2023年会议管理.docx

2023年会议管理 第一篇：会议管理 会议管理制度 目的：为规范会议管理，提高会议效率，对会议管理进行规定。 一、会议召集人职责： 1、会议召集人要提前与能起会议决策性作用人员沟通，在会议决策人员没有会议冲突的状况下再申请发放会议通知，会议通知要求提前1天发放，当天发放的会议通知，会议召集人要电话或口头通知和提示与会人员； 2、召集会议时，要区分参加人员和邀请人员；具体事务的干脆负责人为必需参加人员，之外的为邀请人员，邀请人员可选择性参加； 3、会议起先后，会议召集人要说明会议的议题、议程、需解决问题及达成目标、议程推动中应留意的问题等,以免跑题； 4、会议过程中假如出现跑题的现象，会议召集人要刚好限制、提示会议剩余时间和中止与议题无关的发言，以确保回来议程； 5、属探讨、决策性议题的会议，召集人应引导会议作出结论。对需集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人说明看法；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续支配统一看法； 6、如无特别指定，会议召集人负责记录会议纪要，会后负责整理并发布正式的会议纪要，避开议而不决。 二、秘书职责： 1、收到会议通知发放需求，预订会议室及精确无误的发放会议通知，会议通知邮件标题要显示会议主题、会议时间、会议地点。以便与会人能快速查看； 2、遇紧急会议，但预订不到会议室时，要主动主动与其它部门协调解决； 3、隔天发放的会议通知，在会议起从前1小时，必需发放会议提示； 4、当天紧急临时会议，要电话通知与会人员，以保证与会人员准时参会； 5、会议起从前，要提前20分钟调试好会议用设备投影仪、笔记本及其它设备，并保证设备畅通；同时准备好会议签到表，并在会议签到表中填上必需参加人员名单，以便会议召集人核对； 6、紧急重要的会议，在会议设备资源惊慌的状况下，要主动与其它部门协调解决。 三、与会人职责： 1、必需参加人员必需准时出席会议，因各种缘由，不能参会者，必需提前向会议召集人员请假，不得无故缺席或迟到,以免会议召集人在不知情的状况下等待而影响会议效率； 2、到会场后，要刚好在会议签到表上签到； 3、会议期间，手机要调成振动模式； 4、会议中，发言应言简意赅，紧扣议题,与会议无关的话题，严禁探讨； 5、遵循会议召集人对议程限制的要求，如需要提前离开会场，要知会会议召集人。 四、违规处理 1、会议必需参加人员，迟到2分钟以内罚款20元/次，迟到2分钟以上含缺席罚款50元/次，未经召集人同意擅自提前退场的罚款20元/次； 2、会议违规惩处由秘书根据会议签到表的签到状况来执行； 3、罚金在秘书处登记后，将作为研发管理部活动经费； 4、凡因通知缘由造成必需参加会议人员迟到或缺席的，以上惩处由会议召集人和秘书担当。 五、附件： 附件1：会议签到表 附件2：会议纪要模板 附件3：研发人员违规收款登记表 本制度自颁发之日起起先实施！ 其次篇：管理睬议 人力资源部2023年2月5月数据分析 2023年后，公司进展特别快速，在公司领导的指导关心以及其他部门同事的协作支持下，人力资源部也是顺当的将各项工作进行了开展与实施。 1、人员的聘请与配置 4个月来，根据各部门的实际人员需求，人力资源部通过聘请网站、聘请会、第三方和以人招人等渠道共面试135人，其中符合岗位要求同意录用的共计29人，生产部办公室3人，生产部成手8人，生产部学徒3人，质检部3人，仓储部1人，企管部5人，生产支配部2人，市场部2人，工艺部2人。2023年1月末在职人数137人 入职统计分析 入职 质检仓储企管月份 总比例 办公 成手 学徒 部 人数 2023.02 7 24% 3 2 1 8 1 2 3 1 1 1 2 5 室 部 部 划部2 1 2 部 计拓展 部 生产部 生产市场 工艺2023.03 7 24% 1 2023.04 7 24% 2 2023.05 8 28% 合计 29 2、人员流淌 2023年2月1日至2023年5月20日，公司离职人员32人，生产部办公室2人，生产部成手12人，生产部学徒3人，质检部1人，研发部1人，仓储部1人，生产支配部1人，市场拓展部2人，工艺部2人，总经办1人。员工因个人缘由，主动离职主动流失的22 人，因员工本人工作看法或工作实力未到达公司用人部门的认可或其他个人缘由而由公司辞退被动流失的8人，因季节性工作需要离职的2人，除特殊离职2人除外，主动流失与被动流失比例约为2.75：1，公司员工主动流失率偏高。 离职统计分析 离职 办月份 总比例 公成手 学徒 人 室 数 2023.02 9 28% 1 2023.03 12 38% 1 2023.04 7 22% 2023.05 4 13% 合计 32 3、员工培训 根据人力资源部的培训支配及各部门的培训需求，结合公司实际情 3 4 1 12 1 1 3 部1 部 部 部 部 划 部 部 办 检 发储管 计 场艺经 生产部 质 研仓企 生产 市工总2 1 1 6 2 2 1 况，人力资源部协同生产部、质检部在年后进行了一次有针对性的新员工入职培训。本次培训对象主要是近三个月的入职员工，培训主要从企业进展史、人力资源规章制度、员工手册、平安管理、质量意识等方面绽开。让新员工能够在短时间内快速进入角色、融入企业，从“局外人转变成为“企业人。 公司在年后也分别两次对质检部三坐标设备操作人员、特检设备操作人员供应外出培训的机会，为企业人员供应了更宽阔的学习晋升平台。 4、人员考勤 根据公司2023年新修订的人事考勤管理制度，严格检查各部门、员工出勤状况、请假手续，并做好记录反馈。 