固定电话管理制度.pdf

欢迎您阅读并下载本文档，本文档来源于互联网，如有侵权请联系删除！我们将竭诚为您提供优质的文档！固定电话管理制度 欢迎您阅读并下载本文档，本文档来源于互联网，如有侵权请联系删除！我们将竭诚为您提供优质的文档！制定目的 为规范公司各部门、各分支公司办公电话号办理及使用,明确办公电话管理职责，从而做到科学管理，以降低办公电话成本，特制定此管理制度。适用范围 本规定适用于总公司各部门、各分支公司使用，自下发之日起执行。规范事项 一、电话号码管理职责（一）总公司行政办公室负责总公司办公电话号码的管理，负责总公司的办公电话话费分析汇总和缴费；分支公司综合管理部负责以上工作。（二）总公司各部门、分支公司各部门负责明确本部门电话号码使用责任人及本部门的话费使用分析。（三）总公司行政办公室负责总公司各部门新增电话号码的业务办理工作，各分支公司综合管理部负责各分支公司新增电话号码的业务办理工作。（四）总公司信息中心负责总公司各部门座机电话的安装及日常运维工作，各分支公司电话初始安装由运营商安装，综合管理部负责后期电话的日常运维工作。欢迎您阅读并下载本文档，本文档来源于互联网，如有侵权请联系删除！我们将竭诚为您提供优质的文档！（五）总公司行政办公室负责总公司电话的停机保号及再开通业务，负责总公司闲置电话号码的管理，各分支公司综合管理部负责以上工作。二、管理职责分工（一）总公司行政办公室、各分支公司综合管理部：负责开通国内、国际长途电话的审批，电话的安装、使用、停机、电话费用结算的等相关事项的统筹管理。（二）信息中心：负责初始运营商安装的技术配合工作，负责后期电话的日常运维及调试工作。（三）各部门：负责管理本部门的电话及控制电话费用。（四）财务部：负责电话费用的审核结算。三、基本原则（一）实行“谁使用谁负责”原则，每部电话使用人即负责人，若无固定使用人则视为部门负责人负责。（二）电话号码不足时，每个部门自行商议并最终由部门长通知行政办公室哪些人使用电话，如多人使用一个电话，则部门负责人负责该部门电话的管理及控制费用。（三）公司内线电话用于各部门之间的工作联络，任何人不得用内线电话聊天、谈论与工作无关的事务。（四）办公电话不得作私人电话使用。欢迎您阅读并下载本文档，本文档来源于互联网，如有侵权请联系删除！我们将竭诚为您提供优质的文档！（五）办公室电话主要用于工作联系，提倡使用文明、简捷的语言，以减少通话时间。（六）非本公司工作人员不准使用本公司话机打市内电话和长途电话。（七）总公司监察中心不定期以每月的电话费用对总分支公司的电话使用情况进行抽查。（八）国际长途电话实行按实登记使用管理。拨打长途电话的使用人每次均要填写国际长途电话登记表（附件 2），注明国际长途电话使用人、通话事由、被叫号码及通话时长，并于每月3 日前将国际长途电话登记表呈交部门分管总审核通过后存档，以备核查。（九）国际长途业务装机时不开通，如有需求，需 OA 报件说明具体原因申请开通，批示通过后办理长途电话业务。四、新增电话号码办理流程 总公司各部门、各分支公司因业务需要新增电话号码，需求部门需报件经领导审批通过后，由总公司行政办公室、分支公司综合管理部进行新增电话的办理。电话业务办理完成后，总公司行政部、各分支公司综合管理部维护电话号码使用台账（电话号码明细、号码使用责任人），总公司信息中心、分支公司综合管理部进行后期电话号码的日常运维工作，总公司信息中心、分支公司综合管理部负责每月的话费缴纳。欢迎您阅读并下载本文档，本文档来源于互联网，如有侵权请联系删除！我们将竭诚为您提供优质的文档！五、闲置电话号码管理（一）总公司各部门如有电话号码需求，应与总公司行政办公室沟通并获得电话号码后，通知总公司信息中心接通电话，总公司信息中心接到通知一小时内完成电话接通并维护电话接通台账。各分支公司综合管理部负责本公司已有电话号码的分配和接通，总公司信息中心提供技术支持。（二）总公司信息中心负责总公司各部门现有电话号码接通位置的调整业务，各分支公司负责本公司现有电话号码接通位置的调整业务，总公司信息中心提供技术支持。（三）总公司各部门因人员离职等原因，使现有电话号码无使用计划，应以联络函形式告知总部行政办公室和总公司信息中心，总公司行政办公室负责将其更新到闲置号码台账中并统一调配使用，总公司信息中心在接到联络函一日内将该电话号码断通。各分支公司行政部负责本公司因人员离职等原因使现有电话号码无使用计划的及时断通。六、电话号码日常维护（一）每月 11 日由行政办公室落实电话号码需求情况，如闲置电话号码超出各部门使用需求，由行政办公室上报此部分号码办理停机保号业务意见，经领导审批后由行政办公室负责统一办理停机保号业务，以节约话费支出成本；各分支公司按此要求执行。欢迎您阅读并下载本文档，本文档来源于互联网，如有侵权请联系删除！我们将竭诚为您提供优质的文档！（二）如因业务需求，部门电话号需求增加，需开通停机保号部分号码，应由使用部门提出需求，经领导审批后行政办公室负责办理开通业务；各分支公司按此要求执行。七、话费交纳 总部行政办公室每月收到话费账单后，将账单发至各部门负责人核对，核对无误后，行政办公室于每月 20 日前提交财务请款流程；各分支公司收到账单后，提交请款流程，进行缴费。