2023年大型会议活动组织实施方案(模版).docx

2023年大型会议活动组织实施方案(模版) 第一篇：大型会议活动组织实施方案(模版) 大型会议活动组织实施方案 一、活动时间：* 二、活动地点：* 三、活动组委会 总策划：* 总指挥：* 总执行：* 四、活动组委会下设小组成员名单 邀请组：* 文案组：* 签到组：* 接待组：* 会务组、晚宴组：* 票务组、礼品组：* 影视摄像组：* 平安保卫组：* 车辆服务组：* 五、活动具体分工支配表 附件：日程支配及会议议程 日程支配 会议议程 其次篇：大型会议活动组织实施方案 大型会议活动组织实施方案 一、活动时间： 二、活动地点： 三、活动组委会 总策划： 总指挥： 总执行： 四、活动组委会下设小组成员名单 邀请组： 文案组： 签到组： 接待组： 会务组、晚宴组： 票务组、礼品组： 影视摄像组： 平安保卫组： 车辆服务组： 五、活动具体分工支配表 项目 内 容 负责人 完成时间 备 注 前 期 工 作 文字 材料 1、活动方案、议程月 3 日 已完成。 2、主持词月 5 日 已完成。 3、欢迎辞 4、沟通发言稿 5、企业宣扬片脚本以及相关素材的搜集、整理、加工；活动方案的对接确认及汇报工作月 12 日 已完成。6、参会领导名单的对接和确认 月 月 7 7 日 急需对接确认。 LOGO设计及相关材料 1、活动 LOGO 设计月 2 日 已完成。 2、活动信封150 份、礼品券150 张、工作人员胸卡30个、立式讲台外包装、晚宴菜单和席位卡等材料的设计及印制月 10 日 除晚宴菜单、立式讲台外包装其余待确认印制。3、会务手册插页和会议通讯录的设计、印制工作0 150 份12 月 月 0 10 日 样式设计已完成，2 12 月 月 7 7 日前确认参会领导名单后进行赶印。 4、会议现场 D LED 屏主题背景及会场后方活动喷绘背景设计及安装月 9 日 样式设计已完成，待确认后进行制作安装。 5、会议用拎袋200 个月 7 日 6、驾驶员礼品券的印制、盖章月 9 日 7、会议用笔、软面抄月 10 日 8、会议沟通 PPT 制作月 7 日 初定稿已完成。 9、LOGO 设计的跟踪、连接和印制确认到位工作月 10 日 进行中。 10、全部印制材料的保管月 11 日 会场布置及车辆支配 1、立式讲台、鲜花及话筒支配月 10 日 待完成。 2、LDE 屏的联系、安装、调试 待安装。 3、会场排位、舞台及绿植布置、话筒的准备 4、会场后方活动喷绘背景安装月 9 日 待制作。 5、设置会场大厅指示牌、宣扬屏标语以及放大后活动支配表月 10 日 待完成。 6、接待参观用车准备月 10 日 6 辆考斯特。 7、与会领导房间支配月 8 日 8、活动礼品的准备及运输月 10 日 9、参会领导及来宾票务、礼品券的支配及关心装封 活动当天 报到及会议 1、做好车辆支配、驾驶员接待、用餐及礼品的发放 月 11 日 接车时间、地点 2、前往*接车人员支配、大屏欢迎标语设置 3、签到桌到位、签到信息表格的印制、签到手工签到及会议材料的装封和发放工作 会务手册、通讯录、礼品券、票、房卡、笔、软面抄以及宣扬画册等统一装入会议信封并放入会议专用拎袋。 4、会务服务 月 日 支配 5、与会领导礼品的发放月 11 日 礼品发放地点：桃园山庄大酒店一楼大堂吧。 6、茶歇服务支配 7、参观接待 8、茶水、毛巾、水果、席位卡以及现场服务人员支配以及会务中场休息，台面的整理 9、宣扬片及 PPT 的播放 10、会议外请领导及领导讲话录音整理 11、会议现场摄影摄像 12、中场嘉宾合影提前排位，做好引领，画出排位图，做好拍照用席位贴 晚宴 支配 1、晚宴现场桌次及席位牌排放 月 11 日 席位牌的排放由接待组一起协作完成 2、会议结束嘉宾用餐引领及接应 3、晚宴及现场服务人员支配 4、晚宴现场大屏幕内容 观看演出酒吧联谊 1、进场引领及退场引领 2、酒吧联谊活动及相关工作支配 活 早餐 支配 1、8：30 早餐支配及服务月 12 日 动 次 日 12月 12 日 *体验 2 2、休闲支配待确认 提前一天做好休闲项目的预定。 送行 3 车辆及送行人员支配 10:30 在*统一乘车返回。 