2022年ERP实施的项目管理.doc

ERP施行的工程治理通过对风险的认识和分析,我们能够认识到:建立起一整套行之有效的工程和风险治理机制,对提高ERP系统的施行成功率至关重要。 对ERP工程所有方面的计划、组织、治理和监控,是为了到达工程施行后的预期成果和目的而采取内部和外部的持续性的工作程序。这是对时间、本钱,以及产品、效劳细节的需求互相间可能发生矛盾进展平衡的根本原则。 以下是结合施行ERP工程的实际经历,介绍ERP工程治理的主要内容、工具和方法。 一、典型的工程治理循环 一个完好的ERP工程通常包括三大阶段:需求分析、系统选型和系统施行;在系统施行阶段又可细分为施行计划、业务模仿测试、系统开发确认、系统转换运转、运转后评估五个主要步骤。工程治理围绕整个ERP工程的全过程,对工程的立项受权、需求分析、软硬件的评估选择,以及系统的施行进展全面的治理和操纵。一个典型的ERP工程治理循环通常包括:工程开场、工程选型、工程计划、工程执行、工程评估及更新和工程完成六项主要内容。图1反映了ERP工程的施行阶段和工程治理循环之间的关系。 1. 工程开场 工程开场阶段主要针对ERP工程的需求、范围和可行性进展分析,制定工程的总体安排计划,并以"工程合同"的方式由企业与ERP工程征询公司确定工程责任和受权。在工程开场阶段进展的工程治理主要包括以下内容: ·需求评估 对企业的整体需求和期望作出分析和评估,并据此明确ERP工程成果的期望和目的。 ·工程范围定义 在明确企业期望和需求的根底上,定义ERP工程的整体范围。 ·可行性分析 依照工程的期望和目的以及可能工程的施行范围,对企业本身的人力资源、技术支持等方面作出评估,明确需要为配合工程而采取的措施和投资的资源。 ·工程总体安排 对工程的时间、进度、人员等作出总体安排,制定ERP工程的总体计划。 ·工程受权 由企业与ERP工程征询公司签订ERP工程合同,明确双方职责,并由企业依照工程的需要对征询公司进展工程治理的受权。 2. 工程选型 在明确了工程的期望和需求后,系统选择阶段的主要工作确实是为企业选择适宜的软件系统和硬件平台。系统选型的一般过程为: ·挑选候选供给商 工程征询公司依照企业的期望和需求,综合分析评估可能的候选软硬件供给商的产品,挑选出假设干家重点候选对象。 ·候选系统演示 重点候选对象依照企业的详细需求,向企业的治理层和相关业务部门作针对性的系统演示。 ·系统评估和选型 工程征询公司依照演示结果对重点候选对象的优势和优势作出详细分析,向企业提供参考意见;企业结合演示的结果和征询公司的参考意见,确定初步选型,在通过商务会谈等工作后,最终决定入选系统。 在工程选型阶段的主要工程治理工作是进展系统选择的风险操纵,包括:正确全面评估系统功能,合理匹配系统功能和本身需求,综合评价供给商的产品功能和价格、技术支持才能等要素,以及防止在系统选型过程中可能出现的贿赂作弊等行为。 3. 工程计划 工程计划阶段是ERP工程进入系统施行的启动阶段,主要进展的工作包括:确定详细的工程施行范围、定义递交的工作成果、评估施行过程中主要的风险、制定工程施行的时间计划、本钱和预算计划、人力资源计划等。 ·确定详细的工程范围 对企业进展业务调查和需求访谈,理解用户的详细需求,据此制定系统定义备忘录,明确用户的现状、详细的需求和系统施行的详细范围。 ·定义递交的工作成果 企业与施行征询公司讨论确定系统施行过程中和施行完毕时需要递交的工作成果,包括相关的施行文档和最终上线运转的系统。 ·评估施行的主要风险 由施行征询公司结合企业的实际情况对施行系统进展风险评估,对可能的主要风险采取相应的措施来加以预防和操纵。 ·制定工程的时间计划 在确定详细的工程范围、定义递交的工作成果和明确可能的主要风险的根底上,依照系统施行的总体计划,编制详细的施行时间安排。 ·制定本钱和预算计划 依照工程总体的本钱和预算计划,结合施行时间安排,编制详细的系统本钱和预算操纵计划。 ·制定人力资源计划 确定施行过程中的人员安排,包括详细的施行征询公司的征询人员和企业方面的关键业务人员;对用户方面参与施行的关键人员,需要对其日常工作作出安排,以确保对施行工程的时间投入。 4. 工程执行 工程执行阶段是施行过程中历时最长的一个阶段,贯穿ERP工程的业务模仿测试、系统开发确认和系统转换运转三个步骤中。施行的成败与该阶段工程治理进展的好坏休戚相关。在工程执行阶段进展的工程治理的主要内容包括: ·施行计划的执行 依照预定的施行计划开展日常工作,及时处理施行过程中出现的各种人力资源、部门协调、人员沟通、技术支持等征询题。 ·时间和本钱的操纵 依照施行的实际进度操纵工程的时间和本钱,并与计划进展比拟,及时对超出时间或本钱计划的情况采取措施。 ·施行文档 对施行过程进展全面的文档记录和治理,对重要的文档需要报送工程施行领导委员会和所有相关的施行人员。 ·工程进度汇报 以工程进度报告的方式定期向施行工程的所有人员通报工程施行的进展情况、已经开展的工作和需要进一步处理的征询题。 ·工程例会 定期召开由企业的工程领导、各业务部门的领导以及施行征询人员参加的工程施行例会,协调处理施行过程中出现的各种征询题。 ·会议纪要 对所有的工程例会和专题讨论会等编写出会议纪要,对会议作出的各项决定或讨论的结果进展文档记录,并分发给与会者和有关的工程施行人员。 5. 工程评估及更新 工程评估及更新阶段的核心是工程监控,确实是利用工程治理工具和技术来衡量和更新工程任务。工程评估及更新同样贯穿于ERP工程的业务模仿测试、系统开发确认和系统转换运转三个步骤中。在工程评估及更新阶段常用的工程治理工具和技术有: ·阶段性评估 对工程施行进展阶段性评估,小结施行是否按计划进展并到达所期望的阶段性成果,假如出现偏向,研究是否需要更新计划及资源,同时落实所需的更新措施。 ·工程里程碑会议 在工程施行到达重要的里程碑阶段,召开工程里程碑会议, 对上一阶段的工作作出小结和评估施行进度及成果,并发动部署下一阶段的工作。 ·质量保证体系 通过对参与施行的用户人员进展培训和知识传授,编写完善施行过程中的各种文档,从而建立起质量保证体系,确保在施行完成后企业能够到达对系统的完全掌握和不断改善的目的。 6. 工程完成 工程完成阶段是整个施行工程的最后一个阶段。如今,工作接近尾声,已经获得了工程施行成果。在这一最后阶段,仍有重要的工程治理工作需要开展,切莫掉以轻心: ·行政验收 结合工程最初对系统的期望和目的,对工程施行成果进展验收。 ·工程总结 对工程施行过程和施行成果作出回忆和总结。 ·经历交流 交流分享在施行过程中的经历和教训。 ·正式移交 系统正式运转及使用,由企业的计算机部门进展日常维护和技术支援。 贯穿上述六个工程治理阶段全过程的工作是:工程的表现衡量和质量治理,以及工程风险的治理操纵。本文的下半部分将对这两项贯穿工程治理全过程的工作进展详细介绍。 二、工程的表现衡量和质量治理 质量治理是工程治理的重要方面之一,建立和执行适当的表现衡量标准是进展工程质量治理的关键。 1. 建立工程的表现衡量标准 工程表现衡量标准的制定依照是工程计划,通过工程目的和施行策略的详细内容建立工程的期望,作为工程表现衡量标准的根底和核心。详细的工程表现衡量标准能够包括以下主要的内容: ·工作范围和工程详细步骤; ·根本时间可能和本钱预算; ·财务预测和资金计划; ·工作详细安排; ·质量要求; ·工程小组满意程度; ·最终用户满意程度; ·企业治理层和出资人满意程度。 2. 观察工程的实际表现情况 通过工程执行过程中正式或非正式的渠道,搜集工程施行的有关信息,观察工程实际的表现情况。在这一步骤中能够利用的信息渠道有: ·正式渠道,如:工程进度报告,工程例会,工程里程碑会议,各种会议纪要等; ·非正式的渠道,如:与工程小组成员或最终用户的交谈和讨论,与企业治理层或出资方非正式的交流等。 