2023年行政前台工作内容.docx

2023年行政前台工作内容 第一篇：行政前台工作内容 前台行政工作 一、卫生清洁 会议室、会客室、副总、总经理办公室、茶水间、公共区域卫生 1、上班第一时间根据当天状况调整空调，整理睬客室跟上级的办公室。留意事项：烟灰缸需铺上纸巾后滴水。 2、早上各个办公室进行开门、开窗通风；如有脏污需刚好清理。 需要提示办公室员工对自己的办公区域进行刚好清洁； 3、查看各个办公室饮水机是否有水，若已无或已不够当日饮用，即刻联系送水客户编号：XXX，订水电话：XXXXXXX；查看纸杯、抽纸等是否足够，刚好添置； 4、总经理、副总办公室桌等清洁；会客室的茶具清洗； 5、下班前关掉会客室茶桌电磁炉的开关，关好门窗。 6、下班前整理好办公桌椅，电脑与电脑的摆放需做到横看竖看均为一条直线，电话需统一摆放，保持整齐度。 7、下班时检查门窗、空调、电源等是否关闭。 二 会议 1、例会：每周星期二上午10:00，如有变动另行通知。未经过批准未出席者每次扣款50元.得到精确会议通知时，在会议起先5分钟前通知参会者，准时到达；会议起从前做好会议签到，无法刚好参会者，需得到领导批准。需要进行会议记录，按格式编排，需存档纸质版会议记录。三 文印、传真、快递、电话管理工作 1、行政助理负责对打印机进行保管、检查等工作，办公室设备如若出现故障或耗材缺失，应第一时间进行修理，确保不影响各部门正常运用。 传真工作 传真件必需依据公司已有的模板传送。 3、快递工作 收发快递，依据已有版本登记。所收取的快递在下班时间由收件人领取急件除外。 四 办公用品选购与管理 1、各部门需求支配收集 每月25日前收集各部门下月的物品需求支配，进行汇总，同时根据库存状况编制选购申请表，交由副总审批； 2、其他公共物品选购支配 公共物品包括：茶杯、纸巾、打印纸等非各部门需求支配内的物品，以及其 他原公司没有但经过调查觉察需要选购的物品，此项公共物品若临时急用，可报经副总，进行临时选购，假如非急用，可在每月25日前汇总需求支配，进行集中选购。 3、选购流程 一般日用品非办公家具、设备等大型物资由行政助理进行选购，流程如下：A、首先编制选购申请表，交由副总审批； B、凭借审批的选购申请表到财务处办理借支手续； C、一般是到黄沙谊园荔湾区黄沙大道28-32号如有其它更好建议亦可。D、选购结束后，填写报销单含价格，整理好票据，交由财务审批； E、做好办公用具入库； 五、办公用品发放 1、任何办公用品的领用均需要登记；每月集中选购的物资依据各部门的需求支配在选购结束后，月初予以集中发放； 2、办公室内物品领取均需登记。 3、每月定时对办公用具进行盘点。 六、办公用品运用管理,1、对于借用的物品，需要归还的，需要跟踪归还时间，到时间还未归还的要与之沟通，超过三天的需说明缘由及归还时间； 2、对于交还的物品的完好性，需要予以当场双方检查确认，如有问题视状况需要借用人担当的，由借用人原价赔偿或重购；确认无误后签字； 七 来客接待 接待流程： 1、客户进门起身迎接并询问来访事由； 2、登记客户来访登记薄，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初 次探望，不得将公司领导的各种联系方式随便告知素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式； 3、倒水 4、通知相关工作人员有人来访； 5、来客告辞时起身道别； 6、客人离开后 清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整齐； 7、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在客户 来访登记簿上登记，刚好通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来，则需在客户来访登记簿上注明； 8、刚好转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员刚好回 复； 9、客户来访登记薄需做好归档。 八档案管理、公文制定、文件收发等工作 1、关心制定放假通知、会议通知等公文的书写、张贴工作；此类文书在有效期后均需存档。 2、放行条管理：依次为放行条编码，对相关经手人以及用处做好记录。 3、公司证件：公司证件复印领取需对相关经手人以及用处做好记录。 