2023年新公文写作格式记忆口诀与常见错误汇总.docx

2023年新公文写作格式记忆口诀与常见错误汇总 第一篇：新公文写作格式记忆口诀与常见错误汇总 公文格式新标准口诀 党政机关公文格式GB/9704-2023代替国家行政机关公文格式的新标准，可归纳为如下口诀： 主题词儿不再标：删除主题词格式要素 密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角 印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素 成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注 公文页码不行少：增加页码格式要素 新公文常见错误点 1.份号、密级和保密期限、紧急程度 写右边，通知、通报、公告、通告没有隐私程度 2.发文字号 “国发20231号中要留意机关代字、年份、序号不能颠倒;年份要用“不是“、也不是“()年份要写四位数，不能写成“10;序号“1号不能写成“第1号也不能写成“01号 3.签发人 上行文如“请示、“报告有签发人，下行文如“叮嘱、“通知、“通告等没有签发人;且有签发人的时候，签发人应与发文字号在一行居于两端。 4.标题=发文机关+关于+事由+的+文种 留意“关于与“的位置，“关于不能在发文机关前面，如“关于国务院发布国家行政机关公文处理方法的通知就是错误地把“关于提前，而“的后面确定是文种，如出现“××××的状况报告就是错误的例子，“状况报告不是文种，应为“××××状况的报告。 5.成文日期： 阿拉伯数字 6.版记： 主题词已删除 7.文种： 文种与内容中相冲突，如标题是“××××的通告，正文中却出现了“特通知如下的状况 文种杂糅，比方“关于××××的请示报告 附：2023年党政机关公文处理工作条例(中办发202314号)规定国家党政机关共有15种： (一)决议。适用于会议探讨通过的重大决策事项。 (二)确定。适用 湖南事业单位微博：湖南中公事业单位事业部 湖南事业单位微信号 其次篇：公文写作常见错误 尽管国务院、国电公司的公文处理方法及国家标准公文格式对公文的种类、格式、行文规则等都作了明确规定，在我们一些电力企业尤其是基层部门，写作公文还经常存在各种各样的错误。究其缘由，主要有：对上述规定、标准不熟识，也没有好好学习，基本上是个门外汉;对最新的规定、标准不了解，照旧沿用旧的、不规范的写法;写作看法不够认真，没有严格依据规定、标准的要求去做;文字表达实力较差，又没有反复推敲认真修改。明确了错误缘由，就可以根据自已的具体状况，有的放矢地加以解决，避开写作错误的产生。 下面，对公文写作中一些常见错误及其改正方法作一简要介绍： 一、文种不明 即从公文的标题上看不出属于哪种公文。例如“关于接待德国×××公司总裁访问的事这一标题，就没有说明是“函，是“请示，还是“通知;而国家行政机关公文处理方法明确规定：“公文标题应当精确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。又如“汇报电力标准化工作这一标题，不仅没有文种，连题意也不清。应当根据这份文件的内容与目的，或者把它改为公文类的“××××(发文单位)关于电力标准化工作的报告，或者改为事务类的“××××(发文单位)电力标准化工作总结。 二、生造文种 一种状况是把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起，非驴非马，例如“关于×××的请示报告;另一种状况是把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文那样干脆行文，例如把“支配、“支配、“总结、“制度、“细则等干脆作为公文印发。 第一种状况简洁改正，只要根据公文内容确定一个文种，把另一个删去即可。其次种状况则应这样处理：假如这些事务类、规章制度类文书要像正式公文那样行文，下行的可以接受“通知文种，用以下方式行文： (1)规章制度类文书以“印发形式行文。