人力资源管理公文的格式、会签、发文规范课件.ppt

2018年8月 人力资源管理公文的格式、会签、发文规范1Contents目录 三、常见问题一、提高人力资源管理公文办理质量二、规范人力资源管理公文办理程序2提高人力资源管理公文办理质量一、3一、提高人力资源管理公文办理质量格式方面内容方面文风方面4人力资源管理公文格式是是人人力力资资源源管管理理公公文文规规范范化化、标标准准化化、制制度度化化的的重重要要体体现现，是是直直观观评评价价一一份份人人力力资资源源管管理理公公文文质质量量高高低低的的主主要要内内容容和和标标准准之之一一。人人力力资资源源管管理理公公文文格格式式不需要发挥，遵照相关规范执行即可。不需要发挥，遵照相关规范执行即可。格式方面5一、提高人力资源管理公文办理质量版版头六六要要素素份号密级和保密期限紧急程度发文机关标志发文字号签发人123456主体主体九要素九要素标题1主送机关2正文3附件说明4发文机关署名5成文日期6印章7附注8附件9版版记二二要素要素抄送机关1印发机关和印发时间26一、提高人力资源管理公文办理质量版版头六要素六要素份号密级和保密期限紧急程度发文机关标志发文字号签发人123456版头示意图7一、提高人力资源管理公文办理质量主体主体九要素九要素标题1主送机关2正文3附件说明4发文机关署名5成文日期6印章7附注8附件98标题标题标标题题一一般般是是发发文文机机关关全全称称（或或规规范范化化简简称称）+关关于于+事事由由+文文种种，是是以以发发文文机机关关名称和内容为限定修饰成分的偏正词组。名称和内容为限定修饰成分的偏正词组。标题要做到简明准确。标题要做到简明准确。主体格式注意事项与常见问题主体主体九要素九要素标题1主送机关2正文3附件说明4发文机关署名5成文日期6印章7附注8附件9 正式发文的人力资源管理公文种类：正式发文的人力资源管理公文种类：共共1212个文种：决定、命令（令）、公告、通告、意见、个文种：决定、命令（令）、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。决 定1.命令（令）2.公 告3.通 告4.意 见5.通 知6.通 报7.报 告8.请 示9.批 复10.函11.纪 要12.主体格式注意事项与常见问题10公司关于公司关于事项的申请事项的申请关于关于的汇报的汇报关于降本增效的八项措施关于降本增效的八项措施主体格式注意事项与常见问题关于关于的请示报告的请示报告关于转发关于转发号文件的通知号文件的通知公司关于申请公司关于申请的请示的请示（生造文种）（生造文种）（生造文种）（生造文种）（不简洁）（不简洁）（文种重复）（文种重复）（不简洁）（不简洁）（不规范）（不规范）（无文种）（无文种）关于同意关于同意的批复的批复11主送机关主送机关主主送送机机关关是是人人力力资资源源管管理理公公文文的的主主要要受受理理机机关关，应应当当使使用用机机关关全全称称、规规范范化简称或者同类型机关统称。化简称或者同类型机关统称。签报主送的是领导个人。签报主送的是领导个人。主体格式注意事项与常见问题主体主体九要素九要素标题1主送机关主送机关2正文3附件说明4发文机关署名5成文日期6印章7附注8附件912主体格式注意事项与常见问题集团/股份公司普发文件：各各企企事事业业单单位位、股股份份公公司司各各分分（子子）公司公司同类型机关统称：各企事业单位各企事业单位各分（子）公司各分（子）公司公司机关各部门、各专业公司公司机关各部门、各专业公司各油田企业各油田企业其它文件：各有关单位各有关单位13主体格式注意事项与常见问题1.1.主送领导个人或个人并组织主送领导个人或个人并组织2.2.普发文件错用普发文件错用“各有关单位各有关单位”3.3.党政交叉党政交叉“红头文件”不主送领导个人签报送领导个人，称谓用同志同志14主体格式注意事项与常见问题“各有关单位：各有关单位：”应换成应换成“各企事业单位、股份公司各分（子）公司各企事业单位、股份公司各分（子）公司：”普发文件应用同类型机关的统称普发文件应用同类型机关的统称1.1.主送领导个人或个人并组织主送领导个人或个人并组织2.2.普发文件错用普发文件错用“各有关单位各有关单位”3.3.党政交叉党政交叉15主体格式注意事项与常见问题1.1.主送领导个人或个人并组织主送领导个人或个人并组织2.2.普发文件错用普发文件错用“各有关单位各有关单位”3.3.