九 通讯录管理 1、熟识公司人员的及通讯电话，刚好更新公司内部员工的联系方式，负责公司电话的接听与转接。 2、需为新员工申请邮箱，同时更新公司内部员工联系方式。 十 车辆管理 一、车辆申请运用管理 1、备有车辆运用申请表，由用车人在用车前填写此表，并交由相关负责人签字，行政部留存；若运用人在运用前未能填写，则交车后补填。 2、运用人凭申请表到管理员处取车。 十一、网络维护 1、办公室网络维护：若遇上IP地址重复状况，可按以下步骤更改 步骤：A、WINDOWS微标键+R键出现运行对话框，输入cmd B、输入ipconfig输入法为英语即单击，为中文即双击enter键即出现windows ip适配器相关信息。 C、右击网络图标即任务栏上类似电脑的图标，打开网络和共享中心，点击“更改适配器配置，右击本地连接，选择属性，双击tnternet 协议版本4，选择“适用下面的IP地址进行更改IP地址。 2、如仍无法解决问题，可致电联想公司鲁先生：*,020-36472070进行沟通需如何去解决问题。会员编号：NO.2023010006.十二、公司钥匙的管理：公司钥匙的编号均依据办公桌下的插座编码编排，需对员工所领取的钥匙进行登记。其他钥匙妥当保管。 十三、考勤 考勤记录：下载考勤设备的记录，根据外出单、请假单等进行考勤的核对和整理。 1、人员外出登记 人员外出登记工作流程：A、外出前在外出申请单上登记动身时间、目的地、事由等，并由相关领导签字批准方可外出； B、回到公司在外出申请单上登记回来时间以及办事状况； C、特殊状况，外出前未登记，需回公司后刚好补登； D、前台人员负责提示并催促其他员工，并于每月将外出状况汇总，与 考勤统计核对。 2、请假：如有员工请假，需到填写假期申请单并注明请假缘由、时间刚好数；交由相关领导签字同意后作为考勤根据；若上级不同意，需注明理 由再返回申请人。若特殊状况，未能提前提出假期申请，需刚好致电相关领导说明事由，征求领导的同意方视为正常请假，回公司要刚好补登。 3、考勤统计工作流程：A、熟识门禁考勤系统的管理，根据公司人员状况刚好增加或更改考勤人员信息； B、每月 5 日前将门禁考勤统计数据备份，并综合外出登记以及人员请假状况 统计考勤，交由财务部； 十四、聘请 十五、完成领导交代的其他临时性工作。 附：日常工作所需要的联系方式一份。 制 卡卡 其次篇：行政前台工作内容 行政前台工作内容 一、电话接听和来访接待 1、接听电话 听到铃响，至少在第三声铃响前接听；接电话中，要常运用：您、请、对不起、请讲、请问、请稍等、不好意思、对不起、感谢、麻烦您、感谢、等语言。 拿起话筒应留意微笑，先主动问好并自报公司名称“您好，XX公司！。 附：留意倾听对方的话确认对方身份，委婉地探求了解对方来电的目的是什么相应的灵敏做出回答 礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒； 2、来访者接待 有访客来时马上起身始终访者微笑致意：“您好，请问？确认对方身份、来访目的、找的是谁请来访者在休息区入座稍等为来访者倒好茶水马上帮其联系。 假如等了很长时间，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并说向其说明，或者把公司的简介、杂志等拿给他阅读，不要扔在那里不管。 假如来访者要找的没有出来接，让其自己过去，前台应当用规范的手势指引如何去，或者带来访者去。 假如来访者是面试，问清所要应聘的职位，请来者填写“应聘登记表，填写完后找相关经理给其面试 二、办理入职、离职手续及名片申请 1、入职：该部门经理确认可以办理入职时间前台处领取并填写“入职登记表和相关人事表格 填好后连同所需资料交回前台录入考勤指纹领取办公桌抽屉钥匙及办公用品阅读公司规章制度，无疑义后在上面签字 2、离职 前台处领取填写“员工离职申请表和“员工离职汇签表 交回完好工作牌、钥匙、未运用完的名片等等在相应表上签字确认依表内容填写完好，汇签交回前台处 3、名片申请 如需申请名片已办理入职手续的员工前台出领取并填写“名片申请表填写好后本部门经理签字交回前台处 三、办公品申请和库管 1、申请 月底由各部门经理填写“办公用品请购单前台依单汇总经理审核购置 2、发放 清点检查文具店送来的物品无误后到财务室填写现金或支票报销表付款给送货文具店填写“办公品账本和入库单按照各部门所需申请量填写出库单各部门经理在出库单上签字确认发放 3、库存 发放完后所剩办公品整理收回库房，以备用 四、保持接待区域和培训室的整齐洁净 1、上班前整理一遍：把桌子摆正、椅子摆齐；烟灰缸清洗透亮 2、若有客户来访，客户走后5分钟之内： 整理纸杯、桌椅归位；烟灰缸清理 附：检查备用的饮用水的数量，不够的话要刚好联系送水。 