第4章电子表格处理课件.ppt

第第4章章 电子表格处理电子表格处理主要内容主要内容4.1 EXCEL的基础知识的基础知识4.2 EXCEL的基本操作的基本操作4.3 编辑工作表数据编辑工作表数据4.4工作表的编辑和格式工作表的编辑和格式4.5 数据管理和分析数据管理和分析4.6 图表功能图表功能学习目标学习目标p熟练掌握EXCEL基本操作p掌握数据管理功能，熟练操作对数据排序与筛选p掌握EXCEl的图表功能4.1 EXCEL的基础知识的基础知识p 主要功能p 退出和启动p 窗口界面p 基本概念主要功能主要功能Excel也是Microsoft Office的常用组件，使用该软件可以快速、简便地处理原始数据，并制作出统计图表。用Excel制作的非典疫情通报实例电子表格软件与文字处理软件的比较表：电子表格软件与文字处理软件的比较表：启动和退出启动和退出p首先启动Windows操作系统，然后鼠标单击左下角的“开始”按钮，在随之出现的菜单中单击“程序”项，打开程序级联菜单后，再单击“Microsoft Excel”选项，Excel 2000即开始启动。p如果在桌面上生成了Excel 2000的快捷方式，则可以在Windows的桌面上直接双击“Microsoft Excel”图标。1.1.启动启动Excel2.2.退出退出Excel 退出时如果有文件没有保存，退出时如果有文件没有保存，Excel会显示会显示一个对话框：一个对话框：如果有多个文件未被保存，则在对话框中可选如果有多个文件未被保存，则在对话框中可选择择“全是全是”按钮，此时所有文件都被保存，不再一按钮，此时所有文件都被保存，不再一一提示。一提示。退出时如果Excel文件没有命名，还会出现“另存为”对话框，在此框中键入新名字后，单击“保存”按钮即可。窗口界面窗口界面1.1.编辑栏编辑栏 显示活动单元格中的数据和公式。显示活动单元格中的数据和公式。2.2.名称框名称框 显示当前活动单元格的位置。显示当前活动单元格的位置。3.3.工作表区域工作表区域 存放数据。存放数据。4.4.工作表标签工作表标签 显示工作表的名称，初始为显示工作表的名称，初始为Sheet1,Sheet1,Sheet2,Sheet3Sheet2,Sheet3。基本概念基本概念1.1.工作簿工作簿 ExcelExcel文件就是一个工作簿（一个活页夹文件就是一个工作簿（一个活页夹)。2.2.工作表工作表 活页夹中的一张张活页纸，由单元格组成活页夹中的一张张活页纸，由单元格组成。3.3.单元格单元格 每每一一个个工工作作表表都都由由单单元元格格组组成成。单单元元格格位位置置 由由交交叉的列、行名表示。叉的列、行名表示。4.4.活动单元格活动单元格 带粗线黑框的单元格，其名字出现在名称框中。带粗线黑框的单元格，其名字出现在名称框中。4.4.单元格内容单元格内容 可可以以是是数数字字、字字符符、公公式式、日日期期等等，如如果果是是字字符符，还可以分段落还可以分段落。5.5.单元格区域（范围）单元格区域（范围）多个相邻的呈矩形状的一片单元格。多个相邻的呈矩形状的一片单元格。区区域域名名字字由由区区域域左左上上角角单单元元格格名名和和右右下下角角单单元元格格名中间加冒号名中间加冒号“：”来表示。来表示。例例如如C3:F8表表示示左左上上角角C3单单元元格格到到右右下下角角F8单单元元格的由格的由24个单元格组成的矩形区域。个单元格组成的矩形区域。4.2 EXCEL的基本操作的基本操作p 区域选择与命名p 向工作表中输入数据p 文件的保存区域选择与命名区域选择与命名1.1.选取区域选取区域 (1)(1)单元格的选择：单元格的选择：单击单元格；单击单元格；(2)(2)行的选择：行的选择：单击行标头单击行标头;(3)(3)列的选择：列的选择：单击列标头单击列标头;(4)(4)连续区域的选择：连续区域的选择：将光标定位在所选连续区域的左上角；将光标定位在所选连续区域的左上角；拖动鼠标至连续区域的右下角；释放鼠标。拖动鼠标至连续区域的右下角；释放鼠标。(5)(5)不相邻区域的选择不相邻区域的选择 按按住住【Ctrl】键的同时键的同时,做上述做上述、的操作。的操作。选择不连续的区域：选择不连续的区域：2.2.命名区域命名区域 为选择的某个单元格或范围设定名称。为选择的某个单元格或范围设定名称。