知识管理软件应用案例分析.pdf

软件就是思想 1 知识管理软件应用案例分析 软件就是思想 2 目录目录 应用案例分析.1 概述.1 初识之惑.1 原因与解惑.1 知识整合之路.1 总结.2 数字化档案馆与开放档案查询.2 档案馆档案分类方法.2 创建档案分类.3 档案管理与授权.4 归档与录入.4 档案搜索.4 开放档案查询.5 开放档案查询网站示例.5 特别提示.6 企业数字化档案中心.6 档案分类方法.6 创建档案分类.7 档案管理与利用授权.8 归档与录入.8 档案搜索.8 应用举例.8 现行文件管理与查询.8 基本方法.9 查询网站示例.9 文档一体化管理.10 文件与档案的分类.10 文件流转.11 文件归档.11 档案管理.11 文件与档案的搜索利用.11 应用举例.11 办公自动化管理.12 组织机构的虚拟化与用户管理.12 管理规划与创建管理对象.13 授权.14 流程管理.15 网络沟通的方法与技巧.15 客户管理.15 档案管理.15 办公事务管理.15 工作搜索平台.15 安全策略.16 应用举例.16 软件就是思想 3 网站开发与网站内容管理.17 网站规划.17 网站美工设计.17 网站内容架构设计.17 网站程序设计.17 网站内容的编辑、更新与管理.17 网站内容归档.17 应用举例.17 综合知识管理.18 知识与知识管理.18 知识管理体系.19 实施知识管理的基础环境.19 循序渐进实施知识管理.20 3Hmis 可应用于各种知识管理领域.20 知识管理系统的多核运行.21 应用举例.21 知识资源整合与搜索.21 概述.21 知识资源整合的基本方法.22 应用举例一.22 应用举例二.24 软件就是思想 1 应用案例分析应用案例分析 概述概述 初识之惑初识之惑 刚刚接触 3Hmis 的客户，往往有一种困惑，即：从 3Hmis 的相关功能介绍来看，似乎用 3Hmis做什么都行，如文件管理、档案管理、数字化档案馆、办公自动化、资料管理、内容管理、知识管理、知识资源整合等等，但我到底能用它来做什么呢？又该如何应用呢？实际上，这是 3Hmis 优良的通用性、综合性和协同性给大家带来的疑惑！原因与解惑原因与解惑 以往，我们在引入一个系统时，大都是从某一个单纯的应用去考虑的，如办公自动化、档案管理、文摘资料管理、客户资料管理、合同管理等，市面上的产品，往往提供的也是这些独立和单一的用途，而 3Hmis 对这些单一系统的功能要求，大都可同时满足，这倒给客户产生怀疑和困惑了。当客户需要一个档案管理系统时，往往会说：我只要档案管理方面的功能，而当他需要创建一个资料管理系统时，也会说，我只要资料管理的功能。实际上，无论你把 3Hmis 作为一个档案管理系统或资料管理系统来使用，都可把它视为一个独立而又专业的系统，使用起来同样得心应手。与其它大多单一功能的系统不同的是，3Hmis 可满足客户对于系统协同的未来要求，因为，当你建成一个个独立的系统，并得到了很好应用的时候，你会发现，需要系统之间的协同与共享，而你所建立的系统，如果不能满足你对协同与共享的需要，就会变成一个个信息孤岛，给业务与工作带来困惑和难题，而 3Hmis，恰恰可解决客户的这一难题！它提出的管理系统多核技术，可将并行运行的办公管理、档案管理、内容管理等各种各样的知识管理系统，协同整合为一个整体，为知识管理的协同、共享与利用服务。知识整合之路知识整合之路 我们不但可将 3Hmis 的不同应用整合为一个整体，提供协同与共享，我们还可将客户现有的不同系统中的知识管理部份，通过 3Hmis 进行知识资源整合，为不同系统提供一致的、统一的和专业的知识管理与知识支持服务，解决系统之间的知识协同和共享问题，消除信息孤岛。比如说，客户现有的办公自动化系统，其档案管理功能往往不够专业与完整，难以满足实际应用要求，此时，可将处理完毕的文件，通过接口实时或定期转入 3Hmis，即可满足客户更为专业与系统的档案管理需求，并且，可将 3Hmis 的搜索平台嵌入客户已有的办公自动化系统中，按权限进行快速的档案搜索，以满足工作与业务的需要。还有，大多 ERP 系统，其知识管理功能都较为单薄，如果把 ERP 应用过程中所产生的企业专有知识，如合同、产品资料、图纸、工作单、报表、电子邮件、传真等，利用 3Hmis 集中统一管理，并通过二次开发使3Hmis 与 ERP 系统实现无缝链接，则可使客户的知识管理更上一层楼。