2023年-合同管理制度.docx

2023年-合同管理制度 受控密级：受控 分发序号： 麦康食品青岛有限公司 合同管理制度 KFL/MK-2023-030 编制：刘世东 审核：张希涛 批准： 2023年4月10日发布 2023年4月10日实施 麦康食品青岛有限公司 发布 1、目的11为加强公司经济合同管理，保障公司合法权益，预防合同纠纷，促进本公司依法经营管理，根据合同法、民法通则等国家有关法 律、法规，结合本公司的实际状况，制定本制度。 1.2本制度适用于本公司内部和外部经济合同的管理。 2、合同管理机构的设置与职责 2.1公司人力行政部是合同归口管理部门，负责合同的管理工作，并监督合同的执行。 2.2公司业务部门是公司的合同具体承办部门，负责合同的立项、谈判、订立等工作。 2.3公司经济合同必需经过评审行政固定版本，新本必需提交公司级别会签。 2.4评审工作：组长由总经理担当，成员包括法律顾问和各部门的负责人。 2.5经济合同评审人员的职责： 2.5.1严格遵守国家有关经济合同的各项方针、政策、法律、法规； 2.5.2组织制定本公司的标准合同文本； 2.5.3参与本公司特殊合同的可行性探讨、谈判和文本起草工作； 2.5.4对合同的合法性、有效性进行审查，向本公司总经理提出看法； 2.5.5监督、检查、考核合同的履行状况； 2.5.6参与处理对外合同纠纷、负责本公司内部各单位之间合同争议的协调工作。 3、合同的立项、谈判和订立 3.1公司内部发生的经济往来和对外发生的经济往来均须签订书面合同。合同签订前，应事先立项，经过评审小组审核，并经总经理批准，然后才能进行谈判和订立合同等后续工作。 3.2经过立项的合同，各业务部门要根据工作需要，负责与业务合作方进行合同洽谈。合同洽谈室应充分了解公司的需求和业务合作方的需求，包括质量、生产实力、数量、价格、付款方式、交货期、运输、售后服务、违约责任等各项内容，必要时应供应相应的图纸、资料和样品等。 3.3洽谈时，应严格根据有关法律要求，并考虑公司的实际状况，遵循同等、自愿、公允、恳切信誉和互利的原则，严禁洽谈有损于公司利益、形象和信誉的合同。 3.4洽谈双方就合同内容达成一样后，洽谈人将合同内容进行订立。订立合同时，应严格遵循有关法律和法规，做到标的明确、内容齐全、条款完备、责任明确、用语规范严密，一般状况下，力求合同管辖地在对公司有利的地点。如属对方订立，洽谈人应按上述要求进行审查和修改。 4、合同的审批和签订 4.1严格履行合同审批制度，全部业务合同都必需经过合同评审人员进行必要的审查和评审后，由总经理审批同意，方可签订。 4.2合同评审的重点是： 4.2.1对方当事人的主体资格和缔约实力； 4.2.2合同条款内容的完备性、合法性； 4.2.3合同应履行的审查手续。 4.3合同的签订：合同由本公司法人代表签订，或由本公司法定代表人书面托付的本公司有关人员代理签订。签订合同应由签约人签字，注名日期，并加盖合同专用章或本公司公章。代理本公司法定代表人签订合同的，签约人应持本公司法定代表人签发并加盖本公司公章的法定代表人授权托付书，并在授权范围内签订合同。 4.4必需做好以下各项工作后，方可签订合同。 4.4.1对方是否具有法人资格； 4.4.2对方是否具有履约实力； 4.4.3我方能否承诺对方的要约； 4.4.4对市场进行意料和调查； 4.4.5合同的可行性和合法性。 4.6对资信不明或资信状况不好，又无牢靠担保单位的，不得与之签约。 4.7合同签订时，应验证对方相关证明文件，核对无误后方可正式签订合同，对方交验的证明文件要妥当保管。 4.8同文件的各项目要认真填写齐全、明确，特殊要求应在备注中注明，字迹要清楚，形式符合法定要求。 4.9本公司所签订的业务合同要一式三份，甲方一份，乙方二份财务部门一份、归档一份。 4.10本公司相关部门和单位在签订选购合同时，要收回一式二份财务部门一份、归档一份。 4.11合同盖章时需双方同时进行，因特殊状况与对方不能同时盖章时，需在对方盖章后，并查对无误的状况下我方方可盖章。 4.12法律、法规规定或者本公司认为需要公证的合同，应当办理公证手续。 5、合同的履行及变更 5.1合同签订后，本公司合同所涉及的部门应严格全面履行合同。不得擅自单方变更、修改、解除和终止。 5.2在合同履行中，如出现不能或者不能完全履行时，应实行紧急措施，争取对方的同意和谅解，将损失削减到最低程度；若需要变更或解除合同的，应按法律规定的程序进行。 6、合同文本及用章的规定 6.1本公司对外签订的全部经济合同必需统一运用由工商局监制或批准印制的合同文本，严禁运用不符合要求的合同书。 6.2本公司内部各单位之间的经济活动也要签订经济合同。内部合同文本格式要统一、规范，由合同评审管理小组按有关法律、法规和规章的规定，结合本公司内部具体状况进行设计、印制。 6.3合同专用章必需由行政人力部专人保管。 7、合同归档 7.1合同正式签订后，合同承办人必需将合同原件及其附件如：合同文本及分合同文件、合同评审记录、授权托付书、审批文件、合同纠纷仲裁结果、合同变更等与合同有关的资料录等在七日内送交行政管理部归档管理。 7.2人力行政部要建立合同管理档案，对已签订的合同要逐份进行分类、编号、登记，并装订成册。 7.3对已执行完毕的合同要注明“存档标记，并注明日期，按规定进行归档。 7.4人力行政部要建立健全合同台帐，建立合同档案、借阅手续。 8、合同纠纷的解决 8.1内部合同发生纠纷承办人无法解决时，由合同评审人员协调，业务部门应主动协作。若协调无效，由总经理裁决。 8.2对外签订合同的经济合同发生纠纷，承办人无法解决时，应刚好向本部门经理汇报，由部门经理或合同评审人员有关人员根据有关法律规定与对方协商解决，协商不成的，可干脆向经济合同仲裁机关申请调解或仲裁，或向人民法院起诉。 8.3向经济合同仲裁机关或人民法院递交的申请书、起诉书或辩论书等材料须经总经理批阅同意。 8.4合同纠纷解决后，应将发生纠纷的缘由、担当的责任以及今后防范的具体措施写成书面报告存入档案，并通过各种方式在本公司内公告。 9、奖惩 9.1合同承办人员在工作中，必需坚持原则，遵守纪律，维护本公司的利益。 9.2本公司对在合同管理中成果显著和为本公司避开、挽回重大经济损失的部门和个人，赐予表扬或确定嘉奖。 9.3违背国家法律、法规和本规定，在签订、履行合同和合同管理中失职、渎职或以权谋私，损害国家和本公司利益的，应视情节轻重，根据有关规定追究责任人的行政、经济责任；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。