党政交叉党政交叉应换成应换成“各直属单位党委、公司机关各部门党总支各直属单位党委、公司机关各部门党总支（支部）：（支部）：”16主体格式注意事项与常见问题正正 文文正正文文是是人人力力资资源源管管理理公公文文的的主主体体，用用来来表表述述人人力力资资源源管管理理公公文文的的内内容容。正正文文要要直直接接体体现现相相关关方方针针政政策策，反反映映行行文文意意图图，要要观观点点鲜鲜明明，内内容容清清楚楚、简洁通畅。简洁通畅。主体主体九要素九要素标题1主送机关2正文正文3附件说明4发文机关署名5成文日期6印章7附注8附件917正文中格式不规范常见问题：主体格式注意事项与常见问题引引用用其其他他人人力力资资源源管管理理公公文文不不规范规范文中夹带图表文中夹带图表不规范不规范结构层次序号结构层次序号不规范不规范结尾用语标点结尾用语标点不规范不规范行文规则行文规则不规范不规范18主体格式注意事项与常见问题首首次次引引文文要要完完整整，按按照照“发发文文机机关关+人人力力资资源源管管理理公公文文标标题题+文文号号”的的方方式式引引用用；人人力力资资源源管管理理公公文文标标题题中中如如能能体体现现发发文文机机关关的的，按按照照“人人力力资资源源管管理理公公文文标标题题+文文号号”方式引用方式引用 。n 根根据据财财政政部部关关于于的的通通知知（财资发（财资发20172017号）要求号）要求n 根根据据国国务务院院国国有有资资产产监监督督管管理理委委员员会会关关于于的的通通知知（国国资资发发20172017号）要求号）要求1.1.引引用用其其他他人人力力资资源管理公文源管理公文2.2.文中夹带图表文中夹带图表3.3.结构层次序号结构层次序号4.4.结尾用语标点结尾用语标点5.5.行文规则不规范行文规则不规范19主体格式注意事项与常见问题人人力力资资源源管管理理公公文文正正文文中中不不得得夹夹带带图图表表，能能通通过过简简短短语语言言叙叙述述的的，用用语语言言叙叙述述解解决决，不不易易用用语语言言叙叙述述或或相相对对复复杂杂的的，以以附件形式解决。附件形式解决。签报可以插入图表、图片。签报可以插入图表、图片。1.1.引引用用其其他他人人力力资资源管理公文源管理公文2.2.文中夹带图表文中夹带图表3.3.结构层次序号结构层次序号4.4.结尾用语标点结尾用语标点5.5.行文规则不规范行文规则不规范20主体格式要素常见问题文中夹带图表文中夹带图表不规范不规范 图表可放在附件中图表可放在附件中21主体格式注意事项与常见问题 文中结构层次序号一般是：文中结构层次序号一般是：“一、一、”“”“（一）（一）”“”“1 1”“”“（1 1）”如果只有如果只有两个两个层次，层次序号可以是：层次，层次序号可以是：“一、一、”“”“（一）（一）”或者或者“一、一、”“”“1 1”但是同一篇文稿中不能交叉使用。但是同一篇文稿中不能交叉使用。1.1.引引用用其其他他人人力力资资源管理公文源管理公文2.2.文中夹带图表文中夹带图表3.3.结构层次序号结构层次序号4.4.结尾用语标点结尾用语标点5.5.行文规则不规范行文规则不规范22一、一、XXXXXXXXXXXX （一）（一）XXXXXXXX。（二）（二）XXXXXXXX。二、二、XXXXXXXXXXXX 1.XXXX 1.XXXX。2.XXXX 2.XXXX。一、一、XXXXXXXXXXXX 1.XXXX 1.XXXX。2.XXXX 2.XXXX。二、二、XXXXXXXXXXXX 1.XXXX 1.XXXX。（1 1）XXXXXXXX。（2 2）XXXXXXXX。2.XXXX 2.XXXX。1.1.引引用用其其他他人人力力资资源管理公文源管理公文2.2.文中夹带图表文中夹带图表3.3.结构层次序号结构层次序号4.4.结尾用语标点结尾用语标点5.5.行文规则不规范行文规则不规范主体格式注意事项与常见问题23结结尾尾用用语语标标点点符符号号不不宜宜用用“？”或或1 1个个及及多个多个“！”妥否？请批示。妥否？请批示。特此请示，望批准！特此请示，望批准！请予支持！请予支持！1.1.引引用用其其他他人人力力资资源管理公文源管理公文2.2.文中夹带图表文中夹带图表3.3.结构层次序号结构层次序号4.4.结尾用语标点结尾用语标点5.5.行文规则不规范行文规则不规范主体格式注意事项与常见问题24一文多事一文多事多头请示多头请示多个单位请示多个单位请示多个请示一并批复多个请示一并批复报告中夹带请示事项报告中夹带请示事项1.1.