《公文写作》PPT课件.ppt

公文寫作公文寫作鐘昱男1公文寫作的重要公文寫作的重要n關係公務處理的績關係公務處理的績效效n是個人能力的表現是個人能力的表現2處理私務與處理公務之比較處理私務與處理公務之比較(一一)程序程序私務私務決策過程決策過程個人思考個人思考與人諮商與人諮商使用方法使用方法商談商談難易難易簡便簡便3處理私務與處理公務之比較處理私務與處理公務之比較(一一)程序程序公務公務決策過程決策過程簽辦程序簽辦程序長官核定長官核定使用方法使用方法文字表達文字表達語言陳述語言陳述難易難易複雜複雜4處理私務與處理公務之比較處理私務與處理公務之比較(二二)考量因素考量因素私務私務自自己己或或家家人人的的需需要要公務公務官官長長的的要要求求機機關關的的立立場場民民的的眾眾要要求求5簽的撰擬簽的撰擬6簽是機關內部對某一案簽是機關內部對某一案件的處理意見。可以顯示從承件的處理意見。可以顯示從承辦單位辦單位、相關單位、核稿長官相關單位、核稿長官及首長核定代表機關對該案的及首長核定代表機關對該案的意見。是公務員最常撰寫的公意見。是公務員最常撰寫的公文書。文書。7案件的來源案件的來源他機關來文他機關來文長官指示長官指示或會議決定或會議決定電話紀錄電話紀錄輿論報導輿論報導民眾來信民眾來信案件案件8案件的處理案件的處理函復函復轉相關機關轉相關機關查照或辦理查照或辦理研訂法規研訂法規開會研議開會研議請有關機關請有關機關表示意見表示意見案件案件存查存查發布發布新聞新聞報主管機報主管機關請釋關請釋(示示)9格式格式便箋便箋制式制式的簽的簽一段式一段式二段式二段式三段式三段式不分段不分段二段以上二段以上主旨一段完成。主旨一段完成。分主旨說明或分主旨說明或主旨擬辦二段。主旨擬辦二段。分主旨說明分主旨說明擬辦三段。擬辦三段。簡易案件，直接簽擬處簡易案件，直接簽擬處理意見。理意見。每段冠以一、二、三每段冠以一、二、三等序號。等序號。重重要要案案簡簡易易案案10一、主旨不宜太長，以不超過一、主旨不宜太長，以不超過60字字為原則。要表達全簽主要意旨，內為原則。要表達全簽主要意旨，內容應包括案由及擬辦容應包括案由及擬辦例一：例一：主旨：行政院人事行政局函送民國主旨：行政院人事行政局函送民國9898年辦公日曆表一案，擬函轉本年辦公日曆表一案，擬函轉本府各機關並提市政會議報告，府各機關並提市政會議報告，請核示請核示 。(共共4545個字個字)撰寫要領撰寫要領11例二：例二：主旨：研訂主旨：研訂草案，經邀請草案，經邀請有關機關開會審查，並據以修正妥適，有關機關開會審查，並據以修正妥適，擬簽院核定函發實施，附稿，請擬簽院核定函發實施，附稿，請 核核示。示。(共共52個字個字)例三：例三：主旨：主旨：部為應部為應業務需要，請增聘用業務需要，請增聘用人員人員人一案，擬准增加人一案，擬准增加人，請人，請 核核示。示。(共共37個字個字)12例四：例四：主旨：主旨：(機關機關)，函請，函請.一案，核與一案，核與規定欠合，擬不予同意。規定欠合，擬不予同意。例五：例五：主旨：主旨：縣政府人事處新卸任處長，訂於本縣政府人事處新卸任處長，訂於本(98)年年月月日交接，擬請日交接，擬請前往監交，前往監交，請請 核示。核示。(共共41個字個字)13不盡理想案例不盡理想案例本局本局年年月月日日字第字第號函，擬補充規定如說明，號函，擬補充規定如說明，請請 核示核示(案由及擬辦意見均不明案由及擬辦意見均不明確確)14不盡理想案例不盡理想案例n行政院人事行政局函送民國行政院人事行政局函送民國9898年年辦公日曆表一案，簽請核示辦公日曆表一案，簽請核示(缺乏擬辦意見缺乏擬辦意見)n行政院人事行政局函送民國行政院人事行政局函送民國9898年年辦公日曆表一案，擬依說明二辦理，辦公日曆表一案，擬依說明二辦理，請核示請核示(擬辦意見不明確擬辦意見不明確)15不盡理想案例不盡理想案例n行政院人事行政局行政院人事行政局於民國於民國9797年年1212月月5 5日，以局考字第日，以局考字第006589006589號號函，檢送民國函，檢送民國9898年辦公日曆表，年辦公日曆表，囑轉知所屬機關照囑轉知所屬機關照辦辦一案，一案，依該表規定，民國依該表規定，民國9898年年1 1月月3030日調整為放假，於日調整為放假，於1 1月月1717日補行上班，日補行上班，因此春節期間有連續因此春節期間有連續9 9天假期，本案天假期，本案擬擬函轉本府所屬各機關，函轉本府所屬各機關，注意春節期間注意春節期間之安全維護之安全維護，並提，並提下週下週市政會議報告，市政會議報告，請核示請核示。