水库工程档案管理办法.docx

XXXX水库工程档案管理办法第一章总则第一条 为切实加强xxxx水库工程（以下简称：过水 湾水库工程）档案管理工作，规范管理程序，提高管理水平, 有效保护和利用档案，为过水湾水库工程建设管理服务。根 据中华人民共和国档案法、水利科学技术档案管理规 定、水利工程建设项目档案管理规定等法律、法规，结 合过水湾水库工程档案管理实际，制定本办法。第二条 过水湾水库工程档案是指在工程规划、立项、 建设、验收和运行管理中直接形成的，具有国家和社会保存 价值的文字、图表、声像、实物等各种形式与载体的历史记 录，是对过水湾水库工程项目进行稽察、审计、监督、管理、 验收及运营、维护、改造等的重要依据。第三条过水湾水库工程档案是工程建设与管理的重 要组成部分，应列入领导重要议事日程，纳入项目法人制、 招投标制、工程建设监理制和工程质量责任制，与工程项目 同步。思南县重点水源工程建设管理局（以下简称：县重管 局）各部门及各参建单位须认真履行档案职责，确保档案的 完整、准确、系统、安全和有效利用。设管理服务。第二十二条 过水湾水库工程主要为工程建设和管理 服务。档案利用必须按有关规定办理审批及借阅手续，填写 利用目的及利用次果。归还档案时应检查清点，确认无误后 办理归还手续。第五章档案验收第二十三条工程档案验收是过水湾水库工程验收的 重要内容，凡档案内容、质量达不到归档要求的工程（项目）, 不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的工 程（项目），不得进行或通过工程的竣工验收。第二十四条 凡县重管局组织的工程项目验收或重要 设备、设施的验收，应有档案管理人员参与，其主要职责是 负责检验、审查工程项目档案的完整、准确、系统及案卷质 量，并做出相应评价。第二十五条过水湾水库工程验收前要进行档案专项 验收。档案专项验收可分为初步和正式验收。初步验收可由 工程验收主持单位委托相关单位组织进行，正式验收由工程 验收主持单位的档案业务主管部门负责。第二十六条 档案专项验收前，县重管局将按照水利 工程建设项目档案验收管理办法（水办2008366号）的 规定，组织参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档 进行自检，在确认工程档案的内容与质量基本达到档案验收 的四条要求后，向主持验收的单位报送项目法人的档案自检 工作报告和监理单位专项审核报告，并提出档案专项验收审 请。档案自检报告内容包括：工程概况，工程档案管理情况, 文件材料的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与 整理情况，档案自检工作的组织情况，对自检或以往阶段验 收发现问题的整改情况，按照水利工程建设项目档案验收 评分标准自检得分与扣分情况，目前仍存在的问题，对工 程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。专项审核报告内容包括：监理单位履行审核责任的组织 情况，对监理和施工单位提交的项目档案审核、报关情况， 审核档案的范围、数量，审核中发现的主要问题与整改情况, 对档案内容与整理质量的综合评价，目前仍存在的问题，审 核结果等内容。第六章奖励与处罚第二十七条对过水湾水库工程档案的收集、整理、归 档，保护和提供利用等工作中做出突出成绩的单位或个人， 县重管局依据中华人民共和国档案法及有关部门规定给 予表彰和奖励。第二十八条对违反国家有关档案法规及本规定，不按 时向县重管局移交归档或造成档案损毁、丢失、泄密、涂改 或擅自提供利用、复制档案，以及由于玩忽职守造成档案损失的个人和负有直接责任的领导，由县重管局依据中华人 民共和国档案法及有关规定和要求，给予行政或经济处罚， 构成犯罪的，移交司法机关依法处理。第七章附则第二十九条本办法适用于以县重管局为项目法人单 位的所有参建单位。第三十条本办法由县重管局档案室负责解释。第三十一条 本办法自公布之日起执行。