事项 安保 工作 1、做好活动当天车辆停放及雨伞准备等事项月 11 日12 日 2、做好活动期间的平安保卫工作 其他 工作 公司各条线行政部门负责人参与会议的通知以及告知相关活动事项月 10 日 附件：日程支配及会议议程 日程支配 日 期 时 间 内 容 地 点 13:00 报 到 *大酒店*楼大厅 月 11 日 14:00 参 观 *镇、*集团总、*展厅 15:00 会 议 *大酒店*楼*报告会议厅 18:00 晚宴起先 *大酒店*楼*宴会大厅 19:30 晚宴结束 前往*表演馆 20:00 *表演 *表演馆 21:00 联谊活动 *酒吧 月 12 日 8:30 早 餐 *大酒店*楼*自助餐厅 9:00 休闲体验 * 10:30 返 程 *大酒店前广场集中乘车返回 会议议程 会议支配 内 容 第一场 1.观看*企业文化宣扬片* 2.*集团副总裁*致欢迎辞 3.市领导致辞 4.特邀嘉宾*作主题发言 中场休息 15 分钟合影留念，*大酒店*楼前广场 其次场 1.*集团总裁办公室主任*发言 2.与会人员互动沟通 3.*集团董事长作办公室工作在组织中的重要作用的演讲 4.市政府秘书长*总结讲话 第三篇：组织大型会议流程 针对我以后经常组织大型会议，根据这次培训班阅历总结有关流程，以备参考。 一、人员分工明确 1、确定总负责人：临场负责突发事情，检查监督各项分工的进行。 2、确定会场布置负责人： 会标：会议名称。字体规范、排列整齐、粘贴坚固、悬挂端正。 就坐支配及台牌：主席台就坐支配。台下就坐支配。台牌摆放次序符合礼仪。 鲜花：主席台后放翠绿花草主席台前放排鲜花台下放一排中高花。 面巾碟、面巾、面纸：主席台按座位全部摆放面巾碟、面巾、面纸，面巾要洁净松软。 台下摆放一次性口杯。 音响准备：专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试，确保灯光、音响、投影仪设备正常。投影仪和电脑务必调试好。并且留有专人保证整个培训过程完好进行。 桌椅及室内卫生：会场桌椅要摆放整齐，卫生要清扫洁净。 3、确定材料负责人： 会议指南，人手一份。讲义材料准备：收集、印刷、分装，人手一份 领导讲话。人手一份。 会议主持词。包括会前、会中、会后讲话稿。 其他参会人员发言材料。 会议材料袋若干。 对于领导讲话、会议议程等相关材料务必于会议召开前一天打印、分装完毕。要求：纸面洁净、字体清晰、装订整齐、无错别字。 4、确定会场服务负责人： 签到发材料。签到时告知与会者座次。 茶水。支配若干名服务人员倒水，保证会议供水足够。 空调。根据天气状况开放，但要事先调试好。 提出会议纪律要求 5会议记录。做好摄影留念。 5、确定用餐负责人： 1用餐编组地区式、课题式、自定式 2专家、领导用餐 3备用数量人员增减 4专家餐后休息处 5早、晚自助餐用餐人数 6宴请的位置摆放、酒水、香烟。 6、确定宾馆接洽负责人： 1宾馆业务接洽： 1接待实力符合会议要求 2会议相关设施考察一遍、3食宿收费标准 4就餐方式：自助、桌餐 5菜单模式与基本标准 6会议室标准 7付费结帐事宜： 8结算方式 餐：按餐卷，留意人数提前确定，或者依据餐券收费 按桌，或者每个人的标精确定 宿：按实际、按预定，退房时间允许延迟2个小时 9热水供应 10消遣活动 11出现超员状况的应对方式 12宾馆门前悬挂庆贺、欢迎条幅 13专家、重要领导特殊住宿要求小型沟通，写作，休息条件等 7、做好经费预算 1餐费 2宿费 3资料费 4会场布置费 5交通费 6房间内水果、洗漱用品标准 7专家费用食宿费、交通费、讲课费、活动费 8会务补助费 9通讯费 10不行预见费 8、专家、领导等支配 1确定专职人员服务。全程跟踪，听课、用餐、休息等要全程陪伴，觉察问题随时解决。如中午休息要支配房间，上课前10分钟要敲门提示等。 2迎接人、车辆支配 3住宿规格支配 4支付讲课费、交通费 5交通支配包括机票订购、几点送往 6活动支配非报告期间 7专家就餐支配、专桌、环境安静 8送行人、车辆支配 二、流程支配 1、前期：各负责任人分头准备各自工作，刚好向总负责人汇报进程，完毕后制作会议指南。 2、进行中：各负责人分头进行各自工作，觉察问题能解决现场解决，不能解决要拿出方案马上向总负责人汇报。 