操作步骤：操作步骤：(1)(1)选择单元格范围选择单元格范围;(2)(2)单击名字框单击名字框;(3)(3)输入名称；输入名称；(4)(4)按下按下【Enter】键。键。向工作表中输入数据向工作表中输入数据1.1.输入常量输入常量（文本、数值、日期时间）（文本、数值、日期时间）(1)(1)选择单元格选择单元格,输入相应内容输入相应内容;(2)(2)按按Enter键键(或或Tab键键,或单击或单击“”按钮按钮)。说明：说明：文本输入时向左对齐；文本输入时向左对齐；输入的内容需要分段时，按输入的内容需要分段时，按Alt+Enter键；键；输入字符型数字时，前面加一个单引号；输入字符型数字时，前面加一个单引号；数值型数据输入时靠右对齐；数值型数据输入时靠右对齐；日期格式为日期格式为“mm/dd/yy”、“dd-mm-yy”；以以2424小时制时钟显示小时制时钟显示“hh:mm”。2.2.输入公式输入公式(1)(1)选定输入公式的单元格；选定输入公式的单元格；(2)(2)输入等号输入等号“=”；(3)(3)输入公式具体内容；输入公式具体内容；(4)(4)按下按下EnterEnter键，完成公式的输入。键，完成公式的输入。注：注：公式中不应含有空格符；公式中不应含有空格符；单单元元格格中中的的公公式式内内容容显显示示在在编编辑辑栏栏中中，计算结果则显示在单元格内。计算结果则显示在单元格内。公式选项板的使用 单单击击编编辑辑栏栏中中的的“=”，即即可可显显示示公公式式选选项项板板。公公式式选选项项板板中中显显示示函函数数的的名名称称、参参数数和和计计算算结结果果，以以及及整整个个公公式式的的计计算算结结果和该函数的简单说明。果和该函数的简单说明。使用公式选项板输入数据使用公式选项板输入数据3.函数（1 1）函数必须以）函数必须以“=”开头；开头；（2 2）函数的参数用圆括号函数的参数用圆括号“()”括起来；括起来；（3 3）函数的参数多于一个时，要用函数的参数多于一个时，要用“,”号分隔；号分隔；（4 4）参数的文本要用英文的双引号括起来；参数的文本要用英文的双引号括起来；（5 5）参数可以是已定义的单元格名或区域名；）参数可以是已定义的单元格名或区域名；（6 6）可可以以混混合合使使用用区区域域名名、单单元元格格引引用用和和数数值值作作为函数的参数。为函数的参数。函数的参数类型（1 1）数字，如）数字，如2121、-7-7、37.2537.25等；等；（2 2）文字，如）文字，如“a”、“Word”、“Excel”等；等；若若在在文文字字中中使使用用双双引引号号，则则在在每每个个双双引引号号处处用用两个双引号，如两个双引号，如“TEXT”；（3 3）逻逻辑辑值值，如如TRUE、FALSE或或者者计计算算时时产产生生逻逻辑值的语句（如辑值的语句（如A10103535）；）；（4 4）错误值，如错误值，如#REF!；（5 5）单元格引用，如单元格引用，如D11、C5:C10。（1）直接输入函数。（2）粘贴函数（使用粘贴函数按钮）函数的输入方法函数的输入方法粘贴函数法粘贴函数法:(1)(1)选择要输入函数的单元格选择要输入函数的单元格;(2)(2)单击工具栏单击工具栏fx(粘贴函数粘贴函数)按钮按钮 ，打开，打开“粘粘贴函数贴函数”对话框：对话框：（3 3）在在“函函数数分分类类”列列表表框框中中选选择择函函数数类类型型，在在“函函数数名名”列列表表框框中中选选择择函函数数名名称称，单单击击“确确定定”按钮，出现函数参数输入对话框。按钮，出现函数参数输入对话框。（4 4）在参数框中输入常量、单元格或区域。）在参数框中输入常量、单元格或区域。（5 5）输输入入完完成成函函数数所所需需的的所所有有参参数数后后，单单击击“确定确定”按钮。按钮。函数参数输入对话框函数参数输入对话框 使用使用“自动求和自动求和”工具按钮工具按钮1.1.初次保存文件初次保存文件 (1)(1)选择选择“文件文件”菜单的菜单的“保存保存”或或“另存为另存为”项项;(2)(2)选择保存位置选择保存位置(驱动器、文件夹驱动器、文件夹)及类型及类型;(3)(3)输入文件名输入文件名;(4)(4)单击单击“保存保存”按钮。按钮。2.2.修改后保存文件修改后保存文件 选择选择“文件文件”菜单的菜单的“保存保存”命令或单击工具栏命令或单击工具栏“保存保存”按钮按钮文件的保存文件的保存4.3 编辑工作表数据编辑工作表数据p 数据修改数据修改p 数据删除数据删除p 数据的移动和复制数据的移动和复制p 单元格、行、列的插入和删除单元格、行、列的插入和删除p 公式的移动和复制公式的移动和复制p 数据的填充数据的填充p 查找与替换查找与替换 1.1.