某地产房地产成都公司文件管理规范(doc5)14101.docx

1 目的 为规规范公司和和各部门的的文件分类类、编制、更更改、传阅阅、存档、查查阅、借阅阅、下发、作作废及电子子文档的管管理，并满满足文件的的价值，使使其可提供供适宜的培培训、重复复性和可追追溯性，特特制订本文文件管理规规范。2 范围2.1 适用于公公司内各部部门文件管管理3 职责3.1 公司总经理理办公室负负责以公司司名义对内内、外行文文的编制、发发文以及存存档的文件件管理。3.1.1 总经理办公公室指定专专门的档案案管理员，统统一负责公公司所有原原始档案资资料的管理理，以防止止档案资料料管理的混混乱、重复复现象。3.2 各部门负责责以本部门门名义对内内、外行文文编制、发发文以及存存档的文件件管理。3.2.1 各部门指定定一个兼职职档案管理理员，负责责本部门内内文件管理理及收发管管理 等等。3.3 公公司总经理理办公室负负有对公司司文件管理理进行指导导、监督和和检查的职职责。4 规范内内容：4.1 文件的分类类： 为满满足不同文文件的性质质及需要，总总经理办公公室及各部部门应对于于各类文件件予以分类类。 4.1.11 公司司内部管理理文件类：以公司名名义发出的的规章制度度、通知通通报、人事事任免、会会议纪要、计计划总结等等文件。4.1.22 公司司对外往来来文件类：以公司名名义与政府府部门、上上级公司、相相关业务单单位及其它它单位往来来文等。4.1.3 部门文件类类：以部门门名义发出出的通知、通通报、会议议纪要、计计划总结、请请示、报告告等。4.1.4 业务报告类类：项目的的调研报告告、可行性性研究报告告、楼盘销销售情况、工工程进展情情况、审计计报告、公公司按揭情情况等。4.1.5 业务合同类类：工程合合同、营销销合同、管管理合同、设设计合同、售售楼合同等等。4.2 文件件的编制 4.2.11 为保保证公司文文档管理体体系的有效效性和持续续适宜性，公公司各类文文件的编制制需按规定定的格式和和编号方法法进行，统统一使用打打印稿，行行文应规范范，不得有有错别字。4.2.22 文件件标题定为为小三号宋宋体字加粗粗，文件编编号为小四四号黑体字字，文件内内容为小四四号宋体字字。4.2.33 各部门所所有需以公公司名义对对外发文，都都必须到总总经理办公公室文件管管理员处获获取统一发发文编号加加盖公章后后，方可对对外发文，编编码方式为为：成万科科年度序号，对对政府部门门发文需使使用红头文文件纸打印印。4.2.44 以公公司名义下下发的红头头文件编码码规则为:成万字年度第第序号。4.2.5 公司、部门门日常性下下发文件编编码规则为为：总经理理办公室成万办办字年度度序号，财财务管理部部-成成万财字年度序号等，新新增部门以以此格式类类推。4.2.6 部门日常无无须存档的的零星发文文不用编号号。4.2.7 文件格式的的样板（仅仅限于规章章制度类文文件使用）成都万科房房地产有限限公司编号名称版本第 页共 页编制更改审核批准生效期 年 月 日 目的的：(要明确阐阐述编制和和使用本文文件的目的的) 范围围：(要明确阐阐述本文件件适用范围围。) 职责责：(要明确阐阐述本文件件所列执行行部门或个个人的职责责。) 格式式头定为五五号宋体字字 （后后附正文）4.2.88 文件编号格格式（仅限限于规章制制度类文件件使用）： VKCCD部门简简称XX-XX1 部门本本类文件的的支持性文文件以“001”起顺推 部门本本类文件顺顺序，以“01”起顺推。 见4.2.8.1 公司名称称缩写4.2.88.1 各部门名名称简称：总经理办办公室ZB，财财务管理部部CW，营营销策划部部YXCCH，设计计部SJ，成成本管理部部CB，项项目发展部部-XM，珠珠峰在线ZF等。