办事处财务管理制度汇编7392.docx

办事处财务务管理制制度目 录一、 .办事处处备用金金及费用用支出相相关规定定及流程程二、 办事处处物流控控管三、 办事处处仓库现现场管理理、单据据管理四、 .办事处处客户数数据管理理五、 办事处处增值税税发票开开具管理理规定六、 .办办事处数数据管理理岗位职职责及操操作细则则一、 办事处备用用金管理理及费用用支出相相关规定定及流程程、 备用金管理理：用于办事处处日常开开支，如如差旅费费、话费费、快递递费、水水电费等等，其他他费用按按预算专专门申请请，专款款专用。要求如下1、 每月1号，将将当月费费用预算算清单传传到公司司，经营营销、财财务负责责人批准准后两天天给予安安排。2、备用金金额度11万元，各各项支出出均应有有相应合合法票据据。3、备用金金不允许许挪用和和个人借借支，特特殊情况况单独审审批。 4、非预算算范围内内的紧急急支出，需需要事先先提出申申请，经经总公司司营销、财财务负责责人批准准并增加加预算，单单独支付付。5、专项费费用的开开支，经经办事处处申请，公公司营销销、财务务负责人人同意后后可由总总公司直直接银行行汇给对对方。6、所有费费用必须须根据相相关报销销制度进进行审核核后方可可报销及及记帐，在在申请下下次备用用金或专专项费用用时,报报销单据据及办事事处备用用金收付付存明细细表传给给公司及及审核，以以便公司司对办事事处财务务其统筹筹。、 费用用支出的的相关规规定及流流程：1、采购业业务因市场销售售需要而而发生 的采购购业务的的（月费费用预算算清单中中未涉及及），必必须写明明采购事事由报总总公司营营销、财财务批准准并备案案后方可可采购。2、修理费费用，除自然损耗耗发生的的修理费费除外，其其他发生生的修理理费用相相关责任任人必须须承担550% 。3、促销费费用：发生前需要要就促销销活动提提交总公公司营销销、财务务详细的的活动预预算。4、办事处处出租车车费用：每年9月至至次年元元月份每每月允许许办事处处总经理理报销8800元元/月、其其他月份份限额4400元元/月。5、 市内内公交：要求购办公公交ICC卡，凭凭购卡发发票报销销。不适适用ICC卡线路路凭票报报销。6、 运费费的核销销：长途运费报报销时要要求运费费单上注注明收货货箱数、数数量、随随货单号号；市内内运费报报销时，要要求出库库单上注注明运费费单号、金金额、目目的地，如如发生短短途运输输费用则则短途金金额在运运输单上上注明。7、 招待待标准：参照公司费费用报销销制度及及预先申申请，如如有超出出，须向向公司营营销负责责人、办办事处总总经理同同意后方方可支出出。8、 公关关费用：发生需要提提前向公公司总经经理申请请，在得得到书面面批复后后，方可可发生9、 商场场付现费费用：要求办事处处提出申申请，由由公司汇汇入办事事处帐号号，特殊殊情况或或付费较较小可向向总公司司申请，批批准后由由办事处处在备用用金中列列支。商商场费用用要有费费用发票票或收据据，收据据必须加加盖商场场财务专专用章。商商场如出出具办公公用品等等与付款款名目不不相符的的发票，发发票上必必须注明明用途。10、导购购工资管管理：A、必须到到人力资资源部办办理相关关手续；B、要要求办理理公司指指定的银银行卡，由由公司统统一发放放（商超超有特殊殊规定的的除外）。CC、办事事处明要要提供明明确的、经经公司同同意的基基本工资资、提成成比例、提提成基数数、加班班工资的的计算方方法给财财务。D、临时时促销人人员的工工资发放放以临临时促销销活动申申请审审批后作作为工资资发入的的依据，并并同时提提供临时时促销人人员的工工资签收收单。11、商场场装修费费用支出出：应有相应的的合同，公公司根据据装修合合同和验收单单进行支支付。