引引用用其其他他人人力力资资源管理公文源管理公文2.2.文中夹带图表文中夹带图表3.3.结构层次序号结构层次序号4.4.结尾用语标点结尾用语标点5.5.行文规则不规范行文规则不规范主体格式注意事项与常见问题25主体格式注意事项与常见问题附件说明附件说明在在正正文文下下空空一一行行左左空空二二字字编编排排“附附件件”二二字字，后后标标全全角角冒冒号号和和附附件件名名称称。如如有有多多个个附附件件，使使用用阿阿拉拉伯伯数数字字标标注注附附件件顺顺序序号号（如如“附附件件：1.1.”）；附附件件名名称后不加标点符号。称后不加标点符号。附附件件名名称称较较长长需需回回行行时时，应应当当与与上上一一行附件名称的首字对齐。行附件名称的首字对齐。主体主体九要素九要素标题1主送机关2正文3附件附件说明明4发文机关署名5成文日期6印章7附注8附件926主体格式注意事项与常见问题附件：附件：工作小组成员名单；工作小组成员名单；附件：附件：工作小组成员名单工作小组成员名单附件：附件：领导小组工作规则领导小组工作规则附件：附件：领导小组工作规则领导小组工作规则附件附件1 1：工作小组成员名单工作小组成员名单附件附件2 2：领导小组工作规则：领导小组工作规则附件附件3 3：关于工作小组关于工作小组的通知的通知（20172017号）号）附件：附件：1.1.工作小组成员名单工作小组成员名单 2.2.领导小组工作规则领导小组工作规则 3.3.关于工作小组关于工作小组的的 通知通知（20172017号）号）27主体格式注意事项与常见问题发文机关署名、成文日期、印章发文机关署名、成文日期、印章成成文文日日期期一一般般右右空空4 4字字编编排排，用用阿阿拉拉伯伯数数字字将将年年月月日日标标全全。印印章章端端正正、居居中中下下压压发文机关署名和成文日期。发文机关署名和成文日期。签签报报无无印印章章，只只有有发发文文机机关关署署名名和和成成文日期。文日期。主体主体九要素九要素标题1主送机关2正文3附件说明4发文机关署名文机关署名5成文日期成文日期6印章印章7附注8附件928公司发文公司发文/函发文机关署名函发文机关署名中共中共XXXX企业党委企业党委XXXX集团公司集团公司XXXX股份公司股份公司XXXX集团公司办公室集团公司办公室主体格式注意事项与常见问题29主体格式注意事项与常见问题附附 注注居居左左空空二二字字加加圆圆括括号号编编排排在在成成文文日日期期下下一一行行。附附注注是是人人力力资资源源管管理理公公文文印印发发传传达达范范围围等等需需要要说说明明的的事事项项、请请示示件件需需注注明明联系人，附注不是对正文内容的解释。联系人，附注不是对正文内容的解释。签报无附注。签报无附注。主体主体九要素九要素标题1主送机关2正文3附件说明4发文机关署名5成文日期6印章7附注附注8附件930（此件公开发布）（此件公开发布）（此件发至（此件发至）（联系人：（联系人：电话：电话：）根据工作实践，根据工作实践，请示、函请示、函这这2 2个文个文种需要标注联系人、电话。种需要标注联系人、电话。主体格式注意事项与常见问题31主体格式注意事项与常见问题附件附件附附件件应应当当另另面面编编排排，并并在在版版记记之之前前，与与人人力力资资源源管管理理公公文文正正文文一一起起装装订订。“附附件件”二二字字及及附附件件顺顺序序号号用用三三号号黑黑体体字字顶顶格格编编排排在在左左上上角角第第一一行行，不不加加冒冒号号。附附件件标标题题居居中中编编排排在在第第三三行行。附附件件标标题题应应当当与与附附件件说说明的表述一致。明的表述一致。如如不不能能与与正正文文一一起起装装订订，应应在在附附件件左左上上角角第第一一行行顶顶格格编编排排人人力力资资源源管管理理公公文文的的发发文文字字号号并并在在其其后后标标注注“附件附件”二字及顺序号。二字及顺序号。主体主体九要素九要素标题1主送机关2正文3附件说明4发文机关署名5成文日期6印章7附注8附件附件932主体格式注意事项与常见问题附件之后才是版记。空1行标题同正文一样要求黑体三号字（包括数字）附件：附件：1.1.领导小组工作规则领导小组工作规则 2.2.工作小组成员名单工作小组成员名单33附件与正文一起装订时，附件要在版记之前附件与正文一起装订时，附件要在版记之前注意：注意：n 印发、转发制度或文件，该制度或文件不按附件处理。印发、转发制度或文件，该制度或文件不按附件处理。n 落落实实文文件件精精神神的的通通知知，提提出出具具体体措措施施和和其其他他要要求求，如如需需附附该文件，则按附件处理。