附件一:过水湾水库工程档案分类与编号（一）过水湾水库工程总代号：QW14（二）过水湾水库工程分类与编号表:大类代码大类名称属类代码属类名称备注1建管1前期文件2征地移民3施工图设计4实施管理5试运行6竣工验收2施 工1大坝枢纽及总干渠工程（C1标）2大坝机电设备米购及安装工程 （D1 标）3大坝金属结构设备采购及安装 工程（D3标）3监理1施工监理4档案卷过水湾水库工程档案分类与编号表说明1 .过水湾水库工程各类档案均按此分类。2 .编号顺序：过水湾水库工程总代号+大类号+属类号 +案卷流水号3 .根据档案的形成规律，各类档分类划分的级别有所不 同，各类档案分类编号举例说明如下：QW14-X. X-XX案卷流水号（01、02、03.） 属类代号（1、2、3.） 大类代号（1、2、3、4） 过水湾水库工程总代号例1：建管QW14-1. 1-01案卷流水号（第一卷案卷）> 属类代号（前期文件） 大类代号（建管类） 过水湾水库工程总代号例2：施工QW14-2. 1-01案卷流水号（第一卷案卷）属类代号（C1标） 大类代号（施工类） 过水湾水库工程总代号 例3：监理QW14-3. 1-01案卷流水号（第一卷案卷） 属类代号（监理）> 大类代号（监理类） 过水湾水库工程总代号 4、纳坝水库工程档案编号分为建设管理、施工和监理三个大 类。其中：（1）管理大类分工程前期、施工图设计、征地移民、实施 管理、试运行和竣工验收6个属类。（2）施工大类分为大坝枢纽及总干渠工程（C1标）、坝机 电设备采购及安装工程（D1标）、大坝金属结构设备采购及安装 工程（D3标）、竣工图4个属类，按照标段划分归档整理。（4）监理大类的划分按照水利工程建设项目档案管理规定（水 办2005480号）对监理类的文件材料归档范围进行分类归档。过水湾工程档案立卷及整编操作规程1.总则 1.1为确保过水湾工程档案案卷质量，根据科学技术档案 案卷构成的一般要求（G B/T 11822 2008）,结合过水湾 工程实际，制定本规程。1. 2本规程适用于过水湾工程建设活动中形成的各类档案。1.3 凡属过水湾工程归档范围的各类文件材料，须按本规程 的要求进行系统整理、立卷，案卷质量应符合本规程要求， 移交档案时由重管局档案室按移交目录核实后，双方在移交 目录上签字，由重管局档案室接收归档。1.4 归档的文件材料须提交移交目录、过水湾工程完工（竣 工）资料归档处理表（表式见表2）、档案归档审签单（表 式见表3）及相应的案卷移交目录（表式见表4）、卷内 目录（格式见表6） 一式三份。2.术语与定义原件：指在工程建设中直接形成的、具有重要查考和凭 证价值的文件材料。如领导签名、签字和签署的处理意见， 原始记录等。2.1 案卷：由互有联系的若干文件材料组合而成的档案保管 单位。2.2 档号：档案案卷编号，是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反应档案排列顺序的一组代码。2.3 组卷：将若干文件材料按形成规律和有机联系组成案卷 的过程。2.4 案卷目录：登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征, 并按案卷号依次排列的档案目录。2.5 卷内目录：登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排 列次序的表格。2. 7卷内备考表：说明卷内文件材料状况的表格。3. 案卷组织文件质量要求：3.3.1 字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可、手续完 备。3.3.2 1.2凡归档的文件材料不得使用热敏纸，不能用易退色（红 墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、水彩笔、铅笔、复写纸等）的书 写材料。签名、签署意见一律用钢笔（碳素墨水）、毛笔或 黑色签字笔书写。3.3.3 复印、打印、照片、录音、录像、电子文档应保证载 体的有效性。3 . 