考勤请假统计分析以小时为单位 生产部 生月质办 立钳小产市场人事财务采工份 公 龙门车卧车工机铆企管部 计 部 办 检 部部室 班组 班班组 班加焊划部 部 部 购 艺副总 总经组 组 班车部 组 间 44 55 24 8 4 3 11.5 12 18.5 8 12 0 0 45.5 9 3 57 179.5 138 152 6 9 62.5 24.5 27 20 31.5 0 8 33 4 39 536.5 79 176.5 10 11 34 56.5 19 26.5 12 12.5 121 9.5 20 23 合计 140 771 241 336.5 20 23 108 96 58 65 51.5 24.5 288 13.5 128.5 65 仓储 研发部 部 25 16 16 20 24.5 60 65.5 运保部6 总结 人员管理不仅是人事部门的工作，也是全公司各部门共同协作的结果。盼望在接下来的工作中，各部门能够接着互相协作，为生产做好“服务工作。 第三篇：会议管理 秘书考试四级复习笔记之会议管理会议概述 会议是有组织、有目的地召集人们协商事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。 会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。 一般而言,会议申报与审批大体有三种形式：口头申报、书面申报、会议申报。 秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔的原则。 秘书考试四级复习笔记之会议管理会前筹备 一、拟订会议议程、日程 一会议议程和会议日程的内容及作用 1、会议议程的内容 会议议程是为完成议题而做出的依次支配，即会议所要探讨、解决的问题的大致支配，会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是会议具体的概略支配，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般支配如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组探讨；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。 2、会议日程的内容 会议日程就是根据议程逐日做出的具体支配，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者支配个人时间的根据。 3、会议议程和日程的作用 通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要探讨的问题，清楚会议依次支配，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。 二会议议程的制定程序 1、明确目标和参加者 2、支配各议程事项的时间 3、确定每一项议程 4、确定会议探讨形式 三会议日程的编制方法 1、制定议程表时，应留意议题所涉及各种事物的习惯性依次和本公司章程有无对会议议程依次的明确规定。 2、制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮支配。 3、宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在支配探讨的问题。 4、尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于探讨，也便于有关列席人员到会和退席。 5、保密性较强的议题，一般放在后面。 二、供应会议地点的备选方案 一会议地点选择的要求 1、交通便利。 2、会场的大小应与会议规模相符。 3、场地要有良好的设备配置。 4、场地应不受外界干扰。 5、选择会议地点应考虑有无停车场所。 6、场地租借的本钱必需合理。 二会议场地选择的工作程序 1、会议的目的与形态 2、实质上的需要、与会者的期望 3、列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地 4、对会议地点进行确认 考试大编辑整理 5、签订书面合同 三实地考察会议地点的留意事项 1、会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。 2、只要可能，确定要在酒店建议的日期去参观。 3、不要出于个人缘由再次参观酒店。 4、不要带家属同行参观。 5、要考虑是否以一个一般客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待状况。 6、要考虑另外一两家酒店作为“备选，以免因谈判失败而出现被动局面。 三、布置会场和支配座次 一会场整体布局支配 1、会场整体布局的要求1庄重、美观、舒适。 2会场的整体格局要根据会议的性质和形式创建出和谐的气氛。 3中大型会议要保证一个确定的中心。4小型会场要留意集中和便利。 2、会场整体布局的类型1较大型会场的座次支配。2中小型会议的座次支配。 3、会场整体布局支配的工作程序1确定会场形式。2合理摆放桌椅。3布置附属性设备 (二)主席台的座次和场内座次支配 1、主席台座次和场内座次的要求 主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应当设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要留意使会议主持人面对与会人员，避开同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。 