(過於冗長過於冗長)16二、說明以對本案之背景二、說明以對本案之背景、案情、法令案情、法令規定等重要相關事項，作必要之闡述分規定等重要相關事項，作必要之闡述分析，避免提出擬辦意見。析，避免提出擬辦意見。常見缺點：常見缺點：整段說明均在敘述擬辦意見。整段說明均在敘述擬辦意見。未過濾，非必要者也寫上。如列相關未過濾，非必要者也寫上。如列相關法規一欄，寫很多規定。法規一欄，寫很多規定。缺乏條理。缺乏條理。17案例：案例：主旨：為提升本部同仁公文寫作品質，擬於主旨：為提升本部同仁公文寫作品質，擬於年年月月日日(星期星期)上午上午9 9時至時至1212時舉辦公文寫作時舉辦公文寫作講習，各承辦人均參加，請核示。講習，各承辦人均參加，請核示。說明：說明：一、據本部部分主管反映，近年新近人員多不諳一、據本部部分主管反映，近年新近人員多不諳公文寫作要領，各級主管平日公務繁忙，又公文寫作要領，各級主管平日公務繁忙，又難以作有系統之指導，建議舉辦是項講習，難以作有系統之指導，建議舉辦是項講習，請專人指導。請專人指導。二、茲講習會已規劃就緒，講習開始時，二、茲講習會已規劃就緒，講習開始時，擬請擬請鈞長蒞會講話勉勵。鈞長蒞會講話勉勵。說明不宜夾有擬辦意見）說明不宜夾有擬辦意見）18三、擬辦的文字，避免與主三、擬辦的文字，避免與主 旨重複，並避免過於冗長。旨重複，並避免過於冗長。n能於主旨段完全表達擬辦意見者，能於主旨段完全表達擬辦意見者，即不必再列擬辦即不必再列擬辦。n主旨之擬辦屬原則性、概括性或方主旨之擬辦屬原則性、概括性或方向性。擬辦段，則提出具體作向性。擬辦段，則提出具體作法，細節之建議意見。法，細節之建議意見。研議性意見，宜在說明欄敘述。研議性意見，宜在說明欄敘述。19案例：案例：主旨：為提升本部同仁公文寫作水準，主旨：為提升本部同仁公文寫作水準，擬舉辦公文講習會，擬舉辦公文講習會，請核示。請核示。說明：據本部研考會統計，本部公文處理時效，已連續三個說明：據本部研考會統計，本部公文處理時效，已連續三個月呈退步現象，又據部分主管反映，新進人員多不諳月呈退步現象，又據部分主管反映，新進人員多不諳公文寫作要領，指導甚為吃力，因乃規劃舉辦是項講公文寫作要領，指導甚為吃力，因乃規劃舉辦是項講習會。習會。擬辦：擬辦：一、講習會，擬分三梯次實施，每梯次三小時，分別訂於一、講習會，擬分三梯次實施，每梯次三小時，分別訂於月月日、日、月月日、日、月月日上午日上午9 9至至1212時實施。時實施。二、本部八職等以下承辦人員均須參加，總共二、本部八職等以下承辦人員均須參加，總共人。人。三、講座擬聘請富實務經驗，且具專業素養之三、講座擬聘請富實務經驗，且具專業素養之擔任。擔任。四、每梯次講習開始時，擬請鈞長蒞會講話。四、每梯次講習開始時，擬請鈞長蒞會講話。20四、力求簡明扼要四、力求簡明扼要n宜簽出事項宜簽出事項緣由背景、問題關鍵、法令依據、緣由背景、問題關鍵、法令依據、考量著眼、產生作用、處理意見。考量著眼、產生作用、處理意見。n無須簽出事項無須簽出事項來文日期、文號、開會處所、處理經過細來文日期、文號、開會處所、處理經過細節、其他與案情非密切關連事項。節、其他與案情非密切關連事項。n以附件附陳有關資料以附件附陳有關資料21五、要有組織、有條理、有連貫五、要有組織、有條理、有連貫n安排好表達之先後順序安排好表達之先後順序。n按事理發展之先後順序敘述：按事理發展之先後順序敘述：即先講案件背景、法令依據、處理經過等，接即先講案件背景、法令依據、處理經過等，接著再分析利弊、後果、影響等。著再分析利弊、後果、影響等。n按時間或空間順序敘述。按時間或空間順序敘述。n要讓核閱長官容易瞭解看懂。要讓核閱長官容易瞭解看懂。22六、正確使用按語、連接詞六、正確使用按語、連接詞n按語按語用在一段之起頭，點出該段要表達的意旨。用在一段之起頭，點出該段要表達的意旨。n連接詞連接詞用在文章中，以承上啟下，使語意通暢。用在文章中，以承上啟下，使語意通暢。其作用如同路標，使開車者預先瞭解其作用如同路標，使開車者預先瞭解前方路況，俾車行順暢。前方路況，俾車行順暢。23常用按語、連接詞常用按語、連接詞查經查復查另查案查查經查復查另查案查第查惟查惟茲茲以第查惟查惟茲茲以復以經茲經茲據頃經復以經茲經茲據頃經甫經甫於案經案奉甫經甫於案經案奉復經嗣經至於據按復經嗣經至於據按爰審乃爰審乃 迨迨 詎詎24正確用法正確用法查查於案情說明後，要進一步敘於案情說明後，要進一步敘明事實、引述規定或依據時明事實、引述規定或依據時用。