文控管理体系标准培训ppt课件.ppt

LOGO罗荣兵文件管理体系培训文件管理体系培训2011年5月13日为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能一、文件的类型与定义一、文件的类型与定义v文件：是指信息及其承载媒体；文件：是指信息及其承载媒体；示例：记录、规范、程序文件、各种图样、报告、标准等示例：记录、规范、程序文件、各种图样、报告、标准等媒体的形式：计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能一、文件的类型与定义一、文件的类型与定义v文件的类型：文件的类型：ISO/TS16949标准标准4.2.1提出，质量管理体系文件提出，质量管理体系文件应应应应包括：包括：a)形成文件的质量方针和质量目标；形成文件的质量方针和质量目标；b)质量手册；质量手册；c）本标准所要求的形成文件的程序和记录；）本标准所要求的形成文件的程序和记录；d)组织确定的为确保其过程有效策划、运行和控制所需的组织确定的为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件，包括记录。文件，包括记录。为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能一、文件的类型与定义一、文件的类型与定义v质量管理体系文件的类型，质量管理体系文件的类型，概括起来讲有以下类型：概括起来讲有以下类型：宗旨宗旨，方向方向与目标目标描述QMS结构-纲要纲要阐述部门间运作程序运作程序阐述某项具体操作具体操作QMS运作-证证 据据外来文件外来文件为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能二、文件的作用与文件实施的目的二、文件的作用与文件实施的目的v文件的作用：文件的作用：1、增加管理的控制作用、增加管理的控制作用 2、使操作者得到足够的信息、使操作者得到足够的信息 3、培训、培训 4、增加各种政策、程序解释的一致性、增加各种政策、程序解释的一致性 5、方便程序的审核及修改、方便程序的审核及修改 6、提供管理效能的证明、提供管理效能的证明v文件实施的目的：文件实施的目的：1、信息沟通、信息沟通 2、符合性的证据、符合性的证据 3、知识共享、知识共享为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能三、什么事文件控制三、什么事文件控制v文件控制：文件控制：是指对文件的编制、评审、批准、发放、使用、是指对文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收好作废等全过程的更改、再次批准、标识、回收好作废等全过程的活动的管理。记录是一种特殊类型的文件，特殊活动的管理。记录是一种特殊类型的文件，特殊性表现在未填写前属于文件，一张表单，一旦填性表现在未填写前属于文件，一张表单，一旦填写以后就成为活动的证据，就变成了记录。写以后就成为活动的证据，就变成了记录。案例：案例：思考一下，合同是文件还是记录？思考一下，合同是文件还是记录？为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能四、如何对文件进行控制四、如何对文件进行控制v文件控制程序：文件控制程序：a)为使文件是充分与适宜的，文件发布前得到批为使文件是充分与适宜的，文件发布前得到批准准；注：涉及多个部门的文件在发布前应征求相关部门的意见，进行评审注：涉及多个部门的文件在发布前应征求相关部门的意见，进行评审b)必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；注：在文件实施中如组织架构、产品、工作流程、法律法规等发生变化注：在文件实施中如组织架构、产品、工作流程、法律法规等发生变化c)确保文件的更改和现行修订状态得到识别；确保文件的更改和现行修订状态得到识别；注：如建立文件清单、记录清单、修订一览表、版本识别等方式注：如建立文件清单、记录清单、修订一览表、版本识别等方式 d)确保在使用处可获得适用文件的有关版本；确保在使用处可获得适用文件的有关版本；e)确保文件保持清晰、易于识别；确保文件保持清晰、易于识别；注：如对文件进行编号，以便于快速查找注：如对文件进行编号，以便于快速查找为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能四、如何对文件进行控制四、如何对文件进行控制v文件控制程序：文件控制程序：f)确保组织所确定的策划和运行质量管理体系所确保组织所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件得到识别，并控制其分发；需的外来文件得到识别，并控制其分发；g)防止作废文件的非预期使用，如果出于某种目防止作废文件的非预期使用，如果出于某种目的而保留作废文件，对这些文件进行适当的标的而保留作废文件，对这些文件进行适当的标识。