2、主席台的座次和场内座次支配 1支配主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，支配座位时应留意以下惯例： 1依职务的凹凸和选举的结果支配座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的依次依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。 2为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务依次就座。 3主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上说明。 4在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。2支配场内其他人员的座次 1小型会场内座位的支配。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。 2中大型会场内座次的支配。常见的支配方法有三种： 横排法。是依据参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。竖排法。是依据各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。左后排列法。是依据参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交织扩展排列座位的方法。 四、发布会议信息 一会议信息的内容和类型 1、会议信息的内容 会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的沟通信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣扬报道内容；会议的决议内容。 2、会议的类型 会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。 二发布会议信息的工作程序 1、传递会议通知信息 2、分发传递会议文件 3、沟通传递会议有关状况 三留意事项 1、发布会议信息前要进行报审 2、要对媒体进行选择 五、支配会议食宿 一会议餐饮的常识和工作程序 1、会议餐饮的常识 1餐饮支配的原则是让代表吃好而又不奢侈。2就餐大体上是一个标准，要适当照看少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进餐方式，照看南北不同代表的口味。 3秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实状况，并事先将座位卡及菜单摆上。 4座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈设宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。 2、支配会议餐饮 1根据会议的经费和人员状况确定会议餐饮的标准。2就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。 3事先与供应餐饮的单位确定餐饮时间和地点。4事先设计和确定就餐的凭证。 5要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。6事先要准备好洁净的饮食用具。 7给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。8做好饮水、饮料的供应。 3、会议餐饮的类型和标准 1早餐。早餐食物的选择可以是正规的困难早餐，也可以是自助早餐。 2会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。3午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议支配。4正式晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到养分和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。 5款待会。应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。 二、二会议住宿的常识和工作程序 1、会议住宿的常识 1要提前编制住房方案。 2长者、尊者、领导要适当照看。 3具体支配住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹支配。4有时还要按地区集中，统筹支配。 5不同标准的房间要作合理支配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体状况列出住宿表。 6报经有关领导审定后，按表支配住宿，做到有条不紊。 2、支配会议住宿1支配方式的选择。2预定会议住宿的程序。3确定会议住宿的程序。 3、会议房间的支配 1假如由主办方支付费用，则需按其职务标准支配住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。 2年龄较大的与会者和女性应尽量支配到向阳、通风、卫生条件较好的房间。 3留意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者支配在同一房间。 4可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。 