当觉察有不妥，要向总负责人二次表达不同看法。 1早餐时间 2上午会议时间、内容、主讲人、主持人 3中餐时间 4主讲人、领导休息 5下午会议时间、内容、主讲人、主持人 6晚餐时间 7餐后活动支配 8休息时间 9返程票定购、发放 10离会时间 11交通介绍，宾馆位置及联系电话 第四篇：大型会议组织内容 秘书工作：大型会议支配的个程序性环节集体原创 2023-08-02 0:54 关键词：秘书 会务工作 程序 各位网友： ,是我和政府办公室同事们集体修订的一个的会议工作微小环节比照落实表格。内容只能是大如今它发给你们，如对您个工作有些许启发，那就特殊兴奋了；假如您提出修正或补充看法，那就特殊感谢！大家一起来谈谈，共同营造天际论坛同等，共享的活跃气氛。 1.会议申请，确定会议召开和会议名称主题 2.成立会议组织，确定会议主持人 3.确定会议具体议程 4.会议宣扬和气氛渲染 5.会务礼仪、接待、保安、保密等工作培训 6.初步确定会议时间、地点 7.会议通知起草、发送；根据反馈信息确定终日程 8.确认与会人员接站时间、住宿、车辆、特殊要求 9.费用预算、借支票、报销 10.会议发言稿、议事规则等文件起草;制作议程和话稿PPT 乐、价格； 13.购置或借用会议用品 红绿各2支黑笔4支、白板擦、吸铁石6笔记本带光驱、软驱、3寸软盘若干打印机、驱动程序、打印纸等会议接站与礼仪；住宿服务、返程差旅等信息确认调整布置会、调试仪器 打印、放置会场指引牌、房间住宿人员名单 报到，签到、会前文件发放 场内负责：调试机器、发放资料、供应办公用品 场外负责：传递信息、应急处理、候会接待、提示前台叫早、供应消遣休闲 会议记录：录音录象、会议记录 媒体应对和会议新闻稿纲要供应 会议简报、纪要等文书起草 引导参会人员用餐、确认用餐时人员的到场状况 休会期间服务人员的工作指导及会场的重新布置 会议文件清退 返程差旅票证服务、会议结束时收回房间钥匙 检查会议车辆是否按时来回、是否够用；支配与会人员乘车返回 报销、结帐 会议督查催办 会议文书归档 会务总结 有不一样的地方。其中的1-30的序号也只能大致上说明依次，因为许多工作都是起头并进或穿插进行，由办公室主任统筹支配。11.确定具体会场设施：停车、大小、桌椅放置、温度、灯光、音12.响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰 等实物投影仪，激光笔2，激光笔电池2胶片投影仪检查 两个灯泡均正常投影幕最大的，检查并试用胶片 第五篇：组织大型会议的留意事项 组织大型会议留意事项 2023上海“三会缺乏汇总 一、邀请工作： 大客户、经销商邀请不力。反映大客户多而不精，共计350多人次含金陵、上海除外，经销商的邀请与实际网络相比相差很大，经销商73家。 二、服务工作： 1、联谊会中对大客户的接待事宜考虑得不够周到全面。主席台上放的权威客户的席位卡未能放到应设的位置上，从而未到达预期效果。 2、接待工作缺乏灵敏主动性，例：客户来了，资料、支配在那个房间都不知道，让客户待在那里等，处于尴尬局面，见面后双方介绍的先后依次不懂及急性的寒嘘问候。对于部分不在回执名录内的客户更是接待不周。对于展台前参观人员接待不周，未主动向参观者介绍车型。 3、客户用餐必需凑齐每桌10人不妥。 4、对于客户的接站没有把三家公司客户到站的时辰表准备到位，造成早上七点前和晚上八点后到达的客户无人接站，同时在没有车的特殊状况下，没能刚好送客户到达目的地。没有留意到站点有两个站口且没有接站牌。 5、动身前没有能对员工进行培训，致使部分员工不能刚好出席展会、不能参与展会的工作；在展位上部分人员对接待工作显得不娴熟，缺乏应有的商务礼仪。 未能在现场组织国外客户的接待和洽谈工作。 6、礼品未按公司规定打领条登记发放导致礼品数量不符，尤其是客户不在名录回执内的。会务组的房卡保管没有肃穆性，造成人员随便进出导致物品丢失。花费人力、物力却被竞争对手邀请去对邀请的客户参加其它厂家的活动没有拿出应对措施。 三、展台布置： 1、展会现场布置方面，确定展台面积与搭建方案后，场地未能刚好定下来，导致后继的许多工作很被动。 