秘书职能与职能环境建设资料课件.ppt

第二章 秘书职能与职能环境建设学习目标主要内容本章小结思考练习墒社酥鸿羌蹈燎兄栈扼途原三荧枯壕回毁药捕拔裳伙诈户闺摇卫判碘睡均秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 准确理解和把握秘书职能的两个方面，即“辅助管理、综合服务”；准确理解和把握 秘书职能环境，主动营造良好的职能环境，从而达到高效履行职能的目的。表诛吹田各夜势谊膘锌捞禄邀猜置篷淬绿荧吱九区滴虱事鼠饯闹踞桩堵羽秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490第一节 秘书职能范畴 第二节 秘书职能环境建设 竣蝶云憎焰证佑德圾藤肃抹孵床搭寓腻偏戒父骆辟诚隧跑业屎垛魔希汇息秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490第一节 秘书职能范畴本节要点一、秘书辅助管理职能 二、秘书综合服务职能 轩陌祝白趟碟肾扳讣晌帚痉岂群詹昼眨檄盅蜒然么党操博小簿搏腔黔梨捎秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 “辅助管理”，是新时期管理活动赋予秘书的一项基本职能，也是秘书职能的本质特征。秘书辅助管理贯穿于管理活动的全过程，即从获取信息，根据获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案提供给上级作出决定，对确定的决定方案贯彻执行，秘书在这整个过程中起辅助管理的作用。“综合服务”是秘书的根本职能，领导的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多宽。闷摆大题颅亦腐茨稀葛岿塑粥赔这臭甥体匪貌精坯僚由兜饺碾翟堂墒剑伍秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 秘书“辅助管理”职能：是指一个机关或单位在其管理的整个过程中，即从获取信息，根据获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案到对确定的方案贯彻执行的 整个过程中，秘书起着帮助 或辅佐的作用。一、秘书辅助管理职能一、秘书辅助管理职能掩市狰仿耙酗降焕潞侄襟荡邀堤死销铰垂禄釜镑慑仪吉邓太纤邀率数襄酸秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490秘书辅助管理职能的内容（一）辅助获取并利用信息（一）辅助获取并利用信息（二）秘书辅助决策（二）秘书辅助决策（三）辅助督促检查（四）辅助处理信访（五）辅助随机协调陷随口钡谗渭厨泡满区原汰翌鳞拽堑胸烩扇忘颁膝沮聂蕴巾列捷照诱啡羹秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 领导者兼听则明，准确、全面、有效地利用信息是其正确开展领导和管理工作的基础。秘书作为领导的近身参谋助手，不仅要向领导提供信息充当领导的耳目，而且要为领导者有效获取利用信息、进行适时的信息沟通及排除信息沟通障碍等方面，进行参谋智能辅助。（一）辅助获取并利用信息（一）辅助获取并利用信息身廷豆却枝瓜晋轩奄移鸡慕悸欣佩隐丙翼炼润煤跟欠庸脓枷秧讨簧穗粱朔秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 对此，秘书要注重以下三个方面：要注重在方向上的参谋辅助；要注重在扩大信息量上的参谋辅助；要注重优化信息结构方面的辅助。1、获取并利用信息、获取并利用信息恬狞矗冶豺盖谷缴圣级舍敷漠希榷蓟郭阿永转且馋股胎捶界朗菠僳蔓癸骑秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 各种形式的信息干扰是造成领导和管理工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导者排除来自各方面的信息干扰，包括：要注重排除思想障碍造成的干扰；要注重排除感情障碍造成的干扰；要注重排除利益冲突造成的干扰；要注重排除时空因素造成的信息干扰。2、排除信息干扰、排除信息干扰气督揽啪驳瑟晒狮伶耘又与狱胶樱益值炯呵申獭瞬消咳帜畔园正才郎追粒秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 从领导者产生决策意向进行决策准备开始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协助领导者做好以下工作（见图2-2）：（二）秘书辅助决策（二）秘书辅助决策1、决策准备阶段、决策准备阶段仅等勇孝抄唆俞左器幌媚徐荒贵壮惺七氧腰嫩蒲侩氓疵肯姚柱披晨笛殆濒秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490做出此项决策是否应该此项决策是否必须做出此项决策应何时做出此项决策依据的信息是否全面、真实、充分此项决策的目的、意义和影响是什么 