3Hmis 提供了许多知识交流与协作的在线工具，如内部博客、论坛、在线会议、短信以及工作流程等，使协作、沟通与共享更加随意与方便，更有利于激情的迸发和知识创新，当然，也就有利于员工素质的快速提升，有利于工作质量与效率的改善与提高。软件就是思想 2 总结总结 总之，3Hmis 可用于知识管理的各个方面，无论你将它用于知识管理的某一单一应用，还是用于知识资源的整合，3Hmis 都会是你得心应手的好帮手。数字化档案馆与开放档案查询数字化档案馆与开放档案查询 3Hmis 具备非常全面的档案管理功能，并且，在满足纸质档案管理的同时，对数字化档案的管理进行了特别的优化，可满足各种综合档案馆和专业档案馆对于数字化档案管理的需求。用户可根据自己的需要来设计数字化档案馆的首页，下图是一个非常简洁的数字化档案馆首页示例：上图的功能含义为：不登录时，可搜索开放档案，登录后，即可依权限管理和搜索档案，点击不同的档案门类，则可将管理与搜索限制在相应的档案门类下进行。档案馆档档案馆档案分类方法案分类方法 要进行数字化档案管理，面对的第一件事情，就是如何科学的对档案进行分类。3Hmis 容许用户根据自己的需求，对档案进行任意分类，但档案分类一般都要遵循一定的标准与规范。对于综合档案馆，如中央档案馆，首先把馆藏档案划分为新民主主义革命时期档案和中华人民共和国时期档案，然后再按全宗的联系分类。中国各地方综合性档案馆，首先按历史时期划分为中华人民共和国建国前的档案和建国后的档案；建国前的档案又按档案的性质划分为旧政权档案和革命历史档案；建国后的档案又按部门系统划分工交系统全宗群、农林水利系统全宗群、财贸系统全宗群等。下图是某市档案馆的数字化档案种类划分方法：该市档案馆将数字化档案分为民国档案、革命历史档案、文书档案、专门档案、特殊载体档案、名人档案等六大门类，每一个大类下面，又根据其档案性质、规模与管理需要，进行若干层次的分类划分，形成符合管理与利用需要的分类架构，如文书档案是按全宗依次排列的，软件就是思想 3 专门档案则按纪检案件档案、公证档案、环保档案、审计档案、工商档案、人口普查档案、已故干部档案、地图档案、婚姻档案、教学档案和财务报告档案等划分。如果数字化档案的数据量比较大，可采用 3Hmis 的企业版，每种门类的档案分别存放于不同的档案数据库，甚至不同的服务器，以形成大型的、分布式的数字化档案馆。如将六种不同门类的档案存放于不同的档案数据库，即为：对于专业档案馆，一般按其专业特点分类，如城建档案馆，分类方法为：A 综合类 B 城市勘测类 C 城市规划类 D 城市建设管理类 E 市政工程类 F 公共设施类 G 交通运输工程类 H 工业建筑类 I 民用建筑类 J 名胜古迹、园林绿化类 K 环境保护类 L 城市建设科学研究类 M 县(村)镇建设类 N 人防军事工程类 O 水利防灾类 P 工程设计类 Q 地下管线类 R 声像类 即城建档案馆大都将档案分类 A-R 共 18 大类。创建档案分类创建档案分类 在 3Hmis 中，档案分类是一种专门的类型，只要你采用类型定义功能定义档案类型，并形成类型架构，其类型架构即具备了相应的档案管理功能。创建档案分类时，对象对象选项必须选择档案档案。软件就是思想 4 档案馆的不同，其档案分类方法也会有所不同，下图是某政府档案馆的档案分类架构：档案管理与授权档案管理与授权 档案是政府、社会以及企业的重要知识资源，如何安全而又有效的实施管理，并提供利用，至关重要。3Hmis 容许按管理与利用的需要，对档案进行相应的授权，用户只能依授权管理和利用档案。3Hmis 的授权，是按档案类型来进行的，对上位类进行授权，下位类将继承其权限。3Hmis 提供了用户组和岗位的管理功能，将某一岗位的权限授予某一个用户组，将大大简化授权操作。3Hmis 容许同步管理纸质等实体档案和数字化档案，为了提高实体档案管理的现代化水平和工作效率，建议引入条形码或射频卡技术来管理纸质等档案实体，3Hmis 可采用多种方法对文件级和案卷级进行唯一编号来适合这些新技术的要求。条形码：可将条形码标签张贴在文件首页或案卷盒表面，也可直接将条形码打印在案卷盒表面或文件首页。射频卡：射频卡不一定适合于文件级档案的管理，但用于案卷级档案和实物档案的管理则有一定优势。归档与录入归档与录入 3Hmis 提供了一个功能非常全面的归档平台界面，将文件归为档案、档案属性的录入、电子文档的引入以及档案注册、表格打印等各种归档操作，都可在一个操作界面内完成。