2组卷要求：遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系 和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。过水湾工程档案按主办单位组卷归档的原则。为保持文件的 有机联系，有批复必有请示，批复在前、请示在后的，由请 示单位收集归档，批复单位只归档批复；设计变更、设计通 知等文件材料由施工单位随竣工资料一并归档；小合同的项 目、由施工单位统一组卷归档，监理审核。组卷应按过水湾工程档案分类与编号划分类别，进行组 卷。同一类型的文件材料以属类（标段工程）为单位进行组 卷，即一个属类（标段工程）中相同类型的文件材料尽量放 在一起，同一案卷文件材料保管期限应大致相同。4 .案卷与卷内文件排列建设管理类文件建设管理类的归档文件原则上是办理完毕的文件，按问题、 时间或重要程度排列。4.1 施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、 评定、验收排列。4.2 设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和 运行维修等顺序排列。4 . 4竣工图按专业、图号排列（“竣工图章”格式见表1）4.5卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在 后；正件在前，附件在后；案卷和卷内文件不重号。5 .案卷著录编写卷内文件页号：卷内文件有书写内容的页面均应编 写页号，页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写 文件正面在右下角，背面在左下角；图纸的页号编写在右下 角标题栏外；成套图样或印刷成册科技文件材料，自成一卷 的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它科 技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作 为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备考表 中注明总页数。各卷之间不连页号。5.1 案卷移交目录：（格式见表4）由序号、档号、案卷题名、 总页数、保管期限和备注等组成。5.2 案卷目录：（格式见表5）由序号、档号、案卷题名、总 页数、保管期限和备注等组成。5.3 卷内目录：（格式见表6）由序号、文件编号、责任者、 文件题名、日期、页数和备注等组成。5. 4. 1序号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺 序，一个文件一个号。文件编号：填写文件文号或图样的图号。5. 4. 3责任者：填写文件形成部门或主要责任人。5. 4. 4文件题名：填写文件标题。没有标题或标题不规范的， 可自拟标题，外加“）”号。5.4.5 日期：填写文件形成日期（以8位阿拉伯数字标注年 月日，如2009年3月15日，应标注为：20090315）o页号：一般文件，标注首页号，最后一份文件，标注 首尾页号，卷内目录、卷内备考表不编写页号。第二章档案管理职责第四条县重管局对过水湾水库工程档案负总责。负责 过水湾水库工程档案的统一领导和组织协调，建立由各参建 单位组成的过水湾水库工程档案管理体系，制定、实施统一 的档案管理业务标准、规范，确保档案工作的顺利开展。第五条 县重管局档案室是过水湾水库工程的档案管 理机构。负责集中统一管理过水湾水库工程全部档案，并对 XXXX水库工程建设管理处及各参建单位的档案工作进行业 务监督、检查和指导。第六条县重管局作为过水湾水库工程建设管理档案 的直接责任单位，须对工程建设项目各参建单位的档案工作 进行业务监督、检查和指导，要确实做好工程各个环节或已 完成项目运行期间文件材料的收集、整理、立卷、归档、验 收、保管、移交等工作。