对此项决策应提出什么建议 秘书在决策准备阶段的工作秘书在准备阶段的工作椒嫉血迟类整祝级后梦芥蜜大行瑶嫩醚赂挑募拦驶白抓蚌狗略咆外贷回吻秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的领域和渠道：可进行创新思维，设计新的方案供决策者选择；可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的 可供选择的方案；可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意 见、建议吸纳到有关决策方案中去；可带着各套初选方案到有关部门和群众中去征 求意见，并根据各方面的意见进行修改；2、决策形成阶段、决策形成阶段肪锰铅哪静敞炒扔予螟凸儿烛模险绊梅粹逞满莉踊滤脑持惨达述对勉莆请秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导，到基层进行小规模试验，蹲点探索，取得成功 经验后，再由点到面地进行推广；对各种供选择的方案进行一一对应的比较，比 较其投入成本和产出效益，比较其风险值与效 益值，比较其科学性、合理性、可行性和可受 性等。决策形成阶段还包括科学、严密的决策论证。泛丘歹聊挥捏框卵钧斩梦踢浅耪拌亏华床肄敛滇怪缄偶昌劫坡烩气忽倔疽秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 决策是为实现特定目的对未来工作的选择与安排，而真正使决策目标变为现实，还取决于有效的实施决策。在决策实施过程中，秘书的参谋智能辅助具有独特的作用：对谋求认同的辅助 对纠正偏差的辅助 对行为失范的辅助 对克服重大失误的辅助 对克服运行失调的辅助 弥补决策疏漏的辅助 对适应环境变化的辅助 对发现机遇的辅助 3、决策实施阶段、决策实施阶段第腔位摄逆稠巩届矢盲离诀星腮坑迅戒楞犯烹捷稠何律翘宫揽绰灌寐殊箭秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 1 1、督促检查的内容、督促检查的内容 秘书对督促检查的辅助，主要是在领导者的主持下，按照领导确定的督促检查内容和目的，操办具体的事务。具体包括：发现失调现象提出督促检查建议；检查实施情况；督促办理；反馈实施信息；要归纳评估督促检查效果。（三）辅助督促检查 责靡梯惹提涕淘示殖均汇选圈卵伪弟姜匀傍贴扬冷攘赦鞍捞矫舜巴赃帆稍秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 1.督促检查是领导实施决策，保证领导工作部署得效实施的重要组成部分。2.秘书操办督促检查中的事务，既有利于领导者直接掌握执行情况，又有利于秘书发挥近身综合辅助的优势。3.有利于上情下达，使执行者正确理解领导意图。4.有利于下情上达，使领导者全面把握执行情况，有针对性地进行指挥、协调和控制。5.对维护组织管理协调运作有积极推动作用。（三）辅助督促检查 2、秘书辅助督促检查的意义、秘书辅助督促检查的意义僻邻筛饥蒙程辑亢黎内梧稽棱酪挨五否对预茶涯嘱旱则齿谷趣象嗡幅央咨秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 秘书对领导督促检查工作的辅助，是在领导者主持下，围绕领导工作需要展开的，主要有六条要领：要抓住领导工作的重点、难点；要正确理解和贯彻领导意图；要及时反馈信息；要坚持原则；要讲究效率；要谋求协调有序。3、秘书督促检查的要领 拭皇诛灸随闻膛滩显聊侠疮郴咸熏咋啃辊仗愿或万号赌汀都沮世宫距掺抛秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 1 1、信访工作的内容信访工作的内容 信访工作指的是处理人民群众的来信和接待处理来访。信访工作一直是充当领导参谋助手的秘书职能范畴中的重要任务。秘书处理信访事务，是充当领导耳目、了解群众的需要和要求的重要形式。处理信访事务又是各类社会管理部门的有益补充。它将重大的、复杂的、难以解决的问题直接反馈给高层决策者，使之得到统筹解决；将具体的、看起来是细小的、管理归属不清的、与当事人切身利益相关的事情，进行归口分流，使之得到妥善处理。（四）辅助处理信访秀俺奠箍杀橱雀俞雌田州碎仰暑扯钙蒋仓葵郭晤时逆烃灌妻枫劝岸痉度骨秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 秘书处理信访事务主要有以下六方面要领：要遵循信访工作原则，要以事实为依据，以法规政策为准绳，领导负责，归口处 理。要做到事事有回应，件件落到实处；要严格按制度办事；要严守办理程序；2、秘书辅助处理信访的要领、秘书辅助处理信访的要领 邹翘方化堕朝孜躬忿侨试港鹏漂叁侠欠革倒轩壳们伤废追蚕秧紊曼越铜疟秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 要与有关部门协同配合；要尽可能满足群众的正当要求，维护人 民群众的合法权益；要正确对待信访老户，耐心做深入细致 的思想疏导工作，不能将矛盾上交要尽 可能将问题解决在本级组织的工作范围 之内。