用。經查經查於敘述背景或指示後，接續於敘述背景或指示後，接續要敘述查明之事實或有關規要敘述查明之事實或有關規定時用。定時用。25復查、再查復查、再查繼續要敘述其他有關繼續要敘述其他有關之事實、狀況或規定時用。之事實、狀況或規定時用。另查另查要敘述不同面向之事實、狀要敘述不同面向之事實、狀況或有關規定時用。況或有關規定時用。案查案查要敘述以往曾經辦理之有關要敘述以往曾經辦理之有關檔案資料，或曾作之有關處檔案資料，或曾作之有關處理情形時用。理情形時用。第查第查要探究敘明有關事實或規定要探究敘明有關事實或規定時用。時用。26惟惟要敘述反面之因素，如不合之要敘述反面之因素，如不合之規定、困難之情形或有所顧慮規定、困難之情形或有所顧慮之處時用。之處時用。茲茲起敘語，或行文中要開始導入起敘語，或行文中要開始導入正題或轉向敘述時用。另作正題或轉向敘述時用。另作現在、此處用。現在、此處用。以以要敘述理由時用。要敘述理由時用。乃乃因應上述因素，接著要敘述採因應上述因素，接著要敘述採行之作法時用。行之作法時用。27茲以茲以要轉向敘述緣由時用要轉向敘述緣由時用。經經要敘述已作如何處理時用要敘述已作如何處理時用。茲經茲經於事故發展過程中，要敘述於事故發展過程中，要敘述已作如何處理時用已作如何處理時用。茲據茲據於緣由說明後，要提出建議於緣由說明後，要提出建議意見或實施辦法前，先引述意見或實施辦法前，先引述有關依據時用有關依據時用。28頃經頃經要敘述要敘述剛剛所作的處理情形時用。所作的處理情形時用。甫經甫經要敘述於近期內已作之處理或發生要敘述於近期內已作之處理或發生之情形時用。之情形時用。案經案經要敘述有案可查之處理經過時用。要敘述有案可查之處理經過時用。復經復經要繼續敘述已作如何處理時用。要繼續敘述已作如何處理時用。嗣經經要接續敘述時間在後而具有銜接性、要接續敘述時間在後而具有銜接性、階段性、或步驟性之處理情形時用。階段性、或步驟性之處理情形時用。29按按要分析道理時用。要分析道理時用。爰爰承接上述事實或理由，要提出因承接上述事實或理由，要提出因應作法時用。應作法時用。審審接著要敘述須考量之因素時用。接著要敘述須考量之因素時用。至於至於要轉向敘述另一個部分時用。要轉向敘述另一個部分時用。復以復以要敘述另一個併列之因素時用。要敘述另一個併列之因素時用。迨迨要敘述以後之某一時間用。要敘述以後之某一時間用。詎詎要敘述預料之外的狀況用。要敘述預料之外的狀況用。30用法舉例n正確用法正確用法一一、據據本府研考會函送之公文統計資料，本府上月每件平本府研考會函送之公文統計資料，本府上月每件平均處理天數，較前月增加均處理天數，較前月增加0.50.5天，已連續第三個月呈退天，已連續第三個月呈退步現象，亟待檢討改進。步現象，亟待檢討改進。二、二、查查本府近半年來，每月收文數量，並未顯著增加，且本府近半年來，每月收文數量，並未顯著增加，且各單位職缺，已陸續分發考試及格人員予以補充，各單位職缺，已陸續分發考試及格人員予以補充，惟惟新進人員多未熟習公文寫作要領，致常有耽誤情形。新進人員多未熟習公文寫作要領，致常有耽誤情形。三、三、按按公文寫作之品質與速度，影響為民服務之績效，公文寫作之品質與速度，影響為民服務之績效，鈞長向甚重視，鈞長向甚重視，茲茲為求有效改善，為求有效改善，爰爰擬訂期舉辦公文擬訂期舉辦公文寫作講習，各單位承辦人員均須參加。寫作講習，各單位承辦人員均須參加。31用法舉例n不當用法不當用法一一、案查案查本府研考會函送之公文統計資料，本府上月每件本府研考會函送之公文統計資料，本府上月每件平均處理天數，較前月增加平均處理天數，較前月增加0.50.5天，已連續第三個月呈天，已連續第三個月呈退步現象，亟待檢討改進。退步現象，亟待檢討改進。二、二、第查第查本府近半年來，每月收文數量，並未顯著增加，本府近半年來，每月收文數量，並未顯著增加，且各單位職缺，已陸續分發考試及格人員予以補充，且各單位職缺，已陸續分發考試及格人員予以補充，復查復查新進人員多未熟習公文寫作要領，致常有耽誤情新進人員多未熟習公文寫作要領，致常有耽誤情形。形。三、三、惟惟公文寫作之品質與速度，影響為民服務之績效，公文寫作之品質與速度，影響為民服務之績效，鈞長向甚重視，鈞長向甚重視，爰爰為求有效改善，為求有效改善，茲茲擬訂期舉辦公文擬訂期舉辦公文寫作講習，各單位承辦人員均須參加。