如××省电力有限公司关于印发××省电力有限公司公文处理规则的通知，把发布的规则作为通知的附件，一起行文。(又，国家电力公司公文处理方法第十六条规定：“公司内部规章制度，以国电内规字号印发，由法律事务部审核编号。据此，规章制度类文书也可以不用“通知文种而干脆行文，但字号及审核编号部门应按规定。) (2)事务文书以“转发或“批转的形式行文(上级、同级或不相隶属单位的用“转发，下级单位上报的则用“批转)。如关于转发××电业局1999年工作支配的通知，将1999年工作支配作为通知的附件行文。 假如是上行公文，可用“报告行文，把要报送的事务文书、规章制度类文书作为附件。 三、错用文种 错用文种的状况更为常见，大致有以下几种： (1)把“请示误为“报告。例如关于××电厂国有资产评估立项的报告，其内容是申请对现有国有资产进行评估立项，应运用“请示，却误用为“报告。 (2)滥用“通知。即把本该用“确定、“规定、“方法、“通报的误为“通知。 (3)滥用“请示。有些单位向同级单位或者有关业务部门提出某些请求批准或办理的事项时，不用本该运用的平行文种“函，特地用“请示这一上行文种，认为这样做是敬重对方，好办事。这种做法破坏了行文规则，必需改正。 (4)“批复误用为“通知或“函。对下级的“请示，必需用“批复这一文种作答复，但有的公文却写成关于批复××××的通知(或函)，应改为关于××××的批复。 (5)“函误用为“批复。某些业务主管部门在答复不相隶属单位请求审批的有关事项时，本该用平行文“函，却写成关于×××(单位)×××(事项)的批复。 (6)误用途分事项公文文种。“确定和“通报均可用于处分事项。处分“确定是行政处分的正式文件，要装入被处分人的档案;指责性“通报主要起教化警醒作用，不装入档案。指责性“通报可以带附件(即关于事务或事故的调查报告)，处分“确定不能带。处分“确定一般让有关人员知晓即可;指责性“通报要发送到下属各单位，甚至要抄送有关的不相隶属的单位。因此，应当根据处分事项具体状况正确选用，以避开误用文种。 四、越级行文 国家行政机关公文处理方法规定：“一般不得越级请示和报告。因此，除了特别紧急的状况，上行文都应按隶属关系向上一级机关(单位)行文，逐级上报。即使因特珠状况必需越级行文，也应同时抄送被越过的上级机关(单位)。但是在有些基层单位，所写的公文还经常出现越级上报的问题，必需坚决订正。 五、格式不全 公文格式中规定的各个组成部分，有许多是每一份公文都不行缺少的要素。假如在某一份公文的具体写作中，该标识的要素没有标识，就是格式不全(如缺少发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、附件、成文日期、主题词等)。订正这类错误的唯一方法就是认真检查，看到底有哪些部分该写而没写，然后将残缺的部分补写上去。 六、发文字号混乱 发文字号应当包括发文机关(单位)代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“ 括入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第字。发文字号混乱的表现主要有：项目不完好;年份用中文数码标识或只标两位数，不用六角括号而用圆括号“()、方括号“括入;序号加“第字或编虚位。对这类错误，要根据具体状况一一改正。 七、标题不精确 具体表如今：公文标题没有精确简要地概括公文的主要内容，有时甚至题不对文;标题太长，甚至超过了50字;有的则过简，致使题意不清;标题中随便运用标点符号，而事实上按规定“公文标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号;长标题的排布不合理不美观，没有做到回行时词意完好，排列对称，间距恰当。全部这些公文写作中常见的标题方面错误，必需根据规范要求予以改正。 