7.5.1-J02-05智能化工程部采购管理办法2587.docx

深圳市万科科物业管理理有限公司司作业指导导文件编号VKWY77.5.11-J022-05名称智能化工程程采购管理理办法页版本D/0第 1页共共3 页编制荆小艳更改宁细兵审核吴 平批准张跃敏生效期2006年年6月1日日1、 目的明确智能化化工程部工工程项目物物资采购流流程2、 适用范围智能化工程程部工程项项目物资采采购。3、 定义3.1 施施工材料：包括设备备及线材。3.2 零零星材料：用于项目目中的对相相关设备、设设施进行保保护或连接接的辅助材材料。3.3 工工具：在项项目施工过过程中需要要的相关工工具，包括括电动工具具。3.4 办办公用品及及设施：办办公需要而而需购买的的相关办公公用品及设设施。4、 职责部门/岗位位工作内容部门经理负责采购申申请、订单单及付款的的审批。本部事务主主管负责协调采采购工作按按流程顺利利执行,负负责审批办办公用品的的采购申请请。施工负责人人城市负负责人负责对本项项目所需物物资做出统统筹计划,填写采购购申请。施工技术组组负责对项目目组工程物物资采购申申请技术层层面的审核核。采购管理员员负责对项目目组物资采采购申请制制作、申请请、发放订订单,跟进进供货情况况及办理付付款手续。部门财务负责审核单单价、与供供应商对账账及资金使使用计划物资计划管管理员负责编制采采购计划、物物资调配、跟跟进供货情情况及核对对项目组进进仓单。5、 方法和过程程控制5.1 施工材料料的采购5.1.11采购计划划5.1.11.1 项项目进场之之初，由物物资计划管管理员根据据工程合同同及施工细细化方案做做出智能能化工程物物资采购计计划发至至采购管理理员。5.1.11.2 由由采购管理理员在智智能化工程程物资采购购计划填填写采购周周期后发至至项目组，同同时抄送物物资计划管管理员，现现场施工负负责人根据据采购周期期及运输时时间做好物物资申请计计划。5.1.22 物资申申请5.1.22.1现场场施工负责责人发出智智能化工程程项目组物物资申请单单，物资资申请必须须有编号，在在邮件主题题中也必须须写明是“×××项目组组采购申请请××号”。5.1.22.2施工工技术组根根据现场实实际情况及及技术需要要填写意见见。5.1.22.3部门门物资计划划管理员根根据各区域域及各项目目库存情况况合理做物物资调配。5.1.22.4部门门经理审批批后发采购购管理员采采购。5.1.33物资采购购5.1.33.1设备备及线材类类物资由部部门统一采采购，零星星材料和工工具一部分分由部门采采购，一部部分由项目目组自行在在当地供应应商处购买买。深圳市万科科物业管理理有限公司司作业指导导文件编号VKWY77.5.11-J022-05名称智能化工程程采购管理理办法页版本D/0第2页共33 页编制荆小艳更改宁细兵审核吴 平批准张跃敏生效期2006年年6月1日日5.1.33.2采购购管理员根根据采购申申请以项目目组为单位位编制智智能化工程程物资采购购订单、智智能化工程程样品借用用单；需需调拨的物物资由物资资计划管理理员填写智智能化工程程物资调拨拨单。5.1.33.3智智能化工程程物资采购购订单编编号原则为为：项目地地点+项目目组名称+期数+流流水号。如如订单有更更改，则原原订单相应应作废，其其编码也相相应作废，新新订单编码码按流水号号顺延。5.1.33.4金额额在500000元以以下的订单单由部门财财务审核、部部门经理审审批后，盖盖部门公章章发出。5.1.33.5金额额在500000元以以上订单需需按公司审审批流程审审批后，盖盖部门公章章后发出。5.1.33.6采购购管理员在在智能化化工程项目目组物资申申请单中中注明此申申请的订单单编号、调调拨单号或或样品借用用单号后发发至项目组组，抄送物物资计划管管理员。5.1.33.7采购购管理员要要求供应商商必须及时时将送货单单一式两份份发至部门门物资计划划管理员及及项目组，并并在送货单单中注明订订单号。5.1.33.8物资资计划管理理员依据采采购申请及及订单，根根据供应商商交货情况况，及时安安排发货。并并在收到送送货单后，以以邮件形式式告知项目目组XX订订单/调拨拨单/样品品单已发货货。5.1.33.9施工工负责人城市负责责人需及时时反馈智智能化工程程项目组物物资申请单单完成情情况，物资资计划管理理员负责跟跟进智能能化工程项项目组物资资申请单，未未及时到货货物资需及及时与采购购管理员沟沟通对接。5.1.44借样5.1.44.1各项项目组如需需向供应商商借用样品品，需提前前填写智智能化工程程样品申请请单。