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外贸英语函电外贸英语函电English Business Correspondence 主讲人：主讲人：Amy Sun Unit 1 Introduction to Business Letter The business letter is the principal means used by a business firm to keep in touch with its customers.English business correspondence refers to the letters,cables,telexes,faxes and e-mails dealing in international business,as well as in domestic trade,of course.The purpose of this course is to help you learn how to write good business letters by using up-to-date expressions in the simplest possible language.The Structure and Form of a Business Letter一一.商业信件的结构商业信件的结构1.信头信头 Heading2.编号编号 Ref.No.3.日期日期 Date 4.封内地址封内地址 Inside Address5.主办人主办人 Attention6.称称 呼呼 Salutation7.事事 由由 Subject line8.信信 文文 Body of the letter9.结尾语结尾语 Closing Sentence10.结尾敬语结尾敬语 Complimentary close11.签名签名 Signature12.附件附件 Enclosure13.抄送抄送 Carbon notation14.附言附言 Postscript Chiwan Petroleum Supply Base Chiwan,Shenzhen,China （1）信头）信头(letterhead)Tel:(0755)2678976 Fax:(0755)2678975 E-mail: nYour ref:12-5-35A Our ref:a245nMay 8,2008nJames&Sons Ltd.34 Madison Square Melbour E.C.3 AustralianAtt:Import Dept.nDear Sirs,nSubject:Oil Tools （2）编号）编号(reference)（3）日期）日期(date)（4）封内名称和地址）封内名称和地址 (inside name&address)（5）主办人）主办人(attention)（6）称呼）称呼(salutation)（7）事由（标题）事由（标题）(subject)ContinuednThank you for your letter of April 24,2008.As requested,we are enclosing a copy of our latest price list for your reference.nAll prices are understood to be CIF Melbour,subject to our final confirmation.Payment is to be made by L/C available by draft at sight.nAs there is a heavy demand for the goods,we would suggest that you advise us by e-mail in case of interest.nWe are looking forward to your order.(8)(8)正文正文(body)(body)(Continued)nYours sincerely,nWang LeinManagernWL/hbnEncl.:Price listnC.C.:Bob wood,General ManagernP.S.Your letter of April 28 has just come to hand.As requested,we will airmail you two samples tomorrow.（9）结尾敬词）结尾敬词(complimentary close)（10）签名）签名(signature)（11）The Identification Marks(备忘署名备忘署名)（12）附件）附件(enclosure)（13）抄送）抄送(cc to XX)（14）附言）附言(postscript)Parts of the business letter nBasic parts of a business letter:n1.The Letterhead 信头信头n2.The Date Line 日期日期n3.The Inside Name and n Address封内地址封内地址n4.The salutation称呼称呼n5.The Body of the Lettern 正文正文n6.The Complimentary n Close结尾敬语结尾敬语n7.The Signature签名签名nOptional parts of a business letter:n1.The Reference Linen 信件编号信件编号n2.The Attention Linen 主办人或经办人主办人或经办人n3.The Subject Headingn 事由行事由行n4.The Identification Marks备忘署名备忘署名n5.The Enclosure