文件材料归档范围和档案保管期限表的编制讲解教材课件.ppt

文件材料归档范围和档案保管期限表 潍坊市档案局法经科 王俊华 8871580 序号序号 归档范围归档范围保管期限保管期限综合部综合部生产部生产部一是按部门或机构编制排列一、一、管理类档案保管期限表的编制管理类档案保管期限表的编制二是按职能或问题编制排列序号序号 归档范围归档范围保管期限保管期限归档部门归档部门 管理档案保管期限表的编制管理档案保管期限表的编制1、以机构为主线：（管理类）、以机构为主线：（管理类）优点：编制时便于与各部门一对一地进行沟通优点：编制时便于与各部门一对一地进行沟通 和表述；表述时不容易有遗漏；执行时和表述；表述时不容易有遗漏；执行时 各部门对应归档的文件比较清晰明确。各部门对应归档的文件比较清晰明确。缺点：企业组织机构经常会有变化；表述时可缺点：企业组织机构经常会有变化；表述时可 能会有重复能会有重复。（交叉）。（交叉）以机构为主线的表现形式：归档范围的以机构为主线的表现形式：归档范围的机构和归档部门一致机构和归档部门一致以机构为主线的表现形式以机构为主线的表现形式 是以部门为单位进行，同时是每年各部门归档移交的依据；各类文件材料的归档范围应列入在各部门的职责范围中，不仅仅停留在档案室。1、摸清家底 2、熟悉企业各项职能业务 3、档案业务知识和技能的全面提升。管理类档案保管期限表的编制管理类档案保管期限表的编制 2、以职能为主线（、以职能为主线（项目类、专业类）项目类、专业类）优点：编制时可以延续目前不少企业按职能编优点：编制时可以延续目前不少企业按职能编 制的体例；执行时可以应对机构频繁变制的体例；执行时可以应对机构频繁变 化的影响。按照事由、会议、问题等。化的影响。按照事由、会议、问题等。缺点：各部门的归档文件比较分散，缺点：各部门的归档文件比较分散，执行时不便对照；容易有遗漏。（包含）执行时不便对照；容易有遗漏。（包含）以职能为主线的表头结构以职能为主线的表头结构：归档范围的排列归档范围的排列 以机构为主线排列：按职能部门（二级部门按科、以机构为主线排列：按职能部门（二级部门按科、股、组、车间顺序）排列，具有更强的操作性。股、组、车间顺序）排列，具有更强的操作性。按照单位机构职责（内设）设置批准文件的顺序进行，或者按约定俗成的排列顺序，已经确定不易随意改动。部门的基本工作范围一般包括：部门的基本工作范围一般包括：本机构制订的业务工作的规章、制度；本机构制订的业务工作的规章、制度；本机构工作的中长期规划、计划、总结；本机构工作的中长期规划、计划、总结；本机构组织召开的会议文件材料；本机构组织召开的会议文件材料；本机构参与会议形成的文件材料；本机构参与会议形成的文件材料；本机构业务、事务工作形成的文件材料；本机构业务、事务工作形成的文件材料；来往其他文件材料。来往其他文件材料。以机构为主线排列时的归档范围和保管期限表以机构为主线排列时的归档范围和保管期限表可排列为可排列为（例一）（例一）例二例二例三例三 归档范围的排列归档范围的排列以职能为主线排列以职能为主线排列：按职能工作流程结合重按职能工作流程结合重 要程度排列，并细化到具体文件，具有更强的要程度排列，并细化到具体文件，具有更强的 操作性操作性。（前提是熟悉整个单位的全面工作）一般包括如下内容：一般包括如下内容：该项职能工作的规章、制度；该项职能工作的规章、制度；该项职能工作的中长期规划、计划、总结；该项职能工作的中长期规划、计划、总结；该项职能工作的会议文件材料；该项职能工作的会议文件材料；该项职能工作具体事务的文件材料；该项职能工作具体事务的文件材料；其他文件材料。其他文件材料。