五、考勤 1、打开 “考勤管理系统 连接设备后下载全部员工的打卡数据并以此为据在“考勤表上记录相关符号 2、假如特殊状况没事先请假回岗后要刚好到前台处领取并填写“请假条 本部门经理签字人力资源部经理签字交回前台处存档 六、帮助聘请 1、更新“XX聘请网发布信息、搜寻相关人员简历 2、通知符合要求的人员参加面试 七、打印机、复印机 多关注打印和复印机的状态，刚好联系修理 八、邮件快递及传真的收发 九、其他 上级领导交办的事务和公司同事请求关心的事宜等 第三篇：行政前台助理工作内容 行政前台助理工作内容 一、每日工作 1.负责总机电话的接听、转接，并做好来电询问，处理重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误。 2.负责来访客户的接待、基本询问和引见，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌。 3.维护公司日常办公秩序和办公环境。负责前台或接待区域的卫生清洁及桌椅摆放，并保持整齐洁净；主动关心公司办公区域的卫生清洁工作。4.办公用品的登记、管理与发放，刚好补充办公耗材。负责办公室贮存室物品的保管工作，做好物品出入库的登记。 5.每日整理回收纸，若是A3纸张需裁成A4纸的大小，刚好放入打印机托盘内以备用，随时添加。 6.每天签收各类信件、货品等，有些到付需付费，并索要发票，并整理好快递单底单。 7.负责公司文件、信息和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作，做好公司各部门的业务统计报表和各项工作报表，做好整理归档工作。 8.参与、策划相关会议，并拟写通知，传达相关人员，另外还需要负责会议记录，会议结束后的材料的整理，并提交给行政主管审核，然后存档，以备日后查阅。 9.负责做好公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送工作。10.负责依据公司印信管理规定，保管部门印章，并对其负责。11.负责公司的酒店、机票、火车票的预定事务。12.每天填写现金日记账，整理好发票。13.每日下班前对公司门窗、平安用电方面进行检查。 二、每周工作 1.监督绿色植物、鱼缸的维护工作，每周进行一次维护。2.每周报销一次备用金。 3.刚好订水，购置水票，汇总水票运用清单。 三、每月工作 1、搜集与公司行业相关的展会信息，向领导提出必要的看法建议，并提示领导需要尽快办理的有关工作。 2、每月对办公用品进行盘点一次。 3、每月给员工发送生日贺卡。 4、定期更新员工通讯录。 四、每半年/年工作 1.每年关心部门完成公司开办展会活动，半年组织一次半年会。 五、不定期的工作 1.办公环境的监督与管理绿化、整齐，桌椅、灯泡损毁的刚好觉察及报修更换。 2.负责员工印制名片，刻章。 3.关心人事通知应聘者面试及面试表格交给应聘人填写，办理入职行政手续，办公用品的领取登记工作。4.遇到突发状况联系物业。 5.处理领导交代的临时及其它事务。 第四篇：行政前台工作内容 工作内容 一、日常接待：接待来访客户、面试人员要求：倒水、客人离开公司后整理纸杯； 二、办用用品管理、耐用品、物料管理 1、办公易耗品验收入库、领用登记、定期盘点、提出选购需求； 2、耐用品领用、借用登记；要求：做每个人员领用/借用电子台帐，便于离职时讯速查阅，归还销帐 3、物料管理：物料含但不限于猪公仔、银币、徽章、工作牌、门禁卡、钥匙、锡盘、纸杯、纸袋、DM单，需做好物料领用登记，定期盘点，库存缺乏，提前申请选购；员工离职需要归还银币、徽章、工作牌、门禁卡、钥匙。 三、固定资产管理 固定资产如电脑、笔记本电脑、打印/复印机、音响设备、云端、机房设备、办公桌椅、咖啡机、微波炉、冰箱等等。要求： 1、每个固定资产需要贴标识卡、落实运用人，做固定资产电子台帐，有新进或削减时刚好更新、每年定期盘点； 2、管理每台电脑、云端帐号及密码，离职人员电脑、云端密码登记。 