3Hmis 还提供了一个将已存在的电子文档按一定规则批量引入 3Hmis 的程序，可大大加快归档处理的速度。档案搜索档案搜索 3Hmis 提供了一个专门的搜索平台，专业术语是“工作搜索”，可非常方便的依权限搜索档案。软件就是思想 5 3Hmis 还提供了搜索的通用接口，用户可将搜索界面调整为自己所需要的样式，或将 3Hmis的工作搜索嵌入需要搜索和查阅档案的其他系统，为其它系统提供档案知识支持。用户还可根据自己的需要，利用绍林科技提供的二次开发组件，开发专门的档案利用网站，下一节所介绍的开放档案查询，就是一个档案利用网站的例子。开放档案查询开放档案查询 3Hmis 本身就是一个多功能的数字化档案馆的管理系统，所以，要利用其创建开放档案的查询中心，是非常方便和简单的，步骤如下：1、按前面所介绍的方法创建专用于管理开放档案的数字化档案馆，或将数字化档案馆中的可开放的档案进行专门授权。2、根据客户本身的特点及要求，对开放档案查询网站页面进行美工设计。3、利用绍林科技提供的网站开发组件进行开放档案查询网站的程序设计。完成上述步骤后，在档案馆的门户网站创建相应的链接，点击即可进入开放档案查询网站。如果对开放档案查询的界面没有特殊的要求，也可采用 3Hmis 提供的示范页面，修改页面标题和标题图片等即可快速形成自己的开放档案查询中心。开放档案查询开放档案查询网站示例网站示例 开放档案查询中心示范页面的路径为：3Hmis 网站路径/DigitalArchives 如：http:/ 直接在浏览器的地址栏输入上述地址，即可进入开放档案查询中心，下图是 3Hmis 提供的开放档案查询中心示范网站的页面样式：软件就是思想 6 为了方便客户快速形成自己的开放档案查询中心，3Hmis 提供了一个配置文件，供客户根据自己的需要调整配置。配置文件为：DigitalArchives/Set.ini 可设置变量包括：Cid 开放档案最上级目录 Cid，Cid=0 表示整个数据库 Catalog 查询范围参数，0-查所有条目，1-只查档案条目，2-只查文件条目 Title 页面标题 TitleImg 页面顶部标题图片路径 Rows 每页显示文件条目数 特别提示特别提示 3Hmis 除了可作为各级综合及专业档案馆的数字化档案馆解决方案外，不必增加任何投资，即可利用其内嵌的综合知识管理功能，为档案馆实现办公自动化、沟通与协作、电子期刊的管理与发布、文摘资料管理、图书管理等内部管理解决方案。另外，对于各级政府档案馆，大都还承担着政府网站现行文件查询部份的管理与建设任务，采用 3Hmis，各级档案馆可建成本级政府包含各部门的集中式的现行文件管理与查询中心。企业数字化档案中心企业数字化档案中心 3Hmis 是一个天生的数字化档案管理系统，它的底层设计，充分考虑了数字化档案管理的需要，并且，可对纸质档案和数字化档案实施同步管理。档案分类方法档案分类方法 3Hmis 容许用户根据自己的需求，对档案进行任意分类，但档案分类一般都要遵循一定的标准与规范。对于企业，一般按标准将档案分为 10 大类，即：开放档案搜索，输入关键词，点击搜索按钮即可查找出包含关键词的档案。高级搜索可输入复杂的搜索条件。未登录时，以 AnyOne用户的名义查找一般档案，登录后，则可按登录者的权限查找档案。显 示 开 放档 案 的 分类架构。标题图片 档案条目，将鼠标移到文件主题，单击即可查看文件内容。将鼠标悬停在文件图标处，还可列出对应文件的正文与附件列表，并可点击查看正文或附件的内容。软件就是思想 7 党群工作类 行政管理类 经营管理类 生产技术管理类 产品类 科学技术研究类 基本建设类 设备仪器类 会计档案类、干部职工档案类 对于特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述 10 大类目时，可根据实际需要增设一级类目。创建档案分类创建档案分类 在 3Hmis 中，档案分类是一种专门的类型，只要你采用类型定义功能定义档案类型，并形成类型架构，其类型架构即具备了相应的档案管理功能。3Hmis 还提供了用于企业档案管理的分类模板，直接套用即可形成相应的档案管理架构，如：套用该模板，即可形成企业的档案管理架构。用户也可创建自己的档案分类模板，供需要时套用。创建档案分类时，对象对象选项必须选择档案档案。软件就是思想 8 档案管理与利用授权档案管理与利用授权 3Hmis 的授权，是按档案类型来进行的，对上位类进行授权，下位类将继承其权限。