时间管理与工作计划.ppt

http:/ 2009 VCOM Technology时间管理与工作计划基础篇人力资源部2010年08月4日http:/ 2009 VCOM Technology一、认识时间管理？一、认识时间管理？什么是时间管理？就是紧密围绕目标，高效、有序地执行计划，其本质是人生的自我管理。http:/ 2009 VCOM TechnologyFour Generations of Time ManagementFour Generations of Time Management时间管理的发展时间管理的发展1 Notes&Checklists 便条及核对单2.Calendars&Appointment books 日历及记事本3.Important&Urgent 重要及紧急的4.Manage ourselves 管理自己http:/ 2009 VCOM TechnologyWe all have the same time.We all have the same time.时间面前人人平等时间面前人人平等一天一天1,440 1,440 分钟分钟一周一周10,08010,080分钟分钟一年一年525,600 525,600 分钟分钟http:/ 2009 VCOM Technologyv人生人生7070古来稀（您计划活古来稀（您计划活_岁？）岁？）70 years=25,550 days (1/3 sleep 8516 days)让我们做一项残酷的活动：生命倒计时！http:/ 2009 VCOM Technology假设一个人寿命为假设一个人寿命为7272岁岁http:/ 2009 VCOM Technology个个 人人 目目 标标 金金 字字 塔塔人生终极目标人生终极目标长期目标长期目标短期目标短期目标每日目标每日目标中期目标中期目标1010年以上年以上5 5至至1010年年1 1至至5 5年年每天每天2至至5个目标个目标http:/ 2009 VCOM Technology设立你的目标设立你的目标目标要符合自己的价值观。了解你目前的状况.设定具体的目标。设定具体的目标。Specific:具 体 的 Measurable:可 衡 量的 Achievable:可 达 到 的 Realistic:现 实 的 Time-bound:有 时 间 限 制 的http:/ 2009 VCOM Technology时间管理理论Its not enough to be busy,the question is What you are busy doing?光忙是不够的，关键是你在忙着干什麽？http:/ 2009 VCOM TechnologyKeeps a time log Keeps a time log 做时间记录做时间记录杜拉克时间管理法杜拉克时间管理法v现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。记录时间；记录时间；分析时间；分析时间；管理时间。管理时间。http:/ 2009 VCOM Technology 如何做？如何做？Complete it at the end of each hour每个小时结束时填写表格Do it 5 daysthen stop!连做5天不要停！Keep it privateand be honest with yourself.不要给别人看，对自己要诚实http:/ 2009 VCOM Technology12时间管理时间管理你真的很你真的很“忙忙”吗？吗？http:/ 2009 VCOM Technology掌握掌握时间时间 分辨分辨轻轻重重缓急缓急時让管理象限日常生活中，20%的事情可決定 80%的成果第一象限 紧急又重要的事第二象限重要但不紧急的事危机迫切问题有限期的任务、会议预防性措施 建立关系 明确新的发展机会制定计划、培训充电第三象限紧急但不重要的事第四象現不紧急又不重要的事接待访客、某些电话某些信件、一些报告会议许多紧急事件许多凑热闹的活动琐碎忙碌的工作消磨时间的活动无关紧要的邮件浪费时间的事http:/ 2009 VCOM Technology偏重不同类事务的结果偏重不同类事务的结果紧急紧急不紧急不紧急重要I结果：压力大筋疲力尽被危机牵着鼻子走忙于收拾残局II结果：愿景，远见平衡自律自制很少发现危机重要III结果：急功近利轻视目标和计划认为自己是受害者，缺乏自制力IIII结果：不负责任基本生活都需要依赖他人http:/ 2009 VCOM Technology 213紧急紧急 4重要重要不紧急不紧急不重要不重要45%35%5%15%时间管理矩阵图时间管理矩阵图不良的时间分配不良的时间分配http:/ 2009 VCOM Technology时间管理矩阵图时间管理矩阵图最佳的时间分配（成功人士的安排）最佳的时间分配（成功人士的安排）I20-25%II65-80%III15%IV1%紧急不紧急重要不重要http:/ 2009 VCOM Technology以下的练习和分析旨在帮助你了解第二类事务为中心的思维模式在企业环境中具有哪些实际作用？