四、设备管理、修理/维护：打印/复印设备、电脑、支端故障联系修理； 五、选购：除易耗品外的其它选购，主要涉及传媒活动礼品、打印/复印耗材、耐用品、固定资产、员工生日卡。 要求：由需求部门提出申请，根据实际需求选购，询价后再选购、报销； 六、档案管理 要求： 1、按、部门、文件类别分类存档、编页码、做电子书目以便快速查阅； 2、查阅登记； 3、熟识各类合同内容、期限、金额，到期续签提示； 七、办理员工入职手续 要求： 1、入职材料收集：毕业证、学位证及相关资格证书、身份证复印件、半寸彩照3张、填写入职登记表，以上材料装入档案袋交给周容； 2、入职介绍、指引、座位支配、电脑支配及帐号、密码告知； 3、把新同事拉入各大微信、QQ群； 4、更新人员名册，每次有更新，每一份电子版给周容； 5、更新人员通讯录，上传QQ群文件； 6、给新员工发工作牌，徽章和门禁卡转正后发； 八、员工离职手续办理：主要是离职人员物品归还登记固定资产、耐用品、工作服、工作牌、徽章、门禁卡、钥匙等、座位清理； 九、员工生日管理：要求： 1、生日当天在群里祝福； 2、生日卡发放登记； 十、聘请: 1、简历阅读、面试邀约、时间支配及表格记录； 2、应聘登记、表格发放，支配面试； 3、关心周容进行聘请渠道开发、面试； 十、考勤管理 要求： 1、每月最终一天考勤汇总交周容，每周五将部门考勤给罗梅； 2、外出登记； 3、假条收集、催收； 十一、办公环境及公司形象维护 要求： 1、值日当天清洗接待区茶具、盆裁植物浇水状况、检查整个办公区域环境卫生，不符合要求的自行动手清理并告知保洁改良； 2、每周五下午卫生检查，主要针对库房和员工位置检查，不符合的提出要求； 3、催促员工佩带工作牌和徽章，出入办公室顺手关门； 活动组织及团队建设：公司活动组织、沟通协调；关于团队建设提出自己的建议； 十二、QQ群、微信群管理：行使群主权力，新人加入、离职退出、严格区分通知群和工作室； 十三、快递收发，费用结算； 十四、领导交办的其它临时性事务； 备注：前台岗位工作暂按以上内容执行。 2023年4月18日 第五篇：行政前台助理工作内容 行政前台助理工作内容 一、每日工作 1.负责总机电话的接听、转接，并做好来电询问，处理重要事项认真记录并传 达给相关人员，不遗漏、延误。 2.负责来访客户的接待、基本询问和引见，严格执行公司的接待服务规范，保 持良好的礼节礼貌。 3.维护公司日常办公秩序和办公环境。负责前台或接待区域的卫生清洁及桌椅 摆放，并保持整齐洁净；主动关心公司办公区域的卫生清洁工作。 4.办公用品的登记、管理与发放，刚好补充办公耗材。负责办公室贮存室物品的保管工作，做好物品出入库的登记。 5.每日整理回收纸，若是A3纸张需裁成A4纸的大小，刚好放入打印机托盘内 以备用，随时添加。 6.每天签收各类信件、货品等，有些到付需付费，并索要发票，并整理好快递 单底单。 7.负责公司文件、信息和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作，做好公 司各部门的业务统计报表和各项工作报表，做好整理归档工作。 8.参与、策划相关会议，并拟写通知，传达相关人员，另外还需要负责会议记 录，会议结束后的材料的整理，并提交给行政主管审核，然后存档，以备日后查阅。 9.负责做好公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送工作。 10.负责依据公司印信管理规定，保管部门印章，并对其负责。 11.负责公司的酒店、机票、火车票的预定事务。 12.每天填写现金日记账，整理好发票。 13.每日下班前对公司门窗、平安用电方面进行检查。 二、每周工作 1.监督绿色植物、鱼缸的维护工作，每周进行一次维护。 2.每周报销一次备用金。 3.刚好订水，购置水票，汇总水票运用清单。 三、每月工作 1、搜集与公司行业相关的展会信息，向领导提出必要的看法建议，并提示领导 需要尽快办理的有关工作。 2、每月对办公用品进行盘点一次。 3、每月给员工发送生日贺卡。 4、定期更新员工通讯录。 四、每半年/年工作 1.每年关心部门完成公司开办展会活动，半年组织一次半年会。 五、不定期的工作 1.办公环境的监督与管理绿化、整齐，桌椅、灯泡损毁的刚好觉察及报修更 换。 2.负责员工印制名片，刻章。 3.关心人事通知应聘者面试及面试表格交给应聘人填写，办理入职行政手续，办公用品的领取登记工作。 4.遇到突发状况联系物业。 5.处理领导交代的临时及其它事务。