该文件，则按附件处理。主体格式注意事项与常见问题34印发规章制度印发规章制度转发通知转发通知主体格式注意事项与常见问题35落实文件精神通知落实文件精神通知一、提高人力资源管理公文办理质量版版记二二要素要素抄送机关1印发机关和印发时间2版记示意图36版记格式注意事项与常见问题规范的版记格式规范的版记格式印发机关是指人力资源管理公文的印制主管部门，一般应是印发机关是指人力资源管理公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公室（室），各机关的办公室（室），而不是其他业务部门。而不是其他业务部门。37一、提高人力资源管理公文办理质量格式方面内容方面文风方面38内内容容是是人人力力资资源源管管理理公公文文的的重重点点，关关系系着着人人力力资资源源管管理理公公文文意意图图的的表表达达和和效效用用发发挥挥。内内容容全全面面、条条理理清清晰晰、表表述述准准确确，有有利利于于下下级级机机关关领领会会到到位位、执执行行落落实实到到位位，也也有有利利于于上上级级机机关关全全面了解情况、及时正确决策。面了解情况、及时正确决策。内容方面39内容方面注意事项与常见问题“我们的文字材料承载的是政策，代表中国企业的脸面，要像抓工业产品质量一样抓文字材料质量，做到观点过的硬，数据过的硬，文字过的硬。”40内容方面注意事项与常见问题开开 头头 要要开开篇篇明明意意，简简要要说说明明发发文文的的根根据据和和理理由由、发发文文的的目目的的、有有关关背背景景等等，应应该该简简洁洁明明了了，尽快切入主题尽快切入主题。叙述繁琐、套话多叙述繁琐、套话多或绕弯子。或绕弯子。批复类不必讲过程，批复类不必讲过程，态度鲜明。态度鲜明。纪要类不必大篇幅纪要类不必大篇幅肯定工作。肯定工作。中中 间间 人力资源管理公文内容人力资源管理公文内容的的主体主体，要根据办文的要根据办文的目的将情况、问题、要目的将情况、问题、要求阐述清楚，求阐述清楚，决定着文决定着文稿的成败。稿的成败。结构、逻辑、语言、结构、逻辑、语言、依据、引用等问题。依据、引用等问题。结结 尾尾 人人力力资资源源管管理理公公文文内内容容的的结结束束部部分分，要要求求简简洁洁、规规范范、妥妥贴贴得得体。体。语言累赘、过分拔高、语言累赘、过分拔高、要求失当。要求失当。41内容方面注意事项与常见问题主 题 正确正确：符合事实，不要出现偏颇错讹符合事实，不要出现偏颇错讹集中集中：始终围绕一个主题，不枝不蔓，始终围绕一个主题，不枝不蔓，不散不乱不散不乱鲜明鲜明：赞成什么，反对什么，态度明朗赞成什么，反对什么，态度明朗 1.1.主题主题2.2.结构结构3.3.语言语言4.4.逻辑逻辑42内容方面注意事项与常见问题主题常见问题：重点不突出主题常见问题：重点不突出。上上级级要要求求报报告告公公司司相相关关工工作作的的开开展展情情况况，部部门门代代拟拟上上行行文文却却用用三三分分之之二二篇篇幅幅肯肯定定上上级级工工作作，未未达达到到让让上上级级了了解解公公司司工工作作情情况况、协协调调解解决问题的目的。决问题的目的。1.1.主题主题2.2.结构结构3.3.语言语言4.4.逻辑逻辑43内容方面注意事项与常见问题结结 构构 人力资源管理公文结构相对稳定人力资源管理公文结构相对稳定。集中：从内容到形式严谨有致。集中：从内容到形式严谨有致。严密：顺序井然，不缺不漏。严密：顺序井然，不缺不漏。匀称：相对匀称，详略得当。匀称：相对匀称，详略得当。连贯：线索清楚，剪裁合理。连贯：线索清楚，剪裁合理。1.1.主题主题2.2.结构结构3.3.语言语言4.4.逻辑逻辑44内容方面注意事项与常见问题结结 构构 请请示示类类签签报报：明明确确问问题题、说说明明理理由由、提提出出解解决决的的意见和办法。意见和办法。报报告告类类签签报报：观观点点明明确确、条条理理清清楚楚、详详略略得得当当、实事求是。实事求是。会会议议纪纪要要：会会议议概概况况（领领导导、何何时时何何地地何何会会议议、出出席席人人、何何单单位位汇汇报报何何事事）、议议定定事事项项及及要要求求、下一步工作部署等。下一步工作部署等。1.1.主题主题2.2.结构结构3.3.语言语言4.4.逻辑逻辑45内容方面注意事项与常见问题语 言 人力资源管理公文语言要准确、朴实、严人力资源管理公文语言要准确、朴实、严谨、规范。谨、规范。