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采购与付款内控流程采购与付款内控流程浙江济民制药股份有限公司采购与付款内控流程说明目标：目标：加强公司采购与付款管理，规范采购与付款的作业程序范围范围：本程序适用于济民股份的采购与付款管理本程序与公司财务管理制度相衔接本程序与公司存货管理程序相衔接2采购与付款内控流程相关部门人员职责职位职责高级管理层 审核重大采购项目审核重大采购项目 批准供应商批准供应商 采购与付款政策制度的确定采购与付款政策制度的确定财务部主管 参与供应商合同签订的谈判参与供应商合同签订的谈判 批准支票批准支票 审批采购计划审批采购计划审批计划外采购审批计划外采购负责余额调节表的审核负责余额调节表的审核应付账款会计 核对原始凭证，开出付款凭证核对原始凭证，开出付款凭证资金主管 批准付款凭证批准付款凭证出纳执行结算事宜，开出支票执行结算事宜，开出支票复核员复核支票复核支票余额调节编制员（会计）编制银行存款余额调节表编制银行存款余额调节表生产中心副总 参与供应商选择、谈判参与供应商选择、谈判 决定选择供应商决定选择供应商3采购与付款管理流程相关部门人员职责（续）职位职责采购部经理 参与供应商选择、谈判参与供应商选择、谈判 与供应商签订采购合同与供应商签订采购合同 审核年月采购计划审核年月采购计划 负责采购退货事宜负责采购退货事宜采购部职员 调查供应商资料，收集主要材料价格，评估供应商能力调查供应商资料，收集主要材料价格，评估供应商能力 将采购的订购信息记录于系统中将采购的订购信息记录于系统中 修改供应商档案文件修改供应商档案文件 复核材料质量复核材料质量 与供应商协商退货事宜与供应商协商退货事宜品管部 检验货物质量检验货物质量 负责提出退货或折让意见负责提出退货或折让意见仓库 将收到的货物与系统中的采购信息进行核对将收到的货物与系统中的采购信息进行核对 记录、确定收到的货物记录、确定收到的货物 合理保管货物合理保管货物4生产部生产部 采购与付款内控流程供应商筛选以及价格确定控制（1）主管副总主管副总采购部采购部汇总原材料需求汇总原材料需求报价并提报价并提供成本核供成本核算明细算明细价格核算价格核算根据供应商档案选择根据供应商档案选择合适的供应商合适的供应商有合适供应商有合适供应商是否有是否有基本合基本合同同有有无无无合适供应商无合适供应商进入合同进入合同签订流程签订流程不批准不批准价价格格审审批批批准批准进入新供应进入新供应商开发流程商开发流程价格谈判价格谈判供应商供应商外贸插单等情况，外贸插单等情况，导致订单变更导致订单变更采购变更需经采购经理批准采购变更需经采购经理批准审批审批5采购与付款内控流程供应商筛选以及价格确定控制（2）关键控制点关键控制点：建立供应商档案，与符合要求的供应商建立合作关系要求供应商提供成本核算明细表，由价格管理员对供应商报价的成本构成进行比较与核算采购价格需经总经理的批准注释注释：价格管理员应知晓公司原材料市场价格水平价格管理员建立采购价格信息库，记录历次采购的时间、价格，作为价格核算与价格谈判的依据价格管理员进行价格核算时，应详细分析供应商的各项成本构成，并在各供应商之间进行横向比较，充分评估供应商报价的合理性根据需要采购的物料种类，寻找供应商；现有供应商可以满足需求，不另寻新供应商与供应商进行价格谈判过程，应由采购部经理、采购员、价格分析员共同参与，并形成相应得会谈记录与供应商谈判确定的价格，需由总经理批准；价格确定后，加入协作单位价格表管理目标管理目标：确定合适的供应商，与符合要求的供应商建立关系；合理确定采购价格，降低采购成本6供应商供应商 