Notationn 附件附件n6.The C.C.Line抄送抄送n7.The P.S.Notation附言附言Basic parts of a business letter (一一)The letterhead A business letterhead is usually printed.It aims at giving some information about the writers company.It contains all or some of the essential particulars about the writers companys name,address,post code,telephone number,fax number,telex number(now replaced by fax),email address,website,etc.Alcan Alesa Engineering Ltd.18 East Street,Plainfield,Vermont 05687,AustraliaTel:0802-555 123 4,Fax:0802-555 432 1Web site:;Email: 信头（信头（Letter Head):信头一般都是事先就印好的，它表示信头一般都是事先就印好的，它表示发信人公司行号名称及地址，使收信人一看发信人公司行号名称及地址，使收信人一看就知道发自何方、何处、核实，也便于复信就知道发自何方、何处、核实，也便于复信时参考。包括发信人的姓名、地址、网址、时参考。包括发信人的姓名、地址、网址、电子信箱、电报挂号、电话号码。有的信头电子信箱、电报挂号、电话号码。有的信头还包含公司负责人的姓名和职务职称。还包含公司负责人的姓名和职务职称。一般商号的信笺都印有信头，如果没有，一般商号的信笺都印有信头，如果没有，也可以在信纸上端的中间，或者在信笺的右也可以在信纸上端的中间，或者在信笺的右上方，如：上方，如：Richard Thomas&Baldwins Ltd.151 Gower StreetLondon,SCT 6DY,EnglandTel:63216260 Fax:63302700 注意：注意：1.一般说来，一般说来，门牌号和街名门牌号和街名之间不用逗号点之间不用逗号点开，但开，但城市名和国名城市名和国名之间必须用逗号点开。之间必须用逗号点开。城市名后面的字母或数字等是大城市的邮区城市名后面的字母或数字等是大城市的邮区号。注明邮区便于邮局分信。号。注明邮区便于邮局分信。2.有时候不写门牌号，而是用邮箱号代替。有时候不写门牌号，而是用邮箱号代替。如：如：P.O.Box No.1079London,England （二）（二）The date It shall be located two lines below the last line of the letterhead if there are no reference lines.The month should be spelled out in word but not in Arabic number since the date and month may be misunderstood.Two format of date are recommended:American Style:April 10,2007European Style:10 April,2007日期（日期（Date):应据信头右下角三至六行处。应据信头右下角三至六行处。注意：注意：1）日期可按）日期可按“日、月、年日、月、年”的次序排（英国）的次序排（英国），如，如15 Jan.,2012（国际通用）（国际通用）也可按也可按“月、日、年月、日、年”的次序排（美国）的次序排（美国）如，如，Jan.15,2012 2）年份应完全写出，不能用（）年份应完全写出，不能用（00）来代表）来代表（2000）3）月份要写英文名称，不能用数字）月份要写英文名称，不能用数字代替，例如，代替，例如，3/9/99不能用在正式不能用在正式的信函中。的信函中。4）月份名称可用缩写，如）月份名称可用缩写，如Aug.代替代替August;Oct.代代替替October，但但May，June，July本本身身很很短短，不不再再减减缩。缩。5）日期可用基数词，也可用序数词。）日期可用基数词，也可用序数词。一般用一般用基数词基数词，较少使用序数词，较少使用序数词基数：基数：3 November,2000 （3 Nov.,2000）November 3,2000 (Nov.3,2000)序数：序数：3rd November,2000 November 3rd,2000 6）月份和日期之间不要用标点点开，年份之）月份和日期之间不要用标点点开，年份之前，必须用前，必须用逗号逗号点开点开.例如，例如，Oct.1,2000 (或或October 1,2000)30 Nov.,2000(或或30 Novermber,2000)日期的几种常见写法：日期的几种常见写法：June 5,2000 (5th June,2000)1st October,2000 (1st Oct.,2000或或October 1,2000)30 Nov.,2000(30 November,2000)（三）（三）Inside name and address The name and address of the receiver is typed at the left-hand margin two lines below the date.They should be the same as those types on the envelope.For example:Mr.George Chapman,PresidentJocomack Company5678 Berry AvenueMinneapolis,MN 55106USA 封内地址和行名（封内地址和行名（Inside Name and Address):这是指这是指收信人的行号和地址收信人的行号和地址。