在编辑栏修改在编辑栏修改 先选中要修改的单元格，然后在编辑栏中进行先选中要修改的单元格，然后在编辑栏中进行相应修改，按相应修改，按“”按钮确认修改，按按钮确认修改，按“”按钮按钮或或ESC键放弃修改。键放弃修改。2.2.直接在单元格修改直接在单元格修改 双击单元格，然后进入单元格修改。双击单元格，然后进入单元格修改。两种方法：两种方法：数据修改数据修改 1.1.数据清除数据清除 数据清除针对的对象是数据，单元格本身并数据清除针对的对象是数据，单元格本身并不受影响。不受影响。选择选择“编辑编辑”菜单的菜单的“清除清除”命令，在级联命令，在级联菜单中的菜单中的“格式格式”、“内容内容”或或“批注批注”分别只分别只取消单元格的格式、内容或批注，取消单元格的格式、内容或批注，“全部全部”命令命令则将单元格的格式、内容和批注统统取消。但单则将单元格的格式、内容和批注统统取消。但单元格本身仍留在原位置不变。元格本身仍留在原位置不变。选定单元格或区域后按选定单元格或区域后按Del键，相当于选择清键，相当于选择清除除“内容内容”命令。命令。数据删除数据删除 2.2.数据删除数据删除 数据删除针对的对象是单元格，删除后选取数据删除针对的对象是单元格，删除后选取的单元格连同里面的数据都从工作表中消失。的单元格连同里面的数据都从工作表中消失。选取单元格或一个区域后，选择选取单元格或一个区域后，选择“编辑编辑”菜菜单的单的“删除删除”命令，出现命令，出现“删除删除”对话框，可选对话框，可选择择“右侧单元格左移右侧单元格左移”或或“下方单元格上移下方单元格上移”来来填充被删掉单元格后留下的空缺。填充被删掉单元格后留下的空缺。1.1.鼠标拖动方法鼠标拖动方法 (1)(1)选择要移动或复制的单元格；选择要移动或复制的单元格；(2)(2)如果要移动，将光标移到单元格边框的如果要移动，将光标移到单元格边框的 下侧或右侧，出现箭头状光标时，用鼠下侧或右侧，出现箭头状光标时，用鼠 标拖动单元格到新位置；标拖动单元格到新位置；如果要复制，按住如果要复制，按住【Ctrl】键同时按上键同时按上 述方法用鼠标拖动单元格到新位置；述方法用鼠标拖动单元格到新位置；(3)(3)释放鼠标，完成操作。释放鼠标，完成操作。数据的移动和复制数据的移动和复制2.2.使用剪贴板使用剪贴板 (1)(1)选择要移动或复制的单元格；选择要移动或复制的单元格；(2)(2)如果要移动，选择如果要移动，选择“编辑编辑”中的中的“剪切剪切”项；项；如果要移动，选择如果要移动，选择“编辑编辑”中的中的“复制复制”项；项；(3)(3)单击新位置中的第一个单元格；单击新位置中的第一个单元格；(4)(4)选择选择“编辑编辑”中的中的“粘贴粘贴”项；项；(5)(5)按按【Enter】键，结束操作。键，结束操作。1.1.插入单元格插入单元格（1 1）鼠标单击要插入单元格的位置；）鼠标单击要插入单元格的位置；（2 2）选择）选择“插入插入”菜单的菜单的“单元格单元格”命令；命令；（3 3）在在出出现现的的“插插入入”对对话话框框中中选选择择新新单单元元格格出出现的位置；现的位置；（4 4）单击）单击“确定确定”按钮即插入一个空白单元格按钮即插入一个空白单元格。单元格、行、列的插入与删除单元格、行、列的插入与删除2.2.插入行、列插入行、列 （1 1）单击要插入新行或新列的单元格；）单击要插入新行或新列的单元格；（2 2）选择）选择“插入插入”菜单的菜单的“行行”命令或命令或“列列”命令，选中单元格所在行向下移动一行，或者所在命令，选中单元格所在行向下移动一行，或者所在列向右移动一列，以腾出位置插入一空行或空列。列向右移动一列，以腾出位置插入一空行或空列。如需插入多行或多列则须选择多个单元格。如需插入多行或多列则须选择多个单元格。3.3.删除单元格、行、列删除单元格、行、列 （1 1）单击要删除的单元格、行或者列；）单击要删除的单元格、行或者列；（2 2）选择）选择“编辑编辑”菜单的菜单的“删除删除”命令命令经过复制后的公式发生了变化经过复制后的公式发生了变化(注意编辑栏注意编辑栏)：公式的移动和复制公式的移动和复制 当当复复制制公公式式时时，若若在在公公式式中中使使用用单单元元格格或或区区域域，则则在在复复制制的的过过程程中中根根据据不不同同的的情情况况使使用用不不同同的单元格引用。