以职能为主线排列时的归档范围和保管期限表以职能为主线排列时的归档范围和保管期限表可排列为：可排列为：例一例一序号序号归档范围归档范围保管期限保管期限归档部门归档部门7.3外事工作国际部7.3.1外事工作规章、制度、工作总结永久国际部7.3.2外事工作规划、计划永久国际部7.3.3国事交往中发表公报，签订的协议、协定、备忘录，重要会谈记录、纪要等永久国际部7.3.4出访考察、参加国际会议、接待来访等外事活动、出访申请、审批等文件材料永久外宣部7.3.5出访日程、考察报告等30年外宣部7.3.6产品出口申请、审批手续等30年国际部7.3.7-序号 归档范围保管期限 归档部门7.3.7 年度审计结论 30审计处7.3.8审计报告及底稿 30审计处7.3.9审计材料基本目录 30审计处例二例二3、保管期限的设定、保管期限的设定 各企业对定期的保管期限标时，应以各企业对定期的保管期限标时，应以10号令号令给出的最低时限为原则进行设定，允许企业根给出的最低时限为原则进行设定，允许企业根据需要稍做调整。据需要稍做调整。30年、年、10年为最低期限年为最低期限。（50年、15年也可）管理类档案保管期限不能低于管理类档案保管期限不能低于10年。年。4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化 附表中表述为附表中表述为“重要的重要的”、“一般的一般的”条款，条款，更是需要企业做进一步细化的重点。更是需要企业做进一步细化的重点。4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化例如：例如：6.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、媒体宣传报道、录音录像，细化到具体文件的名称。按会议的重要程度和层次结合文件材料的重要 性细化。公司一级一年一次的会议30年，几年一次的永久；部门会议10年。例如：8 有关机关和上级主管部门领导、社会知名人士检查、视察、调研本企业工作时形成的文件、工作汇报、录音录像等文件材料。按来宾的重要程度细化。省部以上永久，以下30年，一般领导10年。4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化例如：9 本企业向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示。可根据企业过去历年向有关机关、上级主管单位经常请示的事项细化文件材料。在较长时间内有影响的，一段时间有影响的，较短时间有影响的。例如：10 本企业收到的有关机关、上级主管单位等相关机构制发的文件材料 没有批复的请示：重要的30年；（如库房危险的请示）一般性问题请示10年4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化11.1 本企业非资本经营业务中与银行、保险、本企业非资本经营业务中与银行、保险、证券、基金管理等金融机构业务往来的文件材证券、基金管理等金融机构业务往来的文件材料。料。可参考并根据过去历年收到银行、保险、证券、可参考并根据过去历年收到银行、保险、证券、基金管理等金融机构的文件材料分别进行细化。基金管理等金融机构的文件材料分别进行细化。可以按涉及金额大小划分期限，可以按涉及金额大小划分期限，500万以上的；万以上的；按客户的重要程度划分，按客户的重要程度划分，11.2本企业非资本经营业务中与会计、审计、本企业非资本经营业务中与会计、审计、法律事务所等机构往来文件材料。法律事务所等机构往来文件材料。可参考并根据企业历年非资本经营业务的种类可参考并根据企业历年非资本经营业务的种类以及与这些有关机构形成的文件材料进行细化。以及与这些有关机构形成的文件材料进行细化。4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化11.4.本企业签署的长期合同或协议及其补本企业签署的长期合同或协议及其补充件。充件。可按合同金额大小和重要程度细化。可按合同金额大小和重要程度细化。11.5本企业对其他单位或个人的资信调查、客本企业对其他单位或个人的资信调查、客户管理等文件材料。户管理等文件材料。可按客户性质和对本企业的重要程度细化。可按客户性质和对本企业的重要程度细化。11.6本企业对外发布的公告、公示等文件材料。本企业对外发布的公告、公示等文件材料。可按公告、公示的类别细化。可按公告、公示的类别细化。放假、生活管理、干部任免等。