3Hmis 提供了用户组和岗位的管理功能，将某一岗位的权限授予某一个用户组，将大大简化授权操作。归档与录入归档与录入 3Hmis 提供了多种文件录入与归档的操作方法，用户可根据自己的需要灵活使用。归档编辑功能是一个综合性的归档平台，将文件归为档案、档案属性的录入、电子文档的引入以及档案注册、表格打印等各种归档操作，都可在一个操作界面内完成。在 3Hmis 的桌面工具中，还提供了一个将已存在的电子文档按一定规则批量引入 3Hmis 的程序，可大大加快电子文件归档处理的速度。档案搜索档案搜索 3Hmis 提供了一个专门的搜索平台，专业术语是“工作搜索”，可非常方便的依权限搜索档案。3Hmis 还提供了搜索的通用接口，用于将 3Hmis 的工作搜索嵌入需要搜索和查阅档案的其他系统，为其它系统提供档案知识支持。应用举例应用举例 某大型国有企业，下属 112 个分支机构，拥有专职档案管理人员 18 人，其中，综合档案室 2人，各部室专职档案员 4 人，一级下属机构专职档案员 12 人，分设于总部及分支机构的档案库房 12 间，各分支机构都有独立运行的档案管理系统，但系统之间无法协作与共享，借阅档案仍需在管理系统中查找到存放位置后，再去档案库房取阅，分支机构到总部查阅档案、或总部人员到分支机构的档案库房去查找档案，最远距离超过 60 公里，办公成本高昂。为了配合企业精简机构和降低管理成本的需要，决定采用 3Hmis 企业版来进行档案的集中统一管理，并逐步将档案数字化，形成数字化档案中心。基本方案如下：1、在公司总部综合档案室设立数字化档案中心，数字化档案信息集中统一管理，实体档案划归综合档案室统一管理，但仍分布陈列于现有的 12 间库房。2、相关部室及分支机构的专职档案员岗位全部取消，所有档案业务划归综合档案室统一管理，人员编制由 2 人增加为 8 人，即整个公司档案人员编制减少 10 人。3、各分支机构与公司总部已全部采用专用高速网络相连，档案集中管理可借用这一高速网络，也就是说，网络环境不必另行投资。4、将利用较为频繁的档案集中数字化，近 5 年内的档案原则上全部数字化，形成档案数字化信息 300 余万件，该部份数字化工作，采用外包的方式完成。5、除非法律需要，原则上不再借阅档案原件，对于其它暂时没有数字化的档案，在有人借阅时将其扫描录入系统，借阅人直接阅读扫描件，下次利用时则可直接查阅数字化信息。对于利用率不高的档案，采用首次利用时数字化的方法，最符合成本效益原则。6、对于新形成的文件与档案信息，要求与工作进程同步管理，也就是说，文件一经形成，就要将其移交综合档案室，即时数字化，即时提供利用。7、对于不同类型的档案，根据职员的工作职责，按其工作需要进行授权，2300 名职员，都可通过统一的档案搜索平台，依权限查找工作所需的档案信息。现行文件管理与查询现行文件管理与查询 现行文件查询，是政务公开的重要内容，是政府网站必须实现的功能之一。利用 3Hmis，可以创建一级政府的集中统一的现行文件管理中心，并可与政府网站无缝链接，创建现行文件查询网站。软件就是思想 9 基本方法基本方法 利用 3Hmis，可非常方便的创建现行文件管理和查询网站，并将现行文件查询中心网站与政府或企业的门户网站链接在一起。创建现行文件中心的基本方法是：1、将 3Hmis 作为现行文件的管理系统，创建现行文件的分类架构，创建用户，并进行相应的管理授权。比如，以一级政府为例，可按政府组成机构分类，如市府办、发改局、科技局、教育局等，政府机构下面还可按年度或文件性质等再进行细分，根据文件的管理权限，将各种文件分类的管理权限授予相应的用户，该用户即可按其工作权限对文件进行增、改、删等操作。2、根据门户网站的特点及要求，对现行文件查询中心页面进行美工设计。3、根据绍林科技提供的网站开发组件，进行现行文件查询中心网站的程序设计。完成上述步骤后，在门户网站创建相应的链接，点击即可进入现行文件查询中心网站。如果对现行文件查询中心的界面没有特殊的要求，也可采用 3Hmis 提供的现行文件查询中心示范页面，修改页面标题和标题图片等即可快速形成自己的现行文件查询中心。查询网站示例查询网站示例 现行文件查询中心示范页面的路径为：3Hmis 网站路径/CurrentFiles 如：http:/ 直接在浏览器的地址栏输入上述地址，即可进入现行文件查询中心，下图是 3Hmis 提供的现行文件查询中心示范网站的页面样式：为了方便客户快速形成自己的现行文件查询中心，3Hmis 提供了一个配置文件，供客户根据自己的需要调整配置。