八、主送单位不规范 主送单位应当运用全称或者规范化简称、统称，左侧顶格标起;若主送单位较多，标到行末后回行也应顶格;各单位名称中间用顿号，最终个单位名称后标全角冒号;若涉及多方面机关单位，同级的按党、政、军、群的依次排列。公文写作中主送单位标识上的错误主要有：单位名称不规范;各单位排列依次混乱;多行排列时在单位名称处断开，而不是书写至行末才回行;回行不顶格。对这些错误的标识方法，应留意订正。 九、抄送单位不规范 抄送单位的名称及多单位排列依次与主送单位相同，这两方面的错误与改正方法也同上所述。但标识时应左空1字，回行时要与冒号后的抄送单位(即空4字而非空1字处)对齐，各单位间用逗号隔开，最终一个单位后标句号。这四点不同于主送单位的标识方法，常见的标识错误也往往在此，应予改正。此外，不少单位的公文仍沿用过去的“对上用抄报，对下用抄送的标识法，这也是不规范的，须统一改为“抄送。 十、成文日期不规范 最常见的错误有：用阿拉伯数码标识，“o误标为“0或“零，年份不用全称，标识位置不规范等等。应根据国家行政机关公文格式(见本书附录三)的相关规定认真改正。 十一、序号、数字、计量单位不规范 公文中的序号按规定分四个层次，若层次较少可省略“(一)而干脆用“1.作为其次层次。公文中的数字，除成文日期外一般要用阿拉伯数码标识(详见本书附录 三、附录八两个国家标准)。公文中要运用法定计量单位，计量单位名称原则上接受中文，且全文前后要统一。全部这些规定，许多基层单位制发的公文都施行得不够好，应引起重视，以规范公文写作。 第三篇：公文写作常见错误 公文写作常见错误举例分析 公文是单位与单位之间处理公务的文书，特别是在党政机关单位，公文的往来特别频繁，几乎每人每天都要与公文打交道，所以娴熟运用公文显得相当重要。但由于公文写作主要是在中高职学习阶段进行相关内容的学习与训练，高校阶段学习的主要是专业学问与技能，绝大部分高校生很少再接触运用公文，从而导致在党政机关和事业单位工作的相关人员公文学问的匮乏，公文运用常常难免出现过失。本文对公文运用中经常出现的错误进行列举与简要的分析，并提出正确的修改看法，旨在削减公文运用的错误，提高公文办理质量。 2023年4月中共中心办公厅、国务院办公厅联合印发了党政机关公文处理工作条例，规定现行各类党政机关的公文种类有15种，分别是决议、确定、叮嘱令、公报公告、通告、看法、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。 一、错将日常应用文当做公文 一干脆将“工作总结当做公文 ×××关于中秋国庆节期间水产畜牧产品质量监管工作总结 ×××： 根据×××要求，现将我局中秋国庆节期间开展水产畜牧产品的质量平安监管工作总结报送贵办。请审核。 常用的公文种类中没有“工作总结这种文种，“工作总结只是日常应用文并非公文，要将“工作总结报送常常要依托公文文种“函来完成。正确写法应将标题改为：“×××关于报送中秋国庆节期间水产畜牧产品质量监管工作总结的函。函是公文的一种，“函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 二干脆将“说明当做公文文种 ×××内陆100吨级渔政船建立项目托付设计费付款说明 ×××水运规划设计院： ×××与你院签订的内陆100吨级渔政船建立项目托付设计协 见随文报送贵委，请审示。 “看法是上级领导机关或主管部门针对当前即将进行的主要工作和亟待解决的重大问题，提出原则性的要求和具体的处理方法，并干脆发至下级机关或转发到有关部门遵照执行的一种具有指示作用的公文。而此文的审核看法只是单纯的认可或同意，不属于行政公文中“看法这一文种，这种看法的报出常常只能依托公文文种“函来完成。正确的标题应修改为：×××关于报送广西2023年奶业龙头企业标准化规模养殖场项目可行性探讨报告的审查看法的函。 五干脆将“工作要点当做公文 ×××局机关及直属事业单位2023 公共机构节能工作要点 为切实抓好我局机关及所属事业单位节能工作，根据×××结合我局公共机构节能工作实际，制定我局2023公共机构节省能源资源工作要点。 “工作要点是日常应有文中的一种，并非公文文种。