的单元格引用。（1 1）相对引用相对引用 ExcelExcel中中默默认认的的单单元元格格引引用用为为相相对对引引用用，如如A1A1、B2B2等等。相相对对引引用用是是当当公公式式在在复复制制或或移移动动时时会会根根据据移动的位置自动调节公式中引用单元格的地址。移动的位置自动调节公式中引用单元格的地址。（2 2）绝对引用绝对引用 在在行行号号和和列列号号前前均均加加上上“$”符符号号，则则代代表表绝绝对对引引用用。公公式式复复制制时时，绝绝对对引引用用单单元元格格将将不不随随公公式位置变化而改变。式位置变化而改变。（3）混合引用 混合引用是指单元格地址的行号或列号前加上“$”符号，如$A1或A$1。当公式单元因为复制或插入而引起行列变化时，公式的相对地址部分会随位置变化，而绝对地址部分仍不变化。1.1.使用填充柄使用填充柄(1)(1)初始值为纯字符或纯数字，填充相当于数据复制。初始值为纯字符或纯数字，填充相当于数据复制。(2)(2)初初始始值值为为文文字字数数字字混混合合体体，填填充充时时文文字字不不变变，最最右边的数字递增。如初始值为右边的数字递增。如初始值为A1，填充为填充为A2，A3，。(3)(3)初始值为初始值为Excel预设的自动填充序列中一员，按预预设的自动填充序列中一员，按预设序列填充。如初始值为二月，自动填充三月、四月设序列填充。如初始值为二月，自动填充三月、四月。数据的填充数据的填充2.2.自定义序列自定义序列 可以把经常用到的一些序列做一个定义来可以把经常用到的一些序列做一个定义来进行自动填写。进行自动填写。(1)(1)自定义序列步骤：自定义序列步骤：选择选择“工具工具”菜单中的菜单中的“选项选项”命令，选命令，选择择“自定义序列自定义序列”标签标签 ；在在“输入序列输入序列”表中分别输入序列的每一表中分别输入序列的每一项，单击项，单击“添加添加”按钮将所定义的序列添加到按钮将所定义的序列添加到“自定义序列自定义序列”的列表中；的列表中；按按“确定确定”按钮退出对话框。按钮退出对话框。建立自定义序列建立自定义序列(2)(2)使用自定义序列：使用自定义序列：在单元格内输入自定义序列中的任一项，并在单元格内输入自定义序列中的任一项，并 选择它；选择它；用鼠标左键拖动所选单元格右下角的用鼠标左键拖动所选单元格右下角的“填充填充 柄柄”至结束处。至结束处。3.3.利用利用“编辑编辑”|“填充填充”命令命令 (1)(1)在某单元格中输入起始值：在某单元格中输入起始值：(2)(2)选择菜单命令选择菜单命令“编辑编辑”|“填充填充”|“序列序列”；(3)(3)在在“序列序列”对话框中填入相关信息对话框中填入相关信息；(4)(4)单击单击“确定确定”按钮，完成操作按钮，完成操作。“序列序列”对话框对话框 按住按住Ctrl键不松手，选择所有要输入相同内容键不松手，选择所有要输入相同内容的单元格；输入数据，按的单元格；输入数据，按Ctrl+Enter键即完成操作。键即完成操作。4.4.表中有相同内容的单元格的输入表中有相同内容的单元格的输入 1.1.查找查找 如下图所示，可通过查找对话框上的选项确定查如下图所示，可通过查找对话框上的选项确定查找范围及查找内容。找范围及查找内容。查找与替换查找与替换2替换 搜索和替换的字符可以包括文字、数字、公式搜索和替换的字符可以包括文字、数字、公式或公式的部分。在或公式的部分。在“编辑编辑”菜单的菜单的“选项选项”命令命令或按或按Ctrl+H键，弹出键，弹出“替换替换”对话框，如下图所对话框，如下图所示。示。4.4 工作表的编辑与格式化工作表的编辑与格式化p编辑工作表编辑工作表p格式化工作表格式化工作表p使用自动套用格式使用自动套用格式p格式的复制和删除格式的复制和删除p工作表的打印工作表的打印1.1.选择工作表选择工作表 用鼠标单击相应标签。用鼠标单击相应标签。2.2.工作表改名工作表改名 方法一：方法一：单击要命名的工作表，选择单击要命名的工作表，选择“格式格式”菜单的菜单的“工作表工作表”命令，在其子菜单中选择命令，在其子菜单中选择“重重命名命名”命令，被选中的工作表名字呈可编辑状态，命令，被选中的工作表名字呈可编辑状态，直接输入新的名字。直接输入新的名字。方法二：方法二：双击工作表名字，待选中的工作表名双击工作表名字，待选中的工作表名字呈可编辑状态，直接输入新的名字。