2022年ISO9002-全套制度及业务流程之文件管理程序.doc

*/房地产 质量体系程序、制度文件汇编 第D版 第0次修正24文件治理程序1 目的及范围：建立公司文件制造、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序，确保公司文件得到及时精确的处理和平安有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。2 职责：2.1 总经理室负责公司文件治理的总协调及总监视，并受理各部门有关文件延误的投诉；2.2 各部室材料员负责文件治理的详细工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。3 工作流程：3.1 文件分类：3.1.1 通用文件：指公司在消费运营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件和外送文件。 A. 内部文件：即公司制造的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、工作联络函、通知、会议文件、周记、制度文件等B. 外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件：即公司制造的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等 3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。分为技术文件、财务文件、人事材料、合同文件和签价单和决算材料等。A 技术文件：即以图纸为核心的工程建立专用文件。如报批文件、标准图集、内业材料、图纸等。B 财务文件：即在公司会计工作中构成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及相关的财务报告等。C 人事材料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中构成的反映个人根本情况、工作表现的个人材料。D 合同文件：即在公司消费运营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。E 签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。 F 决算材料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。 3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特别类型的文件。如合格供给商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求：3.2.1 文件处理必须做到及时、精确、平安。3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完好、文号清楚。对外行文采纳国家公文格式，内部行文按公司惯例采纳英文格式。（格式及详细规定详见第三层次文件*集团文件处理方法之第二章“文件格式”）3.2.3 各部室材料员为公司文件流转的进出口，文件不同意由拟写人直截了当送领导者个人，因特别情况必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。3.2.4 各部室材料员要做好文书立卷工作。每年年初，依照以往本部门文件的运转情况，估计当年可能构成的文件，拟制或修订立卷类目。3.2.5 各部室材料员要建立本部门的文件清单。即依照3.2.4订立的立卷类目，将空白的文件清单置于该类目的最前面；随时将已发放完毕的文件按已编好的类目归入卷内，并按文件收进顺序填写文件清单。 3.2.6 文件的治理一般要通过如下几个环节：A 文件由相关部门或个人拟写，所在部室材料员进展编号登记；假设以公司名义对外行文则由总经理秘书编号。B 文件内容和发放范围由相应的批准人审核签发；需要多个部门批准的，须进展会签，签发时须注明签发时间；应用软件的使用权限需报送总经理批准。C 登记：收发文（除便条、介绍信、回执等）应登记在相应的收文发文登记本上或直截了当在文件上签收并及时整理文件目录。来图加盖受控分发号。