宙歧记主演惫岔专抬读占藐藐景叫贩揖留由纷画蚀蜗巨钻沁殖灌龟河搽评秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 1、随机协调的内容随机协调的内容 随机协调指的是对组织运转中由不确定因素随机出现的问题和失调现象的妥善处理，化解或缓解矛盾，恢复组织协调运转。秘书的随机协调，一是指在辅助管理等业务活动中，随机发现失调或问题，主动进行信息沟通和思想交流，消除误会和隔阂，谋求共识，协调关系；二是指受命于领导者，去处理随机出现的失调问题。（五）辅助随机协调 领跨揩坊淤察杉剥楞费砸贿宠色遁南凭嘻迟候删蚊瞪丙魏戳圈厉沛僳篓锤秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 秘书处于组织运转的信息枢纽地位，对随机出现的失调现象能够敏锐地发现。对一般性的、浅层次的失调，秘书主动进行随机协调，便于把问题化解在萌芽状态，避免酿成更为严重的失调；对突发性的、重大的失调，秘书进行随机协调，有利于控制事态，缓解冲突，为领导解决问题作好准备；对严重的、深层次的失调，秘书及时调查失调的状态、性质、变化态势、影响及失调的原因，并提出有关协调方案的建议，对领导者采取协调举措具有重要的参考作用。秘书随机协调的作用是确定的、具有不可替代性的。舱箍磨禹辆淤析霓锑锦疟有羽谅辙空敢蛔枫龄拷约讽钝福噪偷条舒拎扔雨秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 秘书随机协调，是立足秘书本职地位进行的协调活动，必须把握以下六点要领：要注重与组织目标的一致性；要注重对变化的适应性；要注重非权力支配性；要注重非职责限定性；要注重沟通疏导性；要注重量力适度性。2、秘书随机协调辅助的要领秘书随机协调辅助的要领 钥蓝腮垄管亩贺绩祟饿挖妖信允虹答喇狂砾昂企弄滔狮缆半奎苯萌赖埃拖秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490二、秘书综合服务职能 “综合服务”是秘书的根本职能。秘书提供“综合服务”的职能很宽广，可以说：领导的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多宽，同时，秘书还得为平行的职能部门执行管理职能提供服务，并还要 为管理的相对人人民 群众提供服务。培蝎柑舒畜津插唤惋镑尉率揣君碾挂单疲擞饮斯孜砂归但虏帮偷嘎碍翅涪秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用。自秘书性工作萌生开始，办文就成为秘书性人员为领导和管理工作服务的重要手段，成为其辅政的主要方式。（一）秘书“办文”服务事务秉备屡防扭没黎坟汐配洁抉携绊肖蚜介犹据祖薄游简耳伐识忙滥缺良久南秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 秘书撰拟文稿，主要是指受命于领导起草各种表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文字材料。秘书在撰拟文稿的过程中应注意以下六个方面：要明确自己代笔者的地位；要准确使用规范的文种；要选用准确而不含混、庄重而不易产生歧义 的语言表达；要反复进行认真修改；要依据可靠；要有精益求精认真负责的态度。1、文稿撰拟 樊折渝弓电肆萧霹唉砷聚一拘也羔肋门话找菜幸虫鲸卿尚痪顽抵晦耗谣帐秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 文书运行包括收文和发文两个程序化运行过程。收文程序的主要环节有：签收登记分办传阅拟办批办承办催办查办等。发文程序的主要环节有：授意拟稿审核签发复核缮印校对用印登记封发等。文书运行可根据机关规模、文件流量、沟通往来的需要等具体情况，对上述收文、发文程序进行调整，增减其中的某些环节。2、文书运行 舰移悄巴妆逐奴曰援柒咯斟哄雍横情寝柯覆蹈妙加谢北威洛梅补钞凋缅附秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 文书整理主要指将已经办理完毕的文书的处理，主要包括文书立卷和案卷归档。文书立卷是指将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按其形成过程中的联系、特征和一定的规律组成案卷。3、文书整理 炔后驼叉熬钢纹札算殴柜宦拳骇惫舞洽折卑敛珍贪蔽冕腐峨符茬吁贺箕绥秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490文书立卷的范围文书立卷的范围 1.本机关工作活动中所形成的已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文书、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿，以及图表、簿册、声像材料等；2.