字呈可编辑状态，直接输入新的名字。编辑工作表编辑工作表3.3.插入新的工作表插入新的工作表 先选择插入位置，然后使用先选择插入位置，然后使用“插入插入”菜单中的菜单中的“工作表工作表”命令。命令。4.4.删除工作表删除工作表 选择选定要删除的工作表，使用选择选定要删除的工作表，使用“编辑编辑”菜单菜单中的中的“删除工作表删除工作表”命令，并确认命令，并确认“将永久性删除将永久性删除选定工作表选定工作表”。5 5.移动或复制工作表移动或复制工作表 (1)(1)移动或复制到同一工作簿中：移动或复制到同一工作簿中：单击需要移动的工作表标签，将其拖动到所希望单击需要移动的工作表标签，将其拖动到所希望的位置的位置(拖动的同时按住拖动的同时按住【Ctrl】键即实现复制）。键即实现复制）。(2)(2)移动或复制到不同的工作簿中：移动或复制到不同的工作簿中：选择选择“编辑编辑”菜单中的菜单中的“移动或复制工作表移动或复制工作表”项，项，在打开的对话框中选择要移至的工作簿和插入位置在打开的对话框中选择要移至的工作簿和插入位置(需要复制还需选中需要复制还需选中“建立副本建立副本”复选框复选框)。(1)(1)水平拆分水平拆分 单击水平拆分线下一行的行号或下一行最左列单击水平拆分线下一行的行号或下一行最左列的单元格，例如的单元格，例如A2A2，使用使用“窗口窗口”菜单的菜单的“拆分拆分”命令，则实现水平拆分，工作表被分为上、下两个命令，则实现水平拆分，工作表被分为上、下两个窗口。窗口。6.6.拆分或冻结工作表拆分或冻结工作表(2)(2)垂直拆分垂直拆分 单击垂直拆分线右一列的列号或右一列最上方的单击垂直拆分线右一列的列号或右一列最上方的单元格，例如单元格，例如C1C1，使用使用“窗口窗口”菜单的菜单的“拆分拆分”命令，命令，则实现垂直拆分，工作表被分为左、右两个窗口。则实现垂直拆分，工作表被分为左、右两个窗口。6.6.拆分或冻结工作表拆分或冻结工作表(3)(3)水平、垂直同时拆分水平、垂直同时拆分 单击工作表非第一行也非第一列的任一单元格，单击工作表非第一行也非第一列的任一单元格，例如例如C2C2，使用使用“窗口窗口”菜单的菜单的“拆分拆分”命令，活动单命令，活动单元格上边和左边分别出现拆分线，工作表被分为上、元格上边和左边分别出现拆分线，工作表被分为上、下、左、右下、左、右4 4个窗口。个窗口。6.6.拆分或冻结工作表拆分或冻结工作表水平、垂直同时拆分水平、垂直同时拆分 （4 4）窗口冻结窗口冻结 使用使用“窗口窗口”菜单的菜单的“冻结窗格冻结窗格”命令，可以命令，可以把图中左上、左下和右上三个区域冻结起来。即上把图中左上、左下和右上三个区域冻结起来。即上下移动窗口时，工作表的第一行（字段名）始终不下移动窗口时，工作表的第一行（字段名）始终不动；左右移动窗口时，第一、二两列（学号、姓名）动；左右移动窗口时，第一、二两列（学号、姓名）始终不动。这就便于观察工作表中的数据。始终不动。这就便于观察工作表中的数据。6.6.拆分或冻结工作表拆分或冻结工作表 拖动水平拆分框或垂直拆分框可以移动拆分拖动水平拆分框或垂直拆分框可以移动拆分线的位置，双击拆分线可以取消窗口拆分。线的位置，双击拆分线可以取消窗口拆分。使用使用“窗口窗口”菜单的菜单的“撤消窗口冻结撤消窗口冻结”命令，命令，只取消窗口冻结。使用只取消窗口冻结。使用“窗口窗口”菜单的菜单的“撤消拆撤消拆分窗口分窗口”命令，则可以同时取消窗口的拆分和冻命令，则可以同时取消窗口的拆分和冻结。结。7.7.取消拆分或冻结取消拆分或冻结 ExcelExcel提供的数字格式有：常规、数值、货提供的数字格式有：常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、自定义等。默认的数字格式科学记数、文本、自定义等。默认的数字格式是是“常规常规”格式。输入时，系统根据单元格中格式。输入时，系统根据单元格中输入的数值进行适当的格式化。输入的数值进行适当的格式化。1.1.数字的格式化数字的格式化格式化工作表格式化工作表设置单元格数字格式（1 1）用菜单设置单元格的数字格式）用菜单设置单元格的数字格式 选选择择“格格式式”菜菜单单的的“单单元元格格”命命令令，在在“单元格格式单元格格式”对话框中选择对话框中选择“数字数字”标签；标签；（2 2）用工具栏设置单元格的数字格式）用工具栏设置单元格的数字格式。