用语要能够准确表达概念的内涵和外延，用语要能够准确表达概念的内涵和外延，用词炼句要力求大众化，避免用生僻晦涩的词用词炼句要力求大众化，避免用生僻晦涩的词句。句。1.1.主题主题2.2.结构结构3.3.语言语言4.4.逻辑逻辑46非非人人力力资资源源管管理理公公文文用用语语：过过于于口口语语化化、过过于于专专业业术术语语化化，过过于于使使用用文文学学语语言言、新新闻闻语语言言、外交语言。外交语言。“统统统统在在XXXX范范围围内内考考虑虑”“”“亲亲自自挂挂帅帅”“”“考考察察、视察视察”语语病病：3 3万万-8-8万万不不能能写写成成3-83-8万万，5%-15%5%-15%，不不能能写成写成5-15%5-15%。XXXXXXXX办法（试行）不能写成办法（试行）不能写成XXXXXXXX试行办法。试行办法。相相邻邻两两个个数数字字并并列列连连用用表表示示概概数数时时，须须使使用用汉汉字字，且且之之间间不不能能用用符符号号隔隔开开，如如“七七八八天天”不不能写成能写成“七、八天七、八天”内容方面注意事项与常见问题1.1.主题主题2.2.结构结构3.3.语言语言4.4.逻辑逻辑47内容方面注意事项与常见问题逻 辑 概念明确、判断恰当、推理正确，这概念明确、判断恰当、推理正确，这是人们在进行思维活动时必须遵循的逻辑是人们在进行思维活动时必须遵循的逻辑要求，也是人们准确表述思想、正确思维要求，也是人们准确表述思想、正确思维的前提条件，否则，就会出现思维错误。的前提条件，否则，就会出现思维错误。1.1.主题主题2.2.结构结构3.3.语言语言4.4.逻辑逻辑48代代拟拟的的党党委委发发文文原原稿稿中中，开开头头写写此此事事项项已已经经XXXX、XXXX部部门门同同意意/经经过过集集团团公公司司XXXXXXXX委委员员会会讨论通过。讨论通过。代代拟拟的的集集团团公公司司或或股股份份公公司司发发文文原原稿稿中中，该该事事项项已已征征得得某某些些综综合合部部门门或或某某些些事事业业部部同同意意，现印发执行。现印发执行。内容方面注意事项与常见问题1.1.主题主题2.2.结构结构3.3.语言语言4.4.逻辑逻辑49一、提高人力资源管理公文办理质量格式方面内容方面文风方面50人力资源管理公文文风是是直直接接与与党党风风政政风风相相关关联联，代代表表企企业业或或部部门门的的政政策策水水平平，文文风风问问题反映工作作风，直接影响决策效果。题反映工作作风，直接影响决策效果。文风方面51文风方面注意事项与常见问题 1.严细程度不够：领领导导、单单位位、地地名名、日日期期写写错错误误，文文件件附附件件附附错错。部部门门、单单位位的的名名称称任任意意简简化化，同同一一文文稿稿中中简简称称不不一一致致。说法自相矛盾，前后表述意思相左等。说法自相矛盾，前后表述意思相左等。2.口头语过多：图图省省事事，人人力力资资源源管管理理公公文文、会会议议纪纪要要等等直直接接引用领导讲话。引用领导讲话。3.发文规格过高：发文就高不就低，认为规格高好办事。发文就高不就低，认为规格高好办事。52文风方面注意事项与常见问题4.浮夸、穿靴戴帽：重要讲话、指示、批示；亲自部署、重要讲话、指示、批示；亲自部署、安排、落实；在安排、落实；在XXXXXX大好形势下、在领导大力支持下大好形势下、在领导大力支持下5.篇幅冗长：红头文件正文不超过红头文件正文不超过30003000字，签报正文字，签报正文不超过不超过20002000字，工作表单正文不超过字，工作表单正文不超过10001000字。字。6.把关流于形式：把关环节不认真审核材料，直接签字把关环节不认真审核材料，直接签字放行。放行。53规范人力资源管理公文办理程序二、54人人力力资资源源管管理理公公文文处处理理是是一一项项制制度度化化、程程序序化化、精精细细化化程程度度很很高高的的工工作作，遵遵守守人人力力资资源源管管理理公公文文流流转转程程序序和和规规范范要要求求，有有利利于于保保障障人人力力资资源源管管理理公公文文合合规规合合理理、防防止止不不必必要要的的流流转转过过程程、最最大大程程度度地地缩缩短短行行文文时时间间，提提高高机机关关工工作作整整体体效能。效能。办理程序55二、规范人力资源管理公文办理程序落实落实“马上就办马上就办”要求，要求，以以“内部流程尽量短、内部流程尽量短、环节环节尽量清晰尽量清晰”为原则，优化签报管理。为原则，优化签报管理。