2、对于会场布置方面，企划人员事前没有周密策划，在现场布置时没能刚好到位，出现有领导亲力亲为的现象；对展车的数量及布置效果诸如宣扬片播放，背景音乐选择等，事先也没有一个策划方案与准备，对于可能出现的会议不能按时起先，没有应对措施，现场气氛营造方面缺乏相应手段。 3、参展展台的设计平凡、简陋、无品位，展品样车无创新，场地环境拥挤无档次、无势无力，从气氛上未能起到提升中大品质的作用。 4、现场清洁工作不好。 四、产品推广： 1、各公司人员对大客户与经销商只负责接到宾馆，与其沟通太少，忽视与他们很好沟通机会。没有利用这次机会去了解我公司产品的不 足以及竞争对手的产品信息，经销商及大客户调查表没能得到很好的反馈。现场讲解人数不够，没有能够针对性地对经销商、客户作充分的讲解。 2、对片长的培训方面，有针对性，但重点强调不够，由于参展车的实际配置与我们所宣扬的配置不吻合，没有刚好统一公司人员的口径，出现多人说法不一的现象，对公司形象产生了不良的负面影响。 3、竞争对手信息收集不够，参展人员产品学问驾驭不够，展会上有许多国外客户对我司车的造型特殊满足，但当客户提出相应的要求时却不能马上答复，如有客户说用燕京底盘、曼发动机，ZF变速箱、6129HG造型时却不知道能否匹配。 4、宣扬资料质量欠佳，参展产品的技术文件虽然准备齐全，但由于参展产品一时确定不了，导致准备资料有难度。现场宣扬力度不够，只放了音乐，未有公司介绍和产品介绍。 5、应收集客户名片进行沟通沟通，没能抓住更多的有效信息和批量购车信息。 6、缺乏谈判技巧，未刚好与客户沟通谈判签定购置合同从而错失良机。 7、对公交、客运等大客户在购车动态没有完全的驾驭，对我公司的城市客车与同行厂家的差距没有完全的了解。 8、在我公司付款方式相对还没有完全放宽的前提下，针对同行竞争企业的付款方式的差距上，我们大客户部还没有一套成熟主动的运作方案。 五、团队合作： 1、展场布置时，无关人员应回到宾馆住宿，为其次天的工作做相应准备。如等展场布置完成一起住宿，数十人耗在展台既影响公司形象也影响精力。参展工作人员的住宿以节省为原则，没有支配好，导致员工思想上存在想法。 2、内部人员的分工未统一支配支配，团队合作意识不强，过分地强调各个公司各自分管一块。由于事先领导明确的职责三个公司分开接待，最终导致工作分工时人员互相推诿，部分人员擅自离开工作岗位，无法正常地进行统筹支配，导致出现漏洞与偏差，存在管理真空现象。 3、会议期间无组织性和纪律性，相关支配工作都比较乱，无序。没有一个核心的指挥中心，没有精干有力的执行层，缺少了一个主要的“头，形成了多“头领导。一声喊不到底，执行力差。对领导的现场指挥有抵触心情。 4、支配支配不紧密，工作流程不具体，造成工作混乱，没有具体支配。会议期间支配了事先无支配的活动，造成最终很多客户怨声载道，没有到达志向效果。下级有状况不向上级请示，上级的指示下级拖的现象比较严峻。突发事务的应变处理不到位。如：就餐、游玩和休闲均未能处理得恰到好处，导致费用过分奢侈，效果却不志向。 六、生产工艺： 1、参展产品基本上为新品，因为新品的开发支配并不是根据参展支配来制定的，出现赶工期、质量不过关问题，为应付而造车，无法 保证生产出真正的精品车。违背了产品开发规律，结构老套、工艺粗糙、牢靠性差。新品展示成为中大汽车缺陷汇总展示，展示的应是设计制造水平。 2、参展产品迟迟得不到确认，有不同的渠道提出近十个参展产品支配，市场部没有能统一扎口，刚好确定五个参展产品提出六选一方案，制造部门应以市场部的通知准备参展车辆。 3、设计工艺不尽合理，尤其是6126HG，由于靠近中门的走道一半的宽度下降成了中门踏步，而顾客往往在走道走的时候忽视这点，易导致事故，另外导游椅安装位置也偏高，高个1.8米坐上去，脚也掂不到地板，缺乏人性化设计。 4、公交车内饰的方面不豪华且没有新意。 七、参与评奖： 1、本次BAAV奖活动送评的型，还是04年的老车型，其造型同其他厂家今年送评的新车型相比，显得很一般，并没有太大的优势。假如6129或6139车型去参加评比，效果要好许多。 2、评奖方面我司没有做好前期的准备工作，尤其是对评委会的公关，我们参报的奖项竞争对手太多，没有像丹东黄海公司报最正确底盘奖、厦门金旅报出口客车评委特别奖等厂家为确保获奖，报的均是冷门奖项，获奖几率大。 李萍 2023年3月27日