超市公文写作.pptx

1 公公 文文 写写 作作华润万佳人力资源本部课程编号：220100401更新日期:2002年12月28日 2课程说明课程说明培训目的培训目的培训对象培训对象培训时间培训时间培训形式培训形式培训师培训师培训目标培训目标掌握公文写作的通用格式。学会写报告、请示、通知。规范公文写作，提高公文流转效率。自荐柜组长2小时投影仪专职讲师3公文的定义应用文，是指同记叙文、说明文、议论文相并列的一应用文，是指同记叙文、说明文、议论文相并列的一种文体。种文体。它是党政机关、企事业单位、社会团体以及个人在日它是党政机关、企事业单位、社会团体以及个人在日常工作、生产和学习中办理公务及个人事务，或沟通常工作、生产和学习中办理公务及个人事务，或沟通关系所使用的关系所使用的具有直接实用价值具有直接实用价值、使用惯用格式使用惯用格式的一的一种文书。种文书。4公文的特点在内容上具有在内容上具有明确的实用性明确的实用性在形式上表现为有在形式上表现为有规定的程式性规定的程式性在使用上有在使用上有特定的阅读对象特定的阅读对象5观点正确、鲜明观点正确、鲜明材料真实、得当材料真实、得当格式规范，结构合理格式规范，结构合理语言明确、平实、简约、得体语言明确、平实、简约、得体公文的写作要求公文的写作要求6公文的种类公文的种类1.命令（令）命令（令）2.议案议案3.决定决定4.指示指示5.公告、通告公告、通告6.通知通知7.通报通报8.报告报告9.请示请示10.批复批复11.函函12.会议纪要会议纪要（根据国务院办公厅1993年11月21日修订的国家行政机关公文处理办法的规定，公文种类为12类13种。）7公文通用格式公文通用格式1 标题标题2 主送单位主送单位3 正文正文5 落款落款6 发送日期发送日期4 附件附件8完整的公文标题由完整的公文标题由发文单位名称发文单位名称发文单位名称发文单位名称、公文事由公文事由公文事由公文事由、公文种类公文种类公文种类公文种类三部分三部分组成。如：组成。如：华润万佳关于二OOO年度“五.一”假期销售情况的报告公文标题的三个部分，有时可以省略其中的一个或两个内容，公文标题的三个部分，有时可以省略其中的一个或两个内容，如：如：关于前往广州参加博览会及参观部分商场的请示；董事会决议；通报。在标题中一般使用在标题中一般使用“关于关于”这个介词结构。这个介词结构。注意准确选用文种。注意准确选用文种。公文通用格式公文通用格式1.标标 题题9 主送单位，又叫“抬头”，是公文的主要收文单位。主送单位写在正文之前，标题之下，顶格写，末尾加冒号。如果主送单位不止一个时，应按其性质、级别或惯例依次排列，中间用顿号（类间用逗号）断开。如：“公司领导”、“营业管理本部、翠竹店”。公文通用格式公文通用格式2.主主 送送 单单 位位10公文通用格式公文通用格式3.正正 文文4.附附 件件5.落落 款款6.发送日期发送日期详听后面的讲解写在正文之后的下一张,发文时间的前面,空两格,并加冒号。落款要写发文单位的全称或规范简称。凡是在标题下列出受文单位的文种，都要在文尾落款；凡不需列出受文单位的便不必再落款。111、标题：、标题：一般由事由和文种组成，事由用介词结构方式。2、主送、主送3、正文、正文 1）引据）引据，写报告缘由或依据、目的。用简洁的语言交代为什么要写报告，然后用一句过渡语“现将情况报告如下”、“现将情况汇报如下”或“现将处理情况汇报如下”，并用冒号“：”以领起下文。2）主体）主体，写报告内容。在过渡语冒号之后，另起一段写报告内容。3）结语）结语，在正文末尾写上“特此报告”、“现报上，请查收”、“以上报告，请审阅”，如果是提出意见要批转的，可写上“以上报告，如无不妥，请批转有关单位执行”等等。结语应单列一段。4、落款、落款：在落款处写上单位名称和成文日期，（加盖印章）。报告的写法报告的写法报告，其结构由标题、主送、正文（包括引据、主体、结语）和报告，其结构由标题、主送、正文（包括引据、主体、结语）和落款四个部分组成。落款四个部分组成。例例 文文12请示的写法请示的写法1、标题、标题：请示的标题要写明事由。标题中不能写请示者的姓名。2、主送单位、主送单位：请示的主送单位只能写一个。3、正文、正文：请示的正文一般由缘由、请示事项和请示惯用结束语三部分组成。