第七条过水湾水库工程建设相关职能部门应落实档 案管理专（兼）人员及职责，认真做好本部门职责范围内文 件材料的收集、整理，并按规定向县重管局档案室归档，同 时履行以下职责：1. XXXX水库工程建设管理处（以下简称：管理处）：负 责对管理处形成文件材料的收集、整理与归档工作；对过水 湾水库工程各参建单位的档案工作进行业务监督、检查和指 导，对过水湾水库工程各参建单位归档文件材料的完整性、5案卷封面和脊背5.5. 1案卷封面著录内容：案卷题名、立卷单位、起止日期、 保管期限、密级、档号等；5.2案卷题名：应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容, 归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；题名基本结构应包括过水湾工程，合同项目名称，单位工程, 分部工程，资料类名等内容。其中，资料类名是同一类资料 名称的总合；立卷单位：填写文件组卷部门或项目负责部门；5.5.3 起止日期：填写卷内文件形成的起止日期5. 5.5保管期限：填写组卷时依照过水湾水库枢纽工程建 设项目文件材料归档范围与保管期限表划定保管期限。同 一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。5. 5. 6密级：应依据保密规定填写卷内科技文件的最高密级, 分为绝密、机密、秘密。5. 5. 7档号：根据过水湾工程档案分类与编号，填写档案 的项目代号、分类号和案卷流水号；5. 5.8案卷脊背：填写保管期限、档号和案卷题名（格式见 表 10）；案卷封面与脊背的档案号暂用铅笔填写，移交后由接 收单位统一正式填写。5.6竣工图鉴定表（格式见表7）主体工程竣工图应按保管单位填写鉴定表，鉴定表由归档单 位项目责任人或其指定的技术负责人填写，内容主要有： 5.6. 1名称：填写被鉴定档案的题名。5. 6.2鉴定意见简述：主要说明文件材料的形成过程、目的、 作用、使用价值以及文件材料的完整性、准确性和系统性。5. 6. 3鉴定单位与鉴定者：填写鉴定单位与鉴定人。鉴定日期：填写鉴定日期。备注：填写需要说明的问题。5. 7卷内备考表（格式见表8）1卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体 文件的数量，以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的 问题。5. 7. 2说明组卷情况，如立卷入、检查人、立卷时间等。5. 7. 3卷内备考表排列在卷内文件之后。互见号：填写反映同一内容而形成不同且另行保管的 档案号，并应注明其载体形式，并用括号括起。6 .案卷装订案卷可采用装订和不装订两种形式。硬封皮精装（线装） 的文件材料可以不装订，有空页的必须在空页上盖档案章并 填写相关的内容。6.1 需要装订的案卷首先必须去掉金属物，有破损的文件材 料要进行修补、裱糊，字迹已扩散的应复制并与原件一并立 卷，取出空白页和重份材料。6.2 案卷内大尺寸的文件材料和附图、表格要折叠成统一幅 面(A4) (297mmX210mm)o案卷采用“三点一线”法装订：装订的位置应在案卷的 左边的中部，三装订孔距离左卷边lOmm,上下装订孔距离(卷 皮)上下边70mm，用纯棉白线扎牢，装订后的案卷应牢固， 整齐，不压字，不漏页；不装订的案卷，卷中的文件应逐件 用细线装订。7 .卷盒、表格规格及其制成材料.1档案卷皮卷盒统一采用印有“思南县重点水源工程建设 管理局科技档案”字样的卷皮卷盒(格式见表ll)o其外表 规格为 310mniX 220mm,厚度分另I 为 20mm、30mm、40mm、50mm、 60mm、70mm采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。7 . 2案卷目录、卷内目录、卷内备考表规格为：297mni><210nini。 采用70g以上白色书写纸制作。7. 3卷合和卷内表格字迹应清晰端正。8.蓝图的整编没有装订成册的蓝图应折叠，折叠后图纸的图幅规格为 A4 (297mmX 210mm)。8. 