http:/ 2009 VCOM Technology给重要的工作留大块儿的时间直截了当处理紧急事务控制花在不重要事务上的时间，即使它们很紧急Plan Your Work,Work Your PlanPlan Your Work,Work Your Plan计划你的工作，工作你的计划计划你的工作，工作你的计划Failure to planFailure to planFailure to planFailure to plan，is the plan for failure!is the plan for failure!is the plan for failure!is the plan for failure!计划失败了，就是计划着失败！计划失败了，就是计划着失败！计划失败了，就是计划着失败！计划失败了，就是计划着失败！http:/ 2009 VCOM Technology 80%80%的价值来自的价值来自20%20%的因子的因子;其余其余20%20%的价值来自的价值来自80%80%的因子。的因子。意大利经济学家兼社会学家维弗列度意大利经济学家兼社会学家维弗列度.巴莱多巴莱多（又称巴莱多定律）（又称巴莱多定律）此原则决定事情的重要程度此原则决定事情的重要程度时间管理的原则：时间管理的原则：80/2080/20原则原则http:/ 2009 VCOM Technology80/20 80/20 举举 例例 说说 明明80%的结果来自投入的20%的时间80%的价值集中在20%的项目上80%的销售额是源自20%的顾客80%的工作失误来自20%的管理不当80%的看报时间都花在20%的版面80%的病假来自20%的员工http:/ 2009 VCOM Technology时间管理的原则：时间管理的原则：80/2080/20原则原则将一天的工作全部列出例会审阅文件，资料与HR经理谈奖金问题准备招聘计划辅导下属（3件）与财务经理讨论费用预算问题会见客户准备工作总结向营销总监汇报工作处理应急事项（3件）接听电话并处理老总召见聊天等沟通关系http:/ 2009 VCOM Technology时间管理的原则：时间管理的原则：80/2080/20原则原则工作价值分类价值价值80%80%的工作的工作价值价值20%20%的工作的工作审阅文件例会准备工作总结并汇报辅导下属撰写计划，预算费用报告部门会议处理重要及紧急事项会见客户谈奖金问题接听和打出不太重要的电话聊天等http:/ 2009 VCOM Technology时间管理的原则：时间管理的原则：80/2080/20原则原则时间和精力分配价值价值80%80%的工作的工作价值价值20%20%的工作的工作审阅文件30分钟例会如无必要可以取消9:00-11:00 准备预算报告辅导下属可以在下午短时间处理11:00-12:00准备工作总结如不是太重要客户让下属见留1小时处理重要及紧急事项奖金问题推迟到另外时间或请HR部门帮忙请助理帮忙过滤电话http:/ 2009 VCOM Technology时间管理的原则：时间管理的原则：80/2080/20原则原则一般做法接听所有的电话会见所有的电话阅读所有的文件接受所有下属的建议出席所有的会议每天要做完所有的工作按照80/20原则由秘书过滤及接听电话，只处理重要的只会见占销售额80%的20%的客户只批阅占80%信息量的20%的文件听取20%下属80%的建议出席20%的重要会议先做完20%重要性是80%的工作救火！救火！充裕！充裕！http:/ 2009 VCOM TechnologyMost hated interruptionsMost hated interruptions最令人痛恨的干扰最令人痛恨的干扰Procrastination 拖延Drop-in Visitors 不速之客Telephone 电话http:/ 2009 VCOM Technology某天清晨，张经理于上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。他很准时地于9点整走进办公室。但他并不立刻从事预算的草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌以及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了30分钟的时间，才使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划于9点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为30分钟的清理工作不但已获得显而可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现报纸上的彩色图片十分吸引人，于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架，已经10点钟了。