寫作講習，各單位承辦人員均須參加。n不當用法不當用法一一、案查案查本府研考會函送之公文統計資料，本府上月每件本府研考會函送之公文統計資料，本府上月每件平均處理天數，較前月增加平均處理天數，較前月增加0.50.5天，已連續第三個月呈天，已連續第三個月呈退步現象，亟待檢討改進。退步現象，亟待檢討改進。二、二、第查第查本府近半年來，每月收文數量，並未顯著增加，本府近半年來，每月收文數量，並未顯著增加，且各單位職缺，已陸續分發考試及格人員予以補充，且各單位職缺，已陸續分發考試及格人員予以補充，復查復查新進人員多未熟習公文寫作要領，致常有耽誤情新進人員多未熟習公文寫作要領，致常有耽誤情形。形。三、三、惟惟公文寫作之品質與速度，影響為民服務之績效，公文寫作之品質與速度，影響為民服務之績效，鈞長向甚重視，鈞長向甚重視，爰爰為求有效改善，為求有效改善，茲茲擬訂期舉辦公文擬訂期舉辦公文寫作講習，各單位承辦人員均須參加。寫作講習，各單位承辦人員均須參加。32七、適切使用期望語：七、適切使用期望語：請核示請核示提出擬辦意見簽核。提出擬辦意見簽核。請鈞閱請鈞閱檢陳有關資料，請長官過目。檢陳有關資料，請長官過目。請核閱請核閱（同上）（同上）請鑒察請鑒察將辦理情形簽報長官瞭解將辦理情形簽報長官瞭解。請鑒核請鑒核除簽報長官瞭解外，並含有請除簽報長官瞭解外，並含有請示之意。示之意。請鈞參請鈞參提供長官參考。提供長官參考。33八、引述有關機關意見或有關規八、引述有關機關意見或有關規定，僅將其重點節錄或敘明定，僅將其重點節錄或敘明即可。避免全文或全段照錄。即可。避免全文或全段照錄。n引述其意引述其意如如函函(或規定或規定)略以略以：(說明其大意說明其大意)n引述原文引述原文如如函函(或規定或規定)：照錄原文：照錄原文 不必要者用刪節號刪除，如不必要者用刪節號刪除，如34九、複雜內容，儘量用表格敘述九、複雜內容，儘量用表格敘述如：最近五年本校畢業生之畢業旅行，辦理情形如下表所列：年度年度前往地點前往地點日數日數交通工具交通工具每人費用每人費用 備註備註93花蓮花蓮二天一夜二天一夜火車火車1,500元元94日月潭日月潭二天一夜二天一夜遊覽車遊覽車1,700元元95高雄、墾丁高雄、墾丁三天二夜三天二夜火車、火車、遊覽車遊覽車3,200元元96阿里山阿里山二天一夜二天一夜火車火車1,800元元97新竹新竹一天一天遊覽車遊覽車600元元 當天往返當天往返35十、例外情形或特殊狀況，可於十、例外情形或特殊狀況，可於適當文句間用（）加註適當文句間用（）加註 例如：例如：高考人事行政類科及格，分發本高考人事行政類科及格，分發本府所屬機關人事單位服務，於任職府所屬機關人事單位服務，於任職五年內均能獲得陞遷機會五年內均能獲得陞遷機會(因自願放棄，故未陞遷因自願放棄，故未陞遷)。36十一、避免前後矛盾，或有疏十一、避免前後矛盾，或有疏漏之處漏之處n矛盾為前後不協調，或相互衝突。矛盾為前後不協調，或相互衝突。n疏漏為不夠周延，交代不清。疏漏為不夠周延，交代不清。37公文稿的撰擬公文稿的撰擬38公文稿是機關要對外的公文稿是機關要對外的意思表示。於首長判行後，該意思表示。於首長判行後，該文即對外發出。文即對外發出。其種類有令、函、其種類有令、函、呈、公告、開會通知呈、公告、開會通知等，以函最為普遍常用。等，以函最為普遍常用。39函的格式函的格式與制式的簽同，分與制式的簽同，分n一段式：一段式：主旨一段完成主旨一段完成n二段式：二段式：分主旨說明或主旨分主旨說明或主旨辦法二段。辦法二段。n三段式：三段式：分主旨說明辦法分主旨說明辦法三段，三段，辦法可視內容改用辦法可視內容改用建議、請求、擬辦建議、請求、擬辦或核示事項等。或核示事項等。(勿硬湊成三段式勿硬湊成三段式)40函稿的寫作要領一、主旨為全文精要，力求簡明，一、主旨為全文精要，力求簡明，要具體提出行文目的與期望，或核要具體提出行文目的與期望，或核復意旨。復意旨。例：例：主旨：本府各機關新進用之約聘僱人員，主旨：本府各機關新進用之約聘僱人員，為昭公信，自即日起，應委託本府勞工局為昭公信，自即日起，應委託本府勞工局就業服務中心，以公開方式辦理甄選，請就業服務中心，以公開方式辦理甄選，請查照轉知辦理查照轉知辦理。(58(58個字個字)41不盡理想之寫法n主旨：主旨：一案，復如說一案，復如說明，請查照。明，請查照。