如遇节假日、公司团体活动等情况，相应工作应于规定时限之前完成。八、固话合同续签规定 各分支公司在固话合同到期前一个月，由所属的分公司统一将全省的续签需求整理上报给总公司行政办公室，由总公司行政办公室统一提报续签请示，请示通过后，分公司以该请示提交合同用印申请，续签固话合同。各分公司统一在提前一个月的 20 日之前向总公司行政办公室提交固话合同续签申请；20 日之后提交到总公司行政办公室的，总公司行政办公室顺延一个月提交。九、固话标准（一）北京、上海、广州、深圳等一线城市所在的分公司二级机构，固定电话运营商为移动、联通、电信三大运营商，需和对方签署服务协议，详细月度资费标准，月租资费 50 元/月，来电显欢迎您阅读并下载本文档，本文档来源于互联网，如有侵权请联系删除！我们将竭诚为您提供优质的文档！示 10 元/月，市内通话 0.2 元/分钟以内，国内通话 0.4 元/分钟，国外长途 0.8 元/分钟；月总费用 3000 元/月，年总费用36000 元，协议周期一年，协议到期后进行续签。各分公司使用固定电话的数量 50 部，其中，普通座机的数量 39 部，录音电话数量 10 部，传真机数量 1 部。（二）其他分公司二级机构，固定电话运营商为移动、联通、电信三大运营商，需和对方签署服务协议，详细月度资费标准，月租资费 50 元以内，来电显示 10 元/月，市内通话 0.2 元/分钟，国内通话 0.4 元/分钟，国外长途 0.8 元/分钟；月总费用 1500 元/月，年总费用 18000 元，协议周期一年，协议到期后进行续签。各分公司使用固定电话的数量 50 部，其中，普通座机的数量 39部，录音电话数量 10 部，传真机数量 1 部。（三）中心支公司三级机构，固定电话运营商为移动、联通、电信三大运营商，需和对方签署服务协议，详细月度资费标准，月租资费 50 元以内，来电显示 10 元/月，市内通话 0.2 元/分钟，国内通话 0.4 元/分钟，国外长途 0.8 元/分钟；月总费用 500 元/月，年总费用 6000 元，协议周期一年，协议到期后进行续签。各中心支公司使用固定电话的数量 20 部，其中，普通座机的数量13 部，录音电话数量 6 部，传真机数量 1 部。（四）支公司四级机构，固定电话运营商为移动、联通、电信三大运营商，需和对方签署服务协议，详细月度资费标准，月租资费 50 元，包括来电显示 10 元/月，市内通话 0.2 元/分钟，国内欢迎您阅读并下载本文档，本文档来源于互联网，如有侵权请联系删除！我们将竭诚为您提供优质的文档！通话 0.4 元/分钟，国外长途 0.8 元/分钟；月总费用 300 元/月，年总费用 3600 元，协议周期一年，协议到期后进行续签。各支公司使用固定电话的数量 10 部，其中，普通座机的数量 6 部，录音电话数量 3 部，传真机数量 1 部。（五）固定电话开通数量包括普通座机、录音电话，普通座机参照分公司内勤人数，按照 2 人/部配备标准进行配置，不得超过数量及费用标准；录音电话数量，参照财务费用表中，二级机构 10部，三级机构 6 部，四级机构 3 部，分配至核保客服、理赔中心及前台业务部门使用；传真机各机构公共使用 1 台，作为对外报送材料或接受资料使用。考核条款 一、总公司各部门、各分支公司提报话费核对不准确，或行政部上报请款资料有误，导致整体工作延误，相关责任人按行政管理制度丁类有关条款执行。二、总公司行政办公室、各分支公司综合管理部每月话费汇总时核对闲置号码明细，如存在产生话费的电话无责任人使用或部门未以联络函形式告知行政办公室和信息中心，闲置电话产生费用由责任部门部门长承担。三、总公司各部门已将闲置号码发函至信息中心，而信息中心收函当日内未及时将该号码断通，则该闲置电话闲置期间产生话费由信欢迎您阅读并下载本文档，本文档来源于互联网，如有侵权请联系删除！我们将竭诚为您提供优质的文档！息中心部门长承担。各分支公司综合管理部未及时处理闲置电话而产生的费用，由各分支公司综合管理部和责任部门各承担 50%。四、话费流转过程中相关责任人未按规定时限完成工作，首个逾期责任人按 行政管理制度 丁类有关条款执行。如给公司造成损失，首个逾期责任人及后续负责人共同承担。五、若分支公司未按时限提报办公电话费请款流程，导致分支公司办公电话停机，责任人按行政管理制度丁类执行，如给公司造成损失，由责任人承担。六、总公司行政办公室、各分支公司综合管理部将以每月电话费用清单为依据，如发现有与公司业务无关电话，由总部监察查实当事人，将处以当事人电话费的双倍罚款，低于 100 元的按 100 元处罚；当事人的部门长按照行政管理制度丁类执行。七、出现本制度已明确考核条款外的其他违纪行为，责任人参照 行政管理制度有关条款执行。八、给公司造成经济损失的，有关责任人要承担全部损失。九、监察中心不定期对国际长途电话记录进行抽查，如发现违反国际长途电话使用规定的，或记载不实者，责任人按照行政管理制度丁类执行。十、因分公司未按制度要求提交固话合同续签申请，导致电话无法正常使用，对公司业务造成影响的，责任人按照行政管理制度丁类执行。欢迎您阅读并下载本文档，本文档来源于互联网，如有侵权请联系删除！我们将竭诚为您提供优质的文档！