识。h)对记录进行标识（公司质量记录已有相对应的对记录进行标识（公司质量记录已有相对应的编号），并按照保存期限保存在干燥、安全的编号），并按照保存期限保存在干燥、安全的环境中，对过期的记录不得随意销毁，销毁应环境中，对过期的记录不得随意销毁，销毁应采取碎纸或焚烧的方式，并销毁记录的时间与采取碎纸或焚烧的方式，并销毁记录的时间与名称，同时，有需要至少一人进行监督。名称，同时，有需要至少一人进行监督。为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能四、如何对文件进行控制四、如何对文件进行控制作 法目 的文控六字真言：编，审，批，发，修，废。表单记录工作指示程序文件质量手册A 审查批准发行B 控制变更发行C 识别文件版本D 现场文件适用E 文件清晰易辨F 控制外来文件G 控制作废文件A 确保内容适当B 确保内容最新C 防止文件误用D 确保使用方便E 现场文件适用按 4.2.4“质 量 记 录 控 制”的 要 求 进 行 控 制文件控制文件控制文件控制文件控制程序程序程序程序文文 件件为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能五、文件的分类五、文件的分类客户资料国家标准国际标准行业标准外部文件受受 控控文件文件2008/03/01作废保留作废保留文件文件2008/03/01电子媒体书面文件硬件拷贝内部文件作废文件，作废文件，作废文件，作废文件，保留以备保留以备保留以备保留以备查查查查受版本版次受版本版次受版本版次受版本版次更改限制。更改限制。更改限制。更改限制。QMS QMS 文件文件注意注意注意注意：盖：盖：盖：盖“受受受受控控控控”章并不表章并不表章并不表章并不表示文件就受控示文件就受控示文件就受控示文件就受控为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能六、公司的文件有哪些六、公司的文件有哪些v文件类型：文件类型：6.1.1质量手册（包括质量方针、目标）；质量手册（包括质量方针、目标）；6.1.2质量体系程序；质量体系程序；6.1.3技术性文件（包括产品标准、图纸、作业指导书、检技术性文件（包括产品标准、图纸、作业指导书、检验规程及各类设备安全操作规程）；验规程及各类设备安全操作规程）；6.1.4管理性文件（各项管理规定、包括各类质量记录的表管理性文件（各项管理规定、包括各类质量记录的表式）；式）；6.1.5外来文件（指顾客提供的标准、规范、图纸、样品，外来文件（指顾客提供的标准、规范、图纸、样品，以及本公司收集的且必须执行的国际标准、国家标准、行业以及本公司收集的且必须执行的国际标准、国家标准、行业标准等）标准等）a.过程流程图，过程描述过程流程图，过程描述b.内部沟通文件内部沟通文件c.生产计划生产计划d.批准的供方清单批准的供方清单为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能六、公司的文件有哪些六、公司的文件有哪些v必须有文件：必须有文件：4.2.3 文件控制4.2.4 记录控制6.2.2.2 培培培培训训8.2.2 内部审核8.3 不合格品控制8.5.2 纠正措施8.5.3 预防措施每个要求的程序每个要求的程序可以编写一个或可以编写一个或多个文件，一个多个文件，一个文件也可以包含文件也可以包含一个或多个要求一个或多个要求的程序的程序程序的概念是什么？