距日期两行，。距日期两行，打在左边。打在左边。写上封内地址的益处：写上封内地址的益处：1 1）对发信人而言，便利有二：）对发信人而言，便利有二：一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；二是发信后便于准确归档，便于以后查找。二是发信后便于准确归档，便于以后查找。2 2）对收信人而言，便利也有二：）对收信人而言，便利也有二：一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。3.写封内地址时对公司行名的称呼：写封内地址时对公司行名的称呼：1)一般用公司全称一般用公司全称 London Export Corporation China Chemical Co.2）在公司的名称由人的姓名组成时可以使用）在公司的名称由人的姓名组成时可以使用Messrs表示客气表示客气 Messrs.John Smith&Co.Messrs.Black&White Co.3)即使公司的名称由人名组成，也不应该即使公司的名称由人名组成，也不应该加加Messrs的情况，例如的情况，例如 a.写给公司中某一个人的信，例如写给公司中某一个人的信，例如 Mr.Charles Snow Robinson&Co.b.公司名称中已包括其职衔公司名称中已包括其职衔 Dr.Haris&Co.c.公司名中有定冠词公司名中有定冠词the The Grayson Electrical Co.（四）（四）The SalutationIt is the greeting with which every letter begins.这是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行。Dear Sir or Madam:(or To Whom it May Concern)Dear Sir:Dear Sirs:(The Americans usually use Gentlemen in stead of Dear Sirs.Here Gentlemen should always be in the plural form.)Dear Madam:The above salutation cannot be followed by a persons name.Dear Mr./Mrs./Ms./Miss (should be followed by a persons name)Dear (a persons first name),After the salutation a comma or colon is always used.Courtesy titles:Mr.Mrs.MissMs.Messrs.(pl.form for Mr.)e.g.Messrs.MacDonald&Evans (a partnership)Messrs.J.Harvey&Company Mmes.(Mesdames）已婚复数已婚复数 Esq.(for Esquire).e.g.David Jones,Esq.Dr.Prof.In official correspondence,the inside name and address is sometimes placed at the foot of the letter.称呼（称呼（Salutation）：）：写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，并与之平头。其形式内地址的下面空两行，并与之平头。其形式取决于写信人与收信人的关系。取决于写信人与收信人的关系。1.商业函件商业函件 1)用用“Dear Sirs,”不能单独用不能单独用“Sirs,”2)美国人用美国人用“Gentlemen：”,更加普遍更加普遍 (不能用单数）不能用单数）,单数时称单数时称“Dear Sir”3)如果是女性公司，则用如果是女性公司，则用“Dear Madams,”2.公事函件：公事函件：“Dear Sir，”对一般机关团对一般机关团 体负责体负责人适用。此外公事函件还可以用人适用。此外公事函件还可以用“To those who may be concerned，”3.半公半私函件，且给个人的信件半公半私函件，且给个人的信件 1）给男士，用）给男士，用“Mr.”或或“Esq.”a)Dear Mr.Black,b)Esq.=Esquire。在英国，它是对一般。在英国，它是对一般男性的敬称，在美国男性的敬称，在美国Mr.是很通用的称呼，是很通用的称呼，Esq.则是对有声望的男性的尊称，如法官、则是对有声望的男性的尊称，如法官、地方长官等。地方长官等。注意：用在姓之后注意：用在姓之后 Dear Black,Esq.2）给女士，用）给女士，用“Miss”,“Mrs.”,”Ms.”,最好用最好用“Ms.”,例如，例如，Dear Ms.Black,注意：注意：称呼后面的标点一般用逗号（，），称呼后面的标点一般用逗号（，），不用冒号（：不用冒号（：）或分号）或分号（；（；），但），但美国和加拿大等地的来信中，美国和加拿大等地的来信中，Gentlemen 后面也用冒号（：后面也用冒号（：）（五）信的正文（五）信的正文（Body)这是信的主要部分，表达发信人的意这是信的主要部分，表达发信人的意见。信的优劣完全要看正文写得好坏。见。信的优劣完全要看正文写得好坏。大多数书信遵循三段的原则：大多数书信遵循三段的原则：（1）第一段为引导段，自我介绍或）第一段为引导段，自我介绍或说明来信已收到。说明来信已收到。（2）第二段提供信息或说明事实。）第二段提供信息或说明事实。（3）第三段设计将来的打算和行动。）第三段设计将来的打算和行动。