1）缘由（引据），用简约的语句交代完请示原因后，用一句过渡语“请示如下”、“请示事项如下”、“特请示如下”后加冒号，以领述请示事项。2）事项，要坚持一事一文，不能一文数事，避免延误办事。3）结束语，惯用“以上请示当否，请批示”、“以上请示如无不妥，请批准”，如果是请求批转的，写“以上请示如无不妥，请批转有关单位（部门）执行。”4、落款、落款例文例文其结构与报告相似，但写法上与报告有不同之处。13报告与请示的区别报告与请示的区别1、行文目的不同、行文目的不同2、行文时间不同、行文时间不同3、写法上不同、写法上不同4、结束用语不同、结束用语不同14报告与请示报告与请示15通知的写法（一）通知的写法（一）1.标题标题 通知的标题，一般由发文单位、事由、文种三部分构成，要在事由部分准确地概括出通知的主要内容。2.主送单位主送单位 通知只能主送给下属机关单位，平级机关、不相隶属机关，不宜用通知。3.正文正文 正文内容不同，写法有异。1)指示性通知的正文，一般包括通知缘由、通史事项、执行希望与要求三个方面。用语上，坚定、严格、不容置疑、祈使句多，体现出指示性、指挥性、权威性。2)会议通知的正文，应写明会议的目的、时间、地点、内容等，有的还要写清与会人员名单、要准备什么材料、带什么东西等。3)公布性通知的正文，要写明被公布的行政法规制订的原因、目的，要提出贯彻、执行的希望和要求。4)批转、转发性通知5)任免通知6)一般事务通知，这类通知多属告知性，是对有关事宜需要下级单位知道或办理时使用。内容着重写清所通知的事项，具体说明如何办理，达到什么目的。16 通知的写法（二）通知的写法（二）练习练习 例文例文 4、结尾、结尾 通知的结尾一般使用常用语，如“特此通知”、“希周知”、“请按此执行”、“请贯彻执行”等。5、落款、落款 通知一般要写落款，并加盖公章，写上年月日。17正正 文文 例例 文文电脑使用情况调查统计报告电脑使用情况调查统计报告 4月底，集团总经理办公室对总部职能部门主管以上级人员和分公司主管级以上人员家庭使用电脑的情况进行了一次调查，此次调查以网页问卷的形式进行，共19人填写了问卷并返回，现将情况总结如下：一、参加调查人员情况参加调查人员情况 总部部门经理以上参加人员有2人，他们是；总部主管级参加人员有8人，他们是；分公司有9人参加，他们是。二、问卷评估问卷评估 1、您家里是否有电脑？您家里是否有电脑？14人家中有电脑，达74%；5人家中无电脑，占26%。有电脑的人员比例还是较高的。2、您是否在家中上网：您是否在家中上网：共有11人在家中上网。在家中有电脑的14人中，有10人上网，占71。4%；还有1人虽然家中无电脑但利用公司的电脑在家上网。（略）三、小结三、小结 此次调查问卷显示主管级以上人员家庭配备电脑的比率较高，但应用水平还有待提高。大多数人上网的目的还局限在休闲娱乐，没有体现出在提高工作效率方面的优势，但已经具有了较高的学习使用掌握新知识新技术的意识。本次调查反映了目前制约网络充分利用的瓶颈所在：网络速度慢、费用高，使用不方便，用户缺乏必要的知识。18更更 正正 练练 习习关于重申非上班时间办公场所管理规定的通知关于重申非上班时间办公场所管理规定的通知 据反映，近来总部有部分员工晚上下班后非因工作原因滞留于办公场所，或玩电脑游戏，或聚集聊天，或邀请亲朋欢聚，甚至携带外人在办公场所长期逗留；同时也发现一些已离职人员非因工作原因进入办公场所。办公室为工作之场所，而非个人休闲、娱乐之地，非上班时间亦是如此。公司已于1997年7月5日下发了非上班时间办公场所管理规定，对非上班时间办公场所管理提出了明确的要求，然而部分员工无视公司管理规定，我行我素，造成不良影响。在此重申：全体员工均应注意节约公司资源，严格遵守非上班时间办公场所管理规定，自觉维护办公秩序，创造良好的办公环境。总经理办公室与人力资源本部将不定期对办公场所办公秩序进行检查，对各类违规行为一经发现，将按公司规定严肃处理，同时追究所属部门负责人的管理责任。深圳市华润万佳超级市场有限公司19例例 文文 关于重申非上班时间办公场所管理规定的通知关于重申非上班时间办公场所管理规定的通知 公司各部室、分店：公司各部室、分店：据反映，近来总部有部分员工晚上下班后非因工作原因滞留于办公场所，或玩电脑游戏，或聚集聊天，或邀请亲朋欢聚，甚至携带外人在办公场所长期逗留；同时也发现一些已离职人员非因工作原因进入办公场所。