公文处理管理办法.docx

公文处理管理办法第一章总则第一条 为进一步提高*（集团）有限公司（以下简称“*”） 公文处理质量和效率，实现公文处理精细化管理，根据中共中央 办公厅、国务院办公厅党政机关公文处理工作条例（中办发 （2012） 14号）、党政机关公文格式（GB/T9704-2012）和天*市、*区政府相关规定，结合*实际工作，特制订本办法。第二条 本办法适用于*本部及所属单位，包括*全资、控 股企业及相关经费单位，参股企业参照执行。第三条 公文是实施管理、传达部署、履行职能、发布制度、 报告情况、解决问题、指导工作、业务往来的重要工具。*办公 室主管*公文处理工作，并对各部室、单位进行业务指导和督促 检查。各部室、单位是公文处理工作的主体责任单位，要加强组 织领导，强化队伍建设，配备专职或兼职人员负责公文处理工作。第四条 公文处理工作主要包括收文办理、公文制发、公文 归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，应当坚持实事求是、 准确规范、精简高效、安全保密的原则，以办公自动化系统（智 慧工作平台）为主，以纸质文件为辅，积极采用先进技术手段以 提高公文处理工作效率。第二章公文种类第五条*常用的法定公文种类主要有：3.部室、单位文书负责本部室、单位拟制公文的流转，对发文全过程进行跟踪 催办，遇有会签意见不一致的，应及时通知部室、单位有关人员 及负责人进行协商，达成一致，确保流转顺畅。部室、单位之间 征求意见或会签公文时，除主办部室、单位另有时限要求的，相 关部室、单位应在3个工作日内予以回复。如因特殊情况不能按 期回复，相关部室、单位应主动与主办部室、单位沟通并商定回 复时限及方式，否则可以视其为同意。第二节规格要求第二十条 公文的制发应遵循“就低不就高”原则，严格控 制发文规格及总量，不得以公文落实公文、以发文代替工作。拟 稿部室、单位负责发文初审工作。第二十一条 发文规格原则上根据拟印发公文所涉及内容的 重要程度，并参考上级机关同类公文的印发规格予以确定。以* 名义发文的事项主要包括：1 .管理规范性公文（决定、规定、章程、办法、规则、实施 细则等）、指导性公文（意见、批复等）、请求批准（请示）、知 照性公文（通知、通报等）、汇报性公文（报告）。2 .涉及*某一方面的政策规定，包括一级核心文件、二类核 心文件、重要级文件。3 .涉及*重大决策部署，重要问题的请示和报告，重要工作 的商洽和答复（函），重要情况的通报、记载重要会议主要情况 和议定事项（纪要）。4 .向上级机关请示有关事项，汇报工作、反映情况和答复上 级机关的询问。5 .人事任免、机构设置、职能调整等。属下列情形的，一般不以*名义发文：1 .国家法律法规和党内法规已做出明确规定的。2 .现行公文规定仍然适用的。3 .部室职权范围内的事宜，应由部室发文或部室联合发文能 够解决的。4 .贯彻上级文件精神，层层转发，没有新的具体政策措施的 转发类公文。5 .不需要发布的或者可以由各业务部室自行发布的公文。6 .属于部室年度工作安排部署的。7 .其他不适宜以*名义发文的。第二十二条*办公室公文是对*公文的补充，主要用于受 *委托传达*关于某一方面工作的决定，通知有关事项以及办公 室职权范围内的事项。第二十三条 贯彻落实类公文的发文形式和规格原则上比照 上位公文确定。法律法规已作明确规定，现行公文规定仍然适用的, 不再发文。照抄照搬上位公文的，或者没有实质内容的，不再发文。第二十四条 经党委会、董事会、总裁办公会审议原则通过 的文件稿，拟稿部门要在会后1个工作日内（需作较大修改的一 般不超过3个工作日）修改完善，并起草公文履行发文程序。第二十五条 外报公文应为*领导审批预留足够时间，特别紧急的应及时向集团领导汇报，并与*办公室沟通说明情况，抓 紧办理，尽快完成公文制发。第二十六条涉及多个部室职权范围内的事务，必要时可以 联合行文。若部门之间未协商一致的，不得行文。第三节公文复核第二十七条 以*名义制发公文的，经拟稿部室、单位完成 初审后，由部室、单位文书送相关联络员根据规定进行复核，并 按规定程序流转。公文复核应主要审核以下方面：1 .行文理由是否充分，行文依据是否准确，制度性文件是否 依照规定履行完决策程序。2 .内容是否符合国家法律、法规和党的路线方针、政策；是 否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所 提政策措施和办法是否切实可行。3 .公文写法是否符合文种要求。批复是否与原请示相对应； 会议纪要是否符合会议原意。4 .是否符合发文程序，拟稿部室、单位负责人是否签批。5 .内容涉及其他部室、单位职权范围的事项，是否经过充分 协商并达成一致意见，会签意见是否在文中得以体现。6 .提请签发的领导是否适当。7 .秘密等级、紧急程度、分发范围、主抄送单位是否恰当。8 .是否符合公文格式或行文规则等其他要求。9 .公文中的人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是 否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。