【教学课件】第4章计算机.ppt

第第4章章 Excel 2002应用技术应用技术Excel 2002是一个电子表格处理软件。利用它，可以建立账目、管理库存、绘制图表、分析数据。本章详细介绍了如何利用Excel 2002建立工作表并使之美化；利用Excel提供的大量公式、函数以及自己定义的公式对数据进行分析处理；制作形象生动的图表；在Internet上发布数据网页；Excel 2002与Word 2002的邮件合并等内容。4.1 Excel 2002 简介简介wExcel 2002是Microsoft Office XP中的一个重要组件，它是一个电子表格处理软件。利用它，可以方便地制作各种电子表格、对表格中的数据进行计算、把数据用图表直观地表示出来，从而轻松地建立账目、井井有条地管理库存、科学地分析数据。w4.1.1 Excel 2002的启动的启动w4.1.2 Excel 2002窗口的基本结构窗口的基本结构wExcel 窗口中的标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏、任务窗格与Word类似。w4.1.3 Excel 2002的退出的退出w单击Excel主窗口右上角的符号，如果表格中的内容已经存盘，则系统立即关闭；4.2 工作簿的基本操作工作簿的基本操作w一个Excel文件称为一个工作簿。对工作簿进行操作也就是对文件进行操作。对工作簿的基本操作包括新建、打开、保存和关闭工作簿，其操作方法与Word中对文件的操作相同，w4.2.1 新建工作簿新建工作簿w启动Excel 2002时，系统自动产生一个名为book1的新工作簿。如果需要新建工作簿，单击“文件”菜单下的“新建”命令即可。w4.2.2 打开工作簿打开工作簿w开已建立的工作簿的步骤如下：w（1）单击“文件”菜单下的“打开”命令，弹出“打开”对话框。也可直接单击工具栏中的“打开”按钮来显示“打开”对话框。w（2）在“查找位置”中指定驱动器和文件夹，选择或直接输入需打开的文件名，单击“打开”按钮。4.2.3 保存工作簿保存工作簿w完成工作簿文件的编辑后，要把它保存到磁盘上。对新建文件，第一次存盘的操作如下：w（1）单击“文件”菜单下的“另存为”命令，弹出“另存为”对话框。w（2）单击“保存位置”下拉列表框，选择驱动器及文件夹。w（3）在“文件名”文本框中键入文件名，可不输入扩展名，由系统存盘时自动加上。w（4）单击“保存”按钮。4.2.4 关闭工作簿关闭工作簿w单击“文件”菜单中的“关闭”命令就可以关闭工作簿窗口。w单击工作簿窗口右上角的“关闭”按钮也可以关闭工作簿。w如果工作簿还没有保存，则系统会显示一个提示框提示用户保存 4.3 单元格的基本操作单元格的基本操作w单元格是Excel的基本操作对象。只有熟悉了单元格的各种操作，才能轻松的用Excel完成工作任务。w4.3.1 选取单元格和区域选取单元格和区域w1.选取单元格选取单元格w2.选取区域选取区域w3.选取行和列选取行和列w4.取消选取区域取消选取区域w4.3.2 输入文本输入文本w在Microsoft Excel 2002中，文本可以是文字，也可以是数字与空格或其他非数字字符的组合。4.3.3 输入日期和时间输入日期和时间w工作表中的日期和时间的显示方式取决于所在单元格的数字格式。在输入了Excel 2002能识别的日期和时间后，Excel 2002会自动将输入的数字格式的日期和时间转换为某种内置的日期和时间格式。w1.输入日期输入日期w2.输入时间输入时间4.3.4 输入数值输入数值w数值是指能用来计算的数据，在Excel 2002中，数值只可以为下列字符：w0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 +-(),/$%.E ew其他的数字与非数字的组合将被视作文本。Excel 2002自动将输入到单元格中的数值向右对齐。w4.3.5 快速输入有序数据快速输入有序数据w表格上的有些栏目往往是由序列构成的，如编号、序号、星期等，在Excel中，序列不必一一输入，可以采用拖动鼠标的方法在某个区域内快速地建立序列。4.3.6 修改单元格内容修改单元格内容w修改某个单元格中的内容的操作步骤如下：w（1）单击要修改内容的那个单元格。w（2）编辑栏中显示了此单元格的内容，单击编辑栏，在编辑栏中修改内容。w（3）按Enter键或单击确定输入。w4.3.7 清除单元格清除单元格w在单元格中输入数据时，不仅输入了数据本身，而且还输入了数据的格式或批注。因此，清除单元格分几种情况：w（1）只清除单元格的内容，而保留其中的批注和单元格格式。w（2）清除单元格的内容、批注或单元格格式。w4.3.8 移动和复制单元格移动和复制单元格w如果移动或复制的距离较近，则一般用拖动鼠标的方法移动或复制单元格。w1.移动单元格或区域移动单元格或区域w2.复制单元格或区域复制单元格或区域4.4 工作表的基本操作工作表的基本操作w工作表的基本操作包括工作表的选取、增加、删除、移动、复制、命名等。w4.4.1 工作表的选取工作表的选取w在一本工作簿中，有多张工作表，若要对某个工作表进行操作，则要选取这张工作表。选取工作表的方法是：单击工作表的标签即可。w4.4.2 工作表的增加和删除工作表的增加和删除w4.4.3 工作表的复制和移动工作表的复制和移动w1.工作表的复制工作表的复制w2.