4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化12 直属单位、所属和控股企业的请示、报告、直属单位、所属和控股企业的请示、报告、函与本企业的批复、复函等文件材料。函与本企业的批复、复函等文件材料。可按下属企业上报事项的种类和重要程度细化。可按下属企业上报事项的种类和重要程度细化。按资产处置，人事安排，资金划拨等划分。按资产处置，人事安排，资金划拨等划分。13.6.4 物资采购审批手续、招投标文件材料、物资采购审批手续、招投标文件材料、合同、协议、来往函件，物资保管台账、出入合同、协议、来往函件，物资保管台账、出入库记录等。库记录等。可按物资价值进行细化。可按物资价值进行细化。4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化13.10 客户信息及资信调查文件材料。客户信息及资信调查文件材料。可按客户重要程度或信息与资信种类细化。可按客户重要程度或信息与资信种类细化。15.2.10 企业职工培训工作文件材料。企业职工培训工作文件材料。可按培训周期细化。如，一年以上培训、一年可按培训周期细化。如，一年以上培训、一年以下一月以上培训、一月以下培训。以下一月以上培训、一月以下培训。15.5 综合治理工作文件材料。综合治理工作文件材料。可按综合治理工作的若干职责以及治理项目和可按综合治理工作的若干职责以及治理项目和治理内容细化，按治安、环保、卫生等划分。治理内容细化，按治安、环保、卫生等划分。4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化15.6 信访工作文件材料。信访工作文件材料。可按信访问题的种类和重要程度细化。可按信访问题的种类和重要程度细化。按问题，如待遇、工伤、侵权、工龄按问题，如待遇、工伤、侵权、工龄 按领导有无批示等划分。按领导有无批示等划分。16.4.6 党员学习教育等活动形成的文件材料党员学习教育等活动形成的文件材料 可按党员类别或学习活动周期细化。可按党员类别或学习活动周期细化。一年以上的，短期的，公司级领导的。一年以上的，短期的，公司级领导的。16.5 企业宣传统战工作报告、会议纪要、调企业宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结文件材料、民主党派人员名单研、计划、总结文件材料、民主党派人员名单登记、活动记录、精神文明建设方面文件材料。登记、活动记录、精神文明建设方面文件材料。可按工作内容分别细化。可按工作内容分别细化。4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化16.6.3 违纪案件立案报告、调查依据、审查违纪案件立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等文件材料。结论、处理意见等文件材料。可按案件的大小细化。可按案件的大小细化。16.9 女工工作、劳动竞赛、文体活动、计划女工工作、劳动竞赛、文体活动、计划生育等方面文件材料。生育等方面文件材料。可按职能或活动种类作细化。可按职能或活动种类作细化。16.10 共青团组织发展、劳动竞赛、表彰先共青团组织发展、劳动竞赛、表彰先进、团费管理、文体活动等文件材料。进、团费管理、文体活动等文件材料。4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化16.11.2 民间团体活动过程形成文件材料。民间团体活动过程形成文件材料。可按民间团体类型和文件形式细化。可按民间团体类型和文件形式细化。17.6 企业纪念、庆典活动文件材料企业纪念、庆典活动文件材料 可按活动规模或重要程度和文件形式细化。可按活动规模或重要程度和文件形式细化。18 各种非纸质载体、介质及实物形式的文件各种非纸质载体、介质及实物形式的文件材料。材料。可按文件材料的来源和形式细化。可按文件材料的来源和形式细化。管理类档案保管期限表的解读 常见问题的说明常见问题的说明计划和总结的保管期限问题。