老兄方便老兄方便一下一下不行，得不行，得按程序来按程序来为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能六、公司的文件有哪些六、公司的文件有哪些v必须有的记录：必须有的记录：1 1、5.6.15.6.1管理评审管理评审2 2、6.2.2e)6.2.2e)教育、培训、技能和经验的记录教育、培训、技能和经验的记录3 3、7.1d)7.1d)为实现过程及其产品足要求提供证据所需的记录为实现过程及其产品足要求提供证据所需的记录4 4、7.2.27.2.2产品要求评审记录产品要求评审记录5 5、7.3.27.3.2设计设计/开发的输入开发的输入6 6、7.3.47.3.4设计设计/开发的评审开发的评审7 7、7.3.57.3.5设计设计/开发的验证开发的验证8 8、7.3.67.3.6设计设计/开发的确认开发的确认9 9、7.3.77.3.7设计设计/开发的更改记录开发的更改记录 +更改的评审结果及任何必要措施的记录更改的评审结果及任何必要措施的记录1010、7.4.17.4.1供方的评价记录供方的评价记录为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能六、公司的文件有哪些六、公司的文件有哪些v必须有的记录：必须有的记录：1111、7.5.2d)7.5.2d)过程的确认过程的确认1212、7.5.37.5.3产品的唯一性标识产品的唯一性标识1313、7.5.47.5.4顾客财产方面的记录顾客财产方面的记录1414、7.6a)7.6a)记录检定或校准的依据记录检定或校准的依据1515、7.67.6测量设备失效时的评价和记录测量设备失效时的评价和记录1616、7.67.6监测设备校准和检定结果记录监测设备校准和检定结果记录1717、8.2.28.2.2内审记录内审记录1818、8.2.48.2.4产品的监视与测量记录产品的监视与测量记录1919、8.38.3不合格品控制的记录不合格品控制的记录2020、8.5.2e)8.5.2e)纠正措施的记录纠正措施的记录2121、8.5.3d)8.5.3d)预防措施的记录预防措施的记录为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能七、如何对文件进行管理七、如何对文件进行管理1、建立受控文件清单2、建立受控记录清单部门所需的部门所需的文件有哪些文件有哪些？部门所需的部门所需的记录有哪些记录有哪些？内部网络文件多所有员工设置访问权限，对文件的拷贝、删除、更改、阅读、打印权限进行严格的设置，防止文件的外泄。为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能八、八、文件制订文件制订/修改、审批的职责与权限修改、审批的职责与权限 文件级别制订/修改审核批准一级文件体系专员管理者代表总经理二级文件 归口部门经理管理者代表总经理三级文件相关部门部门经理总经理/管理者代表四级文件相关部门使用部门会签管理者代表6.3.2.2内部体系文件的编制、修改和审批过程由文件归口部门主导，填写文件申请单，确定评审/会签的部门及组织评审/会签，达成一致后，将最终确定文件按表6.3-1 规定上报审批，同时确保在文件的实施日前15 个工作日得到审批。为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能九、九、内部体系文件的发布内部体系文件的发布 v6.4.1文件归口管理部门在制修订文件时应确定文件的发放范围并记录在文件第二页中。内部体系文件发放前，文控专员应在2个工作日内按发放范围的规定发放文件并将其登记在文件和资料现行修订状态控制清单，文件原件交文控中心归档，发放。v6.4.2 内部体系文件如有丢失或破损严重时影响使用的，文件使用人应及时填写文件申请单，由管理者代表批准，到文控中心办理领用/补发/更换手续。v6.4.3 文控中心对公司现行有效的内部体系文件汇编成文件和资料现行修订状态控制清单，及时更新并做好日常备份。v6.4.4 外发技术文件，发放部门需填写文件申请单（需注明发放厂家，发放状态），鉴于技术保密性，应由文件外发申请部门经理审核，总经理批准，文控中心做好记录，方可外发。为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能九、九、内部体系文件的发布内部体系文件的发布 v6.4.5 电子媒体版文件发放v6.4.5.1 质量管理体系文件及文件清单采用不可修改的文件格式（如：PDF格式）在公司内部局域网上发布，为了保持质量管理体系文件的一致性，使其处于受控状态，发布的电子版质量管理体系文件必须进行加密处理，并设置口令，防止其它人员私自更改。v6.4.5.2 公司内部网上发布的质量文件设置访问和修改权限。文控中心负责对内部网上发布的质量管理体系文件进行维护和更新，确保其为最终版本。v6.4.5.3 当质量文件发生更改，在内部网上重新发布后，文控中心应通知所有部门文控员及时进行更新，以免文件被误用。各部门文控员负责将更改信息通知本部门的所有相关人员。