配置文件为：CurrentFiles/Set.ini 可设置变量包括：Cid 开放档案最上级目录 Cid，Cid=0 表示整个数据库 现行文件搜索，输入关键词，点击搜索按钮即可查找出包含关键词的文件。高级搜索可输入复杂的搜索条件。未登录时，以 AnyOne用户的名义查找一般文件，登录后，则可按登录者的权限查找文件。显 示 现 行文 件 的 分类架构。标题图片 文件条目，将鼠标移到文件主题，单击即可查看文件内容。将鼠标悬停在文件图标处，还可列出对应文件的正文与附件列表，并可点击查看正文或附件的内容。软件就是思想 10 Catalog 查询范围参数，0-查所有条目，1-只查档案条目，2-只查文件条目 Title 页面标题 TitleImg 页面顶部标题图片路径 Rows 每页显示文件条目数 文档一体化管理文档一体化管理 20 年前，3Hmis 的前身，就是一个文档一体化系统，可能还是我国第一个商品化的文档一体化软件产品。通过 20 余年的不断改进与提升，3Hmis 已由一个文档一体化软件变身为综合知识管理平台，其最为基础的、专业化与通用性极强的文档一体化管理功能，仍然是其亮点之一。文件与档案的分类文件与档案的分类 对文件进行分类，从不同的角度上观察可以采用不同的标准，产生不同的分类结果。文书处理的客观需要，也不可能仅仅满足于一种分类方法。分类方法的选择，应当以分类的结果对实际工作是否具有指导意义来确定。一般来说，文件分类的依据主要有文件的使用范围、来源、行文关系、内容与性质、密级、实现要求等，如，按行文关系，可将文件分为上行文、平行文和下行文三种。按密级，又可分为保密文件和非保密文件。采用何种分类方法，应根据本单位的实际情况而定，亦可同时按几种方法对文件进行分类。为了维持管理方法的稳定与一致性，文件分类方法已经确定，就应保持基本稳定。下图是某单位文件分类的基本架构，实际上，其分类方法也适合于大部分机构。在文件的分类架构中，增加年度一层，既是管理的需要，也有利于当年对于年度文件的分类方法进行微调，以体现文件管理的与时俱进。档案管理的分类方法，在上一个案例中已有详细介绍，在此不再重复。软件就是思想 11 文件流转文件流转 3Hmis 容许采用两种方式进行文件流转：一种是传统的纸质文件的人工流转方式，需要利用 3Hmis 保存电子文档，打印相关人工流转的纸质表格，流转完成后，再将相关表格和最后定稿的文件扫描录入系统。另一种则是现代化的无纸化网络流转方式，由文件起草人提交文稿，再经过校对、会签、签发、核稿、编号等程序最终形成正式文件，还可将封发、归档等程序加入流程中，让文件的盖印或加盖电子印章、邮寄、归档等工作一气呵成。有时，还需要混合采用两种方式进行文件流转，比如说，首先采用无纸化的方式进行文件流转，以提高文件审批流程的效率，在文件正式定稿后，再以纸质的方式交关键程序人员签字确认，以满足管理与法律的需要。3Hmis 还提供了灵活方便的流程表单功能，表单的设计和处理符合中国机构的制度与习惯。3Hmis 也引入了手写批注、手写签名等技术，以方便习惯于手写操作的用户批改文件，数字证书、电子印章等技术亦可用于文件的管理。在 3Hmis 中，流转和处理信息将自动保存，任何人不能修改或删除，并且，这些信息依附于对应文件，归档时与文件同时归档保存。文件归档文件归档 在文件管理阶段，3Hmis 提供了多种自动化的方式，将处理完毕的文件自动收集到档案收集箱中，档案管理人员可根据管理需要，及时将档案收集箱中的待归档文件转入相应的档案类目中，以形成档案。对于没有自动转入档案收集箱的文件，亦可采用多种方式进行归档操作。文件的归档操作，可由文件持有者将文件移交给档案管理人员后，再由档案管理人员予以归档，亦可由档案管理员授权文件持有的部门或人员直接进行归档操作，归档完成后，经档案管理员验收，再入库保管。3Hmis 提供了一个非常专业化且功能全面的归档编辑界面，所有的归档操作，几乎可在同一界面内完成，给用户提供了便利。档案管理档案管理 3Hmis 所提供的档案管理功能包括授权、借阅与归还、数量统计、注册与取消注册、档案注销、表格打印以及复制、剪切和删除等，可满足日常管理的各种需要。对于借阅与归还，3Hmis 还提供了到期提醒功能，可通过内部邮件或短信提醒管理者和借阅者按时归还外借的文档与资料。