要报出“工作要点常常只能依托公文文种“函来完成。正确的标题写法应修改为：×××关于报送局机关及直属事业单位2023公共机构节能工作要点的函。 六干脆将“公示当做公文 关于广西水产畜牧业技术推广骨干人才培育支配 举荐人选名单公示 ×××： 根据×××精神，经探讨，确定举荐×××等105名科技人员作为广西水产畜牧业技术推广骨干人才培育支配培训对象名单详见附件，现予公示。 对举荐人选如有异议，请以书面形式并署真实姓名，于×年×月×日前邮寄或干脆送×××监察室邮编：×××；联系电话：×××。 “公示是随着干部人事制度改革应运而生的应用文书，但它决不仅限于党政干部任前的公示，其适应范围广泛，运用的频率相当高。近年来，无论是党政机关，还是企事业单位等向社会或有关单位及人员公开某一信息，以到达广泛征询公众看法，接受群众监督的目的时，常运用“公示。由于公示制产生的时间不长，“公示这一应用文的文种及格式等问题，目前在中国共产党机关公文处理条例和国 “通知和“函是两种不同的文种，在一份公文的标题中不能同时用两个文种转发、印发的公文除外。正确写法应将标题改为：“×××关于参加海洋100吨级渔政船设计方案探讨会议的通知主送单位为下级单位或修改为“×××关于参加海洋100吨级渔政船设计方案探讨会议的函主送单位是平级或不相隶属的单位。 例2： 关于×××项目批复的通知 : “批复和“通知是两种不同的文种，这两个文种不能在同一份公文的标题中运用转发、印发的公文除外。正确的写法应将标题改为：×××关于×××项目的批复。 二用函代替通知 关于征求广西壮族自治区畜禽规模养殖场养殖小区 备案管理方法修订稿修改看法的通知 自治区环保厅、区进展和改革委员会，各市、县区水产畜牧兽医局： 广西壮族自治区畜禽养殖场养殖小区备案管理方法自2023年实施以来，对规范畜禽规模养殖场、养殖小区管理发挥了重要作用。根据×××规定，近期对“方法进行了修订。现将“方法修订稿送请你们，请于2023年1月10日前将书面看法反馈我局畜牧与饲料处，以便尽快修改完善后报自治区人民政府。逾期不反馈视为同意。 自治区环保厅、自治区进展和改革委员会和发文单位自治区水产畜牧兽医局是不相隶属的单位，不相隶属的单位特别是主送级别高一级的单位是不能用“通知这种公文文种的。正确写法应将标题修改为：关于征求广西壮族自治区畜禽规模养殖场养殖小区备案管理方法修订稿修改看法的函。 三用“报告代替“函 关于上报2023年上半年广西生鲜 违禁添加物专项监测总结的报告 农业部奶业管理办公室： 为提高我老秘网区生鲜乳质量平安水平，根据×××要求，我局下达了广西壮族自治区水产畜牧兽医局关于印发2023年广西生鲜乳 广西壮族自治区2023年兽药监督执法工作总结的函。 四公文标题用词不精确 例1： ×××关于 : 印发全国渔业渔政工作视频会议精神的通知 “精神一般只能传达而不能印发。正确的写法应将标题修改为：×××关于印发全国渔业渔政工作视频会议要点的通知。 例2： 关于赐予2023年下半年奶牛布病结核病扑杀补助经费的 “经费一般用“拨付来表述，正确写法应改为：关于拨付2023年下半年奶牛布病结核病扑杀补助经费的请示。 例3： 自治区×××局关于请求自治区台办领导参加我局赴台项目 对接洽谈工作团行前培训的函 自治区台办与发文单位自治区×××局是不相隶属的单位，发文单位没有资格要求台办的领导参加本单位举办的会议。正确的写法应将标题改为：×××局关于邀请自治区台办领导莅临我局指导赴台项目对接洽谈工作团行前培训工作的函。 例4： ×××关于 申请延长桂北渔80209号等2艘渔船 批准书有效期的请示 “申请与“请示词义重复，应将“申请两字去掉，正确的标题应为“×××关于申请延长桂北渔80209号等2艘渔船批准书有效期的请示。 例5： ×××关于 同意将文明渔港创建项目资金调整为 南万渔港航标修理经费的批复 “同意与“批复词义重复，应将“同意两字去掉，正确的标题应为：×××关于文明渔港创建项目资金调整为南万渔港航标修理经费的批复。 