2折叠后图纸的标题拦应露在外面，并在标题栏右下方编 写档号、顺序号。档案(正本)不借出，并在档号章的下方或图纸标题栏下方加盖“正本”以示区别。说明书、附图、附件、附表等的区别采用尾注号， 见尾注号代字表，尾注号的代字，只有加在检索号最后一个 数字后面才有意义。尾注号代字表3无论是横幅或纵幅图，一律按折叠规格中的长度(210mm) 正反来回折叠成开拟手风琴式的折叠，再按宽度(297mni) 折叠，折叠应整齐、美观。代字名称代字名称T附图J附表F附件D电子文件7.4 折叠后的蓝图每套装一个档案盒，数量多的可以分装， 在尾注号后用(1/2), (2/2), (1/3), (2/3), (3/3)以示 区别。7.5 装订成册的蓝图，外形尺寸分为A4大小(297mmX 210mm),采用统一的印有“思南县重点水源工程建设管理局 科技档案”字样的卷皮装订。竣工图应填写“竣工图鉴定表”, 附在每套竣工图之前，随竣工图一起装订成册。例1：过水湾水库工程勘察设计任务书Q W14-1. 1-018. 声像材料的归档要求声像材料包括照片（底片）、录音带、录像带等。8.4 照片档案要按拍摄的时间顺序排列，装入照片档案夹, 并附上归档说明。归档说明如下表：照片档案归档说明书照片号：事 由：时间:地 点：人物:背景：拍摄者：参见号：8.5 录像带要按拍摄时间顺序编写序号，在原包装盒上写归 档说明，归档说明应包括：录像带号、画面内容、拍摄时间、 地点、拍摄单位、拍摄者、参见号等。包装合与录像带一并 归档。竣工图章及竣工图确认章1 1竣工图章（XX工程）竣工图编制单位编制人技术负责人编制日期监理单位审核人日期 k22_20_1P_>.801-2竣工图确认章监理单位审核人审核日期2020202080<>单位：mm比例：1: 1注：竣工图章中（XX工程）应在图章制作时，直接刻写上工程项目的全称，竣 工图章、竣工图确认章中的编制单位与监理单位均可在图章制作时，直接刻写清 楚。过水湾水库工程完工（竣工）文件材料归档处理表工程项目名称工程承包单位合同编号工程验收日期施工单位文件 材料归档情况序 号分类归档数量备注卷件（盘）页（张）1文字材料2图纸3声像4其他5合计本表附档案移交目录共页，共项，目录 条负责人签名：盖章年 月日监理单位 审核意见（填写内容：对当档文件材料的完整性、准确性、系统性进行评 价）负责人签名：盖章（单位）年月日项目法人单 位审核意见（填写内容：对当档文件材料的完整性、准确性、系统性进行评 价）负责人签名：盖章（单位）年 月日档案室意见（填写内容：安卷质量是否合格）负责人签名：盖章（档案室）年 月日接收单位:接收人：接收日期:接收单位:接收人：接收日期:移交单位:移交人：移交日期:档案归档审签单项目（标段）名称：项目（标段）合同号：经审核，该项目（标段）文件材料的收集、分类、组卷、 编目及移交日时间均符合规定，形成的案卷达到了完整、准 确、系统的要求，同意归档。档案室负责人签字（盖档案室章）：归档统计表序号分类归档统计表备注卷件（盘）页（张）1图纸2文字材料3声像4其他5合计移交人： 接收人： 年 月日 注：本次档案移交安卷目录、卷内目录作为“移交清单”附后。案卷移交目录（单位：mm比例：1： 2）注：“案卷目录”栏为宋体，小二号；“案卷题名”栏为宋体，四号；填写内容为宋体，五号;“移交单位”、“移交人”、“移交日期”栏为宋体，四号°准确性、系统性进行审查，并签署审查意见；负责对已成项 目运行期间的文件材料的收集、整理、立卷、归档、保管、 移交工作。2 .总工程师室：负责各设计阶段形成的工程技术文件材 料的收集、整理与归档工作；对过水湾水库工程各参建单位 归档文件材料的完整性、准确性、系统性进行审核，并签署 审核意见。3 .计划发展股：负责工程招投标文件、合同价款的构成 及其计算资料、结算资料、计划、统计等文件材料的收集、 整理与归档工作；负责对工程（设备、材料）招投标文件、 承发包合同或协议书中对文件材料的归档提出明确要求，为 档案室按合同和项目管理档案提供依据。4 .办公室：负责本单位有关过水湾水库工程的文件材料 的收集、整理与归档案工作。5 .