D 用印：公司印章由总经理秘书保管，部门公章由各部室材料员保管。用印时，应以相关部门主管签发的文字或经部门经理签字的盖章联络单为依照。E 发放：各部室材料员依照批准的发放范围进展分发。制度文件换版时，由总经理室或相关部门依照发放清单发出新版文件。F 传阅：分为张贴传阅和传递传阅。张贴传阅指知晓性文件由发出部门的材料员在公司布告栏上予以张贴，各部门材料员在所在部门布告栏上张贴；传递传阅指需要传阅的文件由材料员加盖阅文章，填写需传阅人员名单，传阅人员阅毕签字。G 更改：技术文件需要更改时，应由发布该文件的个人或部门提出，并填写文件更改申请单，通过材料员报原审批人批准，并由原文件发布部门按原发放范围下发，同时作好登记。H 版本公布：制度文件换版时，由总经理室主任编制最新版本号；总经理室于每年6月份汇总各部室上交的法律法规清单及制度文件版本情况并给予公布。I 回收：文件持有人因离任或工作调动不再符合持有资历时，所在部门材料员负责及时收回。J 归卷：各部室材料员要做好平时归卷和定期归卷工作。平时归卷即随时将发放完毕的文件按事前编制的立卷类目归入卷内；定期归卷即一个较长时间段后，对手头的所有文件进展清理，对无存档价值的文件材料可备文件夹单独存放。结合办理的文件原件由主办部门归卷，其他部门保存复印件。涉及付款的合同和请示单原件由财务计统部保存。K 借阅：文件需要借阅或复印时，借阅人应填写文件借阅登记表或图纸借阅登记表。公司文件不外借给其他单位，如遇特别情况，需经部门经理批准。L 保护：文件不管处于使用或是保存状态，都要留意保持字迹明晰、份数完好。归卷时，复写件、圆珠笔书写件或件等均应重新复印。M 归档：各部室按规定的归档时间将整理过的有保存价值的文件向图书档案室移交，无归档或存查价值的文件，经鉴别和主管部门领导确认后销毁。3.2.7 在文件处理时限方面，一般文件2个工作日，加急文件1个工作日（加急文件可加盖加急章）。假设超过时限，必须先通知文件发出部门，并说明缘故和估计文件处理结束时间。牵涉到较大审核工作量的文件在审计核算部、财务计统部等操纵性部门的处理时间可依照实际需要合理延长，但必须将延长的时限告知文件发出部门。部门之间也应加强横向联络，发文部门应对已明显延误的文件进展追踪。3.2.8 在文件处理权限方面，部门经理和副经理之间因应进展合理分工。在正职经理出差或病假或因其他缘故未能及时履行处理、签发文件职责时，由副经理替代，必要时可通过向正职经理请示，有假设干个副经理的部门应明确指定常务副经理。3.2.9 总经理室指定专人将正式合同与会签的合同草案进展核定并签认，以省略各部室二次重复会签的环节。（详细做法参见合同治理制度）。3.2.10 总经理室负责对文件的传递、执行情况进展督查，受理各部室有关文件延误的投诉，并定期向总经理汇报；3.2.11 各部室可依照实际需要制定各类表单，但必须依照本程序提供的相应表单款式及要素进展调整；假设需要增设程序以外的表单，在部门内部使用的需经部门经理审批同意，涉及其他部门的需经涉及部门主管同意并报总经室。3.2.12 电子邮件及收发时应进展登记和存盘，如需要确认的应在备注栏做好确认记录。3.3 分类治理： 3.3.1 通用文件： A 内部文件： a 请示单：即各部室恳求总经理指示意见或批准事项时使用的陈述性文件，以固定的表单方式出现。经办人有时限要求的需在文中注明，各级审批人无法实现的需及时向经办人反应。各部室材料员分发给经办人各部室材料员交部门经理批阅总经理秘书分发给各部室材料员总经理签发总经理秘书登记相关部室会签或所在部室经理签发所在部室材料员编号登记经办人拟写 报告：即各部室向总经理汇报工作情况时使用的陈述性文件，在我司，可视为请示单的补充方式。 a) 知晓性报告：相关部门或个人拟写总经理批阅签发总经理秘书登记该部室材料员登记该部室经理审核签发 b） 执行性报告：部门经理安排执行相关部门或个人拟写总经理秘书盖章（必要情况下）部门材料员签收、存档总经理批阅签发总经理秘书登记该部室材料员登记该部室经理审核签发通知：即总经理室或人力资源部要求全公司或相关部室理解或办理事项时使用的文件，一般公司层面的、指示性质的通知由总经理室发出，周知性通知由人力资源部发出。总经理秘书登记编号总经理委托相关个人拟写总经理或办公室主任签发总经理秘书公布并存档 a）总经理室发文：人力资源部经理拟写或委托相关个人拟写b）人力资源部发文：人力资源部材料员登记编号人力资源部经理签发人力资源部材料员公布并存档 d工作联络函：即公司部门之间进展的一般日常工作联络时使用的告知性函件。