公 文中的年份应写全称。公文的成文日期用阿拉伯数字将年、月、 日标全。使用阿拉伯数字时，一组数字不能移行。10 .语言表述是否符合语法逻辑。n.所需要件是否完整、齐全。第二十八条公文复核应坚持严谨、高效的原则。对于紧急 公文，采用即到即审的方式办理。经复核不宜发文的，由联络员 退回拟稿部室、单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一 步研究和修改的，由拟稿部室、单位修改后重新流转。第二十九条*办公室是*公文格式及标准的归口管理部 室，负责对经部室、单位初审合格、联络员复核通过的公文进行 把关。同时，对公文中格式及逻辑的准确性负责，指导部室、单 位进一步规范公文相关要素，提高公文的逻辑性。第四节公文签发第三十条复核后的公文，由联络员报请*领导签发。如遇 *领导提出修改意见，应退回拟稿部室、单位修改。领导签发公 文时，应明确签署“同意”等类似字样内容。签发后的公文由* 办公室进行后续流转。联合发文由所有联署机关的负责人会签。以*名义向交通运输部、市政府、市国资委、市交通运输委、 市港航局、滨海新区政府等上级机关报送的请示、报告，经* 分管领导审核后，由*主要领导签发；一般管理规范性工作，需 以*名义发文的，报*分管领导签发或由分管领导批呈主要领导 签发。会议纪要按照“谁主持、谁签发”原则执行，部分专业会 议根据实际情况酌定签发人。第三十一条公文签发后，由*办公室根据发文台帐确定发 文字号，并对公文的审批程序、内容、文种、格式、附件、印发 范围、印制份数进行印前核对、登记、排版。签发后如需做重大 修改的公文，应报原签发人重新签发。第三十二条公文核对无误并经拟稿入校对后，由*办公室 按规定程序印刷、装订、分发。电子公文，按规范操作通过办公 自动化系统传输。纸制公文发出时间与印制时间不得超过1个工 作日，紧急公文即印即发。第五章公文归档第一节归档依据第三十三条公文归档工作要根据归档文件整理规贝Q （DA/T 222015）、归档文件整理规范（DB12/T 127-2018）. *（集团）有限公司文件材料归档范围和档案保管期限规定、 * （集团）有限公司档案管理办法（*）、*归档文件整 理标准等相关规定，对具有保存价值文件材料进行收集、整理、 分类、鉴定、归档。第三十四条*各单位应设立与本单位发展相适应的综合 档案室，配备满足档案工作需要的人员，负责本单位档案工作， 并对本单位各部室和所属机构的档案工作实行监督、指导和检 查。各部室、各单位应配备文书处理人员，负责本部室文件材料 的收集、整理、立卷（件）归档工作。第二节收集整理第三十五条 公文的整理原则1 .归档公文整理分为纸质公文和电子公文的整理。纸质公文 整理是以件为单位进行。2 .归档公文整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有 机联系。3 .归档公文整理应区分不同价值，便于保管和利用。4 .归档公文整理应符合文档一体化管理要求，便于应用办公 自动化手段进行档案管理。5 .归档公文整理保证纸质公文和电子公文协调统一。第三十六条公文的归档整理要求1 .立档单位在其职能活动中形成的具有保存价值的公文，办 理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2 .归档的公文以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编 目、装盒。3 .归档的公文应是原件。完整的发文应有正文（加盖公章）、 签发单（加盖公章）和修改稿；完整的收文应有承办单和文件正 文。纸质流转的收文，要求必须归原件；办公自动化系统流转的 收文，可以归打印件归档。4 .发文办结后，由拟稿部室文书进行归档。公司级发文归档 率应达到100%,部室级发文需通过鉴定再进行归档。5 .收文办结后，上级政府的来文，由*行政文书统一负责归 档，各部室文书负责本部室主办的公文归档。主办部室应汇总协 办部室对形成的文件材料统一完成收集、整理、归档工作。6 .归档公文的整理单位一般以每份文件为一件，或者以与一 个事由紧密联系的相关文件为一件，文件正本与定稿为一件、正 文与附件为一件、原件与复制件为一件、转发文与被转发文为一 件、来文与复文为一件（请示与批复为一件）、报表、名册、图 册（本）为一件，简报、周报等参阅材料一期为一件。7 .归档公文以件为单位，按照事由结合时间、重要程度排列。 在一份文件中，正文在前，签发单、定稿（发文稿纸、修改稿） 在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在 前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在 后（批复在前，请示在后）；会议文件、统计报表、简报、刊物、 处理信访及纪检监察案件形成的材料要分别集中排列。8 .将公文按其形成的年度分类，对计划、总结、统计等归入 文件产生的年度；请示与批复、来文与复文等来往文件，归入文 件批复、复文（有结果）年度；跨年度形成的文件材料，如专项 工作、专案、多年的统计表，归入事项的办结年度（如合同）； 会议文件归入开幕年度。