12、费用用单据处处理与传传递办事处参照照费用报报销规定定，按公公司要求求进行费费用的分分类、归归集、粘粘贴。要要求如下下：1、合法发发票、收收据类票票据分开开2、车费、住住宿费填填报差旅旅费报销销单，除除此之外外的单据据填报付付款凭证证。3、票据要要求连续续编号、记记帐。4、票据由由各业务务员自己己按公司司要求整整理、粘粘贴，会会计审核核，办事事处经理理签字确确认方可可报销。5、报销金金额达到到备用金金金额550%时时，及时时寄回公公司分管管办事处处会计主主管处。13办事事处总经经理及区区域经理理出差费费用： 出差除除车费外外， 区区域经理理出差每每天按1100元元，办事事处总经经理出差差每天按按1600元二、办事处处物流控控管： 货物物流转要要做到：严格、准确确、安全全、迅捷捷，每一一个关键键环节必必须无一一遗漏，货货物进出出仓库必必须凭有有效的单单据，做做到“货到有有单，货货走单随随”。要求如下： 、 产产品管理理 11、 订订货规定定： 根据市场需需求向公公司申请请发货，发发货单经经营销负负责人签签字确认认后送仓仓库进行行配货。订订货单传传真件留留存财务务应收款款会计。2、 收货货规定：办事处收到到公司货货物后，要要根据随随货单在在一天内内验收入入库，并并向公司司电话或或书面确确认收货货数量。根根据双方方确认的的数据开开具入库库单并据据此入帐帐。3、 销售售发货、退退货、调调货规定定： 自营商商场发货货，货到到商场，必必须由收收货人签签收，或或索取对对方收货货凭证，双双方确认认无误后后方可入入帐。 下线发货货：执行行款到发发货原则则，不允允许赊销销。发货货时附随随货联，货货到后要要客户后后12小小时内进进行确认认（业务务主管负负责催要要）。 商场、下线线客户退退货：退退货时要要求客户户附清单单，公司司在收货货后122小时清清点完成成，并及及时就退退货数量量与客户户确认，以以实际收收货数为为入帐依依据。 调货：客户户要求调调换货前前必须经经过公司司营销部部同意，调调换时必必须按要要求开具具退货单单、发货货单。、外购样样品、办办公用品品、促销销品管理理：办公用品：按公司批准准限额进进行集中中统一购购买，归归仓库保保管，入入库时开开据入库库单，登登记办公公用品台台帐，领领用时填填写领用用单，需需要以旧旧换新的的要旧换换新（如如：笔、手手套、剪剪刀等）。促销用品：按公司批准准的申请请单进行行购买，先先入库，后后领用。活活动完毕毕未用完完促销品品退回仓仓库，同同时就促促销进行行分析，核核实促销销用品发发放的合合理性。样 品品：与公司营销销部沟通通后进行行样品采采购，寄寄回公司司并按规规定办理理入库手手续后,凭相关关正式发发票在备备用金中中报销。三、 办事处仓库库现场管管理、单单据管理理： (一):仓库库管理要要求如下下：1 保持仓库的的清洁卫卫生，对对库存货货物进行行妥善保保管，保保证物料料堆放整整齐， 不混杂杂、分组组织、尺尺码、颜颜色摆放放，要求求货物数数量标识识向外，便便于核查查，同时时要求放放置计量量货物的的收发卡卡。2 发货时，要要按次序序发货，不不允许在在箱体打打洞，或或不开箱箱从中抽抽拿。同同时要保保证发货货时货物物包装的的完好，不不允许人人为导致致包装破破损。3 要求客户提提前下单单，以便便仓库可可以及时时有序配配货。4 仓库使用的的出入库库单必须须由总公公司统一一订制。5 仓库要按公公司规定定登记台台帐，编编制报表表，根据据货物的的收发情情况及时时开具出出入库单单，并做做到当日日事当日日毕，第第二天110点前前完成前前日报表表的编制制与报送送。6 对出入库产产品进行行数量、质质量的核核查。