例6： 广西×××局关于 供应在建大型渔政船拟运用进口船用产品状况的函 第四篇：公文写作格式要求及常见错误 网运部关于公文写作格式要求及常见错误 的学习材料 一、公文版式格式要求 一字体字号 1公文大标题一般用2号小标宋体字或华文中宋体字居中排布。如两行以上、需要回行时应留意词意完好、排布美观，尽量用梯形或菱形排布，不适用上下长、中间短的沙漏形，也尽量不适用上下长度一样的长方形。 2正文一般用3号仿宋字 1文中结构标题层次序数应依次用“ 一、“ 一“1“1。 2正文中一级标题用黑体字，二级标题用楷体字，三级以后同正文用仿宋体。 3一级标题单独作为段落时不加标点，二级以后标题单独作为段落时应加句号。 4全文加粗，并点击字体中的Times New Roman字体，使全文的数字显得饱满且醒目。 5领导讲话稿等材料字体字号可灵敏驾驭。 二页面设置 1公文一般每页排22行，每行排28个字。设置方法为，一文件和便函 指网运部负责主办的通信中心管理文件和便函，依据通信中心有关程序办理。 二请示、报告和看法 指网运部负责主办的通信中心向上级管理单位，或网运部向通信中心领导报请的请示、报告和看法。需要请上级管理单位或中心领导指示和批准的，用“请示；汇报工作、反映状况、回复上级领导询问的，用“报告；就有关问题提出见解和处理方法的，用“看法。 三、公文写作常见错误 一多个书名号或引号并列时运用顿号分隔 例1：各中小学要主动实行中华人民共和国预防未成年人犯罪法、中华人民共和国未成年人爱惜法、中华人民共和国义务教化法及相关要求。错误 各中小学要主动实行中华人民共和国预防未成年人犯罪法中华人民共和国未成年人爱惜法中华人民共和国义务教化法及相关要求。正确 例2：公安部门要加强校内“警务室、“护学岗、“平安网建设，落实护校制度。错误 公安部门要加强校内“警务室“护学岗“平安网建设，落实护校制度。正确 确 用分号隔开的几个并列分句不能由逗号统领或总结。 四在并列分句中运用句号后再运用分号 例6：一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农夫要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险；二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立，可参加城镇居民医疗保险。错误 一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农夫要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险。二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立，可参加城镇居民医疗保险。正确 分项列举的各项或多项已包含句号时，各项的末尾不能再用分号。 五同一形式的括号套用 例7：围绕政府半年工作开展回头看，认真总结上半年工作，科学谋划下半年工作。责任单位：各镇街道错误 围绕政府半年工作开展回头看，认真总结上半年工作，科学谋划下半年工作。正确 同一形式的括号应尽量避开套用，必需套用括号时，应接受不同的括号形式协作运用。 六阿拉伯数字表示次序时运用点号不当 例8： 1、催促主办单位按时办结。(错误)1催促主办单位按时办结。(正确) 市基础设施配套费征收标准的批复××规202359号文件要求，特制定本管理方法。错误 根据××省物价局××省财政厅关于××市建制镇城市基础设施配套费征收标准的批复××规202359号文件要求，特制定本管理方法。正确 书名号内标示停突然用空格。 十句内括号行文末尾运用标点符号不当 例13：为加强对全区查处取缔无证无照经营综合治理工作的领导，确定成立××区查处取缔无证无照经营综合治理工作领导小组领导小组组长由常务副区长兼任，副组长由××局局长兼任。，负责该项工作的协调处理。错误 为加强对全区查处取缔无证无照经营综合治理工作的领导，确定成立××区查处取缔无证无照经营综合治理工作领导小组领导小组组长由常务副区长兼任，副组长由××局局长兼任，负责该项工作的协调处理。