷内文文件材料料的件数数、页数数以及在在组卷和和案卷提提供使用用过程中中需要说说明的问问题。b.立卷人人：应由责责任立卷卷人签名名。c.立卷日日期：应填写写完成立立卷的日日期。d.检查人人（审核人人）：应由由案卷质质量审核核者签名名。e.检查日日期：应填写写审核的的日期。f.互见号号：应填写写反映同同一内容容而形式式不同且且另行保保管的档档案保管管单位的的档号。档档号后应应注明档档案载体体形式，并并用括号号括起。5.3档案案的保管管5.3.11为了确确保档案案的安全全，最大大限度地地延长档档案寿命命，最大大限度的的提供档档案资源源的共享享和开发发利用。各各级管理理人员都都应认真真按“文件材材料归档档范围及及保管期期限表”及有关关要求，及及时整理理、立卷卷（组卷卷）、归归档入库库集中统统一保管管。5.3.22会计档档案原则则上保持持形成时时的原貌貌，个别别案卷需需要调整整的，应应协同形形成部门门和会计计人员进进行整理理，出纳纳人员不不得兼管管会计档档案。5.3.44入库档档案可按按类别、保保管期限限、载体体等进行行排架。5.3.55档案柜柜架都应应按柜架架中的档档案内容容进行标标识。5.3.66要认真真做好防防尘、防防光、防防潮、防防高温、防防火、防防盗、防防虫、有有害气体体等各项项防护工工作。5.3.77档案柜柜架应与与墙壁保保持一定定距离，柜柜背与墙墙不小于于10厘厘米，柜柜侧间距距不小于于60厘厘米，成成行地垂垂直于有有窗的墙墙面摆设设，便于于通风降降湿。北海鑫诚建建设监理理有限责责任公司司标 题版本号：AA作业文件档案管理工工作规定定修改号：11序号：BXXJZ001.003-220100第6页 共110页5.3.88要每天天做好库库房温湿湿度记录录，（含含胶片库库、磁带带库）的的温度应应控制在在1424，有设设备的库库房日变变化幅度度不超过过±2；相对对湿度应应控制在在4560%，有设设备的库库房日变变化幅度度不超过过±5%（潮潮湿地区区应配备备去湿机机和空调调设备）及及库房整整洁。5.3.99档案库库区必须须配备适适合档案案用的消消防器材材，并按按器材要要求定期期检查、更更换。5.3.110要安安全使用用电器设设备，定定期检查查电器线线路。库库内严禁禁明火装装置和使使用电炉炉及存放放易燃易易爆物品品。5.3.111档案案库房宜宜选用白白炽灯作作人工照照明光源源，照度度不超过过1000勒克斯斯。如采采用荧光光灯时，应应对紫外外线进行行过滤。5.3.112档案案在任何何情况下下均应避避免阳光光直射。档档案库房房不宜采采用自然然光源，有有外窗时时应有窗窗帘、窗窗板等遮遮阳措施施。5.3.113对库库存的各各类档案案，要随随时进行行认真检检查，发发现破损损、霉变变、褪色色、老化化，虫蛀蛀等情况况，要及及时提出出书面报报告，并并进行修修补、复复制等抢抢救。5.3.114非档档案管理理人员原原则上不不得进入入库房，如如因工作作需要，必必须在档案管管理人员员陪同下下进入库库房。5.3.115声像像、电子子文档的的保管按按国家有有关标准准、规定定执行。5.4档案案的查、借借与复制制5.4.11任何人人查、借借阅和复复制档案案，均许许办理登登记手续续。5.4.22外单位位人员查查、借阅阅须经总总经理或或总经理理委托人人签批。5.4.33查、借借、复制制人事、财财会及关关系公司司整体利利益的依依据、凭凭证性档档案和其其它有密密级的重重要档案案，须经经相关部部门领导导和总经经理及签签批，并填写写保密档档案材料料摘抄、复复印登记记簿；未未经批准准查不准准私自将将档案带带出阅档档室。5.4.44每人每每次借阅阅一般不不得超过过五卷（件件），借借阅时间间超过一一周，确确因工作作需要延延期的，应应及时办办理续借借手续。5.4.55查、借借、复制制时，必必须注意意保证档档案的整整洁、完完好，严严禁勾画画、涂抹抹、撕损损、剪贴贴。归还还时要认认真检查查有无损损坏，是是否齐全全完整。5.5档案案的保密密管理5.5.11凡查、借借、复制制有密级级的档案案，必须须严格本本规定第第五章及及公司保保密制度度的规定定办理。