业务助理工作内容以及应具备的能力70597.docx

外贸助理工作内容以及应具备的能力    外贸助理(业务人员)应具备的基本能力和工作内容      第一步：作为业务人员的心态：记住该记住的，忘记该忘记的。改变能改变的，接受不能改变的。 谈业务人员的心态，就必然会涉及两个方面：招聘和应聘。如果以业务人员/销售代表的身份进入公司.工作职责就是：维护好客户，多接订单。如果以业务助理的身份进入公司，工作职责就是：做好业务经理分配的工作。两者工作内容相同，但待遇却有相差。一般来说，业务人员/销售代表是有业务提成的;而业务助理是没有提成的。在招聘和应聘时，公司与业务人员双方需就待遇问题谈好细节条件。这就对双方提出要求。对公司来说，一整套完善的业务薪资体制需要出台；对业务人员来说，不要让不确定因素模糊下去。一个连自己利益都不会去争取的业务人员会为公司争取利益吗？ 从发展来说，业务人员应与公司的发展同步。即，业务人员的工作为公司带来稳定的发展，得到应得的报酬。业务人员在进入公司时，就必须做好在公司工作3-5年以上的准备。因为一个业务人员从熟悉产品到积累固定的客户最好也需要1年以上。也就是说到第2年，业务人员才能真正从自己的工作成果中获利。公司的相应待遇制度也应该建立在3-5年以上而且用好业务人员的这3-5年时间，为公司谋取更大的利益。 任何事都没有对与错，它是一种经历；人生也只是一种经历。所以要怎么样去做，尽管大胆地去做吧！    第第二步：做到正正规，注注重细节节 为什什么要正正规和注注重细节节？ 对对外贸易易与其他他的贸易易不同，因因为地理理、文化化背景等等方面的的不同，它它需要操操作人员员使用一一套已经经被广泛泛接受并并沿用的的系统。它它就是我我们在书书本上学学习到的的那些知知识和规规范。从从沟通的的细节中中客户会会看到你你的工作作态度，工工作是否否严谨及及是否可可以信任任。 如如何正规规和注重重细节？ 从业业务人员员来说，所所有与客客户有接接触的文文件都必必须符合合国际惯惯例。它它们都有有其固定定的格式式和规范范。 所所以尽量量使用正正规的商商务信函函，正规规的合同同格式，正正规的样样品发票票等文件件。 在在实际操操作中从从以下几几方面做做到：    11. 对对客户的的回复使使用正规规商务信信函格式式。    22. 在在每一封封信函中中正确使使用签名名格式    33. 努努力提高高英语写写作水平平。使用用正确、简简洁的语语言。    44. 使使用常用用的字体体及字号号。公司司如有规规定，使使用公司司规定的的字体，字字号及颜颜色。     55. 不不使用非非正规缩缩写。如如：assap.     66. 规规范使用用英文大大小写。不不使用全全部大写写，以方方便客户户阅读     77. 尊尊重客户户，使用用礼貌用用语。勿勿出现商商务忌讳讳用语或或太粗俗俗语言。    第第三步：熟悉产产品 一一个连产产品都不不熟悉的的业务人人员，能能将产品品推销给给客户吗吗？会赢赢得客户户的信任任吗？     从从以下方方面来熟熟悉产品品：    11. 如如果是生生产型企企业，业业务人员员多到生生产车间间和样品品制作部部去；如如果是贸贸易企业业，多与与工厂负负责人沟沟通并将将得来的的资料进进行比较较。一方方面可以以了解生生产工艺艺，另一一方面可可以全面面了解产产品相关关知识。    22. 如如果你是是接手以以前业务务人员手手上的工工作，整整理以前前与客户户沟通过过的信函函，会让让你了解解许多有有关产品品方面的的知识。    33. 不不懂一定定要问。因因为客户户既然敢敢下订单单，说明明他对产产品还是是有一定定了解的的，甚至至说非常常了解。而而你要做做的就是是比他更更专业，因因为你要要卖你的的产品给给他。把把客户当当傻瓜是是最不明明智之举举。    44. 如如果还有有其他业业务人员员，创造造机会让让你们成成为朋友友。如果果他愿意意帮你，你你可以省省很多时时间和精精力。    55. 做做个有心心人。将将在日常常订单跟跟进过程程中的产产品相关关知识整整理成文文档并默默记在心心中。    第第四步：做到 “分析反馈沟通”，“建议”和“守诺” 沟通通心态及及目标：将客户户每个询询价变成成订单。