n主旨：有關約聘僱人員之進用主旨：有關約聘僱人員之進用方式，規定如說明，請方式，規定如說明，請查照查照。42二、案例比較二、案例比較案例一：案例一：(原稿原稿)行政院行政院 函函受文者：行政院農業委員會受文者：行政院農業委員會附件：如核復事項三附件：如核復事項三主旨：所報擬重新核定貴屬動植物防疫檢疫局主旨：所報擬重新核定貴屬動植物防疫檢疫局高雄分局聘用人員高雄分局聘用人員1 1人之聘用計畫書一人之聘用計畫書一案，案，請照核復事項請照核復事項辦理。辦理。說明：復民國說明：復民國9898年年7 7月月7 7日農人字第日農人字第09800806870980080687號函。號函。(續下頁續下頁)43(接上頁接上頁)核復事項：核復事項：一、貴會動植物防疫檢疫局高雄分局聘用人一、貴會動植物防疫檢疫局高雄分局聘用人員員1 1人之聘用計畫書一節，准予依核定人之聘用計畫書一節，准予依核定本辦理。本辦理。二、請貴會儘速研訂聘僱人員進用及運用之二、請貴會儘速研訂聘僱人員進用及運用之標準作業程序及作業規範俾供貴屬人標準作業程序及作業規範俾供貴屬人事人員遵循，並副知本院人事行政局。事人員遵循，並副知本院人事行政局。三、檢附三、檢附行政院行政院農業委員會動植物防疫檢農業委員會動植物防疫檢疫局高雄分局疫局高雄分局9898年度聘用人員聘用計年度聘用人員聘用計畫書畫書(核定本核定本)1份。份。44(修正後修正後)行政院行政院 函函受文者：行政院農業委員會受文者：行政院農業委員會附件：如說明二附件：如說明二主旨：所報擬重新核定貴屬動植物防疫檢疫局高主旨：所報擬重新核定貴屬動植物防疫檢疫局高雄分局聘用人員雄分局聘用人員1 1人之聘用計畫書一案，人之聘用計畫書一案，准准予依核定本辦理予依核定本辦理。說明：說明：一、復民國一、復民國9898年年7 7月月7 7日農人字第日農人字第09800806870980080687號函。號函。二、二、檢附檢附行政院行政院農業委員會動植物防疫檢疫局農業委員會動植物防疫檢疫局高雄分局高雄分局9898年度聘用人員聘用計畫書年度聘用人員聘用計畫書(核核定本定本)1份。份。45案例二：案例二：(原稿原稿)行政院行政院 函函受文者：臺北市政府受文者：臺北市政府附件：如說明二附件：如說明二主旨：所報主旨：所報臺北市政府所屬臺北自來水事業處人事臺北市政府所屬臺北自來水事業處人事管理暫行辦法管理暫行辦法(草案草案)一案，一案，請照核復事項辦請照核復事項辦理理。說明：說明：一、復一、復9696年年1212月月1717日府授人二字第日府授人二字第0963093770009630937700號函號函及本院人事行政局案陳貴府及本院人事行政局案陳貴府9898年年4 4月月2 2日府授人日府授人二字第二字第0980166170009801661700號函。號函。二、檢送考試院二、檢送考試院9898年年6 6月月1919日考臺組貳一字第日考臺組貳一字第0980004920109800049201號函號函(含附件含附件)影本影本1 1份。份。(續下頁續下頁)46(接上頁接上頁)核復事項：核復事項：一、一、貴府貴府9898年年4 4月月2 2日函送本院人事行政局之日函送本院人事行政局之臺北市政府所屬臺北自來水事業處人事臺北市政府所屬臺北自來水事業處人事管理暫行辦法管理暫行辦法(草案草案)(以下簡稱本辦以下簡稱本辦法法)業經本院會商考試院同意在案業經本院會商考試院同意在案，請依，請依地方制度法規定程序辦理訂定發布事宜，地方制度法規定程序辦理訂定發布事宜，並請於適當時機將本辦法改以自治條例並請於適當時機將本辦法改以自治條例制定制定。二、本辦法施行後新進用職員之身份屬性，二、本辦法施行後新進用職員之身份屬性，為本院為本院74年年11月月15日台日台74人政壹字第人政壹字第36664號函所稱公務員兼具勞工身分號函所稱公務員兼具勞工身分者者。47(修正後修正後)行政院行政院 函函受文者：臺北市政府受文者：臺北市政府附件：如說明二附件：如說明二主旨：所報主旨：所報臺北市政府所屬臺北自來水事業處人事臺北市政府所屬臺北自來水事業處人事管理暫行辦法管理暫行辦法(草案草案)一案，一案，經函商考試院同經函商考試院同意，請逕行發布，並照核復事項辦理意，請逕行發布，並照核復事項辦理。說明：說明：一、復一、復9696年年1212月月1717日府授人二字第日府授人二字第0963093770009630937700號函號函及本院人事行政局案陳貴府及本院人事行政局案陳貴府9898年年4 4月月2 2日府授人日府授人二字第二字第0980166170009801661700號函。