5预订住宿地点的工作确定要打出提前量，预订数量上应略有富余。 六、邀请会议嘉宾 一、会议嘉宾的类型和要求 1、会议嘉宾的类型 1组织方的上级领导和政府官员。2企业的重要客户和各种利益相关方。3社会名流和电影明星。 4对实现会议目标有潜在奉献的人。 2、嘉宾邀请的要求 1要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。 2要发出正式邀请函。3要做到有礼貌。 4要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。5对于难以区分是否应当邀请的人士，最好能实行“宁可邀请，而不排斥的原则。6嘉宾人数不宜过多。 二邀请会议嘉宾的工作程序 1在邀请参会嘉宾方面，要开会探讨，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。2拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精致。3要逐一与嘉宾联络，确认其参会状况。 4在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。 七、准备会议资料、会议用品 一会议资料的类型和准备 1、会议资料的类型 1来宾资料：会议手册、宣扬材料、会议管理性材料。2会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣扬性文件。 3沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。 2、会议资料的准备 1来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。 2会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议探讨分组表、会务组成员通讯录。 3沟通资料内容：会议参考文件、会议宣扬文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。 二会议用品的类型和准备 1、会议用品的类型 1必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。1会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的平安设施等。2常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。 2特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。 2、准备会议用品1检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。2检查好灯光、扩音设备。 3检查黑板、白板，确保已擦洁净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。 4如有生疏人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，留意文字大小适当，清楚易认。5在每人座位前摆放纸笔。 6多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。7假如有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和嘉奖用品。 8会期较长的会议，要支配好茶水饮料，并指定专人服务。 9假如是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。 八、支配会议礼仪服务 一会议礼仪的种类 1、会议的通用礼仪1会议文书礼仪。2迎送礼仪。3参会礼仪。4服务礼仪。 2、主持人的礼仪 3、会议发言者礼仪 4、会议参加者礼仪 二支配会议礼仪服务的工作程序 1、选择会议礼仪服务人员1从组织内部员工中选择。 2聘请专业礼仪公司或礼仪人士担当会议主要的礼仪服务。 2、分解工作程序 3、培训会议礼仪服务人员 1对会议工作的宗旨和合作精神的培训。2对会议礼仪学问和工作技能的培训。3对会议的设备和用品的运用常识培训。 4、准备服装用具 1礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。2迎接一般的与会者不需要献花。 5、礼仪执行 1接待礼仪及程序。2引领。 3乘车的座次支配。 九、检查会议常用视听设备是否正常 一会议常用视听设备的选用 音响手段与视觉手段可以分开单独运用，也可以合在一起运用。 常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言探讨系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。 对于会议运用的设备，应设专人操作与维护。来源于考试大 二检查会议常用视听设备的工作程序 1、确定工作人员的职责。 2、预演和检查会场视听设备。 秘书考试四级复习笔记之会议管理会中服务 一、支配会议值班 一会议值班工作的内容和意义 1、会议值班工作的内容1值班电话记录。2值班接待记录。3值班日记。4做好信息传递。 2、会议值班的意义 会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺当进行。 二支配会议值班的工作程序 1、制定值班工作制度1信息处理制度。2岗位责任制度。3交接班制度。 