即即使这次次沟通没没有接到到订单，也也要让客客户在下下次有类类似的产产品询价价时，第第一时间间想到你你或你的的公司。 分析反馈沟通 在收到到客户信信函和询询价时，第第一件事事就是认认真阅读读，然后后进行分分析；主主要分析析客户的的意向是是什么，客客户需求求什么及及客户希希望得到到哪些方方面的信信息。 根据多多年对客客户来函函的统计计及汇总总，可以以将其分分为如下下几类：    11. 建建立业务务关系函函件 这这样的信信函主要要内容是是介绍公公司的情情况，表表达建立立业务关关系的意意向及客客户经营营范围。 回复方方式：感感谢客户户对公司司的关注注，简单单介绍公公司的服服务，体体现公司司实力，引引导客户户尝试公公司提供供的服务务。    22. 产产品大类类的询价价函件 此类信信函客户户意向比比较明显显他需要要什么类类别的产产品，作作途是什什么等。这这时，有有针对性性的推荐荐一些产产品给客客户并配配合客户户了解更更全面的的产品。主主要以体体现企业业在这些些产品上上及服务务上的专专业为中中心。 因为要要推荐产产品，所所以必不不可少的的会涉及及到产品品图片。什什么样的的产品图图片是最最合适的的呢？    11) 产产品图片片规格（单单个产品品）：大大小（以以最长的的一边算算）不要要超过224CMM, 分分辨率772-1100 DPII为合适适。这时时图片大大小在2200KK以内为为好。 这样产产品图片片即清晰晰，体积积也不大大。通过过电子邮邮箱发送送也很方方便。 如果多多个产品品在一个个图片上上，大小小以不超超过244CM为为好，分分辨率为为1000DPII为合适适。图片片大小在在4000K左右右。 这这里就涉涉及到一一些简单单图片处处理的知知识了。在在PHOOTOSSHOPP的入门门教程上上有介绍绍。到网网上搜索索或到书书店买本本书来学学习一下下。    22) 单单个邮件件大小不不要超过过8000K。最最好在6600KK以内。这这样方便便客户接接收邮件件。如果果超出8800KK，则可可以分多多封信函函进行发发送。    33) 产产品图片片必须给给客户直直接印象象并让客客户清楚楚了解产产品所有有细节。我我们产品品必须有有产品合合起及打打开时的的图片。如如有增加加配件需需单独附附上。在在报价中中不包括括的配件件，最好好单独附附图片。    44) 业业务人员员使用的的产品图图片必须须清楚，能能真实反反映产品品颜色，结结构，配配件等款款式不可可缺少的的因素。所所以要求求产品在在拍摄时时使用正正片拍摄摄。正片片拍摄费费用也不不贵，正正片分两两种：#1200和#1135. 一般般以1220为主主，个体体较小的的产品(如钱包包等)使使用1335拍摄摄在成本本控制方方面较为为划算。#1200：500元/张张， #1355：300元/张张。大约约值，具具体请与与拍摄公公司确认认。3. 单个个或几个个产品款款式的询询价。 这样的的产品询询价针对对性比较较强，客客户已经经将目标标锁定到到了具体体的产品品上。这这时，第第一步是是满足客客户的第第一需求求得到报报价；然然后才是是体现公公司实力力和服务务的专业业。当然然以上所所有的回回复方式式都是针针对新客客户。对对于老客客户就不不用说太太多，以以实际服服务质量量及产品品质量来来说话。 这里还还提及一一点：做做个正式式的报价价单。报报价单属属企业文文件的一一种，也也属于VVIS中中的一部部分。越越正规越越好。国国外客户户习惯使使用EXXCELL文档，也也可以将将其做成成PDFF文档发发送给客客户。报报价单文文件名称称方面也也有进究究。最能能好包括括产品名名称，型型号，数数量，报报价日期期或客户户编号。这这样方面面双方以以后进行行查找及及核对。 可将询询价产品品细分为为两种：1). OODM：即公司司自行开开发的产产品 如如果产品品款式不不多，可可以在报报价的时时候附产产品图片片，这样样方面客客户通过过信函直直接进行行比较、审审核。报报价需要要详细，包包括：价价格，产产品说明明/描述述，包装装资料，样样品时间间，样品品费用，大大货。 如有商商标，也也需要注注明相关关细节。 如果款款式太多多，可以以不提供供产品图图片。