GM(JM)-0201文件与资料控制程序.doc
文件编号：GM(JM)-0201文件与资料控制程序版本/次:A/01.0目的:确保质量体系所使用之文件及资料处理迅速、正确发行，使应用程序得以控制，确保各相关部门能及时获得有效之最新版本文件。2.0范围:适用于质量管理体系有关之质量手册、程序文件、作业标准、质量记录、其它相关文件及有关外来文件之控制。3.0定义：文件类别区分：3.1质量手册：对质量体系全面的概略的描述。3.2程序文件: 具体、详细地说明各项质量活动（如文件控制、内部审核、管理评审等）进行的方法、步骤的管理文件。3.3作业标准：指导各项具体作业的作业指导书，工艺操作规程、检验规程、技术图纸等技术文件及其他制度、规定等。3.4质量记录:生产记录、校验记录、检验记录（报告）、运行保养记录等。3.5外来文件:客户提供之图样、标准，以及本公司程序文件或作业标准所依据并引用之有关国家或行业标准。4.0 职责: 4.1人事行政部文件管理人员负责文件之编号、分发、回收、销毁等综合管理。4.2各单位负责相关文件之撰写、会审、使用和保管及增修申请。4.3文件的审批权限依下表进行。文件类别撰写审核审批质量手册品管部管理者代表总经理程序文件品管部工程部管理者代表作业标准权责人员部门主管或以上管理者代表记录表单使用部门部门主管 -外来文件部门主管(收集)管理者代表-5.0程序细则:5.1文件编号:5.1.1编号原则：GM（JM）-各类文件顺序号：从01起依序编列文件类别代号：详见5.1.2公司代号5.1.2文件代号：5.1.2.1.质量手册：015.1.2.2.程序文件：025.1.2.3.作业标准：035.1.2.4.记录表单：04，(各种表单编号、版次及保存期限由文控统一确定）5.1.2.5外来文件:-序号，从001开始 5.2版本/版次:5.2.1第一次制订之原版以A/0表示,A版第一次修订以A/1表示,第二次修订以 A/2表示，依此类推。5.2.2为避免版次修订次数太多,影响文件之真实内容,凡版次经5次修订后, 原制订单位应变更版本,发行第B版、C版5.3文件制订、修订、废止作业:5.3.1文件之制订作业：5.3.1.1制定部门指定专人完成提案后视需要召集相关单位会审,无异议后，送人事行政部文件管理人员依文件编号规则予以编号印刷,并依4.3之规定送相关主管审批发行。5.3.1.2所有文件在会审、发行等各阶段,若有异议随时退回原制订部门修改, 必要时得召开临时审查小组会议修订之。5.3.2文件之修订作业:5.3.2.1各项质量文件在实际作业中,若有不符合现状,须修改或增订者,得由发现单位或撰写人填写“文件修改申请单”提出修订原因交原制单位研讨修改之,修订完成后之文件,其审查、核准、发行等作业程序与文件之制订作业相同。5.3.2.2若一份文件的修订可能导致其它相关文件的修改，文件管理人员应一并通知相关单位修改。5.3.3文件之废止作业:文件因修订需修改原文件名称或文件不再使用时，按文件废止处理，其申请、核准、发行等作业程序同文件之修订作业相同。5.3.4文件管理人员将修订内容填写于文件封面“修订记录”栏位，随文件分发至使用部门。5.4文件分发回收作业：5.4.1经颁布发行之文件，应由文件管理人员编写受控文件一览表并依实际需要拟定文件分发/回收记录表，影印适当份数并加盖“受控章”后发行之，并请收文单位签收。5.4.2文件之修订及废止后，旧版失效文件应于新文件发行之同时，由文件管理人员收回销毁或加盖“作废”章后另档存放。回收时须注意数量及内容之完整性，并记录于文件分发/回收记录表上。5.4.3外来文件由经办单位收集，经管理者代表批准后按5.4.1及5.4.2之规定办理分发与回收。5.4.4技术文件按规定分发到使用部门所指定的保管人，回收时按5.4.2之规定办理。5.5文件保存销毁作业：5.5.1文件保存：5.5.1.1现行有效之质量手册程序文件作业指导书、工艺操作规程、检验规程、非工艺设备图纸类外来文件之原稿，均由文件管理人员建档保管。工艺设备图纸类技术文件和外来文件原稿由工程/品管部建档保管。5.5.1.2文件管理人员应将历次修订版本原稿加盖“作废”章后另档存放，与其它有效文件分开保存。5.5.1.3文件原稿之保存期限：5.5.1.3.1 A/O版文件保存5年。5.5.1.3.2版次为0的文件保存3年。5.5.1.3.3其它版次保存一年。5.5.2文件销毁：文件管理人员仅需保留各版本版次之原案文件，由各单位回收之所有旧版及废止文件，须由文件管理人员销毁之。5.6文件之档案管理：5.6.1除文件管理人员得依规定影印适当份数发行外，使用单位不得影印任何正式文件。5.6.2文件如发现有缺页破损字迹模糊等缺陷或文件之分发份数不够时，使用单位应向文件管理人员申请补发，填写文件增补申请单但不得借其它单位之文件以影印方式自行处理。而文件管理人员对于破损字迹模糊等缺陷 之页次，应于补发之同时进行回收作业并销毁之。5.6.3文件管理人员须于更改版本或版次之次月更新并发行其保管所有文件之受控文件一览表，供各使用单位核对其所使用文件是否为最新之版本版次。5.6.4现场使用之文件必须置于作业场所，若需将有关文件内容转录于作业现场（如看板或墙壁上），应注意核对其正确性，并要随时更新。非现场使用之文件，则由各使用单位指派专人自行集中管理。任何人均不得于正式文件上加注标记或书写任何文字符号等，以确保文件之正确性。5.7外来文件之管理：5.7.1外来之标准规定等由管理者代表审核并签字后由文件管理人员载入受控文件一览表建档管理。5.7.2文件管理人员复制适当数量的外来文件并加盖“受控”章后发行至相关单位参考或应用，文件原稿由文件管理人员保存。5.7.3对于不便复制的外来之标准规定等由文件管理人员保管，供各单位借阅参考，除有实际需求，经申请、核准发行之外,一般不予分发。5.8技术文件的管理5.8.1技术文件由文件管理员载入受控文件一览表建立技术档案管理。5.8.2技术文件档案只允许使用单位的技术人员、品管部及工程部工艺人员可以查阅，操作人员可查阅与本岗位相关的技术资料。5.8.3所有技术文件未经管理者代表批准不得借阅、复印和带出公司使用。5.9质量记录之管理，依照质量记录控制程序办理。5.10质量体系文件之适用性、充分性、有效性由各部门主管于适当时期提出并进行会审。6.0相关文件：6.1质量记录控制程序7.0质量记录：7.1文件分发/回收记录表7.2文件制订、修订及废止申请单 7.3受控文件一览表7.4文件增补申请单第4页 共4页