9 .归档公文按件装订，要去掉金属物，用档案管理部室指定 使用的装订材料装订（每件左上角），不得压字。10 .以件为单位，登记每一件归档公文的实际页数。公文中 有图文的页面为一页。以公文原有页码为序，无页码的文件要编 制页码。页码编写位置：用铅笔书写，单面文件右下角；双面书 写文件，正面在右下角，背面在左下角。n.整理过程中对文件进行鉴定保管期限后，将文件按规定 的不同保管期限分类。第三节归档要求第三十七条 归档时间要求在每年6月底前完成上一年度 纸质及电子公文的归档工作。第三十八条电子公文的归档工作，参照纸质公文归档的有 关规定执行。归档前应确定电子公文最终定稿的真实性、完整性 及有效性。第六章公文管理与保障第三十九条 涉密公文不得上网，应当通过机要交通、邮政 机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进 行传递，或者通过符合国家保密规定的计算机信息系统进行传 输。涉密公文应当按照有关规定严格管理，一般不得复制、汇编, 并按发文机关要求进行清退或销毁。第四十条 公文的撤销和废止，由发文部室、单位根据职能 范围和有关上级规定决定。下发撤销、废止公文通知时，发文规 格要与原公文规格一致。公文被撤销的，视为自始无效。公文被 废止的，视为自废止之日起失效。第四十一条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机 关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理 部门。工作人员离岗离职时，所在部室、单位应当督促其将暂存、 借用的公文按照有关规定移交、清退。第四十二条 新设立的部室、单位应向*办公室提出发文立 户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，部室合并或者撤销 的，相应进行调整。第四十三条 各部室、各单位要加强工作协同，形成工作合 力。在公文制发、公文办理过程中，既要各司其职、认真负责， 又要着眼大局、支持配合。各单位办公室（综合部）要充分发挥 职能作用，跟踪督促有关业务部室如期完成好公文相关工作。* 办公室要建立公文管理台账，加强与各部室、各单位的联系沟通, 形成工作协作机制，共同推进工作落实。第四十四条 各部室、各单位要重视选配政治坚定、作风过 硬、理论素养高、文字能力强的同志从事文件起草和审核工作， 提供必要支持和保障。加强教育培训，提高工作人员政治素质、 政策水平和业务能力，进一步增强“四个意识”，以更严更实作 风做好公文管理工作。*办公室要加强业务指导，提高*整体公 文管理工作水平。第七章附则第四十五条规章制度方面的公文，依照有关规定处理。外 事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。公文中各组 成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照国家党政机关公 文格式标准执行。第四十六条本办法解释权归*办公室。办公室将依据本 办法加强公文处理及归档的监督管理，并定期将各部室、单位公 文工作开展情况进行通报。对于文件中包含或涉及的重要办理事 项，以及集团领导作出的重要批示，办公室将根据有关制度要求 进行督查督办。（一）决定。适用于对重要事项作出部署安排、奖惩有关单 位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（二）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（三）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单 位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（四）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和 告知重要情况。（五）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复 上级机关的询问。（六）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（七）批复。适用于答复下级机关请示事项。（A）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复 问题、请求批准和答复审批事项。（九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第六条*自有签报、情况专报、基层上报*公文、信息参 阅等内部公文流程，按照有关规定要求，用于处理、协调、掌握 和安排*有关工作。第三章收文办理第七条 收文办理主要包括签收、登记、初审、提出拟办意 见、承办、催办、办复等环节。第一节收文初审第八条主送*的各类纸质和电子公文，由*办公室（集团 行政文书）统一接收，按规定做好签收登记，并进行初审。