文件与档案的搜索利用文件与档案的搜索利用 3Hmis 提供的搜索平台，可按权限搜索文件与档案，具备阅读权的操作者，可直接阅读电子文档，没有网上直接阅读权的操作者，亦可提交借阅申请，申请在线阅读电子文档或预约去档案室借阅文档的时间。应用举例应用举例 某大型商业银行分行，下属 72 个一级和二级支行，最远距离的支行距总部超过 100 公里，以往，文件的传递采用专用的快递通道，档案的借阅与利用则必须来到分行的综合档案室，利用不便，效率偏低，成本也很高。为了实现文件管理与传递的无纸化以及档案管理的数字化，该分行采用 3Hmis 按服务器授权的标准版来实现文档一体化数字化管理，管理思路如下：1、由分行办公室对文件与档案进行集中统一管理，文档服务器存放于信息中心机房，由信息科技部进行技术维护与管理，办公室进行应用管理。2、分行与各支行之间，已全部采用专用高速网络相连，文档一体化系统可借助于该网络环境，不必另行投资网络建设。3、原则上将文件分为收文、发文、签报和其他文件四大类，这四大类的下位类均为年度，软件就是思想 12 年度下面，再根据文种的性质和当年的管理需要进行分类。4、收文由办公室文件管理员统一录入，纸质文件扫描录入，电子文档则直接引入，并提交办公室主管主任提出拟办意见，然后，再根据拟办意见进行无纸化流转，需领导批示的，领导批示后再按批示处理。5、发文由部门的拟稿人直接提交，并经本部门主管复核，相关部门会签，办公室核稿后，呈主管领导签发，然后，再由办公室校对、编号、盖印、封发和归档。6、对于发文，一般管理性的内部发文不再采用纸质，即一律采用电子文档进行网上办理，对外发文或重要的内部文件，则首先采用无纸化流程完成文件的定稿，然后，再打印输出交关键程序上的人员签字确认。7、签报属于内部文件，用于内部事务性工作的请示与审批。由申请人直接提交，并按相应签报所涉及的职能提交相关部门与人员审核、会签和审批，由于签报一般都涉及到某一具体事务的处理，签报的流程最好与实际事务的处理同步，签报完成后，需要归档的，应在流程中增加归档步骤，或处理完毕后及时提交办公室归档。8、无法归入收文、发文和签报的，则为其他文件，其他文件的处理方法，根据文件性质灵活掌握。9、充分利用文档一体化系统的特点，文件处理完毕，即自动转入档案收集箱，或及时提交给档案管理员进行归档，以改善管理，提高利用效能。10、分行和各分支机构，视为一个整体，统一管理和处理文件与档案，并且，除非制度与法律需要，内部管理一律以数字化信息为准。11、文件与档案的管理与利用授权，根据员工的工作职能确定，为管理方便和简化授权，将员工按其部门和职能分为若干用户组，并且，依职能分为若干工作岗位，这样，对组按岗位授权，即可使该组成员全部具备相应岗位的权限。12、将文档搜索平台开放给全体员工使用，但员工在搜索时，只能查找到其授权许可范围内的文件与档案。办公自动化管理办公自动化管理 3Hmis 是一个综合性的知识管理平台，所以，其完全可以满足一般办公管理的需要，使用3Hmis 进行办公自动化管理，可真正做到任何时候、任何地点与任何人协作、沟通和共享信息的理想。组织机构的虚拟化与用户管理组织机构的虚拟化与用户管理 要利用 3Hmis 实现办公自动化，首先，就要在网上创建一个与现实组织架构一致的虚拟化的组织架构，实际上，就是为组织中的部门与人员创建网上办公环境，在网上办公，可不受时间与地点的限制。下图展现的是绍林科技的组织架构：软件就是思想 13 绍林科技的内部机构由总裁室、运营管理部、市场部、销售部、技术支持部、软件开发部和档案业务部组成，部门下面，则是具体员工，每个部门都有自己的资讯与论坛，每个员工都有自己的信息保管箱，内容包括我的文章、我的照片、我的文摘、我的日记、互动空间、我的档案和我的邮局等类目，互动空间是该员工的个人论坛，我的邮局则是该员工用于处理流程邮件的个人邮局。就像部门可以布置自己的办公室，个人可以布置自己的办公台一样，部门和个人都可根据管理的需要，设置自己的知识分类与架构。管理规划与创建管理对象管理规划与创建管理对象 部门和个人都可以在部门与个人类目下创建自己的管理架构，但这里着重介绍整个机构如何进行管理规划。3Hmis 有一套完整的管理理论与体系，其基本思想是：3Hmis 通过把用户的管理需求高度抽象化，提升为各种管理对象，并赋予不同的管理对象不通过把用户的管理需求高度抽象化，提升为各种管理对象，并赋予不同的管理对象不同的管理功能，用户通过类型定义来形成自己的管理架构，将各种知识集成统一管理，并通同的管理功能，用户通过类型定义来形成自己的管理架构，将各种知识集成统一管理，并通过属性来定义知识的特征，通过授权来体现过属性来定义知识的特征，通过授权来体现职责，以满足自己独特的管理需求。