试析沃尔玛物流信息系统的内部控制模式.pdf
第 卷增刊年月石家庄铁路工程职业技术学院学报认认试析沃尔玛物流信息系统的内部控制模式张鳃对外经济贸易大学信息学院北京摘要支持物流系统的信息技术滞后,始终限制着企业物流系统的运作情况。从内部控制的角度,运用美国报告的标准与评价方法,从控制环境、控制活动、风险与评估、监督和信息与沟通这五个方面对沃尔玛百货的物流信息系统进行分析,为国内物流企业提供经营管理之参考。关键词物流信息系统内部控制沃尔玛中图分类号文献标识码文章编号一一一研究背景年,由山姆沃尔顿创立的沃尔玛百货有限公司,在短短儿十年间,便由一家小型折扣商店发展成为世界上最大的零售企业之一。年财富评选的强中,沃尔玛更是 以,亿美元的销售收入位居首位。沃尔玛如何能在如此短的时间内不断壮大,超越对手,坐上世界零售企业的头把交椅呢笔者认为,沃尔玛强大的物流信息系统在其发展过程中起到了举足轻重的作用。沃尔玛有,多种商品,为满足全球,多家连锁店的配送需要,沃尔玛每年的运输总量超过,万箱,总行程,万亿公里。没有强大的信息系统,它根本不可能完成如此大规模的商品采购、运输、存储等物流管理工作。早在世纪年代,沃尔玛就建立起 自己的商用卫星系统。在强大的技术支持下,如今的沃尔玛是采用什么方法对它进行控制,使得整个系统如臂指使呢本文试运用报告的标准与评价方法,从控制环境、风险与评估、控制活动、监督和信息与沟通这五个方面对沃尔玛的物流信息系统的内部控制进行分析,为国内物流企业提供经营管理之参考。对沃尔玛的物流信息内部控制的分析对信息系统的大力支持报告认为,控制环境是指对建立、加强或削弱特定政策、程序及其效率产生影响的各种因素,具体包括企业的董事会,企业管理人员的品行、操守、价值观、素质与能力,管理人员的管理哲学与经营观念,企业文化,企业各项规章制度,信息沟通体系等。企业控制环境决定其他控制环境要素能否发抨作用,是内部控制其他控制要素发挥基础,直接影响到企业内部控制的贯彻和执行以及企业内部控制目标的实现,是企业内部控制的核心。任何新生事物的成长,都要有与之适应的土壤。在年代初期,一家企业建立一个卫星系统儿乎是不可想象的。对此,沃尔玛的管理层有着 自己的态度。收稿日期一一作者简介张鲍一,女,汉,河北人,硕十研究生,研究方向企业与电子商务。增刊、张纸试析沃尔玛物流信息系统的内部控制模式沃尔玛公司的高层,包括几位董事和技术总监,深知投资新技术对公司发展和控制成本、提高管理的重要性,他们勇于不断地向山姆施压,并以大量的数据证明建立卫星系统的可行性以及将会给沃尔玛带来的巨大的效益。沃尔玛最终花费大约亿美元建成了目前拥有计算机和卫星系统的物流信息系统。如今,集团专门从事信息系统工作的科技人员高达,多人,每年投入信息的资金不下亿美元。在信息系统的强大的技持下,沃尔玛公司才拥有今天的规模和地位。保持应有白协险意识报告认为,环境控制和风险评估,是提高企业 内部控制效率和效果的关键。沃尔玛在不断引进新技术的基础上仍保持着非常谨慎的态度,每次想建立新系统,都认真对应用这个系统后可能带来的风险进行评估,并且谨慎地推行系统的应用范围,循序渐进,逐渐推厂一。年,沃尔玛开始试验利用商品条码和 电子扫描器实现存货自动控制。公司先定儿家商店,在收款台安装读取商品条码的制备。两年后,试验范围扩大到家店。年,试验范围扩大到家店。年,公司宣布将在所有的商店安装条码识别系统,当年又扩大了多家。到年代末,沃尔玛所有商店和配送中心都安装了电子条码扫描系统。一个系统从试验到全面应用相隔差不多十年时间,其风险意识之强 由此可见一斑建立与信息系统相适应的控制活动报告认为,控制活动是确保管理层的指令得以实现的政策和程序,旨在帮助企业保证其针对“使企业目标不能达成的风险”采取必要行动。在建立了卫星系统后,沃尔玛针对这个交互式的通讯系统重新设定了一系列的控制活动。在沃尔玛总部,高速电脑和各个发货中心及各家分店的电脑联接,商店付款台上 的激光扫描器会把每件货物的条形码输入 电脑,再 由电脑进行分类统计。当某一货品库存减少到一定数量时,电脑会发生信号,提醒商店及时向总部要求进货。总部安排货源后,送往离商店最近的一个发货中心,再由发货中心的电脑安排发送时间和路线。这样,从商店发出订单到接到货物并把货物提上货架销售,一整套工作完成只要个小时。这保证 了它在拥有巨大规模的同时仍保持高效,世界多家沃尔玛分店的任一机在扫描完一件商品时,数据都会立刻传到该中心。这些控制活动加快了决策传达和信息反馈 的速度,提高了整个公司的工作效率,同时节省了总部与分支机构的沟通费用。监督报告认为,企业内部控制是一个过程,这个过程是通过纳入管理过程的大量制度及活动实现的。