注意事项：注意事项：1）段与段之间一般空两行）段与段之间一般空两行 2）如果信的本文很长，一页纸不够用而需）如果信的本文很长，一页纸不够用而需两张或数张联页，应在第一页的右下端打两张或数张联页，应在第一页的右下端打“待续待续”（to be continued),并在联页上端注并在联页上端注明收信人的明收信人的名称、日期、页数名称、日期、页数，再继续打正，再继续打正文。这是为了避免第一页和第二页，第三页文。这是为了避免第一页和第二页，第三页在发信时误置在发信时误置。3）用联页时不要用印有信头的信纸，这时）用联页时不要用印有信头的信纸，这时名称可尽量缩写，样式如下：名称可尽量缩写，样式如下：a)-page2-The Universal Trading Co.,Ltd.Jan.7,2000 b)Mr.T.N.L.,March 10,2000 P.2 c)-2-L.A.Brizier&Co.1 March,2004 4)正文的联页至少有两、三行内容正文的联页至少有两、三行内容 5)结尾语（结尾语（The Closing Sentences):一般用来总结本文所谈的事项，提一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求。如希望来函或电示对受信人的要求。如希望来函或电报订货，答复询问或作必要的声明等，报订货，答复询问或作必要的声明等，另外也附加一些略带客套的语气另外也附加一些略带客套的语气。他。他在正文结束之后，另起一段。在正文结束之后，另起一段。A）用分词短语开始的：）用分词短语开始的：Awaiting your good news,we are,Looking forward to your early reply,we remain,Looking forward to receiving your shipping advice,we remain,注意注意:句末用逗号，不用句号。句末用逗号，不用句号。B)用完整句子的：用完整句子的：We await your good news.We hope to receive your early reply.We look forward to your shipping advice.(六六)The complimentary Close It is purely a matter of custom and also a polite way of bringing a letter to a close.The expression of the complimentary close must suit the occasion,and the salutation as well.结束语是一种客套用语它应与前面的称呼相呼应。结束语是一种客套用语它应与前面的称呼相呼应。结束礼词（结束礼词（The Complementary Close）1）商业函件用：）商业函件用：Yours faithfully，Faithfully yours，Sincerely yours，Sincerely yours 2）公事函件用：）公事函件用：Respectfully yours，Yours respectfully 注意：注意：1）结束礼词写在结尾语下隔一行，正中或）结束礼词写在结尾语下隔一行，正中或略向右边写起略向右边写起 2）只有第一个字母大写，后面加逗号）只有第一个字母大写，后面加逗号 3）欧洲信函把）欧洲信函把Yours放前，美国则把副词放前，美国则把副词放前放前 4）用）用Yours而不用而不用Your，与，与Yours连用的连用的一定是带一定是带-ly的副词。的副词。5）不能将其单独另页打印，万一出现这种）不能将其单独另页打印，万一出现这种情况则应重新打印全信。情况则应重新打印全信。（七）（七）The Signature It is written in ink immediately below the complimentary close,followed by the type-written name.1）结束语的下面，一般应将公司的名称用大写打出。结束语的下面，一般应将公司的名称用大写打出。2 2）必须由负责人签名。）必须由负责人签名。3 3）打上签名人的姓名。）打上签名人的姓名。4 4）打上签名人的职位。）打上签名人的职位。格式如下：格式如下：Yours FaithfullyYours Faithfully THE NATIONAL TRANSPORT CO.THE NATIONAL TRANSPORT CO.T.M.White T.M.White T.M.White T.M.White Manager Manager nSincerely yours,nDouglas A.CampbellnDouglas A.CampbellnPresidentnYours sincerely,nCOMMUNICATIONS AND ELECTRONICS,INC.nJeff LoomisnJeff LoomisnPersonal Communications Representatives Optional parts of a business letter1.The Reference Line信件编号信件编号 The purpose of a reference line is for convenient reply,filing and classification.It may include a file number,departmental code or the initials of the signer or the typist.一般当一个公司向另一个公司发函时，双方都会给信函编号，作用是能使复一般当一个公司向另一个公司发函时，双方都会给信函编号，作用是能使复信与先前发出的信函联系起来信与先前发出的信函联系起来,便于存档与查阅便于存档与查阅。编号又分贵方编号。