5.5.22全体管管理人员员必须做做到：5.5.22.1不在在私人通通信（含含电话、计计算机网网络通讯讯）中涉涉及密级级事项；5.5.22.2不在在公共场场所和亲亲友面前前谈论密密级事项项；5.5.22.3未经经批准不不得携带带有密级级的档案案材料外外出。5.5.22.4不得得泄露或或擅自公公布人事事、会计计及其他他有密级级的档案案内容。5.5.33全体管管理人员员，应随随时保持持高度的的保密意意识，发发现问题题及时妥妥善处理理，并向向领导报报告。5.6档案案的鉴定定销毁北海鑫诚建建设监理理有限责责任公司司标 题版本号：AA作业文件档案管理工工作规定定修改号：11序号：BXXJZ001.003-220100第7页 共110页5.6.11档案鉴鉴定销毁毁工作，由由档案鉴鉴定小组组负责组组织实施施。鉴定定小组由由档案管管理人员员、财会会人员、人人事管理理、综合合办公室室负责人人、公司司分管副副总或总总经理等等组成（具具体人员员见“北海鑫鑫诚监理理公司档档案鉴定定小组人人员名单单”）。5.6.22已超过过保管期期限的档档案需要要销毁时时，先由由档案管管理人员员提出档档案销毁毁清册，报报档案鉴鉴定小组组鉴定、确确认、签签批。5.6.33经鉴定定、确认认、签批批后,可可销毁的的安排专专人执行行,仍有有保存价价值的,要重重新划定定保管期期限并写写出鉴定定报告。特特殊档案案要报请请上级主主管部门门审批。5.6.33销毁时时，要在在指定地地点由两两人以上上监销，销销毁后监监销人员员要在销销毁清册册上签字字。销毁毁清册一一式两份份，一份份报上级级档案主主管部门门，一份份存档。5.6.44北海鑫鑫诚监理理公司档档案鉴定定小组：组长：公司司总经理理组员：公司司主管领领导、综综合办公公室负责责人及档案案管理人人员、财财会人员员、人事事管理人人员。5.7档案案分类及及档号编编制5.7.11本章内内容适用用于北海海鑫诚建建设监理理有限责责任公司司全部文文件材料料的分类类立卷、档档号编制制及案卷卷排架。5.7.22本分类类以北海海鑫诚建建设监理理有限责责任公司司形成的的全部档档案材料料为对象象，根据据公司目目前的各各项管理理职能考考虑到公公司今后后持续发发展，结结合档案案内容及及其形成成特点，力力图保持持其有机机联系，便便于管理理和开发发利用，将将公司档档案分为为8大类类，即“行政”、“经营”、“监理”、“设备”、“技术”、“会计”、“员工”“党群群”“企业业文化与与CI” 9个个一级类类目。各各级类目目的标识识代码用用阿拉伯伯数字表表示，二二级及二二级以下下类目可可根据文文件材料料的种类类、数量量灵活设设置，一一般不超超过三级级。详见见第四十十六条“北海鑫鑫诚建设设监理有有限责任任公司档档案分类类表”。5.7.33声像、照照片等其其它非纸纸质载体体形式的的档案，其其形成、反反映的内内容和作作用与纸纸质档案案有着不不可分割割的联系系，因此此不单独独设置类类目，但但可视其其内容特特征，与与纸质档档案对应应分类编编号。并并根据其其载体形形式和保保管要求求的不同同，采用用相应的的装具进进行保管管。对于于电子文文件暂参参照电电子文件件归档及及电子档档案管理理办法执执行，今今后我们们将据此此制定实实施细则则或管理理办法。5.7.44分类表表见附表表35.7.55档号的的编制5.7.55.1档档号采用用如下结结构：案卷顺序号年度号/项目号（设计代码、部门/单位） 类别号（保管期限）×××·····nn ××××× ××××a.类别号号：可由由数字或或字母表表示，上上下级位位之间用用“.”隔开。北海鑫诚建建设监理理有限责责任公司司标 题版本号：AA作业文件档案管理工工作规定定修改号：11序号：BXXJZ001.003-220100第8页 共110页“行政”、“经营”、 “技术”、 “党群”等类别别按保管管期限分分类排架架时，类类别号后后加保管管期限代代码（YY-永久久 C-长期 D-短短期），并并用“.”隔开；b.项目号号：可按按设计项项目号或或项目名名称规范范简称的的汉语拼拼音大写写字头表表示；c.