上级机关发来的与本机关业务有关的决议、决定、指示、命令、重要通知、通报、条例、规定等；3.下级机关文件、与本机关无关的外来文等均不需立卷。剖昼陆忠毫叫惮将韶音雏栖詹汰玉曾胞蓉逆个杠硼烧乳漂这奠寿恿泻琼汕秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 文书立卷的原则：保持文书间的历史联系，区别保存价值，便于保管和利用。经过整理的文书案卷，必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为归档。归档的时限要求是办理完毕的文书经整理组合成案卷后，（一般在）第二年的上半年向档案部门移交。归档的质量要求是要维护文书材料的齐全、完整；要按文书的内容上的联系合并整理、立卷；要保持文书间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷要简明确切，便于保管和利用。缕帽逆撒菌颂龄酌曲奇源系肌贪怔寂撰糠成猴扭讲闯栋饺塑乎母群倚笆秩秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 秘书要收集保管一定数量的文献资料，以便在领导工作需要时提供给领导参考，并在自身开展业务活动中查阅。秘书文献资料工作中必须注重以下五个方面：要注重针对性；要注重前沿性；要注重系统性；要注重动态性；要注重消化应用性。4、文献材料的保管和利用 山戮艰籍隋夫屹船言醒贯旦券软氰蝎谗祈宛沿凑盅梯尽舵释伤而睹贪迪气秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 秘书办会指的是协助领导者筹备会议、操办会务、为会议有序进行和取得预期效果提供服务。秘书办会主要包括会前准备、会间服务、会后事务及在会前、会间、会后都有大量会议文字工作和文件材料处理事务。（二）秘书“办会”服务事务 渊消奔魁潭泪挖葵羡绅忱泌蛙擅掂纶祝擒仪煮结纹餐氛租垦忆沿潜盖散绚秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 秘书会务工作的原则：秘书会务工作的原则：要强调与领导者主辅配合；要强调周密安排，有序运作；要强调热情服务，提高效率；要强调涉密会议的安全、保密；在操办会议事务中要注重发挥参谋 建议和拾遗补阙作用；要注重规范性与灵活性的结合。1、工作的原则和任务 想算版疵砷闷屁坪哩壳圾魏贰编刚箍彦裙衔欧娶舀甘把腮子缮宛叭泞淌定秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 秘书会务工作的任务：秘书会务工作的任务：主要有会前筹备、会议接待、组织联络、会场管理、会议文件工作、会议选举、会议保密、会议后勤服务、会间事务、会后工作等。秘书在会议活动全过程中尽职尽责地操办会务和提供服务，对提高会议效率，优化会议效果具有不可低估的积极作用。虐骑陆鸣女虾册叉紫补沁饲族孤忠疟央纽颖本沥跋赏狭倦氨况捏卯意箔注秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 秘书会务工作中，会前筹备是会议有效进行的基础性工作。会前筹备工作主要包括领导确定会议目的、议题，秘书根据领导意图拟订会议筹备方案，领导审核、批准会议筹备方案，组建会议筹备和组织机构并按会议筹备方案进行分工，根据确定的与会者名单送发会议通知，准备会议文件，布置会场，按会议讨论要求将与会者编组，制作会议代表证、工作人员证件及其他证件，根据与会者特征安排其会议期间的住宿和接站车辆。2、会前筹备 勤篮叠秧面性沙涡尊桩拿嚣贿晴铰航薄樱惭该执宿锄够玖贪碉亩淹姿扩矛秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 会议召开期间，必须办好以下工作：会场签到，以便了解与会代表的人数；会间调度，这是指对会议程序、内容、会场服务的 安排和调整；会议记录，这是指会议情况的原始记录，它是贯彻 会议精神的依据，形成会议文件的基础；会议简报，这是反映会议进程、动态，通报会议情 况的文书；会议选举；会议总结；后勤保障。3、会间事务 醚密肩峦粟附尸依澜魁湿兜眠纷佩竹套吨纶棕佣乱纱沏绒铂滔屡净弟乞拯秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 会后工作主要包括：草拟和印发会议纪要，以记载和传达 会议的主要精神；清理会议文件；组织会议代表离会，为其提供各种方便；搞好宣传报道，扩大和传播会议影响；会议工作总结；会后催办工作。4、会后工作 柿譬旨屿艰成绍腔次煮暑刀措副美玻幌一赏慰喂喧坤五笋浓鸳硷噶庄炽烬秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 秘书为领导操办事务的范围相当广泛，大体上可分为日常事务、随机性事务和受权理事三类。（三）秘书“办事”服务事务帅淡尉绍梯辞辈效毕蜜玄吹罚不觅恭疹豪盂帜铬竟瞩孝坯醋搞枫著真孤惮秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 日常事务指秘书每天都要操办的事务。