计划和总结的保管期限问题。整体与长远的划定为永久，整体与长远的划定为永久，部门或短时间的划定为定期，部门或短时间的划定为定期，规章、制度、标准的保管期限问题。规章、制度、标准的保管期限问题。公司级的划为永久，部门定期，技术业务标准为定期。公司级的划为永久，部门定期，技术业务标准为定期。与资产、人有关的档案保管期限问题。与资产、人有关的档案保管期限问题。尽可能延长尽可能延长 编制工作的组织实施 编制过程要经过几个阶段：编制过程要经过几个阶段：成立组织：分管领导、业务人员、档案员成立组织：分管领导、业务人员、档案员前期准备。包括学习文件、培训、情况调研、前期准备。包括学习文件、培训、情况调研、制定工作计划等；制定工作计划等；职能分析与调研。了解各部门的管理职能、业职能分析与调研。了解各部门的管理职能、业务工作流程，收集各职能部门提出的归档范围务工作流程，收集各职能部门提出的归档范围等等；具体编制。起草、指导审核、汇总、征求意见、具体编制。起草、指导审核、汇总、征求意见、修改等一系列工作；修改等一系列工作；上报送审和发布。上报送审和发布。上报送审程序上报送审程序 一、企事业单位的文件材料归档范围与保管期限表，经单位负责人审核签字后，报市档案局审批或备案，重点审查管理类（4大类）。1、报送机构职责说明，内设机构设立批准文件；2、本企业文件材料归档范围与保管期限表编制说明；3、本企业文件材料归档范围与保管期限表。二、企业总部或集团，对所属（全资、控股）企业和科技事业单位编制的文件材料归档范围和保管期限表，进行审查同意后，方可执行，对所属单位审查所有大类。审查范围：明确了国有企业文件材料归档范围和档案保管期限表的审查要求（强制性），而非国有企业，（民营、外资）明确要按规定编制，但不强制要求报审，采取自愿报审。科技事业单位可参照执行。审查工作审查工作体现和落实三个字：全、精、准。体现和落实三个字：全、精、准。全：归档范围要覆盖全面；全：归档范围要覆盖全面；精：细化程度要尽量地精；精：细化程度要尽量地精；准：保管期限要设置准确。准：保管期限要设置准确。审查要点审查要点：总体质量。要素：总体质量。要素：企业全称。企业全称。体例明确。体例明确。层级到位。层级到位。大项齐全。大项齐全。编号正确。编号正确。用词规范。用词规范。术语统一。术语统一。审查要点审查要点：文件排列。文件排列。细化内容。细化内容。保管期限。保管期限。其它载体。其它载体。审查要点审查要点：归档电子文件应该包括：归档电子文件应该包括：企业办公自动化系统生成的电子文件及其元数据；企业办公自动化系统生成的电子文件及其元数据；企业核心业务系统生成的电子文件及其元数据；企业核心业务系统生成的电子文件及其元数据；企业财务管理信息系统生成电子文件及其元数据；企业财务管理信息系统生成电子文件及其元数据；企业人力资源管理系统生成电子文件及其元数据；企业人力资源管理系统生成电子文件及其元数据；企业其他信息系统生成的电子文件及其元数据。企业其他信息系统生成的电子文件及其元数据。归档电子文件能明确细化的，要列出其名称。归档电子文件能明确细化的，要列出其名称。（三）集团型企业总部对下属企业的指导与审查（三）集团型企业总部对下属企业的指导与审查 企业总部指导下属企业编制文件材料归档范围和档案保企业总部指导下属企业编制文件材料归档范围和档案保管期限表的主要职责：管期限表的主要职责：组织编制用于指导本集团下属企业各类文件材料归档组织编制用于指导本集团下属企业各类文件材料归档范围和档案保管期限的范围和档案保管期限的规定规定，特别是科技文件材料的，特别是科技文件材料的归档范围和档案保管期限表。归档范围和档案保管期限表。组织指导下属单位包括组织指导下属单位包括境外分支机构、全资或境外分支机构、全资或控股控股企业开展文件材料归档范围和档案保管期限表的企业开展文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作。编制工作。对下属企业制定的文件材料归档范围和档案保管期限对下属企业制定的文件材料归档范围和档案保管期限表进行表进行审查。审查。欢迎批评指正 谢谢大家