较较简简单单的的设设置置，可可以以直直接接通通过过“格格式式”工工具具栏上的快捷按钮来实现。栏上的快捷按钮来实现。“单元格格式单元格格式”对话框的对话框的“数字数字”标签标签创建自定义格式 在在“单单元元格格格格式式”对对话话框框的的“数数字字”标标签签中中，在在“分分类类”列列表表中中选选择择“自自定定义义”选选项项，在在“类类型型”列列表表中中选选择择一一个个最最接接近近需需要要的的自自定定义义格格式式并并进进行行修修改改；单单击击“确确定定”按按钮钮或或按按回回车车键键，保存新的数字格式。保存新的数字格式。“单单元元格格格格式式”对对话话框框的的“字字体体”标签标签2.2.设置字体设置字体 鼠鼠标标指指向向要要调调整整列列宽宽（或或行行高高）的的列列标标(或或行行标标)的的分分隔隔线线上上，这这时时鼠鼠标标指指针针会会变变成成一一个个双双向向箭箭头头的形状，拖动分隔线至适当位置。的形状，拖动分隔线至适当位置。列列宽宽、行行高高的的精精确确调调整整，可可用用“格格式式”菜菜单单中中的的“列列”命命令令或或“行行”命命令令及及其其子子命命令令进进行行设设置。置。3.3.调整工作表的行宽和列高调整工作表的行宽和列高 “单元格格式单元格格式”对话框的对话框的“对齐对齐”标签标签4.4.设置对齐方式设置对齐方式 “对齐对齐”格式示例格式示例 选择要添加边框的区域，然后选择选择要添加边框的区域，然后选择“单元格单元格格式格式”对话框的对话框的“边框边框”标签，设置添加边框线标签，设置添加边框线的位置、线型与颜色。的位置、线型与颜色。选择选择“单元格格式单元格格式”对话框的对话框的“图案图案”标签，标签，对指定单元格的背景设置图案与颜色。对指定单元格的背景设置图案与颜色。5.5.添加边框和底纹添加边框和底纹排版时将一些满足一定条件的数据突出显示 条件格式化。(1)选定要设置格式的区域；(2)选择“格式”菜单的“条件格式”命令；(3)输入需要格式化的数据条件(小于60分);6.6.条件格式条件格式(4)定义满足条件的单元格的格式(加红色图案)；如果有多个条件，按“添加”按钮，添加条件，重复上一步操作；(5)单击“确定”按钮，完成操作(结果见下图)。在在“条件格式条件格式”对话框中设置多个条对话框中设置多个条件件(1)选定要套用自动格式的单元格区域;(2)选择“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，弹出“自动套用格式”对话框；(3)在“格式”列表框中选择一个格式后单击“确定”按钮。操作步骤：操作步骤：自动套用格式自动套用格式“自动套用格式自动套用格式”对话框对话框1.工具栏按钮的方法复制格式(1)选定所要复制格式的源单元格；(2)在“常用”工具栏上单击“格式刷”按钮，所选择的单元格区域外出现闪动的虚线框；(3)用带有格式刷的光标,选择目的单元格,完成操作。格式复制格式复制格式复制和删除格式复制和删除2.菜单的方法复制格式(1)选定所要复制格式的源单元格；(2)选择菜单“编辑”中的“复制”项,这时所选择的单元格外出现闪动的虚线框；(3)选择目的单元格;(4)选择菜单“编辑”中的“选择性粘贴”项,在打开的“选择性粘贴”对话框中,设置“格式”项;(5)按“确定”按钮,完成操作。使用“编辑”菜单“清除”命令的“格式”子命令进行格式的清除。格式清除后，单元格中的数据以通用格式来表示。格式删除格式删除1.1.页面设置页面设置 选择选择“文件文件”菜单中的菜单中的“页面设置页面设置”命令后，命令后，弹出弹出“页面设置页面设置”对话框，如下图所示。对话框，如下图所示。工作表的打印工作表的打印2.2.设置工作表的选项设置工作表的选项“工作表工作表”标签标签 打印区域：选定当前工作表中需要打印的区域。打印标题：设置重复打印的内容。打印顺序：为数据量超过一页的工作表设置打印顺序。选择“文件”菜单中的“打印预览”命令，在预览窗口顶部单击“关闭”按钮，可返回工作表。4.打印工作表 选择“文件”菜单中的“打印”命令，在弹出的“打 印”对话框中单击“确定”按钮即开始打印。3.3.打印预览打印预览4.5 数据管理和分析数据管理和分析p数据清单的概念p编辑数据清单p数据排序p数据筛选p分类汇总数据清单数据清单 又又称称工工作作表表数数据据库库，与与一一张张二二维维数数据据表表非非常常相相似似，数数据据由由若若干干列列组组成成，每每一一列列叫叫做做一一个个字字段段；每每列列的的列列标标题题叫叫字字段段名名，如如“学学号号”、“姓姓名名”等等。