外贸单证流程.ppt

主讲人：时 间：外贸单证流程外贸单证流程外贸单证流程外贸单证流程 畅想软件外贸知识培训畅想软件外贸知识培训 提提 纲纲 客户询盘客户询盘客户询盘客户询盘 报价报价报价报价 得到订单得到订单得到订单得到订单 下生产订单下生产订单下生产订单下生产订单 业务审批业务审批业务审批业务审批 下达生产通知下达生产通知下达生产通知下达生产通知 验货验货验货验货 制备基本文件制备基本文件制备基本文件制备基本文件 商检商检商检商检 船务流程船务流程船务流程船务流程 2 船务流程船务流程船务流程船务流程q租船订仓 q安排拖柜 q委托报关 q获得运输文件 q准备其他文件 q交单 q业务登记 q文件存档3 客户询盘客户询盘客户询盘客户询盘vv一般在客户下订单之前，都会有相关的一般在客户下订单之前，都会有相关的OrderOrder InquiryInquiry给业务部，做给业务部，做一些细节上的了解。一些细节上的了解。报报报报 价价价价vv业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，PerformableInvoicePerformableInvoice给客户给客户做正式报价。做正式报价。4 得到订单得到订单得到订单得到订单vv经过洽谈，收到客户正式的订单经过洽谈，收到客户正式的订单purchaseOrderpurchaseOrder。下生产订单下生产订单下生产订单下生产订单vv得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。5 业务审批业务审批业务审批业务审批q业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。6 下达生产通知下达生产通知下达生产通知下达生产通知v如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。v如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。v如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。业务部在确定交货期后，满足以上情况可下达生产通知业务部在确定交货期后，满足以上情况可下达生产通知,通知工厂按时生产通知工厂按时生产7 验验验验 货货货货 v在交货期前一周，要通知公司验货员验货。v如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。v如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。8 制备基本文件制备基本文件制备基本文件制备基本文件v工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。商商商商 检检检检v如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。9 租船订仓租船订仓租船订仓租船订仓q如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船一周前可拿到定仓纸。q如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。q如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。q向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错 10 安排拖柜安排拖柜安排拖柜安排拖柜v货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等v传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。v要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。11 委托报关委托报关委托报关委托报关v在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。v委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。12 获得运输文件获得运输文件获得运输文件获得运输文件v最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按照L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。v督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。v及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。13 准备其他文件准备其他文件准备其他文件准备其他文件商业发票FORMA原产地证书一般原产地证装运通知装箱单14 交交交交 单单单单v采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。v采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。v如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。15 业务登记业务登记业务登记业务登记v每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。文件存档文件存档文件存档文件存档v所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助16结束语结束语结束语结束语谢 谢！真诚合作、相互信赖，真诚合作、相互信赖，真诚合作、相互信赖，真诚合作、相互信赖，畅想软件愿成为您永远的战略合作伙伴畅想软件愿成为您永远的战略合作伙伴畅想软件愿成为您永远的战略合作伙伴畅想软件愿成为您永远的战略合作伙伴!17