2、明确值班工作任务 1在会议中关心搜集有关状况、文件和资料，传递各种信息。 2要加强与会议无关人员出入会场的限制。 3手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题刚好与之联络、请示。 4要备有一份设备修理人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。 5要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。 6必要时，要负责督导和关心专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。 7做好会议期间各项活动与各种冲突的协调工作。8必要时，应建立主管领导带班制度。 3、编制会议值班表 会议值班表应包括以下内容： 1会议值班时间期限和具体值班时间。2会议值班人员姓名。 3会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。 4会议值班负责人姓名或带班人姓名。5用简明的文字说明值班的工作内容。 6说明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。 二、接待采访会议的新闻媒体 一相关学问 1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则1报道的内容必需与会议基本内容相吻合。2驾驭会议信息的保密度，做到内外有别。3报道中的重要观点和提法，要经领导审定。4要准备得全面周到、主动主动。 5在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。 6在会议中，秘书要随时留意收集外界言论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。 7在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会供应必需的信息资料。 2、接待新闻媒体的工作内容 1由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导批阅后，向媒体发送。 2在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。3在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者干脆介绍会议状况，并亲自回答记者提出的问题。 二工作程序 1、媒体人员登记 2、为媒体人员供应简洁的会议材料 3、支配拍照和新闻发布会等传统活动 4、支配媒体沟通会 三妥当处理新闻媒体的负面报道1快速作出反应。 2联合或聘请专业公关公司处理危机。3让负责人出面。 4对未知的事实不要推想。5不要隐瞒事实真相。6为媒体采访放开大门。 7统一口径，用同一个声音说话。8频繁沟通。 三、做好会议的记录工作和简报工作 一做好会议的记录工作 1、会议记录的内容1会议描述。2与会者姓名。3缺席者请假条。4宣读上次会议记录。5有会议记录中产生的问题。6通讯记录。7一般事务。8其他事务。9下次会议日期。10主席签名。 2、会议记录的要求1速度要求。2真实性要求。1精确 2清楚 3突出重点3资料性要求。 3、会议记录的工作程序 会议记录的结构是：标题+正文+尾部。 1标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。2正文。首部+主体+结尾。 3尾部。右下方写明“主持人：签字、“记录人：字。 二做好会议的简报工作 来源于考试大 1、会议简报的内容 签会议简报要快速反映会议的实际状况，沟通会议的阅历，沟通会议的信息。要反映出会议的新状况、新问题、新阅历、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。 2、会议简报的要求1真实精确。2短小精悍。 3快是简报的质量表达。4生动活泼。 3、会议简报的工作程序1会议简报的内容。2会议简报的结构。 四、收集信息的分类 一会议信息的分类 1、依据会议信息的作用划分1与会者信息。 2会议指导性、宣扬性信息。3会议议题性信息。4会议主题内容信息。5记录性、结果性文件信息。6会议的程序性文件信息。7会议沟通性文件信息。8会议参考性信息。9会议管理性信息。 2、依据会议信息的保密性划分1保密性会议信息。2内部性会议信息。3公开性会议信息。 3、依据会议信息传递方式划分1会议讲话信息。2会议书面信息。3会议声像信息。 二收集会议信息的要求 1、齐全。 2、刚好。 3、精确。 4、有效。1责任到人。2履行登记。3严格保密。4明确范围，5有针对性。 三收集会议信息的工作程序 1、确定会议信息的搜集范围。 2、选择会议信息的搜集渠道。 3、确定搜集会议信息的方法。1召集开会。2供应书面材料。3个别约见。 4会议结束时刚好搜集。5个别催退。6按清退书目收集。7限时交退。 五、反馈会议信息 一反馈会议信息的内容和要求 1、反馈会议信息的内容1反馈会前信息。2反馈会中信息。 3反馈会后传达落实的状况。 2、反馈会议信息的要求 1会议的信息反馈要留意店面结合，正负反馈结合。2会议信息反馈的目的要明确。3充分重视会议的反馈信息沟通。 二反馈会议信息的工作程序 1、布置会议信息收集工作。 2、会议信息的搜集渠道的选择和建设。 3、建立定期的会议信息反馈制度。 4、做好会议信息的反馈汇报工作。 5、抓好会议反馈信息的落实工作。 秘书考试四级复习笔记之会议管理会后落实 一、会议文件资料收集的要求 一收集会议文件资料的要求和内容 1、收集会议文件资料的要求 1确定会议文件资料的收集范围。 