他正襟危坐地准备埋头工作，就在这个时候，电话铃响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了20分钟的时间才说服对方平息怨气。挂上电话，他去了洗手间。在回办公室途中，他闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，预算的草拟是一件颇费心思的工作，若无清醒的脑筋则难以胜任，于是他毫不犹豫地应邀加入，就在那儿言不及义地聊了一阵。回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始致力于工作了。可是，一看表，乖乖，已经10点3刻！距离11点的部门联席会议只剩下15分钟。他想：反正这么短的时间内也办不了什么事，不如干脆草拟预算的工作留待明天算了许多人都因无法免于张经理那样的拖延恶习，以致到头来一事无成。http:/ 2009 VCOM TechnologyPoor work habits 不好的工作习惯Feel overwhelmed 觉得被工作制服Want to do it perfectly 追求尽善尽美Theyd rather be doing something else 他们情愿去做别的事Last-minute“High”最后一分钟才出活Procrastinate Procrastinate 拖延拖延为什么为什么？I am procrastinating I am procrastinating我习惯拖延我习惯拖延我习惯拖延我习惯拖延 http:/ 2009 VCOM TechnologyPoor work habits 不好的工作不好的工作习惯习惯Handlewhatyoucanassoonasitcomesup马上做能做的事情Startyoudaywiththemostdifficulttaskortheoneyouenjoyleast从做最难的或者你最不喜欢的事情开始Selectjobsbasedontimeavailable有多少时间做多少事Considertheconsequence考虑拖延的后果Keepthemasterlistanddailyplanning做好主要核对单和日计划http:/ 2009 VCOM TechnologyFeel overwhelmed 觉得被工作觉得被工作制服制服Breaktheprojectdownintomanageablepartsandlistthoseasseparatesteps把项目拆分成小项目并分别完成Gettheworstpartofaprojectoverwithbydoingitfirst最先做完最困难的部分Makeyourselfaccountable.Askacolleaguetocheckwithyoutobecertainyouhavegottentheprojectunderway.让你自己可信。请同事检查你的进度Keepasking:isthisthesimplestwaytodoit?Dontmakeaprojectmorecomplicatedthanitis.不断问自己：这是最简单的做事方法吗？别把事情复杂化。Setdeadlineforinterimsteps.给每一个小项目设定最后期限http:/ 2009 VCOM TechnologyWant to do it perfectly 追求尽善追求尽善尽美尽美Dontbesohardonyourself;youwillgainfromexperience,andtheresalwaysthenextproject别为难自己；你会从经验中得到益处，并且你总会有下一个项目Berealisticaboutwhatcanbeaccomplishedinthetimeallottedandwhatisreallynecessary现实一点，正确认识在限定时间内能完成什麽和真正需要完成什麽http:/ 2009 VCOM TechnologyTheyd rather be doing something else 他们情愿去做别的事他们情愿去做别的事Askforhelp请人帮忙Makingtheboringjobmorepleasurablebylisteningtotheradio听收音机，让无聊的工作变得有趣Settingdeadline设定最后期限Makingabargainwithyourself和自己讨价还价http:/ 2009 VCOM TechnologyLast-minute“High”最后一分钟才出活最后一分钟才出活Setinterimdeadlinesontheprojectandaskacolleaguetocheckonyourprogress阶段性地设置最后期限并让同事监督你的进展Setyoufinaldeadlineacoupleofdaysbeforetheactualdeadline.