而而只提供供报价。报报价以表表格的形形式，即即只提供供价格而而没有详详细细节节。待客客户选择择具体的的款式后后，再提提供详细细的报价价。2). OOEM：即客户户来款式式报价。 这些款款式可能能是客户户直接开开发的，也也可能是是竞争对对手开发发的。它它代表了了客户需需求的一一种意向向。 对对于此类类询价，除除作详细细的报价价单外，还还需将这这些款式式发送到到公司产产品设计计和开发发部门，作作为公司司开发产产品的借借鉴。 分析：客户是是否有价价值。 公司投投入广告告就象撒撒网一样样，拉上上岸的除除了鱼还还有树枝枝，垃圾圾等。所所以公司司通过广广告得来来的询价价并不是是全部都都有价值值。公司司需要对对这些资资源进行行过滤后后，为真真正的客客户提供供服务。一一个公司司拥有有有限的资资源，它它只能服服务一些些客户并并令他们们满意，不不可能服服务所有有客户并并令他们们满意。 如何来来辨别客客户的价价值呢？可以从从以下方方面进行行判断：. 客户户国别是是否在贵贵公司主主打市场场范围内内？. 客户户联系方方式是否否符合正正规公司司条件：公司名名称，地地址，电电话，传传真，电电子信箱箱，网站站这些资资料是否否完整。电电话和传传真是同同一个号号码或者者电子信信箱是免免费邮箱箱（yaahooo. ggmaiil, hottmaiil, aoll.coom等）的的客户，一一般是很很小的公公司。对对于这些些客户不不要放过过多的精精力和时时间去进进行跟进进。根据据以往的的经验，所所有免费费的邮箱箱会在使使用1年年以后失失效。. 通过过样品收收费的方方式过滤滤一部分分无诚意意合作的的公司。220044年以前前，几乎乎有一半半的贸易易公司都都不接受受样品费费用。到到20005年，接接受样品品费用的的公司也也越来越越多。而而且一般般来说低低价值的的产品的的样品费费用都会会在生产产大货时时退还。一一般情况况下收取取样品费费用，是是对于新新客户来来说。而而样品费费用这个个过滤网网，也会会为企业业在开发发大客户户时成为为障碍。因因为绝大大多数大大公司是是不同意意支付样样品费用用的。这这就看企企业在开开发客户户时的取取向了。这这只是一一个过滤滤网，可可以对感感觉比较较有价值值的客户户采用灵灵活的调调整。如如公司订订单比较较缺乏时时，可以以通过免免费样品品争取到到一些客客户，这这也是企企业竞争争的一个个方面。制制度与灵灵活的拿拿捏平衡衡也是很很关键的的。 经经过多次次与客户户的沟通通及长时时间的统统计，但但我想念念肯定还还会有其其他的方方法可以以从沙中中淘出金金子来。这这些技巧巧就要大大家来补补充了。 反馈与与沟通 在订单单跟进过过程中，业业务人员员需养成成即时反反馈及沟沟通的习习惯。客客户发出出的信息息都能得得到你的的反馈，这这样可以以让客户户放心。如如果能让让客户也也养成这这样的习习惯，那那也会减减轻业务务人员的的工作量量。 沟沟通，不不管是在在订单跟跟进或为为人处事事中都是是极其重重要的一一个手段段。这里里要说的的沟通是是确认订订单前所所有的细细节。细细节要分分成两个个部分。一、业务人人员方面面的：即即业务人人员可以以根据产产品方面面及跟单单方面的的知识来来确认的的细节。二、客户方方面的：即需要要客户确确认的细细节。这这两方面面的把握握也是体体现业务务人员跟跟单能力力的重要要因素。 建议：站在客客户的角角度，给给出你的的建议。 销售最最理想的的高度是是：顾问问式的销销售。站站在客户户的角度度来考虑虑问题，提提出你自自己的建建议来帮帮助客户户。同时时也帮助助了你自自己。从从产品来来说，你你要比客客户更了了解产品品，所以以您的建建议会比比客户的的想法更更适合于于项目中中的产品品。 你你的合理理建议让让客户感感觉到你你的专业业，也感感觉到你你的尽职职。这样样还让客客户给你你多一份份信任。这这种信任任关系在在业务开开展中是是非常重重要的。它它会让你你的客户户忠诚度度提高一一个层次次。 但但合理的的建议是是建立在在对产品品的充分分了解和和丰富的的跟单经经验上的的。这两两个因素素都是在在业务开开展过程程中慢慢慢积累起起来的。它它也是一一把双刃刃剑，用用得好事事半功倍倍，用不不好会显显得更不不专业。 