正确 括号内行文末尾需要时可用问号、叹号和省略号。除此之外，句内括号行文末尾通常不用标点符号。 十一附件名称后运用标点符号 例14： 附件：1.××区查处取缔无证无照工作领导小组成员名单；错误 附件：1.××区查处取缔无证无照工作领导小组成员名单正 第五篇：行政公文写作常见错误举要 行政公文写作常见错误举要 国务院于2000年8月24日发布了国家行政机关公文处理方法以下简称新方法，同时废止了1993年国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理方法以下简称旧方法。新方法已于2023年1月1日正式施行，但有的单位在行政公文处理中尚未严格执行新规定，特别是行政公文写作中出现了一些常见的错误，影响了公文的肃穆性和权威性，影响了它的法定效力，从而影响了办文的质量和效率。 一、公文眉首常见错误 公文的眉首是指公文首页红色反线包含以上的各个要素，它是由公文份数序号、隐私等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人等构成。公文的眉首看起来很简洁，内容也不多，但由于对新方法不够熟识，在实际工作中，公文眉首的格式上仍存在一些问题，其中出现问题较多的当数“隐私等级和保密期限、“紧急程度、“发文字号三处。旧方法的公文格式规定“隐私等级、“紧急程度标识于公文首页左上角的相应位置，“发文字号中的“年份要用方括号“括入；而新方法的公文格式中则明确规定了“隐私等级和保密期限、“紧急程度要标识于公文首页右上角，“发文字号中的“年份必需用六角括号“括入。例如，如今有不少的单位由于受旧方法的影响，而将公文的“发文字号写成“×××1号，这是不规范的，应改为“×××20231号。 二、公文主体常见错误 公文的主体包括红色反线不含以下至主题词不含之间的各个要素，它由“公文标题、“主送机关、“公文正文、“附件、“成文时间和“附注等构成。这一部分是公文的主体部分，也是写作中最简洁出错、错误较多的地方，主要表如今： 1、由于公文文种运用不当或对公文事由表述不完好、不精确，造成公文标题中的一些常见错误。公文标题由发文机关名称、发文事由和文种三个要素组成，每个要素都有其独特的作用，一般不得随便省略。 文种是公文标题中最重要的要素，每一个文种都表达着一种严格的权限，对文种应根据公文所涉及的内容、文种的范围、发文机关的权限和隶属关系以及发文的目的和要求等进行选择，切不行混淆运用。但在实际的工作中，却出现了一些错误选择文种的现象。首先，仍按旧方法的规定选用文种。新方法撤消了“指示文种，而增加了“看法文种。目前，有不少单位仍在运用“指示这一文种，而未将“看法作为一个单独的文种运用，如“××高校关于印发关于严格教学秩序的看法的通知，应当改为“××高校关于严格教学秩序的看法。其次，文种的混用现象严峻。由于某些文种行文方向相同而且文种又很相近，造成了文种的错选，比方，“请示和“报告、“请示和“函以及“公告和“通告等文种就经常被混用，有的该用“报告的用“请示，该用“请示的用“报告，甚至“请示报告同时运用；有的按旧方法的规定将“公告和“通告作为同一类文种来运用，新方法对二者有了明确的界定；有的单位为了办事顺当，向不相隶属的有关主管部门请求批准时，有意将“函用成“请示，如“××县办公室关于追加2000办公经费的请示给县财政局，应改为“××县办公室关于追加2000办公经费的函。决不能乱起“名称，生造文种。如“××高校关于教学工作状况的汇报，将“汇报作为公文文种来运用，极不规范，应改为“报告。 由于文秘人员对公文主题的把握不精确、不全面，对起限制、修饰和说明的时间名词、程度副词和介词结构等运用不当，从而造成了公文标题事由不清楚、不精确，如“××县工商局关于摆摊设点确实定，此“确定对摆摊设点原委是“禁止还是“准许、摆设地点等不明确、不具体，根据该文的内容，应改为“××县工商局关于禁止在城区繁华地带随便摆摊设点确实定。 