每每月进行行一次月月底盘存存工作，核核查帐实实是否相相符，发发现问题题及时向向办事处处经理及及公司进进行书面面汇报，查查明原因因后方可可继续运运行。7仓库做做好防火火、防盗盗管理，并并由办事事处经理理做好货货物保险险工作。(二):出出库单据据管理要要求如下下：1、送货上上门的业业务： 仓库出出库时要要开据五五联出库库单，由由仓库员员、发货货员对货货物数量量签字确确认后，一一联仓库库留存，二二联随货货（一联联给客户户，一联联由客户户签字后后带回记记帐备查查），二二联寄回回公司（一一联财务务记帐，一一联营销销记帐）。2、货运发发货的业业务：A、商超要要求取得得客户回回单B、下线客客户收到到货后112小时时内给予予确认，将将随货单单签字确确认回传传办事处处（业务务主管负负责催要要），做做为记帐帐依据。（三）：其其他要求求：办事处票据据填开、建建帐的具具体要求求见“仓管员员操作细细则”相关内内容。四、 客户数据管管理 进销存情况况管理：每月办办事处要要取得商商超、下下线的进进销存数数据上报报公司。 公司制作统统一的终终端销售售清单登登记表：由终端端导购按按销售实实时填写写，办事事处在每每周六前前要取得得所有商商超一周周销售日日报和小小票，并并上报公公司，在在周末时时把小票票寄回公公司，公公司按小小票和终终端销售售清单登登记表进进行数据据统计和和导购提提成计算算。 商超建立导导购交接接班盘存存制度：同时每每月按帐帐期对商商超库存存进行盘盘点。出出现盘亏亏情况时时，由责责任人承承担损失失，如无无法落实实责任人人，由导导购与业业务经理理承担损损失。 团购货物：要事先先通知公公司团购购数量金金额，现现款现货货。价格格按公司司 规定定团价格格发货。 要求建立客客户档案案：将代代理商所所在的省省市、企企业名称称、办公公地址、传传真电话话、法人人代表身身份证明明等相关关信息，直直营商场场的名称称、联系系人、职职务、电电话等整整理成册册一式两两份，留留公司一一份存档档。 促销数据管管理：促促销方案案经过公公司同意意后，由由仓库按按促销申申请批复复准备货货物，并并做好出出库手续续。促销销时，由由会计出出纳进行行巡查，并并对货品品价格和和销售数数量进行行监督。促促销结束束后，由由出纳会会计对销销售结果果进行统统计，由由仓库做做好剩余余产品入入库手续续。五. 办事事处发票票管理及及规范流流程(一) : 增值值税发票票开具管管理：公司办事处处现不具具备法人人资格，发发票需要要总公司司开出，在在发生业业务需要要开具增增票时，办办事处要要求提供供开票单单位的税税务登记记证、营营业执照照、组织织机构代代码证、开开户许可可证、法法人或代代理人身身份证、经经销合同同。(二): 增值值税发票票开具：要求提供对对方客户户对帐单单，以便便公司审审核后开开票。不不允许虚虚开、代代开。(三): 发票票的管理理：a: 办事事处收到到发票在在送商超超及客户户前，要要进行登登记，以以便核查查。 因因为发票票认证期期限为990天,所以办办事处收收到发票票后要在在第一时时间送入入商超，不不能耽误误结帐期期，如因因发票错错开,要要在当月月回寄公公司,不不可跨月月。如商商场收票票后，发发现有问问题无法法认证，退退票时办办事处要要取得商商超开具具的拒收收证明并并加盖公公章。因因延时送送票导致致拒收或或耽误结结帐，由由办事处处经理承承担相应应责任。b: 办事事处送票票时必须须要求商商超出具具收票证证明（财财务统一一制定收收票证明明表格），以以确认票票据收妥妥c: 办事事处会计计要对商商超对帐帐情况负负责，确确认对帐帐单正确确后，保保证回款款金额与与收到帐帐扣票据据金额之之和等于于开票数数据。