5.1.44.2采购购管理员根根据智能能化工程样样品申请单单填写智智能化工程程样品借用用单。5.1.44.3采购购管理员将将智能化化工程样品品借用单盖盖部门公章章后发至供供应商，同同时以邮件件形式发至至物资计划划管理员及及项目组，由由样品接收收人员负责责填写智智能化工程程物资进仓仓单。 5.1.44.4如在在后续采购购过程中，订订货数量包包括已借用用样品，则则需注明智智能化工程程样品借用用单单号号，以备查查对。5.1.44.5智智能化工程程样品申请请单编号号规则同智智能化工程程项目组物物资申请单单编号规规则，智智能化工程程样品借用用单编号号为J-YYP+流水水号。5.1.55 付款由采购管理理员整理出出相关订单单及其物资资申请报告告的邮件批批复页、发发票、附项项目组智智能化工程程物资进仓仓单,如如果订单数数量与结算算数量有增增加或减少少,需填智智能化工程程物资付款款结算单,由物资计计划管理员员、部门财财务、本部部事务主管管审核、部部门经理审审批后报公公司财务管管理部审批批结算。5.2 零零星材料及及工具采购购5.2.11 项目组组采购零星星材料及工工具,每月月底由项目目组填写智智能化工程程项目组零零星材料需需求计划，报报施工技术术组、物资资计划管理理员审核，部部门财务审审批后方可可采购。在在当地采购购的零星材材料和工具具须在指定定合格供方方采购。深圳市万科科物业管理理有限公司司作业指导导文件编号VKWY77.5.11-J022-05名称智能化工程程采购管理理办法页版本D/0第3页共33 页编制荆小艳更改宁细兵审核吴 平批准张跃敏生效期2006年年6月1日日5.2.22 每月报报销时付智智能化工程程项目组零零星材料需需求计划及及邮件批复复页、智智能化工程程物资进仓仓单、发发票报销。 5.3 办办公用品、家家私电器及及劳保用品品采购5.3.11 采购办办公用品、家私电器及劳保用品由项目组填写智能化工程项目组办公物资需求计划报部门财务审核、本部事务主管审批后方可采购；如果采购单价200元以上1000元以下的物资需资产管理员审核，单价1000元以上的家私电器及办公类固定资产申请由项目/城市负责人填写物资/服务申请报告申请，本部事务主管审核，经部门经理审批后按公司流程进行。5.3.22 每月报报销时附智智能化工程程项目组办办公物资需需求计划/物资/服务申请请报告及及邮件批复复页、发票票报销。5.4分包包工程5.4.11由施工负负责人填写写物资/服务申请请报告（附附合同草案案）报部门门采购管理理员,由采采购管理员员报部门财财务审核，权权限内的部部门经理审审批,由采采购管理员员跟进审批批工作。超超过部门经经理权限的的按公司相相关程序执执行。5.4.22分包工程程结束后，由由项目负责责人负责组组织相关验验收工作，并并填写验收收报告。5.4.33付款时需需附：物物资/服务务申请报告告及其邮邮件批复页页、合同、内内部验收申申请、付款款结算单，由由项目负责责人整理申申请付款。5.4.44分包合同同编号规则则同订单编编号规则。5.5物资资采购单价价变更审批批5.5.11使用范围围：已经经经过评估为为公司合格格供方的供供应商在新新增产品报报价或原有有产品单价价变动时使使用。5.5.22由采购管管理员填写写智能化化工程部采采购单价变变更审核表表，报部部门财务审审核,部门门经理审批批后，报公公司财务管管理部备案案。5.6本办办法未涉及及的物资审审购规定按按采购管管理程序执执行。6相关文文件VKWY77.4-ZZ01采购管管理程序7 相关记录和和表格VKWY77.4-ZZ01-FF3 物资/服务申请请报告VKWY77.5.11-J022-05-F1智能化化工程物资资采购计划划VKWY77.5.11-J022-05-F2智能化化工程项目目组物资申申请单VKWY77.5.11-J022-05-F3智能化化工程物资资采购订单单VKWY77.5.11-J022-05-F4智能化化工程物资资调拨单VKWY77.5.11-J022-05-F5智能化化工程样品品申请单 VKWY77.5.11-J022-05-F6智能化化工程样品品借用单VKWY77.5.11-J022-05-F7智能化化工程物资资付款结算算单VKWY77.5.11-J022-05-F8 智能化化工程项目目组零星材材料需求计计划VKWY77.5.11-J022-05-F9智能化化工程物资资进仓单VKWY77.5.11-J022-05-F10智能化化工程部采采购单价变变更审核表表VKWY77.5.11-J022-05-F11 智能化化工程项目目组办公物物资需求计计划wwww.fdccew.ccom