2、由于行文规则和行文关系模糊，造成主送机关不明确。新方法规定“主送机关指公文的主要受理机关，应当运用全称或规范化简称、统称、“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告，从而使整个行文规则更加严密，更加具体。但在实际工作中，部门行文往往因行文关系的混乱而造成主送机关的不明确，影响了办文的效率。 主送机关应当明确，否则文件发出后，原委由谁来主办不清楚，从而造成办文的推诿。特别是上行文时，主送机关只能有一个，如××高校车辆更新问题，按上级规定应主送市教委，抄报市财政局和市机关事务管理局，行文时，主送机关应为“××市教委，而不能将主送机关定为“××市教委、市财政局、市机关事务管理局。 此外，由于没有运用规范化的简称、统称，也简洁造成主送机关的不明确，特别是一些办理性的文件，无人办理。主送机关应根据上级机关规定的简称确定，如“××市城市建设综合开发管理办公室上级规定简称为“市城建办，不能随便简称为“市城建综开办或其他不规范简称。 3、由于内容混杂或语言的歧义等缘由，造成正文主题不明确。在日常的公文写作中，报告夹请示、请示夹报告的现象特殊突出。报告夹请示，上级机关就可以不批复，请示就没有实际意义；请示夹报告，造成文字冗长，不简洁，影响了办文的效率。特别是在请示中，请示的问题必需明确、具体，必需一文一事，不能在一个请示中请示多个事项，能够批复和不能批复的事项混杂一起，或该具体的没具体，上级机关难以批复。比方××学校向县教委请示修建教学楼，在最终请示问题时，写成“特请示修建教学楼一幢，没有教学楼的面积及经费投入，县教委就无法批复，应写成“特请示修建教学楼一幢，面积××平方米，需建设经费××万元。 此外，公文的语言讲究精确，其每一个词、每一个句子必需保持意思的唯一性，以避开对方按各自的理解行事。但是，由于在公文写作中运用限定词语不精确、滥行省略、语序不当、错用标点符号等，出现了语言的歧义现象，从而造成对文件理解的混乱，形成了文件执行中的偏差，给工作带来了麻烦。如，“初级职称评定后，5年以上可以申报中级职称，对这一规定原委包不包括5年，界定不精确。 4、由于对公文的成文日期理解不同而造成公文成文日期的错误。 公文成文的日期，新方法明确指出“以负责人签发的日期为准，联合行文以最终签发机关负责人的签发日期为准、“电报以发出日期为准。由于不重视这 一点，很多公文成文的日期是用拟稿者拟稿的日期，或用印发日期作为成文日期，从而使公文的时效性受到了影响，甚至严峻影响到文件的贯彻执行。会议集体作出确实定，其成文日期是以会议确定的日期，还是领导签发的日期为准，新方法仍未明确。 5、几个特殊地方，也简洁出现错误。新方法规定：“当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应实行调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得实行标识'此页无正文'的方法解决，再如印章运用的规定、“请示文件应当在“附注处注明联系人的姓名和电话等等，这些地方都要求我们在实际的公文写作中要特别留意，以避开出现错误。 三、公文版记常见错误 公文版记由主题词、抄送机关和制文机关名称和日期组成，位于公文最终一页，版记的最终一个要素位于最终一行。在这一部分中，最简洁出现错误的就是主题词了。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词词组，其作用是便于计算机的管理和检索。从当前的公文写作实践看，由于文秘人员对公文内容把握不准，对主题概念提炼不准、不全或提炼过多，从而造成了在公文主题词标引上存在的标引随便性较大、错标和漏标的现象。如“动员群众禁止贩卖、吸毒阅历沟通这样的主题内容，假如提炼成“动员群众、“毒品犯罪、“阅历这样的主题概念就不简炼了，未起到主题词的作用，应根据国务院公文主题词表选用主题词。 此外，在公文版记部分，新方法已经取消了“份数，但仍有不少的单位在公文中标识“份数。