表表中中每每一一行行构构成成数数据据清清单单的一个记录，每个记录存放一组相关的数据。的一个记录，每个记录存放一组相关的数据。数据清单的概念数据清单的概念 在工作表中，数据清单与其他数据之间至少留出一个空白列和一个空白行。数据清单中应避免空白行和空白列，单元格不要以空格开头。如下图学生成绩清单：编辑数据清单的方法有两种：(1)使用编辑工作表数据的同样方法。(2)使用“数据”菜单的“记录单”命令，出现“记录单”对话框，如下图所示：在“记录单”对话框中可以增加、删除记录，修改或恢复修改记录，搜索满足某种条件的记录。利用滚动条可以快速定位到某条记录。1.1.简单排序简单排序 当当仅仅仅仅需需要要对对数数据据清清单单中中的的某某一一列列数数据据进进行行排排序序时时，比比如如在在学学生生成成绩绩清清单单中中，按按平平均均分分从从高高到到低低的的顺顺序序排排列列，只只需需要要单单击击此此列列中中的的任任一一单单元元格格，再再单单击击常常用用工工具具栏栏中中的的“降降序序”按按钮钮即可。即可。“升序升序”按钮作用正好相反。按钮作用正好相反。数据排序数据排序以成绩单为例操作如下以成绩单为例操作如下:（1 1）选择成绩单数据库中的任一单元格；）选择成绩单数据库中的任一单元格；（2 2）在在菜菜单单栏栏上上选选择择“数数据据”“”“排排序序”选选项项，弹出弹出“排序排序”对话框；对话框；（3 3）在在“排排序序”对对话话框框中中指指定定排排序序的的主主要要关关键键字字“专业专业”，单击，单击“递增递增”按钮；按钮；（4 4）依依次次选选择择次次要要关关键键字字和和第第三三关关键键字字及及排排序序方方式；式；（5 5）单击）单击“确定确定”按钮。按钮。2.2.复杂排序复杂排序 “排序排序”对话框对话框学生成绩清单排序结果学生成绩清单排序结果 筛选数据：筛选数据：检索出满足条件的数据检索出满足条件的数据1.自动筛选自动筛选(1)(1)单击数据清单中任一单元格；单击数据清单中任一单元格；(2)(2)选择菜单命令选择菜单命令“数据数据”|“|“筛选筛选”|“|“自动筛选自动筛选”，在每个列标题旁出现向下的筛选器箭头；，在每个列标题旁出现向下的筛选器箭头；(3)(3)单击单击“专业专业”列的筛选器箭头，选择下拉列表列的筛选器箭头，选择下拉列表中的中的“自动化自动化”；(4)(4)按按“确定确定”按钮，完成操作。按钮，完成操作。数据筛选数据筛选利用自动筛选箭头进行的简单筛选：利用自动筛选箭头进行的简单筛选：如果在筛选箭头下拉列表中选择如果在筛选箭头下拉列表中选择“自定义自定义”，则出现下图所示的则出现下图所示的“自定义自动筛选方式自定义自动筛选方式”对话框，对话框，可从中筛选出条件更为复杂的数据。可从中筛选出条件更为复杂的数据。例如要筛选平均分在例如要筛选平均分在70708585之间的学生，可在之间的学生，可在该对话框上、下两组文本框中输入筛选条件，两组该对话框上、下两组文本框中输入筛选条件，两组文本框中间选择条件的逻辑关系文本框中间选择条件的逻辑关系“与与”，单击，单击“确确定定”按钮，满足条件的记录即被筛选出来。按钮，满足条件的记录即被筛选出来。2高级筛选 根据复合条件来筛选数据，并允许把满足条根据复合条件来筛选数据，并允许把满足条件的记录复制到另外的区域，形成一个新的数据件的记录复制到另外的区域，形成一个新的数据清单。清单。例：在学生成绩清单中筛选数学、计算机两例：在学生成绩清单中筛选数学、计算机两科成绩均大于科成绩均大于8080分的学生，步骤如下：分的学生，步骤如下：(1)选择数据区域（必须包括列标志选择数据区域（必须包括列标志）(2)(2)设置条件区域设置条件区域 条件区域的第一行为条件标记，条件标记的下条件区域的第一行为条件标记，条件标记的下面为条件。条件标记名必须与数据清单的字段名相面为条件。条件标记名必须与数据清单的字段名相同，排列顺序可以不同。条件区域与数据清单之间同，排列顺序可以不同。条件区域与数据清单之间至少有一行空行。至少有一行空行。(3)(3)选选择择“数数据据”菜菜单单的的“筛筛选选”命命令令，在在级级联联菜菜单单中中选选择择“高高级级筛筛选选”命命令令，出出现现“高高级级筛筛选选”对对话框：话框：(4)(4)在在“高级筛选高级筛选”对话框中输入相关信息对话框中输入相关信息(5)(5)单击单击“确定确定”按钮，完成操作。