职责，以满足自己独特的管理需求。在 3Hmis 中，我们把每一项管理都看成是一个管理对象，如文件管理、档案管理，都是管理对象，再，如果我们要进行合同管理，定义一个合同管理对象，建立合同管理的分类架构，定义每一种合同的属性，并按管理分工进行授权，一个合同管理系统即告形成。安全管理也一样，我们定义好安全管理对象与架构，即可开始进行安全管理。由此看出，只要我们清楚要进行那些管理，并且知道如何进行管理，就很容易利用 3Hmis 形成自己的管理架构与管理方式，并实施管理。下面列出的是一些常用的管理对象与架构：软件就是思想 14 在 3Hmis 中，管理对象又称为类型，所以，定义管理对象，是通过类型定义来实现的，建立不同层级的类型，即形成管理架构。授权授权 在 3Hmis 中，每一个类型都可授予不同人不同的处理权限，并且，权限可以继承，即下位类继承上位类的权限。为了简化授权，提供了带层级的用户组管理以及岗位管理功能，同样，对上位用户组授权，下位用户组可以继承其全部权限。应注意组织架构与用户组架构的区别。组织架构是一种类型架构，是由一个个处于不同层级的类型或称管理对象组成的，一个员工只能存在于一个组织架构内，也就是说，一个员工只能有一个信息保管箱。用户组虽然也可以组成层级，但用户组仍属于用户范畴，并且，同一个用户或用户组，可归软件就是思想 15 属于多个不同的用户组，以体现一位职员可承担多项不同职责的工作，也便于流程邮件的发送和管理对象的授权。3Hmis 力求做到对管理对象的授权，与现实工作的授权协调一致，用户在使用 3Hmis 时，追求这种一致，对于对管理的理解与改善，应该也是有帮助的。流程管理流程管理 3Hmis 提供的流程管理功能，并不只限于文件的流转，是所有工作流程的设计与运作工具。比如说，采购、请假、任务等等，都可利用 3Hmis 的流程管理功能来进行。3Hmis 通过自己独有的一种邮件 流程邮件来进行工作流程的管理，用户可根据自己的工作需要来任意设计与调整流程，表单功能亦完全符合中国机构的习惯与特点。3Hmis 把数据库中的信息和流程有机的融为一体，每一条信息都可提交流转，以实现信息共享、沟通与工作协调。利用短信平台，可大大改善流程管理的灵活性，提高协作效率。网络沟通的方法与技巧网络沟通的方法与技巧 工作流程是最为标准与规范的多方向的网络沟通与协作方法，公告、资讯也是较为正规的单向沟通方式。3Hmis 还提供了许多非正式的沟通手段，如个人与组织博客、论坛、在线会议等，非正式的沟通手段，往往能使参与者得到放松，激发灵感，有利于沟通中的知识创新。短信和无线宽带网络的引入，可大大提高沟通与协作的移动性，有利于工作效率的提高。3Hmis 内嵌的提醒功能，特别是短信提醒，也可用于工作的协作与沟通。客户管理客户管理 3Hmis 提供了专门的客户管理模块。实际上，3Hmis 所称的客户，是一个非常广义的概念，可以理解为：以机构为基础的资料管理，即：根据本单位的需要，将与本单位有关联的机构，按一定的分类要求，创建分类架构，并对所收集到的这些机构的资料，进行分门别类的管理。如果在客户端配置 3Hmis 测试通过的电话录音盒设备，还可在客户来电时，自动显示该客户的相关信息，并可创建电话记录，将电话录音作为电话记录的附件加入，如果工作需要，还可启动流程，提交流转。档案管理档案管理 档案管理是一项非常专业化的工作，其中的标准、规则与习惯，并不是短时间就能理解和搞清楚的，特别是要把它转换成具体的计算机程序，则需要更多的时间与精力，所以，许多办公自动化系统所提供的档案管理功能，都难以满足客户的专业管理需要。3Hmis 的前身，就是一个专门的档案管理系统，其专业、全面与规范，已经成千上万用户超过 20 年的验证和认可，特别是将办公自动化系统与档案管理系统有机的结合到一起后，办公处理过程中的所有文件与处理痕迹都能归档保存，并且能实时归档，更体现其优越性。办公事务管理办公事务管理 3Hmis 提供了网络考勤、人员、资产、物品、通讯录等一系列办公辅助管理功能，并且，还可通过创建管理对象（类型）来增加办公事务辅助管理的内容。工作搜索平台工作搜索平台 3Hmis 提供的搜索平台，专业术语是工作搜索，即依工作授权进行搜索。