4.3 文件件的传阅 需公公司领导审审阅的非电电子文档类类文件，由由总经理秘秘书负责传传递至相关关公司领导导并签署文文件处理表表，由总总经理办公公室存档或或转相关部部门存档。4.5 文件件的存档 部门门须规定本本部门文件件的归档时时间，并做做好保管工工作，明确确标明存档档人、案卷卷题名、案案卷号、保保管期限等等。（详见见档案管管理规范：档案分类类管理、档档案编号方方法）4.6 电子子文档的管管理4.6.11 公司司文件管理理员负责文文档资料的的电脑储存存及管理工工作，各部部门须指定定专人负责责本部门各各类文档的的电脑储存存及管理工工作。4.6.22 电子子文档须定定期存储，并并按文件类类别设立相相应的子目目录，分类类保存各类类文件，重重要文件须须加密，且且以软盘备备份，并指指定专人保保管。4.7 文件件的保密4.7.11 公司任任一人员均均有责任和和义务保守守公司的经经营管理机机密，未经经公司或部部门负责人人授权或批批准，不准准对外提供供标有密级级的公司文文件，以及及其它未经经公开的经经营情况、业业务数据。4.7.22 公司司以下文件件需严格保保密：办公公会议纪要要、公司经经营战略性性会议纪要要、财务收收支情况、重重大事故分分析报告、重重要合同、薪薪金福利制制度等。4.7.33 部门门负责人指指定文件管管理员负责责妥善保管管部门文件件，并履行行监督职能能。如文件件发生短缺缺或遗失，追追究部门负负责人和文文件管理员员责任。4.7.44 任何何人未经批批准，不得得复印公司司重要文件件（4.77.2所列列文件）。4.7.55 任何何人不得利利用职务之之便，擅自自携带公司司重要文件件外出。4.7.66 有权权阅读保密密文件的公公司任一人人员均需对对保密文件件负有相关关责任，务务必妥善保保管所持有有的涉密文文件。4.8 文件件的查阅、借借阅4.8.11 非本本公司人员员不得查阅阅、借阅公公司重要文文件。特殊殊情况须部部门负责人人批准。4.8.22 查阅阅文件不得得带离办公公室，严禁禁复印。4.8.33 各部部门如工作作需要借阅阅文件时，须须填写借借阅登记表表，经部部门负责人人批准后方方可借阅；如需要借借阅保密文文件时，经经办公室主主任、部门门负责人、分分管领导或或总经理批批准后方可可借阅。借借出的文件件由文件管管理员负责责及时收回回并检查完完整情况，如如发现遗失失，需在借借阅登记表表的“备注”栏加以注注明，追究究借阅者责责任。4.8.4 公司文件如如需要隔夜夜借出，须须征得部门门负责人批批准同意后后，方可借借出，并妥妥善保管。文文件外借时时间最长不不得超过33天。4.9 文件件的下发、作作废处理4.9.11 新编编或更改的的管理制度度类文件，在在获得批准准后，由总总经理办公公室文件管管理员下发发至公司全全体。4.9.2 各部门的临临时性管理理文件，在在获本部门门第一负责责人批准后后，由部门门文件管理理员发至公公司各部门门、室。4.9.3 各部门的管管理制度类类文件，在在获分管本本部门的总总经理或副副总经理批批准后，由由总经理办办公室下发发至公司全全体。4.9.4 在文件修改改之前，各各部门必须须严格按照照现有管理理文件执行行。新版文文件开始生生效后，旧旧版文件自自动失效。4.10 文件的传递递及报批为配合公司司办公自动动化的发展展和信息系系统的建立立，提高工工作效率，达达到办公自自动化、无无纸化的目目的。公司司内部间的的往来文件件均采用电电子邮件的的形式。文文件的报批批请详见电电子邮件传传送管理守守则5、支持文文件：档案管理规范 总经理签署署：