按钮，完成操作。高级筛选结果高级筛选结果 按按某某一一字字段段进进行行分分类类，并并对对分分类类数数据据作作求求和和、求求平平均均值值等等统统计计计计算算，其其计计算算结结果果可可插插入入原原工工作作表的适当位置，也可形成分类汇总表表的适当位置，也可形成分类汇总表 例例：统统计计学学生生成成绩绩清清单单中中每每个个专专业业的的计计算算机机平平均均成绩。操作步骤：成绩。操作步骤：（1 1）对学生成绩清单按）对学生成绩清单按“专业专业”进行排序；进行排序；（2 2）选选择择“数数据据”菜菜单单“分分类类汇汇总总”命命令令，弹弹出出“分类汇总分类汇总”对话框；对话框；分类汇总分类汇总（3 3）在）在“分类汇总分类汇总”对话框中进行选择；对话框中进行选择；（4 4）单击）单击“确定确定”按钮，得到分类汇总统计结果。按钮，得到分类汇总统计结果。分类汇总统计结果 4.6 图表功能图表功能p创建图表 p修改图表p修饰图表图图表表能能将将工工作作表表中中一一行行行行的的数数字字变变为为非非常常直直观观的的图形格式。图形格式。图表可分为两种类型：图表可分为两种类型：1.1.内嵌图表：内嵌图表：与与源源数数据据在在同同一一工工作作表表上上，可可以以同同时时看看到到图图表表与数据的内容。与数据的内容。2.2.独立图表：独立图表：与与源源数数据据不不在在同同一一工工作作表表上上。适适合合于于显显示示或或打打印图表。印图表。(1)选择用于做图表的数据：用图表向导创建图表：用图表向导创建图表：创建图表创建图表(2)(2)选择选择“插入插入”菜单中的图表命令；菜单中的图表命令；(3)(3)在在打打开开的的“图图表表向向导导”对对话话框框中中，依依次次进进行行选选择择；一一步步步步地地完完成成创创建建图图表表的的过过程。程。选择图表的类型选择图表的类型选择图表的数据源选择图表的数据源对图表作进一步的格式设定对图表作进一步的格式设定确定图表的放置位置确定图表的放置位置创建好的嵌入式图表创建好的嵌入式图表快速建立图表快速建立图表 利利用用“图图表表”工工具具栏栏的的“图图表表类类型型”按按钮钮或或直直接接按按F11F11键键，可可以以对对选选定定的的数数据据区区域域快快速速地地建建立立图图表表。其其中中按按F11F11键键创创建建的的默默认认图图表表类类型型为为“柱柱形形图图”的独立图表。的独立图表。“图表图表”工具栏如下图：工具栏如下图：打开打开“图表图表”工具栏：工具栏：1 1改变图表的类型改变图表的类型2.2.增删图表中的项目增删图表中的项目 删除数据系列删除数据系列 在图表中选择数据系列，按在图表中选择数据系列，按Del键。键。添加数据系列添加数据系列 选择新添数据源单元格区域；选择新添数据源单元格区域；单击工具栏的单击工具栏的“复制复制”按钮；按钮；选择图表，单击工具栏的选择图表，单击工具栏的“粘贴粘贴”命令。命令。修改图表修改图表修改图表中的数据系列格式修改图表中的数据系列格式 为了便于数据之间的对比和分析，可以对图为了便于数据之间的对比和分析，可以对图表的数据系列重新排列。表的数据系列重新排列。操作方法：操作方法：(1)(1)单击图表中任一数据系列；单击图表中任一数据系列；(2)(2)选择选择“格式格式”菜单的菜单的“数据系列数据系列”命令命令;(3)(3)出现出现“数据系列格式数据系列格式”对话框对话框:在此对话框中重新排列数据系列在此对话框中重新排列数据系列选中图表：选中图表：在菜单栏上选择在菜单栏上选择“编辑编辑图表区图表区”选项；选项；在快捷菜单中选择在快捷菜单中选择“图表区格式图表区格式”选项；选项；双击图表对象，弹出相应的格式设置对话框。双击图表对象，弹出相应的格式设置对话框。若若双双击击图图表表区区，弹弹出出“图图表表区区格格式式”对对话话框框，可可以为整个图表区域设置图案、字体、属性。以为整个图表区域设置图案、字体、属性。修饰图表修饰图表若若双双击击数数值值轴轴或或分分类类轴轴，弹弹出出“坐坐标标轴轴格格式式”对对话话框框，可可对对坐坐标标轴轴的的图图案案、刻刻度度、字字体、数字对齐方式进行设置。体、数字对齐方式进行设置。若若双双击击图图例例，弹弹出出“图图例例格格式式”对对话话框框，可对图例的图案、字体和位置进行设置。可对图例的图案、字体和位置进行设置。小结小结p 数据内容的输入p 格式设置p 数据管理p 图表功能