2收集会议文件资料要刚好，确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全。 3选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。 4收集会议文件要履行严格的登记手续。来源于考试大5收集整理过程中要留意保密。 2、需收集的文件资料 1会前准备并分发的文件。2会议期间产生的文件。3会后产生的文件。 二会议文件的立卷归档 1、会议文件立卷归档的意义 1保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。2保持历史的真是面貌，反映工作的客观进程。3爱惜会议文件的完好与平安，便于保存和保管。4保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。 2、会议文件立卷归档的范围的范围和分工。1会议文件立卷归档范围2会议文件立卷归档分工。 3、会议文件立卷的基本原则和方法1会议文件立卷的基本原则。2会议文件立卷方法。 4、会议文件立卷工作程序。1大中型会议文件立卷 2日常工作会议文件资料立卷。 三会议文件资料收集整理的工作程序 将收集的文件资料进行登记向上级总结、汇报状况甄别整理、分类归卷卷内文件的排列卷内文件的编号、编目填写卷内文件的备考表案卷标题的拟制填案卷封面移交给档案室清理-销毁不再利用的纸张。 二、会议纪要的内容和要求 一会议纪要的种类1办公关于纪要。2工作会议纪要。3协调会议纪要。4研讨会议纪要。 二会议纪要的内容1会议状况简述。2对会议精神的阐发。 三会议纪要的要求 1、会议纪要的拟写要求 1实事求是，忠于会议实际。2内容要集中概括。3要有条理。 2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保存 3、会议纪要要按印发范围和查看等级分发1确定印发范围。2确认接收者。3签发会议执行。 四工作程序 完善会议记录起草、编写会议纪要确定印发范围接收者确认领导签字打印成文印制、分发或归档保存。 三、会议经费结算的方法 一会议经费结算的方法和要求 1、会议的收费与付费方法1收款的方法与时机。2付款的方法和时辰表。 2、会议付费的要求 1会议经费的名称要规范。 2遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。 二会议经费结算的工作程序 通知与会人员结算时间地点清点费用支动身票核实发票填写报销单、将发票贴于报销单反面请领导者签字到财务部门报销与相关部门及人员结清费用。 三会议经费结算的留意事项 考试大编辑整理1开具会议住宿费发票时，需要向宾馆酒店索取盖有酒店章的正式发票，保证开立的发票与收取的会务费相等。2住宿费一般不包括运用房间的长途电话费、客房小酒吧、在酒店签单的费用。 四、跟踪反馈落实会议精神 一会议确定事项的传达 1、会议传达确定事项的要求 1传达会议确定事项必需精确，必需原本来本传达。2传达会议确定事项必需刚好。3传达会议确定事项必需到位。 2、会议传达落实的作用 1会议决策传达落实是实现会议决策目标的最主要环节。2会议决策传达落实是衡量下级组织得力与否的主要标记。 3会议决策传达落实是对会议决策的检验。 3、传达落实会议决策的具体实施1传达动员。2分解任务。3互相沟通。4操作限制。5效益考核。 二会议确定事项反馈1反馈的原则。2反馈的重点。2综合反馈。 三跟踪反馈落实会议精神的工作程序 会议确定事项的传达会议确定事项的催办与登记制度会议确定事项的反馈。 四跟踪反馈落实会议精神的留意事项1综合性的须由多部门共同办理的工作事项。2部门责任分工边缘的、交织的工作事项。秘书考试四级复习笔记之会议管理案例分析 案例一 英豪公司将实行销售团队会议，探讨销售工作下一季度的目标以及人员聘请、销售二部经理人选等问题，在会上，还将进行东部地区销售状况的总结、销售一部关于内部沟通问题的发言。假如你是秘书，请制定一个会议议程表。英豪公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将于5月25日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室实行。宣布议程。 说明有关人员缺席状况。宣读并通过上次会议的记录。东部地区销售状况总结。 销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。公司销售人员的聘请和重组。销售二部经理的人选。下季度销售目标。案例二 公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书钟苗选择一个会议地点，钟苗经过细致考虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对廉价，而且风景宜人。经理及参加培训的人员都很满足。 点评：由于该会议的参加者都是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是比较志向的选择，不但价位适中，而且位于风景区，可使与会者身心放松。案例三 名山公司要召开2023总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题确实定及大会会议材料的形成做好准备。大会的工作报告特殊重要，包括确定时期的工作总结、体会或者阅历，对目前状况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为