采购与付款内控流程新供应商开发控制（1）品管部品管部采购部采购部网络寻找、招标等形式网络寻找、招标等形式收集、整理供应商基收集、整理供应商基本资料，初步审核本资料，初步审核复审复审提供样品提供样品填写请试单填写请试单，交品管部归口检交品管部归口检测测样品检测，出样品检测，出具验证报告具验证报告单单不符合生产要求不符合生产要求符合生产要求符合生产要求小批量试用小批量试用是否满足生是否满足生产要求产要求不满足不满足满足满足添加入供应商档案添加入供应商档案小批量采购小批量采购全检合格全检合格进入合同进入合同签订流程签订流程对供应商现对供应商现场进行考评，场进行考评，形成书面考形成书面考查报告查报告样品报废样品报废参参照固定资产报废照固定资产报废流程执行流程执行报药监局相关部报药监局相关部门备案门备案审批审批7采购与付款内控流程新供应商开发控制（2）关键控制点关键控制点：收集供应商资料，采购部内部进行初步审核，确定是否有合作空间质量部重点对供应商质量等进行复审，并将相关资料向省级药监部门报备样品检验合格，申请小批量试用；试用结果满足生产要求，将其添加入公司供应商档案对第一批小批量物资进行全检，检验合格后方可进入合同签订流程注释注释：采用网络寻找、招标等形式广泛收集供应商资料，从中筛选至少3家备选供应商，要求供应商提供的样品不少于一个批次的数量电器类配件需要申请备案对第一批小批量物资进行全检，形成全检纪录，交采购部归档不符合公司生产要求的样品应及时报废，其相关操作参照固定资产报废流程执行若所有备选供应商产品均满足公司生产需要，则报主管副总择优选取供应商，并将未选中供应商资料也添加入供应商档案管理目标管理目标：确保新开发供应商的供货能力及供货质量能满足公司生产需要8采购员采购员采购部经理采购部经理 采购与付款内控流程停止与供应商合作流程（1）主管副总主管副总供应商供应商提出终止合作提出终止合作书面依据书面依据供应商问题较多供应商问题较多提出终止合作申请提出终止合作申请填具供应商取填具供应商取消配套资格建消配套资格建议书议书直接直接淘汰淘汰寻找新供应商替代寻找新供应商替代新供应商开发成功新供应商开发成功批准淘汰批准淘汰通知相关部门通知相关部门收到终止合作收到终止合作通知通知提出取得货款提出取得货款余额书面申请余额书面申请确认确认协同仓库、品管部协同仓库、品管部门进行索赔清查，门进行索赔清查，形成书面报告形成书面报告交供应商交供应商签字确认签字确认审核处审核处理结果理结果通知财务部按通知财务部按基本合作合同基本合作合同进行金额付款进行金额付款评审供评审供应商对应商对生产的生产的影响影响无影响或无影响或影响小影响小影响较大影响较大批准批准不批准不批准审批处审批处理结果理结果批准批准不批准不批准9采购与付款内控流程停止与供应商合作流程（2）关键控制点关键控制点：终止与供应商的合作应由采购部或供应商提出书面申请，并由采购部经理开具供应商取消资格建议书，以报主管副总评审应视供应商对生产影响程度，采取不同措施淘汰供应商后通知相关部门终止合作后，供应商申请获取货款余额应提出书面申请，由采购部协同仓库、质检等部门进行索赔清查，出具书面报告，由供应商签字确认对供应商的处理结果应报主管副总审批；审批通过后方可支付剩余货款注释注释：在供货过程中出现以下情况，应终止与供应商合作：1）重大质量问题给公司造成损失；2）出现问题不整改或屡次不参加协调；3）经常不及时供货造成严重脱节；4）供应商主动提出终止合作供应商对生产无影响或影响较小，直接淘汰；若供应商对生产影响较大，则应在开发新供应商成功后淘汰终止合作后，供应商提出获取货款余额书面申请，应详细说明停止供货原因、产品型号和停止供货时间物流中心对供应商所供应产品进行仓库清查，出具仓库清查报告；品管部对客户索赔情况以及生产因供方产品造成的损失进行整理，出具书面报告采购部汇总相关资料，形成处置结果报主管副总审批管理目标管理目标：对不合格供应商予以淘汰，确保生产10采购员采购员采购部经理采购部经理 采购与付款内控流程采购基本合同签订与复核的控制（1）商谈合同细节，如付商谈合同细节，如付款方式、付款比例，款方式、付款比例，草拟采购基本合同草拟采购基本合同审批审批不批准不批准批准批准与供应商签与供应商签订合同订合同是是存档，并将存档，并将副本交财务副本交财务部留底备案部留底备案主管副总主管副总审批审批供应商供应商不批准不批准批准批准是否为是否为公司主公司主要原材要原材料料否否与供应商签与供应商签订合同订合同合同需要变更合同需要变更获取合同变更获取合同变更依据依据将供应商资料将供应商资料移交采购部移交采购部11采购与付款内控流程采购基本合同签订与复核的