第九条外来公文的初审1 .完整性。初审公文的整体内容，若存在要件不齐、内容不 全、字迹不清、破损等情况，要及时向来文单位询取完整的公文。2 .有效性。初审公文的各要素，若存在主送不对、行文不当、 内容有误、办期已超等情况，要及时向来文单位询取准确的公文。3 .唯一性。针对多次接受到的同一公文，在确定内容一致且 已流转的情况下，不再重复进行收文处理。第十条内部公文的初审L行文应符合行文规则（1）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作 性。行文应符合隶属关系和职权范围要求，一般不得越级行文。（2）向上级机关行文原则上只主送一个上级机关，根据需 要可以同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（3）下级机关的请示事项，如需以*名义向上级机关请示, 应提出倾向性意见后上报，并将代拟稿一并上报。（4）请示应符合一事一报原则，事项必须明确，不得将请 示内容夹藏于附件中，报告类公文不得夹带请示事项。（5） *可以对机关各部室和各单位行文；各单位可以向* 报告工作和请示问题，亦可相互间行文。属于机关部室职权范围 内的事项应当直接报送机关主管部室；机关各部室可以在自己的 职权范围内对各单位的相关业务部室行文，除以函的形式商洽工 作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向*各单位发布指令性公文。机关部室发文需报备集团分管领导。机关各部室之间 遇有问题应当协调解决，原则上不相互行文。2.公文内容应符合格式规定公文一般由份号、内容提示、紧急程度、发文机关标志、发 文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关 署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印 发日期、页码等组成。（1）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。（2）内容提示。含有重要信息、商业机密的公文，可以标 注“内部资料、注意保密”等字样。（3）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程 度，紧急公文应当分别标注“特急” “加急”。（4）发文机关标志。由发文机关全称或规范简称加“文件” 二字组成，也可以使用发文机关全称或规范简称。联合发文时， 发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独使用主办 机关名称。（5）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。 联合行文时，使用主办机关的发文字号。同一单位报送*的公文, 发文机关代字部分应保持一致。（6）签发人。上行文应当标注签发人姓名，签发人应为报文 单位主要负责人，主要负责人外出期间由主持工作的负责人签发。（7）标题。由发文机关名称（或规范简称）、事由和文种组 成。公文标题应准确表达公文内容。发文机关名称不得省略。（8）正文。公文的主体，用来表述公文的内容，应无错字、 别字、漏字现象，语言表述应简洁、规范、没有歧义。要严格控 制公文篇幅，原则上不得超过1500字，确需详细阐述有关情况 的，可附件说明。使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标 点符号等，按照有关国家标准和规定执行。请示类公文，应以“妥否，请批示。”“妥否，请批复J收 尾。批复类公文，以“特此批复。“收尾。报告类公文，应以“特 此报告。”“专此报告J收尾。禁止套用、杜撰其他表述形式。（9）附件说明。附件说明应与附件标题一致。附件顺序应 根据与公文的关联程度，并结合附件成文日期，按照由近及远的 原则排列。附件内容不应重复。（10）成文日期。署报文单位负责人签发的日期。联合行文 时，署最后签发单位负责人签发的日期。（11）印章。纸质公文应按规范要求加盖报文单位公章，并 与署名机关相符。（12）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。上行文 还要注明联系人和联系电话，联系人应为熟悉工作情况的负责同 志，联系电话中应有移动电话号码。（13）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。公文中 如涉及其他文件、集团领导批示、重大事件及相关政策法规等内 容的，须作为附件一并上报。（14）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容 的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称。(15)印发机关和印发日期。公文印发机关原则为各单位公 文管理部室。印发日期与成文日程原则上相差不得超过3个工作 日。