案卷顺顺序号：根据数数量案卷卷监理案案卷可按按项目或或地区、案案卷目录录流水编编号；其它类类别的案案卷可按按类别、保保管期限限、案卷卷目录或或年度流流水编制制顺序号号。5.7.55.2范例例企业设立与运作案卷顺序号年度号a.行政类类： 11·1 20010 0001宣传工作案卷顺序号年度号b.经管类类： 22·3201100022c.工程监监理： 3·NNN- XSSHY0011工程监理·南宁（地区监理部）案卷顺序号（监理合同及规划）秀山花园（住宅小区工程）案卷顺序号交通设备d.设备设设施类：3·0011会计报表案卷顺序号年度号5、会计： ·320110 00016、职工：·01 0002死亡员工案卷顺序号项目号（部门/单位）北海鑫诚建建设监理理有限责责任公司司标 题版本号：AA作业文件档案管理工工作规定定修改号：11序号：BXXJZ001.003-220100第9页 共110 页页5.8工作作责任追追究5.8.11有下列列行为之之一的，对对直接负负责的主主管人员员或者其其他直接接责任人人员依法法给予行行政处分分：5.8.11.1损损毁、丢丢失档案案的；5.8.11.2擅擅自提供供、抄录录、公布布、销毁毁档案的的；5.8.11.3抽换换、涂改、伪伪造档案案的；5.8.11.4盗窃窃、隐匿匿档案的的；5.8.11.5擅擅自出卖卖或者转转让档案案的；5.8.11.6不不按规定定归档或或者不按按期移交交档案的的；5.8.11.7明明知所保保存的档档案面临临危险而而不采取取措施，造造成档案案损失的的；5.8.22构成犯犯罪的，要要依法追追究刑事事责任。5.9附则则5.9.11立卷、归归档工作作流程：立卷归归档工作作流程图图见附表表4。5.9.22有关表表格样式式：（见见附件）5.9.22.1监监理案卷卷案卷内内、外封封面5.9.22.2监监理案卷卷卷内目目录5.9.22.3监监理案卷卷卷内备备考表5.9.22.4卷卷内目录录（不装装订案卷卷）5.9.22.5归归档文件件目录（行行政、经经营、技技术、党党群、企企业文化化CI）5.9.22.6案案卷分类类目录5.9.22.7档档案移交交凭证（内内部使用用）5.9.22.8案案卷移交交目录5.9.22.9有有密级档档案查（借借）阅复复制审批批登记表表5.9.22.100档案借借阅登记记簿6、编制依依据：中华人民民共和国国档案法法归档文件件整理规规则DDA/TT22-20000建设工程程监理规规范GGB/TT50331920000建设工程程文件归归档整理理规范GGB/TT50332820001科学技术术档案案案卷构成成的一般般要求GGB/TT11882220000档案库房房技术管管理暂行行规定119911年122月266日国家家档案局局发布工业企业业档案分分类试行行规则（119911.7.4国家家档案局局发布）企业文件件材料归归档范围围和档案案分类方方法暂行行规定（1999.11.11国家档案局发布草稿）工程建设设监理操操作规程程SBB 011-011-999 （北北海鑫诚诚监理公公司标准准）北海鑫诚建建设监理理有限责责任公司司标 题版本号：AA作业文件档案管理工工作规定定修改号：11序号：BXXJZ001.003-220100第10页 共共10页7、本规定定自20100年4月1日日起实施施。公司司其它有关档档案工作作的规定定凡与本本规定抵触触的，以以本规定定为准。8、附录表表附表1 北北海鑫诚诚建设监监理有限限责任公公司文件件归档范范围及保保管期限限附表2 施施工阶段段监理文文件归档档范围及及保管期期限表（立立卷类目目）附表3 北北海鑫诚诚建设监监理有限限责任公公司档案案及分类类表附表4 立立卷、归归档工作作流程图图9、有关表表格样式式附表5 北海鑫鑫诚建设设监理有有限责任任公司工工程建设设监理档档案（封封面）附表6 卷内目目录附表7 卷内备备考表附表8 归档文文件目录录附表9 案卷移移交目录录附表10 