财务股：负责过水湾水库工程会计档案收集、整理与 立卷，按照国家会计档案管理办法进行日常管理，待工 程决算后移交县重管局档案室统一存放和保管。6 .水库环境股：负责本部门形成的文件材料的收集、整 理与归档工作；负责工程建设中移民安置、水资源保护及环 境保护、工程建设征地等工作形成的文件材料的收集、整理 与归档。7 .安全质监股：负责本部门形成的文件材料的收集、整案卷目录（单位：mm比例：1： 2）注：“案卷目录”栏为宋体，小二号；“案卷题名”栏为宋体，四号；填写内容为宋体，五号。卷内目录（单位：mm比例：1： 2）210；25, .020, 0卷内目录序 号文件编号责任者文件题目日期页数备注注：“案内目录”栏为宋体，小二号；“文件题名”栏为宋体，四号；填写内容为宋体，五号。竣工图鉴定表名称鉴定息、见简述鉴定单位鉴定者鉴定日期年 月 日抄录者备注注：“鉴定意见简述”主要说明每份材料的形成过程、目的、作用，以及归档材料是否完整、 准确、系统、齐全。卷内备考表（单位：mm比例：1： 2）21025卷内备考表档号：互见号:说明：本案卷有一件，共一页，其中：文字材料 页，图样 张，照片 张。立卷人：年 月日检查人：年 月日档号章（单位：mm比例：1： 2）3515档号序号案卷脊背式样（单位：mm比例：1： 2）保管期限八V档号八v八1案卷题名V A档案盒封面式样档号 序号思南县重点水源工程建设管理局科技档案题 名：立卷单位：起止日期：保管期限：密 级：XXXX水库工程电子文件归档细则第一条 为了加强过水湾水库工程的电子文件归档与管 理，保障归档电子文件和电子档案的安全和有效利用，根据 国家档案局6号令电子公文归档管理暂行办法、电子文 件归档与档案管理办法磁性载体档案管理与保护规范 等有关规定，制定本细则第二条基本术语解释1 .电子文件 指在数字设备及环境中生成，以数码形式 存储于磁带、磁盘、光盘、移动存储载体，依赖计算机设备 阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件。2 .归档电子文件 指具有参考和利用价值并应作为档 案保管的电子文件.3 .电子档案指归档保存在档案部门并作为档案提供 利用的数字格式文件。4 .元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件 的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处 理和图形工具软件、字符集等数据。5 .逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存储方 式的位置而实现的将电子文件的管理权限向档案管理部门 移交的过程。6 .物理归档 指把电子文件集中下载到可脱机保存的 载体上，向档案管理部门移交的过程。7 .真实性指对电子文件的内容、结构、背景信息进行 鉴定后，确认共与形成时的原始状况一致。8 .完整性 指电子文件的内容、结构、背景信息和元数 据等无缺损。9 .有效性 指电子文件应具备的可理解性和可被利用 性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好 性和兼容性等。第三条 各部门（工程各参建单位）从电子文件产生时 就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以 确保电子文件的真实性、安全性和完整性。第四条 电子文件形成单位应对具备查考利用价值的 电子文件定期制作备份，并及时拷贝到脱机保存的载体上， 标明文件名称、类别、形成时间，存入专用装具内，不断积 累妥善保管。采用物理归档方式移交到县重管局档案室的电 子文件，仍要在本单位保留一年后方可删除或销毁。第五条电子文件收集积累的格式.文本电子文件以XML为通用格式；1 .图像电子文件以PDF为通用格式；.视频和多媒体电子文件以AVI为通用格式：2 .音频电子文件以MP3为通用格式。第六条归档要求.归档的电子文件必须真实有效；1 .归档的电子文件必须完整、准确、系统、安全、视听正常、无病毒、无机械损伤。