内容：增加内容：增加“制度依据制度依据”“”“急文原因急文原因”“”“签报类别签报类别”等内容等内容 管理：将签报模块从部门级调整为公司级，专人负责签报全管理：将签报模块从部门级调整为公司级，专人负责签报全流程办理流程办理56制度依据制度依据急文原因急文原因签报类别签报类别57二、规范人力资源管理公文办理程序二、规范人力资源管理公文办理程序流程节点多、办理时间长流程节点多、办理时间长流程分段办理，无法显示当前办理环节流程分段办理，无法显示当前办理环节机要室返回部门办理时不灵活机要室返回部门办理时不灵活部门修改再次提报时产生多条记录部门修改再次提报时产生多条记录优化环节，核稿人员直接提交秘书优化环节，核稿人员直接提交秘书全流程办理，部门全程了解办理进度全流程办理，部门全程了解办理进度呈报部门根据领导批示，通过呈报部门根据领导批示，通过“送部门办送部门办理理”方式，选择相应部门进行办理方式，选择相应部门进行办理部门确认办结并进行线上归档部门确认办结并进行线上归档涉密件收取登记，领导签批后，呈报部门签涉密件收取登记，领导签批后，呈报部门签字领取纸质件，按批示要求进行办理并归档字领取纸质件，按批示要求进行办理并归档机要室确认是否办结不合理机要室确认是否办结不合理唯一记录，记录修改环节唯一记录，记录修改环节改造前改造前改造后改造后58处室室领导审核核部部门领导审签文文书编号号办公室公室审核核办公室公室核稿核稿领导秘秘书办理理公司公司领导批示批示流程流程结束束预归档档拟稿人稿人拟稿稿上会流程上会流程会会签流程流程总师审核流程核流程部部门办理理摘摘录领导批示批示意意见流程流程二、规范人力资源管理公文办理程序送部送部门办理流程理流程签报流程签报流程59二、规范人力资源管理公文办理程序处室室领导审核核部部门领导审签文文书办理理办公室公室审核核办公室公室核稿、核稿、编号号领导秘秘书办理理公司公司领导批示批示流程流程结束束预归档档拟稿人稿人拟稿稿上会流程上会流程会会签流程流程总师审核流程核流程办公室公室排版、分排版、分发摘摘录领导批示批示意意见流程流程送部送部门办理流程理流程公司级发文流程公司级发文流程校校对流程流程60部部门办理理1 1拟稿拟稿l主办部门起草签报，文稿做到准确、清晰、简洁、完整。主办部门起草签报，文稿做到准确、清晰、简洁、完整。l有有内内控控、“三三重重一一大大”、相相关关制制度度等等制制度度要要求求的的，勾勾选选制制度度依据栏，并在正文末尾详细列出内控点编号或者制度条款。依据栏，并在正文末尾详细列出内控点编号或者制度条款。l确定密级和保密期限、急缓程度。急文需写明原因。确定密级和保密期限、急缓程度。急文需写明原因。l如如需需部部门门会会签签、总总师师/总总监监联联签签，在在人人力力资资源源管管理理公公文文系系统统中中勾选相应选项。勾选相应选项。l如有多个文件，需按阅读顺序对所有文件名进行编号。如有多个文件，需按阅读顺序对所有文件名进行编号。流转方面注意事项与常见问题拟稿人稿人拟稿稿612 2部门审核部门审核l处处室室领领导导、办办公公室室主主任任审审核核文文稿稿是是否否达达意意、合合规规、有有无无缺缺漏漏以以及及格格式式是是否否规规范范，审审核核制制度度依依据据是是否否准准确确、密密级级是是否否准准确确、会签部门是否准确完整、是否需要总师会签部门是否准确完整、是否需要总师/总监联签等。总监联签等。l部部门门领领导导在在“呈呈报报部部门门”处处签签字字，保保证证文文稿稿合合法法合合规规、文文字字准准确确、格格式式规规范范、部部门门内内流流程程完完整整。签签署署时时一一般般只只签签署署负负责责人姓名和时间，以示负责。人姓名和时间，以示负责。流转方面注意事项与常见问题处室室领导审核核部部门领导审签办公室公室审核核623 3会签会签l会会签签部部门门收收到到会会签签文文稿稿后后应应于于3 3个个工工作作日日内内完完成成，如如需需讨讨论论研研究，应于究，应于3 3个工作日内反馈主办部门，并告知预计会签时间。个工作日内反馈主办部门，并告知预计会签时间。l会签部门负责人在会签部门负责人在“会签部门会签部门”处签字，以示负责。处签字，以示负责。l如如超超时时未未反反馈馈，则则系系统统会会显显示示“超超时时视视同同同同意意”并并结结束束会会签签，反馈主办部门。反馈主办部门。流转方面注意事项与常见问题会会签流程流程634 4总师总师/总监联签总监联签l根根据据内内控控制制度度要要求求，需需要要总总师师、财财务务总总监监履履行行审审核核职职责责的的事事项，需提交总师、财务总监联签。项，需提交总师、财务总监联签。