3. 比拟实际表现和衡量标准 比拟工程施行的实际表现和预先制定的衡量标准主要是通过答复两个征询题:"工程进展如何?"和"假如发生了与工程计划的偏离,是如何造成的?"。 表现衡量标准为客观评价工程情况提供了依照,使决策人员能够迅速、有效地对工程的实际进展情况作出客观、公正的推断,从而及时采取必要的措施。通过表现衡量标准对工程的进展情况进展评估,一直是工程小组和企业高级治理层的责任。 4. 采取纠正措施 在比拟工程实际表现和衡量标准后,假如出现偏向,就需要采取纠正措施,及时将施行工程拉回到正轨。纠正措施能够采取以下的方式: ·重新制定工程计划; ·重新安排工程步骤; ·重新分配工程资源; ·调整工程组织方式和工程治理方法。 三、工程风险的治理操纵 在对企业施行ERP系统的风险分析中,我们认识到,ERP工程潜在的风险包括:软件风险如软件功能风险和软件选择风险;施行风险如工程组织风险、时间和进度操纵风险、 本钱操纵风险和施行质量操纵风险、转变风险治理观念转变的风险、组织架构调整的风险 、业绩考评体系改变的风险等。对ERP工程过程中发生的或可能发生的各种风险进展治理和操纵,是工程治理贯穿ERP工程全过程的重要内容。 以下是对工程风险治理和操纵的方面和工具作一介绍。 1. 风险治理模型 关于一个ERP施行工程的风险治理,首先需要对工程本身有着深入的认识和理解,通过理解工程去识别工程潜在的各种风险。在对工程风险识别的根底上,评估进展工程风险治理的操纵点。通过识别工程风险和测试风险治理的操纵点,挑选确定剩余的、需要着重留意的工程风险,并对这部分的剩余风险作出进一步的说明。在工程施行的过程中,针对这部分风险采取专门措施进展风险治理和操纵,从而最大程度地降低风险、操纵风险。 在上述风险治理模型中,能够发觉:在最初的理解工程阶段,识别的潜在风险可能数量非常多;通过评估工程风险治理的操纵点,对潜在风险进展挑选,去除那些能够运用通常的工程治理措施加以防止和克服的潜在风险,从而使施行人员能够将精力集中于那些为数不多的剩余风险上;在确定了剩余风险后,有的放矢地进展相应的治理和操纵,最终使施行的整体风险能够得到有效的操纵。 能够看出,风险治理的本质确实是:识别风险、挑选风险、操纵重点风险、最终降低风险。 2. 风险治理的详细内容 通常风险治理能够分为四个步骤:识别风险、衡量风险、治理风险、监控工程表现。 识别风险主要的工作是确定可能妨碍工程施行的风险并记录风险的特征。需要留意的是:风险识别是贯穿整个工程施行的全过程的,而不仅仅是工程的开场阶段;可能的风险包括各种内部要素和外部要素;在识别风险的同时,需要辩证地分析其负面效应(即风险带来的威胁)和正面效应(即潜在的时机)。 衡量风险,主要是对识别的风险进展评估,确定风险与风险之间的互相作用以及潜在的一系列后果,同时还需要确定风险的重要性和处理风险的优先次序。在这一阶段能够采纳的分析工具,包括"风险评估矩阵","预期投资报答率"、"模仿"和"决策树"等工具。 治理风险是风险操纵中最为直截了当、也是最为关键的一个步骤。在治理风险过程中,需要对风险的正面效应(即潜在的时机)制定加强措施,对风险的负面效应(即可能的威胁)制定应付方法。关于不同的风险,需要依照其重要性、妨碍大小以及已经确定的处理优先次序,采取相应的措施加以操纵,对负面风险的反响能够是尽量防止、努力减小或设法接收。另外,在处理风险时需要留意"及时性"即在第一时间对各种突发的风险作出推断并采取措施;以 及"反复性"即对已经发生或已经得到操纵的风险需要经常进展回忆,确保风险能够得到稳定长期的操纵。 最终,我们需要对工程过程进展监控,检查风险操纵的实际效果,评价工程的整体表现。 综上所述,工程治理是通过工程治理循环,从表现衡量与质量治理、风险治理操纵等不同方面对工程进展操纵,使企业实现工程所预期的成果和目的。工程治理对ERP工程的成功进展、对各种施行风险的治理操纵有着至关重要的作用。