办公室为工作之场所，而非个人休闲、娱乐之地，非上班时间亦是如此。公司已于1997年7月5日下发了非上班时间办公场所管理规定，对非上班时间办公场所管理提出了明确的要求，然而部分员工无视公司管理规定，我行我素，造成不良影响。在此重申：全体员工均应注意节约公司资源，严格遵守非上班时间办公场所管理规定，自觉维护办公秩序，创造良好的办公环境。总经理办公室与人力资源本部将不定期对办公场所办公秩序进行检查，对各类违规行为一经发现，将按公司规定严肃处理，同时追究所属部门负责人的管理责任。特此通知 附：附：非上班时间办公场所管理规定深圳市华润万佳超级市场有限公司二OOO年八月二十二日20例例 文文关于请电脑部协助刻录光盘的关于请电脑部协助刻录光盘的请示请示 公司领导：华润万佳编辑部现有大量图片、照片电分图需要作为资料保存，因其所占硬盘空间较大而给编辑工作带来了诸多不便。为了更系统、更全面地保存相关资料以备将来所需，特此申请将相关资料定期刻录在光盘上存档。以上请示当否，请批示！华润万佳编辑部二OOO年四月八日21例例 文文关于将户口迁入公司集体户口的申请关于将户口迁入公司集体户口的申请 公司领导：本人已于2000年2月转正成为华润万佳的一名正式员工。由于毕业到深圳时户口暂挂在亲戚家，现深圳市统一更换新户口本，派出所通知我的户口不属于直系亲属关系不得挂靠，需迁出，特此申请将户口迁入公司的集体户口。恳请公司领导批准为盼！申请人：二OOO年三月二十日22例例 文文关于二关于二OOOOOO年国庆节放假的通知年国庆节放假的通知 各部室、各分店：根据国务院有关通知，结合本公司实际情况，现将2000年国庆节放假安排通知如下：1、职能部室：9月30日（周六）上全天班，10月1日（周日）-10月6日（周五）放假，连续假期6天，7日（周六）、8日（周日）上全天班，9日（周一）起恢复正常上班。2、营业卖场员工按正常排班进行轮休，节日期间加班按国家有关规定执行。3、因本次假期较长，请各部门高度重视节前和节日期间的销售准备工作，安排充足人员值班，并指定值班负责人，保证公司销售的正常进行，特别是采购、财务、电脑等部门应作好充分准备工作。值班人员、值班负责人名单请于9月22日前报人事部备案。4、全体员工在节日期间要注意人身安全和财产安全，确保假期平安。特此通知深圳市华润万佳超级市场有限公司二OOO年九月十九日23例例 文文关于印发员工班车乘车纪律、乘车管理奖惩条例的通知关于印发员工班车乘车纪律、乘车管理奖惩条例的通知深佳字1998003号 公司各部室、分店：为给员工营造一个安全、卫生、舒适的良好乘车环境，同时确保有关乘车纪律的有效执行，经公司研究，特制订员工乘车纪律、乘车管理奖惩条例，自发布之日起实施。现将有关管理规定印发各相关部门，要求严格遵照执行。希各部门及时传达至每一位员工。深圳市华润万佳超级市场有限公司一九九八年二月二十三日24课课 堂堂 作作 业业一、请以营业管理本部的名义起草一份要求各分店注意加强年度考核考试纪律的通知。二、请以区域的名义起草一份9月份本区域交接班本检查情况的报告。25数字的用法数字的用法1 1、总的原则、总的原则 凡是可以使用阿拉伯数字而且又得体的地方均应使用阿拉伯数字，遇特殊情形，可以灵活变通，但应力求保持相对统一。2 2、应当使用阿拉伯数字的两种主要情况、应当使用阿拉伯数字的两种主要情况（1）公历世纪、年代、年、月、日和时刻）公历世纪、年代、年、月、日和时刻 a、年份不能简写，（如1999年不能写作99年）；b、星期几一律用汉字，（如今天是星期二）；c、夏历和中国清代以前历史纪年用汉字，（如正月初五）；26数字的用法数字的用法（2）记数与计量（包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等）a、一个数值的书写形式要照顾到上下文。不是出现在一组表示科学计量和具有统计意义数字中的一位数（一、二九）可以用汉字，如一个人、三本书、五件衣服、六道考试题。b、一个用阿拉伯数字书写的多位数不能移行。3 3、应当使用汉字的两种主要情况、应当使用汉字的两种主要情况（1）数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩和语句。（2）邻近的两个数字并列连用，表示概数（连用的两个数字之间不应用顿号隔开）。例如：二三米、七八十种、十之八九。