把最后期限设置为真正最后期限的前几天http:/ 2009 VCOM Technology三、提高时间管理效率三、提高时间管理效率的几个习惯的几个习惯1积极意味着采取主动，积极意味着采取主动，而不是坐等别人先行动，然而消极地回应。与主动相反的是被动，被动的人习惯于对周围的事情做出反应，这使他们耗费掉更多时间。想一想，然后写下一些能使你采取主动的具体方法，以便能对你的时间有更多控制权。http:/ 2009 VCOM Technology2通盘考虑从你想达到的目标反推出要做通盘考虑从你想达到的目标反推出要做的事情，然后详细计划的事情，然后详细计划。（提醒：写下你的目标，然后从目标出发，逐步写出你需要做的事情。估计每一步所需的时间，然后列出整体计划。）http:/ 2009 VCOM Technology3按顺序做事对任务进行分类，按顺序做事对任务进行分类，（提醒：（提醒：舍弃不需要的任务，然后把剩下的任务排序，以便优先处理紧急和重要的任务。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。）因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。http:/ 2009 VCOM Technology4提前准备保持主动的要诀是事先计划提前准备保持主动的要诀是事先计划，（提醒：例如每月制订一份计划表，在上面标出重要的日期和繁忙的时间，据此来安排其他的事情。）http:/ 2009 VCOM Technology5、帕金森法则。工作时间愈充裕则工作进度愈缓慢。工作总会拖到最会一天才完成。因此，避免此种现象，在为自己的工作订立期限时，最好比所要求的最后期限提早一些时间。http:/ 2009 VCOM Technology计算你的时间成本你的每个小时价计算你的时间成本你的每个小时价值多少？值多少？你每个小时的成本成本（提醒：得到这个数字后，加上一定的利润率，就得出为了维持平衡、你每小时应该创造出的价值。这也是你的时间应该获得的价值，如果低于这一数字，你的活动就只是在消耗，而没有创造。）工资奖金办公室租金设备租金工资奖金办公室租金设备租金（或折旧）费用行政支持（或折旧）费用行政支持时间时间http:/ 2009 VCOM Technology如何使时间增值？一是使你获得更多自由时间；二是使每单位的时间能为你提供更多回报。（案例：例如，你完成某件工作，每次需要10小时的时间，花5小时学会一种新方法以后，每次完成相同的工作只需要7小时时间，那么，学习新方法的那5个小时使你的时间得到了增值。再如，当每小时只能赚10元钱的时候，每个月要赚1000元的话，每天必须工作5小时。每小时能赚100元时，每天只需工作半小时就能维持每月1000元的收入，从而获得更多自由时间。）http:/ 2009 VCOM Technology我们应做这样几件事情：1计算我们的时间，像一个吝啬的守财奴清点自己的财富一样；2了解自己的模式，用流水帐记录每一笔时间支出；3保护我们的时间，找出生活中的时间小偷，把它们拒之门外；4投资我们的时间，找出可以令时间增值的机会。http:/ 2009 VCOM Technology今天今天必须做的事必须做的事今天今天应该做的事应该做的事今天今天可以做的事可以做的事 今日三件事今日三件事http:/ 2009 VCOM Technology在结束我们的课程之前，我们来看几组有趣的数字，以便于我们更好得利用时间，虽然这些数据来自外国，但对我们还是有参考价值的：http:/ 2009 VCOM Technology80%的人不想在星期一早上上班。只有60%的人不想在星期五上班。人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%。80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。平均每天，全国有170000，000个会议。每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习。3-5年就可以成为专家。95%的书籍是由5%的人购买的。如果经济独立了，97%的工人不愿意为他们的老板干活或者从事他们现在的职业。