软件就是思想 16 也就是说，利用 3Hmis 搜索时，除了满足搜索条件外，还要对操作者无权限看到的信息进行过滤，只显示出操作者有权限看到的内容。安全策略安全策略 3Hmis 容许采用全面而又灵活的安全策略，如，SSL 网络加密传输、数字证书、电子印章、USBKey 加密锁等，都可应用于 3Hmis 系统，以方便用户打造适合于自己需要的安全体系。应用举例应用举例 某集团公司，计划引入办公自动化系统，以改善其办公条件与效率，该集团对于办公自动化系统的基本设想与要求是：1、办公自动化系统的引入是一项系统工程，七分在管理，三分在软件，在引入软件系统的同时，要注重管理体系的改善与制度的完善。2、系统应具备灵活性和适应性，可随着应用和理解的深入，进行管理调整与改善，也就是说，软件系统与管理运作应能有机的结合在一起，并能共同进步与发展。3、应有对管理对象的自定义功能，比如说，定义一个产品对象和与产品相应的分类架构即可实施产品管理，定义一个行业动态对象，即可对行业动态信息进行管理，定义一个客户对象，即可对客户进行管理，等等，对象中各种信息的属性亦应能自行定义。4、实现管理系统多核化，各项管理工作，可单核运行，亦可多核并行运行，以提高系统的可靠性、安全性与效率，如办公管理、计划管理、网站内容管理、档案管理、报表管理、合同管理等等。5、引入知识资产化概念，并对知识进行资产化管理，使企业知识资产具备与房屋、车辆、机器设备等资产类似的管理与利用属性，对于企业专有知识的管理，不再受个人、时间与地点的限制，只与工作职能、工作需要及工作权限有关。6、要有严格的权限管理，可依职能和岗位授权。3Hmis 的企业版，正好与该公司的上述设想与理念吻合，于是，该公司决定引进一套按服务器授权的 3Hmis 企业版作为办公自动化系统，实施思路如下：1、将集团的组织机构虚拟化，为员工设置网络办公环境，以达到任何时候、任何地点可与任何人沟通、协作和共享信息的目的。2、创建公文管理平台，将收文的录入、流转，发文的起草、会签、校对、签发、封发、归档等，全部实施无纸化管理。3、创建集团及部门关键业务管理，包括党群、人力资源、规划与发展、资产经营、投资与企业、合同、监察审计、财务与资产、安全与应急管理等。4、创建沟通与协作平台，除公文流转实现无纸化外，请示、签报、任务下达等，全部利用工作流程管理实施无纸化，引入博客、论坛、在线会议、短信平台等功能，以提高内部沟通与协作的效率，改善知识创新的主动性与灵活性，在加强显性知识管理的同时，注软件就是思想 17 重和改善隐性知识的显性化。5、创建档案管理平台，综合管理各种档案。6、创建电子期刊、图书管理、资料管理等，且纸质和数字化信息可同步管理。7、将常用的已有企业专有知识数字化。8、创建工作搜索平台，按工作职能与权限，提供知识搜索与利用服务。网站开发与网站内容管理网站开发与网站内容管理 内容管理是 3Hmis 的一项重要功能。3Hmis 还提供了一套完整的网站开发组件，用于网站从 3Hmis 数据库中获取内容信息，以及网站访客与 3Hmis 应用系统用户的双向交流。网站规划网站规划 要做好一个网站，网站规划是非常重要的一环，网站规划的主要工作是对网站的功能、目标受众、内容、栏目、建设时间以及费用等进行规划。在规划阶段，应进行充分的市场调查，并在企业内部广泛征求意见。网站网站美工设计美工设计 在美工设计阶段，要确定网站的版面框架、美术风格，并做出网站首页、二级页面和重要内页的美工布局。网站内容架构设计网站内容架构设计 就是根据网站规划的要求以及3Hmis内容管理的特点，将网站规划的栏目框架，转换为3Hmis的分类架构，以方便网站内容的保存与维护。网站程序设计网站程序设计 就是根据网站规划、网站内容架构和美工设计，利用 3Hmis 提供的网站开发组件，编制从3Hmis 内容数据库中获取网站内容的程序，并最终形成可正常运行的网站。将数据库中的内容转换为网站的网页，实际上，就是一个将数据库中的二进制文件转换为网站中的静态网页文件的过程，3Hmis 的网站设计组件，容许用户根据需要设置这种网页转换的时间间隔，比如说，将时间间隔设为 6 小时，则会在上次更新网页 6 小时后再点击相应网页时，才会自动更新，以降低网站的运行负荷。网站内容的编辑、更新与管理网站内容的编辑、更新与管理 直接采用 3Hmis 所提供的功能，就可进行网站内容的编辑、更新与管理。如，在 3Hmis 的新闻类目下加入新闻条目与网页文件，网站的新闻栏目下，即会显示该条目，点击该条目，即可查看新闻内容。网站内容归档网站内