號函。二、檢送考試院二、檢送考試院9898年年6 6月月1919日考臺組貳一字第日考臺組貳一字第0980004920109800049201號函號函(含附件含附件)影本及本辦法草案各影本及本辦法草案各1 1份。份。(續下頁續下頁)48(接上頁接上頁)核復事項：核復事項：一、一、查地方制度法第查地方制度法第2727條第條第3 3項第項第2 2款規定，直轄款規定，直轄市政府訂定之自治規則，除法律或自治條市政府訂定之自治規則，除法律或自治條例另有規定外，應於發布後分別函送上級例另有規定外，應於發布後分別函送上級政府及各該地方立法機關備查或查照。政府及各該地方立法機關備查或查照。本本辦法請依上開規定辦理發布事宜及送本院辦法請依上開規定辦理發布事宜及送本院備查。又本辦法規範事項，涉及該處人員備查。又本辦法規範事項，涉及該處人員之進用及考核等重要人事管理事項，請於之進用及考核等重要人事管理事項，請於適當時機將本辦法改以自治條例制定適當時機將本辦法改以自治條例制定。二、本辦法施行後新進用之職員，仍屬本院民二、本辦法施行後新進用之職員，仍屬本院民國國74年年11月月15日台日台74人政壹字第人政壹字第36664號號函所稱公務員兼具勞工身分者函所稱公務員兼具勞工身分者。49案例三：案例三：(原稿原稿)行政院人事行政局行政院人事行政局 函函受文者：行政院各部會行處局署等受文者：行政院各部會行處局署等主旨：主旨：本局民國本局民國9898年年6 6月月2 2日局力字第日局力字第09800626040980062604號號函函各機關職缺對外公開甄選時，如報名各機關職缺對外公開甄選時，如報名應徵人員均任現職未滿應徵人員均任現職未滿1年，仍應依公務人年，仍應依公務人員陞遷法員陞遷法(以下簡稱陞遷法以下簡稱陞遷法)第第12條規定，條規定，不得辦理外補陞任案補充說明，請不得辦理外補陞任案補充說明，請 查查照轉知。照轉知。(續下頁續下頁)50(接上頁接上頁)說明：說明：一、依據銓敘部民國一、依據銓敘部民國9898年年6 6月月1111日部銓五字第日部銓五字第09830363260983036326號書函辦理。號書函辦理。二、本局上開函文係說明陞遷法第二、本局上開函文係說明陞遷法第1212條第條第1 1項第項第6 6款第款第2 2目之規定，僅限於目之規定，僅限於辦理辦理本機關人員本機關人員陞任時陞任時方有其適用，至於以外補方式平調或降調者，因方有其適用，至於以外補方式平調或降調者，因非屬陞遷法規定非屬陞遷法規定之之 陞任，則不受任現職需陞任，則不受任現職需滿滿1年之限制；又如年之限制；又如機關辦理外補陞任時，報名機關辦理外補陞任時，報名應徵人員任現職雖未滿應徵人員任現職雖未滿1年，但如符合陞遷法第年，但如符合陞遷法第12條第條第1項第項第6款第款第1目目(合計任本機關同一序列合計任本機關同一序列或較高序列職務，或合計曾任他機關較高職務列或較高序列職務，或合計曾任他機關較高職務列等或職務列等相同之職務年資滿等或職務列等相同之職務年資滿1年年)或第或第3目目(經經公務人員考試及格分發，先以較所具資格為低之公務人員考試及格分發，先以較所具資格為低之職務任用職務任用)之情形，仍得參加外補陞任。之情形，仍得參加外補陞任。51(修正後修正後)行政院人事行政局行政院人事行政局 函函受文者：如正、副本受文者：如正、副本(分繕分繕)主旨：主旨：各機關職缺以外補方式平調或降調他機關各機關職缺以外補方式平調或降調他機關人員充任者，不受任現職需滿人員充任者，不受任現職需滿1 1年之限制年之限制，請請 查照轉知查照轉知。說明：說明：一、依據銓敘部民國一、依據銓敘部民國98年年6月月11日部銓五字第日部銓五字第0983036326號書函辦理。號書函辦理。(續下頁續下頁)52(接上頁接上頁)二、二、機關辦理外補陞任時，報名應徵人員任現職雖機關辦理外補陞任時，報名應徵人員任現職雖未滿未滿1年，但如符合陞遷法第年，但如符合陞遷法第12條第條第1項第項第6款款第第1目目(合計任本機關同一序列或較高序列職務，合計任本機關同一序列或較高序列職務，或合計曾任他機關較高職務列等或職務列等或合計曾任他機關較高職務列等或職務列等相同之職務年資滿相同之職務年資滿1年年)或第或第3目目(經公務人員考經公務人員考試及格分發，先以較所具資格為低之職務任試及格分發，先以較所具資格為低之職務任用用)之情形，仍得參加外補陞任。