l办办公公室室总总师师办办服服务务的的总总师师，主主办办部部门门将将签签报报提提交交至至总总师师办办，由总师办负责协调总师审核。由总师办负责协调总师审核。l相关部门服务的总师，由相关部门协调总师审核。相关部门服务的总师，由相关部门协调总师审核。流转方面注意事项与常见问题总师审核流程核流程645 5办公室办公室核稿核稿l审审核核政政策策法法规规、行行文文规规范范、内内容容格格式式是是否否合合规规，以以及及附附件件、背景材料是否齐全背景材料是否齐全。l制制度度依依据据是是否否准准确确、密密级级是是否否准准确确、是是否否需需要要部部门门会会签签以以及及会签是否完整会签是否完整、是否履行是否履行总师总师/总监总监审核程序审核程序等。等。l确定上会建议或主管领导审定，在确定上会建议或主管领导审定，在“办公室核稿处办公室核稿处”签字。签字。流转方面注意事项与常见问题办公室公室核稿核稿656 6校对校对l主主办办部部门门收收到到校校对对提提醒醒通通知知后后，在在1 1个个工工作作日日内内完完成成文文件件清清样样校对。校对。l拟拟稿稿人人务务必必认认真真校校对对，点点击击完完成成校校对对后后，文文件件将将于于规规定定时时限限内正式印发。内正式印发。l拟拟稿稿人人员员无无法法及及时时校校对对时时，主主办办部部门门需需安安排排其其他他人人员员代代为为校校对。对。流转方面注意事项与常见问题校校对流程流程66常见问题常见问题三、67签报、发文重复报送1三、常见问题三、常见问题 如果最终制发公司层级的文件，如果最终制发公司层级的文件，选择党委选择党委/集团集团/股份发文流程。股份发文流程。并插入并插入“人力资源管理公文办理人力资源管理公文办理情况说明情况说明”。勿使用签报流程。勿使用签报流程。签报仅限于向领导请示、报告签报仅限于向领导请示、报告事项。事项。发文、签报均可报党委会、董发文、签报均可报党委会、董事长办公会、总裁办公会等会议事长办公会、总裁办公会等会议审议。均适用于总师审核、财务审议。均适用于总师审核、财务总监联签流程。总监联签流程。68签 报公司发文三、常见问题三、常见问题69三、常见问题三、常见问题70签签 报报公司级发文（上行文）公司级发文（上行文）公司级发文（下行文）公司级发文（下行文）用途向领导请示报告工作内部行文向领导请示报告工作并制发公司层级文件向外部上级单位行文向领导请示报告工作并制发公司层级文件系统内部行文流程会签、联签、上会审议会签、联签、上会审议会签、联签、上会审议标题关于*的请示/报告中共中国石油化工集团公司党委关于*+文种中国石油化工集团公司关于*+文种中国石油化工股份有限公司关于*+文种中国石油化工集团公司办公室关于*+文种关于*+文种主送领导个人同志：并同志：、并同志：受理机关上级机关全称或规范化简称中共中央办公室：国务院国有资产监督管理委员会：财政部：受理机关下属单位全称、规范化简称或同类型机关统称各直属单位党委、公司机关各部门党总支（支部）：各企事业单位、股份公司各分（子）公司：各有关单位：三、常见问题三、常见问题71签签 报报公司级发文（上行文）公司级发文（上行文）公司级发文（下行文）公司级发文（下行文）格式可以插入图表正文中不能插入图表，可以作为附件处理正文中不能插入图表，可以作为附件处理落款部门名称+成文日期发文机关署名+成文日期+印章中共中国企业党委中国企业集团公司中国企业股份公司中国企业集团公司办公室发文机关署名+成文日期+印章中共中国企业党委中国企业集团公司中国企业股份公司中国企业集团公司办公室附注无附注请示类的必须有附注（联系人：电话：）不做要求文件上载签报正文+办文依据人力资源管理公文办理情况+正文+办文依据人力资源管理公文办理情况+正文+办文依据时限部门会签3个工作日报告类签报领导签批环节不统计部门会签3个工作日部门会签3个工作日会签2三、常见问题三、常见问题 签报内容涉及其他部门业务范签报内容涉及其他部门业务范围的，要先行会签。如意见不一围的，要先行会签。如意见不一致，会签部门要及时反馈，由主致，会签部门要及时反馈，由主办部门牵头协商，待意见一致后办部门牵头协商，待意见一致后呈报。如最终无法取得一致意见，呈报。如最终无法取得一致意见，主办部门需在正文中写明征求意主办部门需在正文中写明征求意见过程，并附会签部门意见。见过程，并附会签部门意见。突出问题：突出问题：未会签或会签不到未会签或会签不到位位、不全不全；已协商未达成一致意；已协商未达成一致意见且没有说明情况；见且没有说明情况；对会签部门对会签部门提出的意见不置可否提出的意见不置可否等。