规范流程打造专业会议服务.ppt

规范流程打造专业会议服务一、什么是会议服务？所谓会议服务，就是为保障会议的召开而提供的全面的服务。包括会议的前期策划、会议的招商招展工作、会议的接待、现场服务以及会议的善后工作。会议服务涉及的面非常广，从落实会场、安排交通、解决食宿再到现场的服务接待，这些都属于会务服务的范畴。二、会前工作1 1、前期策划、前期策划 。前期策划主要就是在我们大量搜集相关信息的基础前期策划主要就是在我们大量搜集相关信息的基础上提炼出与本次会议相关的内容。确定本次会议的主题、上提炼出与本次会议相关的内容。确定本次会议的主题、主要内容、拟邀请专家、会议时间、会议地点、会议的主要内容、拟邀请专家、会议时间、会议地点、会议的举办形式以及收费标准等内容。举办形式以及收费标准等内容。2 2、落实酒店、会场。、落实酒店、会场。对于开会的酒店和会场应该在前期进行考察，考察对于开会的酒店和会场应该在前期进行考察，考察酒店所能提供给我们的最大房间数，酒店餐饮，以及有酒店所能提供给我们的最大房间数，酒店餐饮，以及有没有合适的会场来容纳本次会议的参会人员。在考察的没有合适的会场来容纳本次会议的参会人员。在考察的同时还要注意酒店距离汽车站、火车站以及飞机场的距同时还要注意酒店距离汽车站、火车站以及飞机场的距离。尽量选择交通比较方便的酒店离。尽量选择交通比较方便的酒店。二、会前工作3、印发会议文件。根据我们前期策划的内容，印发会议文件。会议文件的内容要尽可能的详尽、明确，包括本次会议的主题、课题、拟邀专家、参会对象、收费标准、会议时间、地点等。印刷完成后要及时通过邮局寄送。此外，印刷时还要同时印好工作证、代表证等。4、招商工作。会议文件寄送出以后，要制定出整体项目招商计划，比如第一周要把手中信息铺完，第二周回访并落实部分客户，第三次回访就要把能够落实的客户信息完全落实。接下来的工作就是将没有通知到客户继续通知。在打电话的过程中确保一定要找负责人。二、会前工作5、会议现场所需物品打包。主要物品：报到本、住宿登记本、资料礼品发放本、收据、复写纸、住宿登记卡、纸笔、印泥、发票机、资料和礼品、插排、需要登记学分时还要准备好电脑。此外，物品在打包的过程中要确定好清点人和确认人。以确保万无一失，不会忘记任何需要的东西。三、会中工作（一）报到处。1、签到。签到本是我们事先根据报名信息整理好的。代表报到时直接根据代表单位即可找到。2、开具收据。代表签到后开局收据。收据一式三联。黑色联、绿色联、红色联。红色联上要体现资料礼品的份数。三、会中工作3、收款、开具发票。财务按照收据上的数目收取费用，在收据上卡现金收讫的章。然后绿联由财务留下，红联交由参会人员，凭红联领取资料与礼品。4、学分办理。负责学分办理的工作人员负责登记参会人员的姓名、职务、职称、学历、身份证号等信息，并与参会人员认真核实，以保证信息的准确无误。三、会中工作5、住宿办理。在住宿登记本上找到报到单位，开具住宿登记卡。住宿登记卡一式两联。一联由会务组保管，一联交由代表到酒店前台办理住宿。住宿登记卡上要体现代表单位、人数、房间号、入住时间、退房时间。并由代表签字确认。6、资料礼品领取。负责资料礼品发放的工作人员根据代表手中红联上的标注发放资料、礼品以及餐票。工作人员将红联收回并由代表在资料礼品发放本上签字确认。三、会中工作（二）会场1、会场布置。会场要在会议开始的前一天晚上布置好。我们一般采取课堂式的会场。会场内一定要悬挂本次会议的条幅，对于规格比较高的会议还要有本次会议的背景板。主席台的鲜花、会场内的饮水机、投影仪、等都要提前布置好。并且一定要对会场的音响、投影仪等硬件设备进行提前的检查与试用，以确保万无一失。此外，会场的各种指示牌也应当在会议开始前摆放在合适的位置。三、会中工作2、会议现场。会议现场至少要有一名工作人员在会场门口负责查好代表证，提醒代表凭代表证入场。一名工作人员负责专家的接送。在会议期间至少有两名工作人员在会场内巡查，一旦会场出现任何问题，能够及时联系相关人员解决。此外，会务人员在说话时要掌握分寸，态度亲和。工作人员还要随时为大会拍照或录像以备存档。三、会中工作（三）会议就餐。会议的就餐地点要有“就餐处”的标识。负责会议就餐的工作人员要及时确定就餐人数并跟酒店沟通订餐，一般采用自助餐形式，这样可以减少会务组和酒店的工作量。在就餐期间，要有两名工作人员在餐厅盯餐，了解进餐情况并随时解决餐厅突发事件。每餐结束后，同酒店餐厅确认就餐认识，并签字确认。四、会后工作1、引导代表退场。对于一般的会议来说，会议一结束，会务人员就要及时引导与会代表有秩序的离开会场。2、整理会场。会议结束后，会场的临时性布置应及时撤除。会场的一切用具、用品要清点清楚。将租用或借用的设备及器材归还租用或借用单位。会务组自己的用品要及时收好带走。四、会后工作3、结算费用。在会议结束后，要列清会议期间的每项开支，如酒店的住宿、餐饮等，要做到及时与酒店对账，按照事先约定的费用以及实际开支并与酒店结算。结算后有酒店开具发票以作报销凭证。4、物品打包。对于会场的常备物品，要按照来时打包的清单整理好，并且仍由最初负责清点和记录的人打包并检查，以防遗漏。四、会后工作5、会议文件备档。备档包括的范围：会议正式文件、会刊、餐票、赞助相关资料、代表证、工作证、调研表、考试卷等，这些都要做好备档，以备以后查询使用。6、总结。总结一般以总结会的形式进行，每位会务工作人员针对本次会议写出自己的工作总结，提出本次会议做的较好以及需要改进的地方，并为下一步工作提出建议。最后，由项目经理综合各方内容作出整体性工作总结报告。此外，会务组还应当向大会主办方提交工作总结报告。五、会务服务的原则（一）充分准备的原则 任何一次成功的会议，都是建立在充分准备的基础上的。要做到充分准备，就要做到以下几点：1、做好会议策划2、做好物质准备3、责任到人五、会务服务的原则（二）热情周到的原则 会务服务内容具体，涉及到许多方面。面对的又是不同那个层次、不同领域、不同需求的与会者。因此在会务服务中就要提倡以人为本”的服务理念。有提供予人、安心于人和为人排忧解难的各项服务措施。而且要在实际工作中不断学习，不断进步，探索更好的服务标准与方法。五、会务服务的原则（三）讲究礼仪的原则 会务服务是比较典型的社交活动。务必要以礼待人、体现素养。在工作过程中，不论与会者来自何方，不分职位高低、不论资历深浅，我们都应该平等对待、诚恳热情、不卑不亢、落落大方。因此，会务工作者一定要懂得待人接物的相关礼仪，这样才能让与会者感受到我们所拥有的高品质的专业会务服务水准。随着会展产业的发展，会务服务越来越成为会展行业的一个重要组成部分。我们只有紧紧抓住这个部分，做好会务服务的每个细节，严格高标准要求自己，提升专业水平，才能打造出高品质的会务服务！