工作表的移动工作表的移动w4.4.4 工作表的命名工作表的命名w4.4.5 增加行、列和区域增加行、列和区域w1.增加行增加行w2.增加列增加列w3.增加区域增加区域w4.4.6 删除行、列和区域删除行、列和区域w1.删除行或列删除行或列w2.删除区域删除区域w4.4.7 查找和替换查找和替换w1.查找查找w2.替换替换w4.5 公式、函数与数据处理公式、函数与数据处理wExcel 2002具有强大的数据处理、数据加工的能力。它内置的数百个函数可以令用户在数据处理时轻松获得众多信息。本节内容可以说是Excel的精华所在，掌握它才能称为已学会了Excel。w4.5.1 输入公式输入公式w1.直接输入公式直接输入公式w2.使用函数选项板输入公式使用函数选项板输入公式w4.5.2 求和求和w1.自动求和自动求和w2.自己定义公式求和自己定义公式求和w4.5.3 求平均值求平均值w4.5.4 使用使用“引用引用”w1.单元格和区域的相对引用单元格和区域的相对引用w2.单元格和区域的绝对引用单元格和区域的绝对引用w4.5.5 使用内置的函数使用内置的函数w下面将介绍几个常用的函数。w1.常用函数常用函数w2.函数的调用方法函数的调用方法w4.5.6 数据清单数据清单w数据清单是增加了某些限制的工作表，也称为工作表数据库。按照以下的规定建立的工作表就是数据清单。w4.5.7 数据的排序数据的排序w排序是常见的数据处理方法。Excel根据某些指定列数据的顺序重新对行的位置进行调整。Excel 2002为用户提供了三级排序方法：主要关键字、次要关键字、第三关键字。w4.5.8 数据的筛选数据的筛选w筛选数据是将满足给定条件的记录显示出来，而将不满足条件的记录暂时隐藏。这样，可从一个很大的数据表中找到所需的信息。4.5.9 分类汇总分类汇总w分类汇总是将数据清单中同一类别的数据放在一起，求出它们的总和、平均值等。在分类汇总之前，要对分类汇总的字段进行排序。4.6 图表图表wExcel可以根据工作表上的数据生成图形，这种图形称为图表。图表会跟随工作表上的数据变化而变化，形象直观地反映了数据的变化规律。w在工作表中添加图表，可以使枯燥的数据变得生动，而且，还可以从图表中清楚地看到一些从数字上看不出的趋势和异常情况。4.6.1 建立图表建立图表w如果将建立好的图表嵌入在原来的工作表中，那么这种图表称为嵌入式图表；如果图表单独存放在一张工作表上，则称为图表工作表或专用图表。4.6.2 图表的编辑和格式化图表的编辑和格式化w图表的编辑和格式化包括：为图表增加文字解释、为标题选择一种新字体、改变标题的显示方向、改变图表比例等。4.7 美化工作表美化工作表w美化工作表的操作称为格式化工作表，下面将介绍一些常用的格式化方法。w4.7.1 单元格的格式化单元格的格式化w4.7.2 工作表的自动格式化工作表的自动格式化4.8 打印打印w工作表设计完毕之后，最终结果也许是要将它打印出来。为了打印出精美而准确的工作报表，本节将从打印前的页面设置开始，逐步介绍有关页面设置、打印预览、打印工作表和图表等的内容，使用户打印出一个满意的工作报表来。4.8.1 页面设置页面设置w如果要对打印的工作表作一些要求，例如，调整页面的大小、页边距大小，设置打印纸张、打印质量，设置打印页眉和页脚、行列标志、网格线等，那么在打印之前就要先进行打印格式的设置。w4.8.1 页面设置页面设置w4.8.2 打印预览打印预览w4.8.3 打印设置打印设置w4.9 设置密码设置密码w对工作簿或工作表设置密码，可以保护它不被别人修改。w4.9.1 保护工作表保护工作表w4.9.2 保护工作簿保护工作簿w4.10 Excel 2002的的Internet支持及信息共享支持及信息共享wExcel 2002借鉴了许多Internet信息共享的思想方法，集成了许多Internet技术。可以将Excel的数据处理能力、图表制作能力应用于网页上，将企业各部门的数据处理成有用的信息供企业有关人员使用。w4.10.1 工作簿中建立超链接工作簿中建立超链接w在工作簿中建立超链接的方法很多，Excel的工作表可以链接文本、图像、声音、动画等。这里，以Excel工作表与Word文档的超链接为实例，对建立超链接的方法进行介绍。w1.Excel工作表与工作表与Word文档建立超链接文档建立超链接w2.删除超链接删除超链接w4.10.2 Web页与交互式网页页与交互式网页w其他用户在浏览器上就可以查看、操作、编辑所发布的数据。w1.工作簿保存为工作簿保存为Web页页w2.工作表保存为交互式的工作表保存为交互式的Web页页w4.10.3 共享工作簿共享工作簿w1.设置共享工作簿设置共享工作簿w2.冲突处理冲突处理w3.修订共享工作簿修订共享工作簿w4.合并共享工作簿合并共享工作簿w4.10.4 获取外部数据获取外部数据w4.10.5 Internet数据即时处理数据即时处理w4.11 Excel 2002与与Word 2002的邮件合并的邮件合并w在办公事务的管理中，常常需要打印系列文件，如信封、通知等。下面用Excel管理数据资料，利用Word的邮件合并功能完成系列打印任务。w4.11.1 打印系列通知打印系列通知w4.11.2 打印系列信封打印系列信封小结小结wExcel 2002是一个电子表格处理软件。w本章首先介绍了启动和退出Excel 2002的方法。对工作簿的基本操作与在Word中对文档的基本操作类似。因此，在前三节中，读者要重点学习的是单元格、工作表和工作簿的概念以及它们之间的关系。