有反应需求的，须在文末写明此种需求和反应时限。如有抄送部门，对方反应时应同时将反应情况函告抄送部门。部门材料员发给对方部门材料员，并存档一份部门经理签发部门材料员登记相关个人拟写对方部门材料员交部门经理批阅相关人员依照经理意见反应或执行e会议性文件：即记载公司经理例会、专题例会、工程监理例会等会议的主要精神、主要情况及议定事项的一种文件。文件流程详见会议制度。f 周记：即各部室每周的工作总结及计划、存在咨询题的文字记录。部门材料员自存一份，送交总经理室四份部门材料员登记部门经理签发部门经理拟写或委托相关人员拟写总经理室编制当前版本号并依照批准的范围发放给各部门。总经理或治理者代表审核签发总经理室组织相关人员评审，并拟定发放范围总经理室组织人员编写或修正g 制度文件：即公司对某项工作或某一方面活动所制定的要求，具有约束力。制度文件作为一种标准，其编制、批准、发放、评审、更改、换版等均须严格受控。如质量手册由总经理批准，治理制度和程序文件由治理者代表批准。各部门内部使用的制度文件（第三层次文件）由各部室主管批准。在制度运转阶段，总经理室负责搜集和汇总反应信息结合内外审、治理评审及制度平时运转情况，由总经理室组织人员进展评审并确定是否进展修正B.外来文件：相关个人收到外来文件或通过入会、与信息站挂钩等方式收到外来文件a 法律法规：材料员交所在部门经理批阅，并依照经理确定的发放范围向相关部门传递交所在部室材料员登记各部室于每年6月份向总经理室上交法律法规清单。b 外部来文：如政府来文、供方来文、顾客来文等材料员依照经理指示分发并存档一份经理确定传递范围或指定专人经办材料员进展登记并交部门经理批阅个人收到外部来文后交本部室材料员以部门名义对外发文的交本部门材料员登记编号和盖章、存档，以公司名义对外发文的，填写盖章联络函后交总经理秘书登记编号和盖章，并存档一份相关部门经理批阅认可相关个人拟写C外送文件：如对政府、供方、顾客等发出的文件3.3.2 专用文件： A技术文件： a. 图纸：详细治理详见设计过程治理程序 b. 施工专用文件：详细治理详见施工治理程序 B财务文件：详细治理详见财务治理制度 C人事材料：详细治理详见人力资源治理体系之人事档案操纵程序 D. 合同文件：详细治理详见合同治理制度 E签价单：详细治理详见工程造价治理程序 F决算材料：详细治理详见工程造价治理程序3.3.3 记录：记录归档前的治理严格按本程序执行，归档后则按档案治理程序治理。4. 相关文件： 4.1 *集团文件处理方法（见第三层次文件*集团档案工作手册之文件处理方法） 4.2 设计过程治理程序 4.3 施工治理程序 4.4 财务治理制度 4.5 合同治理制度 4.6 工程造价治理程序5. 相关表单： 5.1 发文登记表 5.2 收文登记表 5.3 文件清单/移交清单5.4 请示单登记表5.5 文件借阅登记表5.6 工作请示单5.7 工作联络函5.8 工作周记5.9 盖章联络单5.10 图纸收发登记表(见设计过程治理程序)5.11 图纸作废通知单(见设计过程治理程序)5.12 图纸借阅登记表 (见设计过程治理程序)5.13 文件更改申请表*/房地产发文登记表类目名称： 页号：页号文件编号责任者日期文件名称签收*/房地产收文登记表类目名称： 页号：页号文件编号责任者收到日期来件部门文件名称备注*/房地产文件清单/移交清单部门名称：类目名称： 页号：页号文件编号责任者文件名称日期备注移交人： 移交时间： 接收人： 接收时间：*/房地产请示单登记表 页号：页号来件编号日期请示内容签收部门经办人签收备注 */房地产文件借阅登记表 页号：借阅日期借阅部门借阅人名称文件名称份数用处归还日期签收人备注*/房地产 质量体系程序、制度文件汇编 第D版 第0次修正工 作 请 示 单请 示部 门请示部门经理签字呈 送部 门请示内容 附 件部室会 签 意 见 批复意见 *房地产工 作 联 系 函致： 由： 日期： 事关： */房地产工 作 周 记 部门： 年 月 日至 月 日本 周工 作主 要情 况存在咨询题 及改良意见下 周主 要工 作计 划 注：星期一上午报总经理室一式四份，各部（室）本人留存一份 。 签名： */房地产盖章联络单 日 期文件编号盖章内容发出部门发往单位份 数经 办部门经理备 注*/房地产盖章联络单 日 期文件编号盖章内容发出部门发往单位份 数经 办部门经理备 注