http:/ 2009 VCOM Technology20%的工作时间是“关键性的、重要的”。80%的时间用在了无意义的事情上。一个人如果工作桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西或者多余耗费花1个半小时，每周7个半小时。平均阅读速度大约是每分钟200个词，如果每个工作的人每天阅读2小时，将其阅读速度提高到每分钟400个词，则每天可以节约1小时时间用于工作。参加健美活动的人90%会在开始的90天内半途而废。形成新的工作习惯或者情感一般要用30天。http:/ 2009 VCOM Technology25%的病假是因为生病而假，75%的病假是其他理由而假。我们感到要发生的事情95%不会发生。每周5天，每天花5分钟改进自己的工作，在5年里将导致同一个工作被改进1200余次。75%的人都说自己太累。80%的危机和纠纷（内耗）是可以避免的。善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上，而会花在值得的事情上。时间管理当中最有用的词是不。企业界的人用笔记本记录下来的事情5%是“不得不做并且想做”的。做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。http:/ 2009 VCOM Technology如果你让自己一天做一件事情，你会花一个整天去做。如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它。如果你让自己一天做12件事情，则会完成7-8件事。花1个小时进行计划，行动时会节约10小时。20/80规律。80%的结果来自20%的努力；20%的结果来自80%的努力。我们能够记住10%的阅读信息，20%的听觉信息，30%的视觉信息；50%的视觉和听觉信息，70%的表达信息，90%的行为信息。上班的人平均每天发出和接收190条讯息。我们现在拥有的知识，有一半是在近10年内产生的。也就是说，世界上的知识在十年内增加了一倍，而且据说每18个月再翻一番。http:/ 2009 VCOM Technology数字往往会揭露一些意想不到的真相。这些数据是否令你吃惊？http:/ 2009 VCOM Technology现在，我们要找出一些关于我们的时间现在，我们要找出一些关于我们的时间的数字。请想办法找出以下数字：的数字。请想办法找出以下数字：1你每天需要花多少时间睡觉才感到舒适？实际上花多少时间睡觉？（过多或过少的睡眠都对身体无益。回答第一问需要你对自己的身体有基本了解；回答第二问需要对自己的生活有基本了解，如果你的睡眠时间很不规律，则取一个平均值。）2你在一天中的什么时段精力最充沛、反应最敏锐？3开始一项工作（如写作业、写报告、读书）时，记录自己中途中断了多少次、每次中断占用多少时间。结果也许会令你吃惊。4每天供你自己支配、自己负责的时间有多少个小时？5你平均每天用多少时间计划以后的时间安排？6你每天花多少时间与家人、同事、朋友交流？7你每天花多少时间保护自己的健康？http:/ 2009 VCOM Technology推荐一本书推荐一本书 http:/ 2009 VCOM Technology假如我们从20岁开始，直至60岁，每天节约2小时做一件事情：2 365 40 8 365 我们的工作时间又多了我们的工作时间又多了10年！年！http:/ 2009 VCOM Technology昨天是一张已被注销的支票，昨天是一张已被注销的支票，明天是一张尚未到期的本票。明天是一张尚未到期的本票。今天是随时可运用的现金。今天是随时可运用的现金。请大家珍惜今天！请大家珍惜今天！http:/ 2009 VCOM Technology工作计划及管理培训工作计划及管理培训52http:/ 2009 VCOM Technology项目计划的制作项目计划的管理重点词：项目计划周状态报告工作周报（日报）（周工作例会）53http:/ 2009 VCOM Technology培训目标培训目标熟悉项目计划及汇报的管理制度，学习使用一些制作计划的工具和方法。各项目开始制定工作计划，并且在实际工作中开始实施。54http:/ 2009 VCOM Technology工作计划工作计划项目计划55http:/ 2009 VCOM Technology问题问题:什么叫项目管理?项目管理有什么特点?案例：吃饭56http:/ 2009 VCOM Technology所谓项目管理，就是项目的管理者，在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目涉及的全部工作进行有效地管理。即从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价，以实现项目的目标。