等。3 3个工作日完成会签，如不能按个工作日完成会签，如不能按时完成，需反馈预计会签时间。时完成，需反馈预计会签时间。如不反馈，将显示如不反馈，将显示“超时视同同超时视同同意意”。72领导批示落实情况的报送方式3三、常见问题三、常见问题 如果领导批示多个部门办理，如果领导批示多个部门办理，办公室将签报退回给主办部门，办公室将签报退回给主办部门，由主办部门通过由主办部门通过“送部门办理送部门办理”方式，选择相关部门继续办理。方式，选择相关部门继续办理。一般情况下，由主办部门统一一般情况下，由主办部门统一汇总分办部门落实情况，向领导汇总分办部门落实情况，向领导汇报。汇报。特殊情况下，需要专报的按领特殊情况下，需要专报的按领导要求办理。导要求办理。73密级不准确4三、常见问题三、常见问题 “涉密不上网、上网不涉密涉密不上网、上网不涉密”国家秘密和集团公司核心商密文件须纸质件办理，不得在人力资源管理公文系统中线上办理，不上传电子文档，不填写完整标题。例如“关于*的请示”，线上仅用于编号、留痕。集团公司核心商业秘密事项集团公司核心商业秘密事项（2222项），集团公司普通商业秘项），集团公司普通商业秘密事项（密事项（6464项）。项）。不得将不得将领导在签报、发文稿纸领导在签报、发文稿纸上的批示转给非相关人员上的批示转给非相关人员。74主送领导不准确，范围过大或过小5三、常见问题三、常见问题 普通事项仅需报分管领导，不普通事项仅需报分管领导，不得扩大范围得扩大范围。涉及其他领导分管业务涉及其他领导分管业务 其他领导交办事项其他领导交办事项 审批权限审批权限 涉及全局的重要事项，需同时涉及全局的重要事项，需同时报主要领导报主要领导 75发文缺少“人力资源管理公文办理情况说明”6三、常见问题三、常见问题 如果需要向公司领导说明发如果需要向公司领导说明发文情况，应插入文情况，应插入“人力资源管理人力资源管理公文办理情况说明公文办理情况说明”。“人力资源管理公文办理情况人力资源管理公文办理情况说明说明”要重点突出，不得与正文要重点突出，不得与正文重复，要起到说明的作用。重复，要起到说明的作用。包括并不仅限于以下情况：包括并不仅限于以下情况：非日常性工作非日常性工作有可能涉及多位领导批示有可能涉及多位领导批示需要履行总师审核、财务总监联需要履行总师审核、财务总监联签、上会审议等程序签、上会审议等程序76制度依据、内控点描述不全7三、常见问题三、常见问题 认真阅读并执行认真阅读并执行内控权限内控权限指引指引和相关制度，如所请示事和相关制度，如所请示事项有适用的内控或制度，勾选项有适用的内控或制度，勾选“制度依据制度依据”栏。栏。在正文末尾说明制度依据及在正文末尾说明制度依据及内控点的具体条款、审批层级、内控点的具体条款、审批层级、审议建议。审议建议。例如：例如：根据内控权限指引根据内控权限指引JT1.1.1规定，该项目需分管领规定，该项目需分管领导审批导审批/总经理审批总经理审批/提交党委会提交党委会审议。审议。77缺少办文依据8三、常见问题三、常见问题 n 批复类：批复类：企业的请示来文。企业的请示来文。n 复函类：复函类：外单位的来函。外单位的来函。n 上报文件类：上报文件类：上级单位的通知。上级单位的通知。n 落实领导交办事项类：落实领导交办事项类：前期领导关于此项工作的批示情况。前期领导关于此项工作的批示情况。在正文区上载办文依据，以在正文区上载办文依据，以保证归档时要素齐全，符合归档保证归档时要素齐全，符合归档工作要求。工作要求。78正文区附件的处理，命名，删除9三、常见问题三、常见问题 按按阅读顺序对所有文件进行阅读顺序对所有文件进行流水编号，例如流水编号，例如1-1-，2-2-，超过超过1010个以上的文件，请按个以上的文件，请按01-01-，02-02-进行编号。进行编号。一般一般顺序序为1-人力人力资源管理公文源管理公文办理情况理情况说明名称、明名称、2-正文名称、正文名称、3-附件名称等。附件名称等。办公室核稿环节返回的文档，办公室核稿环节返回的文档，请在线修改，勿删除。请在线修改，勿删除。正文正文应为DOC格式，附件格式，附件应为DOC、PDF、XLS、TIF等通等通用格式，正文与附件均不得使用用格式，正文与附件均不得使用压缩文件。符合文件。符合归档、档、审签、修、修改的需要。改的需要。79请示类、报告类签报混用10三、常见问题三、常