控制（2）关键控制点关键控制点：公司建立一套规范的订立合同机制，并书面确定；采购基本合同必须根据公司订立的机制来订立采购基本合同须经采购部经理和主管副总审批，合同条款的修改也须经他们的审批合同的签订权限由管理层决定采购基本合同连续标号，副本递交财务部备案合同的修改都有相应的依据，所有需求的变化都体现在合同的修改中注释注释：采购员同供应商商讨合同条款；合同若需修改，也由采购员出面商讨修改事宜公司主要原材料采购基本合同由主管副总与供应商签订合同，其他采购合同由采购部经理签订；合同内容包括采购的品种、规格、价格、数量、合同总价、付款方式、付款比例、合同有效期等采购基本合同的修改须经采购部经理和主管副总审批每月末，采购部将本月订立的合同连续编号，编制合同明细表采购基本合同副本送交财务部备案及时将供应商资料移交采购部，以便进行采购操作管理目标管理目标：所有的经济行为都有合同保护；合同符合国家法律法规；合同内容足够详细，保护企业利益12采购员采购员供应商供应商 采购与付款内控流程采购程序的控制（1）修改修改不修改不修改根据采购指根据采购指令令,拟定订单拟定订单复核订复核订单单审批审批批准批准发回订单，发回订单，并发货并发货收到供应商确收到供应商确认订单，存档，认订单，存档，并将副本交采并将副本交采购部和财务部购部和财务部留底备查留底备查主管副总主管副总采购部经理采购部经理订单金额订单金额是否在其是否在其权限内权限内否否不批准不批准是是向供应商发向供应商发出订单出订单收到订单，收到订单，签字、盖签字、盖章确认章确认跟踪供应商跟踪供应商发货情况发货情况生产部生产部根据生根据生产订单产订单,下达采下达采购指令购指令13采购与付款内控流程采购程序的控制（2）关键控制点关键控制点：采购订单由公司统一管理，连续编号并连续使用只有被批准的采购计划才能填列订单订单发出前需经适当复核，确保各项条款的准确性订单复核后应根据金额权限由责任人签章以明确责任；订单经责任人签章后方能生效采购员及时将批准后订单送交供应商签章确认完成流转程序的订单应在采购部存档，副本财务部留底备查注释注释：采购员填列的订单需要包括采购的品种、规格、数量、价格、总金额、交货方式、交货日期、付款方式等根据生产部的规定,采购订单由生产部进行适当的审核收到供应商签章的订单后，采购部及时了解和跟踪供应商发货情况，确保生产收到供应商签章的订单后，采购部应妥善保管，以便与实际运抵货物核对，并将订单副本交采购部和财务部留底备查管理目标管理目标：公司管理层对采购流程的遵守程度保持监控；原材料采购满足公司的生产需求；发出的订单 真实完整，采购的记录真实完整14品管部品管部仓库仓库财务部财务部 采购与付款内控流程收料通知单及发票的控制（1）在收料通知单在收料通知单上签章，将货上签章，将货物移交仓库物移交仓库账务处理账务处理复核，复核，鉴别鉴别真伪真伪退回供应商退回供应商伪伪真真审核发审核发票金额、票金额、单价单价不通过不通过通过通过财务在月末财务在月末根据合同暂根据合同暂估入账估入账收到货物收到货物清点数量，与订单清点数量，与订单及对方送货单核对；及对方送货单核对；若有差异，由送货若有差异，由送货方签字确认方签字确认根据实收货物根据实收货物数量，填制收数量，填制收料通知单料通知单检验检验质量质量不合格不合格合格合格收料通知单存档，收料通知单存档，副本送交财务部存副本送交财务部存档备案档备案进入退货进入退货控制流程控制流程采购部入库单连入库单连同发票一同发票一起转移至起转移至财务财务无发票无发票15采购与付款内控流程收料通知单及发票的控制（2）关键控制点关键控制点：要求供应商随货附发货单，采购部将收货数量与订单及送货单核对，若有差异，由送货方签字确认采购部根据实收货物数量填制收料通知单，经手人签字收料通知单连续编号，连续使用品管部检验货物质量，并在收料通知单上签字收料通知单在采购部存档，副本送交财务部留底备查财务部收到发票，须将发票金额、单价与采购基本合同、订单核对无误并鉴定发票真伪后方可入账注释注释：.