之情形，仍得參加外補陞任。三、三、本局民國本局民國9898年年6 6月月2 2日局力字第日局力字第09800626040980062604號函號函引用陞遷法第引用陞遷法第1212條第條第1 1項第項第6 6款第款第2 2目之規定，目之規定，僅限於辦理僅限於辦理陞任時方有其適用，至於以外補陞任時方有其適用，至於以外補方式平調或降調者，因非屬該條之規定，自方式平調或降調者，因非屬該條之規定，自不受限制，特再補充說明不受限制，特再補充說明。53三、函復之公文，應引敘或說明來文三、函復之公文，應引敘或說明來文日期、文號，俾便受文機關調案日期、文號，俾便受文機關調案處理。處理。方式：方式：l復復年年月月日日號函。號函。l依據依據機關機關年年月月日日號號函辦理。函辦理。如對來文機關之後續函復，因前已函復過，如對來文機關之後續函復，因前已函復過，故改用：依據貴部故改用：依據貴部年年月月日日號函號函辦理。辦理。54四、使用較簡潔之半文言語體，四、使用較簡潔之半文言語體，不適合用過於口語化之表達不適合用過於口語化之表達方式方式例：例：請惠予查明見復如用口語化請惠予查明見復如用口語化寫成寫成拜託查清楚後告訴我們好嗎？拜託查清楚後告訴我們好嗎？就不適合了就不適合了。55五、使用語氣肯定，語意明確，互相尊重五、使用語氣肯定，語意明確，互相尊重之語詞。避免使用艱深費解、威嚇性、之語詞。避免使用艱深費解、威嚇性、情緒性、感情性，或模稜兩可之詞句。情緒性、感情性，或模稜兩可之詞句。沒有感情沒有感情情緒情緒依法辦事依法辦事理性的理性的組織體組織體有感情有感情有情緒有情緒喜怒哀樂喜怒哀樂機關機關人人56不當用語舉例不當用語舉例n爾後再有類似情形發生，將嚴懲爾後再有類似情形發生，將嚴懲不貸不貸(此為威嚇性用語此為威嚇性用語)n貴處作法令人匪夷所思貴處作法令人匪夷所思(此為批評性、挖苦性用語此為批評性、挖苦性用語)n本部深感遺憾、悲痛本部深感遺憾、悲痛(此為情緒性、感情性用語此為情緒性、感情性用語)57五、機關間相互蹉商、徵詢意五、機關間相互蹉商、徵詢意見、提供資料訊息；答復見、提供資料訊息；答復個人詢問或請求時，可用個人詢問或請求時，可用書函，以機關之條戳書函，以機關之條戳對外發文。其格式比照函對外發文。其格式比照函之寫法。之寫法。58間接稱謂：間接稱謂：稱全銜或簡銜，稱全銜或簡銜，首長稱職稱，均不空格。首長稱職稱，均不空格。六、稱呼示敬要適切六、稱呼示敬要適切本本鈞鈞(機關機關)大大(機關機關)鈞鈞(長官長官)貴貴(首長首長)台端台端(個人個人)貴貴貴貴(機關機關)貴貴(機關機關)空空一格一格空空一格一格不不空空格格不空格不空格不空不空格格不空格不空格空空一一格格不空不空格格59七、函轉有關機關規定之撰寫方式七、函轉有關機關規定之撰寫方式n來文字數不多來文字數不多將其內容於函稿引述清楚，不必檢將其內容於函稿引述清楚，不必檢附來文影本附來文影本。n來函內容較多來函內容較多引述其主要內容重點，並檢附來函引述其主要內容重點，並檢附來函影本。勿函稿照抄又檢附來文影影本。勿函稿照抄又檢附來文影本，形成重複浪費。本，形成重複浪費。60八、審度公文內容之重要性、權責及可能八、審度公文內容之重要性、權責及可能引發之後果，引發之後果，決定發文及收文機關層決定發文及收文機關層級級院院組組部部司處司處市縣市縣局處局處院院組組部部司處司處市縣市縣局處局處61九、尋找適當的字詞，恰如其分地表達九、尋找適當的字詞，恰如其分地表達例：形容儀表例：形容儀表普通普通美美醜平凡平凡不上相不上相不討人喜歡不討人喜歡難看難看醜八怪醜八怪美若天仙美若天仙很漂亮很漂亮蠻順眼蠻順眼不難看不難看還可以還可以很善良很善良有氣質有氣質挺耐看挺耐看很愛國很愛國很抱歉很抱歉恐龍妹恐龍妹很亮很亮62附錄：附錄：99年普考公文試題年普考公文試題法務部於民國法務部於民國9999年年5 5月月1010日以日以9999人處字第人處字第1296512965號函行政院，以監獄、看守所號函行政院，以監獄、看守所(以下以下簡稱監所簡稱監所)收容人犯不斷增加，現有管理人收容人犯不斷增加，現有管理人力不足，請增監所預算員額力不足，請增監所預算員額3030人。案經行人。案經行政院審核後函復略以：最近五年監所人力政院審核後函復略以：最近五年監所人力共已增加共已增加120120人，為免政府員額不斷膨脹，人，為免政府員額不斷膨脹，並兼顧目前業務急需，同意增加並兼顧目前業務急需，同意增加1212人，不人，不足數請該部就現有人力統籌調派，作有效足數請該部就現有人力統籌調派，作有效運用，並檢討改進管理措施，以達節約用運用，並檢討改進管理措施，以達節約用人要求。