档案移移交凭证证编写人：审核人：批准人：批准时间：附表1北海鑫诚建建设监理理有限责责任公司司文件归归档范围围及保管管期限表表序号归档范围保管期限11.11.222.12.22.33455.15.1.115.1.225.1.335.25.2.115.2.2266.16.26.377.17.288.18.299.19.21010.110.2上级机关召召开的重重要会议议文件材材料主要文件材材料其它文件材材料上级机关颁颁发的文文件材料料直属上级机机关颁发发的，属属本公司司主管业业务的，和和非直属属上级机机关颁发发的针对对本公司司主管业业务并要要执行的的重要的的文件材材料直属上级机机关颁发发的属本本公司主主管业务务并要执执行的一一般文件件材料其它需要执执行的文文件材料料党和国家领领导人、上上级机关关视察、检检查本公公司工作作时形成成的题词词、讲话话、声像像等重要要文件材材料本公司行政政办公会会的记录录、纪要要、讨论论通过的的文件 本公司召开开会议的的文件材材料本公司召开开的工作作会议和和重要的的专业会会议文件件材料通知、名单单、日程程、报告告、讲话话、决议议、决定定、纪要要、重要要的声像像材料典型材料、代代表发言言、简报报小组会议记记录、参参考材料料 一般专业会会议文件件材料纪要、通知知、总结结、讲话话、报告告、重要要的声像像材料 典型材料、代代表发言言、简报报 本公司制发发的(包包括与其其它单位位联合制制发的)文件材材料方针、政策策法规性性的，重重要业务务问题的的 一般业务问问题的 事务性有参参考价值值的 本公司各种种普查工工作形成成的文件件材料综合成果、专专题成果果、方案案、总结结、报告告 原始记录 本公司专题题、典型型的调查查报告重要的 一般的 本机关的请请示与上上级机关关的批复复方针政策性性的重要要问题的的 一般事务性性问题的的 本公司工作作活动的的工作总总结、报报告主要职能活活动年度度和年度度以上的的、重要要专题的的半年的、季季度的、一一般专题题的长期短期永久长期短期永久永久永久长期短期长期短期永久长期短期永久长期永久短期永久短期永久长期1111.111.21212.112.213141515.115.21616.116.2171819202122232424.124.224.32525.125.225.3262727.127.228本公司规划划、计划划、控制制数字年度和年度度以上的的季度的、月月份的本公司的统统计报表表汇总的、年年度和年年度以上上的、专专题的季度的、月月份的本公司机构构的设置置、撤并并、更名名、人员员编制、启启用信印印文件材材料本公司内部部机构负负责人任任免的文文件材料料本公司劳动动模范、先先进工作作者等的的文件材材料省级以上的的地、县级以以下的本公司对有有关人员员的处分分材料影响大、问问题严重重的一般的员工录用、转转正、调调资、定定级、退退休、职职务聘任任、抚恤恤、死亡亡等文件件材料本公司员工工、党员员名册本公司党、团团、工会会的报告告、总结结、会议议、介绍绍信、团团员名册册等本公司组织织沿革、大大事记本公司征地地、建购购房等的的文件材材料本公司财会会、物品品、档案案等的文文件材料料重要的（保保管、销销毁清册册）一般的本公司在工工程监理理工作活活动中形形成和承承办的有有关文件件材料（详详见：施施工监理理文件归归档范围围及保管管期限表表（立卷卷类目）本公司对外外签定的的合同、协协定、协协议等文文件材料料有历史意义义和长远远利用价价值的重要的一般的本公司外出出考察、参参加会议议、友好好往来等等活动形形成的文文件材料料重大的活动动的主要要文件材材料一般活动的的审批手手续、考考察报告告其他文件材材料本公司与其其他公司司或单位位之间协协商工作作的往来来文件材材料本公司下属属公司或或部门报报送的总总结、报报告、统统计表年度和年度度以上的的年度以下的的本公司编辑辑的并反反映主要要职能业业务活动动的出版版物永久短期永久短期永久长期永久长期永久长期长期永久长期永久永久永久长、短长期永久长期短期永久长期短期短期长期短期永久附表2施工阶段监监理文件件归档范范围及保保管期限限表（立立卷类目目）归 档 文文 件保管期限1  监理合合同及  监理规规划/细细则监理合同长期项目监理机机构及人人员名单单（含总总监任命命通知、变变更）长期监理规划(含节能能监理规规划、安安全文明明施工监监理方案案)长期监理实施细细则长期2  监理月月报监理月报长期3