项目管理内容：1、项目范围管理2、项目时间管理3、项目成本管理4、项目质量管理5、人力资源管理6、项目沟通管理7、项目风险管理8、项目采购管理9、项目集成管理http:/ 2009 VCOM Technology一个高效组织的特点一个高效组织的特点一个高效组织的特点是什么：有计划的生产有计划的改进58http:/ 2009 VCOM Technology工作计划的意义工作计划的意义两种工作形式：消级式工作消防式救火管理。积极式工作计划式主动管理。59http:/ 2009 VCOM Technology消防式工作特点消防式工作特点救火！救火！v工作或忙或闲经常位于两个极端。工作或忙或闲经常位于两个极端。v工作重复性强，工作继承性差。工作重复性强，工作继承性差。v人员固定性差，整体调控性差。人员固定性差，整体调控性差。v项目成功率低，整体士气低。项目成功率低，整体士气低。v项目越大，涉及的人员越多，成本越大，风险越高。项目越大，涉及的人员越多，成本越大，风险越高。60http:/ 2009 VCOM Technology计划式工作特点计划式工作特点主动出击！主动出击！v工作被预计，强度可控并处于平稳状态。v通过对计划执行的分析和调控，综合效率不断提高，整通过对计划执行的分析和调控，综合效率不断提高，整体调控性不断增强。体调控性不断增强。v人员稳定性强，工作继承性强。人员稳定性强，工作继承性强。v相关资源的保证性强，项目成功率高，士气高。相关资源的保证性强，项目成功率高，士气高。v项目越大，涉及的人员越多，同样可以控制成本和控制项目越大，涉及的人员越多，同样可以控制成本和控制风险。风险。61http:/ 2009 VCOM Technology工作计划的分类工作计划的分类工作计划的分类：对于固定的组织（部门）v战略计划（指导性）v阶段计划（指导性）v实施计划（执行）v其它计划（营销、安全、质量、环保、劳保等）（执行）对于临时的组织（项目组）v项目计划（执行）62http:/ 2009 VCOM Technology项目计划项目计划项目计划：v制定者：项目经理v计划的时间范围：项目正式启动到项目结束。v计划的内容：项目活动工作安排。63http:/ 2009 VCOM Technology计划的要素计划的要素计划的要素：工作任务 工作细分 工作量 进度 人员 资源问题：资源都有哪些内容？64http:/ 2009 VCOM Technology练习练习如果你是新郎，马上要进行婚礼筹备，如果把婚礼筹备当做一个项目来管理的话，你会如何做管理？如何把婚礼项目的各项工作予以分解？65http:/ 2009 VCOM Technology认识认识WBS（Work Breakdown Structure工作分解结构）工作分解结构）WBS分解的原则：横向到边即百分百原则指WBS分解不能出现漏项，也不能包含不在项目范围之内的任何产品或活动。纵向到底指WBS分解要足够细，以满足任务分配、检测及控制的目的WBS分解的方法：至上而下与至下而上的充分沟通；小组讨论WBS分解的标准：最终分解到工作包；分解后的活动结构清晰；必须包含项目管理这一项；逻辑上形成一个大的活动；集成了所有的关键因素；包含临时的里程碑和监控点；所有活动全部定义清楚学习目的：学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹安排您的时间表http:/ 2009 VCOM Technology项目计划范例（一）项目计划范例（一）67http:/ 2009 VCOM Technology项目计划范例（一）项目计划范例（一）68http:/ 2009 VCOM Technology项目计划范例（二）项目计划范例（二）69http:/ 2009 VCOM Technology项目计划范例（二）项目计划范例（二）70http:/ 2009 VCOM Technology制定项目计划制定项目计划提问：制定项目计划前应该做什么？71http:/ 2009 VCOM Technology项目计划的准备项目计划的准备需要明确：项目目标！技术项目目标！技术术目标、非技术目标(商业成本时间)项目资源项目资源!（人员设备材料法律法规环境.）相关约束相关约束!72http:/ 2009 VCOM Technology项目的资源项目的资源资源的五要素:人员设备材料法律法规环境.