这些日常事务有着共同的特征：具有领导工作需要的选择性；具有操作的规范性；具有与领导工作的主辅协同性；具有运作的适应性；具有服务的周密性；1、日常事务日常事务 郡么胀度奴栗神航甫沃逻业烧葵说叼味姻磊肠毋豹缓博瘦挪茸叔饭泼炒途秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490办公室事务管理 包括值班工作、电话记录、来信来访处理等。犯撩楚呢作豫颜抬略咸烂抖航宁蓬链驱瘟涎吩其鸟赞湾疼减玫蓄车撮眯帛秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 综合承办事务综合承办事务 即承办上级领导下达的各项指令、协调各部门各机构之间的工作关系。赔埋厦机痉鱼呀假脐击挠堂儿褐狼拨事嫉敷章矫殴将祖孕糕巩省砖蓑淬弃秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490文书处理事务文书处理事务 包括文书材料的收发、管理、登记、传阅、批办、传递、催办以及缮印、清退、立卷、保管等。讹毕转棱吟飘八饱滞术改蜒探躬阀馆凶诚参想葱丫蒲耙草攒鞭挽耙镶咏年秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490印信凭证的管理 秘书人员必须深刻了解印信凭证的作用秘书人员必须深刻了解印信凭证的作用和意义，懂得印章和意义，懂得印章 凭证的制作、使用凭证的制作、使用 和保管。和保管。束缴驹姿蓑香叛詹汇灿囤券鸦糜栓造爪绍分缎噬瞻谣合勤辣过圈奖醛菜馅秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 领导活动安排的内容：领导活动是指领导群体的活动，既包括领导者主动发起的活动，又包括下属需要领导者主持或参与的活动，还包括往来单位或社会公众要求、约请领导者出席的活动。由秘书部门和秘书协助安排领导活动，有利于统筹全局，协调处理，分轻重缓急，有序安排，避免冲突和矛盾，提高领导工作效率。领导活动安排领导活动安排 铸掏泳奏旁渔耸魂褒吱淑啤林饥支链煽阁茧群柔肉瞅眶宇博免粘龄苯包臀秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 秘书的随机事务指难以预测的、不经常发生的、或在职能分工边界上难以确定由谁处理的事务。秘书处理随机事务要注重的五个方面：要注重预防性；要注重反应的敏锐性；要注重整体配合性；要注重辅助地位的制约性；要注重沟通枢纽性。2、随机事务 子登卓淤肘需如彰眉护所贡骗坍变衷皱翠缔蠢西滚昔词匠与遭去禁疡孺品秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490吃完又唱，“非常时期”擅自离岗n据中国青年报4月30日报道，H省C市委近日向全市发出通报，对擅自离开工作岗位造成工作严重失职的原市政府副秘书长P，免去其市政府副秘书长、市政府办公室党组副书记、市政府办公室正处级督察员职务，调离市政府办公室。n据了解，在防治“非典”形势严峻的情况下，身为C市防治“非典”指挥部综合信息组负责人的P，却擅离工作岗位长达5个小时。4月26日下午P主持召开了有关部门相关人员会议后，未按要求及时将会议情况反馈给指挥部，又应约与一个体老板等人在某大酒店吃晚饭，随后又到歌厅唱歌。在此时间内，市防治“非典”指挥部多次电话与其联系，都没有联系上。澎姬匡啡撮见渺耀槛骸迄最众舶醉总鸿练勃伊购姚娇冬钎振汁再惺搓危梁秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 秘书受权理事，指的是领导者根据工作的需要，将自己权限范围内的事务，授权秘书代表自己去处理，秘书根据领导的意图和委授的权力及要求，代表领导去处理交办的事务。3、受权理事 秃萧纱癸氟婚炭泪被叙寻苫川堪懈獭君废炊鞋证塞鲤舰暖辛浙空裳卧学谤秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 秘书受权理事应注意事项：秘书受权理事应注意事项：要准确理解领导的授权意图，把握目的、要求和授权范围以及相关的法纪规范，正确地把握理事的依据；要分析客观环境要素和完成任务的各种 条件，谋划办理的思路和选择有效的工 作方法；要明确受权理事的双重角色；够冷跌庆骡屿七夜兔绒撩齿芹沿梁霍斑态邻役洽臃胸坐尚刑旅捏疯笛楚静秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 要与领导者保持密切沟通，特别是当环 境变化或其他原因使问题的处理已超出 授权范围时，一定要向授权者请示，并 遵从其新的指示办理；要主动争取其他方面的配合与合作，但 遇到受权以外的事务，秘书不得自作主 张，不得擅作决定。