编号又分贵方编号（Your Reference No.)、我方编号我方编号（Our Reference No.)For example:Your Ref:B-1549 Your Ref :JBD/WM Our Ref:A-3450 Our Ref:WDW/LP Your ref:CNN/011 Our ref:00987/XU Sometimes the reference may be typed as a heading:Dear Sir:Your Ref:ALM/PSThank you for your letter of 15th September.2.The Attention Line主办人或经办人主办人或经办人 If a letter is addressed to an organization in general but wish to be directed to a specific individual or section of the firm,the attention line can be used.It generally followed the inside address.如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交经办人办理，如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交经办人办理，可以在封内地址下面加可以在封内地址下面加Attention Attention 或或Attention ofAttention of或或For the For the Attention of Attention of。For Example:Biddle,Sawyer&Co.,Ltd,Fitzroy Street,London,Sw825DY,England.Attention(:)Mr.H.A.Donnan,Export Manager 或或 Attention of:The SecretaryThe Ajax Electrical Co.Ltd.Fernhall DriveRedbridge,Essex IG4 5BNEnglandFor the attention of Mr.T.Waterhouse(Attention:Mr.T.Waterhouse)(Attention of Mr.T.Waterhouse)Att:Mr.T.Waterhouse Dear Sir:3.The Subject Heading事由事由 It functions as a title of a letter.The purpose is to tell the reader what the letter is about.It is usually put between the salutation and the body of the letter.事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间位置，事由要简单扼要，说事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间位置，事由要简单扼要，说明商品名称，数量，信用证或合同号等即可。为同一问题多次通信，最好用同明商品名称，数量，信用证或合同号等即可。为同一问题多次通信，最好用同一标题。一标题。可在前冠以可在前冠以Subject 或或Re：（拉丁文：关于）（拉丁文：关于）的字样。的字样。Dear Miss Hazard:Subject:Annual Stockholders Meeting Re:Your Order No.111 Re:Raincoats (Body of the letter)4.The Identification Initials/Marks主办人代号又叫辨认代号主办人代号又叫辨认代号 以便日后查对这封信是由何人主稿，由何人速记打字。一般的写法是把主稿以便日后查对这封信是由何人主稿，由何人速记打字。一般的写法是把主稿人、速记员的姓名的第一个字母连续打出，两者之间加一斜划人、速记员的姓名的第一个字母连续打出，两者之间加一斜划,或加冒号。或加冒号。例如一个名叫例如一个名叫 Willian L.Rich的人向一位名叫的人向一位名叫 Margaret Davis 的秘书口授的秘书口授一封信，他们可以缩写成一封信，他们可以缩写成:WLR/MD WLR:MD wlr/md They are typed two spaces below the signature.Used for administrative purpose,e.g.The former are the initials of the signer and the latter are the initials of the typist.一般由口述人和秘书或打字员的名字首字母组成。主要是为了一般由口述人和秘书或打字员的名字首字母组成。主要是为了信件管理的目的。信件管理的目的。5.The Enclosure Notation附件附件 When there is something enclosed with the letter,typed the word“Enclosure”or“Encl.”or Enc.,in the bottom left-hand under the identification marks(if any).如信中有附件时，应在签名下注明如信中有附件时，应在签名下注明Encl.Encl.或或Enc.Enc.如果附件不止一如果附件不止一件，应注明件，应注明2 Encls.或或3 Encls.等等.