电子公文实际报送日期应与公文印发日期一致；纸质公文实 际报送日期与公文印发日期相差不得超过1个工作日。3 .各单位报送*的公文，应通过办公自动化系统报送，原则 上不接收纸质公文。敏感公文不得通过系统报送。(1)电子公文标题应与公文标题一致。(2)制发电子公文时，应按要求填写公文标题、来文单位、 文件编号、收文日期、拟稿人、基层公司领导批示意见、提示等。(3)附件原则上应并入电子公文版式文件。附件过大时，名 称应规范为“附件1： XXXXXX” “附件2：XXXXXX”,并按顺序 排列。附件的文件格式、版式设置、清晰度等应符合相关要求。4 .初审不合格的公文，将退回报文单位进行修改。第二节公文拟办第十一条初审通过的公文，由*办公室(“集团行政文书”) 加挂承办单，送办公室主任签批拟办意见。阅知性公文根据内容、 要求和工作需要，确定阅知范围。批办性公文要按工作分工和实 际工作需要，确定呈报的*领导及具体承办部室、单位。涉及两 个以上部室、单位协同办理的事项，应明确主办部室、单位。拟 办意见以外需增加会办部室、单位的，由主办部室、单位先行协 调后并向办公室报备，公文原则上不再重复流转。第三节收文流转第十二条拟办意见确定后，*办公室(“集团行政文书”)负责立刻将拟办意见及公文送主办联络员，由其按照如下原则进 行分类流转：阅知性公文，采取“同步分送”方式，按照阅知范围，同时 送各相关*领导、部室、单位阅。批办性公文，采取“自下而上”方式，根据拟办意见，先同 步分送集团分管领导及办理部室、单位批办，最后送*主要领导 批示。市区领导同志批示件及重大指导性公文等，采取“自上而下” 方式，先送*主要领导批示，再送*分管领导批办，最后送办理 部室、单位阅处。遇集团领导有重要批示意见时，将送部室、单位进行再次流转。 公文流转应当掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。对于紧急公 文，可提前通知主办部室、单位准备，以便尽快研究开展工作。第十三条 承办部室、单位对交办的公文应当及时办理，认 真领会批示意见，认真审看公文内容，并按规定时限办理完毕。 办理时限要求较长的，承办部室、单位要合理安排办件时间并认 真落实，严防办件前松后紧，要为*领导留出足够的研究和决策 时间。填写办理意见时，除填写必要的工作分配、任务指派意见 外，需适当拿出指明工作方向、强调办理要点和注意事项的意见， 不能简单以“请XX领导阅示”“请XX人员阅处（办）”等作为办 理意见，更严禁用“已阅”“收到”来代替办理意见。办理过程中，主办与会办部室、单位各负其责，按照“谁主 办、谁负责、谁反馈”原则，由主办部室、单位对事项办理负总责，并组织协调会办部室、单位，督促落实事项办理情况。会办 部室、单位要积极主动做好配合，加强分工和协作。对于紧急公 文，主办部室、单位应即收即办，采取多种方式提速办理。确保 公文高质、高效办理。第十四条 公文办理完毕时，承办部室、单位负责人要填写 详实充分的“处理结果”意见，必要的须附上相关工作成果（工作 方案、反馈意见、工作总结或计划等文字材料）。外报材料由主办 部室、单位负责征求相关意见，报集团分管领导审定。涉及全局性、 综合性、关键性的重要材料，还须报集团主要领导审定方可报出。第十五条*办公室将及时了解掌握公文的办理进展情况， 运用管理和技术手段督促催办主办部室按期办结，会办部室的催 办工作由主办部室负责。第四章公文制发第十六条 公文制发主要包括起草、初审、复核、签发、登 记、校核、印发等环节。第一节公文起草第十七条 公文起草是形成公文的直接步骤，须满足有关要求:1 .符合国家法律法规、党的路线方针和上级机关相关政策， 完整准确体现发文机关意图，并同现行有关文件相衔接。2 .一切从实际出发，分析问题实事求是，充分体现发文宗旨, 所提政策措施和办法切实可行。3 .内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确， 文字精炼。4 .文种正确，格式规范。5 .深入调查研究，广泛听取意见，不得照抄照搬上级公文。6 .公文涉及其他部室、单位职权范围内的事项，起草部室必 须征求相关部室、单位意见，力求达成一致。7 .公文篇幅要符合字数要求。第十八条 各部室、单位要根据职能分工、上级文件要求、 集团领导指定和工作实际需要起草公文。会议纪要由主汇报部 室、单位或与会议主题对应的部室、单位负责整体起草，起文时 间原则上不超过会议结束后的5个工作日。第十九条 拟稿部室、单位是公文起草的主体，按照“文责 自负”原则拟稿发文，负有以下责任：1 .拟稿人应本着“确有必要，注重效用”的原则，对发文的种类、规格 以及附件、公文发送范围等要素进行考虑提出建议，对公文修改内 容的完整性和准确性负责，保证公文的观点、逻辑、语言等基本要 素规范，确保公文观点明确、逻辑严密、语言严谨。同时，在公文 流转过程中，拟稿人应密切跟踪公文进度，及时催办和核对。2 .部室、单位负责人对本部室、单位拟制的公文负总责，对行文的必要性、内容 的完整性、准确性进行审核把关，确保数字及逻辑关系的严密和 基本结论表述准确。同时，应指导拟稿人提高公文撰写水平，保 证文稿质量。