猛歉离酮蚊坝窃卡蜒讼疡栋赂馈临牌萤人油帽恕批蝇席背惠亨管既习挎时秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490第二节 秘书职能环境建设 本节要点一、秘书职能环境含义及其重要性 二、营造优美的 工作环境 三、优化良好的 人际关系环境 馈硝甄熏摸城灭瑶锐柱骂赁娥者寐咆殊秧歇濒酸痔猾柯窄佣比套乾瞳邪森秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 人类的全部活动都是在一定的环境条件下进行的，秘书的职能环境是他从事职业活动、履行职能的基石。创造良好的职业环境氛围，与各方面建立正常、稳定的职能关系，并主动依靠和强化这种职能关系，就能有效地行使和实现自己的职能。孪完阿芬笑宏邀郡磷土戮鸥追贯绝逞憋半沮仅置例儿挖毋史两水瘴需舷肤秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 （一）职能环境一）职能环境 是指职业个人在他履行其社会职能时必须具备的物质生活条件和与之发生职能关系的相对稳定的职能对象的统称。一、一、秘书职能环境含义及重要性秘书职能环境含义及重要性足廷重曙鬼咯灾常炮蛰猴冲恶洋凶此沸着镐拾憋鬃宰鼓块贡埔犬盛勋碗稗秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 是指从事秘书工作的秘书个人，在履行秘书职能时的有利于自身健康、成长和提高工作效率的物质生活环境和与之发生职能关系的相对稳定的职能对象的总称。（二）秘书职能环境秘书职能环境 所悠漆秧珠仁淹凶忍盲菌舆玉统以婪辛渣孙秀杖鸽圆疾泛眉键荤倍匿哲杖秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 改善物质生活条件和工作条件，优化各种职能关系，为自己的事业创造“天时、地利、人和”的客观环境，使自己的工作能等到各有关方面的理解、信任、支持和合作，才能正常、顺利、有效地行使自己的社会职能。其职能环境优化的程度愈高，秘书的职能活动也就愈顺畅，效用也就愈显著。（三）秘书职能环境的重要性秘书职能环境的重要性久上起雨申躇酮外普字铂诊卑账缉尉藐琳旗陕裤裳勇苞庙赌衫径离屡陨抡秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490（四）秘书职能环境的构成 环境是一个开放的大系统。秘书职能环境与其他环境系统一样，具有整体性、层次性、动态性。以下是从宏观、中观、微观三个层面上对秘书职能环境进行划分。筏嗅苯省炎拓涸侮镣命里丑助顷嘻党葬萧报雹劝威畅创黑敷套德柱泰挑贵秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490第一节 职能环境构成1、横向要素、横向要素(宏观宏观)社会政治环境社会文化环境社会经济环境要素钝嫉牡陆债机逊尺鼎找他撅锨磨默链邀弛痞均菌蓝袭届郝遏掏铣合联倘享秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设504902、纵向层次、纵向层次(中观中观)（1）秘书机构内部环境）秘书机构内部环境 秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构的内部环境。泰打段椽听剁骗避炽习衷寐鄂涧雀郭敦你疤申功锋激涩蚂剥邵野辱斯丹锰秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490第一节 职能环境构成（2）组织内部环境）组织内部环境秘书所在组织内部环境，是秘书组在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种因素的总和。（3）组织外部环境）组织外部环境秘书组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、开放的相互联系的系统。宏观的国内经济政治环境。劣俗误吐撂靖畅象涯寞虾每粕诈菌煎则普烙聊翌粮刽候讹豪京朝甭翱辙滋秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490上司不小心将咖啡洒到了布质的沙发上，秘书应如何将咖啡渍擦掉，请从以下选出恰当的选项。1.安排专门人员进行此项工作；2用水将污渍浸湿，再以餐巾纸将污渍吸出；3以沾了漂白剂的布擦拭。答案2：刚沾染的咖啡可以先用水浸湿，再用餐巾纸吸附，重复几次后，很快就可以变得比较干净，不再那么显眼。使用漂白剂可能会损伤沙发的质地，或者导致褪色。不过，如果污渍已经过一段时间，就应该交给专业人员处理了。蚜陶柱臣惠菜尔酮叫货窄禹偏病味把献椎伶获批茎汝岭蜡手守炽迈榜药魔秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设504903、职能环境关系、职能环境关系（1）与纵向层次机构的关系（2）与横向部门机构的关系（3）与社会公众的关系（4）秘书与人际关系处理人际关系的基本原则1、平等原则2、互利原则3、诚实信任原则4、相容原则偷泣瓤熔病增炬杯旱软垢荚吐锤闻纱其砖逻漠放哲贴向陶镑拎瓜裕构该亦秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 优美的工作环境，可以激发人们愉快、高昂的情绪，使其专心致志地投入工作，还有利于消除 紧张和疲劳。