要确保内部控制制度切实执行且执行的效果 良好、内部控制能够随时适应新情况等,内部控制必须被监督。沃尔玛的卫星系统可 以监控到全集团的所有店铺、配送中心和经营的所有商品,以及每天发生的一切与经营有关的购销调存等信息。沃尔玛有一个统一的叫代码的产品代码,可以对它扫描、阅读。经理们选择一件商品,扫描一下该商品的代码,不仅可以知道商场目前有多少这种商品,订货量是多少,而且知道有多少这种产品正在运输到商店的途中,会在什么时间运到,这些数据都通过主干网和通信卫星传递到数据中心。管理人员不但能对销售情况、物流情况等实时进行监控,还可知道当天回收多少张失窃的信用卡、信息卡,认可体系是否正常工作,并监督每天做成的交易数目。沃尔玛的数据中心也与供应商建立 了联系,从而实现了快速反应的供应链管理。厂商通过运营系统可 以进入沃尔玛的电脑分销系统和数据中心,直接从得到某商品的流通动态信息,如不 同店铺石家庄铁路工程职业技术学院学报年增刊及不同商品的销售统计数据、沃尔玛各仓库和调配状态、销售预测、电子邮件与付款通知等等,以此作为安排生产、供货和送货的依据。通过这个信息系统,管理人员掌握到第一手的资料,并对日常运营与企业战略做出分析和决策。信息与沟通一个良好的信息与沟通系统有助于提高内部控制的效率和效果。企业须按某种形式在某个时间之 内辨别、取得适 当的信息并加以沟通,使员工顺利履行其职责。沃尔玛的信息不仅供 内部分店使七用,而且与供应商共享。卫星系统每天可将销售点的资料快速、直接地传递给多家供应商,以便供应商及时备用,适应市场需求。对于沃尔玛来说,他们 的物流链已经远远超出了本公司的范围,沃尔玛 的供应商也被包括进来。年代末,通过计算机互联网和电子数据交换系统与供应商分享信息,从而建立起伙伴关系。分析结论通过对沃尔玛的物流信息系统的内部控制分析,从中我们可以得到几点对我国企业有益的启示建立真正意义的公司治理结构。如果当年高层管理人员不能迫使山姆接受建立卫星系统的建议,今天的沃尔玛会是什么样还很难说。将整个公司的权力集于一人,很可能会形成“一人兴邦,一人废邦”的局面,这种公司治理的结构是极具风险的。我国企业应当在建立真正意义上的公司治理结构、使权力有所制衡的基础上,寻找一条适应自身发展的平衡道路。将信息系统的建设作为整个企业的战略组成之一。沃尔玛信息系统的组建过程,从董事到部门主管,全部参与,使得投入的人力、物力和资金叹为观止,收到的效益也是令人睦目。这儿年来,我国大部分企业显然己经开始逐渐加大对信息系统的重视,许多公司成立了相应的部 门,并且其地位开始从二级管理辅助部 门向“一把手程”转变。北京翠微集团在创建之始就提出管理手段要采用高新技术。正是在现代科技手段与现代管理理念相结合 的基础上,翠微集团在短时间内崛起,并在中国商界占有一席之地。针对信息系统设置相应的控制环节和程序。沃尔玛在建立卫星系统后,使整个物流程序协调有序,效率大为提高。然而,国内不少应用软件的企业,儿乎都未建立基本的供应链计划 调度系统,也没有建立配套的系统。在没有配套控制程序的情况下,国内一些已经实施主流软件的领先企业的物流总成本及库存水平仍远高于国际同行。扩大信息沟通范围。曾经有人问山姆,将信息与供应商共享,会不会对沃尔玛的商业机密有什么影响。山姆说,分享信息的好处肯定是大于不良影响的,与供应商共享信息是沃尔玛应该坚持做下去 的事情。通过与供应商建立伙伴关系,可 以让供应商及时知道沃尔玛的库存情况来决定是否需要供货。这种将供应链的上家与下家也纳入企业信息系统服务对象的理念,是我国大部分企业所不具备的。目前,我国很多企业实现了基于即的信息发布,使得合作伙伴可以共享部分物流信息,但是面向物流流程的协作则非常少见。仅少数合资或独资企业,如宝洁、飞利浦、一汽大众等已经通过与合作伙伴之间进行信息系统的协作实现 了现代的物流运作方案。大部分企业只是建立了以白我为中心的信息发布或信息收集,很少顾及合作伙伴的信息系统。由于缺乏 以信息系统对接为前提的信息协作,卖方管理库存、有效客户反应、及时生产方式等现代物流模式在国内制造企业内很少得到应用。应该在多大的程度上将商业数据与合作伙伴共享、与合作伙伴共享数增刊张鱿试析沃 尔玛物流信息系统的内部控制模式据的风险和收益如何衡量,是 国内企业巫待思考的问题。责任编辑姚媛参考文献【郝渊晓现代物流管理学困广州中山大学出版社,李凤鸣 内部控制学【川北京北京大学出版社,赵刚物流信息系统【四川四川人民出版社,田方萌沃尔玛零售方法【中国商业出版社,戴燕 沃尔玛的现代化高科技分销系统管理现代化,护此一北京 清华大学出版社,一,一从】一,已认一