v6.4.5.4 以光盘形式发放时，光盘应设为只读方式，且在光盘上标明文件名称、编号，并盖上红色“受控文件”印章，按纸质文件发放控制要求进行控制。为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能十、十、内部体系文件的更改内部体系文件的更改 v6.5.1 内部体系文件的更改包括局部更改和换版两种方法。局部更改可采用在原处划改和换页的方法，原处划改适用于更改文字数少的情况换页适用于更改处所更改文字较多或不换页可能影响使用的情况。局部修改需将修改页的修改状态进行修改。换版更改需将整个文件所有页进行更换，并升级文件的版号。v6.5.2 文件更改由表6.3-1 规定的权责部门执行，文件更改后应按6.3.2.2 规定进行评审/会签和审批。v6.5.3 内部体系文件的更改由更改部门填写文件申请单，经审批后与更改文件原件交于文控中心，按分发范围进行分发并将原有文件收回。为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能十、十、内部体系文件的作废内部体系文件的作废 v6.6.1 内部体系文件的作废由文件原制订部门填写文件申请单，按审批程序进行，交文控中心按原文件分发清单收回，并在文件回收清单上作好记录，需保留的应加盖“作废保留”章存档。对于有保存期限要求的内部体系文件，文控中心应按各职能部门的文件归档登记表所列保存期限保存，超过保存期限的即为作废，作废按6.7.1 的流程实施。记录的保存期限具体见记录和档案控制程序。v6.6.2 内部体系文件的鉴定工作在文控中心的召集下，由文控专员和各部门有关人员组成鉴定小组，根据文件的不同保管期限，每年3月份对已超出保管期限的文件进行审查，做出存毁意见并记录于内部体系文件一览表中。v6.6.3 根据鉴定小组的意见，对于需要销毁的文件由文控中心编制文件销毁登记表，经总经理批准后销毁，未经鉴定或批准，任何人不得随意销毁文件。v6.6.4 销毁文件时，要有二人以上同时销毁，监销人员在销毁前应认真清点核对，在销毁清单上签字，并将销毁情况报告文控专员，销毁清单应归档永久保存。v6.6.5 文件的鉴定和销毁工作每年3月进行。为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能十一、十一、内部体系文件的作废内部体系文件的作废 v6.6.1 内部体系文件的作废由文件原制订部门填写文件申请单，按审批程序进行，交文控中心按原文件分发清单收回，并在文件回收清单上作好记录，需保留的应加盖“作废保留”章存档。对于有保存期限要求的内部体系文件，文控中心应按各职能部门的文件归档登记表所列保存期限保存，超过保存期限的即为作废，作废按6.7.1 的流程实施。记录的保存期限具体见记录和档案控制程序。v6.6.2 内部体系文件的鉴定工作在文控中心的召集下，由文控专员和各部门有关人员组成鉴定小组，根据文件的不同保管期限，每年3月份对已超出保管期限的文件进行审查，做出存毁意见并记录于内部体系文件一览表中。v6.6.3 根据鉴定小组的意见，对于需要销毁的文件由文控中心编制文件销毁登记表，经总经理批准后销毁，未经鉴定或批准，任何人不得随意销毁文件。v6.6.4 销毁文件时，要有二人以上同时销毁，监销人员在销毁前应认真清点核对，在销毁清单上签字，并将销毁情况报告文控专员，销毁清单应归档永久保存。v6.6.5 文件的鉴定和销毁工作每年3月进行。为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能十二、十二、外来文件控制外来文件控制 v6.7.1 接收到外来文件时，该文件的接收使用部门主管应进行审核或组织评审，确定文件发放范围，填写文件归档登记表交由公司文控中心存档。v6.7.2 文控中心及时更新文件和资料现行修订状态控制清单，并按确定的发放范围发放至相应部门。v6.7.3对于需执行的国家标准要求，应转化为内部控制要求，并增加到相应的体系文件或技术文件中，外部文件将延用其本身编号。v6.7.4对于顾客提供的外来文件，必须按照顾客的要求进行控制，未经顾客允许不得向外传递。v6.7.5如接收到的外来文件为电子文件（光盘、邮件或系统接收），应由文控中心上传到服务器专门的文件夹内保存，或在公司内部局域网上发布。如有打印要求则按照确定的文件发放范围，由文控中心打印发放到相应部门。v6.7.5涉及外来文件管理的部门应保持与外部各方的联系，及时收集相关最新文件，并在每年的管理评审前，由管理者代表组织各部门经理对外部文件的有效性进行审查。