2 .归档电子文件必须经过演示、检测、整理和编辑，划 分保管期限，保证其内容与纸质文件正本相一致。3 .归档电子文件和相应的纸质文件同步归档。电子文件 形成单位应对归档的电子文件编制归档说明，说明光盘中存 储文件的内容，运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性 和准确性等。归档说明一式两份，移交单位和水投公司档案 科双方签字后各保存一份备查。4 .归档电子文件的存储载体采用只读式光盘，使电子文 件信息一次性写入后，只能供使用者读出信息，而不允许追 加记录或擦除信息。第七条归档范围1 .工程建设过程中各阶段（工程准备阶段、施工阶段、 竣工阶段、竣工验收阶段）形成的电子文件，根据水利工程 建设项目文件材料归档范围与保管期限表进行归档。2 .文本文件以最后定稿归档。图形文件均要求归档电子 版，没有电子版本的纸质文件，如部分竣工图、收文等应采 用将纸质档案电子化的方法进行归档。对于工程建设中的手 写原始记录文件，如施工日志，监理日志、灌浆记录可只归 纸质文件，不必归电子文件。理与归档工作；负责对工程建设中质量确认、安全生产、防 汛度汛等工作形成的文件材料收集、整理与归档。8 .合同管理股：负责本部门形成的文件材料，工程实施 过程中合同文件、合同变更文件等资料的收集、整理与归档 工作。第八条设计、监理、施工等各参建单位要高度重视工 程档案管理工作，加强对工程档案管理的组织领导，明确工 程档案管理工作的责任领导、管理机构和人员，按照工程档 案归档范围和要求，开展工程各个环节文件材料的收集、整 理和归档工作。监理单位除负责对本单位形成的工程监理文件材料进 行收集、整理与归档外，还应负责对所监理的项目施工文件 材料的完整性、准确性、系统性进行审查，并签署审查意见。第三章档案管理要求第九条 过水湾水库工程档案管理应与工程建设管理 同步（即从工程项目前期就应开展有关文件材料的收集、整 理工作）。签订合同、协议时，应对工程文件材料的收集、 整理同时提出明确要求和违约责任；在检查工程进度和施工 质量时，要同时检查工程文件材料的收集、整理情况；在进 行工程质量评定和工程验收时，应审查、验收工程档案的内 容与质量，并提出相应的档案鉴定意见。第十条 为保证过水湾水库工程各参建单位及时移交第八条电子文件按“项目-阶段”分类。对施工阶段的电子文件以“合同工程”为单位进行分类整理。1 .电子文件的整理原则电子文件的整理原则要遵循工程项目文件的成套性特 点，保持电子文件之间的有机联系，因此项目档案以“合同工 程''进行分类整理。2 .电子文件的整理方法按分部工程整理归档。同一分部工程的电子文件以“件” 为单位进行整理。3 .保管期限与密级的划定电子文件的保管期限，应与其相对应归档的纸质文件材 料的保管期限一致，当盘内电子文件保管期限不同时，保管 期限一律从长。按涉密程度标注密级。4 .电子文件存储方法以“合同工程”为单位进行组盘。规定一张光盘只刻录一 个合同工程的电子文件，当一张光盘刻录一个合同项目容量 不够时，可刻录在两张以上光盘上。不允许把两个合同工程 的电子文件存储在同一光盘。第九条归档电子文件的移交局属各部门及各参建单位（文件形成单位）应定期把经 过鉴定符合归档条件的电子文件经整理后向档案室移交，并 按档案管理要求将其存储到符合保管期限要求的脱机载体 上，电子文件材料的归档，要求及时准确、数据完整、内容 真实、编目规范、帐物一致、手续清楚。1 .逻辑归档电子文件在收集齐全并完成整理后，形成单位应定期把 经过鉴定符合归档条件的电子档案向县重管局档案室移交。2 .物理归档(1)电子文件的形成单位在完成电子文件的逻辑归档 后，按照档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的脱 机载体上。(2)光盘刻录是采用整盘刻录方式，不能采用多段刻录。(3)光盘存储要求。电子文件归档载体中除存有电子文 件材料外，还应同时存有符合规范要求的文件说明和电子文 件目录。