浅谈房地产行业会议管理bfx.doc

Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET./n 更多资料请请访问.(.)./房地产行业业会议管管理在AMT 咨询过过往的项项目经验验中我们们发现，企企业高层层大约有有80%的时间间都在开开会。然然而，高高层的时时间是宝宝贵的资资源，自自己的行行程安排排经常被被一些临临时性的的会议打打乱。每每天陷在在无尽的的会议中中，脱不不开身不不说，而而且留给给自己单单独思考考的时间间也少之之又少，真真是非常常痛苦。    为了一个月度总经理的办公会，会议组织者提前十多天就开始准备。确定会议议题，同与会者确认需要提交的资料，然后不停地打电话和每个与会者进行沟通，确认会议时间。忙活了一个上午，好不容易定下来的会议时间，下午，某个老总的秘书却打来电话，说老总有事无法在参加，能否提前或推迟会议时间。无奈，会议组织者又要接着忙开了，重新打电话，逐一沟通，更改会议时间很难想象，一次这样的会议组织，协调与会者的时间就如此麻烦。可这会议时间一改再改，会议组织者岂不是苦不堪言？    会议结束了，众人离席，一次苦心经营的会议终告段落。可花费了这样多心血的会议，谁来监督决议是否执行了呢？往往是前一次会议遇到的问题，到了下次开会时还是悬而未决，因为会议的决议根本就没有人跟踪落实。    会议组织者辛苦，可谁又知道老总们的辛苦呢？这边的会议刚结束，那边，没过一会，老总就接到秘书打过来的电话，说是某某部门召开会议，需要老总参与会议决策。在企业中，职务越高的人，往往开会时间占总工作时间的比例就越大，因为许多重要决策都需要高层参加。    当然，对于业务部门来说，当他们遇到了棘手的紧急问题需要老总们拍板决定时，就需要打电话给老总的秘书，约定会议时间。如果老总时间已经排满，那就只能另行安排时间。一次次的电话预约，却苦于总是约不到老总。这样的问题一而再，再而三的出现，让业务部门员工也是苦恼不已。    也许你会对这些身边经常出现的情景习以为常，其实，这些问题的发生并不是不可避免的。问题的矛盾和症结都很明了。问题的产生原因都是因为无序的会议管理的结果。能够提高会议的计划性和透明性，让会议从无序变得有序，进而改善会议的决策效率是会议管理的主要目标。    矛盾和症结看似明了，可真正地解决起来，却不能够仅依靠个人层面的沟通技巧，而是应该将会议安排与管理流程、战略决策、业务决策结合起来，形成企业有规律的决策节拍。    一个企业会议管理的水平，从某种程度上可以反映出该企业的经营管理水平。如果想以最快的速度了解一个公司，那就请参加公司会议吧！因为，在召开会议的方式和水平中，融入了该公司的一切。会议的高效，往往意味着企业高层个人的高效，同时也意味着企业的高效。这对于经历快速扩张，亟需整合内部管理的很多房地产企业也不例外。    会议管理是房地产企业精细化管理的需求    在日益激烈的市场竞争中，历经了快速扩张的房地产企业，当内部管理逐步由以往的粗放格局向精细化管理模式迈进，借以提升自身管理水平和运营效率之时，该如何以会议管理的视角作为切入点，深入挖掘企业内部有待提高的管理问题，帮助企业提升效率呢？    站在企业全局的高度，我们应该思考：管理者应当开哪些会？管理者在重要决策事项上如何协同工作？每一类会议的定位、类型、主要议题、参与者如何界定？对于业务运作中的重大议题，管理者在时间上的协同和工作计划同步，可以提高企业的整体决策效率。    企业的会议管理包含两个个层次的内容：一是企业会议体系的梳理，二是单个会议效率的提升。会议体系的梳理需要明确所有经理层以上人员参加的会议，这些会议之间的逻辑关系，以及每个会议的定位、主要参与人、召开时间、主要议题和上会需要准备的资料等。单个会议效率的提升需要每个与会者共同的努力，企业要营造一种高效的会议文化，并通过确定会议规则来约束个人行为。    房地产行业的会议金字塔    从会议产生的动因来看：决策规律的不同，引发不同的管理会议类型。会议是企业决策的一种方式，决策的类型决定了会议的类型。决策有三种触发方式：时间触发、流程触发和事件触发，分别对应三种会议类型：时间触发的会议、流程触发的会议和事件触发的会议。如图所示：    图图按决决策分类类的会议议类型    流流程触发发的房地地产行业业的会议议分为战战略会议议、经营营管理会会议和项项目运营营会议。其其中战略略会议数数量少，但但对公司司的价值值大，决决定了公公司整体体发展的的方向。经经营管理理会议按按周期性性展开，处处理公司司日常运运营，解解决公司司重大问问题。项项目运营营会议数数量最多多，是项项目开发发流程触触发的一一系列项项目运营营会议，是是把控项项目开发发节奏、提提升项目目管理效效率和决决策效率率的有利利工具。三三类会议议形成了了金字塔塔结构，如如图2所示：        会会议管理理的IT实现     企业可可以通过过信息技技术建立立会议管管理系统统提高会会议管理理的计划划性和透透明性，从从而提高高会议管管理效率率。     *  会议管管理系统统实现的的关键点点     * 会议体体系和流流程的梳梳理：在在企业建建设会议议管理系系统之前前，要全全面梳理理企业的的会议体体系，为为系统上上线准备备足够的的初始数数据。     *  系统需需求分析析：要切切合企业业实际情情况，通通过企业业内部的的访谈调调研，明明确会议议管理系系统的需需求，做做详细的的系统需需求分析析报告。    *  和企业其他系统的集成：会议管理系统肯定不能是孤立的系统，必须充分考虑和企业其他信息系统的集成，利用已有资源。例如和企业门户系统、OUTLOOK、MSN、文档管理系统的集成等。    *  会议管理系统的核心功能    会议管理系统的核心功能包括基础数据维护功能和会议管理功能。    基础数据维护主要包括：会议类型维护、会议角色维护、会议安全级别维护、会议模板维护、会议室维护、会议计划维护和会议归属维护等。    会议管理功能主要包括会议发起功能、会议查询功能、会议资料提交功能、任务单管理功能、会议决议跟踪功能、关闭会议功能和会议统计功能等。如图3所示：        通过IT手段可可以将会会议管理理的思想想固化在在流程里里，从而而提高会会议管理理的效率率。     会议管管理系统统的价值值     通过IT手段可可以将会会议管理理的思想想固化在在流程里里，从而而提高会会议管理理的效率率。会议议管理系系统以会会议进行行的流程程和员工工个人日日程安排排为核心心，建设设覆盖整整个会议议始终的的信息管管理系统统，以满满足总办办对会议议管理的的要求，为为提高整整个公司司会议管管理效率率提供专专业工具具和手段段。     * 高效发发起会议议     利用会会议管理理系统可可以实现现会议发发起的高高效，对对会议的的组织者者而言，极极其便利利，主要要体现在在以下几几个方面面：     * 会议室室闲忙信信息透明明：在会会议系统统中发起起会议的的流程中中，在选选择会议议室时，可可以预览览会议室室预定信信息，快快速方便便的预定定空闲会会议室。会会议室忙忙闲信息息透明，减减少了会会议组织织者发起起会议时时，手工工查询会会议室状状态的时时间，节节约时间间，提高高发起效效率。     * 关键参参与人占占用时间间检查：会议管管理系统统和OUTTLOOOK集成，在在发起会会议时，可可以自动动检测关关键参与与人在新新发起会会议的会会议时间间内是否否空闲。如如果关键键参与人人时间空空闲，则则可以发发起会议议，反之之，系统统提示有有时间冲冲突的关关键参与与人。     传统的的会议发发起流程程，要求求会议组组织者反反复通过过电话、邮邮件或面面谈方式式，逐一一的和与与会人员员确认会会议时间间。关键键参与人人占用时时间检查查，极大大地减少少了会议议组织者者和与会会人员在在确定会会议时间间上的沟沟通成本本，极大大地提高高了发起起会议的的效率。为为了最大大效用的的利用关关键参与与人占用用时间检检查功能能，要求求每一个个与会者者都开放放自己的的OUTTLOOOK日程安安排，并并把自己己已经确确定的日日程安排排及时地地录入OUTTLOOOK。     * 自动发发送邮件件通知与与会人员员参会信信息：在在成功的的发起会会议后，会会议管理理系统自自动向所所有与会会人员发发送邮件件通知参参会信息息。参会会信息包包括会议议的时间间、地点点、会议议名称、会会议主题题、会议议议题、参参与人、汇汇报人、参参与人需需要准备备的上会会资料、何何时提交交上会资资料等信信息，免免去了手手工发送送会议通通知的繁繁琐。     * 事先预预置会议议模板：在会议议管理系系统中，可可以事先先预置会会议模板板。在发发起会议议时，只只要选中中相应的的会议模模板，系系统自动动生成诸诸如会议议名称、会会议主题题、会议议议题、参参与人、汇汇报人、上上会资料料等会议议信息，组组织者能能够快速速发起会会议。     * 有效跟跟踪会议议决议     在会议议结束后后，会议议组织者者立即整整理会议议决议，对对会议决决议编号号，并由由专人录录入到会会议管理理系统。会会议决议议的跟踪踪者把会会议决议议以任务务单的形形式，在在会议管管理系统统中下派派任务单单，任务务单中包包含任务务单责任任人、需需要完成成的任务务、最后后完成时时间等信信息。     任务单单责任人人完成任任务后，在在会议管管理系统统中，填填写任务务完成情情况信息息，关闭闭任务单单。会议议决议的的跟踪者者能够查查询任务务单的状状态，有有效的跟跟踪会议议决议的的完成情情况。     * 充分共共享会议议信息     在会议议管理系系统发起起会议后后，召开开会议的的当天，电电子显示示板公布布开放性性会议的的召开信信息。对对那些想想列席参参加会议议横向学学习的人人，也可可以通过过会议管管理系统统查询到到所有开开放性会会议的召召开信息息。     与会者者会前通通过会议议管理系系统，上上传上会会资料，让让其他与与会者在在会前就就能够事事前阅读读思考，极极大的提提高会议议的决策策效率。    会议决议的责任人，会后通过会议管理系统，上传会议执行情况资料，充分实现信息共享。    * 详细提供会议统计报表    会议管理系统还可以为企业管理层提供各种会议统计报表，例如：统计每个项目16级会议召开情况，了解项目进程；统计个人参与会议时间，参加各类会议时间的统计，合理安排个人会议时间；统计责任人任务单完成情况，有效地跟踪会议决议执行情况。这些统计报表反映的数据，为管理者提供了一个很好的决策依据。    一个运作良好的企业会议管理系统的应用，有利于提高会议的透明性、计划性，帮助房地产企业调整、跟踪会议，支撑房地产企业在规模不断扩大条件下的稳定运营。限于篇幅有限，会议管理系统的其他功能和价值不再赘述。