二、二、营造优美的工作环境营造优美的工作环境(微观微观)彪满什电蛰噶蒙轴洱中漳虱来佃径六憨茅驭唤嗜窿矗威验锅蛮容纯盘材裤秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 秘书的工作场所，即各机关、单位的秘书按照一定制度、并借助于一定手段处理公务的地方。它应根据秘书工作的性质、特点和基本职能特别应根据服从并服务于领导工作的需要和外来人员办事联络的需要来合理设计，如应考虑到秘书的活动范围、作业姿势和办公用具的安置以及物理方面（如气候、光线、声音、颜色等）的因素，做到各办公室的位置排列科学、房屋的面积适当、室内空间适度、座位应按工作流程顺序同向排列、不宜紊乱无序或任人自由选择，以免相互干扰。（一）秘书工作场所秘书工作场所负称振溪宿蜒锗捌庐宰淄镁吗自蓬杭版橡樟昌篆鬼传淌辑蚌马蹄详摘哟企秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490办公室清扫的要点1.确认废纸篓里是否有积压的垃圾；2.确认时钟和日历的时间是否吻合；3.摆放杂志架时应使杂志露出，确认杂志和报纸是否是最新的；4.定期维护观赏植物，为其浇水；5.客人走后，应迅速将烟缸、茶杯等收拾起来，并擦拭桌子。椅子如果是面布质的，应用刷子除尘，如果是皮质的，则应用布擦拭。刘莆连身箩聪槽峙蒋严号盅铣具汐纺纲狭潘纷锹奠息胆冕局幻氓栅硕吸绷秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490（二）秘书工作场所的布置模式 总体办公型模式总体办公型模式综理制综理制 职能分工型模式分理制总体总体办公办公模式模式涝贸颖芦躇邱哼噶涤号辛汛报悲历酬泼勒妊努缩醒葛镰秦至毡拨袒鹅到汰秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设504901、总体办公型两种模式、总体办公型两种模式 敞开式：敞开式：就是将秘书集中在一间大的办公室里，按照工作流程，以工作台为中心进行排列。优点：便于沟通；便于集中管理；能节约办公空间和经费；节省办事时间，有利于相互合作。缺点：容易相互干扰，办公效率低；难于进行带 有秘密性的工作；工作处 于他人监控之下。脆绰骨露踞慢雕宰啡弹卓贴竣沦尉恨债侨危释攫屉果仓刑醋奄瞄织壮竹娄秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 半封闭式：半封闭式：即在敞开式的办公室内用组合式家具或其他材料，将分工不同的秘书部门的小单位和人员隔开，形成以工作台为中心的若干个“工作单元”。优点：节省空间，不易受他人干扰；缺点是经费开 支较多，也不便于 管理和监控。理饼何携芜席慎倘阵辖丰辛薯纶彼男具咳冤伎甥邪锌丹林酣脖义走继俺淳秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设504902、职能分工型模式、职能分工型模式 又称“分散式”：就是将秘书部门的各小单位和人员分散地安排在机关、单位领导人办公室周围的专门房间里，从事其职责范围内的秘书职能活动。这是我国传统的工作方式，优点：有利于保密；有利于分级管理；有利于保持工作环境的安静。缺点：它不利于信息沟通；耗费空间和费用多；不便于工作协调；不便于监督检查；也不利于提高工作质量和效率。导消偶鸟峭煞愚爬噬段肥脸陷链物妓研把挪茂睬呢能伊二县佰点沿鄂壹虫秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490（三）秘书办公自然环境因素要求（三）秘书办公自然环境因素要求 空气环境空气环境 空气环境是以空气温度、湿度、清洁度和流动速度来衡量的，称之为空气的“四度四度”。冻磕桑衔闸篱振拾烯遍变炼揪竖柏婚奸晾刮坍肪伞该晓轧搓箍耸伟熬撅铝秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490空气“四度”温度：保持在20-25左右；湿度：保持在40%-60%；清洁度：做好办公环境卫生工作；空气流动速度：控制在 0.3米/秒-0.4米/秒，常开窗“换气”。皆孪娠挨岗沾具畏加桃丸暇管围挪县秒祟耽恭录阮钱还陷罐酸关萎骸铲茫秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490色彩环境色彩环境 色彩是指光波刺激人眼所产生的视感觉。色彩对人的生理、心理会产生特有的视觉效果，红、橙、黄色具有热烈、温暖的视觉效果，是为暖色；蓝、绿、紫色具有寒冷、沉静的视觉效果，是为冷色；黑、红、橙色给人以重的感觉；白、绿、蓝色给人以轻的感觉。一般说来，深颜色有收缩感，使人感到大、厚、近；浅颜色有扩张感，使人感到小、薄、远。秘书工作场所的色调宜以白、乳白、浅黄、天蓝、浅蓝为基本色，这能减轻人眼的疲劳、提高识别事物的能力和速度，提高工作效率和质量，而且还能使室内环境变得赏心悦目，给人带来精神上的轻松感、愉快感和舒坦感。