为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能十三、十三、文件的归档及保存文件的归档及保存 v记录控制程序文件归口部门应在文件得到批准后填写文件归档登记表在2个工作日内将文件归档至文控中心。文件的保留期限为文件作废后3个日历年。记录的归档及保存见记录和档案控制程序。本公司存档文件以纸质为准，必要时辅以电子媒体。v6.8.2 文件的储存环境必须注意防火、防水、防霉、防虫等因素。v6.8.3 电子媒体版本文件由文控专员每周五下午对系统内所有电子数据进行备份，并保存在不同的服务器上，以保障电子数据存储系统一旦发生故障能够最短的时间内进行恢复，以防止数据的丢失和不可恢复性。为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能十三、十三、文件的查文件的查/借阅借阅 v6.9.1 文件的查阅，由查阅人在文件查阅登记表上进行登记，并在档案室内进行查阅，不可将所查阅的文件擅自带离档案室。v6.9.2 文件的借阅，必须填写文件查/借阅申请单，由相关部门主管审核，并限定借阅期限，文控中心在文件查/借阅登记表进行登记，并按借阅期限对借阅人进行督促归还。对于样品的借阅，鉴于技术分析等原因，需破坏使用，除按上述规定进行外，还应在文件查/借阅登记表注明破坏不归还，以利于文控中心在文件查/借阅登记表进行注销。为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能十四、十四、记录表式的设计和审定记录表式的设计和审定 v6.10.1 记录表式由归口部门设计，其表式应简明、清晰、完整，内容应满足所记录的质量活动的要求。v6.10.2 记录表式设计时，归口部门应填写文件申请单并组织使用部门会签并交文控中心登记，统一编号并加上公司图标后方可启用，并且表式样张由文控中心保存。为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能十四、十四、记录表式的设计和审定记录表式的设计和审定 v6.10.1 记录表式由归口部门设计，其表式应简明、清晰、完整，内容应满足所记录的质量活动的要求。v6.10.2 记录表式设计时，归口部门应填写文件申请单并组织使用部门会签并交文控中心登记，统一编号并加上公司图标后方可启用，并且表式样张由文控中心保存。为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能十五、十五、文件编码标识文件编码标识 v6.1.1管理手册编号为v6.1.2 程序文件编号为v6.1.3 三级文件编号为:为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能十五、十五、文件编码标识文件编码标识 v6.1.4 四级文件记录编号为 v6.1.5 企业标准编号为v6.1.6 技术性标准或作业指导书编号为 为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能十五、十五、文件编码标识文件编码标识v技术性标准或作业指导书标识码 序号类别名称类别码序号类别名称类别码1过程流程图JB/017工艺卡JB/072特殊特性清单JB/028操作规程JB/083PFMEAJB/039点检手顺JB/094控制计划JB/0410包装式样书JB/105检查基准书JB/056作业标准书JB/0611其它JB/99v客户标识码 序号客户名称编码序号客户名称编码1客户通用00026福州联洪0902武汉神龙00227顺德北容0923武汉万通00428东莞力高095为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能十五、十五、文件编码标识文件编码标识v部门编号v注：部门标识适用文件受控发放的发放号，同一部门不止发放一份文件的需加后缀码，如品保部下发两份文件，则受控发放号标识为“06-1”和“06-2”。序号部门名称部门标识序号部门名称部门标识1企划部018集团采购部082财务部029集团技术部093人事行政部0310文控中心104供应部0411总经理115制造部0512管理者代表126品保部0613其它（临时性项目组）137集团销售部07为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能十五、十五、文件编码标识文件编码标识 v6.4 外来文件编码标识 注：外来文件带有编码的，则沿用原编码，无编码的外来文件按照以上方式标识v6.5 合同及协议编码标识 为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能十六、文件的编写格式及内容要点十六、文件的编写格式及内容要点 v6.6.1针对公司内部的文件以中文编写，对外发布的文件可根据需要以中文、英文或日文编写。