其中说明文件为文本文件(XML格式)，目的是对存 储文件载体的合同工程概况、电子文件归档情况进行说明， 其内容包括合同工程名称、合同编号、开完工时间。电子文 件归档内容、制作人、检查人、制作时间、检查时间等。归 档的电子文件目录为表格文件(用EXCEL电子表格制作)，应 著录电子文件题目及文件编号等信息。(4)府储电子文件的载体或装具上应贴有说明标签(见 表 4-1).第十条接收电子档案时，应对电子文件的真实性、完 整性、有爱性等方面的检验，经检验符合要求后，双方应将 检验结果分别填入归档电子文件移交、接收检验登记表 (见表4-2).办理交接手续。对检验不合格者，退回形成单位 重新制作并再次对其进行检验，始验合格后，方可办理移交 手续。第十一条电子文件信息著录.电子文件基内目承(见表4-3)(1)序号：填写同一工程项目光盘内电子文件材料流水 号。(2)文件编号：纸质文件材料的编号。(3)责任者：形成该份文件材料的责任单位。(4)文件题名：填写该份文件材料的题名。(5)文件类别：填写该份文件格式及其后缀名。(6)文件日期：填写该份文件材料形成日期，以8位计数。(7)页数：填写该份电子文件材料的页数。(8)备注：填写前几项的补充说明，一般不填。1 .电子文件卷内备考表(见表4-4)(1)载体类型:如光盘.(2)载体数量：如光盘1张.(3)载体编号：填写光盘盘号。如第一个合同工程项目电子文件有2张光盘，则为Dl(l/2)、D1 (212).电子文件归档说明文件名称：运行环境：版本号：制式：语别：编制者姓名：编制日期：归档电子文件移交、接收检验登记表（宋体，小二号）档 号：案卷题名：（宋体、四号）立档单位光盘盘号检验项目移交单位接收单位载体外观检验病毒检验真实性检验完整性检验安全性检验可识别性检验技术方法与相 关软件说明登 记表、软件、 说明资料检验填表人（签名）年 月日年 月日审核人（签名）年 月日年 月日单位（盖章）年 月日年 月日电子文件卷内目录（宋体，小二号）档 号：案卷题名：（宋体、四号）（表格内字体号为宋体，五号）电子档案卷内备考表档号：本卷情况说明：本盘电子文件载体类型,载体数量一张/套， 载体编号盘内载体存储电子文件材料一件，其中文 字材料件，图像材料一件，影像材料 件。其它要说明的问题：制作人：年 月日检查人：年 月日电子档案封面档号 序号思南县重点水源工程建设管理局电子档案题 名：立卷单位：载体编号：起止日期：保管期限：附件水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表序号归档文件保管期限备注项目法人运行管理单位流域 机构 档案 馆1工程建设前期工作文件材料1.1勘测设计任务书、报批文件及审批文件永久永久1.2规划报告书、附件、附图、报批文件及审批文件永久永久1.3项目建议书、附件、附图、报批文件及审批文件永久永久1.4可行性研究报告书、附件、附图、报批文件及审批文件永久永久1.5初步设计报告书、附件、附图、报批文件及审批文件永久永久1.6各阶段的环境影响、水土保持、水资源评价等专项报告及批复文件永久永久1.7各阶段的评估报告永久永久1.8各阶段的鉴定、实验等专题报告永久永久1.9招标设计文件永久永久1.10技术设计文件永久永久1.11施工图设计文件长期长期2工程建设管理文件材料2.1工程建设管理有关规章制度、办法永久永久2.2开工报告及审批文件永久永久2.3重要协调会议与有关专业会议的文件及 相关材料永久永久2.4工程建设大事记永久永久永久2.5重大事件、事故声像材料长期长期2.6有关工程建设管理及移民工作的各种合同、协议书长期长期2.7合同谈判记录、纪要长期长期2.8合同变更文件长期长期2.9索赔与反索赔材料长期2.10工程建设管理涉及到的有关法律事务往来文件长期长期2.11移民征地申请、批准文件及红线图（包括 土地使用证）、行政区域图、坐标图永久永久2.12移民拆迁规划、安置、补偿及实施方案和相关的批准文件永久永久2.13各种专业会议记录长期*长期2.14专业会议纪要永久*永久*永久2.15有关领导的重要批示永久永久2.16有关工程建设计划、实施计划和调整计划长期