守诺 它是业业务开展展的基础础，也是是为人处处事之道道。除了了业务人人员必须须守诺，还还要让公公司最高高领导人人守诺。而而为了遵遵守承诺诺，最好好的办法法就是少少做承诺诺，在给给客户承承诺之前前， 先先去确认认一个满满足承诺诺的条件件是否可可行。而而一旦做做了承诺诺，就一一定要做做到。如如果做不不到，就就要诚心心地向客客户道歉歉，不要要去辩解解或推卸卸责任。只只需向客客户说：这是我我的错。然然后想办办法来弥弥补。    第第五步：一定的的单证操操作能力力。有这这么个说说法，要要做好业业务必先先做好单单证。对对于单证证的熟悉悉有助与与你更好好的衔接接各个环环节。业务助理的的重要性性业务助理岗岗位是保保障公司司销售部部门正常常运转，方方便销售售部门制制定销售售计划和和实现销销售目标标必不可可少的岗岗位；是是为公司司销售部部门提供供后勤服服务，为为业务人人员提供供帮助必必不可少少的岗位位。业务务助理素素质的高高低和处处理业务务的综合合能力直直接影响响销售部部门的整整体业绩绩和公司司形象。为为更好促促使销售售部门工工作的顺顺利开展展，制定定以下相相关制度度。业务助理工工作的基基本内容容与职责责A 接接待客户户日常来来访，来来电，来来函等咨咨询服务务，为销销售部提提供后勤勤服务。B 协协助业务务人员进进行订单单制作，跟跟单，样样品寄送送，并跟跟进，为为销售部部提供帮帮助。C 处处理制作作业务员员交给的的报表，单单椐，文文件，资资料等。D 受受理客户户的投诉诉电话，做做好相关关记录，及及时联系系相关业业务人员员处理。E 定定期对重重点客户户进行电电话回访访，帮助助业务人人员做好好客情，主主动和客客户增进进了解，介介绍公司司的企业业文化，让让客户更更加信赖赖公司的的产品。F 每每月总结结整理客客户的投投诉资料料，分析析出客户户最不满满意的情情况并总总结出来来，为公公司后期期改进和和制定方方案作参参考。G 协协助业务务员回收收货款，并并及时提提醒业务务员相关关货款的的回收情情况。H 及及时提出出合理化化建议，帮帮助业务务员成长长，针对对在外出出差的业业务员，每每天电话话跟踪一一次，咨咨询是否否有需要要提供帮帮助。I 配配合公司司其它部部门积极极开展工工作，如如：配合合仓库的的开单发发货工作作。J 做做好每次次部门会会议的工工作安排排，为部部门提供供方便。K 组组织搜集集相关能能促进业业务员成成长的资资料，分分发到个个人阅览览，让业业务人员员圆满。做好经理助助理可不不是一件件容易的的事 表表面上看看，这是是一项简简单的工工作。但但是，真真要做到到非常好好是要求求很高的的，可做做的事情情也相当当多。绝绝不仅仅仅是为经经理泡泡泡咖啡、接接接电话话那么简简单。11 尽可可能熟悉悉经理的的工作，熟熟悉公司司的工作作。力争争做到能能够心里里有数。2 最重要的一条，学会换位思考。能够充分理解、领会经理的工作意图，随时做好辅助工作。3 也是很重要的一条，要细心踏实。能够为经理处理好一些细节（文件的存放等等），帮经理料理好一些小事。4 帮助处理好经理的一些对外联系的工作。如：挡住一些犯人的广告推销。还不能都挡，得学会区分那些是应该让经理亲自接待或过目的。 5 最难得一条，如能起到一定的出谋划策的作用，那你就大有前途了。6 记好工作日志。7 还有一条很重要，经理助理一定要注意自己的工作情绪。一定要乐观向上，必要的时候要用这样的情绪去看然经理。8 最后，一定做好经理与员工桥梁作用。及时反映自己看到的问题。 业务助理的的工作职职责：1、 参与与市场潜潜力调查查及市场场情况分分析。2、 提供供准确可可靠信息息，作为为拟订产产品售价价政策，行行销计划划的依据据。3、 各种种情报资资料的搜搜集及管管理。4、 与客客户购销销合同的的签定。5、 与客客户良好好关系的的建立与与维护。6、 办理理有关销销售的各各项统计计与分析析，以供供管理部部门日常常参考与与业绩的的追踪。7、 对各各用户采采取信用用调查，以以保公司司帐款的的安全。8、 积极极配合各各销售人人员对来来访客户户主动热热情接待待。9、 根据据与客户户签定的的合同，将将款项已已收、未未收情况况及时与与财务部部沟通、核核实。10、所有有销售如如实记录录，建立立并做好好销售台台帐。