如：如：Encl/Enc:2 Invoices Enclosure:(1)A catalogue (2)Invoice No.2453 2 Encls.3 Encls.:1 B/Lading (提单一张提单一张)1 Photo (照片一张照片一张)1 Certificate (证明书一张证明书一张)6.The C.C.Line抄送抄送 C.C.stands for carbon copy.The writer wants the addressee to send a copy of the letter to somebody else.It is positioned at the left-hand margin,below the enclosure notation.如果函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，如果函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，那那么再么再Enclosure的下方必须注明的下方必须注明c.c.的字样，然后打上抄送单位的名称。的字样，然后打上抄送单位的名称。c.c.可以大写，也可以小写，其后跟冒号可以大写，也可以小写，其后跟冒号,c.c.:Mr.Nathan Jacksonor c/c:Mr.Nathan Jacksonc.c.:Mr.Bruce PatcoC.C.:Public Relation Department7.The P.S.Notation附言附言 信写完后，如果想起还有要紧的要说，可以在信信写完后，如果想起还有要紧的要说，可以在信末加末加P.S.P.S.引出补叙的话，然后由发信人签署本人简笔引出补叙的话，然后由发信人签署本人简笔签名签名(本人姓名的第一个字母本人姓名的第一个字母).).如如:Park Davis,只只签签P.D.。郑重的函件一般不用。郑重的函件一般不用P.S.，说明写信，说明写信人办事不够周密。人办事不够周密。(1)To add a personal touch to the business letter.To add a personal touch to a typewritten letter,some writers add it in pen.P.S.Wish to meet you at the Car Fair on April 20.(2)Writer of sales letter often leave one last convincing argument in the postscript for emphasis.P.S.I will give you a 10%discount if you order this week.三、信封的写法：、信封的写法：1.信封地址的写法与封内地址的写法完全一样，信封地址的写法与封内地址的写法完全一样，可用缩行式或平头式，最好与封内地址采用的可用缩行式或平头式，最好与封内地址采用的格式一致。格式一致。2.发信人的名称地址应打在或印在信封左上角发信人的名称地址应打在或印在信封左上角 3.收信人的名称地址应放在信封的中下偏右，收信人的名称地址应放在信封的中下偏右，邮票贴在信封正面的右上角邮票贴在信封正面的右上角 4.邮寄指令（注释）邮寄指令（注释）,两者若只存在一样两者若只存在一样,均可均可放在信封的左下角，若同时存在，邮寄指令放放在信封的左下角，若同时存在，邮寄指令放在收信人地址之上，注释放在信封的左下角在收信人地址之上，注释放在信封的左下角 Return Address(发信人地址发信人地址）Stamp Mailing Directions（邮寄指令）邮寄指令）Address（收信人地址）收信人地址）Remarks（注释）注释）注意：注意：1.注释：注释：如系私人信件或密件，需收信人如系私人信件或密件，需收信人亲自开启而不要他人拆阅可在信封亲自开启而不要他人拆阅可在信封“Remarks”处，根据需要注明下列字样：处，根据需要注明下列字样：Private 私人信私人信 Personal 个人信个人信 Confidential 机密信机密信 2.邮寄指令：邮寄指令：如需说明信或邮件的类别，可根据需如需说明信或邮件的类别，可根据需要在信封要在信封“Mailing Directions”处，注明下列字处，注明下列字样：样：Registered Express Ordinary Mail 挂号邮件挂号邮件 快递邮件快递邮件 平信平信Immediate(urgent)Printed Matter Sample 急件急件 印刷品印刷品 样品样品 BY AIR MAIR PAR AVION(法语法语)航空航空3.托人转交：如果信件不是通过邮寄，而是托托人转交：如果信件不是通过邮寄，而是托某人转交，则信封上不写收信人的地址，只某人转交，则信封上不写收信人的地址，只在收信人名称之下写：在收信人名称之下写：By Politeness of，By kindness of，By Favor of Forwarded by等等 然后再加上带信人的姓名。然后再加上带信人的姓名。例如：例如：Dr.William Brown By Kindness of Prof.Walter Snow 也可以不写带信人的姓名，只需在收信人姓也可以不写带信人的姓名，只需在收信人姓名上写名上写Please Forward4.如果信件通过邮局寄给第三者转交给收信如果信件通过邮局寄给第三者转交给收信人，则要在收信人姓名下面写明转交人的人，则要在收信人姓名下面写明转交人的姓名，其前面加姓名，其前面加c/o(=care of 由由 转交），转交），例如：例如：Mr.Park Davis c/o Mr.Harold wood 318 Doswell Avenue Fort Arkinson,Wisconsin The United States of America 四、英、美书信写法的不同之处：四、英、美书信写法的不同之处：1.英式的书信格式是缩行式或混合式，美国则是平英式的书信格式是缩行式或混合式，美国则是平头式头式.2.称呼用法。英国一般