人：给哪些人制定工作计划这些人的能力和特点关于人的其它的限制73http:/ 2009 VCOM Technology项目计划的准备项目计划的准备工作任务：全面，不能漏掉准确，不能说不清楚74http:/ 2009 VCOM Technology项目计划的准备项目计划的准备时间进度：人+工作量+其它限制进度表要求：对工作量有科学的估计对风险应进行控制（非技术和技术）明确其它限制（如成本、时间、其它资源）75http:/ 2009 VCOM Technology制定计划的步骤制定计划的步骤制定计划的准备：对工作产品的确定对工作产品（及更改）的规模的估计对工作量和成本的估计对进度和里程碑的确定对风险的识别和控制对其它管理方法的确定（如配置管理或质量保证）对其它相关约束的确定（外部人员、设备等）等76http:/ 2009 VCOM Technology工作计划的执行和监控工作计划的执行和监控没有监督的计划是无效的计划！没有监督的计划是无效的计划！工作状态的监控方法：工作状态的监控方法：日工作记录日工作记录（员工每天工作，记流水）每周状态报告每周状态报告（员工每周工作状况）员工向组织的负责人提交（部门经理或项目经理）项目周报项目周报（项目组每周工作状况）组织的负责人向上一级主管提交工作例会工作例会77http:/ 2009 VCOM Technology日工作记录日工作记录日报是工作状态的原始数据。日报提供的时间记录是用于测量的基础。测量：对工作任务的时间的计量。对工作任务状态的计量。对工作任务的成本的计量。78http:/ 2009 VCOM Technology日日报报模模板板79http:/ 2009 VCOM Technology周状态报告周状态报告周状态报告是每名员工对每周工作的汇总。是每名员工的工作情况的反馈（针对工作计划）。是修订工作计划的数据来源。是工作考核的主要数据来源。80http:/ 2009 VCOM Technology项目周报项目周报项目周报是组织用来监控计划进行程度的汇报机制：项目周报的编写者：项目经理项目周报的内容：本周工作计划执行情况（已经完成的工作及对这些工作的度量）本周工作中产生的问题、风险和变更情况下周的工作计划81http:/ 2009 VCOM Technology项目周报项目周报82http:/ 2009 VCOM Technology项目计划的修订（更改）项目计划的修订（更改）从不更改的工作计划是不可用的！从不更改的工作计划是不可用的！当人员、资源、风险、成本、商业需求、其它约定等条件发生变化时，需要对工作计划进行修订。项目谁负责谁修订.83http:/ 2009 VCOM Technology项目计划的修订（更改）项目计划的修订（更改）对项目计划的修订的影响进行估计和评审（规模、成本、风险等）重新取得受影响组织的承诺。如果更改涉及到更改用户的需求，则必须经过用户和公司高层经理的许可。84http:/ 2009 VCOM Technology第二讲：周报的填写及管理第二讲：周报的填写及管理周报的填写及管理85http:/ 2009 VCOM Technology工作状况汇报的形式：工作状况汇报的形式：一般共四种工作日志周报(员工/项目)周工作例会突发事件紧急报告86http:/ 2009 VCOM Technology周报：周报：员工周报员工周报 项目周报项目周报问题和风险问题和风险变更及未完成的工作变更及未完成的工作完成的工作完成的工作下周计划下周计划意见和建议意见和建议度量度量(可不填可不填)预算修订预算修订进度修订进度修订获得价值获得价值87http:/ 2009 VCOM Technology周报的汇报方法：周报的汇报方法：每周五下班前发送直接上司处(可用电子邮件).各级领导应给予下级足够的时间编写周报.(直接上司注意督促执行)88http:/ 2009 VCOM Technology在企业里，为什么推行时间管理不容易成功？在企业里，为什么推行时间管理不容易成功？假设你午饭后回到办公室，你计划着下午的日程。你有两项工作要做：第一项是处理一大堆琐碎又重要的事：口述信件、查看日常事务备忘并处理它们，给某人打电话或是查看疑难问题。另外一项是关于一个重要而富有挑战性的技术问题，这个问题需要你和他人一起分析、讨论并解决。对于这个问题你非常有把握，因为它刚好属于你特长的领域。你有两个助手，他们都能做好第二项工作，原则上你可以让他们中的任何一个去完成，而琐事只能你自己处理，并且你只有完成这两项工作中一项的时间。你面临的问题是决定先做哪项工作。http:/ 2009 VCOM Technology请从下列选项做出自己的选择，并依据选择请从下列选项做出自己的选择，并依据选择来判断自己是属于哪种类型的权威。来判断自己是属于哪种类型的权威。选择先处理技术问题，希望稍后能挤出时间来处理那堆琐事。选择先处理那堆琐事，让自己的一个助手来解决那个重要的、有挑战性的技术问题。C，把那堆琐事划按照是否要自己亲自处理划分出来，自己集中精力处理率需要自己处理的琐事，另一部分有自己的一个助手处理；另一个助手来解决那个重要的富有挑战性的技术问题。http:/ 2009 VCOM Technology这个案例实际上是一个时间管理和利益的博弈过程。