根据实际情况,可用一式多联的报检单中的一联代替收料通知单及时处理收到的货物，采购部清点货物数量，品管部检验货物质量，并将结果记录在收料通知单上实际收货数量与订单或对方送货单有所差异，应由送货方签字确认；若差异巨大，应及时与供应商取得联系对质检不合格货物，品管部门提出退货或折让意见管理目标管理目标：货品入库的记录准确反应真实情况；各相关部门对收货情况充分了解以便沟通；收货数量准 确无误；入库的货物质量达到企业要求；入库的货物都有发票，并且发票是真实的16品管部品管部 采购与付款内控流程退货的控制（1）办理退货办理退货事宜事宜签发不合格签发不合格单据单据货物检验不货物检验不合格合格采购部采购部与仓与仓库联库联系退系退货方货方式式与财务与财务部联系部联系货款事货款事宜，账宜，账目调整目调整记录退货信记录退货信息，并通知息，并通知采购部更新采购部更新供应商档案供应商档案会同生产、技术、会同生产、技术、采购部等部门人员采购部等部门人员对品管部意见进行对品管部意见进行讨论，并决定处理讨论，并决定处理方式方式生产部生产部折让折让审批审批主管副总主管副总批准批准与供应商与供应商商讨折让商讨折让协议协议办理折让事办理折让事宜，报财务宜，报财务部入账部入账不批准不批准退货退货提出退货提出退货或者折让或者折让意见意见17采购与付款内控流程退货的控制（2）关键控制点关键控制点：品管部对验收不合格货物开出不合格单据并签章，提出退货或折让意见；不合格单据需连续编号在限定时间内处理检验不合格的货物物控部主管会同生产、技术、采购部等部门人员讨论品管部提出的意见，并决定处理方式：对有略微瑕疵但不影响生产的物资予以让步接收，对不符合生产要求的物资予以退回；相关处理决定形成书面报告，参与讨论人员签字确认负责退货事宜的采购部不能经手退货信息的记录折让方案须经主管副总批准供应商供货不合格信息及时反馈采购部，由采购部职员将相关信息记录在供应商档案中注释注释：品管部全面检验货物，在不合格单据上列明时间、所有不合格原因，并签字确认若未能在货物到达时检验出是否合格，则应做到确认保质期，在保质期内检验出是否合乎公司标准检验不合格货物在10天内处理采购部将检验不合格结果通知供应商，责其整改；若同一原因出现多次，停止与该供应商合作采购部需与财务部联系看退回货物的货款是否已付，如已付，尽快催回货款采购部应与仓库商讨退货的方式和渠道管理目标管理目标：退货符合公司的规章制度；保证退货后货款顺利收回，避免公司的现金流失；保证退货程序 高效，避免影响生产经营18采购部采购部应付账款会计应付账款会计 采购与付款内控流程应付款入账的控制（1）制作凭证制作凭证入账入账批准批准一致一致将发票金额、将发票金额、单价与合同、单价与合同、订单核对订单核对会计主管会计主管不批准不批准不一致不一致复核复核（会计（会计稽核）稽核）月末形成应月末形成应付帐款分析付帐款分析表、应付款表、应付款清单清单审批审批（资金（资金主管）主管）批准批准应付帐款应付帐款分析表、分析表、清单送交清单送交相关部门相关部门按合同进按合同进度付款度付款不批准不批准购货发票、购货发票、运输发票等运输发票等每月定期与每月定期与供应商对账供应商对账核对应付款清单核对应付款清单19采购与付款内控流程应付款的入账控制（2）关键控制点关键控制点：根据齐全合格的收货凭证及其他有效的附件：订单、合同、收料通知单、运输凭证等进行账务处理核对发票、收料通知单、合同、货运凭证等的一致性，复核后签章进行账务处理应付帐款在入账前有一独立第三人复核，复核后签章收到原始凭证要及时处理，当日收到当日处理收到供应商的对账单，及时对账，发现不一致，立即调查并作相应处理独立第三人复核的准确性注释注释：应付账款会计根据采购员交来的发票，核对发票与合同、订单、收料通知单的品种、数量、价格。依照运输凭证、发票、收料通知单等准确入账若发票上列示的与收货单上列示的不一致，与采购员联系，视具体情况处理应付帐款主管复核该业务的记帐，复核后签章独立第三人复核，控制公司在合理信用期内合理占用资金将批准后的应付账款分析表和应付款清单交其他相关部门（如采购部）管理目标管理目标：入账符合公司的规章制度；保证入账记录的准确；保证入账记录的安全性，避免篡改记录给 公司造成损失；计划应付账款付款，避免超出付款信用期，给企业以后购货造成不利影响。20