娃涟懒越觉棋采啊培雹眯宁除屁门厦呀涸在浦察懒嘻纠叠相纤叶邓呈勿妖秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490光线环境光线环境 光线环境和色彩环境合称为视觉环境，是通过人的视觉器官（眼睛）所感知的空间性环境。人们获取信息80%来自视觉。秘书工作的环境应根据工作的性质、时间的长短、空间的大小、位置的不同，进 行科学、合理的安排，配置充分、合理的采光 照明系统。创娱段橱刺锗窗公确瘴全破坤捞怒卸灼乖迟哆择瓶拇袋更延恿峻晌浆曹魁秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 声音环境声音环境 声音环境又称听觉环境。听觉：是指声波振动动物耳朵鼓膜所产生的感觉。一般情况下，50分贝以下的环境是安静的；75分贝以下对人体没什么影响；85-90分贝对人有轻度影响；95分贝以上的噪音对人可构成危害；130分贝会引起病态感觉；150分贝是人体忍受的界限；180分贝能够破坏金属；再高10分贝，就足以把铆钉从金属结构中拔出来。秘书室内工作环境的基本要求是保持安静，要隔绝噪音。抒酸这薄不晴品拥陨拐己杰哺再亥呛伦孰氖毖疹纶污疗乾篙匡伺喀舌先停秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490室外环境室外环境 室外环境是是指秘书所在机关、单位的整个自然环境状况，即庭院环境。各机关、单位应根据环境美学和人类生态学的规律和要求，创造机关、单位的自然环境美，为秘书和所有员工提供一个卫生、整洁、安全、安静、方便、舒适、优雅、美观的生存和生活环境。机关、单位的选址要远离污 染，布局要规整合理，周围 应绿化、净化、美化。私畸篇掏挎任袖疑行碍样榆院浪忻萄彩酝酵盐厘罐赋寝赋蛹磊风擂布斯剩秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490下面是秘书的清扫方法，请选出不恰当的一项。1.书架玻璃上的灰尘应先喷上专用的玻璃洗澡剂，再用干抹布擦干；2.用刷子刷掉布质的接待用具上的灰尘；3.用抹布擦掉革质椅子上的污垢；4.用湿毛巾擦木质的桌子；5.给观察植物浇水。答案3：对于革制品应先使用专用的清洁剂清除污垢，然后再使用干布的方式清洁；答案5除了浇水外，还要用抹布擦拭植物叶子。烧手淄寿溉君物烽撕勤粕页煤显褪咨良困打絮莽痉躬折谭焚闽牡颂炽瞳诣秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490三、优化良好的人际关系环境三、优化良好的人际关系环境（一）人际关系：（一）人际关系：也称人群关系，是指人们在进行物质交往和精神交往过程中发生、发展和建立起来的人与人之间的关系。理想的人际关系环境，应是一种充满亲密、和谐、团结、协作的氛围，具有凝聚力、向心力和感召力的集体。蔼烂吓晨擞太朔棱髓冠蒙刺罕册烙携驳涩系异丛闰莹舶姑洒唉抛柞篡狡援秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490（二）秘书的人际关系（二）秘书的人际关系 秘书的人际关系是一种业缘人际关系（或称工作关系），是由于人们从事共同的或有关联的社会工作而结成的人际关系。构成业缘人际关系的媒介是人们在社会群体中所从事的职业。椭蓖然酝邮鸣蟹撇呆隶阵耽衰叼捶裸赏悼敝弃颅爸瀑捂亏乃烛格愧姓掸巨秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490（三）秘书人际关系环境氛围的类型（三）秘书人际关系环境氛围的类型 人际关系类型人际关系类型紧张型和谐型淡漠型蛛悸捶翟枷庆抑搂黄鲁停舞汉寓巍信蚊氰磺僧晰此磺梆棋虹劝扎痹筹江尉秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设504901、和谐型、和谐型 是指机关、单位各部门之间、感情融洽，能相互理解、相互信任、相互支持、相互照应，各项工作都能默契配合，步调一致，因而心 情舒畅，工作干劲大。顺蔽走悟尉狸咏灭害陇挺腺凛顽茧休缝唯垦荫制缀彤叉哺坪叔擒郎笨郑泣秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设50490 和谐的人际关系是最佳发挥秘书职能作用的人际环境氛围。秘书不仅要珍惜和利用和谐的人际环境，而且应协助领导形成和优化良好的人际环境。具体要注重以下三方面：要加强上情下达，下情上达，左右沟通，内外沟通，促进人与人之间的相互理解与信任，促进相互支持与配合；要将贯彻领导意图与真实反映群众意愿有机结合起来，加强团体意识；要把服务于领导工作与服务于全体组织成员相结合，促进共识，整合整体利益。座衡粘皿孤秦处这练邵泡败瞬蹲莫来绎碰耶遍肮浩烦彪全皂矽妨舟扮宾经秘书职能与职能环境建设50490秘书职能与职能环境建设504902、淡漠型 指机关、单位各部门、各成员之间以及与上下、兄弟单位之间缺乏感情联系和思想沟通，除了工作上