試擬上述行政院核復法務部之函，人要求。試擬上述行政院核復法務部之函，副本抄送行政院人事行政局。副本抄送行政院人事行政局。63參考答案參考答案行政院函行政院函受文者：法務部受文者：法務部發文日期：中華民國發文日期：中華民國年年月月日日發文字號：發文字號：字第字第號號速別：普通件速別：普通件密等及解密條件或保密期限：普通密等及解密條件或保密期限：普通附件：附件：主旨：所報請增監獄、看守所預算員主旨：所報請增監獄、看守所預算員額額3030人人1 1案，准予增加案，准予增加1212人，不人，不足數由現有人力調派運用，請足數由現有人力調派運用，請查照。查照。(續下頁續下頁)64(承上頁承上頁)說明：說明：一、復民國一、復民國9999年年5 5月月1010日日9999人處字第人處字第1296512965號函。號函。二、貴部所屬各監獄、看守所，最近五二、貴部所屬各監獄、看守所，最近五年已由本院核准增加各類員額計年已由本院核准增加各類員額計120120人，為免人事費比率不斷上升，宜人，為免人事費比率不斷上升，宜本撙節用人原則，加強現有人力之本撙節用人原則，加強現有人力之有效運用，並檢討改進管理措施，有效運用，並檢討改進管理措施，簡化作業程序，以減輕人力負擔簡化作業程序，以減輕人力負擔。正本：法務部正本：法務部副本：行政院人事行政局副本：行政院人事行政局院長吳院長吳65箋函箋函(書信書信)的撰擬的撰擬66過去電信不發達，人與人間過去電信不發達，人與人間的溝通，如分隔兩地，多靠書信往的溝通，如分隔兩地，多靠書信往返。現今因電子通訊普及便捷，親返。現今因電子通訊普及便捷，親友間已很少寫信了。而公務所需，友間已很少寫信了。而公務所需，對機關首長或單位主管的陳情、商對機關首長或單位主管的陳情、商洽洽、建議、協調等，仍常見以箋函建議、協調等，仍常見以箋函為之，因此，公務員亦須學會撰擬為之，因此，公務員亦須學會撰擬此種公文書。此種公文書。67箋函的格式一、稱謂及提稱語一、稱謂及提稱語如如議員吾兄勛鑒議員吾兄勛鑒、公老長官尊鑒公老長官尊鑒二、啟事敬詞、開頭應酬語或接信語二、啟事敬詞、開頭應酬語或接信語如：如：敬啟者、久未聆教，時在念中、敬啟者、久未聆教，時在念中、月月日大函敬悉等。日大函敬悉等。三、本文三、本文提稱語（稱謂）（稱謂）名公職位私關係提稱語名私關係尊詞68四、結尾應酬語四、結尾應酬語如知關錦注，特先奉復、如知關錦注，特先奉復、方命之處，尚請見諒等。方命之處，尚請見諒等。五、結尾敬語、問候語五、結尾敬語、問候語如耑此奉復，順頌勛綏、如耑此奉復，順頌勛綏、肅此，敬請鈞安等。肅此，敬請鈞安等。六、自稱、署名及末啟詞六、自稱、署名及末啟詞如弟如弟敬啟敬啟、晚晚敬上敬上等。等。69箋函的寫作要領一、箋函是自然人的意思表一、箋函是自然人的意思表 示，與公文是機關的意示，與公文是機關的意 思表示不同。人是有感情、思表示不同。人是有感情、有人際關係的，因此，要講有人際關係的，因此，要講 究倫理、輩分，要拉關係，究倫理、輩分，要拉關係，要發抒感情。要發抒感情。70二、收信人有別號時，宜二、收信人有別號時，宜 稱其別號，以示情誼稱其別號，以示情誼 篤切，關係親近。但篤切，關係親近。但 信封上宜書本名，俾信封上宜書本名，俾 便送信者辨識。便送信者辨識。71三、提稱語、問候語、自稱語，必須切合發三、提稱語、問候語、自稱語，必須切合發信人與收信人之身分、關係，以免造成信人與收信人之身分、關係，以免造成失禮或不得體。失禮或不得體。n英鑒、台鑒英鑒、台鑒（對晚輩）（對晚輩）；惠鑒、勛鑒；惠鑒、勛鑒（對平輩）（對平輩）；賜鑒；賜鑒（對輩分較高者）（對輩分較高者）；鈞鑒鈞鑒（對長官）（對長官）。n台安、台祺台安、台祺（對晚輩）（對晚輩）；勛綏、勛祺；勛綏、勛祺（對平輩）（對平輩）；崇綏、崇祺（；崇綏、崇祺（對輩分較高對輩分較高者）者）；鈞安、鈞祺；鈞安、鈞祺（對長官）（對長官）；鐸祺；鐸祺（對教授）（對教授）；議祺；議祺（對民意代表）（對民意代表）。n弟、後學弟、後學（介於晚輩與平輩間）（介於晚輩與平輩間）、晚、晚、晚輩、職、舊屬、生。晚輩、職、舊屬、生。72四、對女性收信人，勿自稱弟四、對女性收信人，勿自稱弟。五、語氣力求委婉、有禮貌。五、語氣力求委婉