v6.6.2一般地，文件发布时采用书面形式，留档保存的文件可采用磁盘硬拷贝。v6.6.3同类文件采用统一格式。v6.6.4程序文件及作业指导书应包括以下内容：封面、正文页眉、修订一览表、文件发放范围、目的、适用范围、相关文件、术语、职责、工作程序、相关记录及附加说明。v6.6.4.1封面、页眉、修订一览表、文件发放范围格式说明见文件为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能十七、公司各种文件标识十七、公司各种文件标识 受受 控控 文文 件件编号：号：外来受控文件外来受控文件编号：号：作作 废废 保保 留留 作作 废废为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能十八、记录管理十八、记录管理 v6.2.1 记录的形式可以是卡片、表格、图表、计划、报告、也可以是磁盘或胶片等。v6.2.2记录未使用之前的空白表格属文件资料范围，按文件和资料控制程序规定控制。v6.2.3当客户要求或法律规定必须采用客户或法律规定的表格时，按客户提供的表格或法律法规要求的表格记录。v6.2.4记录应按要求正确填写，字迹应清晰，不得任意涂改，内容齐全，并应有记录者的签名，必要时应有审批者的签名。v6.2.5记录作为客观证据，内容不允许随手涂改，严禁使用涂改液更改。如属笔误，经查实后，更改应采用划改，并注明更改人与更改日期，必要时，应重新书写。v6.2.6记录由文控中心负责记录的统一登记、编号，记录于记录控制清单，并作好记录的归档；各职能部门负责管辖范围内专业性记录的收集、整理。为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能十九、十九、记录和档案管理记录和档案管理 v6.3.1各部门文控员应及时收集本部门使用的记录，按照自然形成、保持历史联系的原则进行分类整理，按先后顺序装订成册由文控中心归档保管。v6.3.1.1 文件和记录按照归档分类目录方法，用档案盒或文件夹归档立卷，并标识档案类别名称、编号及保存期限。v6.3.1.2 文件、记录归档卷内顺序为案卷封面、卷内文件记录目录、文件记录材料、封底；卷内文件顺序为正文在前，附件在后。v6.3.3 记录的储存应符合以下要求：v6.3.3.1 记录应有专柜保存，便于检索；v6.3.3.2 应提供防火、防潮、防虫、防霉的储存环境；v6.3.3.3 采用其它媒体形式的记录，如储存在电子媒体上的记录应注意防潮、防压、防磁，另外还必须保留原始记录，以免储存内容丢失。为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能二十、二十、记录的保存期限记录的保存期限 v6.4.1 与管理体系运行绩效有关的记录，包括管理评审、内审、第二方评审、第三方评审等的记录应保留三年。v6.4.2与安全有关的项目的质量记录保存期为十五个日历年。v6.4.3 质量运行状态记录（控制图、检验和试验状态结果）必须在现行生产和服务中规定的有效期再加上二个日历年，有关作废保留的文件需保存两年。v6.4.4 其余具有顾客特殊特性或其他特殊要求的记录按顾客规定的时间保存。v6.4.5若产品相关文件因生产和服务停止，由品保部及时通知文控中心，文控中心根据资料分发清单收回下发文件，并作好文件回收记录。为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能二十一、文控中心组织二十一、文控中心组织文控组长：柯玉华组员：谢朋、杨成飞、任海玲、陈梦敏、陆珏菊、刘玉芳、柯丽敏、潘薇蕾、张富荣1、负责本部门的文件接收与登记下发，旧文件的回收；2、负责建立部门文件和记录控制清单，文件和记录清单及时更新；3、负责本部门的文件的编制、审批符合文件控制程序的要求 4、负责本部门的文件资料及记录的整理、归档 5、对本部门文件的受控情况进行定期检查，确保使用的文件为最新版本下一步工作安排：1、部门文件资料的整理，建立部门受控文件和记录气清单；2、部门文件分类建立文件夹，归档整理；3、文件和记录格式、版本、编号的检查、专项整治；5、文件有效性检查，是否按规定审批；6、文件是否盖受控章，是否为最新版本检查；7、文件是否在适宜岗位都能得到LOGO罗荣兵