11、密切切配合其其它部门门主管做做好衔接接工作，认认真执行行年度计计划。12、负责责本部门门的制度度、流程程、绩效效考核的的创新和和完善。业务助理的的工作总总结自从我20008年年10月月加入XXXX电电子科技技有限公公司，任任行业务务助理兼兼仓管工工作，之之前没有有一点相相关工作作的经验验，但来来到贵公公司后我我虚心向向同事请请教和学学习，一一切都从从零学起起，从零零做起，使使自己从从零中慢慢慢成长长和完善善，使自自己的行行为标准准、思想想觉悟和和工作能能力尽快快的向公公司要求求的目标标靠拢，向向优秀的的老员工工靠拢，希希望自己己能早日日加入这这个充满满活力的的大集体体。在公公司业务务部工作作虽然仅仅仅有三三个多月月的时间间，工作作期间缺缺乏太多多知识经经验，是是公司领领导以及及所有同同事给予予我的帮帮助和支支持。在在业务部部门我做做为业务务助理担担任的工工作职责责有：，生生产日报报表，管管理客户户、计算算报价单单、核填填对账表表、验、签签订单、接接待来访访客户、业业务跟单单、生产产跟单、制制定生产产计划、会会议纪要要、传真真，电子子邮件等等文件的的回复等等管理工工作。除除此之外外，还协协助采购购等人安安排的其其他工作作。当然然我本身身经验不不足，对对业务工工作的了了解也不不深入，所所以，有有什么不不合理的的地方，还还请师姐姐他们多多多包涵涵。在以以后的工工作中能能主动与与其他同同事进行行有效的的沟通。 三个月月的时间间很快过过去了，在在这三个个月里，我我在公司司领导及及同事们们的关心心与帮助助下完成成了各项项工作。在这三个月月中，我我本着“把工作作做的更更好”这样一一个目标标，开拓拓创新意意识，积积极的完完成了以以下本职职工作：（1）公公司员工工联系单单、订单单方面、办办公明细细等电子子文档的的的更新新（2）材材料，传传真，电电子邮件件等回复复时间的的统计及及后续工工作（33）工作作区域管管理及执执行（44）协助助业务员员做好了了下流程程单给车车间里的的人生产产等工作作，并催催办车间间的人在在具体的的发货时时间内完完成（55）做好好了各类类信件、传传真及快快递件的的收发工工作（66）协助助好采购购做好其其供应商商的对账账工作；年底以以前完成成了公司司20008年办办公用品品、低值值易耗等等各类帐帐务的报报销工作作（7）做做好办公公用品的的管理工工作：做做好办公公用品领领用登记记，按需需所发，做做到不浪浪费，按按时清点点，以便便能及时时补充办办公用品品，满足足大家工工作的需需要（88）办公公耗材及及办公用用品的采采购、维维护与维维修工作作(9)认真地地做好公公司领导导及生产产主管交交办的其其它工作作(100)为了了公司工工作的顺顺利进行行及部门门之间的的工作协协调，除除了做好好本职工工作，我我还积极极配合其其他同事事做好工工作。需要学习并并实践的的工作，总总结如下下：（11）和客客户有更更好的沟沟通（22）加强强学习业业务管理理各项工工作的管管理流程程并具有有实际操操作经（33）区别别对待不不同的客客户（44）抓执执行，积积极主动动去跟单单（5）物物料采购购基本知知识3、工作态态度和勤勤奋敬业业方面。热热爱自己己的本职职工作，正正确认真真的对待待每一项项工作，热热心为大大家服务务，认真真遵守劳劳动纪律律，保证证按时出出勤，出出勤率高高，有效效利用工工作时间间，坚守守岗位，保保证工作作能按时时完成。4、工作中中学习了了很多东东西，也也锻炼了了自己，经经过不懈懈的努力力，使工工作水平平有了长长足的进进步，开开创了工工作的新新局面，为为公司及及部门工工作做出出了应有有的贡献献。总结三个月月的工作作，尽管管有了一一定的进进步和成成绩，但但在一些些方面还还存在着着不足。比比如跟单单工作做做的还不不够细心心，出货货工作没没有做到到位，客客户管理理方面不不能及时时和同事事沟通与与协调、不不能按照照制度等等做到位位，还有有其他工工作也存存在很多多的不足足。这都都有待于于在今后后的工作作中加以以改进。在在新的一一年里，我我将认真真学习我我的本职职，努力力使思想想觉悟和和工作效效率全面面进入一一个新水水平，希希望能为为公司的的发展做做出更大大更多的的贡献。